DINAS KESEHATAN
UPTD PUSKESMAS SAPTA JAYA
Email : pkmsaptajaya2016@gmail.com
Jln Desa Suka Mulia Kecamatan Rantau 24474
KEPUTUSAN
TENTANG
MEMUTUSKAN
BENNY WAHYUDI
Lampiran I : Keputusan Kepala UPTD Puskesmas Sapta Jaya
Nomor : 000/SK-KMP/V/2020
Tanggal : 00 Mei 2020
BATAS
2. Manual Mutu
Manual Mutu adalah dokumen yang memberi informasi yang konsisten ke
dalam maupun ke luar tentang sistem manajemen mutu. Manual mutu
disusun, ditetapkan, dan dipelihara oleh organisasi yang meliputi :
KATA PENGANTAR & TANDA TANGAN KEPALA FKTP
I. Pendahuluan
A. Latar belakang
1. Profil Organisasi
2. Kebijakan Mutu
3. Proses Pelayanan
B. Ruang Lingkup
C. Tujuan
D. Landasan hukum dan acuan
E. Istilah dan definisi
II. Sistem Manajemen Mutu dan Sistem Penyelenggaraan Pelayanan :
A. Persyaratan umum
B. Pengendalian dokumen
C. Pengendalian rekaman
III. Tanggung Jawab Manajemen :
A. Komitmen manajemen
B. Fokus pada pelanggan
C. Kebijakan mutu
D. Perencanaan Sistem Manajemen Mutu
E. Tanggung jawab, wewenang dan komunikasi
F. Wakil manajemen mutu
G. Komunikasi internal
IV. Tinjauan Manajemen :
A. Umum
B. Masukan tinjauan
C. Luaran tinjauan
V. Manajemen Sumber Daya :
A. Penyediaan sumber daya
B. Manajemen sumber daya manusia
C. Infrastruktur
D. Lingkungan kerja
VI. Penyelenggaraan Pelayanan :
A. Upaya Kesehatan Masyarakat Puskesmas :
1. Perencanaan Upaya Kesehatan Masyarakat, akses dan
pengukuran kinerja (PKP)
2. Proses yang berhubungan dengan sasaran :
a) Penetapan persyaratan sasaran
b) Tinjauan terhadap persyaratan sasaran
c) Komunikasi dengan sasaran
3. Pembelian (jika ada)
4. Penyelenggaraan UKM :
a. Pengendalian proses penyelenggaraan upaya
b. Validasi proses penyelenggaraan upaya
c. Identifi kasi dan mampu telusur
d. Hak dan kewajiban sasaran
e. Pemeliharaan barang milik pelanggan (jika ada)
f. Manajemen risiko dan keselamatan
5. Pengukuran, analisis, dan penyempurnaan sasaran kinerja
UKM :
a. Umum
b. Pemantauan dan pengukuran:
1) Kepuasan pelanggan
2) Audit internal
3) Penilaian Kinerja Puskesmas:
a) Pemantauan dan pengukuran proses
b) Pemantauan dan pengukuran hasil layanan
c. Pengendalian jika ada hasil yang tidak sesuai
d. Analisis data
e. Peningkatan berkelanjutan
f. Tindakan korektif
g. Tindakan preventif
B. Pelayanan klinis (Upaya Kesehatan Perseorangan) :
1. Perencanaan Pelayanan Klinis
2. Proses yang berhubungan dengan pelanggan
3. Pembelian/pengadaan barang terkait dengan pelayanan klinis:
a) Proses pembelian
b) Verifikasi barang yang dibel
c) Kontrak dengan pihak ketiga
4. Penyelenggaraan pelayanan klinis :
a) Pengendalian proses pelayanan klinis
b) Validasi proses pelayanan
c) Identifikasi dan ketelusuran
d) Hak dan kewajiban pasien
e) Pemeliharaan barang milik pelanggan (spesiemen, rekam
medis, dsb)
f) Manajemen risiko dan keselamatan pasien
5. Peningkatan Mutu Pelayanan Klinis dan Keselamatan Pasien :
a) Penilaian indikator kinerja klinis
b) Pengukuran pencapaian sasaran keselamatan pasien
c) Pelaporan insiden keselamatan pasien
d) Analisis dan tindak lanjut
e) Penerapan manajemen resiko
6. Pengukuran, analisis dan penyempurnaan :
a) Umum
b) Pemantauan dan pengukuran :
(1) Kepuasan pelanggan
(2) Audit internal
(3) Pemantauan dan pengukuran proses
(4) Pemantauan dan pengukuran hasil layanan
c) Pengendalian jika ada hasil yang tidak sesuai
d) Analisis data
e) Peningkatan berkelanjutan
f) Tindakan korektif
g) Tindakan preventif
VII. Penutup
Lampiran (jika ada)
KOMUNIKASI INTERNAL
No. Dokumen:
Logo Kabupaten No. Revisi : Logo Puskesmas
SOP
Tanggal Terbit:
Halaman : /
Nama Organisasi Tandatangan Kepala Nama dan NIP Kepala
Puskesmas Puskesmas
2) Tujuan
Berisi tujuan pelaksanaan SOP secara spesifik, dengan
diawali kata “sebagai acuan penerapan langkah-langkah
untuk melakukan (judul SOP).”
