Proposal Kegiatan Prom Night

SMA Negeri 2 Binjai Tahun 2024

Kelas XII PMS 5

SMA Negeri 2 Binjai

T.A. 2023/2024
 Binjai, 15 Oktober 2023

Yth.
Lampiran : Satu lembar Kepala SMA Negeri 2 Binjai
Hal : Permohonan izin Di tempat

Assalamu’alaikum wr.wb.
Berdasarkan rancangan mengenai perayaan kelulusan siswa/siswi kelas XII SMA Negeri
2 Binjai, maka kami selaku panitia bermaksud menyelenggarakan kegiatan Prom Night
Tahun 2024.
Maka bersama dengan ini kami memohon bantuan kepada bapak kepala sekolah agar
dapat memberikan izin. Atas perhatian bapak kami ucapkan terimakasih.
Wassalamu’alaikum wr.wb.

Hormat Kami,

Ketua Panitia Seketaris

Zalfa Dhia Rifa Alya Nayla Sahirah

Menyetujui,
Kepala Sekolah Pembina OSIS

SMA Negeri 2 Binjai SMA Negeri 2 Binjai

M. Yus Efendi, M.Pd Eddy Harianto, S.Pd

NIP. 196405191991011001 NIP.196412031989031005
 I. PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Sekolah adalah lembaga pendidikan yang berfungsi sebagai tempat di mana siswa/siswi
belajar dan mendapatkan pengetahuan, keterampilan, serta nilai-nilai yang diperlukan
untuk memahami dunia dan berkembang sebagai individu yang kompeten. Tujuan utama
sekolah adalah memberikan pendidikan dan membantu siswa/siswi mengembangkan
pengetahuan serta keterampilan yang diperlukan untuk menjadi warga yang
berpendidikan, kritis, dan produktif dalam masyarakat. Selain pendidikan akademik,
sekolah juga berperan dalam pengembangan karakter siswa/siswi dengan mengajarkan
nilai-nilai seperti etika, moralitas, tanggung jawab, dan toleransi.

Sekolah mempersiapkan siswa/siswi untuk masa depan dengan memberikan dasar

pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk menghadapi tantangan di dunia
nyata, baik dalam pekerjaan, universitas, atau kehidupan sehari-hari. Setelah menempuh
pendidikan sekolah menengah atas (SMA) selama 3 tahun, tentu perlu diselenggarakan
suatu kegiatan pelepasan yang akan membantu siswa untuk bersiap-siap menghadapi
perubahan dalam tahap selanjutnya. Untuk itu Prom Night digelar sebagai acara yang
dirancang untuk merayakan prestasi siswa/siswi dan membantu menciptakan kesan dan
kenangan berharga.

Prom Night adalah salah satu momen penting dalam kehidupan para pelajar yang
menandai akhir perjalanan sekolah menengah atas (SMA). Acara ini tidak hanya sebagai
perayaan akhir tahun ajaran, tetapi juga merupakan kesempatan bagi para siswa/siswi
untuk bersenang-senang, menciptakan kenangan indah, dan menunjukkan apresiasi
terhadap pengalaman pendidikan yang telah dijalani serta sarana hiburan dan
kegembiraan. Prom Night menjadi waktu untuk merayakan pencapaian akademik dan
sosial siswa sebelum melangkah ke jenjang yang lebih tinggi.

B. Nama Kegiatan dan Tema

Nama kegiatan ini “Prom Night SMA Negeri 2 Binjai Tahun2024”

Tema yang kami usung adalah “White Ryuuseigun”.
C. Tujuan Kegiatan

Adapun tujuan kegiatan kali ini ialah meliputi:

• Memperingati perjalanan pendidikan siswa/siswi serta mengenang masa-masa

indah dan tantangan yang dialami selama masa sekolah.
• Memberikan kesempatan untuk memupuk persahabatan dan ikatan emosional
yang lebih erat antar siswa/siswi sebelum berpisah dan melanjutkan ke jenjang
yang lebih tinggi.

• Mendorong kreativitas bagi siswa/siswi untuk mengekspresikan diri.

• Meningkatkan interaksi antar siswa/siswi dengan tidak memandang kelas dan

kelompok sosial.

D. Sasaran Kegiatan

Adapun sasaran kegiatan ini adalah seluruh siswa/i SMA Negeri 2 Binjai kelas
XII tahun ajaran 2023/2024.

