PERBANDINGAN SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF

PERKARA PIDANA: Studi Kasus Pengadilan Negeri Kelas 1A dengan Kelas 1B

Malang

SKRIPSI

Oleh:

Nur Anisa Amalia Kusyu

190214613261

UNIVERSITAS NEGERI MALANG

FAKULTAS SASTRA

PROGRAM S1 ILMU PERPUSTAKAAN

AGUSTUS 2023
 PERBANDINGAN SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF
PERKARA PIDANA: Studi Kasus Pengadilan Negeri Kelas 1A dengan Kelas 1B
Malang

SKRIPSI

Diajukan Kepada

Universitas Negeri Malang

Untuk memenuhi salah satu persyaratan

Dalam menyelesaikan program Sarjana

Ilmu Perpustakaan

Oleh:

Nur Anisa Amalia Kusyu

190214613261

PROGRAM S1 ILMU PERPUSTAKAAN

FAKULTAS SASTRA

UNIVERSITAS NEGERI MALANG

AGUSTUS 2023

ii
 LEMBAR PERSETUJUAN UJIAN

Yang bertandatangan di bawah ini:

NIP : 196512181985031001
Nama : Dr. Sokhibul Ansor, S.Sos., M. Hum
Status : Pembimbing 1
Menyatakan bahwa mahasiswa tersebut di bawah ini:
NIM : 190214613261
Nama : Nur Anisa Amalia Kusyu
Program Studi : S1 Ilmu Perpustakaan

Judul : Perbandingan Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis

Inaktif Perkara Pidana: Studi Kasus Pengadilan Negeri
Kelas 1A dengan Kelas 1B Malang

Saya setuju untuk diuji atau maju dalam sidang Tugas Skripsi yang dilaksanakan secara
luring.
Demikian surat ini saya buat agar dapat digunakan sebagaimana mestinya

Malang, 10 Agustus 2023

Pembimbing,

Dr. Sokhibul Ansor, S.Sos., M. Hum

NIP. 196512181985031001

iii
 LEMBAR PERSETUJUAN DAN PENGESAHAN SKRIPSI

Skripsi oleh Nur Anisa Amalia Kusyu ini telah dipertahankan di depan dewan
penguji pada tanggal 11 Agustus 2023

Dewan Penguji

Dr. Sokhibul Ansor, S.Sos., M. Hum, Ketua Penguji

NIP. 196512181985031001

Dr. Didin Widyartono, S.S., S.Pd., M.Pd, Penguji Utama

NIP. 198108092015041002

Adi Prasetyawan, S.Sos., M.A, Penguji Anggota

NIP. 198701052018031001

Mengesahkan, Mengetahui,
Dekan Fakultas Sastra Ketua Departemen Sastra Indonesia

Dr. Moch Syahri, S.Sos., M.Si Dr. Azizatus Zahro’, S.Pd., M.Pd
NIP. 197111111999031002 NIP. 197310092003122001

iv
 PERNYATAAN KEASLIAN TULISAN

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : Nur Anisa Amalia Kusyu

NIM : 190214613261

Program Studi : S1 Ilmu Perpustakaan

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa skripsi yang saya tulis ini benar-benar
tulisan saya, dan bukan merupakan plagiasi/falsifikasi/pabrikasi baik sebagian atau
seluruhnya.

Apabila di kemudian hari terbukti atau dapat dibuktikan bahwa skripsi ini hasil
plagiasi/falsifikasi/fabrikasi, baik sebagian atau seluruhnya, maka saya bersedia
menerima sanksi atas perbuatan tersebut sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Malang, 10 Agustus 2023

Yang membuat pernyataan,

Nur Anisa Amalia Kusyu

NIM. 190214613261

v
 ABSTRAK

Kusyu, N.A.A. 2023. Perbandingan Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif

Perkara Pidana: Studi Kasus Pengadilan Negeri Kelas 1A dengan Kelas 1B
Malang. Departemen Bahasa Indonesia. Fakultas Sastra. Universitas Negeri
Malang. Pembimbing: Dr. Sokhibul Ansor, S.Sos., M. Hum.
Kata Kunci: Perbandingan, Sistem Pengelolaan Arsip, Arsip Dinamis Inaktif, Arsip
Perkara Pidana, Pengadilan Negeri Malang, dan Pengadilan Negeri Kepanjen.
Pengadilan Negeri Malang dan Pengadilan Negeri Kepanjen merupakan dua
organisasi di Malang yang bergerak di sektor yang sama, sehingga penelitian ini
bertujuan untuk membandingkan dan membedakan sistem manajemen kearsipan
mereka sesuai dengan teori siklus hidup arsip yang meliputi penciptaan,
pendistribusian, penggunaan, pemeliharaan, serta pemusnahan dari Judith Read dan
Marry Lea Ginn. Penelitian ini menggunakan pendekatan deskriptif kualitatif.
Observasi, wawancara, dan pencatatan digunakan sebagai metode pengumpulan data.
Terdapat empat informan dalam penelititan ini, dua orang dari masing-masing
lembaga peradilan yang memiliki pengalaman yang memadai dalam pengelolaan arsip.
Temuan penelitian menunjukkan bahwa pengelolaan arsip pada tahap penciptaan di
Pengadilan Negeri Malang dan Pengadilan Negeri Kepanjen telah dilakukan dengan
baik sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Tahap kedua yakni pendistribusian, pada
Pengadilan Negeri Malang dan Kepanjen pendistribusian dilakukan hanya dari pihak
eksternal. Tahap ketiga yaitu penggunaan arsip pada Pengadilan Negeri Malang dan
Pengadilan Negeri Kepanjen digunakan sebagai sumber referensi untuk menunjang
keabsahan data bagi peradilan. Pada tahap keempat yakni pemeliharaan arsip pada
kedua lembaga meliputi penyimpanan dan perawatan masih dilakukan secara
sederhana namun sudah cukup baik. Penyimpanan arsip pada kedua lembaga sudah
dilakukan dengan baik sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan dan
menggunakan Sistem Informasi Penelusuran Perkara (SIPP) guna menunjang sistem
penyimpanan arsip. Sedangkan pada kegiatan perawatan arsip di Pengadilan Negeri
Malang belum dilakukan secara maksimal namun sudah cukup baik dengan
memberikan pembungkus plastik kepada dokumen arsip. Sedangkan pada Pengadilan
Negeri Kepanjen, kegiatan perawatan yang dilakukan dengan penggantian kapur barus
dan penyemprotan obat serangga setiap bulannya secara bergantian, selain itu
dilakukan juga pengecekan seluruh kondisi fasilitas arsip termasuk apar setiap akhir
tahunnya. Pada tahapan kelima yakni pemusnahan arsip pada Pengadilan Negeri
Malang tidak pernah dilaksanakan, arsip yang sudah habis masa penyimpanannya
hanya dipindahkan ke kantor pengadilan yang lama. Sedangkan pada Pengadilan
Negeri Kepanjen, mulanya memiliki masa penyimpanan selama 30 tahun namun
berubah sesuai dengan SK yang berlaku menjadi 10 tahun namun masih belum pernah
melakukan pemusnahan arsip.

vi
 ABSTRACT

Kusyu, N.A.A. 2023. Comparison of Dynamic Inactive Archive Management Systems

for Criminal Cases: Case Studies of Class 1A and Class 1B District Courts in
Malang. Indonesian Department. Faculty of Literature. Malang State
University. Advisor: Dr. Sokhibul Ansor, S.Sos., M. Hum.
Keywords: Comparison, Archive Management System, Inactive Dynamic Archives,
Criminal Case Archives, Malang District Court, and Kepanjen District Court.
The Malang District Court and the Kepanjen District Court are two organizations in
Malang that operate in the same sector, so this research aims to compare and contrast
their archives management systems in accordance with the archives life cycle theory
which includes creation, distribution, use, maintenance and disposition of Judith Read
and Mary Lea Ginn. This research use desciptive qualitative approach. Observations,
interviews, and recording were used as data collection methods. There were four
informants in this research, two people from each judicial institution who had
sufficient experience in archival management. The research findings show that archive
management at the creation stage at the Malang District Court and Kepanjen District
Court has been carried out well in accordance with applicable regulations. The second
stage is distribution, at the Malang District Court and Kepanjen, distribution is
carried out only from external parties. The third stage is the use of archives at the
Malang District Court and Kepanjen District Court as a reference source to support
the validity of the data for the judiciary. In the fourth stage, namely archive
maintenance at both institutions, including storage and maintenance, it is still carried
out simply but quite well. Archive storage at both institutions has been carried out
properly in accordance with established provisions and uses the Case Tracking
Information System (CTIS) to support the archive storage system. Meanwhile, archive
maintenance activities at the Malang District Court have not been carried out
optimally but are quite good by providing plastic wrapping for archive documents.
Meanwhile, at the Kepanjen District Court, maintenance activities are carried out by
replacing camphor and spraying insecticide every month, in addition to checking all
conditions of archive facilities including fire extinguishers at the end of each year. In
the fifth stage, namely the disposition of archives at the Malang District Court, it was
never carried out, archives whose storage period had expired were only transferred
to the old court office. Meanwhile, at the Kepanjen District Court, initially it had a
storage period of 30 years but this was changed according to the applicable decree to
10 years but the archives have never been disposition.

vii
 KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, puji syukur kehadirat Allah SWT penulis panjatkan karena atas
berkat rahmat serta hidayah-Nya penulis dapat menyelesaikan skripsi yang
berjudul: Perbandingan Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif Perkara Pidana:
Studi Kasus Pengadilan Negeri Kelas 1A dengan Kelas 1B Malang.

Selama penulis menyusun laporan ini tidak lepas dari bantuan berbagai pihak.
Oleh karena itu penulis mengucapkan banyak terima kasih kepada :

1. Bapak Dr. Sokhibul Ansor, S.Sos., M. Hum. selaku Dosen Pembimbing

skripsi yang telah meluangkan waktunya untuk membimbing dan
memberikan dorongan hingga tugas akhir selesai.
2. Bapak Dr. Moch Syahri S.Sos., M. Si selaku Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Negeri Malang.
3. Moh. Safii, S.Kom., M. Hum selaku dosen Pendamping Akademik yang telah
memberikan bimbingan dan bantuan selama penulis menempuh studi di
Fakultas Sastra Universitas Negeri Malang.
4. Ibu Dr. Azizatus Zahro’, S.Pd., M.Pd Selaku Ketua Departemen Sastra Indonesia
Fakultas Sastra Universitas Negeri Malang.
5. Bapak Dr. Didin Widyartono, S.S., S.Pd., M.Pd dan Bapak Adi Prasetyawan,
S.Sos., M.A selaku Dosen Penguji atas pengarahan, saran, dan kritik yang
diberikan.
6. Para dosen ilmu perpustakaan FS UM yang memberikan ilmu dan dorongan
untuk menyelesaikan tugas akhir serta membantu memberikan masukan.
7. Kedua orang tua dan keluarga yang selalu memberikan dukungan penuh dan
semangat tanpa memberikan tekanan kepada penulis dalam penyulisan skripsi
ini.
8. Kakak Jane Fany Kurniasari, Dita Osaka Sati, Anggoro Setyo Pramono yang
selalu membelikan kebutuhan dan makanan untuk memberikan semangat
dalam menyelesaikan skripsi ini.

viii
 9. Amel sahabat penulis sejak SMA yang selalu memberi dukungan dan
menemani penulis setiap harinya.
10. Seluruh teman-teman S1 Ilmu Perpustakaan 2019 dan teman-teman lain yang
tidak bisa disebutkan seluruhnya yang juga selalu mendukung dan memberi
dorongan untuk segera menyelesaikan skripsi ini agar segera sidang dan lulus.

Dalam penulisan skripsi ini, penulis menyadari bahwa masih terdapat banyak
kekurangan. Untuk itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang dapat yang
membangun demi kemajuan dan perbaikan skripsi ini. Harapan penulis adalah semoga
penulisan tugas akhir ini dapat bermanfaat bagi para pembaca.