3) Kebijakan
Berisi kebijakan (SK) kepala FKTP yang memuat dasar
dibuatnya SOP tersebut, dengan diawali kata “Keputusan
Kepala UPTD Puskesmas Sapta Jaya No. ….. tentang
………….”
Penulisannya diawali dengan huruf capital kecuali
“tentang” diawali huruf kecil, penulisan nomor dengan
(No.)
4) Referensi
Berisi dokumen eksternal sebagai acuan penyusunan
SOP, bisa berbentuk buku, peraturan perundang-
undangan, ataupun bentuk lain sebagai bahan pustaka
seperti web yang jelas. Misal kamus besar dll.
5) Langkah-langkah
Merupakan bagian utama yang menguraikan langkah-
langkah kegiatan untuk menyelesaikan proses kerja
tertentu.
6) Diagram Alir/bagan alir
Diagram alir/bagan alir digunakan untuk
memudahkan dalam pemahaman langkah-langkah
dalam SOP.
Diagram alir tidak wajib digunakan disetiap SOP
Diagram alir digunakan untuk SOP yang langkah-
langkahnya harus berurutan dan tidak boleh diacak.
Diagram alir makro, menunjukkan kegiatan-kegiatan
secara garis besar dari proses yang ingin kita
tingkatkan, hanya ada satu simbol balok.
Awal kegiatan :
Akhir kegiatan :
Simbol keputusan : ya
?/
tidak
Penghubung :
Dokumen :
Arsip :
7) Unit Terkait
Berisi unit-unit yang terkait dan atau prosedur terkait
dalam proses kerja tersebut.
8) Dokumen Terkait
Berisi dokumen-dokumen yang terkait dan atau
prosedur terkait dalam proses kerja tersebut.
9) Rekaman Historis Perubahan
Rekaman historis perubahan tidak wajib digunakan di
setiap SOP. Bagian ini dibuat bila ada perubahan dalam
SOP sebelumnya. Berisi nomor, yang diubah, isi
perubahan, tanggal mulai diberlakukan.
Kotak komponen dan isi SOP tidak terpisah dengan
kotak heading.
5. Evaluasi Isi SOP
a. Evaluasi SOP dilaksanakan sesuai kebutuhan dan minimal
dua tahun sekali yang dilakukan oleh masing-masing unit
kerja.
b. Hasil evaluasi SOP :
1) SOP masih tetap bisa dipergunakan
2) SOP tersebut perlu diperbaiki/direvisi
3) Perbaikan/revisi isi SOP bisa dilakukan sebagian atau
seluruhnya
c. Perbaikan/revisi perlu dilakukan bila :
1) Alur SOP sudah tidak sesuai dengan keadaan yang ada
2) Adanya perkembangan ilmu dan teknologi (iptek)
pelayanan kesehatan
3) Adanya perubahan organisasi atau kebijakan baru
4) Adanya perubahan fasilitas
d. Peraturan kepala FKTP tetap berlaku meskipun terjadi
penggantian kepala FKTP.
