• Buka halaman dokumen presentasi Google Slides.

• Pada bagian Mulai presentasi baru, klik halaman Kosong.

• Anda juga bisa memilih template lain dari galeri Google Slides.
• Setelah memilih, Anda bisa mulai membuat presentasi online.
• Pelajari tool-tool yang disediakan Google Slides.
• Selesai.

O. Fitur Utama Google Slide

Tersedia pilihan tema yang cukup beragam. Pengguna dapat menggunakan tema yang di
sediakan Google Slides. Pada bilah samping kanan tersedia juga fitur Impor tema dari
Google Drive atau upload dari komputer.
Support dengan Microsoft PowerPoint. Tenang saja, bagi pengguna yang telah membuat
presentasi menggunakan Microsoft PowerPoint berekstensi .pptx, .ppt, .pptm, .xps, dan
sejenisnya tetap support dengan Google Slides.

BAB XII
Peran Media Komunikasi di era Digital
A. Jenis Media Komunikasi
Saat ini pengguna Internet mulai menggunakan media sosial chatting untuk
berkomunikasi daripada harus melakukan panggilan telepon dan mengirimkan pesan
singkat serta email. Di zaman sekarang hampir semua orang melakukan media
komunikasi Berkirim pesan melalui aplikasi chat, berbalas pesan di forum daring, dan
berteman di media sosial
Penerapan media komunikasi seharusnya sudah tidak asing lagi bagi kehidupan sehari-
hari kita, terutama generasi muda. Pada aplikasi chatting seperti WhatsApp, Line, dan
Telegram membuat kita bisa intens bertukar kabar juga dengan keluarga dan orang-orang
terdekat.
Media komunikasi memiliki keunikan tersendiri. Dalam media komunikasi terdapat
karakteristik yang tidak dijumpai dalam tipe komunikasi lain misalnya fitur emoji, gif, dan
emotikon. Penggunaan simbol-simbol ini baru muncul ketika kita mulai memakai aplikasi
pertukaran pesan. Meski dapat mendukung komunikasi dan memberi bumbu pada
percakapan, terkadang pemahaman yang berbeda pada satu emoji bisa menyebakan
miskomunikasi.
Aplikasi Chatting
Berikut di bawah ini merupakan 5 Daftar Aplikasi Chatting Terbaik Saat ini.
1. Telegram
2. WhatsApp
3. Line
 4. Snapchat
5. Facebook Messenger
6. WeChat
7. Instagram
8. Skype
B. Etika Penggunaan Media Komunikasi
Komunikasi sangat erat hubungannya dengan kebutuhan sosial individu. Tanpa
komunikasi, individu akan kesulitan mengungkapkan pendapat, perasaan, dan keinginan
menjalankan hubungan dengan individu lainnya. Kita sebagai makhluk sosial tentu paham
bahwa etika termasuk hal mendasar dalam kehidupan manusia, terutama sebagai orang
Indonesia yang sejak kecil sudah diajari adab, sopan santun, tata krama, dan adat
kebiasaan. Etika sendiri merupakan cabang utama ilmu filsafat yang mempelajari tentang
nilai-nilai mengenai benar, salah, baik, buruk, dan tanggung jawab yang menjadi standar
dan penilaian moral dalam masyarakat. Etika berasal dari bahasa Yunani kuno, yaitu
ethikos yang berarti timbul dari kebiasaan.
Beberapa etika dan etiket dalam berkomunikasi sehari-hari antara lain berbahasa yang
baik, ramah dan sopan, berinisiatif sebagai pembuka dialog, menggunakan panggilan /
sebutan orang yang baik, bertingkah laku yang baik / ramah, lapang dada dalam
berkomunikasi, bersikap dewasa tidak kekanak-kanakan, menempatkan diri dan
menyesuaikan gaya komunikasi sesuai dengan karakteristik lawan bicara, menggunakan
volume, nada, intonasi suara serta kecepatan bicara yang baik, menggunakan komunikasi
non verbal yang baik sesuai budaya yang berlaku seperti berjabat tangan, merunduk,
hormat, menerima segala perbedaan pendapat atau perselisihan.