Malang, 10 Agustus 2023

Nur Anisa Amalia Kusyu

NIM. 190214613261

ix
 DAFTAR ISI

LEMBAR PERSETUJUAN UJIAN ............................................................................ iii

LEMBAR PERSETUJUAN DAN PENGESAHAN SKRIPSI ................................... iv
PERNYATAAN KEASLIAN TULISAN .................................................................... v
ABSTRAK ................................................................................................................... vi
ABSTRACT ................................................................................................................ vii
KATA PENGANTAR ............................................................................................... viii
DAFTAR ISI ................................................................................................................. x
DAFTAR TABEL ...................................................................................................... xiii
DAFTAR GAMBAR ................................................................................................. xiv
BAB I PENDAHULUAN ............................................................................................. 1
1.1 Latar Belakang .................................................................................................... 1
1.2 Rumusan Masalah ............................................................................................... 4
1.3 Tujuan Penelitian ................................................................................................. 4
1.4 Manfaat Penelitian ............................................................................................... 4
1.5 Definisi Operasional ............................................................................................ 5
BAB II LANDASAN TEORI ....................................................................................... 6
2.1 Arsip .................................................................................................................... 6
2.1.1 Pengertian Arsip ........................................................................................... 6
2.1.2 Fungsi Arsip .................................................................................................. 7
2.1.3 Jenis Arsip..................................................................................................... 8
2.2 Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif ....................................................... 10
2.3 Life Cycle of a Records ..................................................................................... 12
2.3.1 Creation (Penciptaan) ................................................................................. 13
2.3.2 Distribution (Distribusi) ............................................................................. 15
2.3.3 Use (Penggunaan) ....................................................................................... 16
2.3.4 Maintenance (Pemeliharaan) ...................................................................... 16
2.3.5 Disposition (Pemusnahan) .......................................................................... 25
2.4 Perkara Pidana ................................................................................................... 27

x
BAB III METODE PENELITIAN.............................................................................. 32
3.1 Pendekatan dan Jenis Penelitian ........................................................................ 32
3.2 Lokasi Penelitian ............................................................................................... 32
3.3 Data dan Sumber Data ....................................................................................... 33
3.4 Teknik Pengumpulan Data ................................................................................ 34
3.5 Teknik Penguji Keabsahan Data ....................................................................... 35
3.6 Teknik Analisis Data ......................................................................................... 36
3.7 Instrumen Penelitian .......................................................................................... 37
3.8 Tahapan Penelitian ............................................................................................ 38
BAB IV PAPARAN HASIL ANALISIS .................................................................... 39
4.1 Penciptaan Arsip di Pengadilan Negeri Malang Kelas 1A ................................ 39
4.1.1 Penciptaan Arsip ......................................................................................... 39
4.1.2 Penerimaan Arsip ........................................................................................ 40
4.2 Pendistribusian Arsip di Pengadilan Negeri Malang Kelas 1A ........................ 41
4.2.1 Distribusi Arsip dari Pihak Eksternal ......................................................... 41
4.2.2 Distribusi Arsip ke Pihak Eksternal ............................................................ 42
4.3 Penggunaan Arsip di Pengadilan Negeri Malang Kelas 1A.............................. 42
4.4 Pemeliharaan Arsip di Pengadilan Negeri Malang Kelas 1A ........................... 44
4.4.1 Pedoman Penyimpanan Arsip ..................................................................... 44
4.4.2 Perawatan Arsip .......................................................................................... 46
4.5 Penyusutan dan Pemusnahan Arsip di Pengadilan Negeri Malang Kelas 1A ... 46
4.6 Penciptaan Arsip di Pengadilan Negeri Kepanjen Kelas 1B ............................. 47
4.6.1 Penciptaan Arsip ......................................................................................... 47
4.6.2 Penerimaan Arsip ........................................................................................ 50
4.7 Pendistribusian Arsip di Pengadilan Negeri Malang Kelas 1A ........................ 51
4.7.1 Distribusi Arsip dari Pihak Eksternal ......................................................... 51
4.7.2 Distribusi Arsip ke Pihak Eksternal ............................................................ 52
4.8 Penggunaan Arsip di Pengadilan Negeri Kepanjen Kelas 1B ........................... 52
4.9 Pemeliharaan Arsip di Pengadilan Negeri Kepanjen Kelas 1B......................... 54
4.9.1 Pedoman Penyimpanan Arsip ..................................................................... 54
4.9.2 Perawatan Arsip .......................................................................................... 56

xi
 4.10 Penyusutan dan Pemusnahan Arsip di Pengadilan Negeri Kepanjen .............. 57
BAB V PEMBAHASAN ............................................................................................ 59
5.1 Penciptaan Arsip ................................................................................................ 59
5.2 Pendistribusian Arsip ........................................................................................ 60
5.3 Penggunaan Arsip .............................................................................................. 62
5.4 Pemeliharaan Arsip ........................................................................................... 63
5.5 Penyusutan Arsip ............................................................................................... 66
BAB VI PENUTUP ................................................................................................... 68
6.1 Kesimpulan ........................................................................................................ 68
6.2 Saran .................................................................................................................. 69
REFERENCES............................................................................................................ 71
LAMPIRAN ................................................................................................................ 75
Lampiran 1. Pedoman Observasi ............................................................................. 75
Lampiran 2: Pedoman Wawancara .......................................................................... 76
Lampiran 3. Kodefikasi Informan ........................................................................... 79
Lampiran 4. Transkip Wawancara .......................................................................... 80
Lampiran 5. Surat Izin Penelitian ............................................................................ 92

xii
 DAFTAR TABEL

Tabel 1 Narasumber PN Malang ................................................................................. 33

Tabel 2 Narasumber PN Kepanjen .............................................................................. 34
Tabel 3 Berkas Perkara Pidana dari JPU..................................................................... 49
Tabel 4 Berkas Perkara Pidana dari Panitera Pengganti ............................................. 50

xiii
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 Kasus Kejahatan 2018-2022 ........................................................................ 3

Gambar 2 Pengelolaan Arsip Dinamis ........................................................................ 13
Gambar 3 Proses Analisis Data ................................................................................... 36
Gambar 4 SIPP (Sistem Informasi Penelusuran Perkara) PN Malang ........................ 41
Gambar 5 Prosedur Peminjaman Arsip Pidana ........................................................... 43
Gambar 6 SIPP (Sistem Informasi Penelusuran Perkara) PN Kepanjen..................... 51
Gambar 7 Surat Ijin Peminjaman dari Ketua PN Kepanjen ........................................ 53
Gambar 8 Checklist Kebersihan PN Kepanjen ........................................................... 57

xiv
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Informasi merupakan hal yang krusial di era globalisasi saat ini, mulai dari
tingkat individu hingga pemerintahan. Jika sebuah lembaga pemerintah atau entitas
lain tidak memiliki akses ke data yang diperlukan, maka lembaga tersebut tidak akan
dapat berfungsi secara efektif. Karena setiap tindakan yang dilakukan oleh lembaga
pemerintah menghasilkan catatan, arsip memainkan peran penting dalam memastikan
efisiensi operasi pemerintah.
Arsip menampung berbagai macam bahan informasi yang berguna, maka dari
itu arsip disebut sebagai pusat ingatan dari setiap instansi dan harus dikelola dengan
baik. Jika instansi tidak memiliki sistem pengelolaan yang baik terhadap arsip yang
dimilikinya, maka dapat mempengaruhi tingkat reputasi dari suatu instansi itu sendiri
dan akan mengalami hambatan dalam mencapai tujuan (Nawaffela, 2016).
Pengelolaan arsip diperlukan guna menjaga nilai dari arsip itu sendiri. Seiring
berkembangnya zaman, arsip yang dimiliki oleh instansi akan terus bertambah dan
mengalami penumpukan yang tidak terkontrol. Oleh karena itu, sangat penting untuk
memiliki pendekatan yang konsisten dan metodis dalam mengelola arsip sejak
pertama kali dibuat hingga tahap pemusnahan terakhir. Arsip merupakan dokumen
penting yang tidak luput dari kegiatan seluruh manusia, baik digunakan dalam
kegiatan sehari-hari maupun dalam pekerjaan. Bahkan saat ini, banyak perusahaan
dan individu yang tidak menyadari pentingnya pengelolaan arsip yang efektif.
Pengelolaan arsip sangat penting untuk memastikan kelangsungan hidup arsip,
preseden hukum di Indonesia dimulai dari Undang-Undang Republik Indonesia
Nomor 43 Tahun 2009, yang menjelaskan peran arsip dalam kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara sebagai bahan bukti, acuan, dan
pertanggungjawaban. Agar organisasi dapat menjalankan misinya secara efektif,
organisasi harus memelihara dan terus meningkatkan manajemen kearsipannya sesuai
dengan persyaratan undang-undang.

1
 Sebagian besar organisasi publik dan swasta masih masih belum mengerti akan
hal itu. Mereka beranggapan bahwa pekerjaan kearsipan dapat dikerjakan oleh orang-
orang yang tidak berhubungan dengan arsip, padahal pemikiran tersebutlah yang
dapat menghambat proses pengelolaan arsip. Agar administrasi kearsipan dapat
berjalan secara efisien, efektif, dan tepat, diperlukan sumber daya seperti arsiparis
yang terlatih dan teknologi yang tepat. Pengadilan Negeri Kota Malang Kelas 1A dan
Pengadilan Negeri Kabupaten Malang Kelas 1B merupakan lembaga Peradilan
Umum Tingkat Pertama. Pengadilan Negeri Kelas 1A dan 1B di Kota Malang dan
Kabupaten Malang merupakan Pengadilan Tingkat Pertama yang bertugas mengadili
dan memutus perkara pidana dan perdata yang diajukan oleh masyarakat. Untuk
tujuan ini, pengadilan harus melakukan investigasi dan persidangan terhadap
terdakwa. Pengadilan tidak diizinkan untuk menolak tuntutan yang telah diajukan
oleh penuntut dengan alasan hukum tidak ada maupun tidak/kurang jelas.
Pengadilan Negeri memiliki peranan penting dalam menegakkan keadilan.
Maka dari itu, setiap perkara akan menghasilkan dokumen yang harus dijaga
keutuhannya dengan cara diarsipkan. Terdapat berkas perkara untuk perkara pidana
dan perdata yang disimpan di Pengadilan Negeri Malang 1A dan 1B. Perkara pidana
muncul ketika para pelaku tindak pidana melakukan tindakan yang merugikan negara,
mengganggu ketertiban umum, atau bertentangan dengan peraturan atau keputusan
yang dibuat oleh negara. Sedangkan perkara perdata terjadi karena adanya
pelanggaran hak yang dimiliki oleh seseorang seperti yang telah diatur di dalam
hukum perdata.
Arsip perkara pidana menjadi salah satu dokumen penting bagi lembaga
pengadilan karena dapat digunakan sebagai acuan di masa depan. Seperti yang
diketahui, pelanggaran kejahatan setiap tahunnya dapat bertambah maupun menurun
dengan rata-rata memiliki kasus yang sama sebagai contoh kasus korupsi. Badan
Pusat Statistik (BPS) menyatakan pada tahun 2018-2021 kasus kejahatan di Indonesia
telah menurun. Sedangkan pada tahun 2022, Kaporli Listyo Sigit Prabowo
menyatakan bahwa kasus kejahatan di Indonesia bertambah menjadi 276.507 kasus
perkara (CNN, 2022). Kasus kejahatan yang terjadi diantaranya meliputi

2
pembunuhan, penganiayaan/kekerasan, pemerkosaan/pencabulan, penculikan,
pencurian, narkotika, penipuan, penggelapan, korupsi, serta kejahatan terhadap
ketertiban umum. Data statistik kasus kejahatan pada tahun 2018-2022 di Indonesia
ialah sebagai berikut:

Kasus Kejahatan di Indonesia 2018-2022

350.000
300.000
250.000
200.000
150.000
100.000
50.000
0
2018 2019 2020 2021 2022

Jumlah Kasus

Gambar 1 Kasus Kejahatan 2018-2022

Pasal 1 Pedoman Pemusnahan Arsip dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional

Republik Indonesia No. 25 Tahun 2012 mendefinisikan “pengelolaan arsip dinamis”
sebagai proses pengendalian arsip dinamis secara efektif, efisien, dan sistematis mulai
dari penciptaan sampai dengan penyusutan dan pemusnahan arsip dinamis. Namun,
nyatanya masih banyak instansi yang belum mampu melakukan pengelolaan sesuai
dengan peraturan ANRI. Hasil penelitian dari Mulyapradana, et al (2021), Tajuddin
(2020), dan Hapsari (2021) menunjukkan fasilitas dan pengelolaan arsip masih belum
maksimal karena terbatasnya ruang penyimpanan dan rak arsip yang menyebabkan
penumpukan terhadap arsip, serta terbatasnya kemampuan pegawai dalam melakukan
pengelolaan arsip.
Keputusan Kepala ANRI No. 388 Tahun 2021 dan Keputusan Kepala ANRI
No. 104 Tahun 2022 merinci hasil pengawasan kearsipan pada tahun 2021,
Kementerian Kesehatan mendapatkan penghargaan tingkat pertama karena berhasil
melaksanakan tanggung jawab pengelolaan kearsipan dan mendapatkan akreditasi

3
 AA (sangat sempurna). Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 21 Tahun 2018
mendefinisikan parameter tata kelola arsip dinamis meliputi penyelenggara
kearsipan, pengurusan surat, pemberkasan arsip aktif, penataan arsip inaktif, program
arsip vital, penyusutan, pembinaan dan pengawasan, serta kegiatan lain yang sejenis.
Untuk menggali lebih dalam mengenai perbandingan yang telah ada pada sistem
pengelolaan arsip dinamis inaktif perkara pidana di Pengadilan Negeri Malang 1A
dan 1B, maka peneliti mendasarkan keputusannya pada penjelasan tersebut.
Perbandingan digunakan untuk mengetahui perbedaan apa saja yang ada mengenai
sistem pengelolaan arsip, peralatan yang digunakan, serta hambatan pada saat
pengelolaan arsip pada dua lembaga yang bergerak pada bidang yang sama di
Malang, apakah kedua lembaga tersebut memiliki sistem pengelolaan yang sama atau
justru salah satu diantaranya memiliki kelebihan dalam pengelolaan arsip dengan
baik. Selain itu, kedua lembaga tersebut sama-sama berlokasi di Malang yang mana
jika terdapat kelebihan maupun kekurangan di salah satu lembaga dapat digunakan
sebagai perbaikan di masa yang akan datang. Oleh karena itu, penelitian ini berjudul
“Perbandingan Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif Perkara Pidana: Studi
Kasus Pengadilan Negeri Kelas 1A dengan Kelas 1B Malang”.
1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan uraian latar belakang di atas, maka rumusan masalah dalam

penelitian ini ialah sebagai berikut:
Bagaimana sistem pengelolaan arsip dinamis inaktif perkara pidana di
Pengadilan Negeri Malang Kelas 1A dan Pengadilan Negeri Kepanjen Kelas
1B?

1.3 Tujuan Penelitian

Untuk mengetahui bagaimana sistem pengelolaan arsip dinamis inaktif perkara

pidana di Pengadilan Negeri Malang Kelas 1A dan Pengadilan Negeri Kepanjen
Kelas 1B.