6. Evaluasi Penerapan SOP
a. Evaluasi penerapan/kepatuhan terhadap SOP dapat
dilakukan dengan menilai tingkat kepatuhan terhadap
langkah-langkah dalam SOP. Untuk evaluasi ini dapat
dilakukan dengan menggunakan daftar tilik/check list.
b. Daftar tilik tidak wajib ada di setiap SOP.
c. Daftar tilik digunakan untuk SOP yang berpotensi terjadi
penyimpangan/tidak patuh dalam pelaksanaanya.
d. Daftar tilik tidak dapat digunakan untuk SOP yang kompleks.
e. Heading dan kotaknya sama dengan SOP. Kotak heading dan
kotak isi daftar tilik tidak terpisah.
KOMUNIKASI INTERNAL
No. Dokumen :
Logo Logo
Kabupaten DAFTAR No. Revisi : Puskesmas
TILIK Tanggal Terbit :
Halaman: /
NO URAIAN KEGIATAN YA TIDAK TB
BAB IV
PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN UPTD PUSKESMAS SAPTA JAYA
2. Penyimpanan Dokumen
a. Penyimpanan Dokumen Akreditasi
1. ADMEN
Warna Map: Kuning (Dokumen Akreditasi)
Penyimpanan Dokumen : Lemari
2. UKM
Warna Map: Merah (Dokumen Akreditasi)
Penyimpanan Dokumen : Lemari
3. UKP
Warna Map: Hijau (Dokumen Akreditasi)
Penyimpanan Dokumen : Lemari
b. Dokumen Rekam Medik (RM) inaktif wajib disimpan sekurang –
kurangnya 5 (lima) tahun, terhitung dari tanggal terakhir pasien
meninggal, kunjungan terakhir atau pindah tempat. Setelah batas
waktu sebagaimana dimaksud diatas dilampaui, rekam medis
dapat dimusnahkan, kecuali persetujuan tindakan dan persetujuan
lain harus disimpan jangka waktu 10 tahun terhitung dari tanggal
dibuatnya.
c. Dokumen resep yang telah terlayani dipelihara dan disimpan
minimal 5 (lima) tahun dan dikelompokkan sesuai jenis pasiennya
yaitu : pasien umum dan pasien BPJS.
d. Surat Masuk
1) Surat masuk diterima oleh pengadministrasi surat pada
SKPD/unit kerja.
2) Pengadministrasi surat melakukan pencatatan data agenda
surat masuk dan melakukan penyimpanan.
3) Pengguna tujuan surat dapat melihat dan memeriksa data
maupun isi surat masuk yang ditujukan kepadanya.
4) Apabila surat masuk tersebut salah alamat, terdapat fasilitas
khusus untuk mengembalikan ke pengadministrasi surat agar
dilakukan penyesuaian.
5) Pengguna tujuan surat dapat menangani surat masuk dengan
membuat disposisi.
6) Disposisi Surat Masuk, dengan alur sebagai berikut:
(a) Alur disposisi merupakan kelanjutan dari penanganan
surat masuk atau disposisi lanjutan.
(b) Pembuat disposisi merupakan pengguna tujuan surat yang
menerima surat masuk pertama kali atau penerima
disposisi yang melakukan disposisi lanjutan.
(c) Format disposisi dilengkapi dengan keterangan perintah
yang diberikan kepada penerima disposisi.
(d) Penerima disposisi harus menindaklanjuti disposisi dan
melaporkan pelaksanaan tindak lanjut disposisi kepada
pembuat disposisi.
(e) Apabila diperlukan, penerima disposisi dapat melakukan
disposisi lanjutan kepada pejabat di bawahnya.
e. Surat Keluar
1) Surat keluar adalah surat yang dikeluarkan oleh bagian
administrasi untuk didistribusikan di luar maupun di dalam
puskesmas berupa surat pemberitahuan, undangan, maupun
laporan.
2) Adapun alur surat keluar sebagai berikut:
a. Surat keluar external puskesmas
Surat yang dibuat oleh bagian administrasi puskesmas.
