Sistem Basis Data Perpustakaan

Anggota kelompok:
-Yuda Saputrra
-Rifki Hamdani
-Ismail Lazuardi

1.Latar Belakang
Pada era globalisasi sekarang ini, perkembangan teknologi informasi saat ini sangat pesat. Hal ini
sejalan dengan perkembangan teknologi komputer yang terus meluas dari hari ke hari. Hampir seluruh
sekolah baik pemerintahan maupun swasta saat ini sedang menerapkan system berbasis computer dalam
mengelola data-data yang berhubungan dengan Pendidikan maupun fasilitas-fasilitas yang ada didalam
Pendidikan tersebut seperti perpustakaan, laboratorium dan lain-lain.

Proses pengelolaan data peminjaman buku di perpustakaan yang ada di SMK Negeri 1 Binjai masih
banyak yang menggunakan cara manual. Proses penyimpanan nya pun masih menggunakan cara manual
yaitu menggunakan buku untuk menyimpan data peminjaman buku di perpustakaan, kemudian disimpan
ke dalam aplikasi MS. Office yaitu Ms. Word dan Ms. Excel. Karena data peminjaman dan pengembalian
buku di perpustakaan hanya di simpan secara manual, sehingga mengakibatkan hilang nya data ataupun
kerusakan data. Pada penyimpanan data peminjaman buku di word excel yang membutuhkan banyak
tempat. Sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama dalam pencariaan data peminjaman buku dan
data pengembalian buku, sehingga dapat di ketahui siapa saja orang yang meminjam buku dan belum
mengembalikan buku.

Berdasarkan uraian di atas, maka kami akan membuat sistem basis data perpustakaan pada SMKN
1 Binjai agar data peminjaman buku menjadi lebih aman dan memudahkan pekerjaan petugas
perputakaaan dalam mendata semua buku dan nama peminjam.

Sumber eprints.binadarma.ac.id

2.Tujuan
Adapun tujuan dari system basis data perpustakaan, yaitu;

1. Mengatur data atau mengorganisasikan data agar diperoleh kemudahan, ketepatan dan
kecepatan dalam pengambilan keputusan Kembali.
 2. Meminimalisir adanya redunsasi (kerangkapan data) dan menjaga data tetap konsisten.

3. Untuk membantu sekolah dalam meracang system perpustakaan sekolah dengan

menciptakan database yang mampu menutupi kekurangan pada proses lama yang
menggunakan system manual.

4. Memudahkan dalam Pembangunan system informasi perpustakaan pada SMK Negeri 1

Binjai.

3.Manfaat
Dalam lingkup perpustakaan, tentu basis data banyak membantu dengan memberi kemudahan
dalam pengakses informasi data buku dan mempercepat proses peminjaman buku. Saat ada peminjaman
buku kita cukup mengetikan ID peminjam atau judul buku, maka Riwayat peminjaman buku dan detail buku
pun akan langsung muncul dilayar. Sumber http://www.pokiarbatam.com

4.Proses Penerapan Basis Data Perpustakaan

Mendefinisikan Sistem Basis data Perpustakaan

 Proses Perpustakaan
 Proses Peminjaman Buku
 Proses Data Anggota
 Proses Pengembalian Buku
 Proses Data Kepegawaian
 Proses Perawatan Buku

View pengguna yang akan dilayani oleh system sebagai berikut;

 View Pemustakawan
 View Arsip Buku
 View Anggota
 View Bagian Pengurus Buku

ANALISIS PROSES PERPUSTAKAAN

A.Proses Perpustakaan
Proses perpustakaan melibatkan anggota akan data sebagai berikut;
Proses perpustakaan diawali dengan datangnya pengunjung ke dalam perpustakaan lalu menuju ke
bagian pemustakaan.Pelanggan akan diminta untuk mengisi data anggota perpustakaan. Setelah itu
datanya akan di input ke dalam system,kemudian diberikan kartu anggota agar dapat melakukan
peminjaman buku.Adapun data yang baru diberikan dalam mendata biodata anggota harus di isi
sesuai dengan yang tertera,contohnya sebagai berikut;

Nama ;
Kelas ;
No HP ;
Nik ;
Alamat anggota ;
Kode ;
Nama Perpustakawan ;
Paraf Perpustakawan ;
Tanggal Peminjaman ;
Tanggal Pengembalian;

Setelah mengisi biodata tersebut,biodata dikumpul oleh pemustakawan.Setelah itu biodata peminjam akan
disimpan di word ataupun excel.

