Accounting and

Finance Training
MEMAHAMI PROSES DAN ALUR LAPORAN KEUANGAN SERTA PEMAHAMAN SOP
Siklus Akuntansi
 Pencatatan Akuntansi
Ada 2 Metode pencatatan Akuntansi, Sebagai Berikut:

Metode Cash Basis

Cash basis merupakan proses pencatatan transaksi akuntansi, di mana transaksi dicatat pada saat menerima
kas atau pada saat mengeluarkan kas.

Pengakuan pendapatan baru akan dicatat pada saat tamu atau pelanggan membayar sejumlah uang atau kas
kepada perusahaan.

Pengakuan biaya dilakukan pada saat sudah dilakukan pembayaran secara kas. Sehingga dengan kata
lain, pada saat sudah diterima pembayaran, maka biaya sudah diakui pada saat itu juga.
 Pencatatan Akuntansi
Metode Akrual Basis (Accrued Basis)

Akrual basis adalah proses pencatatan transaksi akuntansi dimana transaksi dicatat pada saat sedang
terjadi, meskipun belum menerima ataupun mengeluarkan kas

Pengakuan pendapatan pada akrual basis adalah pada saat transaksi terjadi walaupun belum menerima
kas, sehingga perusahaan mempunyai hak untuk melakukan penagihan dari hasil kegiatan perusahaan.

Pengakuan biaya dilakukan pada saat terjadinya transaksi yang akan dianggap sebagai biaya meskipun
biaya tersebut belum dibayar.

Sehingga dalam akrual basis perusahaan mengakui adanya Piutang Operational (A/R), Pembayaran
biaya dimuka (Prepaid), Persediaan (Inventori), Hutang operational (A/P), Pembayaran Pendapatan
dimuka (Deposit), serta A/P Accrued
 Pencatatan Akuntansi
Dalam pelaksanaan pencatatan akuntansi, harus menguasai dan memahami, sebagai berikut:

1. COA (Chart of Account)

adalah sebuah daftar dari akun-akun perusahaan yang digunakan untuk mengidentifikasi
ataupun memperlancar proses pencatatan transaksi, baik itu pemasukkan maupun pengeluaran.

2. Jurnal Transaksi
Jurnal digunakan untuk mencatat setiap jenis transaksi yang dilakukan secara sistematis dan rinci.
Setiap transaksi harus dicatat sesuai tanggal dan keterangan transaksi.
Selain itu, jumlahnya juga harus sama antara debit dan kredit

Penting:
Setiap jurnal transaksi harus dibuat vouchernya (JV) dan harus berdasarkan dokumen pendukung
(supporting document)
 Exercises
Pendapatan (Revenue)
Pengakuan pendapatan adalah adanya sejumlah pembayaran yang diterima oleh
perusahaan dari hasil penjualan produk (barang atau jasa) dari pelanggan

Beban (Expenses)
Pengakuan beban atau expenses adalah sesuatu yang kita keluarkan dalam rangka
memperoleh pendapatan

Antara Lain beban Utilities (Listrik, Gas, Solar, Air), beban karyawan, beban kamar dan lainnya

Biaya (Cost)
Biaya atau cost adalah sesuatu yang kita keluarkan atau kita korbankan dengan harapan
kita akan mendapatkan keuntungan atau manfaat secara ekonomis dimasa mendatang.

Misalnya Food Cost Nasi Goreng, kita mengeluarkan biaya pembuatan nasi goreng seperti beras, cabe,
ayam dll, agar mendapatkan sepiring nasi goreng yang bias dijual dengan margin yang diharapkan
 Penggolongan Akuntansi
Buku Besar
Buku besar adalah buku utama pencatatan transaksi keuangan yang mengkonsolidasikan masukan dari
semua jurnal transaksi dan laporan laba/rugi.
 Pengikhtisaran Akuntansi
Neraca Saldo (Trial Balance)
Neraca saldo adalah neraca yang digunakan untuk memeriksa kesamaan saldo di sisi debit dan kredit.
Kesamaan ini harus dibuktikan paling tidak pada akhir periode akuntansi.