BAB XIII
Pemanfaatan Media Komunikasi Melalui Tool Telegram
A. Pengenalan Telegram
Telegram adalah sebuah aplikasi layanan pengirim pesan instan multiplatform berbasis
awan yang bersifat gratis dan nirlaba. Klien Telegram tersedia untuk perangkat telepon
seluler (Android, iOS, Windows Phone, Ubuntu Touch) dan sistem perangkat komputer
(Windows, OS X, Linux). Para pengguna dapat mengirim pesan dan bertukar foto, video,
stiker, audio, dan tipe berkas lainnya. Telegram juga menyediakan pengiriman pesan
enkripsi ujung-ke-ujung opsional.
Perusahaan Telegram Messenger LLP ini dibangun oleh orang Rusia bersaudara yakni
Nikolai dan Pavel Durov. Dan dibulan Februari 2016, Telegram ini pun akhirnya sukses
menembus angka 100 juta pengguna aktif bulanan, dengan rata-rata 350 ribu pengguna
baru yang mendaftar setiap hari. Lalu pada 24 April 2020 lalu, Telegram mengumumkan
 jika mereka mencapai 400 juta pengguna aktif bulanan, serta menjadikan bukti jika
Telegram bisa diterima oleh banyak orang.
B. Fitur Telegram
1. Secret chat
Sesuai namanya ya, Secret Chat ini adalah sebuah fitur chat rahasia yang dimiliki oleh
Telegram guna menjaga privasi dari para penggunanya dalam melakukan komunikasi.
Dalam prakteknya, fitur ini menggunakan teknologi berbasis Client-to-Client dengan
memakai protocol kemanan MTProto.
Dengan adanya teknologi tersebut, maka komunikasi antar pengguna pun tidak akan
disimpan pada server cloud Telegram, jadi hal ini tentu berbeda dengan chat default
Telegram yang datanya tersimpan dalam Cloud seperti aplikasi pesan instant lain.
Selain itu, dalam menggunakan Secret Chat ini pengguna juga tidak akan bisa
melalukan pengambilan gambar (Screenshot).
Untuk lebih detailnya, berikut kelebihan Secret Chat Telegram yang perlu anda
ketahui:
a. Memakai teknologi Enkripsi End-to-End
b. Tidak akan meninggalkan jejak di Cloud Server Telegram
c. Pesan bisa hancur / hilang secara otomatis dengan jangka waktu 1 detik – 1
minggu
d. Tidak bisa melakukan screenshot obrolan
e. Tidak bisa meneruskan pesan (forward)
2. Grup telegram
Untuk layanan selanjutnya ini tentu sudah banyak dimiliki oleh aplikasi pesan instant
pada umumnya. Telegram juga memberikan fitur bernama grup chat yang
memungkinkan pengguna bisa membuat obrolan dengan banyak orang dalam satu
wadah. Yang menjadi kelebihan Telegram ini dibandingkan WhatsApp pada grup chat
ini adalah, jika WhatsApp hanya membatasi 256 anggota saja dalam satu grup,
sementara Telegram ini bisa memiliki hingga 200 ribu anggota dalam satu grup.
Dengan jumlah anggota yang lebih besar ini, maka akan lebih leluasa lagi dalam
mengelola bisnis maupun komunitas nantinya.
3. Channel telegram
Satu lagi fitur keren yang dimiliki oleh Telegram, dimana memungkinkan pengguna
bisa membuat channel. Fitur ini pertama kali rilis pada pertengahan tahun 2015,
dimana tujuannya adalah untuk membangun sebuah komunitas tertentu dan
memiliki jumlah pengikut tak terbatas.
Fungsi dari channel ini sepintas mirip dengan grup chat, hanya saja yang
membedakan adalah hanya pembuat channel saja yang bisa mengirimkan pesan.
Dalam perkembanganya, channel Telegram ini pas banget digunakan sebagai media
 penyebaran informasi satu arah (broadcast) berupa teks, video, foto, dokumentasi,
serta beberapa file lainnya.
4. BOT telegram
Satu lagi fitur keren yang dimiliki oleh Telegram, dimana mereka memiliki fitur yang
bernama BOT. BOT ini adalah sebuah akun Telegram yang bisa dioperasikan oleh
sebuah program secara otomatis, dimana contohnya setiap kali ada orang yang
mengirimkan sebuah pesan berupa kode, dan dipahami oleh BOT tersebut, maka Bot
ini akan langsung menjawab secara langsung.
Dan kini seiring berjalannya waktu, Bot Telegram sudah dipakai untuk berbagai
macam kebutuhan, mulai dari industry game, translate bahasa, download file,
bahkan hingga pembayaran yang sudah didukung oleh sejumlah provider ternama
seperti Apple Pay, Yandex.Money, Paymentwall, Stripe, Ravepay, dan masih banyak
lagi.
C. Kelebihan Telegram
1. Punya Keamanan Terbaik
Sudah bukan rahasia umum lagi, jika Telegram ini memang diklaim memliliki fitur
keamanan terbaik dalam menjaga privasi pengguna. Teknologi enksrips Simetrik yang
mereka beri nama MTProto ditambah dengan enkripsi AES 256-bit, RSA 2048 dan Diffie-
Hellman membuatnya sulit sekali untuk ditembus. Telegram ini juga merupakan aplikasi
yang bersifta OpenSource, jadi para peneliiti pun bisa memantau atau bahkan
menganalisa apakah aplikasi tersebut aman apa tidak.
2. Memiliki Penyimpanan Berbasis Cloud
Sama seperti aplikasi pesan instant pada umumnya, jika Telegram ini juga memiliki
penyimpanan berbasis cloud. Dengan begini memungkinkan pengguna bisa mengakses
semua pesan maupun file yang tersimpan di Telegram melalui berbagai perangkat, baik
dari computer maupun smartphone. Semua file ini komplit, dan bisa diunduh kapanpun
anda inginkan.
3. Batas Pengiriman File Sangat Besar
Seperti yang diketahui bersama, jika WhatsApp membatasi pengiriman file
mereka hingga kapasitas 1 GB, sementara untuk Telegram ini dua kali lebih besar
dibandingkan mereka karena memiliki batas pengiriman file hingga 2GB. Yang menarik
lagi, Telegram memberikan pilihan kepada pengguna pada saat mengirim file tersebut,
apakah mereka ingin melakukan kompresi atau dikirim dengan ukuran file asli. Opsi ini
tentu tidak dimiliki oleh WhatsApp karena mereka secara otomatis melakukan kompresi
file yang dikirim, sehingga hasilnya pun bakalan pecah.
4. Kapasitas Grup Lebih Besar
Di awal kedatangannya, Telegram ini memberikan kapasitas menampung anggot
grup sebanyak 5.000 akun, akan tetapi saat ini mereka kembali meningkatkannya hingga
 berkali lipat menjadi 200 ribu anggota dalam satu grup. Dan karena hal tersebut,
membuat Telegram menjadi satu-satunya aplikasi yang memiliki grup chat dengan
anggota paling banyak dibandingkan aplikasi manapun. Bahkan untuk Channel Telegram
ini malah tidak ada batasan anggota yang mengikutinya, bisa ribuan atau bahkan jutaan.
5. Multi Profile
Telegram ini memungkinkan para pengguna bisa membuat lebih dari satu akun atau
istilah kerennya disebut dengan multi-profile. Jelas opsi ini pas banget bagi para pengguna
yang suka gonta-ganti akun, khususnya bagi mereka yang memiliki dua nomor aktif, dan
kedua nomor itu pun bisa memiliki Telegram aktif juga nantinya.
Panggilan video grup hingga 1.000 penonton
Telegram memperbarui fitur panggilan video grup yang telah digulirkan pada 25 Juni
2021. Dengan adanya pembaruan ini, fitur tersebut kini memungkinkan hingga 1.000
orang untuk bergabung sebagai penonton dalam sebuah panggilan video grup.
6. Pesan Video Versi 2.0
Melalui pesan video atau video message, pengguna dapat membagikan rekaman
lokasi atau kegiatannya tanpa perlu menyimpan video ke galeri, sehingga tidak memenuhi
memori. Dengan adanya pembaruan ini, pesan video akan memiliki resolusi lebih tinggi.
Pengguna yang menerima pesan video juga dapat mengetuk video yang diterima untuk
menjeda, dan mempercepat atau memundurkan pemutaran video yang diterima.
7. Kecepatan Pemutaran Video
Telegram menambahkan opsi kecepatan pemutaran video, yang saat ini
mendukung kecepatan 0,5x, 1,5x, dan 2x, saat video sedang diputar. Khusus pengguna
Android, Telegram juga mendukung opsi kecepatan 0,2x untuk pemutaran video. Untuk
mengubah kecepatan pemutaran video, ketuk ikon tiga titik saat menonton video dalam
layar penuh.
8. Hapus Pesan Otomatis
Pengguna dapat mengatur untuk menghapus pesan yang telah dikirimkan secara
otomatis. Sebelumnya, Telegram hanya menyediakan opsi hapus pesan otomatis setelah
1 hari atau 1 bulan, namun kini tersedia pilihan 1 bulan. Untuk menggunakan fitur ini,
aktifkat pengatur waktu di Android dengan mengetuk ikon tiga titik lalu pilih "bersihkan
riwayat" kemudian pilih durasi. Untuk pengguna iOS, tekan dan tahan pesan, lalu ketuk
"Pilih" kemudian "Hapus Riwayat" (kiri atas) dan "Aktifkan Hapus Otomatis".
D. Membuat Akun Telegram
1. Cara Menambahkan akun baru di Telegram
Cukup bermodalkan nomor HP, kalian sudah bisa mendapatkan akun Telegram dengan
mendaftarkannya pada aplikasi Telegram. Tanpa perlu ribet dan tanpa lama, kalian bisa
langsung menggunakannya untuk berkomunikasi dengan seluruh orang di dunia yang juga
 mempunyai akun Telegram. Langsung aja nih Ovirius kasih tahu cara membuat akun di
Telegram di android kalian.
2. Membuat Akun telegram
a. Download aplikasi Telegram di Google Play Store
Kalian dapat mendownload Telegram di Google Play Store dengan ukuran file
17,23 MB. Ukuran yang terbilang kecil dibandingkan dengan 2 aplikasi perpesanan
lainnya.
b. Buka dan Install Telegram di Android kalian
Setelah selesai mendownload selanjutnya klik Buka dan kalian langsung saja klik
Start Mesaaging tanpa harus membaca greeting message yang ada yang pada
intinya menerangkan bahwa Telegram merupakan aplikasi perpesanan yang
cepat, gratis dan aman.
c. Masukkan nomor HP kalian dan klik ikon panah ke samping
Masukkan nomor ponsel kalian ke kolom yang telah disediakan. Disana sudah
tertulis +62 yang berarti 08 sebagai kode negara untuk nomor yang berasal dari
Indonesia. Jika sudah selesai menuliskan nomor HP kalian, lalu klik ikon panah.
d. Masukkan kode verifikasi
Sebuah kode akan dikirimkan melalui SMS ke nomor yang kalian masukkan tadi.
Masukkan kode tersebut untuk melanjutkan proses pendaftaran.
e. Selesai
Setelah kalian memasukkan kode verifikasi maka kalian selesai mendaftar dan
akan memperoleh akun Telegram yang mulai bisa kalian gunakan untuk
berkomunikasi dengan orang orang yang juga memiliki akun Telegram.
E. Pembuatan Grup di Telegram
Untuk mengetahui Cara membuat Grup di Telegram kamu bisa mengikuti langkah –
langkah berikut ini :
1. Buka aplikasi Telegram pada HP kamu Kamu bisa install aplikasi Telegram melalui
Google Play Store pada HP kamu
2. Lalu klik ikon berbentuk pensil pada bagian pojok kanan atas Setelah itu akan
muncul 3 menu pilihan yang terdiri dari :
• New Group ( Untuk membuat Grup Baru )
• New Contact ( Untuk mengundang teman kamu yang belum terdaftar di Telegram
)
• New Channel ( Untuk membuat channel baru di Telegram )
3. Klik pada menu pilihan New Group
4. Kemudian pilih beberapa kontak yang ingin kamu masukkan sebagai anggota grup
5. Selanjutnya klik menu Next yang ada pada bagian pojok kanan atas
 6. Setelah itu ketik nama grup sesuai yang kamu inginkan pada bagian kolom Nama
Grup
7. Klik ikon gambar kamera untuk menambahkan foto grup
8. Terakhir klik ikon centang pada bagian pojok kanan atas
F. Pengaturan Grup di Telegram
1. Mengubah Nama dan Foto Grup Telegram
Mengubah Nama dan Foto Grup Telegram
Jika anda admin grup telegram dan ingin mengubah nama dan foto atau logo grup,
anda dapat melakukannya dengan sangat mudah. Berikut langkah-langkahnya
dibawah ini :
a. Pertama buka grup telegram anda.
b. Kemudian tap nama grup di bagian atas.
c. Tap ikon pensil yang berada di bagian atas.
d. Ketikkan nama grup baru pada kolom yang tersedia.
e. Atau tap di ikon kamera untuk mengganti foto grup anda.
f. Terakhir, tap ikon centang untuk menyimpan perubahan.
g. Anda juga dapat menambahkan deskripsi grup telegram anda melalui menu
tersebut. Silahkan menggunakan deskripsi untuk menjelaskan secara detail
bagaimana grup telegram anda.
2. Mengubah Privasi Grup Telegram
Mengubah Privasi Grup Telegram
Pada dasarnya terdapat dua macam cara kerja dari membuat grup di telegram. Grup
telegram dengan privasi publik dan grup telegram dengan privasi private. Berikut
perbedaannya :
a. Private grup adalah hanya dapat memasukkan anggota jika memang diundang
oleh admin atau diberikan link group.
b. Publik grup adalah semua orang dapat bergabung, melihat isi chat, dan dapat
dicari melalui username grup.
c. Anda dapat mengubah privasi grup telegram melalui menu pengaturan grup. Jika
anda menerapkan publik grup, maka anda akan dapat mengatur username grup
agar lebih mudah untuk dicari.
d. Mengatur Riwayat Chat Grup Telegram
3. Mengatur Riwayat Chat Grup Telegram
Setelah anda sudah mengetahui cara membuat grup telegram, tahap ini bisa saja
sangat penting untuk anda sebagai admin grup telegram. Pasalnya, anda dapat
mengatur apakah anggota grup dapat melihat riwayat chat telegram sebelumnya
atau tidak. Karena jika anda mengaturnya menjadi Tersembunyi, maka anggota baru
tidak akan dapat mengetahui apa saja 100 pesan sebelum ia bergabung. Untuk
 mengaturnya, Anda harus menjadi admin grup terlebih dahulu. Maka kemudian anda
akan menemukan menu ini pada pengaturan grup telegram anda.
4. Cara Membuat Admin Baru Grup Telegram
Jika anda adalah seorang admin grup telegram, maka Anda juga dapat membuat
anggota grup menjadi admin juga. Sehingga, anda bisa dibantu oleh orang lain atau
teman anda untuk mengurus grup telegram tersebut. Caranya, masuk ke pengaturan
grup telegram anda, kemudian tekan menu Admin dan pilih opsi Tambah admin.
Selanjutnya cukup pilih anggota mana yang ingin dijadikan admin grup. Itulah cara
membuat grup telegram dan bagaimana mengelolanya dengan baik dan benar. Anda
juga dapat mengatur batasan untuk anggota grup telegram pada bagian menu izin.
Cara ini dapat anda lakukan untuk semua versi telegram baik itu telegram di aplikasi
hp android, iphone, desktop seperti pc atau laptop, bahkan telegram via web.