E. Dresscode

Siswa/siswi akan mengenakan pakaian bernuansa galaxy, yaitu identik dengan

warnawarna seperti ungu, biru, dan hitam.

F. Lokasi

Gedung Tomuria Hall

(Jl. Insinyur H. Juanda, Mencirim, Kec. Binjai Timur, Kota Binjai, Sumatera
Utara)
G. Rundown Kegiatan

Kegiatan yang akan dilaksanakan dalam Acara Prom Night SMA Negeri 2 Binjai
Tahun 2024 yaitu sebagai berikut:

SUSUNAN ACARA PROM NIGHT TAHUN 2024

NO WAKTU ACARA

1. 19.00 – 19.20 WIB - Registrasi

- Pembagian kupon pengambilan makanan dan minuman
2. 19.20 - 19.40 WIB Jeda sholat isya

3. 19.40 – 20.10 WIB Lanjutan registrasi

4. 20.15 - 20.20 WIB Opening Sound

5.. 20.20 - 20.30 WIB Pembukaan Acara oleh MC

6. 20.30 - 20.40 WIB Kata Sambutan I

7.. 20.40 - 20.50 WIB Kata Sambutan II

8. 20.50 - 20.55 WIB Doa

9.. 20.55 - 21.00 WIB Live Music

10. 21.00 - 21.10 WIB Penampilan Dance

11.. 21.10 - 21.15 WIB Live Music

12. 21.15 - 22.00 WIB Fashion Show

13. 22.00 – 22.45 WIB Penampilan Band dan Acara Photobooth

14. 22.45 - 23.10 WIB Pengumuman Nominasi Queen and King

15. 23.10 – 23.25 WIB Briefing Pelepasan Lampion

16. 23.25 - 23.55 WIB Penerbangan Lampion dan Pertunjukkan Kembang Api

17. 23.55 – 00.00 WIB Closing

H. Anggaran Keuangan

REKAPITULASI TOTAL PENGELUARAN SETIAP SEKSI

No. Jenis/Uraian Jumlah Total (Rp)

1. Total Anggaran Seksi Acara Rp. 16.262.000,-

2. Total Anggaran Seksi Konsumsi Rp. 19.700.000,-

3. Total Anggaran Seksi Keamanan Rp. 3.990.000,-

4. Total Anggaran Seksi Peralatan dan Dekorasi Rp. 57.150.000,-

5. Total Anggaran Seksi Humas Rp 725.000,-

Total Rencana Pengeluaran Rp 97.827.000,-

Terbilang, sembilan puluh tujuh juta delapan ratus dua puluh tujuh ribu
rupiah
 II. RINCIAN DANA (JUKNIS)

Rencana Pengeluaran
JENIS/URAIAN BANYAKNYA @SATUAN JUMLAH ( Rp )

SEKSI ACARA

1. Jasa EO + MC 1 tim Rp. 5.000.000,- Rp. 5.000.000,-

2. Photographer 1 tim Rp. 5.000.000,- Rp. 5.000.000,-

3. Juri 2 orang Rp. 150.000,- Rp. 300.000,-

4. Band 1 tim Rp. 5.000.000,- Rp. 5.000.000,-

5. Proyektor 1 paket Rp. 400.000,- Rp. 400.000,-

6. Selempang 2 buah Rp. 25.000,- Rp. 50.000,-

7. Mahkota 2 buah Rp. 50.000,- Rp. 100.000,-

8. Surat Izin Kepolisian - Rp. 100.000,- Rp. 100.000,-

9. Surat Izin Orangtua 12 lembar Rp. 1.000,- Rp. 12.000,-

10. Karcis Masuk 450 pcs - Rp. 300.000,-

Jumlah Seluruhnya Rp. 16.262.000,-

JENIS/URAIAN BANYAKNYA @SATUAN JUMLAH ( Rp )

SEKSI HUMAS

1. Spanduk Photobooth 1 lembar Rp. 600.000,- Rp. 600.000,-

(6×4 meter)

2. Spanduk Gapura 1 lembar Rp. 125.000,- Rp. 125.000,-

(5×1 meter)
 Jumlah Seluruhnya Rp. 725.000,-

JENIS/URAIAN BANYAKNYA @SATUAN JUMLAH ( Rp )

SEKSI PERALATAN DAN DEKORASI

1. Jasa Dekorasi 1 tim Rp. 40.000.000,- Rp. 40.000.000,-

2. Sewa Gedung 1 gedung Rp. 7.000.000,- Rp. 10.000.000,-

+ Rp 3.000.000,-
(Tambahan biaya
perpanjangan sewa selama
6 jam)