Kemudian dilanjutkan ke Pimpinan Puskesmas untuk di cek
(Merubah/Menambah jika diperlukan) selanjutnya ditanda
tangani oleh Pimpinan Puskesmas. Setelah itu dikembalikan
ke Tata Usaha untuk didokumentasikan dengan penomoran
dan dikirim ke alamat yang dituju oleh ekspeditor.
(pengarsipan & buku eskpedisi)
b. Surat keluar internal puskesmas
Surat yang dibuat oleh administrasi puskesmas untuk
didistribusikan di lingkungan puskesmas saja. Contoh surat
keluar internal puskesmas antara lain surat pemberitahuan
pertemuan lokakarya mini bulanan, surat pemberitahuan
pertemuan internal pokja, surat usulan permintaan barang,
dan sebagainya.
c. Ketentuan numerisasi dokumen surat keluar adalah sebagai
berikut:
Contoh Format : 445/200/1.2.1.1.6/2019
Keterangan
445 : kode pengarsipan Puskesmas
200 : Nomor Surat Keluar (No.Urut Agenda)
1.2.1.1.6 : Kode nomenklatur OPD dan Sub OPD
2019 : Tahun surat dikeluarkan
3) Konsep surat dibuat oleh SKPD/unit kerja yang mempunyai
inisiatif untuk membuat surat keluar.
4) Konsep surat dibuat dengan menggunakan template/boring
acuan sesuai dengan ketentuan yang mengatur tentang tata
naskah dinas pada Pemerintah Daerah.
5) Konsep surat harus diajukan kepada atasan untuk mendapat
persetujuan.
6) Surat yang telah disetujui oleh atasan diberi nomor sesuai
dengan format penomoran agenda surat keluar.
7) Surat yang telah diberi nomor kemudian dicetak dan dibubuhi
tanda tangan dan cap sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang – undangan.
f. Penyimpanan dokumen/arsip kepegawaian puskesmas dilakukan
dengan menggunakan map file masing-masing nama pegawai
dengan urutan arsip kepegawaian yang ditentukan.
g. Penyimpanan salinan dokumen akreditasi disimpan di masing-
masing kelompok pelayanan, sedangkan di administrasi dan
manajemen (admen) menyimpan master dokumen semua
kelompok pelayanan dan program sesuai jenis dokumen.
F. PEMINJAMAN DOKUMEN
Peminjaman dokumen dari antar unit/lintas unit dengan
mempergunakan ekspedisi peminjaman, sedangkan peminjaman yang
dilakukan oleh lintas sektor atau dinas atasan harus memakai surat resmi
dan melewati ketatausahaan.
BAB V
PENUTUP
3. Surat Perintah
a. Surat perintah tugas adalah naskah dinas puskesmas yang dibuat oleh
kepala puskesmas yang berwenang kepada bawahan yang diberi tugas,
yang memuat apa yang harus dilakukan
b. Susunan
a. Kepala
Kepala surat perintah tugas terdiri atas:
1. Kop naskah dinas
2. Kata surat perintah tugas yang ditulis dengan huruf kapital
secara semestris
3. Nomor yang berada dibawah tulisan surat perintah Tugas
b. Batang Tubuh
Batang Tubuh surat perintah tugas terdiri atas:
1. Konsiderens meliputi pertimbangan dari atau dasar,pertimbangan
memuat alasan ditetapkannya surat perintah tugas dasar memuat
ketentuan yang dijadikan landasan ditetapkannya surat peritah
tugas tersebut
2. Diktum dimulai denagn kata memberi perintah. Memberi tugas
yang ditulis dengan huruf kapital dicantumkan secara
simetris.diikuti kata kepada ditepi kiri serta nama dan jabatan
pegawai yang mendapat tugas. Dibawah kata kepada ditulis kata
untuk disertai tugas-tugas yang harus dilakukan.
c. Bagian akhir
Bagian akhir surat peritah tugas terdiri dari
1. Tempat dan tanggal surat perintah tugas
2. Nama jabatan pejabat yang menandatangani, yang ditulis dengan
huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya dan diakhiri
dengan tanda baca koma;
3. Tanda tangan pejabat yang menugasi;
4. Nama lengkap pejabat yang menandatangani surat perintah tugas
yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap unsurnya
5. Cap dinas
d. ke dalam lampiran yang terdiri dari koma nomor urut,anama
pengakat, nip, jabatan, dan keterangan
a. Surat perintah tidak berlaku lagi setelah tugas yang termuat
selesai dilaksanakan
b. Surat keterangan perintah yang ditanda tangani oleh Kepala
Puskesmas
Bentuk/model naskah dinas surat biasa, sebagaimana tertera pada
halaman berikut.