BAB XIV
Pemanfaatan Media Komunikasi Melalui Tool Whatsapp
A. Pengantar Whatsapp
Yang pertama, tentang apa sih sebenarnya WhatsApp. WhatsApp adalah aplikasi pesan
instan untuk smartphone, jika dilihat dari fungsinya WhatsApp hampir sama dengan
aplikasi SMS yang biasa Anda pergunakan di ponsel lama. Tetapi WhatsApp tidak
menggunakan pulsa, melainkan data internet. WhatsApp dibuat oleh Brian Acton dan Jan
Koum, yang sebelumnya karyawan di Yahoo!.
Apa fungsi dari WhatsApp?
Dengan WhatsApp, pengguna dapat berkirim pesan teks, foto, audio, video, dokumen,
serta melakukan panggilan audio dan video. Fitur terbaru juga memungkinkan pengguna
melakukan panggilan video dalam grup dengan anggota terbatas.
B. Fitur Whatsapp
Tentunya hampir semua orang sudah memahami jika banyak fitur pada Whatsapp yang
cukup menarik, sebagai salah satu platform untuk perpesanan online. Dimana anda bisa
mengirim dan menerima teks pesan, foto, file, gambar, dan audio pada pengguna lainnya.
Bahkan saat ini Whatsapp juga sudah didukung dengan fitur video call, yang
membolehkan anda untuk menelepon sambil bertatap muka. Jika anda menyukai untuk
berbagi beberapa hal melalui media sosia, saat ini Whatsapp sudah memiliki fitur story.
Fitur ini nantinya akan memperbolehkan anda untuk membagikan apapun melalui media
ini, dengan kurun waktu selama 24 jam. Sedangkan jika anda yang belum menggunakan
whatsapp, anda harus memiliki perangkat yang sudah didukung oleh aplikasi ini sehingga
dapat beroperasi pada perangkat.
C. Membuat Akun Whatsapp
Berikut cara mudah mendaftar akun WhatsApp di ponsel.
 1. Download aplikasi WhatsApp untuk Android dan iOS.
2. Buka aplikasi WhatsApp.
3. Pada halaman selamat datang, klik Setuju dan lanjutkan.
4. Berikutnya masukkan nomor handphone yang digunakan tanpa angka nol.
5. Masukkan kode verifikasi yang dikirim ke nomor terdaftar dan tunggu SMS berisi
kode verifikasi. Jika nomor digunakan pada perangkat untuk mendaftar, maka akan
secara otomatis terverifikasi tanpa memasukkan kode.
6. Setelah verifikasi berhasil, silahkan isi nama kamu dan akun WhatsApp siap
digunakan.
Setelah selesai mendaftar akun WhatsApp, kamu bisa menambahkan foto profil dan
mengubah status. Selain itu, kamu juga bisa mengubah beberapa pengaturan privasi
yang mungkin perlu untuk diubah.
D. Pembuatan Grup di Whatsapp
Anda dapat membuat grup WhatsApp dengan jumlah peserta hingga 256 peserta
1. Membuat Grup
2. Buka WhatsApp > ketuk Opsi lainnya > Grup baru.
3. Alternatif lainnya, ketuk Chat baru > Grup baru.
4. Cari atau pilih kontak yang ingin ditambah ke grup. Kemudian ketuk tanda panah
hijau.
5. Masukkan subjek grup. Ini akan menjadi nama grup yang dilihat oleh semua peserta.
6. Batas jumlah karakter untuk subjek adalah 25 karakter.
7. Anda dapat menambah emoji ke subjek grup dengan mengetuk ikon Emoji.
8. Untuk menambah ikon grup, ketuk ikon Kamera. Anda dapat memilih untuk
menggunakan Kamera, Galeri, atau Cari di Web untuk menambah gambar. Setelah
disetel, ikon tersebut akan tampil di samping nama grup di tab CHAT.
Ketuk tanda centang hijau setelah selesai.
Jika Anda adalah admin grup, Anda dapat mengundang peserta untuk bergabung ke grup
dengan membagikan tautan kepada mereka. Admin dapat menggunakan opsi Setel ulang
tautan kapan saja untuk membatalkan tautan undangan sebelumnya dan membuat tautan
baru.
Buka chat grup WhatsApp, lalu ketuk subjek grup.
• Alternatif lainnya, ketuk dan tahan nama grup di tab CHAT. Lalu ketuk Opsi lainnya >
Info grup.
• Ketuk Undang via tautan.
• Pilih Kirim tautan via WhatsApp, Salin tautan, Bagikan tautan via aplikasi yang lain, atau
kode QR.
• Jika Anda mengirim tautan melalui WhatsApp, cari atau pilih kontak, lalu ketuk Kirim.
• Untuk menyetel ulang tautan, ketuk Setel ulang tautan > SETEL ULANG TAUTAN.
E. Pengaturan Grup di Whatsapp
Cara Mengubah Pengaturan Admin Grup
Secara default, setiap peserta grup dapat mengirim pesan dan mengubah
informasi grup termasuk subjek, ikon, atau deskripsi grup. Namun, admin grup dapat
mengubah pengaturan grup sehingga hanya admin yang dapat mengedit info grup atau
mengirim pesan.
Mengubah Pengaturan Info Grup
• Buka chat grup WhatsApp, lalu ketuk subjek grup.
• Alternatif lainnya, geser grup ke kiri di tab Chat. Lalu ketuk Lainnya > Info Grup.
• Ketuk Pengaturan Grup > Edit Info Grup.
• Pilih untuk mengizinkan Semua Peserta atau Hanya Admin yang dapat mengedit info
grup.
• Mengubah pengaturan pesan grup
• Buka chat grup WhatsApp, lalu ketuk subjek grup.
• Alternatif lainnya, geser grup ke kiri di tab Chat. Lalu ketuk Lainnya > Info Grup.
• Ketuk Pengaturan Grup > Kirim Pesan.
• Pilih untuk mengizinkan Semua peserta atau Hanya admin yang dapat mengirim
pesan.
• Peserta dapat menghubungi admin secara langsung dengan mengetuk admin di grup,
lalu mengetuk nama admin yang ingin mereka kirimi pesan.
Menambahkan Anggota Grup Baru
1. Buka grup di WhatsApp, lalu tap grup info.
2. tap opsi Add participant atau tambah peserta.
3. Cari atau pilih kontak-kontak yang ingin ditambahkan ke grup.
4. Ketuk tanda centang berwarna hijau setelah selesai.
Mengeluarkan Anggota Grup
1. Buka grup di WhatsApp, lalu tap grup info.
2. Di panel participant, tekan salah satu kontak dan tahan sampai muncul menu baru.
3. Selanjutnya tap opsi Remove (nama anggota) atau Hapus (nama peserta).
Menambahkan Admin Grup
Untuk membuat seorang peserta menjadi admin:
1. Buka grup di WhatsApp, lalu ketuk info grup.
2. Tap dan tahan nama salah satu anggota yang Anda inginkan untuk menjadi admin.
3. Ketuk Jadikan admin grup atau Make admin group.
4. Ulangi langkah di atas jika ada orang lain yang juga ingin dijadikan admin.
Menghentikan Seorang Admin
Untuk menghentikan seorang admin :
1. Buka grup di WhatsApp, lalu ketuk info grup.
 2. Tap dan tahan kontak yang menjadi admin kemudian tap Dismiss as admin atau
Berhentikan sebagai admin.
Grup WhatsApp bisa diubah sesuai keperluan, dan siapapun bisa melakukannya jika
sedari awal ditentukan demikian. Tapi, admin juga bisa mengubah pengaturan ini,
misalnya agar info grup hanya bisa diakses oleh admin saja.
1. Buka grup bersangkutan, kemudian tap Pengaturan Group/ Group Settings
2. Kemudian tap Edit group info dan tentukan siapa yang boleh mengubah informasi
grup.
Mengatur Siapa yang Boleh Mengirimkan Pesan ke Grup
1. Fitur ini tergolong baru, karena baru digulirkan minggu lalu. Keguannya adalah untuk
mengatur siapa yang boleh mengirimkan pesan baru ke grup.
2. Buka grup bersangkutan, kemudian tap Pengaturan Group/ Group Settings
3. Kemudian tap opsi Send Message dan pilih siapa yang boleh mengirimkan pesan,
apakah semua anggota atau hanya admin seorang.
Mengatur Notifikasi Grup
Selain notifikasi pesan pribadi, di WhatsApp Anda juga bisa membuat notifikasi berbeda
untuk pesan baru dari grup.
1. Tap info grup, kemudian tap Notifikasi khusus.
2. Beri tanda centang di opsi Gunakan notifikasi khusus, lalu tentukan sendiri nada
notifikasi, nada getar, popup dan juga lampu. Dengan pengaturan ini, Anda dapat
dengan mudah membedakan pesan grup dan pesan pribadi.
Membungkam Grup
Di situasi tertentu, ada kalanya seseorang menginginkan suasan yang lebih tenang dari
gangguan notifikasi grup. Untungnya, WhatsApp menyediakan alat untuk melakukannya.
Tap info grup, kemudian aktifkan opsi Bisukan notifikasi.

