Manajemen Usaha Kecil

MANAJEMEN PRAKTIS USAHA KECIL

Manajemen adalah sebuah Kunci

Manajemen adalah upaya untuk merencanakan, merancang,

mengorganisasikan, mengelola, mengatur, mengarahkan dan mengendalikan
berbagai bentuk kegiatan agar mencapai tujuan dan sasaran. Seseorang yang
mampu melaksana upaya-upaya tersebut berarti menjadi seorang manajer
yang handal dan tangguh. Kemampuan dan kapasitas dalam melakukan fungsi-
fungsi manejemen sangat menentukan tingkat pencapaian tujuan, sasaran dan
efisiensi kegiatan. Dalam kegiatan bisnis UKM, hal berarti bahwa seorang
pengusaha UKM yang handal dan tangguh adalah pengusaha yang sanggup
dan mampu, merencanakan, merancang, mengelola, mengatur, mengarahkan
dan mengendalikan berbagai bentuk kegiatan bisnisnya agar mencapai tujuan
dan sasaran yang diingin secara efektif dan efisien.
Pengusaha UKM yang handal dan tangguh pasti memiliki kemampuan
dan kapasitas dalam menjalankan proses-proses perencanaan,
pengorganisasian, pengelolaan, pengaturan, pengarahan, pengawasan,
penertiban, pemantauan, penilaian dan pengendalian berbagai kegiatan
bisnisnya yang seringkali disebut sebagai fungsi-fungsi manajemen bisnis.
Kegiatan bisnis harus direncanakan agar dapat diketahui arah dan besar yang
akan dicapai baik secara kuantitas, kualitas, maupun proses perjalanan bisnis
yang akan dilakukan. Jika bisnis yang dilakukan tidak direncanakan dengan
baik dan benar, maka akan diikuti pula tidak berhasilnya usaha baik dalam
pelaksanaan maupun pencapaian tujuan, sasaran, dan hasil bisnis yang
diperolehnya. Jika bisnis yang dilakukannya direncanakan apa adanya atau
sesuai keadaan kejadiannya saja (kamaha brehna- be free planning).
Dengan demikian, maka keberhasilan, kesuksesan bisnis dan tingkat
pencapaian tujuan bisnis akan sangat ditentukan oleh kemampuan dalam
merencanakan kegiatan bisnis mulai dari kemampuan memahami kebutuhan
dan kepuasan konsumen/pembeli/pemakai produk yang dihasilkan oleh
pengusaha tersebut, kemampuan melakukan penyediaan bahan baku yang

Pelatihan Bagi Pengrajin Batik Anggota Koperasi Batik Budi Tresna Trusmi
Pusat Pengembangan Pendamping Usaha Kecil & Menengah 1
Manajemen Usaha Kecil

