Nama H. Abdul Hakim, S.

Pd

Email belajar.id abdulhakim97@admin.smp.belajar.id

Jabatan Kepala Sekolah

Sekolah SMP Negeri 21 Hulu Sungai Tengah

Kabupaten/Kota Hulu Sungai Tengah

Provinsi Kalimantan Selatan

Mengelola File dengan Lebih Profesional

(Administrasi lebih rapi dengan Google Drive)

Situasi & Tantangan

Kesulitan menemukan file penting saat dibutuhkan

dapat mengakibatkan terganggunya konsentrasi
dan menghabiskan waktu yang cukup banyak
untuk menemukan file yang dibutuhkan. Hal ini
biasanya terjadi seiring dengan semakin
banyaknya file yang telah diupload ke dalam
Google Drive.
Tantangannya terkadang kita sekedar upload file
tanpa merubah nama file supaya mudah dicari
atau bahkan menyimpan file secara acak,

Aksi

Langkah 1. Kategorisasi Folder: Buat kategori

folder yang jelas dan terorganisir berdasarkan jenis
administrasi yang dibutuhkan, seperti "Materi
Pembelajaran," "Evaluasi," "Absensi," "Surat
Pemberitahuan," dan sebagainya. Hal ini membantu
memisahkan dan mengelompokkan file-file sesuai
dengan fungsinya.
 Langkah 2. Penamaan Folder yang Deskriptif:
Berikan nama yang jelas dan deskriptif pada setiap
folder yang dibuat. Misalnya, "Projek Penguatan
Profil Pelajar Pancasila. Didalamnya ada folder Daily
Study Project, Modul, Rekap tuga dan Site" Hal ini
memudahkan dalam menemukan dan
mengidentifikasi folder yang diperlukan.

Langkah 3. Mewarnai Folder: Manfaatkan fitur

mewarnai folder di Google Drive untuk memberikan
kode warna pada folder-folder yang berbeda.
Misalnya, Anda dapat memberikan warna merah
pada folder-folder yang berhubungan dengan tugas
dan warna biru pada folder-folder yang
berhubungan dengan materi pembelajaran. Ini
membantu dengan visualisasi cepat dan mengingat
kategori folder.

Langkah 4. Pengaturan Berbagi yang Tepat:

Tentukan pengaturan berbagi yang sesuai untuk
setiap folder dan file. Jaga agar hanya orang-orang
yang berwenang, seperti murid, orangtua, atau
rekan guru, yang dapat mengakses atau mengedit
file yang terkait dengan privasi atau keamanan. Hal
ini melindungi informasi sensitif dan menjaga
keamanan data.

Langkah 5. Optimalkan fitur pencarian file::

Mencari file yang dibutuhkan dengan
meongptimalkan fitur sortir sesuai dengan jenis file
yang ingin dicari. Ini membantu dalam pencarian dan
pengelompokan file dengan cepat.

Dampak & Refleksi

 Administrasi yang Rapi: Dengan menggunakan
Google Drive, file dan folder administrasi kelas dapat
terorganisir dengan baik, memudahkan dalam
mencari file yang dibutuhkan saat diperlukan.

Efisiensi Waktu: Pengaturan yang terstruktur dan

penggunaan fitur kategorisasi, penamaan, dan
pewarnaan folder memungkinkan guru mengelola
administrasi kelas secara lebih efisien.

Keselarasan dan Konsistensi: Dalam pengelolaan

administrasi kelas, konsistensi dalam kategorisasi,
penamaan, dan pewarnaan folder sangat penting.

Dalam refleksi ini, guru dapat mempertimbangkan

bagaimana mereka dapat memanfaatkan fitur
berbagi dan kolaborasi di Google Drive untuk
memperkuat komunikasi dan kerjasama dengan
seluruh pemangku kepentingan kelas.

Link Karya / Hasil Belajar / Presentasi

https://drive.google.com/drive/folders/1PzNF8muqT
GRpqlCPKB1tygtqYlAe6yWP?usp=drive_link

Tips

● Tips untuk administrasi yang rapi: Gunakan

fitur kategorisasi, penamaan, dan pewarnaan
folder di Google Drive untuk menjaga
administrasi kelas teratur dan
mempermudah pencarian file yang
dibutuhkan.
● Trik efisiensi waktu: Manfaatkan pengaturan
terstruktur dan fitur pengelompokan di
Google Drive agar dapat mengelola
administrasi kelas dengan lebih efisien dan
menghemat waktu dalam mencari file.
● Tips keselarasan dan konsistensi: Selalu
menjaga keselarasan dan konsistensi dalam
pengaturan folder dan penamaan file di
Google Drive untuk menciptakan tata kelola
administrasi yang efektif dan efisien.
● Trik manfaat kolaborasi: Gunakan fitur
berbagi dan kolaborasi di Google Drive untuk
memfasilitasi komunikasi dan kerjasama
antara guru, murid, dan orangtua,
 memperkuat kolaborasi dalam administrasi
kelas.
● Tips pengelolaan keamanan: Selalu
perhatikan pengaturan berbagi yang tepat di
Google Drive untuk menjaga keamanan dan
kerahasiaan dokumen administrasi kelas,
dengan mempertimbangkan akses, hak
istimewa, dan tingkat keamanan yang sesuai
untuk setiap file atau folder.

Aplikasi Google Workspace for Education

Foto Icon Aplikasi