BAB XV
Surat Menyurat dan Dokumen Elektronik
A. Pengertian Korespondensi
Pada masalah persuratan, tentunya tidak asing mendengar kata korespondensi.
Korespondensi diambil dari Bahasa Inggris yang correspondence berarti dengan yang lain,
dan respondere berarti menjawab. Kata korespondensi memiliki arti tersendiri menurut
Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) adalah perihal surat menyurat yang memiliki
hubungan. Hubungan atau kesamaan yang ada pada korespondensi ini dalam bentuk
tertulis yang dilakukan oleh suatu perusahaan dengan perusahaan lain dalam bentuk
kerjasama yang dilakukan. Kegiatan yang dilakukan pada pembuatan korespondensi
dapat dilakukan oleh perseorangan atau oleh perusahaan. Korespondensi yang dilakukan
 sering disebut dengan kegiatan surat menyurat. Pihak yang terkait dalam proses surat
menyurat disebut dengan koresponden.
Sama dengan jenis dari persuratan yang ada pada perusahaan, korespondensi memiliki
dua jenis yaitu korespondensi eksternal dan korespondensi internal.
1. Korespondensi eksternal
Korespondensi eksternal adalah hubungan surat menyurat yang berhubungan
dengan pihak luar dari perusahaan.
2. Korespondensi internal
Sedangkan korespondensi internal adalah hubungan surat menyurat yang dilakukan
oleh pegawai-pegawai yang ada di dalam kantor atau ruang lingkup internal dari
perusahaan tersebut.
B. Surat Korespondensi yang Ditujukan untuk Swasta
C. Surat Korespondensi yang Ditujukan untuk Lembaga Pemerintahan
D. Surat Korespondensi yang Ditujukan untuk Organisasi
E. Fungsi Surat Korespondensi
Surat korespondensi memiliki fungsi masing-masing dalam pembuatannya, fungsi
utamanya yaitu memiliki hubungan yang erat dengan pihak internal atau pihak eksternal
dari perusahaan tersebut. Dengan adanya surat tersebut akan menjadikan hubungan
kerjasama antara perusahaan satu dengan yang lainnya menjadi lebih jelas dan terarah.
Hubungan kerjasama tersebut dapat secara resmi dilihat atau dijelaskan pada surat
korespondensi yang ada pada perjanjian kerjasama. Dalam hal ini, perusahaan yang
memiliki hubungan korespondensi disebut dengan koresponden. Tentunya hungan ini
dilakukan dua arah yang melibatkan satu sama lain dan saling berhubungan.
Selain menunjukan suatu hubungan keterkaitan, juga menghubungkan sebuah korelasi
dimana surat yang ada akan menunjukan dimana adanya perbedaan antara surat masuk
dan surat keluar yang ada pada suatu hubungan kerjasama.
Selain sebagai alat komunikasi, surat tentunya memiliki berbagai fungsi dan tujuan dalam
pembuatannya. Termasuk dengan surat korespondensi yang pembuatannya memiliki isi
pesan tertentu yang dapat berisi sebagai penyampaian pesan, penolakan, perintah,
ataupun persetujuan dari pihak perusahaan satu dengan perusahaan lainnya.
F. Unsur-unsur Pembuatan Surat Korespondensi
1. Pengirim Surat : ini menjadi unsur penting karena surat harus mengetahui siapa
pengirimnya untuk memudahkan dalam mengidentifikasi asal surat tersebut.
2. Penerima Surat : unsur kedua ini juga menjadi unsur pokok karena tidak mungkin
surat dibuat tanpa mengetahui untuk siapa surat tersebut dibuat.
3. Isi Pesan : unsur ini juga menjadi unsur pokok karena pesan tidak dapat disampaikan
bila tidak memiliki isi pesan didalamnya. Penerima pesan juga tidak dapat
mengetahui maksud dan tujuan dari pengiriman pesan tersebut.
 4. Saluran : saluran yang dimaksud adalah media penyaluran atau penyampaian yang
dijadikan sebagai proses pendistribusian dari surat tersebut.
G. Dampak Kemajuan Teknologi pada Proses Persuratan
Adanya bentuk kemajuan dewasa ini juga mengubah segala sesuatu yang dilakukan
secara konvensional dan manual yang menggunakan cara sederhana berubah menjadi
cara yang lebih modern dan memanfaatkan teknologi. Salah satu contohnya adalah
mengubah cara pembuatan surat dengan sederhana dengan menggunakan cara modern.
Penggunaan cara tersebut adalah dengan memanfaatkan teknologi, dimana teknologi
tersebut dapat mengubah semua sistem yang lama ke sistem baru dan tentunya dengan
cara lebih singkat. Penggunaan teknologi tersebut adalah pemanfaatan aplikasi atau alat
pembantu surat menyurat dengan tetap memperhatikan dengan fungsi surat dan tujuan
pembuatan surat. Selain menggunakan aplikasi atau alat surat menyurat, pada kemajuan
teknologi saat ini perubahan sistem tersebut dapat berganti menjadi penggunaan alat
seperti telepon, telegram, email atau faksimile. Namun akan lebih mudah dan efisien
apabila proses persuratan yang ada menggunakan kecanggihan teknologi berupa bentuk
surat menyurat.
H. Pemanfaatan Dampak Teknologi
Aplikasi persuratan ini akan membantu mengolah persuratan yang ada dengan tetap
memperhatikan pengertian surat sebagai sebuah alat komunikasi, dan tetap
memperhatikan fungsi, tujuan serta jenis-jenis dari surat itu sendiri. Pada sebuah aplikasi
persuratan juga mampu melakukan sebuah aktivitas korespondensi yang dilakukan
dengan mudah dan baik di dalam sebuah aplikasi tersebut. Oleh sebab itu penerapan
aplikasi persuratan memiliki keunggulan dan kemudahan dalam melakukan aktivitas
persuratan serta membantu pegawai administrasi untuk melakukan pekerjaan mereka.
Oleh karena banyaknya manfaat yang didapat dari penggunaan aplikasi persuratan, maka
perusahaan wajib menggunakan aplikasi surat menyurat yang menjadi solusi dari
permasalahan persuratan yang ada
TUJUAN PEMBUATAN SURAT DINAS
• Sebagai surat pemberian izin juga surat pengambilan keputusan.
• Sebagai arsip penting yang diperlukan suatu instansi tertentu.
• Sebagai bukti terhadap perkembangan suatu instansi.
• Sebagai surat perjanjian.
• Sebagai surat himbauan kepada masyarakat sekitar.
CIRI-CIRI SURAT DINAS
• Tertulis nama instansi atau lembaga pada bagian kop surat.
• Tercantum nomor keluarnya surat.
• Terdapat salam sebagai pembuka ataupun penutup.
• Penggunaan bahasa baku sesuai EYD.
 • Terdapat tanda bukti instansi berupa stempel.
SYARAT-SYARAT SURAT DINAS
• Format surat dinas telah mengandung unsur yang diperlukan.
• Perihal yang ingin disampaikan tertulis secara singkat, jelas, dan padat.
• Penggunaan bahasa dengan bahasa baku atau resmi, tidak terbeli-belit, dan sopan.
UNSUR-UNSUR SURAT DINAS
• Kop atau kepala surat
Kop surat terletak pada bagian awal atau teratas dalam surat dinas. Kop surat
mencantumkan nama instansi, alamat instansi dan logo instansi.
• Tanggal surat
Terletak di sebelah kiri bawah kop surat. Mengandung tanggal pembuatan surat.
• Nomor surat : terletak di sebelah kanan bawah kop surat. Mengandung nomor berisi
kode pembuatan, tanggal dan tahun.
• Lampiran : Lampiran berupa lembar tambahan sebagai penjelasan dari lembar
pertama (surat). Namun, bila tidak ada diberi tanda strip (-).
• Hal atau Perihal : Perihal berisi tentang hal yang ingin disampaikan. Misal pemberian
izin, permohonan peresmian, permohonan kerja sama dsb.
• Alamat yang dituju : Alamat berisi tujuan surat yang akan dikirimkan.
• Salam pembuka :Salam pembuka berisi salam sebagai awal pembukaan surat, misal
"Assalamu'alaikum Wr. Wb.", "Selamat pagi dan salam sejahtera".
• Isi Surat : Isi surat mengandung inti pembahasan penerbitan surat kepada instansi
yang dituju.
• Salam penutup : Salam penutup berisi salam yang menandakan telah selesainya isi
surat. Misalnya "Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan untuk
dilaksanakan."
• Jabatan pengirim surat : Pengirim surat beserta jabatannya ditulis di sebelah kiri
bawah dari salam penutup.
• Tembusan Surat : Pengirim surat mendapat tebusan pengiriman sebagai bukti