3. Sewa Drone 1 buah Rp. 1.000.000,- Rp. 1.000.000,-

4. Lighting 1 paket Rp. 3.500.000,- Rp. 3.500.000,-

(16 Par LED+4 moving

Light Beam + 1 Strobo + 4
Fresnel 2KW + 1 Smoke
Gun + 1 Set Mixer)

5. Kembang Api 10 pack Rp. 20.000,- Rp. 200.000,-

6. Lampion 90 buah Rp. 4.000,- Rp. 360.000,-

7. Meja dan Kursi 500 kursi + - Rp. 2.000.000,-

5 meja

8. Lilin 15 pack Rp. 6.000,- Rp. 90.000,-

Jumlah Seluruhnya Rp. 57.150.000,-

JENIS/URAIAN BANYAKNYA @SATUAN JUMLAH ( Rp )

SEKSI KEAMANAN

1. Sewa Angkot 7 unit Rp. 350.000,- Rp. 2.450.000,-

2. Karcis Parkir 1 pack Rp. 40.000,- Rp. 40.000,-

(400 lembar)

3. Sewa Lahan Parkir - Rp. 1.500.000,- Rp. 1.500.000,-

Jumlah Seluruhnya Rp. 3.990.000,-

JENIS/URAIAN BANYAKNYA @SATUAN JUMLAH ( Rp )

SEKSI KONSUMSI

1. Snack Box 550 kotak Rp. 15.000,- Rp. 8.250.000,-

- Pie buah

- Risol ayam

- Coffee bun

- Brownies
2. Mie Gacoan 550 pack Rp. 12.000,- Rp. 6.600.000,-

3. Lemon Tea 550 cup Rp. 6.000,- Rp. 3.300.000,-

4. Air Mineral 600 ml 25 dus Rp. 50.000,- Rp. 1.250.000,-

5. Kupon/Voucher 1500 pcs Rp. 200,- Rp. 300.000,-

Jumlah Seluruhnya Rp. 19.700.000,-

 III. TEKNIS KEGIATAN

A. Seksi Konsumsi

1. Setiap peserta yang datang akan diberikan 1 botol air mineral, 1 snack dan 2
voucher untuk mengambil makanan berat dan minuman dingin yang tersedia.

2. Makanan berat dan minuman dingin sudah di sediakan di meja konsumsi, dan
para tamu dapat mengambil makanan dengan menukarkan voucher yang sudah
diberikan.

3. Pengambilan makanan dan minuman dapat dilakukan mulai dari jam 19.00 -
21.00 WIB.

4. Peserta yang sudah menukarkan voucher tidak dapat mengambil berkali-kali.

5. Apabila terjadi kehilangan voucher, para tamu dapat mendatangi meja konsumsi
untuk mendapatkan voucher yang baru dengan menyebutkan nama dan kelas.

B. Seksi Keamanan

1. Semua tamu yang membawa kendaraan pribadi akan menerima karcis parkir
yang bertuliskan nomor plat/BK kendaraan tersebut.

2. Saat keluar dari area (pulang), karcis dikembalikan kepada penjaga parkir.

3. Tamu tidak perlu membayar uang parkir.

4. Apabila terdapat siswa/siswi yang hendak diantar pulang, dapat menaiki angkot
yang sudah tersedia dan tidak ada jarak tempuh maksimal

5. Setiap angkot diisi oleh maksimal 10 orang, dan penumpang tidak perlu
membayar ongkos transportasi.

C. Seksi Acara

- Registrasi

1. Sebelum siswa/siswi memasuki pintu gedung, akan dilakukan pendataan dan

pencocokan data sesuai absen dari kelas masing masing dengan bantuan dari
penanggungjawab.
 2. Setiap tamu akan diberikan kupon makanan dan minuman serta gelang tanda
peserta.

3. Peserta dipersilahkan masuk.

- Fashion Show

1. Masing-masing kelas memilih 2 orang perwakilan (laki-laki dan perempuan)

untuk mengikuti fashion show.

