PUSKESMAS SITADATADA
TAHUN 2022
PEMERINTAH KABUPATEN TAPANULI UTARA
DINAS KESEHATAN
UPT PUSKESMAS SITADATADA
Jl. Puskesmas No. 11 – Perumnas Pagar Beringin – Desa Pagarbatu
e-mail: puskesmassitadatada@gmail.com, Kode Pos : 22452
TENTANG
Menimbang :
1. bahwa penyelenggaraan pelayanan dan upaya Puskesmas didukung oleh
suatu mekanisme kerja agar tercapai kebutuhan dan harapan pengguna
pelayanan, dilaksanakan secara efisien, minimal dari kesalahan dan
mencegah terjadinya keterlambatan dalam pelaksanaan;
2. bahwa perlu adanya keseragaman sistematika penulisan semua dokumen
pada setiap penyelenggaran pelayanan di Puskesmas, yang tercantum
dalam ketentuan tata naskah dan pendokumentasian kegiatan;
3. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud pada huruf a
dan b, maka perlu menetapkan keputusan Kepala UPT Puskesmas
Sitadatada tentang Tata Naskah dan Pendokumentasian Kegiatan di UPT
Puskesmas Sitadatada.
.
Mengingat :
1. Undang- Undang No 9 Tahun 2003 tentang Pembentukan Kabupaten
Nias Selatan, Kabupaten Pakpak Bharat, Kabupaten Humbang
Hasundutan di Propinsi Sumatera Utara (Lembaran Negara Republik
Indonesia Tahun 2003 Nomor 2009, tambahan Lembaran Negara
Republik Indonesia Nomor 4272);
2. Undang- Undang Nomor 40 Tahun 2004 tentang Sistem Jaminan Sosial
Nasional ( Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 150,
Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4436);
3. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 46 Tahun 2014,
tentang Sistem Informasi Kesehatan;
4. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi
Birokrasi RI No 80 Tahun 2012 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas,
Instansi Pemerintah.
5. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 71 Tahun 2013 tentang Pelayanan
Kesehatan Pada Jaminan Kesehatan Nasional (Berita Negara Republik
Indonesia Tahun 2013 Nomor 1400);
6. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 75 Tahun 2014 tentang Pusat
Kesehatan Masyarakat ( Puskesmas );
7. Permenkes 44 Tahun 2016 tentang Pedoman Manajemen Pusat
Kesehatan Masyarakat;
8. Peraturan Bupati Tapanuli Utara Nomor 10 tahun 2016 tentang
Perubahan atas Peraturan Bupati Nomor 12 Tahun 2008 tentang
Pembentukan Unit Pelaksana Teknis pada Dinas Kesehatan di
Kabupaten Tapanuli Utara;
9. Peraturan Bupati Tapanuli Utara Nomor 34 Tahun 2017 tentang Tata
Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Tapanuli Utara.
MEMUTUSKAN
Menetapkan : KEPUTUSAN KEPALA UPT PUSKESMAS SITADATADA
TENTANG TATA NASKAH DAN PENDOKUMENTASIAN
KEGIATAN DI UPT PUSKESMAS.
ROIDA, SKM
NIP.196808171990032006
LAMPIRAN 1 KEPUTUSAN KEPALA UPT PUSKESMAS
SITADATADA
NOMOR : TAHUN 2022
TANGGAL : JANUARI 2022
TENTANG : TATA NASKAH DAN
PENDOKUMENTASIAN KEGIATAN
DI UPT PUSKESMAS SITADATADA .
I. Ketentuan Umum
1. Dokumen induk adalah dokumen asli dan telah disahkan oleh kepala FKTP
dalam hal ini FKTP adalah UPT Puskesmas Sitadatada.
2. Dokumen terkendali adalah dokumen yang didistribusikan kepada tiap unit
pelaksana dan terdaftar dalam daftar distribusi dokumen terkendali dan
menjadi acuan dalam melaksanakan pekerjaan dan dapat ditarik bila ada
perubahan(revisi) dokumen ini harus ada tanda/stempel TERKENDALI.