1.4 Manfaat Penelitian

4
 1. Manfaat Akademis
Wawasan, pemahaman, dan keahlian di bidang kearsipan diharapkan dapat
diperoleh dari studi ini, dan manfaatnya dapat meluas hingga ke dunia kerja di
masa depan.
2. Manfaat Praktis
Wawasan, pemahaman, dan keahlian di bidang kearsipan diharapkan dapat
diperoleh dari studi ini, dan manfaatnya dapat meluas hingga ke dunia kerja di
masa depan.

1.5 Definisi Operasional

1. Pengelolaan Arsip
Tujuan dari manajemen arsip adalah untuk melindungi data yang tersimpan
dalam arsip. Pengelolaan arsip yang dilakukan oleh lembaga meliputi penciptaan
arsip, penggunaan, pemeliharaan serta penyusutan.
2. Arsip Dinamis Inaktif
Arsip dinamis inaktif adalah arsip yang sudah tidak digunakan lagi namun masih
digunakan.
3. Perkara Pidana
Perkara pidana merupakan pelanggaran yang dilakukan oleh seseorang maupun
kelompok yang bersifat merugikan negara, mengganggu ketertiban, serta
melanggar ketentuan atau keputusan yang telah ditetapkan oleh negara.
4. Teori Siklus Hidup Arsip
Teori life cycle of a records atau teori siklus hidup merupakan suatu teori yang
memaparkan mengenai siklus hidup arsip mulai dari bagaimana arsip tersebut
diciptakan hingga dimusnahkan.

5
 BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Arsip

2.1.1 Pengertian Arsip

Kata archium dalam bahasa Yunani, yang menjadi asal kata "arsip" dalam
bahasa modern, mengacu pada peti yang digunakan untuk menyimpan barang.
Meskipun istilah arsip pada awalnya dapat merujuk pada lokasi fisik tempat
penyimpanan dokumen, istilah ini akhirnya lebih sering digunakan untuk merujuk
pada dokumen itu sendiri. Arsip adalah kumpulan warkat yang telah dikatalogkan
secara cermat dan diarsipkan agar dapat dengan mudah dan cepat ditemukan
kembali untuk keperluan referensi di masa yang akan datang (Gie, 2000).
Arsip statis adalah arsip yang memiliki nilai historis tetapi tidak lagi digunakan
secara aktif. Sebaliknya, arsip dinamis adalah arsip yang masih sering dirujuk.
Arsip dinamis diklasifikasikan sebagai "aktif" atau "tidak aktif" tergantung pada
seberapa sering arsip tersebut diakses. Untuk tujuan administrasi, "arsip dinamis
aktif" adalah arsip yang masih diakses secara langsung dan sering. Perbedaan
antara arsip dinamis aktif dan inaktif adalah bahwa arsip dinamis inaktif adalah
arsip yang sudah tidak digunakan secara aktif, namun keberadaannya tetap
disimpan untuk referensi di masa mendatang (Basuki, 2003). Dalam hal penataan
administrasi negara, arsip dinamis digunakan di setiap tahap, mulai dari
perencanaan hingga pelaksanaan dan seterusnya (Barthos, 2013).
Menurut Sukoco (2007) terdapat dua nilai guna arsip, diantaranya yaitu:
1) Nilai Guna Primer, dari sebuah arsip ditentukan oleh bagaimana arsip tersebut
akan digunakan oleh lembaga yang menciptakannya. Ada banyak jenis nilai
guna utama dalam suatu organisasi:
a) Bagan organisasi, pernyataan tujuan, dan pedoman untuk menjalankan
bisnis semuanya memiliki arti penting dari sudut pandang administratif.

6
 Hal ini akan membantu mengetahui bagaimana operasi di masa depan
akan berkembang.
b) Nilai penggunaan keuangan, atau nilai dokumen yang berisi penggunaan
biaya, dihitung selama audit file transaksi untuk menyusun laporan
tahunan.
c) Dokumen yang berkaitan dengan kepemilikan bisnis, perjanjian,
transaksi, kontrak, dan sebagainya memiliki nilai guna hukum.
d) Salah satu jenis nilai guna adalah nilai historis, atau nilai penting dari
dokumen yang disimpan bukan untuk alasan komersial, melainkan untuk
mencatat kejadian-kejadian di dalam organisasi.
2) Nilai yang berasal dari orang yang menggunakan arsip untuk hal-hal lain
selain dari lembaga yang menciptakannya dikenal sebagai nilai guna
sekunder. Biasanya, dokumen-dokumen ini berfungsi sebagai bukti dan
teguran publik. Ada dua fungsi tambahan yang mungkin terjadi:
a) Nilai untuk tujuan bukti yang berkaitan dengan pembentukan,
pertumbuhan, tata kelola, dan operasi organisasi yang bersangkutan.
b) Nilai yang berasal dari penggunaan informasinya, yang dapat mencakup
penelitian dan penggunaan historis yang tidak terkait dengan organisasi
aslinya. Orang, lokasi, benda, fenomena, dan jumlah dapat dimasukkan
dalam data.
Berdasarkan penjelasan diatas, jelaslah bahwa arsip dinamis berbeda dengan
arsip statis. Dalam hal tugas-tugas administratif rutin, arsip dinamis jauh lebih
berguna daripada arsip statis. Nilai arsip dinamis akan berbeda dari satu lembaga
ke lembaga lainnya, tergantung pada peran yang akan dimainkannya. Selain itu,
arsip dinamis juga bersifat tertutup dan dijaga kerahasiaannya oleh lembaga karena
didalamnya terdapat kegiatan administrasi suatu lembaga.

2.1.2 Fungsi Arsip

Menurut Muhidin dan Winata (2017), arsip dapat digunakan untuk berbagai
kepentingan, diantaranya:

7
 a) “Mendukung proses pengambilan keputusan
b) Menunjang proses perencanaan
c) Mendukung proses pengawasan
d) Sebagai alat bukti
e) Sebagai memori dari suatu organisasi
f) Digunakan untuk kepentingan publik dan ekonomi”
Sebagai sumber informasi, arsip dapat menjadi acuan bagi pemimpin untuk
mengambil keputusan secara cepat dan tepat. Fungsi arsip menurut Sedarmayanti
(2003) yakni:
a) “Alat untuk ingatan organisasi
b) Bahan atau alat pembuktian
c) Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan
d) Barometer kegiatan organisasi
e) Bahan informasi kegiatan ilmiah”

2.1.3 Jenis Arsip

Menurut Undang-Undang Kearsipan No. 43 tahun 2009, arsip meliputi hal-hal

berikut:
1) Ketika sebuah arsip diciptakan dan kemudian segera digunakan dalam
kegiatan operasional penciptanya, maka arsip tersebut dikatakan sebagai arsip
dinamis.
2) Jika suatu arsip telah dikonfirmasi baik secara langsung maupun tidak
langsung oleh ANRI atau lembaga kearsipan lainnya sebagai arsip yang
memiliki nilai guna kesejarahan, telah melampaui masa retensinya, dan dapat
dipermanenkan, maka arsip tersebut dianggap sebagai arsip statis.
3) Karena sangat penting bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, arsip
vital tidak dapat diperbaharui atau diganti jika arsip tersebut hilang atau
dimusnahkan.
4) Ketika frekuensi akses arsip menurun, kami mengatakan bahwa arsip tersebut
tidak aktif.

8
5) Arsip yang bernilai tinggi dan terus digunakan adalah yang kami sebut "aktif".
6) Arsip negara yang sangat penting bagi kelangsungan hidup bangsa dan negara
adalah arsip yang harus dijaga keaslian, keselamatan, dan keamanannya.
Adapun jenis arsip lainnya, sebagai berikut (Sugiarto, Agus dan Wahyono, 2014):
1) Teori Keuangan, Manajemen, Pemasaran, dan Pendidikan Dikategorikan
Berdasarkan Arsip Subjek dan Tujuan.
2) Arsip dikategorikan berdasarkan bentuk fisiknya, seperti surat, file digital,
rekaman video, mikrofilm, CD, dan DVD.
3) Arsip dikategorikan berdasarkan nilai atau kegunaannya, yang terdiri dari
nilai administratif, nilai hukum, nilai finansial, nilai operasional, nilai historis,
dan nilai spekulatif.
4) Menurut kepentingannya, arsip diklasifikasikan menjadi arsip tidak berguna
(seperti memo atau formulir), arsip berguna (seperti presentasi karyawan atau
surat permohonan pemotongan gaji), arsip penting (seperti catatan keuangan
atau data biografi karyawan), atau arsip vital (seperti piagam perusahaan, akta
tanah, atau ijazah)
5) Menurut fungsinya, arsip dapat bersifat dinamis atau statis.
6) Menurut lokasi atau tingkat administratifnya, arsip dibagi menjadi dua
kategori: arsip sentral dan arsip desentralisasi. Istilah "arsip sentral" mengacu
pada informasi yang disimpan di kantor pusat suatu lembaga. Secara
komparatif, pengetahuan organisasi dikatakan sebagai "arsip unit" jika berada
di berbagai unit organisasi.
7) Secara tradisional, ada empat jenis arsip yang berbeda:
a. Dokumen arsip asli adalah dokumen sumber utama dan termasuk tanda
tangan dan notaris asli.
b. Tembusan arsip adalah duplikat dari dokumen asli yang dibuat pada waktu
yang sama namun ditujukan kepada penerima yang berbeda.
c. Salinan arsip, file yang tidak dibuat pada waktu yang sama dengan
dokumen asli namun tetap sesuai dengan dokumen asli.
d. Arsip petikan, file yang berisi hanya sebagian dari file asli.

9
 8) Arsip menurut kekuatan hukum, dibagi menjadi dua macam, yaitu:
a. Arsip yang dapat digunakan sebagai bukti hukum, seperti arsip yang
memiliki tanda tangan asli dengan tinta (bukan fotokopi) di setiap
halamannya.
b. Arsip yang tidak otentik adalah salinan atau fotokopi dari arsip yang sah
yang tidak memiliki tanda tangan asli dari penandatangannya.

2.2 Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif

Praktik penciptaan, pemanfaatan, dan penyusutan arsip dengan cara yang

efektif, efisien, dan metodis dikenal sebagai manajemen arsip dinamis. Tujuan dari
manajemen arsip dinamis adalah untuk mempertahankan kegunaan arsip dari
waktu ke waktu. Seiring berkembangnya zaman, arsip yang dimiliki oleh instansi
akan terus bertambah dan mengalami penumpukan yang tidak terkontrol. Ini
berarti bahwa seluruh siklus hidup arsip harus dikelola dengan cara yang konsisten
dan metodis, mulai dari produksi, distribusi, penggunaan, penyimpanan,
pemeliharaan, hingga pembuangan.
Maka dari itu, terdapat pencipta arsip dan unit pengolahnya. Pencipta arsip
merupakan pihak yang memiliki kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan
fungsi, tugas, serta tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis.
Sedangkan unit pengoolah ialah satuan kerja pada pencipta arsip yang memiliki
tugas dan tanggung jawab mengolah segala jenis arsip yang berkaitan dengan
kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya (Hendrawan & Ulum, 2017).
Setiap arsiparis hendaknya dapat menjalankan tugas pekerjaan dengan penuh
tanggung jawab, turut aktif dalam melaksanakan program kebijakan penataan
berkas serta ikut serta dalam mengawasi pengurusan dokumen dengan mentaati
peraturan yang berlaku, sistem atau metode penataan, jadwal retensi arsip (JRA),
pemilihan dokumen yang perlu dimusnahkan kecuali melalui sistem transfer
(pemindahan), dan lain-lain yang berkaitan dengan aktivitas penataan berkas dapat
memelihara arsip dengan baik dengan mengetahui beberapa faktor penyebab
kerusakan arsip dan cara pencegahannya (Maher, 1992).

