Pengantar

▪ Berawal dari diskusi di wag 26-27 Februari 2021→ dirasakan pentingnya

mengevaluasi dan menyempurnakan pedoman untuk asesmen jarak jauh
secara online (ORA)
▪ Diskusi tersebut kemudian dilengkapi dengan kuesioner untuk mendapatkan
masukan dari pengalaman 132 asesor, hasil rangkuman kuesioner tersebut
telah disampaikan
▪ Materi ini hanya berasal dari sebagian kecil asesor, dan kebanyakan asesor
lab penguji, sehingga permasalahan spesifik di lab medik, lab kalibrasi, lab
PUP, dan lab Produsen bahan acuan belum terwakili
▪ Materi ini tidak membahas tentang honor asesmen, karena tidak ada diskusi
tentang hal itu dalam WAG. Meskipun ada sedikit masukan dari kuesioner, hal
tersebut tidak dibahas di sini, mengingat sifatnya sangat spesifik, jadi asesor
yang berkepentingan dapat langsung berhubungan dengan secretariat KAN
 Pengumpulan dokumen & rekaman
▪ KONDISI IDEAL:
• ORA dapat diibaratkan sbg “si buta menebak gajah”
• Si buta meraba, mencium, mendengarkan bagian-bagian/ciri spesifik
“gajah” agar dapat memastikan kesesuaian dengan “gajah”
• Agar dapat menebak, spesifikasi “gajah” harus dikuasai oleh si buta, si
obyek pun harus kooperatif dan mau menunjukkan apapun bagian
yang ingin diketahui oleh si buta. Komunikasi antara si buta dengan si
obyek harus terjalin agar si buta dapat “mendengarkan” suara “gajah”

→ Dalam ORA, Asesor (si buta) harus dapat menilai kesesuaian

penerapan MM laboratorium (si gajah) dengan cara di atas
→ Tatacara dan persyaratan “menebak gajah” sudah dibuat:
Protokol no.001/KAN/03/2020
 Pengumpulan dokumen & rekaman
▪ PERMASALAHAN YANG TERJADI:
• Menurut Protokol 001/KAN/03/2020, asesor harus membuat daftar dokumen, rekaman,
foto, video, dll. yang diperlukan untuk asesmen. Ada kalanya, daftar dari asesor
tersebut belum lengkap sesuai keperluan, sehingga baru ditanyakan/diminta dan
dibaca saat asesmen. Hal ini akan menyita waktu asesmen
• Laboratorium mengirimkan sesuai daftar, tetapi dokumen/rekaman yang dikirimkan
tidak sesuai dengan yang dimaksudkan/diinginkan oleh asesor. Hal ini hanya diketahui
bila asesor sudah memeriksa materi yang diterima, sehingga dapat mengetahui bahwa
yang dikirimkan adalah dokumen/rekaman yang salah
• Laboratorium mengirimkan materi asesmen, tetapi tidak lengkap sesuai daftar yang
diminta asesor. Hal ini juga hanya diketahui bila asesor sudah memeriksa materi yang
diterima, sehingga mengetahui bahwa materi yang dikirimkan belum lengkap
• Laboratorium mengirimkan materi dalam waktu 1-2 hari menjelang hari H, sehingga
asesor tidak sempat memeriksa kelengkapan dan kebenarannya sebelum
pelaksanaan asesmen. Hal ini dapat terjadi karena beberapa hal, misalnya
permohonan mendadak, kekurangan administratif dalam pengajuan permohonan,
atau kelalaian kedua belah fihak: laboratorium atau secretariat
• Kegiatan pengumpulan dokumen, pengunduhan, dan pemeriksaan serta
penyimpanan dokumen dan rekaman ini memerlukan kuota internet
 Pengumpulan dokumen & rekaman
▪ SOLUSI :
• Asesor membuat daftar dokumen, rekaman, foto, skema, gambar, video secara lengkap untuk
memastikan dapat melakukan asesmen secara menyeluruh. Daftar ini dapat dibuat semacam
template yang berbeda untuk setiap jenis laboratorium. Mungkin dapat dibuat bersama antara asesor
dan sekretariat KAN. Untuk lab yang bersifat spesifik, asesor yang bersangkutan membuat daftar
tambahan yang sesuai dengan karakter spesifik dari lab
• Asesor meluangkan waktu untuk memeriksa kelengkapan dan kebenaran dokumen (bukan konten
atau isinya), kemudian minta laboratorium melengkapi atau mengganti dokumen sesuai yang
diminta. Hal ini mungkin yang dimaksudkan oleh asesor sebagai “kerja 2 kali”, walaupun sebenarnya
tidak demikian, karena pada asesmen onsite pun asesor seharusnya telah mempelajari materi
asesmen yang telah dikirimkan sebelum melakukan asesmen
• Pedoman/protokol harus memfasilitasi hal ini, yaitu mengijinkan asesor/sekretariat untuk meminta
dokumen tambahan atau mengganti dokumen bila belum sesuai daftar, dengan catatan, daftarnya
memang sudah lengkap, bukan minta tambahan di luar daftar. Tambahan dokumen & rekaman di
luar daftar tentu akan memberatkan lab
• Dalam Protokol Remote Assessment No 001/KAN/03/2020 telah disebutkan bahwa asesor harus
menerima dokumen/materi asesmen paling lambat 1 minggu sebelum pelaksanaan asesmen.
Sekretariat harus menjamin ketentuan ini terlaksana dengan baik. Asesor dapat membantu
mengingatkan bila sudah melewati atau mendekati waktu yang ditetapkan ini
• Protokol sebaiknya dilengkapi dengan aturan tentang penggantian paket data, sejak mulai
pengumpulan dokumen&rekaman, pelaksanaan asesmen termasuk uji-coba sarana komunikasi
dengan mempertimbangkan durasi asesmen, verifikasi Tindakan Perbaikan, dan Pelaporan. Paket
data boleh saja diberikan H-7 mengingat saat itu asesor sudah menggunakan untuk mengunduh
dokumen
 Pelaksanaan Asesmen
▪ PEDOMAN (Protokol 001/KAN/03/2020):