6. Surat izin
a. Pengertian izin adalah naskah dinas yang berisi petunjuk terhadap suatu
permohonan yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang.
b. Susunan
1. Kepala surat
Bagian kepala surat izin terdiri dari :
1) Tulisan surat izin diketik dengan huruf kapital secara simetris
2) Nomor diketik dibawah tulisan surat izin secara simetris
3) tulisan tentang diketik dengan huruf kapital secara simetris
2. Batang tubuh surat izin
Bagian batang tubuh surat izin terdiri dari atas:
1) Nama
2) Jabatan
3) Alamat
4) Maksud dan tujuan pemberian izin.
3. Bagian akhir
Bagian akhir surat izin terdiri dari:
Tempat dan tanggal pembuatan surat izin
1) Nama jabatan
2) Tanda tanggan dan nama pejabat
3) Pangkat dan NIP bagi PNS
4) Stempel jabatan/instansi
c. Hal yang perlu diperhatikan
Surat izin yang ditanda tanda tanggan oleh Kepala UPTD Puskesmas
Sapta Jaya dibuat dengan menggunakan kop naskah UPTD Puskesmas
Sapta Jaya.
Bentuk /model naskah dinas surat biasa, sebagaimana tertera pada
halaman berikut.
A. Pengendalian Rekam Implementasi
Dokumen yang diisyaratkan oleh sistem manajemen mutu harus
dikendalikan. Semua dokumen yang diperlukan dikelompokkan dalam satu
buku seperti buku Notulen Pertemuan (Lokmin dan Komunikasi Internal)
buku Monitoring dan Evaluasi kegiatan, buku untuk Umpan Balik, buku
akses masyarakat, dan dokumen-dokumen pendukung lainnya (foto, copy
ijazah, sertifikat pelatihan, dll).
a. Rencana Usulan Kegiatan (RUK) dan Rincian Pelaksanaan Kegiatan
(RPK)
Penyelenggarakan program dan upaya Puskesmas perlu direncanakan
dengan baik untuk menjamin pelaksanaan kegiatan yang optimal.
Perencanaan puskesmas sangat penting guna terlaksananya program
yang berorientasi pada kesehatan dan keselamatan masyarakat.
Perencanaan yang terintegrasi dari berbagai program dan upaya
puskesmas melalui analisis kebutuhan dan harapan masyarakat.
Mengetahui,
KEPALA UPTD Puskesmas Sapta
Jaya,
BENNY WAHYUDI
Contoh Surat Keputusan:
2 cm
PEMERINTAH KABUPATEN ACEH TAMIANG 2 cm
2,5 DINAS KESEHATAN 2,5
cm
UPTD PUSKESMAS SAPTA JAYA cm
Email : pkmsaptajaya2016@gmail.com
Jln. Desa Suka Mulia Kecamatan Rantau 24474
KEPUTUSAN
TENTANG
...................................................................
