PDAM Tirta Mahakam Kabupaten Kutai Kartanegara

No.
Standard Operational Procedure Dok.
: SOP-LITBANG-06
(SOP) Revisi : 0
Tanggal : 16 November 2020
PENGARSIPAN
Hal. : 1 dari 6

PENGESAHAN

Dibuat oleh Diperiksa oleh Disetujui oleh

Staf Litbang Kepala Bagian Litbang Direktur Utama

Miftha Wulandari, ST Hj. Herlina, SE Suparno, SE., MM

RIWAYAT REVISI DOKUMEN

Rev. Tanggal Uraian Revisi

PDAM KABUPATEN KUTAI KARTANEGARA

1
JL. KH. AHMAD DAHLAN NO.57 TENGGARONG
 PDAM Tirta Mahakam Kabupaten Kutai Kartanegara
No.
Standard Operational Procedure Dok.
: SOP-LITBANG-06
(SOP) Revisi : 0
Tanggal : 16 November 2020
PENGARSIPAN
Hal. : 2 dari 6

1. RUANG LINGKUP DAN TUJUAN

1.1 Ruang Lingkup :

Pengendalian dan pemiliharaan arsip yang meliputi identifikasi, pengumpulan,

pengaksesan, pengarsipan, penyimpanan, pemeliharaan dan pemusnahan arsip
rekaman bersifat hardcopy dan softcopy yang terkait dengan pertelaahan staf, berkas
surat keluar dan surat masuk.

1.2 Tujuan :

Mengendalikan dan memelihara semua arsip rekaman agar mudah dibaca, diambil
dan ditunjukkan bila diperlukan.

2. DEFINISI

Pengarsipan adalah setiap catatan (record atau warkat) yang tertulis, tercetak, atau ketikan,
dalam bentuk huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai
bahan komunikasi dan informasi, yang terekam komunikasi dan informasi, yang terekam
pada kertas (kartu, formulir), kertas film (slide, film-strip, mikro film), komputer (pita tape,
piringan, rekaman, disket), kertas photocopy dan lain-lain.

Jenis-jenis arsip diantaranya dalah sebagai berikut :

1. Arsip Dinamis
Arsip yang dipergunakan secara langsung, dalam perencanaan pelaksanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya.
2. Arsip Aktif
Arsip dinamis yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan dipergunakan,
dalam penyelenggaraan administrasi.
3. Arsip Inaktif
Arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya, untuk penyelenggaraan administrasi
sudah menurun.
4. Arsip Statis
Arsip yang tidak dipergunakan secara langsung, untuk perencanaan penyelenggaraan
kehidupan, kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari
administrasi negara.

PDAM KABUPATEN KUTAI KARTANEGARA

2
JL. KH. AHMAD DAHLAN NO.57 TENGGARONG
 PDAM Tirta Mahakam Kabupaten Kutai Kartanegara
No.
Standard Operational Procedure Dok.
: SOP-LITBANG-06
(SOP) Revisi : 0
Tanggal : 16 November 2020
PENGARSIPAN
Hal. : 3 dari 6

5. Arsip Duplikasi
Arsip yang bentuk maupun isinya sama dengan arsip aslinya.

3. PROSEDUR

3.1 Surat Masuk

1. Menerima surat masuk dari Bagian Tata Usaha

2. Menyapaikan surat masuk kepada Kepala Bagian
3. Mengidentifikasi dan memisahkan kelompok surat berdasarkan disposisi, disposisi
dapat berupa untuk diketahui dan untuk di tindak lanjuti
4. Untuk surat masuk yang untuk diketahui dapat langsung dilakukan pengarsipan, dan
untuk surat yang perlu tindak lanjut harus segera di proses.
5. Jika memelukan diskusi untuk informasi/data ke Bagian lainnya dapat menghubungi
Bagian terkait.
6. Setelah selesai, dapat diarsipkan dalam file surat masuk.

3.2 Surat Keluar

1. Membuat konsep surat keluar dan memeriksa surat
2. Meminta nomor surat keluar kepada Staf Bagian Tata Usaha
3. Surat keluar ditanda tangani oleh Direksi terkait, lalu dibubuhkan stempel/cap
perusahaan
4. Menggandakan untuk arsip Bagian Tata Usaha, Bagian Penelitian dan
Pengembangan
5. Mengirimkan surat yang berstempelkan asli ke alamat yang dituju.
6. Arsip untuk Bagian Penelitian dan Pengembangan dapat langsung di simpan dalam
file Surat Keluar

3.3 Pengarsipan

1. Surat Masuk dan Surat Keluar bisa ditulis tangan, diketik atau dicetak dengan huruf
yang jelas, mudah dibaca dan tidak mudah dihapus.
2. Semua Arsip yang terkait dengan kegiatan pertelaahan, surat masuk dan surat
keluar harus didaftar pada Daftar Arsip dalam masing masing Map Arsip.

PDAM KABUPATEN KUTAI KARTANEGARA

3
JL. KH. AHMAD DAHLAN NO.57 TENGGARONG
 PDAM Tirta Mahakam Kabupaten Kutai Kartanegara
No.
Standard Operational Procedure Dok.
: SOP-LITBANG-06
(SOP) Revisi : 0
Tanggal : 16 November 2020
PENGARSIPAN
Hal. : 4 dari 6

3. Semua arsip harus diberi identitas yang jelas pada buku arsip agar mudah dicari
antara lain dengan cara sebagai berikut :
a. Hardcopy : nomor dan judul.
b. Buku rekaman : judul pada sampul buku.
c. Softcopy : nama folder dan nama file di komputer.
d. Tempat File : judul, tanggal/bulan/tahun atau identitas lainnya agar mudah
dalam menyimpan, mencari, dan mengembalikan arsip.
e. Lokasi tempat penyimpanan masing-masing file berada di ruangan Penelitian
dan Pengembangan.
4. Masa simpan ditentukan berdasarkan kebutuhan akan arsip tersebut untuk analisa
dan kebutuhan lainnya.
5. Jika arsip sudah lebih dari masa simpannya maka arsip bisa dilakukan pemusnahan
atau diperpanjang masa simpannya, sesuai dengan kebijakan Kepala Bagian
Penelitian dan Pengembangan.

PDAM KABUPATEN KUTAI KARTANEGARA

4
JL. KH. AHMAD DAHLAN NO.57 TENGGARONG
 PDAM Tirta Mahakam Kabupaten Kutai Kartanegara
No.
Standard Operational Procedure Dok.
: SOP-LITBANG-06
(SOP) Revisi : 0
Tanggal : 16 November 2020
PENGARSIPAN
Hal. : 5 dari 6

4. DIAGRAM ALIR

PDAM KABUPATEN KUTAI KARTANEGARA

5
JL. KH. AHMAD DAHLAN NO.57 TENGGARONG
 PDAM Tirta Mahakam Kabupaten Kutai Kartanegara
No.
Standard Operational Procedure Dok.
: SOP-LITBANG-06
(SOP) Revisi : 0
Tanggal : 16 November 2020
PENGARSIPAN
Hal. : 6 dari 6

PDAM KABUPATEN KUTAI KARTANEGARA

6
JL. KH. AHMAD DAHLAN NO.57 TENGGARONG