Proposal Kegiatan Prom Night

SMA Negeri 2 Binjai Tahun 2024

Kelas XII PMS 5

SMA Negeri 2 Binjai

T.A. 2023/2024
Binjai, 15 Oktober 2023
 Yth.
Lampiran : Satu lembar Kepala SMA Negeri 2 Binjai
Hal : Permohonan izin Di tempat

Assalamu’alaikum wr.wb.
Berdasarkan rancangan mengenai perayaan kelulusan siswa/siswi kelas XII SMA Negeri 2
Binjai, maka kami selaku panitia bermaksud menyelenggarakan kegiatan Prom Night Tahun
2024.
Maka bersama dengan ini kami memohon bantuan kepada bapak kepala sekolah agar dapat
memberikan izin. Atas perhatian bapak kami ucapkan terimakasih. Wassalamu’alaikum
wr.wb.

Hormat Kami,

Ketua Panitia Seketaris

Zalfa Dhia Rifa Alya Nayla Sahirah

Menyetujui,
Kepala Sekolah Pembina OSIS
SMA Negeri 2 Binjai SMA Negeri 2 Binjai

M. Yus Efendi, M.Pd Eddy Harianto, S.Pd

NIP. 196405191991011001 NIP.196412031989031005
 I. PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Sekolah adalah lembaga pendidikan yang berfungsi sebagai tempat di mana siswa/siswi belajar
dan mendapatkan pengetahuan, keterampilan, serta nilai-nilai yang diperlukan untuk
memahami dunia dan berkembang sebagai individu yang kompeten. Tujuan utama sekolah
adalah memberikan pendidikan dan membantu siswa/siswi mengembangkan pengetahuan serta
keterampilan yang diperlukan untuk menjadi warga yang berpendidikan, kritis, dan produktif
dalam masyarakat. Selain pendidikan akademik, sekolah juga berperan dalam pengembangan
karakter siswa/siswi dengan mengajarkan nilai-nilai seperti etika, moralitas, tanggung jawab,
dan toleransi.

Sekolah mempersiapkan siswa/siswi untuk masa depan dengan memberikan dasar

pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk menghadapi tantangan di dunia nyata,
baik dalam pekerjaan, universitas, atau kehidupan sehari-hari. Setelah menempuh pendidikan
sekolah menengah atas (SMA) selama 3 tahun, tentu perlu diselenggarakan suatu kegiatan
pelepasan yang akan membantu siswa untuk bersiap-siap menghadapi perubahan dalam tahap
selanjutnya. Untuk itu Prom Night digelar sebagai acara yang dirancang untuk merayakan
prestasi siswa/siswi dan membantu menciptakan kesan dan kenangan berharga.

Prom Night adalah salah satu momen penting dalam kehidupan para pelajar yang menandai
akhir perjalanan sekolah menengah atas (SMA). Acara ini tidak hanya sebagai perayaan akhir
tahun ajaran, tetapi juga merupakan kesempatan bagi para siswa/siswi untuk bersenang-senang,
menciptakan kenangan indah, dan menunjukkan apresiasi terhadap pengalaman pendidikan
yang telah dijalani serta sarana hiburan dan kegembiraan. Prom Night menjadi waktu untuk
merayakan pencapaian akademik dan sosial siswa sebelum melangkah ke jenjang yang lebih
tinggi.

B. Nama Kegiatan dan Tema

Nama kegiatan ini adalah “Prom Night SMA Negeri 2 Binjai Tahun 2024”
Tema yang kami usung adalah “White Ryuuseigun”.

C. Tujuan Kegiatan

Adapun tujuan kegiatan kali ini ialah meliputi:

• Memperingati perjalanan pendidikan siswa/siswi serta mengenang masa-masa indah

dan tantangan yang dialami selama masa sekolah.
• Memberikan kesempatan untuk memupuk persahabatan dan ikatan emosional yang
lebih erat antar siswa/siswi sebelum berpisah dan melanjutkan ke jenjang yang lebih
tinggi.

• Mendorong kreativitas bagi siswa/siswi untuk mengekspresikan diri.

• Meningkatkan interaksi antar siswa/siswi dengan tidak memandang kelas dan

kelompok sosial.

D. Sasaran Kegiatan

Adapun sasaran kegiatan ini adalah seluruh siswa/i SMA Negeri 2 Binjai kelas XII
tahun ajaran 2023/2024.