3. Dokumen tidak terkendali adalah dokumen yang didistribusikan untuk
kebutuhan aksternal atau atas permintaan pihak diluar FKTP digunakan
untuk keperluan isedentil tidak dapat digunakan sebagai acuan dalam
melaksanakan pekerjaan dan memiliki tanda stempel TIDAK TERKENDALI
yang berhak mengeluarkan dokumen ini adalah penanggung jawab
manajemen mutu dan tercatat pada daftar distribusi Dokumen Tidak
Terkendali.
4. Dokumen kadaluarsa adalah dokumen yang dinyatakan sudah tidak
berlaku oleh karena telah mengalami perubahan revisi sehinga tidak dapat
lagi menjadi acuan dalam melakasnakan pekerjaan . Dokumen ini harus
ada tanda/stempel KADALUARSA. Dokumen induk diidentifkasi dan
sisanya dimusnahkan
5. Setiap dokumen yang dibuat terlebih dahulu memiliki tanda stempel yang
diparaf oleh bagian tata usaha.
6. Pengendalian dokumen Akreditasi wajib mentaati sistem pengendalian
dokumen yang telah ditentukan dalam kebijakan pengendalian dokumen
ini.
7. Pengendalian dokumen dan rekam implementasi puskesmas adalah sistem
penomoran dan sistem penyimpanan dokumen rekam implementasi
dokumen Puskesmas.
II. Ketentuan Mengenai Bentuk dan Susunan
1. Penulisan Kop Surat UPT Puskesmas Sitadatada antara nama pemerintah
daerah dan nama satuan kerja perangkat daerah adalah :
a. Tulisan nama pemerintah daerah dengan huruf Bookman Old Style
ukuran huruf 14 atau disesuaikan dengan kebutuhan;
b. Tulisan nama satuan kerja perangkat daerah dengan huruf Bookman
Old Style ukuran huruf 18 atau disesuaikan dengan kebutuhan.
c. Ukuran spasi 1 atau 1,5 sesuai kebutuhan.
2. Penggunaan Kop Surat untuk dokumen KAK (Kerangka Acuan Kegiatan)
dan SOP (Standart Operasional Prosedur) menggunakan logo Puskesmas di
sebelah Kanan atas.
3. Penulisan Dokumen Surat Keputusan (SK) dan Kerangka Acuan Kegiatan
(KAK) menggunakan kertas Folio /F4 (215x330mm) dengan dokumen huruf
penulisan Bookman Old Style nomor 12.
4. Penulisan Dokumen SOP menggunakan kerta Folio /F4 (215x330mm)
dengan huruf Bookman old style.
5. Penulisan Dokumen SOP wajib menggunakan Bagan Alir Kegiatan Kecuali
SOP Penyakit dan yang yang memiliki lebih dari 10 (sepuluh) langkah-
langkah kegiatan dan melibatkan lebih dari 1 (satu) unit pelayanan.
6. Penulisan Dokumen Surat Perintah Tugas (SPT) harus sesuai dengan Tata
Naskah Kabupaten Tapanuli Utara
7. Penulisan Dokumen Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) harus sesuai
dengan Tata Naskah Kabupaten Tapanuli Utara
8. Penulisan Dokumen Surat Perintah Tugas (SPT) harus sesuai dengan Tata
Naskah Kabupaten Tapanuli Utara
9. Penulisan Dokumen Telaah staff harus sesuai dengan Tata Naskah
Kabupaten Tapanuli Utara
10. Penulisan Dokumen Notulen pertemuan atau kegiatan rapat harus
sesuai dengan Tata Naskah Kabupaten Tapanuli Utara
III. Sistematika Dokumen
1. Sistem Pembuatan
a. Setiap surat yang masuk harus melalui tata usaha kemudian di rujuk
kepada Kepala Puskesmas, Kepala Puskesmas akan mendisposisi surat
kepada Pelaksana Tata Usaha maupun kepada pengelola program.
b. Setiap surat keluar harus berstempel paraf Tata Usaha sebelum ditanda
tangani oleh Kepala Puskesmas.
c. Surat keluar yang telah ditandatangani olek Kepala Puskesmas diberi
nomor, tanggal dan stempel oleh Tata Usaha.
d. Sistem pembuatan arsip / dokumen perkantoran sesuai dengan
peraturan Daerah Kabupaten Tapanuli Utara.
e. Pembuatan dokumen sesuai dengan pedoman penyusunan dokumen
Akreditasi Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama.