Neraca saldo tidak memberikan bukti lengkap atas keakuratan buku besar. Neraca saldo hanya
menunjukkan kesamaan jumlah sisi debit dan sisi kredit

Trial Balance

Account No Description Beginning Balance Total Debit Total Credit Net Change Ending Balance

110101 CASH
11.01.01.01 HOUSE BANK 50.000.000 5.349.507 5.349.507 -
50.000.000
11.01.01.02 CASH IN TRANSIT 10.732.500 11.360.000 10.732.500 627.500
11.360.000
11.01.01.98 FO. CASH CLEARANCE - 193.609.414 193.609.414 - -
11.01.01.99 FB. CASH CLEARANCE - 165.641.749 165.641.749 - -
------------ ---------------------------------------- ---------------------- -------------------- -------------------- -------------------- ---------------------
SUBTOTAL 60.732.500 375.960.670 375.333.170 627.500
61.360.000
 Laporan Keuangan
Dasar yang digunakan untuk penyusunan laporan keuangan adalah:
1. Dapat dipahami
2. Relevan
3. Andal dan dapat dibandingkan

Yang tercakup dalam Laporan keuangan, adalah:

1. Neraca (Balance Sheet)
2. Laporan Laba-Rugi (Income Statement)
3. Laporan Perubahan Modal
4. Laporan Arus Cash (Cash Flow)
 Laporan Keuangan
Pelaporan Keuangan di Hotel hanya mencakup 3 laporan saja, Yaitu:

NERACA (BALANCE SHEET)

Neraca merupakan laporan yang berfungsi menunjukkan posisi dan kondisi perusahaan dalam
periode tertentu. (1 bulan Takwim)
Posisi dan kondisi perusahaan ini dilihat dari harta atau aset apa saja yang dimiliki perusahaan,
seberapa besar kewajiban atau hutang yang dimiliki perusahaan terhadap perusahaan lain, dan
berapa banyak modal yang terkumpul oleh perusahaan

LAPORAN RUGI LABA (INCOME STATEMENT)

Laporan laba rugi (income statement) merupakan laporan untuk mengukur keberhasilan operasional
perusahaan selama jangka waktu tertentu (1 bulan takwim)

ARUS KAS (CASH FLOW)

Laporan arus kas merupakan laporan keuangan yang menyajikan informasi arus kas masuk dan arus
kas keluar akibat operasional perusahaan selama jangka waktu tertentu (1 bulan Takwim)
 NERACA (BALANCE SHEET)
1. ASET (Aktiva):
Terdiri dari Aset Lancar (Current Asset) dan Asset Tetap

➢ ASET LANCAR (CURRENT ASSET) adalah jenis aset yang dapat digunakan dalam jangka waktu
dekat, biasanya satu tahun. Contoh aset lancar antara lain adalah kas, piutang, investasi jangka
pendek, persediaan, dan beban dibayar di muka.

➢ ASET TIDAK LANCAR (LONG TERM ASSET) adalah jenis aset yang diharapkan dapat digunakan
selama lebih dari satu tahun. Contohnya adalah gedung, alat produksi, kendaraan (Aset tetap),
investasi jangka panjang, serta asset tidak berwujud

2. KEWAJIBAN (Liabilities):
Terdiri dari Hutang Lancar dan Hutang Jangka Panjang
✓ HUTANG LANCAR (current liabilities) hutang yang harus segera dilunasi dalam tempo satu tahun
seperti
hutang usaha, hutang pajak, jamsostek, accrued.
 NERACA – BALANCE SHEET
✓ HUTANG/Kewajiban jangka panjang (long term liabilities) adalah Hutang-hutang yang
jatuh temponya lebih dari satu tahun. Misalnya sisa utang jangka panjang dari bank
setelah dikurangi bagian (angsuran) yang jatuh tempo dalam satu tahun.