• Sekretariat KAN melakukan komunikasi dengan lab tentang pelaksanaan ORA

(kesepakatan Tim Asesor dan waktu), penyediaan infrastruktur internet (dan
harus diuji-coba sehari sebelum hari H), serta pembentukan WAG Lab-asesor-
sekretariat
• Lab maupun asesor menyediakan sarana komunikasi internet saat asesmen
berlangsung. Selain itu kedua belah fihak menjamin kelancaran pelaksanaan
asesmen sesuai agenda yang disepakati pada hari asesmen
• Lab menyediakan minimal 1 orang pendamping untuk setiap asesor yang
bertugas menjawab pertanyaan, menyediakan bukti dokumen/rekaman
yang diminta, dan bertanggung jawab dalam melakukan tindakan perbaikan
terhadap ketidaksesuaian
• Lab membuka akses semua dokumen/rekaman yang diperlukan, dengan
catatan tetap menjaga kerahasiaan
• Hasil asesmen berikut ketidaksesuaian diupload oleh asesor ke KANMIS setelah
dilakukan koordinasi antar asesor dan Ketua Tim serta disetujui oleh Lab.
Dokumen ini tidak memerlukan tandatangan. Bila ada hasil asesmen dan
ketidaksesuaian yang tidak disetujui oleh lab, diberikan catatan oleh Ketua
Tim
Pelaksanaan Asesmen
▪ PERMASALAHAN YANG TERJADI:
• Adanya kemungkinan perbedaan waktu antara lokasi lab dengan lokasi asesor. Masalah
terjadi terutama bila 2 jam berbeda, Asesor keberatan bila harus melakukan asesmen jam 6
pagi, sementara lab keberatan bila harus pulang setelah jam 6 atau 7 sore
• Perbedaan waktu antara lokasi lab dengan lokasi asesor juga mengganggu durasi waktu
asesmen, terutama untuk surveilen yang hanya 1 hari, apalagi bila asesmen dilakukan pada
hari Jumat. Hal ini karena waktu istirahat selalu ditentukan berdasarkan waktu sholat,
sedangkan waktu sholat kedua tempat berbeda, jadi waktu istirahat harus dilakukan 2x.
• Kondisi jaringan internet yang lemah baik di lab, maupun di tempat asesor masing-masing,
sehingga komunikasi lisan terganggu
• Fihak lab lama dalam menyampaikan dokumen/rekaman yang diminta oleh asesor sehingga
memperlambat asesmen, bahkan mungkin dapat menghabiskan waktu asesmen
• Karena keterbatasan personel dengan kompetensi sesuai, hanya ada 1 pendamping yang
melayani semua asesor, sehingga harus bergantian
• Adanya penugasan asesor dengan tugas ganda, misalnya manajemen dengan teknis, bahkan
dengan witness, atau asesor teknis yang merangkap berbagai bidang (mis. kimia, mikrobiologi,
fisika, organoleptik, dsb.)
• Dokumen dari lab tidak dapat didownload, sehingga memerlukan waktu yang lama untuk
memeriksa dokumen
 Pelaksanaan Asesmen
▪ SOLUSI :
• Melengkapi protokol dengan pengaturan jam kerja asesmen bila terjadi perbedaan waktu antara lokasi
lab dengan lokasi asesor. Pengaturan jam kerja dan istirahat dapat dilakukan dengan beberapa
alternatif, misalnya bila ada beda waktu 1 jam, atau 2 jam; bila asesmen hanya 1 hari atau 2,3 hari; atau
asesmen di hari jum’at
• Baik lab maupun asesor menyediakan kuota cadangan untuk mengatasi kemungkinan jaringan
bermasalah (Tidak hanya mengandalkan wi-fi, harus diback-up dengan paket data
• Salah satu cara yang dapat dilakukan: menggunakan zoom/google meet, dll. hanya untuk pembukaan
dan penutupan, sedangkan pelaksanaan asesmen dilakukan menggunakan WA Chat atau email. Bila
perlu dapat dilakukan video call. Hal ini selain menguntungkan dari segi biaya, juga dengan WA
chat/email, konten percakapan dapat terekam, bukti dokumen/rekaman dapat terbaca dengan jelas,
juga waktu saat pertanyaan dilontarkan dapat terekam, sehingga bila batasan waktu sudah terlampaui,