2. Sistem penomoran surat
a. Surat masuk dan keluar, surat keputusan, surat perintah tugas,
Standart Operasional prosedur SOP, (Surat Bukti Barang Keluar) SBBK,
dokumen pengadaan serta dokumen kerjasama sesuai dengan ketentuan
yang berlaku di Kabupaten Tapanuli Utara.
b. Sistem pengkodean nomor surat disesuaikan dengan ketentuan yaitu :
445/No.surat /13.1.1-17/bulan dalam angka Romawi/Tahun. Dimana
kode 445 merupakan kode Instansi Kesehatan pada Kabupaten Tapanuli
Utara, kode 13.1.1-17 merupakan Kode Puskesmas Sitadatada pada
Kabupaten Tapanuli Utara.
c. Sistem penomoran dokumen SK yaitu nomor dikuti tahun contohnya
Nomor 56 Tahun 2022 .
d. Sistem penomoran Dokumen SOP meliputi : Kode Kesehatan/ No.SOP/
SOP - Pokja Pembuat SOP/Kode Puskesmas/bulan/Tahun contohnya:
445/56/KMP/13.1.1-17/II/2022.
3. Sistem penyimpanan
a. Dokumen asli atau dokumen induk yang bertandatangan asli Kepala
Puskesmas disimpan oleh Tim Mutu Akreditasi pada lemari Akreditasi.
b. Dokumen fotocopy distempel basah di simpan oleh pengelola maupun
penanggung jawab program masing masing.
c. Dokumen rekam klinik/ medik wajib disimpan sekurang kurangnya 2
( dua ) tahun, terhitung dari tanggal terakir pasien meninggal atau
pindah tempat, setelah batas waktu sebagaimana dimaksud diatas
dilampau, rekam klinis dapat di musnahkan, kecuali persetujuan
tindakan atau persetujuan lainnya harus disimpan jangka waktu 10
( sepuluh ) tahun terhitung dari tanggal dibuatnya.
d. Sistem penyimpanan resep yang telah dilayani di Puskesmas harus
dipelihara dan disimpan minimal 2 ( dua ) tahun dan pada setiap resep
harus diberi tanda :
Umum : untuk resep umum
JKN : untuk resep peserta JKN
Ditetapkan di: SITADATADA
pada tanggal : JANUARI 2022
ROIDA, SKM
NIP. 196808171990032006
LAMPIRAN II KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS
NOMOR : TAHUN 2022
TANGGAL : JANUARI 2022
TENTANG : TATA NASKAH DAN
PENDOKUMENTASIAN KEGIATAN DI
UPT PUSKESMAS SITADATADA
Judul
1. Pengertian ………………………………………………………………………………
2. Tujuan ………………………………………………………………………………
3. Kebijakan ………………………………………………………………………………
4. Referensi 1. ………………………………………………………………………………
2. ………………………………………………………………………………
3. Dst
5. Alat/Bahan 1. ………………………………………………………………………………
2. ………………………………………………………………………………
3. Dst
4. Prosedur 1. ………………………………………………………………………………
2. ………………………………………………………………………………
3. ………………………………………………………………………………
4. Dst
5. Bagan Alir
10.Dokumen ………………………………………………………………………………
Terkait
11.Rekaman
Historis
Perubahan
TENTANG
……………………………………..
Menimbang : a. …………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
……………………;
b. …………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
……………………..
KESATU : ………………………………………………………………………………
…………………………………………………….;
KEDUA : ………………………………………………………………………………
…………………………………………………….;
DST : ………………………………………………………………………………
…………………………………………………….;
Tanggal : 2022
Perihal : …………………………………………………………………………………
I.Dasar
Surat Perintah Tugas Kepala UPT. Puskesmas Sitadatada Kecamatan
SIPOHOLON Nomor : 445/ /13.1.1-17/I/2022 tanggal …..