kebenaran surat. Misal tembusan dari Kepala sekolah, ketua RT, Lurah, Walikota.
I. Menangani Penerimaan dan Pengiriman Dokumen/Surat
1. Mengidentifikasi Surat/Dokumen yang di Terima
a. Penerimaan Surat yang dilakukan oleh salah satu pegawai yang bertugas untuk
menerima surat masuk
• Surat masuk diterima oleh sub bagian TU dan Santel, kemudian disortir
terlebih dahulu
• Memeriksa kebenaran alamat surat, dan nama pengirimnya apakah dari
instansi atau dari perorangan.
 • Membuka surat dan memeriksa kelengkapan surat tersebut (lampiran
surat bila ada).
• Membubuhkan stempel tanggal dan waktu surat diterima dibelakang
surat, dan juga memberikan kode berdasarkan klasifikasi surat.
b. Penilaian Surat
Menentukan surat penting, surat rahasia, atau surat biasa.
c. Pencatatan Surat
• Setelah surat diberi kode klasifikasi, surat dicatat kedalam Kartu Kendali Surat
Masuk (KKSM). Dalam pencatatan surat kedalam KKSM dibagi pencatatannya
menjadi beberapa bagian.
• Kode surat 000-500 , 501-700 , dan 7001-900an mempunyai KKSM sendiri.hal
ini dikarenakan unuk mempermudah pencarian ketika sewaktu-waktu surat
tersebut dicari, dan juga mempermudah untuk pengklasifikasiannya saat
penyimpanan.
• Mencatat surat penting dalam kartu kendali yang dibuat dalam tiga rangkap
dengan warna yang berbeda, yaitu : putih (I), hijau (II), merah (III).
• Selain mencatat dalam kartu kendali juga dicatat dalam lembar disposisi.
Setelah itu diajukan kepada Atasan untuk diberikan tanggapan. Akan tetapi
jika surat tersebut kepadanya untuk bagian umum sendiri maka surat tersebut
tidak perlu dikirim kepada Atasan cukup kepada Kepala Bagian Umum.
2. Mengidentifikasi Surat/Dokumen yang di Kirim
a. Perintah Pembuatan Surat dari Pimpinan
b. Penyiapan Konsep
• Staf yang ditunjuk oleh pimpinan membuat menyiapkan dan menulis konsep
surat keluar, setelah itu baru kemudian mengetik surat tersebut.
• Setelah diketik surat tersebut kemudian di cek oleh petugas yang bersangkutan.
• Setelah surat tersebut dick, kemudian dimintakan nomor kepada petugas yang
menangani penomoran surat keluar.
• Setelah itu surat tersebut dimintakan tanda tangan dan cap kepada
c. Pencatatan
• Surat keluar juga dicatat dalam Kartu kendali surat keluar, pada dasarnya
model surat kendali untuk surat keluar sama dengan model surat kendali
untuk surat masuk.
• Surat keluar dicatat dalam buku agenda surat keluar, buku agenda surat
keluar pada dasarnya mempunyai kolom-kolom yang sama dengan buku
agenda surat masuk.
Contoh :
 • Penyampaian , Pengiriman atau Pendistribusian Surat
Pengiriman surat keluar dilaksanakan oleh bagian ekspedisi, bagian
pengiriman, atau kurir. Dalam bagian umum ini tidak ada bagian/orang yang
khusus untuk mengirimkan surat. pegawai pria yang bertugas untuk
mengirimkan surat-surat tersebut, surat-surat tersebut diklasifikasikan
terlebih dahulu berdasarkan prioritas pengirimannya.
J. Membuat Surat/dokumen Elektronik (praktik)
Jenis Dokumen Elektronik
1. Buku Elektronik (E-Book)
Seperti namanya, e-book adalah buku yang diterbitkan dalam bentuk elektronik.
Biasanya, isi dari e-book ini mirip dengan buku fisik atau versi cetaknya. Hanya bentuknya
saja yang berbeda. Karena bentuknya yang berbeda, cara penggunaannya pun juga
berbeda. Biasanya, e-book bisa Anda beli secara utuh selayaknya buku biasa dalam format
PDF dan sejenisnya. Selain itu, bisa juga dalam bentuk CD atau media rekam elektronik
lainnya.
2. Jurnal Elektronik (E-Journal)
Sebenarnya, e-jurnal tak jauh berbeda dengan buku elektronik. Isi jurnal
elektronik ini juga sama dengan versi cetak atau versi fisiknya. Namun, e-jurnal ini
biasanya bisa Anda download secara online, baik per judul atau dalam bentuk bundle.
Tergantung website-nya, Anda bisa mendownload secara gratis maupun berbayar.
Format Dokumen Elektronik
Format dokumen ini bisa beberapa macam, yakni:
• Format Teks
Biasanya, format teks ini bisa Anda baca dengan aplikasi pengolah kata, seperti
Microsoft Word, Google Docs, dan sejenisnya. Selain itu, tak hanya membaca, tapi
Anda juga bisa mengeditnya bila format filenya berbentuk DOC dan DOCX.
• Format Gambar
Format gambar di sini adalah PDF (Portable Document Format) dan biasa Anda baca
dengan PDF reader, seperti Adobe Acrobat Reader, Foxit Reader, WPS Office, dan
sebagainya. Berbeda dari format DOC dan DOCX, biasanya Anda tak bisa mengedit
format PDF ini, sehingga hanya bisa dibaca saja.
Contoh Dokumen Elektronik
Berdasarkan jenis-jenis di atas, bisa disimpulkan bahwa contoh dokumen ini bisa berupa:
• Buku elektronik atau e-book, seperti novel, buku pelajaran, komik dan sejenisnya
• E-jurnal seperti jurnal ilmiah versi elektronik yang biasanya tersedia di website seperti
website kampus, scribd, dan sejenisnya
• Kamus elektronik
• Ensiklopedia elektronik
Makalah elektronik
• Skripsi digital
• Laporan penelitian online
• Sertifikat online
Asal, dokumen elektronik tersebut memiliki Tanda Tangan Elektronik (TTE) tersertifikasi
yang sah sesuai PSrE. Sebab, TTE Tersertifikasi mampu memverifikasi isi dan identitas
penandatangan. Dengan begitu, keaslian dokumen dan para pihaknya terjami, sehingga
bisa menjadi alat bukti yang kuat di mata hukum. Namun, menurut UU ITE, tidak semua
dokumen berbentuk elektronik bisa Anda jadikan alat bukti.
Berikut beberapa dokumen yang tidak berlaku sesuai Pasal 5 UU ITE :
• Surat yang menurut Undang-Undang harus dibuat dalam bentuk tertulis
• Surat beserta dokumennya yang menurut Undang-Undang harus dibuat dalam
bentuk akta notariil atau akta yang dibuat oleh pejabat pembuat akta.
MEMPROSES PENCATATAN SURAT/DOKUMEN YANG DITERIMA DAN DIKIRIM
1. Mencatat surat masuk dalam buku agenda surat masuk. Catatan dalam buku
agenda surat masuk minimal memuat informasi :
• Nomor Urut Surat Masuk dan tanggal diterima surat
• Nomor surat masuk dan tanggal surat
• Asal surat
• Hal surat
• Tujuan surat (penerima surat)
2. Membuat/menulis kartu kendali (lembar disposisi) surat masuk di buku besar.
3. Menyampaikan surat yang telah dilengkapi kartu kendali, kepada pimpinan
(melalui sekretaris pimpinan).
Informasi/isi surat di upayakan secepat mungkin untuk dapat diketahui/sampai
kepada pimpinan, sehingga perlu :
• Surat yang diterima sebelum jam 12.00, harus sudah di disposisikan
kepada pimpinan jam 12.00, pada hari itu juga
• Surat yang diterima setelah jam 12.00, jam 15.45 harus sudah di
disposisikan kepada pimpinan.
4. Menerima kembali (dari sekretaris pimpinan), surat yang sudah mendapat
disposisi dari pimpinan.
 5. Menulis isi tujuan disposisi dan tanggal turun disposisi ke dalam buku agenda surat
masuk.
6. Menindaklanjuti (melakukan tindakan) sesuai isi disposisi pimpinan :
• Untuk diproses
• Untuk perhatian
• Bicarakan
• Edarkan/umumkan
• Gandakan/fotokopi
• Direspon/tindaklanjuti
• Teliti/pelajari
• Lapor atasan langsung untuk tindak lanjut
• Buatkan konsep surat balasan
• Selesaikan sesuai pembicaraan
• Agendakan
• Tidak partisipasi
• Surat ucapan selamat
• Mewakili
MENDISTRIBUSIKAN SURAT/DOKUMEN
a. Surat masuk yang telah mendapatkan tanggapan dari atasan dikembalikan ke sub
bagian TU dan Santel.
b. Surat masuk dikembalikan dengan disposisi untuk diteruskan ke pejabat lain,
maka sebelum surat tersebut dikirimkan harus dicatat dulu dalam buku agenda
surat masuk untuk kemudian dikirim kepada pejabat yang bersangkutan. Jika
untuk Bagian Umum maka langsung ditulis dalam kartu kendali yang untuk bagian
umum serta ditulis dalam agenda surat masuk yang untuk bagian umum dan
langsung di lanjutkan kepada Kepala Bagian Umum.