10
 Penyelenggaraan dan pengelolaan kearsipan berdasarkan Pasal 4 UU Nomor 43
Tahun 2009 tentang Kearsipan dilaksanakan berdasarkan asas:
1) Asas kepastian hukum, penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan berdasarkan
landasan hukum dan selaras dengan peraturan perundang-undangan,
kepatutan, dan keadilan dalam kebijakan penyelenggara negara. Hal tersebut
sesuai dengan penerapan bahwa setiap kegiatan penyelenggaraan negara
didasarkan pada hukum yang berlaku.
2) Asas keautentikan dan keterpercayaan, penyelenggaraan kearsipan harus
berpegang pada asas menjaga keaslian dan keterpercayaan arsip sehingga
dapat digunakan sebagai bukti dan bahan akuntabilitas.
3) Asas keutuhan, menjaga kelengkapan arsip dari upaya pengurangan,
penambahan, serta pengubahan informasi maupun fisik arsip
4) Asas asal-usul, menjaga arsip tetap terkelola dalam satu kesatuan pencipta
arsip, tidak dicampur dengan arsip yang berasal dari pencipta arsip lain,
sehingga arsip dapat melekat pada konteks penciptaannya
5) Asas aturan asli, menjaga arsip tetap ditata sesuai dengan pengaturan ketika
arsip masih digunakan untuk pelaksanaan kegiatan pencipta arsip
6) Asas keamanan, memberikan jaminan keamanan arsip dari kemungkinan
kebocoran dan penyalahgunaan informasi oleh pengguna yang tidak berhak
7) Asas keselamatan, menjamin keselamatan arsip dari ancaman bahaya dari
alam maupun manusia
8) Asas keprofesionalan, dilaksanakan oleh sumber daya manusia yang
profesional yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan
9) Asas keresponsifan, penyelenggaraan kearsipan harus tanggap atas
permasalahan kearsipan
10) Asas keantisipatifan, arsiparis harus memiliki kesadaran terhadap berbagai
perubahan dan kemungkinan perkembangan pentingnya arsip bagi bangsa dan
negara.
11) Asas kepartisipatifan, memberikan ruang untuk peran serta dan partisipasi
masyarakat di bidang kearsipan

11
 12) Asas akuntabilitas, memperhatikan arsip sebagai bahan akuntabilitas dan
harus bisa mereflesikan kegiatan dan peristiwa yang direkam
13) Asas kemanfaatan, dengan memberikan manfaat bagi kehidupan masyarakat,
bangsa dan negara
14) Asas aksesbilitas, memberikan kemudahan, ketersediaan, dan keterjangkauan
bagi masyarakat yang memanfaatkan arsip
15) Asas kepentingan umum, memperhatikan kepentingan umum dan tanpa
diskriminasi

2.3 Life Cycle of a Records

Dalam penelitian ini menggunakan teori Judith Read dan Marry Lea Ginn yaitu
siklus hidup arsip atau life cycle of a records (Read & Jean 2016). Teori life cycle
of a records merupakan teori yang memaparkan tentang siklus hidup arsip dimulai
dari bagaimana arsip tersebut tercipta, digunakan, dirawat, hingga dimusnahkan.
Berikut merupakan beberapa tahapan dari life cycle of a records menurut Judith
Read dan Marry Lea Ginn:

12
 Creation

(or receipt of record

from outside the
business)

Disposition Distribution

(Transfer, retain or (Who gets the records? Internal

destroy) users and external users)

Maintenance Use

(Store/file, retrieve (decision, reference,

and proctect) enquiries or legal
requirements)

Gambar 2 Pengelolaan Arsip Dinamis

2.3.1 Creation (Penciptaan)

Dilaksanakan dengan baik dan benar guna menghasilkan arsip yang sah, utuh,
dan terpercaya sesuai dengan ketentuan undang-undang. Penciptaan arsip
dilaksanakan berdasarkan hasil analisis dari fungsi dan kegiatan lembaga, serta
harus memenuhi unsur struktur, isi, serta konteks arsip. Informasi yang
dihasilkan didalam arsip dapat berbentuk surat atau naskah yang dibuat oleh
lembaga dengan kata lain terdapat surat masuk dan keluar.

2.3.1.1 Pembuatan
Pembuatan arsip merupakan kegiatan merekam informasi dalam suatu
media rekam tertentu untuk dikomunikasikan dalam rangka melaksanakan

13
 fungsi dan tugas di setiap lembaga dengan memperhatikan hal-hal sebagai
berikut:

1) Arsip yang dibuat memiliki isi, struktur, dan konteks

2) Pembuatan arsip yang dinilai sebagai arsip vital dilaksanakan dengan
media rekam dan peralatan berkualitas baik
3) Untuk memenuhi autentisitas dan reliabilitas arsip, serta
pengelompokan arsip sebagai satu keutuhan informasi maka dalam
pembuatan arsip dilaksanakan berdasarkan instrumen baku kearsipan
yaitu tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip serta
klasifikasi keamanan dan akses arsip
4) Pembuatan arsip dilaksanakan berdasarkan klasifikasi keamanan dan
akses arsip untuk menentukan keterbukaan atau kerahasiaan arsip sesuai
dengan peraturan perundang undangan
5) Pembuatan arsip harus didokumentasikan dengan cara registrasi yang
dilakukan oleh arsiparis

2.3.1.2 Penerimaan

Kegiatan yang berhubungan dengan pengaturan arsip yang berasal dari

pihak luar (organisasi dan/atau individu). Dalam penerimaan arsip terdapat
beberapa hal yang perlu diperhatikan yaitu:

1) Arsip yang diterima dalam kondisi aman, tepat, lengkap, dan jelas
terbaca
2) Arsip dianggap sah diterima setelah sampai pada petugas penerima arsip
yang berwenang
3) Arsip dalam bentuk salinan dianggap sah diterima setelah tercetak oleh
mesin faks penerima arsip
4) Arsip dianggap sah diterima setelah sampai pada penerima yang berhak
dan penerimaan arsip itu harus didokumentasikan dengan cara

14
 diregistrasi oleh unit yang mewadahi fungsi persuratan untuk kemudian
ditindak lanjuti oleh unit pengolah
5) Dokumentasi penerimaan arsip dilakukan oleh arsiparis untuk
dipelihara, disimpan, dan digunakan

2.3.1.3 Klasifikasi Arsip

Penggolongan arsip berdasarkan subjek atau pokok masalah yang

dimuat didalamnya dan merupakan panduan untuk pengaturan, penataan
serta penemuan kembali arsip. Kode klasifikasi ialah tanda guna mengenali
bentuk arsip dalam bentuk alfabet, numerik, maupun alfanumerik yang
berfungsi sebagai alat untuk mengenali subjek atau pokok masalah yang
dikandung arsip.

2.3.1.4 Registrasi

Kegiatan pencatatan arsip yang dibuat atau diterima oleh lembaga

kedalam sistem kearsipan dengan memperhatikan hal-hal berikut:

1) Registrasi dilakukan secara lengkap dan konsisten

2) Registrasi dilakukan dengan memberikan kode yang bertujuan untuk
merekam informasi yang ringkas mengenai arsip
3) Data registrasi tidak boleh diubah, namun apabila diperlukan perubahan
karena terjadi kesalahan teknis maka harus dilakukan pencatatan
perubahan
4) Registrasi arsip meliputi nomor dan tanggal registrasi, nomor dan
tanggal arsip, tanggal penerimaan dan pengiriman, lembaga penerima
dan pengirim, isi ringkas, dan kode klasifikasi

2.3.2 Distribution (Distribusi)

Pendistribusian arsip merupakan penyampaian arsip atau pengendalian

pergerakan arsip dari satu unit kerja ke unit kerja lain di lembaga dengan
memperhatikan:

15
 1) Disitribusi arsip dilakukan setelah arsip yang berkaitan dinyatakan lengkap
2) Distribusi arsip dilakukan dengan cepat, tepat, lengkap, dan aman
3) Distribusi arsip disertai dengan pengendalian pergerakan arsip di lembaga

Pendistrbusian arsip dilakukan melalui beberapa prosedur diantaranya:

1) Penyampaian arsip ke unit kerja di lembaga

2) Pengendalian arsip
3) Penyampaian arsip ke pimpinan
4) Pengendalian terhadap pergerakan arsip di lembaga

2.3.3 Use (Penggunaan)

Penggunaan arsip diperuntukkan bagi kepentingan internal lembaga dan

masyarakat. Kepala unit pengolah bertanggungjawab terhadap ketersediaan arsip
untuk kepentingan penggunaan internal pencipta arsip dan kepentingan publik,
serta penggunaan informasi arsip dalam Sistem Informasi Kearsipan Nasional
(SIKN) dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN). Penggunaan arsip juga
harus diikuti dengan prosedur yang berlaku di lembaga.

2.3.4 Maintenance (Pemeliharaan)

2.3.4.1 Sistem Penyimpanan Arsip

Arsip rentan mengalami kehilangan, kerusakan, dan kebocoran

informasi ke pihak-pihak yang tidak memiliki hak dalam mengaksesnya.
Arsip dinamis inaktif harus dikelola sesuai dengan pedoman yang ditetapkan
oleh Peraturan Kepala ANRI Nomor 3 Tahun 2000:
1) Murah
Karena kegunaan dan kebutuhan penyimpanan arsip dinamis inaktif
telah berkurang, maka harganya pun harus mencerminkan hal ini. Ruang
penyimpanan menentukan lokasi, peralatan, jumlah arsip yang
disimpan, dan biaya operasional yang terkait dengan pemeliharaan arsip
yang murah.

16
2) Luas
Sejumlah besar arsip perlu disimpan di ruang arsip dinamis inaktif.
Selain itu, untuk mencegah arsip dari kerusakan karena akumulasi.
3) Aman
Arsip dinamis inaktif memerlukan penyimpanan yang dapat
melindunginya dari gangguan baik oleh manusia maupun hewan, serta
dari unsur-unsur dan bencana alam lainnya
4) Mudah diakses
Tujuan dari pengorganisasian arsip adalah untuk memudahkan
penemuan kembali arsip yang tersimpan dengan cepat dan tepat. Oleh
karena itu, tujuan penyimpanan arsip memerlukan perbaikan terus-
menerus terhadap sistem penemuan kembali arsip.
Adapun Sedarmayanti (2003) memaparkan bahwa terdapat 3 konsep
dalam penyimpanan arsip, yaitu:
1) Konsep Sentralisasi
Sentralisasi (center) memiliki arti pusat atau tengah yang berarti
memusatkan seluruh wewenang yang berkaitan dengan pengelolaan
arsip pada satu unit khusus, yakni pusat penyimpanan arsip. Konsep
sentralisasi dapat menyebabkan sistem penyimpanan arsip lebih efektif
dan efisien, serta dapat mempermudah dalam hal pengendalian dan
penelusuran arsip (Irawan, 2001).
2) Konsep Desentralisasi
Desentralisasi merupakan konsep yang digunakan oleh suatu organisasi
dalam melakukan penyimpanan arsip dinamis pada masing-masing
divisi. Pada konsep ini, setiap divisi diberikan wewenang untuk
menyimpan serta mengelola arsipnya (Irawan, 2001).
3) Konsep Gabungan
Konsep gabungan ini merupakan gabungan dari konsep sentralisasi
dengan konsep desentralisasi, yakni menerapkan sentralisasi kedalam
prosedur, sistem, peralatan, serta SDM, dan menerapkan desentralisasi

17
 kedalam bentuk pelaksanaannya. Ide terpadu ini mendelegasikan
penyimpanan dan pengelolaan arsip ke sebuah departemen khusus, yang
mengawasi keseluruhan sistem (Irawan, 2001).
Menurut Mahen (1992), penyimpanan arsip sesuai dengan aturan-aturan
preservasi arsip ialah sebagai berikut:
1) Arsip harus disimpan di dalam ruangan yang tahan api dengan
dilengkapi alat pemadam kebakaran
2) Suhu dan kelembapan sebisa mungkin dijaga kestabilannya, yaitu suhu
16-21 derajat celcius dan kelembapan sekitar 40%-50%
3) Ruangan penyimpanan arsip harus terkunci dan akses terhadap kunci
ruangan diawasi dengan ketat
4) Ruang arsip harus dilengkapi dengan sistem pendeteksi panas dan asap
5) Ruang arsip harus dilengkapi sistem alarm keamanan
6) Jendela kaca di ruang arsip dilapisi lapisan penyaring sinar ultraviolet
dan gorden
7) Penerangan dengan lampu pijar atau neon dilapisi dengan lapisan
penyaring sinar ultraviolet
8) Ruang penyimpanan arsip terpisah dengan ruang baca dan ruang kerja
arsiparis

2.3.4.2 Standar Penyimpanan Arsip

Persyaratan teknologi minimal untuk penyimpanan arsip adalah

memenuhi standar penyimpanan arsip dinamis inaktif. Pedoman
penyimpanan arsip dinamis inaktif diatur dalam Perka ANRI Nomor 3
Tahun 2000:
a. Standar Minimal Gedung Penyimpanan Arsip Dinamis Inaktif
Standar minimal gedung penyimpanan arsip dinamis inaktif, meliputi:
1) Lokasi, meliputi:

18
 a) Fasilitas penyimpanan harus ditempatkan di area yang aman, jauh
dari segala hal yang dapat membahayakan keamanan lokasi fisik
arsip atau data yang tersimpan di dalamnya.
b) Fasilitas penyimpanan dapat ditempatkan di dalam atau di luar
lingkungan komersial.
c) Pertimbangan harus diberikan pada lokasi bangunan yang relatif
murah, menghindari daerah dengan kondisi polusi udara yang tinggi,
menghindari daerah bebas hutan dan perkebunan, menghindari
daerah yang rawan kebakaran dan banjir, menghindari daerah yang
padat pemukiman dan pabrik, dan pertimbangan lokasi yang mudah
diakses untuk tujuan pengiriman, penggunaan, dan pemindahan
ketika memilih lokasi untuk fasilitas penyimpanan di luar lokasi.
2) Konstruksi dan bahan baku, meliputi:
a) Fasilitas penyimpanan arsip dinamis inaktif dibangun dengan
mengutamakan keamanan dan keselamatan dari bahaya kebakaran.
b) Menggunakan bahan yang tidak mudah diserang rayap dan serangga
perusak kayu lainnya.
c) Jumlah lantai pada bangunan bersifat opsional.
d) Setiap lantai ruang penyimpanan, jika bangunan memiliki lebih dari
satu lantai, harus memiliki tinggi antara 260 dan 280 cm.
e) Jika bangunan tidak memiliki lebih dari satu lantai, langit-langit
ruangan dapat diturunkan untuk mengakomodasi ketinggian rak yang
diinginkan.
f) Rumah panggung adalah pilihan yang tepat di daerah dengan
kelembaban tinggi dan prevalensi rayap yang tinggi.
g) Lantai struktur dibuat kokoh dan tahan terhadap pengelupasan
sehingga dapat menopang banyak rak dan bahan arsip.
3) Tata ruang, meliputi:
a) Rencana penyimpanan arsip dinamis inaktif memiliki dua bagian:
kantor dan tempat penyimpanan arsip. Pemrosesan arsip yang