3. MODAL (equity) adalah hak pemilik atas aktiva perusahaan yang merupakan kekayaan bersih
(jumlah
aktiva dikurangi kewajiban)

PENTING
NERACA Dianggap benar, jika:
1. Antara Aset (Debit) dan Liabilities+Equity (Kredit) → BALANCE
2. Laba ditahan (Retained Earning) current = Net Profit YTD dalam P&L Report
TES SOAL PEMAHAMAN
NO PERTANYAAN
1 Apakah Pengertian Akuntansi

2 Sebutkan Siklus Akuntansi

Sebutkan asumsi dan penjelasan dasar yang digunakan untuk penyusunan
3
laporan keuang an
4 Sebutkan Metode Pencatatan Akuntansi

5 Sebutkan 3 Fungsi Jurnal

Tanggal Transaksi

05/03/2020 Mencatat transaksi penjualan kamar dari PT.CIBA sebanyak 12 kamar @Rp.600.000/net dan diterima secara kredit
05/03/2020 Mencatat transaksi penjualan kamar dari PT. YMS sebanyak 15 kamar @Rp.550.000/net dan diterima secara kredit
06/03/2020 Mencatat beban perbaikan AC dibayarkan secara kredit sebesar Rp.10 juta kepada CV.Jalindo
06/03/2020 Mencatat transaksi penjualan kamar sebanyak 10 kamar @Rp.600.000/net dan diterima secara tunai
07/03/2020 Melakukan pembayaran beban iklan secara tunai sebesar Rp.500 rb
07/03/2020 Mencatat transaksi penjualan kamar dari PT.ABC sebanyak 15 kamar @Rp.600.000/net dan diterima secara kredit
08/03/2020 Membeli perlengkapan persediaan supply kamar secara kredit di PT.CBA sebanyak Rp.12 juta
08/03/2020 Mencatat transaksi penjualan kamar dari PT. YMS sebanyak 21 kamar @Rp.550.000/net dan diterima secara kredit
09/03/2020 Membeli 1 mobil (kendaraan) di PT.Suzuki sebesar Rp.120 juta, dengan telah membayarkan uang muka Rp.30 juta,
dan sisanya dibayarkan 5x
09/03/2020 Mencatat transaksi penjualan kamar dari OTA sebanyak 11 kamar @Rp.650.000/net dan diterima secara tunai
10/03/2020 Menerima reservasi penjualan kamar dari PT.Luki untuk 3 malam tanggal 30 Maret 2017 sebanyak 19 kamar
@Rp.550.000/net/malam dan diterima secara tunai
11/03/2020 Membeli perlengkapan persediaan supply kamar secara kredit di PT.CBA sebanyak Rp.5 juta
11/03/2020 Mencatat transaksi penjualan kamar dari WIG sebanyak 3 kamar @Rp.750.000/net dan diterima secara tunai

BUATKAN JURNAL TRANSAKSI, BUKU BESAR, NERACA, LAPORAN RUGI LABA, CASH FLOW
BULAN MARET 2020
Standard Operating Procedure

✓General Cashier
✓Income Audit
✓Account Receivable
✓Purchasing, Receiving, Store
✓Account Payable
✓Cost Controller
 Standard Operating Procedure

HOUSE BANK
Pengertian :
➢ Penyediaan Dana yang ditujukan untuk menanggulangi keperluan cash dalam jumlah
kecil untuk kelancaran administrasi dan operasional hotel
➢ Sesuai dengan keperluan dari setiap section dana yang disediakan jumlah dan
penggunaannya berbeda

➢ Tidak dibenarkan HB dipergunakan untuk keperluan pribadi

Macam – macam House Bank

➢HB FO besaran antara Rp.3.000.000 – Rp.10.000.000,-
➢HB outlet antara Rp.300.000 – 600.000,-
➢HB GC antara Rp.10.000.000 – Rp.30.000.000,-
➢HB Purchasing antara Rp. 2.000.000 – Rp.3.000.000,-
➢HB Transportation antara Rp.500.000 – Rp.1.000.000,-
 Standard Operating Procedure
KEGUNAAN HOUSE BANK
➢HB FO :
▪ Penukaran mata uang asing ( foreign exchange )
▪ Pengembalian pembayaran tamu ( refund deposit )
▪ Penukaran uang receh / kecil untuk tamu buat membayar taxi, dll yang
dapat diperoleh dengan penggunaan Paid – Out .
▪ Pengeluaran / pembelian barang dalam penanggulangan
emergency