Contoh :
c. Bila surat tersebut diperlukan suatu saat maka pencarian kembali surat yang
beredar bisa dilihat dalam buku agenda surat masuk.
d. Jika surat yang dikembalikan dari atasan tersebut pengolahnya ada lebih dari satu
maka surat tersebut beserta kartu kendali dan lembar disposisi di copy sebanyak
instansi yang menjadi pengolahnya.
 e. Setelah itu surat diantar berdasarkan bagian yang dituju. Untuk surat yang dicatat
dalam buku ekspedisi, dimintakan paraf pada kolom paraf sebagai tanda bukti
bahwa surat sudah diantar. Untuk surat yang dicatat dalam kartu kendali, kartu
kendali warna merah muda ditinggal bersama surat sedangkan kartu kendali
warna kuning diambil kembali serta dimintakan paraf sebagai bukti bahwa surat
sudah diantar dan telah diterima dibagian yang bersangkutan.

Contoh :
f. Penyimpanan Surat (Arsip)
Tahap ini merupakan prosedur atau langkah-langkah pekerjaan yang dilakukan
sehubungan dengan akan disimpannya suatu warkat. Dalam hal ini suatu surat
atau arsip disimpan berdasarkan sistem kearsipan yang telah ditentukan. Dalam
teori tentang kearsipan, cara untuk menyimpan surat (arsip) mempunyai langkah-
langkah tertentu. Akan tetapi di Bagian Umum ini alur yang digunakan tidak
serumit dalam teori. Setelah arsip tersebut sudah 1 bulan lamanya maka akan
disimpan didalam rak. Dan jika sudah satu tahun lamanya usia arsip tersebut maka
akan di simpan didalam kardus yang telah disiapkan.
K. Berkomunikasi dalam Bahasa Inggris
Penggunaan bahasa Inggris masa kini sudah sangat penting dan menjadi kebutuhan dasar
kemampuan seseorang dalam bekerja. Istilah dalam pekerjaan terlebih dalam bahasa
teknologi banyak yang menggunakan bahasa Inggris. Sebagai Sekretaris yang bertugas
berkomunikasi dengan rekan bisnis perusahaan International tentunya membutuhkan
kemampuan Bahasa Inggris yang tepat. Kemampuan Bahasa Inggris ini meliputi berbicara,
membaca dan menulis dalam Bahasa Inggris.
a. Melakukan Komunikasi Lisan dalam Bahasa Inggris
Sekretaris merupakan perantara saluran komunikasi dan pembinaan hubungan
yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan dan Sebagai faktor
penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan pimpinan dan bawahan. Maka
dari itu Apabila sekretaris memiliki kemampuan dalam berbahasa Inggris maka akan
membantu tugas pemimpin dalam bernegosiasi dengan pihak asing secara maksimal dan
optimal sehingga pekerjaannya pun cepat selesai.
Berikut hal-hal yang harus disiapkan dalam berkomunikasi lisan dalam Bahasa Inggris
sebagai Sekretaris.
• Siap dan Percaya Diri
 Sekretaris harus selalu siap dan percaya diri akan mengerjakan tugas termasuk
mendengar dan memberikan jawaban. Saat lawan bicara memberikan penjelasan dalam
Bahasa Inggris maka dengarkan dengan fokus. Jangan malu bertanya jika memang ada
yang kurang jelas. Sebelum menjawab, pastikan Anda sudah paham inti pembicaraan dan
percaya dirilah dalam menjawab. Jika memang kamu kurang paham mengenai jawaban
dalam pembicaraan jawablah dengan baik. Jangan langsung menjawab bahwa Anda tidak
tau jawabannya tapi katakanlah bahwa Anda akan mencari tahu dan akan menginfokan
kabar barunya segera. Begitupun saat diminta untuk mengerjakan sesuatu jika Anda
belum merasa bisa menyelesaikan saat itu, catatlah dan infokan ke lawan bicara bahwa
perintahnya akan segera dilaksanakan.
• Level Bahasa
Biasanya sekretaris akan membahas seputar pelanjut keinginan pimpinan kepada
rekan bisnis atau bawahanan dalam menyampaikan tugas. Dalam level bahasa ini
gunakan kosakata yang sederhana dan menyesuakan dengan belajar mengetahui istilah
dalam dunia pekerjaan atau IT. Bahkan bahasa Inggris yang sederhana lebih bisa dipahami
oleh banyak orang dibandingkan bahasa Inggris yang lebih kompleks dan sulit. Pilih kosa
kata yang spesifik. Dalam Bahasa Inggris di dunia bisnis biasanya memiliki kosa kata yang
spesifik seperti “follow up” “reach out” “margin” “value” “meeting” “hold” yang
diguankan sehari-hari dengan maksud yang pasti.
• Berbicalah dengan Pelan
Banyak yang beranggapan bahwa semakin cepat seseorang berbicara, semakin
baik ia dalam berbahasa. Dampaknya, English learners yang hanya bisa berbicara pelan
menjadi tidak percaya diri dan malu untuk berbicara dalam bahasa Inggris. Padahal, agar
bisa berbicara secepat penutur asli, kita harus berlatih berbicara dengan pelan terlebih
dahulu. Berbicara dengan pelan bisa memberikan kita waktu yang lebih lama untuk
memikirkan kata apa yang selanjutnya akan kita keluarkan. Alhasil, kita akan bisa lebih
tenang dan percaya diri ketika berbicara. Filler words atau filled pause adalah kata-kata
atau suara yang menandakan bahwa pembicara sedang melakukan jeda singkat untuk
memikirkan kata selanjutnya yang akan diucapkan tanpa memberikan sinyal kepada
lawan bicaranya bahwa dia telah selesai berbicara.
Beberapa filler words dalam bahasa Inggris di antaranya adalah “um”, “er”, “ah”, dll.
Kata-kata ini tidak memiliki arti tertentu dan hanya berupa suara saja. Akan tetapi, kata-
kata ini memiliki peran yang cukup besar ketika kita berbicara. Ketika kita bingung apa
kata selanjutnya yang ingin kita ucapkan, alih-alih kita berhenti berbicara atau tidak
berbicara sama sekali, kita bisa menggunakan filler words untuk memberikan kita waktu
untuk memikirkan kata yang akan diucapkan.
 Contoh: “I’m already prepared zoom meeting after lunch um.. but I need to make sure all
the participant ready to join to this meeting today. Eer.. I will get back to you again in
10am”
(Saya sudah memeprsiapkan meeting zoom setelah jam makan siang. Hmm. Tapi saya
perlu memastikan semua peserta siap untuk bergabung dimeeting hari ini. Eem.. saya
akan mengifokan Anda kembali di jam 10 pagi).
• Jangan terlalu memikirkan Grammar
Grammar merupakan salah satu alasan mengapa English learners merasa malu
untuk berbicara dalam bahasa Inggris. Grammar memang penting, namun komunikasi
lebih penting. Selama lawan bicara kita menangkap apa yang ingin kita bicarakan,
kesalahan grammar bukanlah menjadi masalah. Oleh karena itu, kecuali kita sedang
melakukan tes berbicara bahasa Inggris, sebaiknya kita jangan terlalu
memikirkan grammar saat kita berbicara dalam bahasa Inggris. Alasan lainnya yang
membuat English learners merasa malu ketika berbicara bahasa Inggris adalah aksen
mereka. Berbicara dengan aksen penutur asli memang bagus, tetapi berbicara bahasa
Inggris dengan aksen bahasa ibu kita sendiri juga tidak masalah. Ingatlah selalu bahwa
bahasa Inggris adalah bahasa internasional yang dipakai oleh banyak orang dari berbagai
negara. Tidak heran jika bahasa Inggris digunakan dengan berbagai banyak aksen. Itulah
mengapa aksen di zaman sekarang bukanlah dianggap suatu permasalahan dalam bahasa
Inggris. Untuk itu, jangan malu menggunakan aksen kita sendiri ketika berbicara bahasa
Inggris.
b. Membaca dalam Bahasa Inggris
Sekretaris sering kali menjadi bagian dalam menyampaikan pesan dan
membacakan kembali hasil dari rapat yang telah berjalan maka sekretaris harus mampu
membaca dalam bahasa Inggris dengan baik. Berikut hal yang harus perhatikan dalam
membaca dalam Bahasa Inggris :
1. Berbicaralah lantang
Dalam membaca Bahasa Inggris juga perlu kepercayaan diri dan kesiapan.
Berbicara dengan lantang akan melatih mulut kita untuk terbiasa menggunakan bahasa
Inggris. Selain itu, berbicara dengan lantang juga akan melatih telinga kita untuk terbiasa
mendengarkan kata dalam bahasa Inggris. Berlatih dengan lantang ini bisa kita lakukan
sendiri atau dengan orang lain. Jika dilakukan sendiri, cobalah untuk merekam suara
kita.Setelah itu, cobalah dengarkan hasil rekamannya untuk mengetahui hal apa yang
masih perlu kita tingkatkan.
2. Membaca Nyaring
Selain berbicara dengan lantang, membaca nyaring juga salah satu teknik untuk
membangun rasa percaya diri kita. Membaca nyaring memiliki fungsi yang sama dengan
berbicara lantang, yakni membiasakan mulut dan telinga kita dengan bahasa Inggris.
 Selain itu, membaca nyaring juga bisa melatih pronunciation atau pelafalan bahasa
Inggris kita. Semakin kita sering berlatih pronunciation kita, semakin kita pandai
mengucapkan kata-kata dalam bahasa Inggris. Hasilnya, kita akan lebih percaya diri ketika
berbicara bahasa Inggris. Ketika membaca nyaring, kita bisa merekam suara kita yang
hasil rekamannya akan kita dengarkan untuk mencari tahu apa saja yang harus kita
perbaiki. Kita juga bisa langsung mengoreksi diri kita saat itu juga ketika membaca
nyaring.
Berikut adalah beberapa tip lainnya ketika membaca nyaring :
• Pilihlah bahan bacaan dengan topik yang menurut kita menarik agar kegiatan membaca
semakin menyenangkan.
• Sebisa mungkin pilihlah bahan bacaan yang sesuai dengan level kemampuan bahasa
Inggris kita.
• Rekamlah suara kita, dan cari tahu apa saja yang masih perlu ditingkatkan dari hasil
rekamannya
• Mintalah bantuan orang lain jika diperlukan.
• Lakukanlah kegiatan membaca lantang secara rutin. Setidaknya 5 sampai 10 menit setiap
harinya agar kemampuan berbicara kita bisa berkembang dengan pesat.
3. Jangan malu membuat kesalahan
Teruslah membaca dan mencoba mengatakannya jangan takut jika salah. Selama
tenang dan membacanya jelas orang lain akan membantu membetulkan dan kita akan
belajar hal baru.
4. Membaca materi dan hasil pekerjaan secara rutin
Setelah menerima pekerjaan dan berhasil membacanya sebaiknya kita
membacanya ulang secara rutin supaya kita terbiasa. Semakin sering kamu membaca teks
bahasa Inggris, semakin mudah juga kamu dapat mencerna informasi yang ada pada
setiap bacaan.
5. Perhatikan penekanan dan intonasi
Kata-kata dalam Bahasa Inggris juga memiliki penekanan dan intonasi tersendiri.
Misalnya, saat mengucapkan kata present. Kalau kamu memberikan tekanan di awal,
yaitu PREsent, maka artinya bisa berarti “hadiah”, “pada saat ini”, atau “hadir”.
Sedangkan kalau kamu memberi tekanan di akhir, preSENT, artinya jadi berbeda
yaitu “mempersembahkan”
6. Perhatikan posisi lidah
• Biasanya, non-native speakers memiliki kesulitan tersendiri saat mengucapkan “L”, “R”,
dan “TH”.
• Pengucapan L: Lidah harus menyentuh bagian belakang gigi dan langit-langit gusi. Kamu
bisa coba berlatih kata “light”beberapa kali.
 • Pengucapan R: Pengucapannya adalah “ar”, lidah berada di tengah mulut dan nggak
menyentuh bagian atas mulut. Cobalah ucapkan “right” beberapa kali.
• Pengucapan TH: Pastikan lidah keluar sedikit dan terdorong di antara gigi atas dan bawah.
Kamu bisa coba ucapkan “think” beberapa kali untuk berlatih.
• Menulis dalam Bahasa Inggris
Berdasarkan jabatan seorang Sekretaris, maka seorang Sekretaris harus mampu
melaksanakan tugasnya sebagai Sekretaris dan mampu mengembangkan kemampuan
kepribadian diri sebagai seorang Sekretaris, maka seorang sekretaris harus dapat
memenuhi keterampilan dasar seperti Surat-menyurat (korespondensi), mengetik dan
stenografi, pembukuan (accounting), penggunaan peralatan dan pengarsipan (filling).
Maka diperlukan ketelitian yang baik dalam menulis terlebih jika harus dalam Bahasa
Inggris. Berikut hal yang dapat diterapkan :
1. Periksa Ejaan dan Tulisan
Saat menulis dalam Bahasa Inggris ada kalanya kamu akan merasa ragu dengan
tulisan yang kamu buat. Bisa jadi kamu tidak tahu apakah struktur kalimat yang kamu tulis
sudah benar atau kamu bingung untuk mengartikan suatu kata. Untuk mencegah hal ini
terjadi, kamu bisa menyiapkan kamus dan catatan bahasa Inggris yang kamu miliki.
Setelah tulisan selesai, periksa ejaan dalam setiap kalimat yang telah kamu tulis. Jika ada
kesalahan ketika belajar itu hal yang wajar, yang penting kamu mengerti letak kesalahan
tersebut dan siap untuk memperbaikinya. Memeriksa ejaan dalam tulisan bahasa Inggris
juga nantinya akan membantumu untuk mengembangkan kemampuan yang kamu miliki.
2. Menghindari Pengulangan Kata
Kata yang diulang-ulang dalam sebuah tulisan memberikan kesan yang
membosankan. Oleh karena itu, gunakanlah pilihan kata yang variatif dalam menulis.
3. Menulis dengan Terstruktur
Ciri dari tulisan yang berkualitas ialah terstruktur. Artinya, ketika menulis bahasa
Inggris, kamu harus menempatkan kata-kata maupun kalimat dengan susunan yang
tepat. Jika tidak, tulisanmu akan jadi berantakan dan pembaca tidak dapat mengerti apa
yang termaksud.
4. Meminta Koreksi atau Proofread
Untuk memastikan tulisan yang kamu hasilkan sudah baik atau belum, kamu bisa
meminta guru atau temanmu yang lebih mahir dalam bahasa Inggris untuk
mengoreksinya. Melalui cara ini, kamu jadi tahu apa saja yang kurang tepat dan mana
yang harus dibenahi dari tulisanmu.