B.Proses Peminjaman
Proses peminjaman buku adalah proses untuk melayani anggota yang melakukan peminjaman buku,proses
peminjaman dilakukan setelah anggota meminta permohonan kepada perpustakawan untuk memberi
peminjaman yang telah di setujui dengan melewati pengisian data data peminjaman,proses peminjaman di
lakukan oleh anggota di meja perpustakawan dengan menunjukkan kartu anggota.setelah melakukan proses
peminjaman angoota akan mendapatkan peminjaman buku tersebut dengan adanya data data itu.

Proses peminjaman melibatkan data sebagai berikut:

Nama Anggota:
Nik Anggota:
AlamatAnggot:
Email Anggota:
Judul Buku:
Pengarang:
Penerbit:
Kode/Label:
Paraf Amggota:
No Telepon Anggota:
Nama Permustakawan:
Paraf Permustakawan:
Tanggal Peminjaman:
Tanggal Pengembalian:

C.Proses Data Anggota

Proses data Anggota adalah proses untuk melakukan pendataan anggota kepada permustakawan,pendataan
di lakukan berdasarkan biodata anggota dari:Nama anggota,Nik anggota,Alamat anggota,Email
anggota,Jenjang Pendidikan,No.Telepon anggota.setelah melewati pendataan tersebut proses data anggota
selesai.

D.Proses Pengembalian Buku

Proses pengembalian buku dari anggota adalah proses pengembalian saat anggota menyerahkan buku untuk
di kembalikan ke permustakawan.proses pengembalian buku di mulai dengan memeriksa data yang
sebelumnya di buat untuk peminjaman buku,menyesuaikan kode/label buku,dan memaraf perjanjian
pengembalian,menanggalkan pengembalian buku,selesai.

Proses mengembalikan buku melibatkan data sebagai betikut:

Kode/Label:
Tanggal Kembali:
Paraf Anggota:
Paraf Permustakawan:

E.Proses Data Kepegawaian

 Proses data kepegawaian adalah proses yang di lakukan perpustakaan untuk merekrut pegawai
baru,memberhentikan pegawai,training pegawai,promosi jabatan,dll yang berhubungan dengsan
kepegawaian.
Proses data kepegawaian akan melibatkan data sebagai berikut:
Nama Pegawai:
Jenis Kelamin Pegawai:
Tempat Lahir Pegawai:
Tanggal Lahir Pegawai:
Alamat Pegawai:
E-mail Pegawai:
Mulai Pendidikan:
Akhir Pendidikan:
Jenjang Pendidikan:
Gelar Pendidikan:
Institusi Pendidikan:
Nama Jabatan:
Tanggal Mulai Jabatan:
Tanggal Berakhir Jabatan:
Nama Cabang:
Deskripsi Jabatan:
Alamat cabang:
Telepon cabang:

F. Proses perawatan Buku

Proses perawatan buku adalah proses yang di lakukan oleh pegawai perpustakaan. Dengan cara
membersihkan secara rutin dari debu dan kotor,menyampul buku,memberi stempel pada buku,menyimpan
buku dalam keadaan vertikal,dan pastikan sirkulasi udara lancar.