tepat, bebas polutan dan proses produksi yang mengikuti standarisasi produksi
dan mutu. Demikian pula halnya dengan perencanaan keuangan,
perencanaan logistik, perencanaan dokumentasi, perencanaan produk,
perencanaan tenaga kerja, dan perencanaan pemasaran harus tertata dan
terarah guna mendukung kesuksesan bisnis yang dilakukan baik untuk jangka
pendek maupun jangka panjang. Manakala perencanaan bisnis yang dilakukan
memiliki tingkat ketepatan yang jitu, efektif dan efisien, maka akan berpengaruh
pula pada tingkat kesuksesan bisnis yang diperolehnya. Kesuksesan
merencanakan bisnis secara tepat akan diikuti dengan kemudahan dalam
pelaksanaan , pengelolaan, pengaturan, dan pengendalian berbagai kegiatan
bisnis baik dalam logistik, produksi, keuangan, tenaga kerja, pemasaran, dan
komunikasi yang sangat menentukan kunci keberhasilan bisnis. Perencanaan
bisnis yang tepat dan benar akan mudah mengukur tingkat penyimpangan dan
pencapaian tujuan yang dicapai ataupun mengukur keragaan/kinerja bisnis
dalam setiap langkah dan tahapan kegiatan bisnis yang dilakukannya.
Keberhasilan seorang pengusaha ditentukan oleh kemampuan
mengelola berbagai bentuk dan tahapan kegiatan bisnisnya yang berorientasi
pasar, kualitas, produktivitas, efektivitas, dan efisiensi. Produk yang
berorientasi pasar, berkualitas, tersedia, memenuhi kebutuhan konsumen,
sesuai dengan standar mutu, dan efisiensi dalam biaya akan sangat
mendukung tingkat keberhasilan pencapaian tujuan bisnis baik keuntungan,
kemanfaatan, dan keberlanjutan bisnis dan orang-orang yang ada di dalamnya
baik bagi pemilik, perusahaan, pekerja, maupun konsumen itu sendiri.
Sebagaimana layaknya kunci, maka ketepatan mengelola bisnis seperti
yang telah diuraikan di atas ditentukan oleh kemampuan dan kapasitas
pengusaha itu sendiri dalam memahami, mengerti, melaksanakan secara tepat
dan benar berbagai proses perencanaan, perancangan, pengorganisasian,
pengelolaan, pengaturan, pengarahan, pengawasan, penertiban, pemantauan,
penilaian dan pengendalian berbagai kegiatan bisnisnya. Mampukah kita
menghitung berapa keuntungan yang akan/mungkin diperoleh, mampukah
menghasilkan produk yang sesuai dengan kebutuhan
pelanggan/pembeli/konsumen sesuai dengan standarisasi proses produksi dan
mutu, mampukah kita mengelola keuangan baik sumber dana maupun

Pelatihan Bagi Pengrajin Batik Anggota Koperasi Batik Budi Tresna Trusmi
Pusat Pengembangan Pendamping Usaha Kecil & Menengah 2
Manajemen Usaha Kecil

pengaturan pengeluaran dan pemasukannya, dan mampukah kita mengelola

tenaga kerja.
Kemampuan ini dapat dilakukan jika dan hanya jika memiliki kemampuan
manajemen yang benar dan tangguh, sehingga manajemen merupakan kunci
kesuksesan bisnis dalam kerangka kemampuan membuka, mengatur, dan
menyusun tindakan yang tepat bagi berbagai bentuk dan proses kegiatan
bisnisnya.

Manajemen

Standar
Produk

produks
Proses

Pelanggan

Pasar
Oke
Uang
Cukup

Pelatihan Bagi Pengrajin Batik Anggota Koperasi Batik Budi Tresna Trusmi
Pusat Pengembangan Pendamping Usaha Kecil & Menengah 3
Manajemen Usaha Kecil

Manajemen dan Perilaku Pengusaha UKM

Kemampuan mengenali peluang dan kendala usaha baik dalam logistik

bahan baku, proses produksi, logistik produk jadi, keuangan, pemasaran, dan
sistem informasi dengan mendeteksi secara mendalam hal-hal yang
mendukung setiap bentuk dan tahapan kegiatan bisnis akan sangat
menentukan tingkat keuntungan dan kapabilitas usaha dan pengusaha itu
sendiri. Dengan demikian, kemampuan manajerial yang kreatif dan inovatif
harus mampu menyikapi pengadaan bahan baku, standarisasi produk,
dokumentasi produksi, pengaturan pengeluaran dan pemasukan, pengelolaan
kredit dan orientasi pasar yang memenuhi kepuasan konsumen dan bersifat
langgeng.
Seorang pengusaha UKM dalam kegiatan bisnisnya selayaknya
mengenali potensi diri dan bisnisnya yang pada dasarnya mengelola sumber
daya yang dimiliki atau dapat didapat dari luar dan meramunya sedemikian
rupa sehingga mampu mendukung pencapaian tujuan usaha, menguntungkan,
keberlanjutan usaha dan berasas manfaat. Kemampuan ini dapat dilakukan
dengan dukungan pendekatan minat dan kreasi pengusaha tersebut dengan
beberapa ciri, di antaranya :
1. Berani menanggung resiko moderat
2. Memiliki sifat percaya diri
3. Menyenangi umpan balik konkrit
4. Berorientasi pada prestasi
5. Memikul tanggungjawab
6. Banyak berhubungan dengan tugas