asesor dapat mengakhiri pembahasan terkait materi yang ditanyakan, dan dapat dianggap sebagai
ketidaksesuaian
• Lab dan asesor menyepakati batas waktu yang ditoleransi untuk menyediakan dokumen/rekaman yang
diminta asesor (misalnya sekitar 10-15 menit, tergantung besarnya ruang lingkup). Bila lab melanggar
batasan ini, materi yang ditanyakan dapat dianggap sebagai ketidaksesuaian. Bila perlu hal ini dapat
diatur dalam protokol
• Ketersediaan minimal 1 pendamping untuk setiap asesor harus disepakati dan dijamin oleh lab,
bagaimana pun caranya, karena sudah tertuang dalam protokol 001/KAN/03/2020. Bila lab tidak
memenuhi persyaratan protocol ini, asesor dapat minta ke lab agar persyaratan ini dipenuhi. Konfirmasi
tentang pendamping ini hendaknya dilakukan saat uji coba sarana komunikasi, yang dilakukan pada H-
1
• Mengingat ORA memerlukan waktu yang lebih panjang dan kondisi yang lebih kompleks, penugasan
ganda asesor sedapat mungkin dihindari. Kemungkinan lab tidak berkeberatan dengan paket yang
lebih mahal (dengan banyak asesor) mengingat mereka tidak perlu mengeluarkan biaya transport dan
akomodasi asesor
• Protokol harus menegaskan bahwa dokumen harus dapat didownload atau diakses oleh asesor demi
kelancaran asesmen, bila perlu asesor menandatangani (lagi) komitmen menjaga kerahasiaan lab
Verifikasi Tindakan Perbaikan
▪ HARAPAN:
• Lab melakukan tindakan perbaikan (TP) dan mengirimkan TP kepada asesor
sesuai jadwal yang telah disepakati (Akreditasi Awal dan Reakreditasi 3
bulan, Surveilen 2 bulan), dengan mempertimbangkan waktu yang
diperlukan asesor untuk melakukan verifikasi dan adanya kemungkinan
bahwa TP yang dikirimkan masih belum memenuhi dan perlu perbaikan
lebih lanjut
• Asesor melakukan verifikasi terhadap TP dalam waktu sesingkat mungkin,
maksimum 10 hari sejak menerima TP
• Bila ternyata TP belum memenuhi, asesor mengirim kembali TP untuk
diperbaiki lebih lanjut. Perbaikan ulang ini kemungkinan tidak hanya 1 atau
2 kali, tetapi sampai dinyatakan TP memenuhi (meskipun demikian, KAN
mengharapkan perbaikan tidak lebih dari 4 kali, dan TP terakhir, apapun
statusnya, memenuhi atau tidak, dijadikan laporan asesor, dan asesmen
dinyatakan ditutup
• Ketua Tim membuat laporan akhir setelah asesmen ditutup, kemudian proses
selanjutnya dilakukan oleh sekretariat
Verifikasi Tindakan Perbaikan
▪ PERMASALAHAN YANG TERJADI:
• Saat lab akan mengupload TP, atau saat asesor akan melakukan verifikasi atau
pelaporan, sistem KANMIS bermasalah, sehingga kegiatan tertunda. Hal ini merugikan
karena waktu penyelesaian yang telah ditetapkan potensial terganggu
• Lab menggunakan hampir seluruh waktu yang ditetapkan (3 bln untuk AA dan RA, 2 bln
untuk SURV) hanya untuk TP 1, padahal TP 1 tersebut belum semuanya memenuhi,
sehingga tidak ada lagi waktu untuk melakukan TP 2 dan seterusnya dan lab harus
mengajukan permohonan perpanjangan
• Lab mengirimkan TP-1 tepat saat waktu penyelesaian surveilen berakhir, dan ternyata
tidak ada 1 pun bukti koreksi, hanya mengisi narasi AP, K, dan TK. Itupun masih salah
semua. TP-2 yang dikirim 1 bulan kemudian, semuanya masih belum memenuhi
• Saat permohonan perpanjangan disetujui dengan batas waktu tertentu, batas inipun
terlampaui tetapi belum ada TP lanjutan atau informasi tentang tindakan apa yang
telah/akan dilakukan
• Adakalanya asesor tidak mendapatkan tembusan surat permohonan perpanjangan
maupun jawaban KAN atas permohonan perpanjangan, sehingga asesor tidak