2. Peserta akan tampil sesuai dengan NPP yang telah ditentukan sebelumnya.

3. Peserta laki-laki datang dari luar kanan gedung dan peserta perempuan datang
dari luar kiri gedung.

4. Kedua peserta bertemu ditengah panggung dan memberikan pose terbaiknya.

5. Peserta berjalan sesuai dengan rute yang telah ditentukan.

6. Peserta laki laki keluar melalui pintu kiri dan peserta perempuan keluar melalui
pintu kanan.

- Pelepasan Lampion dan Pertunjukan Kembang Api

1. Seluruh tamu akan diarahkan menuju ke luar dengan bantuan penanggungjawab.

2. Setiap 1 buah lampion akan dipegang oleh 5 orang siswa/siswi.

3. Panitia akan memberikan 1 buah lilin yang sudah dihidupkan kepada masing-
masing grup untuk menghidupkan lampionnya.

4. Setelah selesai membakar sumbu lampion, peserta diharapkan memadamkan

lilinnya.

5. Lampion akan dilepaskan sesuai dengan aba-aba dan arahan yang akan
disampaikan oleh panitia.

6. Siswa/siswi diharapkan tetap berada di tempat saat proses persiapan pertunjukan

kembang api.

7. Seluruhnya menyaksikan pertunjukan lalu mengikuti kegiatan arahan sebelum

closing dan kembali ke rumah masing-masing.
D. Seksi Humas

1. Akan dibuka akun media sosial yaitu instagram sebagai sumber informasi
mengenai acara yang akan diadakan, meliputi jadwal kegiatan, hal-hal yang perlu
dipersiapkan, dresscode, dsb. Akun Instagram ini juga akan mengunggah hasil
dokumentasi selama acara berlangsung.

2. Pada saat acara dimulai, hadirin diharapkan untuk memfoto atau merekam segala
momen menarik yang terjadi. Kemudian, apabila ingin mengunggahnya, dapat
mentag akun Instagram event ini. Panitia pengelola akun akan melakukan re-post
untuk memeriahkan kegiatan.

3. Setelah kegiatan selesai dilaksanakan, maka hasil dokumentasi dapat diakses

melalui tautan Google Drive yang akan disebarkan melalui postingan Instagram
event.
 IV. SUSUNAN KEPANITIAAN

A. Panitia Inti

Pembina : Deby Irmadani, M.Sn. Ketua Panitia : Zalfa Dhia Rifa

Wakil Ketua : Farhan Maulana Wijaya Sekretaris I : Alya Nayla
Sahirah S.
Sekretaris II : Neysa Rahmadina
Bendahara I : Suciani
Bendahara II : Putri Adinda Nazwa

B. Panitia Divisi
Berikut merupakan panitia tiap divisi kegiatan:

SEKSI KEGIATAN PANITIA

1. Irmaya Sari
2. Janera Maharani
3. Andini
Divisi Acara 4. Rayka Kayla
5. Firda Siti Maharani
6. Nabila Aulia Putri
1. M. Syafiq Al Ghifari
2. Mutia Rizky Khairunnisa
3. Gadiza Zayani
Divisi Konsumsi 4. M. Haikal Catur Setya
5. Ainggy Aulia
6. Siti Arfah Br. Sembiring
1. Habib Rifli Sinaga
2. Erinda Nabayka Br. Gurusinga
3. M. Alfi Syahri
Divisi Peralatan dan Dekorasi 4. Deva Vifaldo
5. Dimas Akbar Muzakki
6. Hendra Azhar Sembiring
1. Royhandra Rizky
2. Dimas Aditya
Divisi Keamanan 3. Wildan Al Husein
4. Rafi’ul Amir
5. Alam Perkasa
 6. Fadli Wira Darma

1. Anzila Amanda Putri

2. Rima Artanti
3. Saskya Anaya Putri
Divisi Humas
4. Azzam Shamil Basayef
5. Veby Novalisa
6. Arya Ardiansyah
 V. PENUTUP

Demikian proposal ini kami buat. Besar harapan kami agar Bapak memberi
izin agar setiap kegiatan bisa berjalan dengan lancar. Kami juga memohon maaf
apabila terjadi kesalahan dalam pembuatan proposal ini. Atas perhatian Bapak,
kami ucapkan terima kasih.

Binjai, 15 Oktober 2023

Hormat Kami,

Ketua Panitia Seketaris

Zalfa Dhia Rifa Alya Nayla Sahirah

Menyetujui,
Kepala Sekolah Pembina OSIS
SMA Negeri 2 Binjai SMA Negeri 2 Binjai

M. Yus Efendi, M.Pd Eddy Harianto, S.Pd

NIP. 196405191991011001 NIP.196412031989031005