BAB XVI
Monitoring Pekerjaan dengan Sistem Checklist
A. Pengertian Checklist
 Checklist adalah suatu daftar mengenai hal-hal yang harus dicek atau diperiksa dalam
membantu pekerjaan yang memiliki item yang banyak dan rumit. Checklist akan
membantu suatu pekerjaan agar lebih baik dan terpantau.
Checklist item pekerjaan yang harus dikerjakan. Checklist ini lebih dikenal sebagai WBS
atau Work Breakdown Structure. Checklist ini dapat membantu dalam hal identifikasi
item pekerjaan yang banyak dan kompleks yang ada di suatu perusahaan sehingga
diharapkan semua pekerjaan dapat terlaksana dan tidak tertinggal
Checklist harus difungsikan untuk memetakan kondisi dan masalah yang ada. Fungsi ini
adalah penting mengingat kerumitan bagaimanapun harus dapat dipetakan untuk dapat
diselesaikan masalah-masalah yang terjadi dengan baik.
Sehingga checklist dapat dikembangkan untuk digunakan pada proses pengelolaan
proyek seperti:
• Checklist daftar pekerjaan yang harus dilakukan oleh suatu divisi
• Checklist daftar periksa sebelum pekerjaan dimulai
• Checklist dokumen yang diperlukan.
• Checklist agenda rapat divisi
• Checklist resume permasalahan divisi dan status penyelesaiannya
• Checklist mutu pekerjaan yang tidak sesuai
Pengembangan checklist akan tergantung kebutuhan perusahaan. Tapi pada
prinsipnya, checklist akan sangat membantu dalam mengurai kerumitan yang terjadi.
Checklist yang baik akan berguna untuk mengendalikan kompleksitas perusahaan sebagai
syarat utama dalam mencapai kesuksesan suatu perusahaan.
B. PEMBUATAN FORMAT CHECKLIST
Cara Membuat Format Checklist di Word
1. Silahkan anda membuat sebuah tabel, sebagai praktik silahkan anda isi jumlah tabel
column/kolom dan row/baris sembarang, atau anda isikan nilai 2 saja juga tidak masalah,
karena nantinya jika anda menghendaki lebh bisa di tambah juga
2. Silahkan anda pilih developer pada menu tab kemudian pilih sub menu "control" lalu pilih
"lagacy tool“
3. Pada menu "lagacy forms" silahkan anda pilih "check box form field" jika pada menu tab
tidak ada menu tab "Developer" maka anda bisa menambahkannya menu tersebut jadi
silahkan anda setting terlebih dahulu agar menu "developer" muncul pada tab menu.
1. Dari sini selanjutnya kita akan setting pewarnaa, jika anda ingin menghlangkan sebuah
warna silver yang terdapat pada ceck tersebut maka silahkan anda pilih pada "Form Field
Shading" yang letaknya di sekitar "Check Box Form Field" tadi
2. Sekarang silahkan anda mulai untuk menambahkan sebuah chech box lainnya atau cara
pintasnya anda bisa menggunakan tombol Ctrl + Y pada Keyboard untuk menambahkan
sebuah tabel baris terlebih dahulu.
3. Jika semua ceck box telah anda anggap cukup sekarang silahkan anda isi data yang anda
inginkan tepat di sampingnya ceck box tersebut, misalnya masalah "sudah menikah atau
belum, laki-laki atau perempuan dan lain sebagainya