➢HB Outlet :
→Persediaan uang kecil untuk pengembalian pembayaran tamu

➢ HB Purchasing :
→Pembelian barang-barang keperluan operasi yang mendadak dan tidak bisa dilaksanakan
dengan Credit
→Khusus house bank ini diperuntukan pembelian dengan jumlah kecil , urgent dan incidental
 Standard Operating Procedure

➢HB Transportation :
→Pembelian bensin, parkir dan pembayaran toll pada saat kendaraan digunakan operasi.

→Pemeliharaan dan perbaikan kecil-kecilan seperti penggantian oli, spare part yang dilaksanakan tidak
memerlukan bengkel.

➢HB General Cashier :

→Centralize house bank, dimana semua pemegang house bank, akan mereimburs dana yang telah
digunakan, sehingga besar dana yang dipegang akan tetap jumlahnya.

“Penggunaan house bank general cashier, dilaksanakan sesuai prosedur penggunaan uang
sebagaimana biasanya , yakni dengan bukti pengeluaran kas disertai dengan supporting data
pendukung seperti faktur, kwitansi, atau surat yang telah di approval oleh FC/CA dan General
Manager”
 SOP General Cashier
Tugas:
Mengambil Remitance of Fund pagi hari.

Prosedur:
• Membandingkan pendapatan Cash tamu dari system dengan penerimaan uang yang di
collect oleh General Cashier yang diambil dari Drop Box, apabila ada perbedaan dibuatkan
catatan (short/over, uang palsu, selisih setor, dll)
• General Cashier juga harus melakukan balancing cash receipt dengan Income Audit dalam
laporan DRR, jika ada selisih harus segera ditelusuri perbedaan itu pada hari yang sama
• General Cashier setiap hari harus posting ke System berdasarkan uang cash, Cheque/BG yang
masuk dan telah disetorkan ke bank
• Pastikan ROF disetorkan ke bank berdasarkan tanggal penerimaan ROF setiap hari, kecuali
hari
Sabtu, Minggu dan tanggal merah.
 SOP General Cashier

Tugas:
• Mengeluarkan dana Petty Cash dan pastikan pengeluarannya dibawah 1 juta

Prosedur:
• Pastikan Petty Cash Form sudah ditandatangani oleh Department Head terkait dan disetujui
oleh Chief Accounting/Financial Controller, harap diingat General Cashier tidak boleh
mengeluarkan uang petty cash sebelum disetujui oleh Chief Accounting/Financial Controller

• Bukti Pembelian barang harus diketahui oleh bagian receiving untuk diposting sebagai
biaya dan kemudian diserahkan ke General Cashier pada hari yang sama dan harus
dicap “PAID”
• Lakukan posting journal pada hari yang sama pada saat pengeluaran dana langsung yang
tanpa melalui receiving, pastikan masuk dalam COA yang benar dan harus dicap “POSTED”
• Lakukan reimbursement dana petty cash segera jika dana yang tersisa tinggal 40%
 SOP Income Audit
Tugas:
Mengambil rekap Night Audit beserta dengan suporting dokumennya.
Prosedur:
Memastikan semua document sudah lengkap tidak ada yang tertinggal
(Guarantee Letter, Contract Rate, Hasil Swept CC, DC yang sudah ditandatangani
oleh pemilik kartu tersebut, cash receipt untuk deposit, paid out & Form
Adjusment yang sudah ditandatangani oleh GM, MOD).

Tugas:
Mengambil data dari system dan Memastikan Closing dari Night Audit untuk mengetahui hasil
penjualan dengan metode pembayaran tamu

Prosedur:
Membandingkan total pendapatan dengan penerimaan semua pembayaran ditambah dengan
total guest inhouse yang ada di system.
 SOP Income Audit
Tugas:
Melaksanakan pekerjaan Account Receivable untuk pembayaran tamu yang
menggunakan CC & CL.