E. Dresscode

Siswa/siswi akan mengenakan pakaian bernuansa galaxy, yaitu identik dengan

warnawarna seperti ungu, biru, dan hitam.

F. Lokasi
Gedung Tomuria Hall

(Jl. Insinyur H. Juanda, Mencirim, Kec. Binjai Timur, Kota Binjai, Sumatera Utara)
G. Rundown Kegiatan

Kegiatan yang akan dilaksanakan dalam Acara Prom Night SMA Negeri 2 Binjai Tahun
2024 yaitu sebagai berikut:

SUSUNAN ACARA PROM NIGHT TAHUN 2024

NO WAKTU ACARA
1. 19.00 – 19.20 WIB - Registrasi
- Pembagian kupon pengambilan makanan dan minuman
2. 19.20 - 19.40 WIB Jeda sholat isya
3. 19.40 – 20.10 WIB Lanjutan registrasi
4. 20.15 - 20.20 WIB Opening Sound
5.. 20.20 - 20.30 WIB Pembukaan Acara oleh MC
6. 20.30 - 20.40 WIB Kata Sambutan I
7.. 20.40 - 20.50 WIB Kata Sambutan II
8. 20.50 - 20.55 WIB Doa
9.. 20.55 - 21.00 WIB Live Music
10. 21.00 - 21.10 WIB Penampilan Dance
11.. 21.10 - 21.15 WIB Live Music
12. 21.15 - 22.00 WIB Fashion Show
13. 22.00 – 22.45 WIB Penampilan Band dan Acara Photobooth
14. 22.45 - 23.10 WIB Pengumuman Nominasi Queen and King
15. 23.10 – 23.25 WIB Briefing Pelepasan Lampion
16. 23.25 - 23.55 WIB Penerbangan Lampion dan Pertunjukkan Kembang Api
17. 23.55 – 00.00 WIB Closing
H. Anggaran Keuangan

REKAPITULASI TOTAL PENGELUARAN SETIAP SEKSI

No. Jenis/Uraian Jumlah Total (Rp)

1. Total Anggaran Seksi Acara Rp. 16.262.000,-

2. Total Anggaran Seksi Konsumsi Rp. 17.750.000,-

3. Total Anggaran Seksi Keamanan Rp. 3.990.000,-

4. Total Anggaran Seksi Peralatan dan Dekorasi Rp. 57.150.000,-

5. Total Anggaran Seksi Humas Rp 875.000,-

Total Rencana Pengeluaran Rp 96.027.000,-

Terbilang, sembilan puluh enam juta dua puluh tujuh ribu rupiah
 II. RINCIAN DANA (JUKNIS)

Rencana Pengeluaran
JENIS/URAIAN BANYAKNYA @SATUAN JUMLAH ( Rp )

SEKSI ACARA

1. Jasa EO + MC 1 tim Rp. 5.000.000,- Rp. 5.000.000,-

2. Photographer 1 tim Rp. 5.000.000,- Rp. 5.000.000,-

3. Juri 2 orang Rp. 150.000,- Rp. 300.000,-

4. Band 1 tim Rp. 5.000.000,- Rp. 5.000.000,-

5. Proyektor 1 paket Rp. 400.000,- Rp. 400.000,-

6. Selempang 2 buah Rp. 25.000,- Rp. 50.000,-

7. Mahkota 2 buah Rp. 50.000,- Rp. 100.000,-

8. Surat Izin Kepolisian - Rp. 100.000,- Rp. 100.000,-

9. Surat Izin Orangtua 12 lembar Rp. 1.000,- Rp. 12.000,-

10. Karcis Masuk 450 pcs - Rp. 300.000,-

Jumlah Seluruhnya Rp. 16.262.000,-

JENIS/URAIAN BANYAKNYA @SATUAN JUMLAH ( Rp )

SEKSI HUMAS

1. Spanduk Photobooth 1 lembar Rp. 600.000,- Rp. 600.000,-

(6×4 meter)

2. Spanduk Gapura 1 lembar Rp. 125.000,- Rp. 125.000,-

(5×1 meter)

3. Upah Humas - Rp. 150.000,- Rp. 150.000,-

Jumlah Seluruhnya Rp. 875.000,-

 JENIS/URAIAN BANYAKNYA @SATUAN JUMLAH ( Rp )