Proses perawatan buku akan melibatkan data sebagai berikut:

Data Pegawai:
Judul Buku:
Kode/Label:
Urutan Buku:
Tanggal Perawatan:
Kategori Perawatan:
Deskripsi Perawatan:

ANALISIS VIEW DALAM PERPUSTAKAAN

A.View Permustakawan
Permustakawan bertugas menerima data pengunjung menjadi anggota perpustakaan dan melayani
peminjaman dan pengembalian buku.karena itu,untuk melakukan tugasnya permustakawan akan melibatkan
data sebagai berikut;
Nama Anggota:
Nik Anggota:
Alamat Anggota:
Email Anggota:
Judul Buku:
Pengarang:
Penerbit:
Kode/Label:
Paraf Anggota:
No Telepon Anggota:
Nama Permustakawan:
Tanggal Peminjaman:
Tanggal Pengembalian:

B.View Arsip Buku

Arsip buku adalah dimana stok-stok buku yang ada di perpustakaan disimpan dalam suatu ruangan
penyimpanan. Setelah itu,jika buku yang di rak sudah habis, buku yang di arsip tadi dikeluarkan lalu
dilakukan system basis data untuk pengamanan buku.

C.View Anggota
View anggota bertugas untuk melayani permohonan peminjaman buku dari seorang pembaca.Kebutuhan
data untuk view pengguna dari anggota pelayanan adalah sebagai berikut;
a. Nama Peminjam
 b. NIK Peminjam
c. Alamat Peminjam
d. Telepon Peminjam
e. E-mail Peminjam
f. Judul Buku
g. Kode Buku
h. Tanggal Peminjaman
i. Tanggal Berakhir Peminjaman

D.View Bagian Pengurus Buku

Bagian pengurus buku bertanggung jawab untuk mengatur keluar masuknya buku ketika akan dipinjam dan
dikembalikan oleh peminjam. Ketika buku diterima kembali kepada pemustakawan,bagian pengurus buku
akan bertanggung jawab untuk memeriksa kelengkapan buku.

Peraturan Peminjaman Perpustakaan Buku

1. Setiap Peminjam harus memperlihatkan kartu anggota perpustakaan yang masih berlaku.
2. Setiap Peminjam tidak diperkenankan menggunakan kartu anggota perpustakaan milik orang lain.
3. Jenis koleksi buku yang dipinjam adalah semua buku yang ada di ruang sirkulasi.
Jumlah koleksi yang dapat dipinjam:
Mahasiswa sebanyak 2(dua) eksemplar;
Dosen,Karyawan dan Mahasiswa Pascasarjana sebanya 3(tiga) eksemplar.
4. Pinjaman untuk di photo copy adalah semua koleksi yang berada di ruang sirkulasi dan referensi.
5. Setiap peminjaman diharuskan memeriksakan keutuhan buku yang akan dipinjamnya kepada petugas
peminjaman.
6. Buku-buku yang dipinjam oleh mahasiswa, dosen, karyawan dan mahasiswa Pascasarjana paling
lambat dikembalikan 7 (tujuh) hari terhitung mulai tanggal peminjaman.
7. Buku yang telah habis masa pinjamannya harus dikembalikan tepat waktunya dan dapat
diperpanjang waktu pinjamnya.
8. Perpanjangan waktu peminjaman hanya dapat dilakukan sebanyak 1(satu) kali.
 ENTITY PERPUSTAKAAN

Buku Anggota Pustakawan Peminjaman

Penerbit Rak Buku Pengarang Pengembalian

Tipe Buku Perawatan Buku

No Rak Pustakawa Peminjama Pengembalia
Entity Buku Anggota Tipe Buku
. Buku n n n
Ditaru Mempunya
1 Buku h Di data Dipinjam i
2 Rak Buku diTempati
3 Pustakawan Mendata
4 Anggota Meminjam Melakukan Memilih Melakukan
5 Peminjaman Dilakukan
6 Tipe Buku Dimiliki Dipilih
7 Pengembalian dilakukan
8 Perawatan Dilakukan
9 Penerbit Menerbitkan
10 Pengarang Menulis