mengetahui status asesmen dan apa yang harus dilakukan
• Terkait materi TP, masih banyak terjadi kekeliruan dalam penulisan Analisis Penyebab
dan Tindakan Korektif. Hal ini terjadi tidak hanya pada Asesmen Awal, melainkan juga
pada Reakreditasi dan Surveilen.
• TP tertunda karena terjadi bencana atau kondisi force majeure di lokasi Lab atau di
fihak asesor
Verifikasi Tindakan Perbaikan
▪ SOLUSI :
• Meskipun permasalahan KANMIS umumnya hanya terjadi dalam waktu singkat dan
sifatnya temporer, tetapi akan lebih baik bila sistem KANMIS dikuatkan agar lebih stabil.
Protokol hendaknya mengatur bagaimana bila KANMIS bermasalah saat akan
mengupload hasil asesmen, misalnya dengan menjelaskan bagaimana penyampaian
hasil secara manual
• Waktu yang disarankan untuk mengirimkan TP-1 sudah dijelaskan (“wanti2”) saat
pertemuan penutupan, tetapi masalah yang sama terus terjadi dengan alasan
pandemi (meski ketidaksesuaiannya berupa kesalahan dokumen yang dapat saja
diperbaiki saat wfh, tidak memerlukan kegiatan di lab dan tidak melibatkan fihak ke-
3). Ada baiknya ketetapan mengenai waktu asesmen, termasuk kelonggaran untuk
memberikan perpanjangan, ditegaskan kembali dalam protokol, bila perlu diatur juga
pemberikan sanksi terhadap pelanggaran yang dilakukan
• Sekretariat mengingatkan lab maupun asesor terkait deadline waktu tindakan
perbaikan dan perpanjangan, agar lab dapat komit dalam melakukan tugasnya dan
asesor dapat membantu mempercepat proses penyelesaian asesmen
• Agar tidak ada kesan asesor menggurui atau mengkonsultasi lab, sebaiknya dibuat
pedoman KAN terkait Analisis Penyebab dan Tindakan Korektif, bila perlu dengan
contoh-contoh, agar mudah difahami dan diaplikasikan oleh lab
 Pelaporan Asesmen
▪ PEDOMAN:
• Pelaporan Asesmen dilakukan sesuai PPA 09 oleh Ketua Tim, berdasarkan hasil verifikasi
dari Tim asesor
• Form kesesuaian terhadap ISO 17025:2017 tidak digunakan lagi untuk pelaporan
Surveilen, hanya digunakan pada Asesmen Awal dan Reakreditasi
• Bukti kehadiran berupa screenshot foto pertemuan serta hasil rekaman (recording)
pertemuan pembukaan dan pertemuan penutupan dibuat oleh lab kemudian
dikirimkan ke sekretariat, sedangkan daftar hadir virtual difasilitasi linknya oleh
sekretariat. Jadi tidak lagi menjadi tugas asesor
▪ PERMASALAHAN :
• ada pertemuan pembukaan dan penutupan, adakalanya lab terlupa untuk melakukan
recording dan screenshot foto peserta

▪ SOLUSI:
• Asesor mengingatkan lab untuk melakukan recording dan screenshot foto peserta, juga
mengingatkan sekretariat untuk mengirimkan link daftar hadir, bila terlupa

Catatan: warna ungu: untuk asesor, merah: untuk PIC Sekretariat, biru: untuk perbaikan
protokol
Penutup
▪ ORA dapat dilakukan untuk menggantikan asesmen secara onsite dengan
kualitas hasil yang sama, bila semua persyaratan dipenuhi dan
permasalahan dapat diatasi, ditambah dengan penyempurnaan
pedoman/protokol
▪ Tidak menutup kemungkinan ORA dapat diterapkan di luar kondisi pandemi,
misalnya saat lab mengalami kesulitan dalam pendanaan atau masalah lain.
Untuk penerapan di luar pandemi, akan lebih baik bila ORA hanya
diterapkan pada Surveilen saja, bukan pada Asesmen Awal (AA) atau
Reakreditasi (RA), karena AA dan RA memerlukan ketelitian pemeriksaan
fisik yang lebih mendalam dan menyeluruh
▪ Pelaksanaan ORA sebaiknya diawali dengan permohonan lab untuk diases
secara ORA dan kesediaan asesor untuk melakukan asesmen secara ORA.