SEKSI PERALATAN DAN DEKORASI

1. Jasa Dekorasi 1 tim Rp. 40.000.000,- Rp. 40.000.000,-

2. Sewa Gedung 1 gedung Rp. 7.000.000,- Rp. 10.000.000,-

+ Rp 3.000.000,-
(Tambahan biaya
perpanjangan sewa selama
6 jam)

3. Sewa Drone 1 buah Rp. 1.000.000,- Rp. 1.000.000,-

4. Lighting 1 paket Rp. 3.500.000,- Rp. 3.500.000,-

(16 Par LED+4 moving

Light Beam + 1 Strobo + 4
Fresnel 2KW + 1 Smoke
Gun + 1 Set Mixer)

5. Kembang Api 10 pack Rp. 20.000,- Rp. 200.000,-

6. Lampion 90 buah Rp. 4.000,- Rp. 360.000,-

7. Meja dan Kursi 500 kursi + - Rp. 2.000.000,-

5 meja

8. Lilin 15 pack Rp. 6.000,- Rp. 90.000,-

Jumlah Seluruhnya Rp. 57.150.000,-

JENIS/URAIAN BANYAKNYA @SATUAN JUMLAH ( Rp )

SEKSI KEAMANAN

1. Sewa Angkot 7 buah Rp. 350.000,- Rp. 2.450.000,-

2. Karcis Parkir 1 pack Rp. 40.000,- Rp. 40.000,-

(400 lembar)

3. Sewa Lahan Parkir - Rp. 1.500.000,- Rp. 1.500.000,-

Jumlah Seluruhnya Rp. 3.990.000,-

 JENIS/URAIAN BANYAKNYA @SATUAN JUMLAH ( Rp )

SEKSI KONSUMSI

1. Snack Box 500 kotak Rp. 15.000,- Rp. 7.500.000,-

- Pie buah

- Risol ayam

- Coffee bun

- Brownies

2. Mie Gacoan 500 pack Rp. 12.000,- Rp. 6.000.000,-

3. Lemon Tea 500 cup Rp. 6.000,- Rp. 3.000.000,-

4. Air Mineral 600 ml 21 dus Rp. 50.000,- Rp. 1.050.000,-

5. Kupon/Voucher 1000 pcs Rp. 200,- Rp. 200.000,-

Jumlah Seluruhnya Rp. 17.750.000,-

 III. TEKNIS KEGIATAN

A. Seksi Konsumsi

1. Setiap peserta yang datang akan diberikan 1 botol air mineral, 1 snack dan 2 voucher
untuk mengambil makanan berat dan minuman dingin yang tersedia.

2. Makanan berat dan minuman dingin sudah di sediakan di meja konsumsi, dan para tamu
dapat mengambil makanan dengan menukarkan voucher yang sudah diberikan.

3. Pengambilan makanan dan minuman dapat dilakukan mulai dari jam 19.00 - 21.00
WIB.

4. Peserta yang sudah menukarkan voucher tidak dapat mengambil berkali-kali.

5. Apabila terjadi kehilangan voucher, para tamu dapat mendatangi meja konsumsi untuk
mendapatkan voucher yang baru dengan menyebutkan nama dan kelas.

B. Seksi Keamanan

1. Semua tamu yang membawa kendaraan pribadi akan menerima karcis parkir yang
bertuliskan nomor plat/BK kendaraan tersebut.

2. Saat keluar dari area (pulang), karcis dikembalikan kepada penjaga parkir.

3. Tamu tidak perlu membayar uang parkir.

4. Apabila terdapat siswa/siswi yang hendak diantar pulang, dapat menaiki angkot yang
sudah tersedia dengan maksimal jarak tempuh sejauh 10 km.

5. Setiap angkot diisi oleh maksimal 10 orang, dan penumpang tidak perlu membayar
ongkos transportasi.

C. Seksi Acara

- Registrasi

1. Sebelum siswa/siswi memasuki pintu gedung, akan dilakukan pendataan dan

pencocokan data sesuai absen dari kelas masing masing dengan bantuan dari
penanggungjawab.

2. Setiap tamu akan diberikan kupon makanan dan minuman serta gelang tanda peserta.

3. Peserta dipersilahkan masuk.

- Fashion Show

1. Masing-masing kelas memilih 2 orang perwakilan (laki-laki dan perempuan) untuk

mengikuti fashion show.