19
 diterima, pembuangan arsip yang sudah tidak terpakai, dan tugas-
tugas serupa lainnya dilakukan di ruang kerja.
b) Ruang penyimpanan arsip, di sisi lain, adalah ruang khusus untuk
menyimpan semua jenis arsip dengan aman dan terjamin. Ruang
penyimpanan arsip, sementara itu, adalah ruang khusus untuk bahan
arsip dalam berbagai format, dimungkinkan untuk membuat ruang
penyimpanan tahan api dengan suhu dan kelembapan lebih dari 20
derajat Celcius dan kelembapan tidak lebih dari 50 persen untuk
menyimpan arsip dinamis yang aktif dan tidak aktif secara
bersamaan.
c) Ruang tahan api dengan suhu dan kelembapan yang terkendali dapat
digunakan untuk menyimpan bahan arsip yang unik seperti foto, film,
rekaman suara, dan arsip elektronik dengan aman.
b. Standar Ruangan Penyimpanan Arsip Dinamis Inaktif
Standar minimal ruangan penyimpanan arsip dinamis inaktif, meliputi:
1) Dengan menggunakan perhitungan volume arsip linear meter (ML),
kami menemukan bahwa berat rata-rata arsip dan peralatan rak
konvensional adalah 1.200 kg/m2, beban rak penyimpanan arsip adalah
2.400 kg/m2, dan ruang penyimpanan arsip adalah 10 m2.
2) Kapasitas ruang penyimpanan yakni memiliki rata-rata sebesar 200
𝑚2 dengan ketinggian 260 𝑐𝑚 dan panjang 1.000 𝑚 menggunakan rak
padat seperti compact shelving. Namun pada dasarnya luas ruangan
penyimpanan juga tergantung pada kondisi serta kemampuan tiap
instansi.
3) Suhu dan kelembapan dapat diatasi jika terdapat masalah, meliputi:
a) Pembacaan higrometer secara teratur
b) Mempertahankan aliran udara yang stabil
c) Kelembaban relatif dan suhu di dalam ruangan tidak boleh lebih dari
50% dan 20°C, masing-masing
d) Menjauhkan dari rak yang terlalu penuh

20
 e) Memperbaiki dan menambal dinding, langit-langit, atau lantai yang
rusak
f) Menjauhkan kayu dan pohon dari struktur
g) Pelestarian arsip memerlukan pemeliharaan lingkungan yang bersih
dan bebas dari kotoran, hama, dan jamur
h) Jamur atau korosi pada arsip harus segera ditandai untuk diperbaik
Jamur atau korosi pada arsip harus segera ditandai untuk diperbaiki
4) Cahaya dan penerangan
Arsip harus disimpan jauh dari sinar matahari langsung. Pastikan
cahaya yang masuk ke dalam area penyimpanan arsip tidak terlalu
terang, gelap, dan kontras. Penghalang sinar matahari dapat dipasang
jika cahaya alami masuk ke dalam ruangan dan akan jatuh pada
dokumen.
5) Rayap
Rak penyimpanan arsip disarankan tidak menggunakan kayu karena
dapat menimbulkan rayap. Disarankan juga untuk menyuntikkan
DDT, ammonium bromida, atau pentakhlorofenol hingga kedalaman
50 cm ke dalam lantai ruang penyimpanan.
6) Angin
Fondasi gedung, serta jendela dan pintu penyimpanan arsip dibuat
sekuat mungkin agar mampu menahan terpaan hujan deras dan angin
kencang
7) Rak, meliputi:
a) Tinggi rak disesuakan dengan tinggi atap ruangan penyimpanan
arsip. jika ketinggian atap 260 - 280 cm, maka tinggi rak yang
digunakan ialah setinggi 200 – 220 cm
b) Jarak antara rak dengan tembok ialah 70 – 80 cm, dengan jarak
masing-masing baris rak ialah 100 – 110 cm
c) Rak dianjurkan terbuat dari besi yang tidak mudah berkarat, serta
terjamin aman, mudah diakses, dan terlindung dari hama

21
 8) Boks
Ukuran kotak arsip dapat berkisar dari 37 x 9 x 27 sentimeter
(cm) hingga 37 x 19 x 27 sentimeter (cm). Gunakan kotak yang terbuat
dari karton yang memiliki lubang di bagian bawahnya untuk ventilasi
dan penutup untuk mencegah debu masuk. Jangan gunakan wadah
plastik, karena cenderung mengumpulkan kondensasi.
c. Keamanan dan Keselamatan
Standar keamanan dan keselamatan penyimpanan arsip dinamis inaktif,
meliputi:
1) Keamanan arsip, meliputi:
a) Pencegahan dan penanggulangan bahaya kebakaran dapat
dilakukan dengan menambahkan alat pemadam api seperti tabung
pemadam, alarm kebakaran, smoke detector, hydrant dan lain
sebagainya
b) Pencegahan dari kehilangan arsip dapat dilakukan dengan
mengidentifikasi setiap petugas yang berwenang dalam
pengelolaan arsip dengan menggunakan kartu identitas khusus yang
dibuat oleh lembaga pencipta arsip. Untuk memastikan keamanan
materi bersejarah, kami dapat membuat protokol untuk akses,
penggunaan, dan penggandaannya.
c) Kapur barus, tymol, dan fostoxin digunakan untuk mencegah dan
mengendalikan serangan serangga di ruang penyimpanan arsip.
Selain itu, untuk menjaga agar tempat penyimpanan arsip tetap
bersih setiap saat.
2) Keselamatan lingkungan dan kesehatan, meliputi:
a) Pembakaran bukanlah metode yang direkomendasikan untuk
memusnahkan arsip karena berpotensi menimbulkan dampak
negatif terhadap kesehatan manusia dan lingkungan.
b) Prosedur kegiatan fumigasi harus diikuti dan dipatuhi selama proses
fumigasi.

22
2.3.4.3 Penataan Arsip Dinamis Inaktif
Pengaturan fisik dan informasi yang termasuk dalam arsip dinamis
inaktif untuk tujuan penemuan kembali arsip adalah kegiatan yang dikenal
sebagai "penataan arsip". Kepala unit kearsipan bertanggung jawab atas
penataan arsip dinamis inaktif dan pembuatan daftar arsip dinamis inaktif
yang retensinya kurang dari 10 tahun.
Arsiparis bertanggung jawab untuk menata arsip dinamis inaktif dengan
jangka waktu retensi sekurang-kurangnya 10 tahun, dan tugas ini berada di
bawah lingkup kepala unit kearsipan lembaga (Sattar, 2019).
Penataan arsip diatur dalam Perka ANRI Nomor 26 Tahun 2011,
sebagai berikut:
1) Pemeriksaan
Proses ini memverifikasi kelengkapan dan kondisi fisik arsip,
serta menentukan apakah arsip tersebut merupakan arsip dinamis
inaktif berdasarkan jadwal retensi arsip.
2) Pendeskripsian
Langkah ini dilakukan dengan membandingkan arsip-arsip yang
serupa. Langkah ini dilakukan untuk memastikan bahwa deskripsi
arsip yang ditulis di file master sudah akurat.
3) Penataan dalam boks
Pada tahap ini, diharapkan setiap boks hanya memiliki satu jenis
arsip yang sama, atau jenis arsip yang memiliki jadwal retensi yang
berdekatan atau sama.
4) Penomoran boks
Jika perlu, berikan nomor atau kode yang sesuai dengan lokasi
penyimpanan atau nomor urut. Jika terdapat banyak ruang
penyimpanan arsip, maka setiap boks arsip akan membutuhkan nomor
atau kode unik untuk melacak keberadaannya di dalam ruangan
tersebut. Sebagai ilustrasi, bahan arsip tersebut dapat ditemukan di
ruang arsip 02, rak 08, kotak nomor 9.

23
 5) Penataan boks ke dalam rak
Penting untuk memikirkan dan mengatur kotak-kotak di setiap
rak secara efisien.
6) Penyusunan daftar arsip dinamis inaktif
Pencipta arsip, kode klasifikasi arsip, deskripsi informasi arsip,
periode waktu (tahun), jumlah (volume), dan informasi arsip dalam
bentuk tabel, semuanya dapat dimasukkan ke dalam daftar arsip
dinamis inaktif.
2.3.4.4 Peralatan Arsip Dinamis Inaktif
Salah satu variabel yang mendukung manajemen yang baik adalah
peralatan yang digunakan dalam pengelolaan arsip. Untuk mencapai tujuan
penataan arsip, diperlukan peralatan dan teknologi yang memungkinkan
penyimpanan dan penemuan kembali data secara aman dan efisien. Arsip
dinamis inaktif dikelola dengan peralatan dan teknologi berikut ini, seperti
yang diuraikan oleh Sedarmayanti (2003):
1. Ordner
Ordner adalah folder arsip dari karton yang kokoh. Banyak arsip yang
dapat dimasukkan ke dalam map dengan besi untuk mengaitkan arsip
yang sudah dilubangi pada bagian pinggirnya.
2. Rak buku (lemari terbuka)
Unit rak terbuka dari kayu atau logam digunakan untuk menyimpan
buku.
3. Boks arsip
Box arsip adalah wadah untuk menyimpan arsip inaktif dan arsip statis
yang berupa kertas pada rak arsip, sebagaimana yang telah ditetapkan
dalam Keputusan Kepala ANRI Nomor 11 Tahun 2000 tentang
Standar Box Arsip. Kotak arsip tersedia dalam berbagai warna netral
seperti coklat, coklat muda, biru muda, dan lain-lain.
Menurut Sulistyo Basuki (1996), berbagai alat bantu digunakan dalam
pengelolaan arsip dinamis inaktif:

24
 1) “Lemari tahan api
2) Sistem sembur api
3) Alarm api dan pencuri
4) Jasa fotocopy, dsb.”

2.3.4.5 Hambatan dalam Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif

Mengelola arsip dinamis yang tidak aktif memberikan tantangan

sebagai berikut (Wursanto, 1991):
1) Akses yang mudah dan cepat ke arsip untuk referensi di masa
mendatang.
2) Hilangnya arsip karena penanganan yang ceroboh, kelalaian, atau
pencurian. Hal ini dapat terjadi ketika arsip dipinjam atau digunakan
dalam jangka waktu yang lama tanpa dikembalikan ke unit kearsipan.
3) Penumpukan arsip di ruang penyimpanan arsip merupakan hasil dari
peningkatan arsip dinamis yang tidak aktif tanpa diimbangi dengan
pengurangan dan pemusnahan arsip.
4) Kurangnya tenaga arsip atau arsiparis, serta staf yang tidak memiliki
keahlian yang berkaitan dengan ilmu kearsipan, menyebabkan tata
kelola kearsipan menjadi ketinggalan zaman.
5) Fasilitas penyimpanan arsip yang buruk.
6) Penyimpanan, pemeliharaan, dan perawatan arsip mengalami masalah
karena kurangnya pemahaman staf tentang peran penting arsip dalam
setiap bisnis.

2.3.5 Disposition (Pemusnahan)

2.3.5.1 Retensi Arsip

Retensi arsip atau penyusutan arsip merupakan kegiatan pengurangan

jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip dinamis inaktif dari unit pengolah
ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, serta
penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan. Penyusutan arsip pada suatu

25
lembaga dilaksanakan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang telah
ditetapkan oleh suatu pimpinan tertinggi pada lembaga serta mendapatkan
persetujua Kepala ANRI. Maka dari itu, yang dimaksud dalam JRA ialah
sebagai berikut:

1) Salah satu komponen instrumen wajib dalam kearsipan

2) Menggambarkan jenis-jenis arsip dari lembaga pencipta
3) Berbentuk suatu daftar yang berisi waktu simpan sebuah arsip (musnah
atau permanen)
4) Sebagai dasar hukum untuk menyimpan arsip, memusnahkan arsip yang
tidak memiliki nilai guna serta sebagai dasar hukum retensi atau
penyusutan arsip

Pemindahan arsip dinamis inaktif dari unit pengolah yang berada di unit
pencipta arsip ke unit kearsipan merupakan langkah awal yang harus
dilaksanakan dalam kegiatan pengelolaan arsip dinamis inaktif. Adapun
prosedur pemindahan arsip dinamis inaktif sebagai berikut:

1) Unit pengolah arsip di setiap unit pencipta arsip di lingkungan satuan unit
kerja mengadakan penilaian atau pemeriksaan untuk menentukan arsip
yang sudah mencapai masa inaktif sesuai dengan JRA
2) Arsiparis di unit pengolah melakukan pemilahan serta mengadakan
penataan untuk mengelompokkan arsip yang akan dimusnahkan dan yang
akan dipindahkan ke unit kearsipan
3) Hasil pemilahan dimasukkan ke dalam daftar arsip yang dipindah dan juga
daftar arsip yang dimusnahkan.
4) Unit pengolah arsip sekurang-kurangnya setiap satu tahun sekali
melakukan pemindahan arsip dinamis inaktif ke unit kearsipan
5) Penyiapan ruang dan alat penyimpanan arsip di unit kearsipan
6) Penerimaan arsip dinamis inaktif yang baru dipindahkan dari unit pengolah
dilakukan oleh arsiparis yang bertugas di unit kearsipan

26
 2.3.5.2 Pemusnahan Arsip

Pemusnahan arsip merupakan tanggung jawab pimpinan tertinggi

lembaga yang dilakukan terhadap arsip yang:

1) Tidak memiliki nilai guna

2) Telah habis masa retensinya dan berketerangan dimusnahakan berdasarkan
JRA
3) Tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang
4) Tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara

Menurut Sulistyo-Basuki dalam (Fajir & Syahyuman, 2012), pemusnahan

arsip dapat dilakukan dengan beberapa cara diantaranya:

1) Pencacahan, yakni memusnahkan dokumen dengan menggunakan alat

pencacah (shredden). Alat tersebut berfungsi sebagai alat memotong,
menarik, serta merobek kertas menjadi ukuran 2,5 cm.
2) Pembakaran, metode ini sering digunakan pada masa lalu karena dianggap
paling aman. Namun, terkadang dokumen yang seharusnya dibakar
terlempar dari api sehingga menyebabkan dokumen yang bersifat rahasia
dapat diketahui oleh orang lain yang tidak memiliki hak untuk mengetahui
isi dari dokumen.
3) Pemusnahan kimiawi, memusnahkan dokumen dengan bahan kimia dapat
melunakkan kertas dan melenyapkan tulisan.
4) Pembuburan, dokumen yang akan dimusnahkan dimasukkan ke dalam bak
yang diisi air, yang selanjutnya dicacah dan dialirkan melalui saringan.