Prosedur:
Memastikan bahwa semua transaksi tamu apakah sudah sama detil aging

Tugas:
Mengambil data dari system dan Memastikan Closing dari Night Audit untuk
mengetahui hasil penjualan dengan metode pembayaran tamu

Prosedur:
Membandingkan total pendapatan dengan penerimaan semua pembayaran
ditambah dengan total guest in house yang ada di system.
 SOP Income Audit
Tugas:
Monitor dan control Dummy account / Non staying dan ditindaklanjuti setiap
hari.

Prosedur:
Account dummy / non staying guest di monitor untuk kelengkapan dokumen
libatkan CA serta PIC untuk tindaklanjutnya. Pastikan bahwa tagihan
tersebut sudah dapat terbayarkan paling lambat 3 (tiga) hari setelah C/O.

Tugas:
Control Complimentary Room

Prosedur:
Setiap complimentary room harus ada approved dari GM, dan harus dijelaskan tujuan
dari
pemberian complimentary tersebut.
IA harus membuat list complimentary tersebut dengan jelas seperti nama, company, no
telp,
alamat, tanggal C/I &C/O, serta tandatangan
approved
 SOP Account Receivable
Tugas:
Invoicing dengan melihat Detail Aging AR

Prosedur:
Invoice dibuat berdasarkan detil Aging AR dengan mengacu pada Contract Rate, Credit
Facilities, Guarantee Letter dan surat kerjasama

Tugas:
Collection piutang

Prosedur:
Pengiriman invoice secepatnya dan diusahakan 1 hari setelah tamu check out dan lakukan
konfirmasi.
Posting Payment AR berdasarkan collection baik cash, bank transfer, Credit Card dan
komisinya,
cheque/BG yang sudah disetorkan dan sudah ada dalam rekening koran
 SOP Account Receivable
Tugas:
Bank Reconciliation

Prosedur:
Lakukan reconciliation secara harian atau paling lama seminggu sekali pada bank
pemasukan/income

Tugas:
Aging yang sudah overdue

Prosedur:
Tindak lanjut dengan mengeluarkan surat reminder 1-3, libatkan dalam penagihan
PIC dan CA serta jika ada mintakan full prepayment untuk reservasi dari account
terebut sampai piutang lama tertagihkan
 Purchasing
Diskripsi:
PR Direct Expenses (Requested sign by Dept. Head)
dipergunakan untuk pengajuan pembelian barang yang non-stock / non-routine stock yang
belum pernah di stock gudang

Prosedur:
• Pengajuan permintaan barang harus dilengkapi Purchase Request yang sudah komplit
dengan penawaran harga minimal 3 vendor dan dokumen secara spesifik sesuai dengan
barang yang diharapkan dan lampirkan juga penawaran harga barang yang sudah di nego,
supaya ketika barang yang akan datang sesuai dengan yang diharapkan.
• Jangan dilakukan pembelian/mendatangkan barang sebelum PR diproses menjadi Purchase
Order dan sudah di approved oleh Chief Accounting dan General Manager
 Purchasing
Diskripsi:
PR Store Items (Requested sign by Storekeeper)
dipergunakan untuk pengajuan pembelian barang yang routine stock

Prosedur:
• Pengajuan Purchase Request lengkap dengan penawaran harga dan dokumen secara spesifik
sesuai dengan barang yang diharapkan dan lampirkan juga penawaran harga barang yang
sudah di nego, Jika supplier sudah terikat kontrak, lampirkan daftar harga dan kontraknya pada
saat diapproved
• Jangan lakukan pembelian/mendatangkan barang sebelum PR diproses menjadi Purchase
Order dan sudah di approved oleh Chief Accounting, General Manager Review dan negoisasi
kembali harga untuk semua item
 Purchasing
Diskripsi:
Market List (DML)
Pembelanjaan Market list harus berdasarkan forecast yang ada