2. Peserta akan tampil sesuai dengan NPP yang telah ditentukan sebelumnya.

3. Peserta laki-laki datang dari luar kanan gedung dan peserta perempuan datang dari luar
kiri gedung.

4. Kedua peserta bertemu ditengah panggung dan memberikan pose terbaiknya.

5. Peserta berjalan sesuai dengan rute yang telah ditentukan.

6. Peserta laki laki keluar melalui pintu kiri dan peserta perempuan keluar melalui pintu
kanan.

- Pelepasan Lampion dan Pertunjukan Kembang Api

1. Seluruh tamu akan diarahkan menuju ke luar dengan bantuan penanggungjawab.

2. Setiap 1 buah lampion akan dipegang oleh 5 orang siswa/siswi.

3. Panitia akan memberikan 1 buah lilin yang sudah dihidupkan kepada masing-masing
grup untuk menghidupkan lampionnya.

4. Setelah selesai membakar sumbu lampion, peserta diharapkan memadamkan lilinnya.

5. Lampion akan dilepaskan sesuai dengan aba-aba dan arahan yang akan disampaikan
oleh panitia.

6. Siswa/siswi diharapkan tetap berada di tempat saat proses persiapan pertunjukan

kembang api.

7. Seluruhnya menyaksikan pertunjukan lalu mengikuti kegiatan arahan sebelum closing

dan kembali ke rumah masing-masing.

D. Seksi Humas

1. Akan dibuka akun media sosial yaitu instagram sebagai sumber informasi mengenai
acara yang akan diadakan, meliputi jadwal kegiatan, hal-hal yang perlu dipersiapkan,
dresscode, dsb. Akun Instagram ini juga akan mengunggah hasil dokumentasi selama
acara berlangsung.

2. Pada saat acara dimulai, hadirin diharapkan untuk memfoto atau merekam segala
momen menarik yang terjadi. Kemudian, apabila ingin mengunggahnya, dapat mentag
 akun Instagram event ini. Panitia pengelola akun akan melakukan re-post untuk
memeriahkan kegiatan.

3. Setelah kegiatan selesai dilaksanakan, maka hasil dokumentasi dapat diakses melalui
tautan Google Drive yang akan disebarkan melalui postingan Instagram event.

IV. SUSUNAN KEPANITIAAN

A. Panitia Inti

Pembina : Deby Irmadani, M.Sn. Ketua Panitia : Zalfa Dhia Rifa

Wakil Ketua : Farhan Maulana Wijaya Sekretaris I : Alya Nayla
Sahirah S.
Sekretaris II : Neysa Rahmadina
Bendahara I : Suciani
Bendahara II : Putri Adinda Nazwa

B. Panitia Divisi
Berikut merupakan panitia tiap divisi kegiatan:

SEKSI KEGIATAN PANITIA

1. Irmaya Sari
2. Janera Maharani
3. Andini
Divisi Acara 4. Rayka Kayla
5. Firda Siti Maharani
6. Nabila Aulia Putri
1. M. Syafiq Al Ghifari
2. Mutia Rizky Khairunnisa
3. Gadiza Zayani
Divisi Konsumsi 4. M. Haikal Catur Setya
5. Ainggy Aulia
6. Siti Arfah Br. Sembiring
1. Habib Rifli Sinaga
2. Erinda Nabayka Br. Gurusinga
3. M. Alfi Syahri
Divisi Peralatan dan Dekorasi 4. Deva Vifaldo
5. Dimas Akbar Muzakki
6. Hendra Azhar Sembiring
1. Royhandra Rizky
2. Dimas Aditya
3. Wildan Al Husein
Divisi Keamanan
4. Rafi’ul Amir
5. Alam Perkasa
6. Fadli Wira Darma
1. Anzila Amanda Putri
2. Rima Artanti
3. Saskya Anaya Putri
Divisi Humas
4. Azzam Shamil Basayef
5. Veby Novalisa
6. Arya Ardiansyah
 V. PENUTUP

Demikian proposal ini kami buat. Besar harapan kami agar Bapak memberi izin agar
setiap kegiatan bisa berjalan dengan lancar. Kami juga memohon maaf apabila terjadi
kesalahan dalam pembuatan proposal ini. Atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima
kasih.

Binjai, 15 Oktober 2023

Hormat Kami,

Ketua Panitia Seketaris

Zalfa Dhia Rifa Alya Nayla Sahirah

Menyetujui,
Kepala Sekolah Pembina OSIS
SMA Negeri 2 Binjai SMA Negeri 2 Binjai

M. Yus Efendi, M.Pd Eddy Harianto, S.Pd

NIP. 196405191991011001 NIP.196412031989031005