2.4 Perkara Pidana

Tindak pidana menjadi salah satu kejahatan yang paling menonjol dalam
agenda peradilan di berbagai negara yang menyebabkan ancaman terhadap
ketertiban umum, keamanan negara, serta stabilitas ekonomi. Tindak perkara pidana
ini merupakan kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau lebih untuk melakukan
suatu tindak pidana (kejahatan) berat dengan maksud yang disengaja maupun tidak

27
disengaja guna memperoleh keuntungan finansial maupun keuntungan lainnya
(Sergi, 2015).
Menurut Purwoleksono (2014) hukum pidana dapat dibedakan menjadi dua
macam, yakni:
1) Hukum materiil (umum) yang ditentukan berdasarkan isi dari suatu perjanjian,
isi suatu peraturan, serta bersifat abstrak karena mengacu pada ketentuan
perundang-undangan. Hukum materiil tercantum padan Kitab Undang-undang
Hukum Pidana (KUHP) dengan ciri-ciri pasal berupa “Barang siapa…. dapat
diancam hukuman penjara”, sebagai contoh pembunuhan, penganiayaan,
pencurian, dan lain sebagainya.
2) Kitab Undang-undang Hukum Acara Pidana (KUHAP) mengatur hukum formil
(khusus) atau hukum acara pidana. Hukum formil merupakan proses
berjalannya suatu tindak pidana dengan pasal yang mengatur tentang
penyidikan, penuntutan, penangkapan, hingga penahanan, sebagai contoh kasus
narkotika, korupsi, dan sebagainya.

KUHP terdiri dari tiga buku dan 569 Pasal sebagai bab berikut (Hiariej, 2009):

1) Tentang batas-batas berlakunya aturan pidana dalam perundang-undangan

2) Tentang pidana
3) Tentang hal-hal yang menghapuskan, mengurangkan atau memmberatkan
pengenaan pidana
4) Tentang percobaan
5) Tentang penyertaan dalam melakukan perbuatan pidana
6) Tentang perbarengan
7) Tentang mengajukan dan menarik kembali pengaduan dalam hal kejahatan-
kejahatan yang hanya dituntut atas pengaduan
8) Tentang hapusnya kewenangan menuntut pidana dan menjalankan pidana
9) Tentang arti beberapa istilah yang dipakai dalam kitab undang-undang

Buku kedua terkait dengan kejahatan-kejahatan yang terdiri dari bab:

28
1) Kejahatan terhadap keamanan negara
2) Kejahatan terhadap jmartabat Presiden dan Wakil Presiden
3) Kejahatan terhadap negara sahabat dan terhadap kepala nagara sahabat serta
wakilnya
4) Kejahatan terhadap melakukan kewajiban dan hak kenegaraan
5) Kejahatan terhadap ketertiban umum
6) Perkelahian tanding
7) Kejahatan yang membahayakan keamanan umum bagi orang atau barang
8) Kejahatan terhadap penguasa umum
9) Sumpah palsu dan keterangan palsu
10) Pemalsuan mata uang dan uang kertas
11) Pemalsuan materai dan merek
12) Pemalsuan surat
13) Kejahatan terhadap asal-usul pernikahan
14) Kejahatan terhadap kesusilaan
15) Meninggalkan orang yang perlu ditolong
16) Penghinaan
17) Membuka rahasia
18) Kejahatan terhadap kemerdekaan orang
19) Kejahatan terhadap nyawa
20) Penganiayaan
21) Menyebabkan mati atau luka-luka karena kejadian
22) Pencurian
23) Pemerasan dan pengancaman
24) Penggelapan
25) Perbuatan curang
26) Perbuatan merugikan pemiutang atau orang yang mempunyai hak
27) Penghancuran atau pengrusakan barang
28) Kejahatan jabatan
29) Kejahatan pelayaran, dan penerbangan

29
30) Pemudahan, penerbitan dan percetakan
31) Aturan pengulangan kejahatan-kejahatan yang bersangkutan dengan berbagai-
bagai bab

Buku ketiga tentang pelanggaran-pelanggaran yang terdiri dari bab:

1) Pelanggaran keamanan umum bagi orang atau barang dan kesehatan umum
2) Pelanggaran ketertiban umum
3) Pelanggaran terhadap penguasa umum
4) Pelanggaran mengenai asal-usul dan pernikahan
5) Pelanggaran terhadap orang yang memerlukan pertolongan
6) Pelanggaran kesusilaan
7) Pelanggaran mengenai tanah, tanaman, dan pekarangan
8) Pelanggaran jabatan
9) Pelanggaran pelayaran

Berbeda dengan KUHP, KUHAP diundangkan dengan UU Nomor 8 Tahun

1981 Tentang Hukum Acara Pidana yang terdiri dari 22 bab dan 286 pasal yang
secara garis besar berisikan bab-bab sebagai berikut:

1) Ketentuan umum
2) Ruang lingkup berlakunya undang-undang
3) Dasar peradilan
4) Penyidik dan penuntut umu
5) Penangkapan, penahanan, penggeledahan badan, pemasukan rumah, penyitaan
dan pemeriksaan surat
6) Tersangka dan terdakwa
7) Bantuan hukum
8) Berita acara
9) Sumpah atau janji
10) Wewenang pengadilan untuk mengadili
11) Koneksitas

30
12) Ganti kerugian dan rehabilitasi
13) Penggabungan perkara gugatan ganti kerugian
14) Penyidikan
15) Penuntutan
16) Pemeriksaan sidang pengadilan
17) Upaya hukum biasa
18) Upaya hukum luar biasa
19) Pelaksanaan putusan pengadilan
20) Pengawasan dan pengamatan pelaksaan putusan pengadilan
21) Ketentuan peralihan
22) Ketentuan penutup
Hukum pidana merupakan ketetapan yang mengatur mengenai pelaksanaan
serta penegakkan hukum materiil sebagaimana penyidik melakukan tugasnya dalam
melakukan penyelidikan, penuntut umum melakukan penuntutan, hakim yang
mengadili hingga membuat putusan dan dilaksanakannya putusan (Amin, 2020).
Hukum pidana dapat dibagi menjadi dua yaitu hukum pidana umum dan hukum
pidana khusus. Hukum pidana umum ditujukan dan berlaku untuk semua warga
negara sebagai subjek hukum tanpa membeda-bedakan kualitas pribadi subjek
hukum tertentu. Sedangkan hukum pidana khusus, dapat didasarkan atas dasar
subjek hukumnya maupun atas dasar pengaturannya (Hiariej, 2009). Arsip perkara
pidana merupakan arsip yang digunakan untuk kebutuhan pengacara guna
mengingat kembali kasus yang telah terjadi, selain berfungsi sebagai standar untuk
menilai kasus-kasus baru (Nawaffela, 2016).

31
 BAB III

METODE PENELITIAN

Pada Bab III dibahas mengenai (1) pendekatan dan jenis penelitian, (2) lokasi
penelitian, (3) data dan sumber data, (4) teknik pengumpulan data, (5) teknik penguji
keabsahan data, (6) teknik analisis data, (7) instrumen penelitian, (8) tahapan penelitian

3.1 Pendekatan dan Jenis Penelitian

Metode penelitian kualitatif deskriptif digunakan untuk investigasi ini.

Penelitian yang dilakukan dengan menggunakan pendekatan deskriptif menghasilkan
data faktual yang sesuai dengan kondisi, faktor, dan fenomena yang berlaku di daerah
tersebut pada saat penelitian dilakukan (Ramdhan, 2021). Menggambarkan secara
obyektif dan deskriptif kondisi di lapangan merupakan tujuan utama dari bentuk
penelitian ini, yang dilakukan melalui metode pengumpulan, analisis atau pengolahan
data, penarikan kesimpulan, dan penulisan laporan. Strategi studi ini dipilih untuk
memberikan gambaran mengenai pengelolaan arsip dinamis pada dua organisasi yang
berbeda.
Pendekatan kualitatif yang dimaksudkan yakni untuk menghasilkan data
deskriptif yang berupa tulisan maupun data yang disampaikan secara lisan, yang
bersumber dari seseorang yang sedang atau dapat diamati (Bodgan, 1992). Dengan
menggunakan metode ini, para peneliti dapat memberikan gambaran terkait dengan
penemuan penilitian serta dapat memberikan konteks yang luas untuk temuan mereka
dan pengetahuan yang bernuansa untuk menarik kesimpulan.

3.2 Lokasi Penelitian

Pengadilan Negeri Malang Kelas 1A merupakan lokasi penelitian yang

beralamat di Jalan A. Yani No. 198, Kelurahan Purwodadi, Kecamatan Blimbing,
Kota Malang. Pengadilan Negeri Kepanjen Kelas 1B menjadi lokasi penelitian yang
beralamat di Jl. Panji No. 205, Kelurahan Penarukan, Kecamatan Kepanjen,
Kabupaten Malang. Peneliti memilih kedua lembaga tersebut untuk diteliti karena
keduanya merupakan lembaga pemerintah yang memiliki misi yang sama, yaitu

32
 menyelidiki, memeriksa, dan mengadili perkara pidana sehingga setiap orang dapat
diadili. Maka dari itu, dokumen yang berisi tentang berbagai keputusan peradilan
harus senantiasa dijaga nilai gunanya karena sewaktu-waktu jika dibutuhkan kembali
akan dapat ditemukan secara cepat dan tepat.

3.3 Data dan Sumber Data

Pengumpulan informasi adalah titik awal dari setiap penelitian. Data dan informasi
yang terkumpul akan digunakan sebagai bahan penelitian. Oleh karena itu,
pengumpulan data/informasi harus dilakukan secara metodis, terorganisir, dan sesuai
dengan permasalahan. Menurut Mustafa (2013), ada dua jenis informasi yang dapat
digunakan dalam sebuah penelitian:
1) Data Primer
Para peneliti mengumpulkan data primer dengan mengunjungi lokasi yang
diminati secara fisik dan melakukan pengamatan sendiri.
2) Data Sekunder
Sumber data sekunder dapat berasal dari buku serta artikel dan jurnal yang
berhubungan dengan topik pembahasan yang akan dibahas pada penelitian ini.
Pada Pengadilan Negeri Malang Kelas 1A pengolahan arsip dinaungi oleh
divisi kepaniteraan hukum yang menjadi informan pada penelitian ini, memiliki staf
dengan latar belakang kearsipan, dan staf tanpa latar belakang kearsipan, namun
memiliki pengalaman yang memadai dalam hal pengelolaan arsip.
No Nama Jabatan/Tugas
Ary Lancana Puspita S.H.,
1. Panitera Muda Hukum
M.H.
2. Munadi Kepala Arsiparis
Tabel 1 Narasumber PN Malang
Pada Pengadilan Negeri Kepanjen Kelas 1B pengolahan arsip dinaungi oleh
divisi kepaniteraan hukum yang menjadi informan pada penelitian ini. Meskipun
tidak memiliki latar belakang kearsipan, namun memiliki pengalaman yang memadai
dalam hal pengelolaan arsip.

33
 No Nama Jabatan
Adi Teguh Arifianto Jurusita merangkap Kepaniteraan
1.
Hukum
Rozin Achrorul Fikri, SH Staf Kepaniteraan Hukum dan
2.
Kearsipan
Tabel 2 Narasumber PN Kepanjen
3.4 Teknik Pengumpulan Data

Penelitian ini menggunakan teknik pengumpulan data berupa observasi dan

wawancara mendalam.
1) Observasi
Pengamatan yang cermat dan metodis merupakan metode pengumpulan
data yang umum dilakukan. Data observasi, seperti yang dijelaskan oleh
Nasution (2003:59), terdiri dari "deskripsi yang cermat dan faktual mengenai
kondisi lapangan, kegiatan manusia, dan keadaan sosial, serta konteks di mana
kegiatan-kegiatan tersebut berlangsung." Peneliti turun ke lapangan dan
mengumpulkan data melalui pengamatan langsung. Pengadilan Negeri Malang
Kelas 1A dan Pengadilan Negeri Kepanjen Kelas 1B menjadi fokus dalam
penelitian ini. Peneliti menggunakan metode ini untuk mengamati dan
berpartisipasi dalam proses pengelolaan arsip, mengumpulkan data dan
pernyataan yang akan digunakan untuk menarik kesimpulan. Untuk membuat
kesimpulan tentang persamaan dan perbedaan antara kedua lembaga tersebut,
perlu untuk mengamati pendekatan masing-masing dalam pengelolaan berkas
perkara pidana, instrumen yang mereka gunakan, dan hambatan yang mereka
hadapi selama proses pengarsipan.
2) Wawancara
Tujuan dari wawancara ini adalah untuk berdiskusi secara terbuka
mengenai permasalahan yang sedang dihadapi oleh arsip perkara pidana di
Pengadilan Negeri Malang Kelas 1A dan Pengadilan Negeri Kepanjen Kelas
1B. Wawancara akan dilakukan secara terstruktur dengan cara tertentu. Peneliti

34
 yang melakukan wawancara terstruktur melakukannya dengan menyusun daftar
pertanyaan yang akan dibahas secara metodis dan terorganisir (Mustafa, 2013).
Diharapkan bahwa data yang lebih menyeluruh, spesifik, dan akurat akan
dikumpulkan melalui penggunaan wawancara terstruktur. Dalam wawancara
ini, melibatkan dua informan dari Pengadilan Negeri Malang Kelas 1A dan dua
informan dari Pengadilan Negeri Kepanjen Kelas 1B.