Seorang pengusaha UKM selayaknya mampu kreatif dan inovatif dalam

menangkap peluang dan menghadapi tantangan baik dalam pengadaan bahan
baku, proses produksi, keuangan, maupun pemasaran. Manajemen
pengadaan bahan baku dan pengendalian persediaan, pengendalian mutu,
perencanaan dan pengendalian produksi merupakan unsur-unsur utama dalam
kegiatan produksi. Seorang pengusaha UKM yang sukses akan mampu
mengelola kegiatan produksi ini dengan penataan dari segi jumlah, waktu, dan

Pelatihan Bagi Pengrajin Batik Anggota Koperasi Batik Budi Tresna Trusmi
Pusat Pengembangan Pendamping Usaha Kecil & Menengah 4
Manajemen Usaha Kecil

kualitas yang tepat dan akurat pula. Untuk ini, maka mengatur ketersediaan
bahan baku, barang dalam proses, barang setengah jadi, barang jadi,
persediaan, bahan tidak langsung, peralatan, sisa-sisa/limbah merupakan
keahlian yang harus dimiliki. Hal ini akan menentukan kemampuan UKM dalam
mengatur perolehan, pemanfaatan, dan pembagian bahan bagi proses produksi
serta kepuasan pelanggan menerima produk yang dihasilkan dan menciptakan
pasar produk yang berorientasi pasar bersifat langgeng. Untuk mendukung ini,
maka beberapa hal yang harus diperhatikan adalah :
1. Perencanaan dan penjadwalan produksi, yaitu menentukan kuantitas
dan kualitas bahan baku, jenis, waktu penyediaan & penggunaannya
guna memenuhi kebutuhan kepuasan pelanggan
2. Pembelian bahan baku, yaitu membeli bahan baku sesuai dengan
spesifikasi yang dibutuhkan bagi proses produksi dari sumber dan
pemasok dengan keterjaminan kualitas bahan baku dengan harga,
jenis dan waktu yang tepat.
3. Penanganan bahan, yaitu menangani bahan agar mencapai efisiensi
biaya dan proses produksi sesuai dengan kebutuhannya.
4. Penyimpanan dan pergudangan, yaitu menyediakan ruang bagi
persediaan bahan baku, barang setengah jadi, dan barang jadi siap
jual
5. Pengendalian persediaan dan produk, yaitu mentaur investasi yang
diperlukan baik bahan baku maupun produk yang dihasilkan sesuai
dengan standarisasi mutu yang diinginkan oleh pelanggan.

Dalam tataran proses produksi adalah Enam Macam Tepat yang

harus selalu diingat selalu dalam menyediakan bahan baku guna mendukung
proses produksi, yaitu
1. Tepat Jumlah/kuantitas
2. Tepat Kualitas
3. Tepat Jenis
4. Tepat Harga
5. Tepat Waktu
6. Tepat Sumber

Pelatihan Bagi Pengrajin Batik Anggota Koperasi Batik Budi Tresna Trusmi
Pusat Pengembangan Pendamping Usaha Kecil & Menengah 5
Manajemen Usaha Kecil

Dengan memperhatikan keenam jenis tepat tersebut, maka ada upaya

merencanakan, mengatur, mengelola, dan mengendalikan bahan baku bagi
dukungan proses produksi dan pengadaan produk yang diinginkan oleh
pelanggan, yaitu :

1. Menyediakan daftar permintaan kebutuhan sediaan bahan baku

2. Memilih pemasok yang tepat dan berkualitas
3. Pengaturan order/pesanan bahan
4. Dokumentasi bahan
5. Pengecekan dan inspeksi bahan berdasarkan kualitas dan kuantitasnya

Dengan demikian, jika seorang manajer yang tangguh, di antaranya adalah

mampu mengetahui secara tepat dimana sumber bahan baku dapat diperoleh
sesuai dengan kebutuhan proses produksi, berapa harga ekonomis bahan, dan
kapan harus membeli dan menyediakan bahan guna mendukung proses dan
hasil produk yang juga sesuai dengan kepuasan pelanggan. Oleh karena itu,
maka beberapa tips dalam kaitan penanganan bahan berdasarkan prinsip
efisien, aman dan ekonomis adalah :