Pembuatan Format Checklist di Excel

C. MENENTUKAN PRIORITAS CHECKLIST
Banyaknya pekerjaan yang menuntut untuk diselesaikan tepat waktu membuat kamu
perlu lebih cermat dalam membuat skala prioritas. Skala tersebut merupakan urutan
pengerjaan pekerjaan sebelum mencapai deadline. Jika kamu berhasil menentukan
prioritas dengan tepat, semua pekerjaanmu dapat selesai tepat waktu. Sebaliknya, jika
kamu tidak bisa membuat prioritas deadline atau salah menentukan prioritas, pekerjaan
tersebut akan selesai melebihi deadline yang sudah ditentukan.
Kemampuan untuk menentukan prioritas dalam menyelesaikan deadline sangat penting.
Ditambah lagi jika kesibukan yang kamu lakukan tidak hanya bekerja saja, tetapi juga
menyelesaikan studi. Kali ini Mamikos akan memberikan informasi terkait cara
menyelesaikan deadline yang disusun berdasarkan prioritas agar pekerjaanmu selesai
sebelum deadline.
Ada sebuah teknik manajemen yang disebut Eisenhower Decision Matrix, yang diciptakan
oleh Dwight Eisenhower. Inti dari teknik ini adalah bagaimana kita bisa melakukan
manajemen waktu dengan lebih baik, dengan memisahkan hal-hal yang kita lakukan ke
dalam empat buah kategori.
Ada sebuah teknik manajemen yang disebut Eisenhower Decision Matrix, yang diciptakan
oleh Dwight Eisenhower. Inti dari teknik ini adalah bagaimana kita bisa melakukan
manajemen waktu dengan lebih baik, dengan memisahkan hal-hal yang kita lakukan ke
dalam empat buah kategori.

KUADRAN 1 : PENTING DAN MENDESAK

Dalam kuadran ini, kamu hanya boleh memasukkan hal-hal yang sangat penting dan wajib
kamu selesaikan hari itu. Memasukkan terlalu banyak pekerjaan ke dalam Kuadran ini
akan membuat kamu tidak produktif. Mana yang perlu dikerjakan lebih dulu, presentasi
untuk minggu depan atau menyiapkan data riset untuk dua minggu ke depan?
Untuk menentukan skala prioritas, coba belajar untuk fokus pada pekerjaan yang paling
mendesak dan paling penting. Biasakan untuk meninjau kembali list yang sudah kamu
buat dan mempertimbangkan ulang mana saja pekerjaan yang paling mendesak di antara
pekerjaan mendesak lainnya. Dengan menyelesaikan hal yang paling benar-benar harus
diselesaikan terlebih dahulu, pekerjaan mendesak lainnya akan lebih ringan untuk
diselesaikan
KUADRAN 2 : PENTING NAMUN TIDAK MENDESAK
 Masukkan tugas dan pekerjaan yang penting dan dapat kamu cicil secara bertahap di
dalam kuadran ini. Walaupun tidak mendesak, namun kamu tetap harus menentukan
target penyelesaian agar pekerjaan ini bisa berjalan sesuai rencana. Hal yang harus
diwaspadai adalah budaya menunda-nunda waktu. Proses mencicil dalam pekerjaan yang
tidak mendesak sangat penting agar kamu tidak keteteran ketika tenggat waktu sudah
dekat, sehingga menerapkan istilah ‘lebih cepat lebih baik.
KUADRAN 3 : MENDESAK NAMUN TIDAK PENTING
Kuadran ini berisi hal-hal yang tidak penting namun tetap harus dikerjakan. Contohnya
adalah follow up jadwal rapat lewat telepon atau email, kumpul dan diskusi dengan
teman kuliah atau rekan kerja, dll. Tanya juga ke diri kamu, apakah pekerjaan ini bisa
didelegasikan dengan teman atau rekan kerja? Kalau tidak bisa didelegasikan, kamu bisa
melakukan hal-hal yang masuk di kategori pekerjaan Kuadran 3, hanya jika memiliki waktu
luang setelah menyelesaikan pekerjaan yang penting dan utama, serta waktunya
disesuaikan dengan kapasitas waktu kamu.
KUADRAN 4 : TIDAK PENTING DAN TIDAK MENDESAK
Kebanyakan dari kita sering sekali terjebak berlama-lama ada di dalam kegiatan Kuadran
4. Seperti apa sih kegiatannya? Main media sosial di tengah waktu kuliah atau kerja,
kumpul berlama-lama dengan teman hanya untuk bergosip, sibuk
depan smartphone tanpa tujuan yang jelas. Kalau kamu terjebak dalam kegiatan ini,
segera hentikan dan buat skala prioritas kamu.
Menyusun skala prioritas memang tidak semudah kelihatannya dan bagi kamu yang
belum terbiasa pastinya menjadi tantangan sendiri. Apalagi ketika kamu sedang banyak
sekali dihadapkan dengan pekerjaan dan deadline. Coba terapkan teknik manajemen
dengan 4 skala kuadran prioritas di atas untuk bisa mengatur prioritas pekerjaan kamu
dengan lebih baik sehingga kamu lebih produktif. Jangan lupa, menjadi produktif adalah
kunci utama untuk bisa sukses

D. MENINDAKLANJUTI CHECKLIST YANG TERHAMBAT

Setelah membuat checklist dan memprioritaskan mana checklist yang harus segera di
tindak lanjuti, pastinya ada saja pekerjaan yang terhambat secara sengaja atau tidak
sengaja. Apabila ada checklis yang terhambat, sebaiknya segera di hubungi penanggung
jawab dari tugas tersebut dan bisa langsung di koordinasikan sebaiknya bagaimana.
Apabila tugas tersebut memang harus benar-benar di tindak lanjuti, sebaiknya se-segera
mungkin untuk di kerjakan.
E. Laporan Hasil Checklist
Setelah checklist selesai disusun dan ditindaklanjuti, bisa dilaporkan hasilnya setelah
beberapa checklist sudah selesai di kerjakan atau ada yang harus ditunda juga sertakan
kenapa checklist tersebut bisa tertunda.