Prosedur:
• Setiap pembelanjaan DML yang dibutuhkan harus keluar dari pihak kitchen dan sudah di verified
oleh Executive Chef, Cost Control dan di Approved oleh CA
• Daily Market List harus di order melewati system
• Supplier Pembanding yang lebih kompetitif (Minimal 3 Supplier)
• Review dan negoisasi kembali harga untuk semua item
• Gunakan system harga Contract (Weekly/Monthly)
• Lakukan Market Survey minimal 2X dalam satu bulan
 Receiving
Diskripsi:
Daily Receiving Record

Prosedur:
• Pada saat penerimaan barang check terlebih dahulu Purchase Order cocokkan dan sesuaikan
barang yang datang dengan specifikasi yang dibutuhkan
• Cocokkan jumlah barang datang dengan jumlah barang di PO, jika ada perbedaan segera
laporkan
ke Purchasing untuk ditindaklanjuti ke supplier
• Masukkan dalam filing outstanding PO jika barang yang datang kurang dan supplier berjanji akan
mendatangkan dikemudian hari
• Input Daily Receiving Record harus dilakukan setiap hari kedalam System sesuai dengan barang
yang datang, hal ini perlu dilakukan untuk menghindari pencatatan dan invoice yang hilang
 Storeroom
Diskripsi:
Storeroom condition and requisition

Prosedur:
• Cocokkan barang yang diterima dari receiving dengan postingan di system
• Updated Bin Card sesuai dengan barang datang
• Lakukan pengecekan stock store Item secara daily, menghindari barang yang sering terpakai supaya
tidak
sampai kosong, gunakan system minimum dan maximum par stock, dan gunakan FIFO system
• Gudang harus selalu tertata rapih dan bersih
• Pastikan semua permintaan barang yang melewati Store dibuat dengan menggunakan Storeroom
Requisition dari System dan form sudah di approved oleh dept head dan cost control
• Keluarkan barang sesuai dengan schedule yang dibuat, seperti:
Food store: Senin – Jumat 10.00 – 14.00
Bev store : Senin – Jumat 10.00 – 14.00
General Store : Senin, Rabu, Jumat 14.00 – 15.00
 Cost Control
Diskripsi:
Pengecekan Daily Receiving Record
Prosedur:

• Receiving dan Purchasing harus melakukan daily posting dengan melengkapi PR & PO, setelah lengkap dan
disapproved oleh CC dokumen diserahkan ke AP

Diskripsi:
Requisition and costing
Prosedur:
• Pengambilan barang harus disetujui oleh Department Head terkait dan harus menggunakan Store Requisition
• Untuk dapat mementau FB Cost diharapkan Cost Controll dapat membuatkan Daily Flash Cost
• Recipe Food and Beverage harus sudah dibuat ketika menu tersebut sudah siap untuk di jual. Recipe harus
dibuat dengan system supaya dapat terlihat Potential cost nya
• Officer Check harus dipantau berdasarkan budget & Entertainment harus mengisi form dan sudah disetujui oleh GM
• Inventory bulanan harus dilakukan dengan stock take actual dan didampingi department terkait
• Provide F&B cost reconcile dan lakukan adjust sesuai dengan reconcile tersebut
 Account Payable
Diskripsi:
Payment Voucher
Prosedur:
Payment Voucher yang diajukan ke FC/CA dan GM harus sudah dilengkapi dengan Cap Received,
tanda tangan receiving, PR Asli, PO Asli dan Postingan Receiving Record dari system serta dicap
“PAID”

Diskripsi:
Jadwal pembayaran untuk invoice
Prosedur:
• Buatkan jadwal Pembayaran supplier supaya dapat memantu perputaran cash flow dengan
baik, biasanya seminggu sekali atau 2x dalam sebulan
• Semua invoice yang sudah dibayar harus di cap PAID/LUNAS agar tidak terjadi double payment
dan pastikan sudah terposting kedalam system
• Jaga Aging AP secara detil dengan melakukan pembayaran sesuai dengan usia aging terlama
Thank you for
your
participation

DK PROPERTY