1. Pandai-pandai memilih dan memilah bahan-bahan yang perlu dan tidak

perlu ditangani karena setiap penanganan akan berkonsekuensi pada
biaya dan bagaimana pengaruhnya pada nilai tambah/keuntungan yang
akan diperoleh.
2. Mengefektifkan dan mengefisienkan setiap penanganan bahan, jika perlu
gunakan teknologi yang mendukung walaupun memerlukan investasi,
tapi bermanfaat dalam jangka panjang.
3. Proses penanganan didasarkan atas proses kerja, standar kerja,
petunjuk kerja.
4. Dalam rangka efisiensi biaya dan mengurangi biaya penanganan
(handling cost), maka kenali peralatan dan mesin yang mendukung
proses kerja.
5. Sistem penanganan harus secara tepadu

Pelatihan Bagi Pengrajin Batik Anggota Koperasi Batik Budi Tresna Trusmi
Pusat Pengembangan Pendamping Usaha Kecil & Menengah 6
Manajemen Usaha Kecil

6. Perlunya melakukan pembaharuan fasilitas, peralatan penanganan

bahan yang mendukung efisiensi biaya dan mendukung proses
menghasilkan produk yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan.

Perilaku pengusaha UKM yang berorientasi pada mutu/kualitas haruslah

dipahami tidak hanya sebatas menyediakan produk sesuai dengan apa yang
dapat dihasilkannya, tetapi bermutu atau berorientasi mutu bermakna mampu
menghasilkan produk yang secara sifat fisik produk sesuai dengan kebutuhan
pemakai, pelanggan, konsumen akhir. Sifat fisik produk dapat dilihat dari ciri
fisik produk ini di antaranya mencakup ciri yang dapat diukur (panjang, lebar,
tinggi, ketajaman, ketebalan, elastisitas, kekuatan, masa berlaku, dll) dan tidak
dapat diukur secara langsung (estetika, kelembutan, daya tarik, dll).
Guna mendukung keberlanjutan usaha yang menguntungkan, maka
diperlukan upaya pengidentifikasian dan perbaikan terhadap berbagai
kerusakan, variasi standar atau spesifikasi produk, yang seringkali disebut
dengan pengendalian mutu yang bertujuan untuk melakukan perbaikan dan
pencegahan. Aspek sortasi/pemilahan produk-produk yang tidak/kurang
sempurna pada tahap produksi akhir dan memilih produk yang layak dan baik
diterima oleh pelanggan dan pemakai, proses pemeriksaaan produk, dan
pengujian serta standarisasi produk yang berkualitas sesuai denga kebutuhan
pelanggan dan konsumen. Oleh karena itu beberapa langkah yang perlu
diperhatikan dalam pengendalian mutu adalah :
1. Penentuan standar yang akan digunakan dalam produk yang
bermutu.
2. Penetapan tingkat penerimaan
3. Penetapan tata urutan produksi
4. Pembuatan prosedur yang harus dilakukan oleh pekerja dan atau
pemeriksaan bahan, bagian komponen, dan produk yang
dibutuhkan
5. Pembuatan system organisasi pengendalian mutu
6. Pelaksanaan dan perbaikan

Pelatihan Bagi Pengrajin Batik Anggota Koperasi Batik Budi Tresna Trusmi
Pusat Pengembangan Pendamping Usaha Kecil & Menengah 7
Manajemen Usaha Kecil

Manajemen yang Efektif

Manager yang berhasil dalam bisnisnya adalah yang mampu melakukan

kegiatan secara efektif dan efisien.

Efektif adalah memilih dan menentukan tujuan dan sasaran yang benar
dan tepat yang focus meningkatkan kekuatan dan daya sukses
organisasi bisnis yang dijalankannya.

Efisien berarti mencapai tujuan dan sasaran dengan meminimumkan

biaya, pengeluaran, limbah, dan upaya-upaya kegiatan yang
dilakukannya.