3.5 Teknik Penguji Keabsahan Data

Memiliki keyakinan dalam proses penelitian dan temuan yang dihasilkannya

merupakan bagian integral dari metode ilmiah. Ketika penelitian memenuhi standar
netralitas yang ketat, kita menyebutnya "ilmiah". Ketika tidak ada perbedaan antara
data yang dilaporkan peneliti dengan data pada objek penelitian, kita dapat
mengatakan bahwa data tersebut sah (Satori, 2013: 161-162). Pada penelitian ini,
teknik uji keabsahan data yang digunakan ialah dengan menggunakan triangulasi
dimana pengecekan data dilakukan melalui tiga tahapan yaitu triangulasi teknik,
triangulasi sumber data, dan triangulasi teori (Soendari, 2012).
1) Triangulasi teknik
Triangulasi teknik dilakukan untuk menguji kredibilitas data dengan
cara melakukan pengecekan data ke sumber yang sama dan Teknik yang
berbeda. Pada penelitian ini, data diperoleh melalui wawancara dan observasi
2) Triangulasi sumber data
Triangulasi sumber data dilakukan guna menguji kredibilitas data yang
dilakukan dengan cara mengecek data yang telah diperoleh melalui beberapa
sumber.
3) Triangulasi teori
Hasil dari informasi yang diterima akan dibandingkan dengan
perspektif teori yang relevan untuk menghindari bias individual peneliti atas
temuan atau kesimpulan yang dihasilkan (Rahardjo, 2010). Selanjutnya temuan
data yang dihasilkan terkait dengan sistem pengelolaan arsip perkara pidana

35
 akan dibandingkan dengan teori life cycle of a records yang digunakan pada
penelitian ini.

3.6 Teknik Analisis Data

Para peneliti menggunakan metode analisis data kualitatif untuk

mendeskripsikan dan mengevaluasi informasi yang dikumpulkan dari lapangan dan
sumber-sumber lainnya. Data yang terkumpul akan dianalisis dan disajikan secara
deskriptif untuk mengajukan pertanyaan, mengajukan jawaban, dan menawarkan
pembenaran teoritis. Penelitian ini menggunakan model Miles dan Huberman (1984),
yang prosedurnya untuk menganalisis data penelitian kualitatif diuraikan di bawah
ini.

Gambar 3 Proses Analisis Data

1) Data Collection (Pengumpulan Data)

Catatan lapangan berisi hasil wawancara dan observasi. Catatan
lapangan, sebagaimana diuraikan oleh Rijali (2019), terdiri dari dua bagian:
catatan deskriptif dan catatan reflektif atau memo. Fakta-fakta dari
pengamatan dan pengalaman peneliti sendiri menjadi dasar dari catatan
deskriptif, yang bebas dari asumsi dan interpretasi peneliti terhadap fenomena

36
 yang sedang diteliti. Catatan reflektif, di sisi lain, ditulis oleh peneliti dan
menyertakan pemikiran, perasaan, dan kritik mereka mengenai fenomena
yang sedang dipelajari.
2) Data Reduction (Reduksi Data)
Untuk memecahkan masalah, mengungkap makna baru, dan
memberikan solusi terhadap isu-isu studi, data yang diperoleh akan
mengalami reduksi data. Selain itu, temuan-temuan tersebut disederhanakan
melalui penggunaan teknik penyusunan dan penyederhanaan data. Reduksi
data dilakukan guna merangkum, serta memilah data yang diperoleh dari hasil
wawancara serta observasi pada tempat penelitian. Analisis yang berfokus
pada pemanduan, pengklasifikasian, pengabstrakan, dan pengorganisasian
data serta membuang data yang tidak relevan atau tidak berguna merupakan
contoh reduksi data.
3) Data Display (Penyajian Data)
Tulisan, foto, tabel, dan grafik adalah cara yang valid untuk
menampilkan data. Informasi disajikan sehingga gambaran menyeluruh
tentang keadaan lapangan dapat dilukiskan. Peneliti harus membuat teks
naratif, grafik, dan matriks untuk membantu penguasaan pengetahuan mereka.
4) Conclusion Drawing (Verifikasi)
Penelitian mengarah pada pembentukan pemikiran-pemikiran akhir ini.
Serupa dengan proses reduksi data, setelah data yang cukup terkumpul,
temuan awal akan diambil, dan setelah semua data yang relevan diperoleh,
kesimpulan akhir akan diambil.

3.7 Instrumen Penelitian

Jadwal wawancara, catatan, dan rekaman adalah alat bantu yang digunakan
dalam penelitian ini. Pengadilan Negeri Malang Kelas 1A dan Pengadilan Negeri
Kepanjen Kelas 1B mengikuti prosedur wawancara untuk mengetahui sistem
pengelolaan arsip dinamis dan peralatan yang digunakan selama proses pengelolaan.
Peralatan yang dibutuhkan dalam tahap wawancara terdiri dari daftar pertanyaan yang

37
 akan ditanyakan dalam wawancara, alat perekam, serta pulpen dan kertas untuk
mencatat poin-poin penting dari jawaban narasumber. Selanjutnya pedoman
observasi digunakan untuk memberikan gambaran mengenai kondisi yang ada di
lapangan.

3.8 Tahapan Penelitian

1) Tahapan Pra Penelitian

Pada tahap ini dilakukan sebelum peneliti terjun ke lapangan tempat penelitian
dilaksanakan. Peneliti menyiapkan berbagai kebutuhan yang dibutuhkan untuk
melakukan penelitian, diantaranya menyusun rancangan penelitian, memilih
lokasi penelitian, menyiapkan skript wawancara, hingga mengurus perizinan
penelitian. Pada penelitian ini, peneliti memilih Pengadilan Negeri Malang Kelas
1A dengan Pengadilan Negeri Kepanjen Kelas 1B sebagai tempat penelitian
dengan mempertimbangkan masalah, waktu, biaya, tenaga, serta minat dan
kemampuan peneliti. Setelah menentukan lokasi, peneliti melakukan observasi
awal guna memperoleh gambaran awal terkait dengan subjek yang akan diteliti.
2) Pelaksanaan Penelitian
Setelah persiapan telah dilakukan, peneliti mulai terjun langsung ke lapangan
guna melakukan penelitian untuk mengumpulkan data. Pengumpulan data
dilakukan dengan cara melakukan observasi dan wawancara. Observasi
dilakukan dengan cara mengamati kegiatan pengelolaan arsip dinamis inaktif
perkara pidana di Pengadilan Negeri Malang Kelas 1A dan Pengadilan Negeri
Kepanjen Kelas 1B. Sedangkan pada teknik wawancara, peneliti melakukan
wawancara secara terstuktur dengan pegawai Pengadilan Negeri Malang dan
Kepanjen sebagai informan.
3) Pasca Penelitian
Setelah semua data telah diperoleh, selanjutnya data akan melalui proses
reduksi dimana data tersebut akan dirangkum, dipilah, serta dibuang pada bagian
yang tidak dibutuhkan. Data yang telah dirangkum selanjutnya akan dilakukan
pengkodean. Tahap terakhir ialah penarikan kesimpulan dan verifikasi penelitian.

38
 BAB IV

PAPARAN HASIL ANALISIS

Pada bab ini, akan dipaparkan hasil dan analisis dari data yang telah diambil
terkait dengan sistem pengelolaan arsip dinamis inaktif perkara pidana di Pengadilan
Negeri Malang Kelas 1A dan Pengadilan Negeri Kepanjen Kelas 1B yang terdiri dari
(1) penciptaan, (2) pendistribusian, (3) penggunaan, (4) pemeliharaan, (5) pemusnahan
arsip

4.1 Penciptaan Arsip di Pengadilan Negeri Malang Kelas 1A

4.1.1 Penciptaan Arsip

Prosedur penciptaan dan penerimaan arsip di bagian arsip pidana Pengadilan

Negeri Malang merupakan langkah awal dalam pengelolaan arsip, karena adanya
penerimaan dokumen dari berbagai pihak, maka terciptalah arsip itu sendiri. Dalam
proses penciptaan arsip dilaksanakan dengan baik dan benar guna menghasilkan
arsip yang sah, utuh, dan terpercaya sesuai dengan ketentuan undang-undang
(Wardah, 2016). Pada tahap penciptaan arsip ini, terdapat langkah-langkah yang
dilakukan sebelum arsip masuk kedalam ruangan arsip.

[1] “…pertama dari penyidik mbak lalu dikirim ke jaksa lalu dijadikan
satu berkas. Berkas itu nanti ada waktu maksimal 7 hari itu nanti
dikirim ke pengadilan untuk persidangan. Setelah sidang sampai ada
keputusan lau dikirim ke bagian pidana dan dicek lalu diceklis juga.
Isinya itu banyak mulai dari dakwaan, tuntutan, selanjutnya di tanda
tangani oleh hakim. Setelah ceklis itu tadi lengkap barulah dibuat
berita acara yang selanjutnya dikirim ke bagian kearsipan...”
W/C/ALP/1.1/2023

Pada kutipan [1] merupakan langkah-langkah dari penciptaan arsip perkara

pidana di Pengadilan Negeri Malang. Penciptaan arsip pidana di Pengadilan Negeri
Malang mulanya terjadi saat adanya berkas masuk dari penyidik yang dikirimkan

39
 ke kejaksaan, yang nantinya dikirim ke pengadilan untuk dilakukan persidangan.
Setelah dilakukan persidangan, berkas akan masuk ke ruang kearsipan setelah dicek
kelengkapannya.

4.1.2 Penerimaan Arsip

Arsip yang terdapat di Pengadilan Negeri Malang diciptakan oleh pihak

penyidik yang kemudian dikirim ke kejaksaan yang selanjutnya akan dikirimkan ke
pengadilan untuk proses persidangan seperti halnya pada kutipan [1].

[2] ”.... Banyak mbak, lebih kurang 1000 dalam satu tahun.”
W/C/ALP/1.2/2023

[3] ”... arsip itu dari pidana lalu dikirim kesini lalu dimasukkan ke
aplikasi.” W/C/M/1.2/2023

Berdasarkan pada kutipan [2] meskipun Pengadilan Negeri Malang tidak ikut
andil dalam melakukan penciptaan arsip, namun jumlah arsip yang diterima dalam
waktu satu tahun ialah sebanyak 1000 berkas. Setelah berkas di cek kelengkapan
datanya seperti pada kutipan [1], berkas akan diinput ke dalam aplikasi Sistem
Informasi Penelusuran Perkara (SIPP) sesuai dengan kutipan [3]. Pada kutipan [3]
didukung pula dengan hasil observasi yang diperoleh ketika melakukan pengamatan

40
 Gambar 4 SIPP (Sistem Informasi Penelusuran Perkara) PN Malang

4.2 Pendistribusian Arsip di Pengadilan Negeri Malang Kelas 1A

4.2.1 Distribusi Arsip dari Pihak Eksternal

Pengadilan Negeri Malang menerima berkas perkara dari pihak eksternal mulai
dari penyidik hingga kejaksaan. Pada konteks ini, penciptaan arsip dilakukan oleh
pihak eksternal yang kemudian dikirimkan ke pengadilan sebagai pihak internal.

[4] ” Disini ada dua jenis perkara, ada perkara pidana sama perdata ...”
W/D/ALP/2.1/2023

[5] ”... Penyidik nanti yang memutuskan perkara yang ada itu nanti
masuk ke pidana atau perdata ...” W/D/ALP/2.1/2023

[6] ”... Jaksa yang mengirim langsung kesini. ” W/D/ALP/2.1?2023

Pada kutipan [4] Berkas yang diterima oleh Pengadilan Negeri Malang dari
pihak eksternal diantaranya berupa berkas pidana dan perdata. Pada kutipan [5]
laporan yang diterima oleh pihak penyidik akan dipilah menjadi perkara pidana atau

41
 perdata, yang selanjutnya akan dikirimkan ke pihak kejaksaan, dan proses terakhir
dikirimkan langsung ke pengadilan oleh JPU atau Jaksa Penuntut Umum seperti
pada kutipan [6] sebagai lembaga terakhir untuk dilakukan persidangan guna
memperoleh hasil sidang putusan perkara.

4.2.2 Distribusi Arsip ke Pihak Eksternal

Kegiatan penyampaian informasi pada dasarnya dapat dilakukan dari pihak

eksternal maupun ke pihak eksternal.

[7] ”.... Kita sebagai lembaga peradilan dimana itu kita adalah pihak
terakhir dan menjadi putusan terakhir ...” W/D/ALP/2.2/2023

Pada kutipan [7] disampaikan bahwa lembaga pengadilan merupakan lembaga

terakhir dari berjalannya suatu peradilan, dimana setelah terjadinya putusan oleh
hakim bahwa terdakwa dinyatakan bersalah atau tidak maka berkas yang menaungi
terdakwa akan tetap disimpan oleh pengadilan dan tidak didistribusikan ke pihak
eksternal lainnya.