(tgl/bulan/tahun) untuk melaksanakan ……………………………….. ke Desa
…………………..
II.Laporan Pelaksanaan
- …………………………………………………….
- …………………………………………………….
- …………………………………………………….
- …………………………………………………….
- …………………………………………………….
Sitadatada, (tgl/bulan/tahun)
Yang membuat laporan :
……………………… ....................
5. Format Surat Perintah Tugas (SPT)
6
Demikianlah surat tugas ini dibuat untuk dapat dilaksanakan sebaik-baiknya.
Ditetapkan di : Sitadatada
Pada tanggal :(tgl/bulan/tahun)
Ka. UPT Puskesmas Sitadatada
Kecamatan Sipoholon
Nama Ka.UPT….
NIP…….
6. Format Surat Telaah Staff
TELAAHAN STAF
I. Persoalan :
IV. Analisis :
V. Kesimpulan :
VI. Saran :
JABATAN,
A. PENDAHULUAN
B.LATAR BELAKANG
C. TUJUAN UMUM DAN TUJUAN KHUSUS
JABATAN,
DAFTAR HADIR
Hari : ………………………………………….
Tanggal : ………………………………………….
Waktu : ………………………………………….
Tempat : ………………………………………….
Acara : ………………………………………….
TANDA
NO NAMA JABATAN/PANGKAT
TANGAN KETERANGAN
JABATAN,
JABATAN,
Sitadatada, ……………..2022
Nomor : 445/ /13.1.1-17/../2022 Kepada :
Sifat : Penting Yth. Bapak …………………………..
Lampiran :- di-
Hal : Undangan Rapat Tempat
………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
Hari : ……………………….
Tanggal : ……………………….
Pukul : ……………………….
Tempat : ………………………
Acara : ……………………….
……………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
JABATAN,
SURAT KUASA
Nomor : 445/ /13.1.1-17/…/2022
a. Nama : ………………………
b. Jabatan : ………………………
MEMBERI KUASA
Kepada :
a. Nama : ……………………..
b. NIP : ……………………..
c. Pangkat : …………………….
d. Jabatan : …………………….
Untuk :
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
…………………
Demikian Surat Kuasa ini dibuat untuk dapat dipergunakan
sebagaimana mestinya.
NAMA NAMA
Pangkat Pangkat
NIP : NIP
12.Format Surat Perjanjian.
SURAT PERJANJIAN
Nomor : 445/ /13.1.1-17/../2022
TENTANG
……………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………….
1……………………………………………………………………………………………
……………………………………… PIKAK PERTAMA
2. ………………………………………………………………………………………….
…………………………………….. PIHAK KEDUA
Pasal ……..
……………………………………………………………………………………………
…………………………….. (isi perjanjian)
Pasal ……………
……………………………………………………………………………………………
…………………………….
Penutup
Surat perjanjian ini ditandatangani oleh kedua belah pihak, pada
hari dan tanggal tersebut di atas.
PIHAK II PIHAK I
(Nama jabatan yang melakukan perjanjian) Kepala Puskesmas
METERAI
NAMA NAMA
Pangkat
NIP
Saksi-saksi :
1. ……………….(tanda tangan)
2. ……………….(tanda tangan)
3. dst
13.Format Notulen.
NOTULEN
Rapat :
……………………………………….
Hari/Tanggal :
……………………………………….
Waktu Rapat :
……………………………………….
Acara :
1. ………………………
2. dst
3. Penutup
Pimpinan Rapat
Ketua : ……………………
Sekretaris : …………………..
Pencatat : …………………..
1. Pembahasan
……………………………………………………………………………………
2. Kesimpulan
……………………………………………………………………………………
PIMPINAN RAPAT
NAMA JABATAN
Nama Pejabat
Pangkat
NIP
14.Format Berita Acara.
BERITA ACARA
NOMOR : 445/ /13.1.1-17/../2022
TENTANG
………………………………………………..
Dibuat di ……………
Mengetahui/ Mengesahkan
Nama Pejabat
PANGKAT
NIP