Untuk mencapai keefektifan dan efisiensi dalam melaksanakan kegiatan

bisninya, maka fungsi-fungsi manajemen haruslah dilaksanakan secar tepat
dan benar pula.
Beberapa fungsi manajemen secara umum adalah :
1. Perencanaan, yaitu penetapan tujuan. Sasaran dan keputusan bagaimana
mencapainya.
 Buatlah rencana strategis
 Buatlah perencanaan jangka pendek
 Buatlah rencana operasional
2. Pengorganisasian, yaitu pembagian kerja-pekerjaan diantara orang-orang
yang berperan dan pengelompokannya serta mengkoordinasikan kegiatan
mereka.
3. Kepemimpinan, yaitu raihlah para pekerja dan setiap orang yang ada agar
dapat bekerja sama guna mencapai tujuan dan sasaran.
4. Pengendalian, yaitu mengawasi, menertibkan, mengecek segala sesuatu
yang berkaitan dengan bentuk dan tahapan kegiatan bisnis agara kemajuan
organisasi bisnis mengarah pada tujuan dan mengambilkan langkah krektif
jika terjadi penyimpangan.
 Tetapkan standar yang tepat dan berkualitas setiap kinerja dari
bentuk dan tahapn kegiatan bisnis yang dilakukan

Pelatihan Bagi Pengrajin Batik Anggota Koperasi Batik Budi Tresna Trusmi
Pusat Pengembangan Pendamping Usaha Kecil & Menengah 8
Manajemen Usaha Kecil

 Temukan jika secara actual terjadinya penyimpangan

 Jelas ada tidaknya masalah berdasarkan standar dari kinerja dari
bentuk dan tahapan kegiatan bisnis.
 Bandingkan kinerja hasil yang lalu dengan sekarang
 Bandingkan kinerja hasil yang terjadi dengan yang direncanakan
 Perhatikan dan simaklah pula kondisi luar perusahaan
 Perhatikan dan waspadai gerak langkah pesaing
 Pantau dan hadapilah semua masalah yang ada
 Lakukan analisis masalah; apa, mengapa, kapan, dan
bagaiamana
 Buatlah daftar pilihan-pilihan penyelesaiannya
 Lakukan pengecekan dan pengujian berdasarkan kendalanya
 Lakukan penilai terhadap peluang kemungkinan pilihan-pilihan
penyelesaian yang terbaik.
 Putuskan, tindaklanjuti, dan terapkan pilihan keputusan
penyelesaian yang telah diambil
Setiap bentuk dan tahapan kegiatan bisnis kerhubungan dengan biaya yang
dikeluarkan dan hasil yang akan diperoleh, oleh karena itu seorang pengusaha
yang melakukan manajemen yang efektif akan selalu memperhatikan dan
mempertimbangkan baik arah maupun besaran setiap aspek keuangan.
Beberapa hal dasar yang perlu diperhatikan adalah :
1. Tingkat kebutuhan modal; modal investasi dan modal kerja, diantaranya
 Perputaran modal kerja
 Efisiensi penggunaan modal kerja
 Pengelolaan asset dan harta yang dimiliki
 Pengaturan anggaran
2. Perencanaan dan pengendalian keuangan
 Perencanaan kebutuhan biaya tetap
 Perencanaan sumber pendanaan
 Pengendalian keuangan
3. Pelaku manajerial keuangan jujur dan bertanggungjawab.

Pelatihan Bagi Pengrajin Batik Anggota Koperasi Batik Budi Tresna Trusmi
Pusat Pengembangan Pendamping Usaha Kecil & Menengah 9
Manajemen Usaha Kecil

• Produk & Produksi Berkualitas

• Standarisasi Oke
• Produk sesuas kebutuhan pelanggan
• Produk memuaskan Pelanggan dan
konsumen
• Penentuan standar yang akan digunakan
dalam produk yang bermutu.
• Logistik, Produksi, Keuangan, Pemasaran,

Manajemen Manajemen Manajemen

Pelatihan Bagi Pengrajin Batik Anggota Koperasi Batik Budi Tresna Trusmi
Pusat Pengembangan Pendamping Usaha Kecil & Menengah 10