b. bahwa ................................................................................;
c. dan seterusnya...................................................................;
MEMUTUSKAN
Kesatu : .............................................................................................;
Kedua : .............................................................................................;
BENNY WAHYUDI
CONTOH SISTEMATIKA PENULISAN DOKUMEN PERKANTORAN
DI UPTD PUSKESMAS SAPTA JAYA
Mengetahui
Kepala UPTD Puskesmas Sapta Jaya
Nama Pejabat
Pangkat
NIP
Ukuran huruf baris
2. CONTOH KETERANGAN pertama 14 baris kedua
dan ketiga 18 baris
keempat & kelima 12
SURAT KETERANGAN
NOMOR:............../.........../........./ 201
Mengetahui
Kepala UPTD Puskesmas Sapta Jaya
Nama Pejabat
Pangkat
NIP
Ukuran huruf baris
4. CONTOH SURAT TUGAS pertama 14 baris kedua
dan ketiga 18 baris
keempat & kelima 12
SURAT TUGAS
Nomor : 800 / /ST/1.02.01.6/2019
Yang bertanda tangan dibawah ini Kepala UPTD Puskesmas Sapta Jaya
Kecamatan Rantau Kabupaten Aceh Tamiang, dengan ini :
MENUGASKAN
Kepada:
Nama :
NIP :
Pangkat/Gol :
Jabatan :
Tujuan Perjalanan :
Lama Perjalanan :
Berangkat Tanggal :
Untuk :
Mengetahui
Kepala UPTD Puskesmas Sapta Jaya
Nama Pejabat
Pangkat
NIP
5. CONTOH SPPD
Mengetahui ,
Kepala UPTD Puskesmas Sapta Jaya Pemohon,
Nama Pejabat
Pangkat
NIP
7. Contoh MOU
Nomor : 000/SK-KMP/V/2020
2. Nama :
Nip :
Pangkat/golongan :
Jabatan :
Unit kerja :
TEMPAT PELAYANAN
Pasal 3
Pelayanan pengangkutan
limbah…………………………………………………. ................................................
....................
...............................................................................................................
WAKTU PELAYANAN
Pasal 4
Waktu pelayanan sesuai dengan jadwal, kesepakatan kedua belah pihak.
PEMBIAYAAN
Pasal 5
Segala biaya yang timbul akibat perjanjian kerjasama ini, dibebankan kepada
pihak pertama sesuai kesepakatan kedua belah pihak.
ATURAN PERALIHAN
Pasal 8
Peninjauan kembali perjanjian ini sebelum batas waktu sebagaimana tersebut
dalam pasal 6, dapat dilakukan kedua belah pihak apabila ada perubahan
kebijakan pemerintah dan sesuai dengan Peraturan Perundang-undangan
yang berlaku.
ATURAN PENUTUP
Pasal 9
1. Perubahan terhadap ketentuan yang telah ditetapkan dalam perjanjian ini
dapat dilakukan atas persetujuan kedua belah pihak.
2. Hal-hal yang timbul pada pelaksanaan perjanjian ini akan diatur
kemudian atas persetujuan kedua belah pihak.
Demikian perjanjian ini diketahui oleh Pihak Pertama dan Pihak Kedua.
SURAT KETERANGAN
No : 440/ /1.2.1.1.6/201
Menerangkan bahwa :
Nama : ...............................
NIP : .................................
Pangkat/Gol : .................................
Jabatan : ................................
Unit Kerja : ...............................
Memang benar yang bersangkutan tidak pernah izin dari bulan ..............sampai
dengan pengajuan cuti tahuanan ........ Berdasarkan tidak pernah izin atau tidak
masuk kerja tanpa keterangan tersebut, maka berikan cuti tahunan untuk
tahun .......... sebanyak .... ( ......... ) hari kerja dari tanggal
Surat keterangan ini dibuat sebagai pertimbangan untuk pengajuan cuti tahunan
yang bersangkutan.
Nama Pejabat
Pangkat
NIP
9. Contoh Surat Undangan
Sapta Jaya,..........................
Nomor : 440/ / 1.2.1.1.6 /2018 Kepada
Sifat :- Yth. .......................................
Lampiran. :- ........................................
Perihal : Undangan
......................................
...........................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
....................................................................
Hari / Tanggal :
Pukul :
Tempat :
Acara :
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
...............................................
Mengetahui
Kepala UPTD Puskesmas Sapta Jaya
Nama Pejabat
Pangkat
NIP
Contoh Surat Cuti
Sapta Jaya,....................201
CUTI : ........... Kepada
Yth. ......................................
Melalui :
...................................... .............
........................
di -
Tempat
Cuti yang telah diambil dalam tahun Kepala UPTD Puskesmas Sapta Jaya
Yang bersangkutan :
Nama Pejabat
Pangkat
NIP