4.3 Penggunaan Arsip di Pengadilan Negeri Malang Kelas 1A

Penggunaan arsip yang ada di Pengadilan Negeri Malang telah melalui proses
penciptaan dan pendistribusian yang selanjutnya disimpan di ruang arsip. Tahap
penggunaan arsip ini merupakan fungsi dari adanya arsip yang telah disimpan dan
dikelola dengan baik untuk digunakan sebagai pendukung kegiatan operasional sesuai
dengan kebutuhan. Pada Pengadilan Negeri Malang sendiri penggunaan arsip hanya
dikhususkan bagi pihak internal.

[8] ” Disini yang bisa mengakses arsip cuma pegawai yang bekerja disini
saja, seperti hakimnya, panitera, muda , pengganti, jurusita, sama staf
kepaniteraan ...” W/U/ALP/3.1/2023

[9] ” ... Kalau masyarakat umum tidak bisa ... ” W/U/ALP/3.1/2023

42
 [10] ” ... berkas pidana itu kan sifatnya rahasia, yang boleh tau juga hanya
orang-orang yang berhak untuk menangani kasusnya ...”
W/U/ALP/3.1/2023

Pada kutipan [8] disampaikan bahwa yang berhak mengakses arsip perkara
pidana di Pengadilan Negeri Malang ialah Hakim, Panitera, Panitera Muda, Panitera
Pengganti, Jurusita/Pengganti, dan Staf Kepaniteraan. Hal tersebut didukung dengan
hasil observasi peneliti terkait dengan peminjaman atau penggunaan arsip perkara
pidana di Pengadilan Negeri Malang. Pada pernyataan diatas, sesuai dengan teori yang
dikemukakan oleh Sulistyo Basuki (1996), arsip dinamis dapat digunakan untuk
berbagai macam keperluan, antara lain untuk pengambilan keputusan, dokumentasi,
referensi, dan pendukung litigasi. Arsip pidana di Pengadilan Negeri Malang
digunakan oleh para hakim dan pegawai pengadilan untuk mengambil keputusan dalam
menangani perkara.

Gambar 5 Prosedur Peminjaman Arsip Pidana

Pada kutipan [9] dan [10] juga disampaikan bahwa masyarakat umum tidak
dapat menggunakan arsip perkara pidana karena informasi yang terkandung dalam
arsip bersifat rahasia karena ketentuan hukum yang diklasifikasikan tidak boleh

43
diketahui oleh pihak lain yang tidak berhak dan hanya dapat digunakan oleh pihak
internal serta memiliki kuasa dengan perkara.

4.4 Pemeliharaan Arsip di Pengadilan Negeri Malang Kelas 1A

4.4.1 Pedoman Penyimpanan Arsip

Penyimpanan arsip adalah kegiatan mengatur, menata, dan menyimpan arsip

untuk memudahkan penemuan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali.
Standar penyimpanan arsip dimana pengaruh lingkungan sangat bereran dalam
menjamin keselamatan dan kelestarian arsip serta memberikan rasa aman dan
nyaman dalam melakukan pengelolaan arsip (Hendrawan & Ulum, 2017). Maka
dari itu, penyimpanan arsip yang baik dan benar akan membantu Pengadilan Negeri
Malang dalam melakukan pengelolaan arsip serta dapat menjaga arsip dari berbagai
kerusakan yang disebabkan oleh berbagai faktor.

[11] ”... Sekarang pake komputer mbak, jadi arsip itu dari pidana lalu
dikirim kesini lalu dimasukkan ke aplikasi ...” W/M/M/4.1/2023

[12] ” ... Ini kita pake SIPP untuk menginput arsip perkara ...”
W/M/M/4.2/2023

[13] ” ... Kalau sudah diinput baru dimasukkan ke rak besi ...”
W/M/M/4.2/2023

Pada kutipan [11] dan [12] menyatakan bahwa penyimpanan berkas arsip
mulanya dengan dilakukan penginputan ke dalam Sistem Informasi Penelusuran
Perkara (SIPP) dimana hal tersebut dilakukan guna mempermudah pencarian secara
cepat dan tepat jika arsip sewaktu-waktu dibutuhkan. Berdasarkan hasil observasi,
penginputan dokumen ke dalam SIPP berisikan nomor ruangan, nomor rak atau
lemari, nomor tingkat atau laci, nomor boks, nomor arsip, nomor perkara, tanggal
masuk, petugas yang menyerahkan berkas, petugas yang menerima berkas, status,
E-doc arsip, dan deskripsi berkas akan dimasukkan ke dalam SIPP untuk dokumen-
dokumen yang akan ditata oleh bagian kearsipan. Sistem penyimpanan arsip

44
dinamis inaktif perkara pidana yang telah diterapkan oleh Pengadilan Negeri
Malang sudah sistematis dan mudah untuk ditemukan kembali.

[14] ”... Arsip yang sudah diinput nanti dikasih plastik lalu dimasukkan
ke dalam banner (ordner) jadi kalau misalkan ketetasan itu ada
tutupannya dikasih plastik biar tidak berdebu juga.”
W/M/ALP/4.3/2023

Pada kutipan [14] dijelaskan bahwa pemeliharan arsip yang dilakukan oleh
Pengadilan Negeri Malang ialah dengan memberikan plastik sebagai pembungkus
dokumen sebelum dimasukkan ke dalam ordner dan disusun ke dalam rak guna
menghindari dari kerusakan yang disebabkan oleh tetesan air hujan jika sewaktu-
waktu ada kebocoran serta menghindari dari kerusakan yang disebabkan oleh debu.

[15] ”... Kendalanya ada di rak sama lemari ...” W/M/ALP/4.4/2023

[16] ”... Kalau untuk perlengkapan sama peralatannya sudah memadai,

ya cuma itu rak sama lemarinya kurang karena kan disini itu udah
banyak sekali arsip ya, jadi nunggu rak itu juga nunggu
anggarannya juga ...” W/M/M/4.4/2023

[17] ”... Kalau kendala penataan arsip sendiri itu dari dulu-dulu sebelum
saya, soalnya kan arsip itu nggak tertata kayak gini jadi saya
mencarinya agak sulit, sama lama kan waktunya dan barangnya itu
juga ada di kantor yang lama ...” W/M/M/4.4/2023

Pada kutipan [15] dan [16] dijelaskan bahwa hambatan yang dilalui oleh
Pengadilan Negeri Malang ialah kurang memadainya peralatan seperti rak dan
lemari, hal tersebut disebabkan karena kurang luasnya ruangan arsip mengingat
jumlah arsip yang masuk dengan jumlah yang banyak serta terhalangnya anggaran
untuk menunjang sarana dan prasarana. Pada kutipan [17] juga dipaparkan bahwa
terdapat kendala dalam melakukan penataan arsip yang berada di Kantor Pengadilan
Negeri Malang yang sebelumnya, hal tersebut dikarenakan kurangnya sumber daya
manusia yang cukup untuk melakukan pengelolaan arsip.

45
 4.4.2 Perawatan Arsip

Kerusakan arsip dapat disebabkan oleh beberapa faktor diantaranya ialah

kerusakan yang disebabkan oleh arsip itu sendiri seperti kualitas kertas, pengaruh
tinta, pengaruh lem perekat dan sebagainya, maupun dari proses kimiawi. Selain itu,
faktor lainnya berasal dari lingkungan dan manusia diantaranya kelembapan udara,
sinar matahari, debu, bencana, percikan bara rokok, percikan air, dan sebagainya
(Hendrawan & Ulum, 2017).

[18] ” Kalau yang 90 tahun ke bawah itu biasanya rayap, ada banyak
debu juga...” W/M/M/4.5/2023

[19] ”... dibiarkan saja, karena ya tidak berani dan tidak boleh juga
diperbaiki karena itu isinya juga udah valid. Rusaknya itu juga
masih bisa terbaca isinya.” W/M/ALP/4.5/2023

Pada kutipan [18] dijelaskan bahwa kerusakan paling banyak ialah pada
dokumen pada tahun 90 kebawah yang disebabkan oleh rayap dan debu serta masih
tergolong kerusakan ringan karena informasi yang terkandung di dalam arsip masih
bisa dibaca. Divisi arsip Pengadilan Negeri Malang juga tidak melakukan perbaikan
terhadap arsip yang rusak karena berkas pidana berisi informasi yang valid karena
ditakutkan dapat mengubah informasi yang ada di dalam arsip seperti yang
dijelaskan pada kutipan [19]. Pada hasil observasi yang dilakukan oleh peneliti,
ditemukan bahwa Pengadilan Negeri Malang melakukan perawatan kepada arsip
dengan cara memberikan plastik pembungkus agar terhindar dari tetesan air dan
debu, serta diberikan kapur barus.

4.5 Penyusutan dan Pemusnahan Arsip di Pengadilan Negeri Malang Kelas 1A

Penyusutan arsip atau retensi merupakan kegiatan pengurangan jumlah arsip

dengan cara pemindahan arsip dinamis inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan,
pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis
kepada lembaga kearsipan atau depo arsip dari sebuah lembaga induk (Hendrawan
& Ulum, 2017).

46
 [20] “ Penyimpanan arsip disini sampai 10 tahun …”
W/D/ALP/5.1/2023

[21] “… Ditaruh di kantor pengadilan yang lama …” W/D/M/5.2/2023

[22] “… Tidak ada pemusnahan, karena itu tadi informasi yang ada
itukan sifatnya valid …” W/D/ALP/5.2/2023

Pada kutipan [20] dan [21] dijelaskan bahwa masa penyimpanan arsip di
Pengadilan Negeri Malang ialah 10 tahun sebelum dipindahkan ke kantor
pengadilan negeri lama yang berlokasi di Jalan Cipto Nomor 1 Malang. Pada
kutipan [22] dijelaskan pula bahwa Pengadilan Negeri Malang tidak melakukan
pemusnahan terhadap arsip dinamis melainkan hanya dilakukan pemindahan ke
ruangan baru. Meskipun tidak terjadi penumpukan arsip pada kantor pengadilan
negeri yang saat ini beroperasi, namun jika tidak dilakukan penyusutan dan
pemusnahan terhadap arsip-arsip yang telah dipindahkan tersebut maka semakin
bertambahnya tahun akan terjadi penumpukan pada kantor pengadilan sebelumnya.

4.6 Penciptaan Arsip di Pengadilan Negeri Kepanjen Kelas 1B

4.6.1 Penciptaan Arsip

Prosedur penciptaan dan penerimaan arsip pada divisi arsip pidana Pengadilan
Negeri Kepanjen merupakan langkah awal dalam pengelolaan arsip, karena adanya
penerimaan dokumen dari berbagai pihak, maka terciptalah arsip itu sendiri. Dalam
proses penciptaan arsip dilaksanakan dengan baik dan benar guna menghasilkan
arsip yang sah, utuh, dan terpercaya sesuai dengan ketentuan undang-undang
(Wardah, 2016). Pada tahap penciptaan arsip ini, terdapat langkah-langkah yang
dilakukan sebelum arsip masuk kedalam ruangan arsip.

[23] ” Dokumen yang masuk ke pengadilan awalnya didapat dari

kejaksaaan yang sebelumnya dari penyidik ...”
W/C/RAF/1.1/2023

47
 [24] “ .... Jadi pertama masuk, berkas yang mau diarsipkan dicek dulu
kelengkapannya. Jadi kelengkapan berkas perkara itu ada
checklistnya, mulai bukti saksi dan lain-lain sampai hasil
akhirnya putusan, lalu sampai tanda tangan sampai materainya
itu dicek semua, kalau nggak sesuai dikembalikan lagi ke
pidananya. Kalau sudah sesuai dimasukkan dan diinput ke
aplikasi, lalu berkas dimasukkan ke boks arsip. ”
W/C/ATA/1.1/2023

Berdasarkan kutipan [23] merupakan langkah-langkah bagaimana arsip

diterima oleh Pengadilan Negeri Kepanjen. Pada kutipan [24], penciptaan arsip
pidana di Pengadilan Negeri Kepanjen mulanya terjadi saat adanya berkas yang
diterima oleh divisi Kepaniteraan Hukum untuk dilakukan pengecekan lebih lanjut
terkait dengan isi berkas perkara pidana dari JPU yang terdiri dari:

No. Kelengkapan Berkas Pidana Checklist

1. Berkas Perkara Penyidik
2. Surat Pelimpahan Perkara
3. Surat Dakwaan
4. Penahanan Penyidik
5. Perpanjangan Penuntut Umum
6. Perpanjangan KPN
7. Penahanan Penuntut Umum
8. Terdakwa dibantar Penahanannya
9. Terdakwa ditangguhkan Penahanannya
10. Terdakwa Tidak Ditahan
11. Terdakwa Ditahan dalam Perkara Lain
12. Daftar Barang Bukti
13. Daftar Saksi
14. Softcopy Surat Dakwaan (Flashdisk/CD)

48
 15. Rekomendasi BNN: Putusan Rehabilitas Ada/Tidak Ada
Tabel 3 Berkas Perkara Pidana dari JPU
Adapun checklist minutasi perkara pidana dari Panitera Pengganti diantaranya
sebagai berikut:

Tidak
No. Uraian Ada
Ada
1. Putusan
2. Petikan Putusan
3. Penetapan Hakim/Majelis Hakim
4. Penunjukan Panitera Pengganti
5. Penunjukan Jurusita/Jurusita Pengganti
6. Penetapan Hari Sidang
7. Court Calender
8. Berita Acara Sidang
- Surat Dakwaan
- Eksepsi
- Putusan Sela
- Surat Tuntutan
- Pembelaan, Replik dan Duplik
Surat-surat bukti yang diajukan di persidangan (bila
9.
ada)
Akta menerima/pikir-pikir terhadap penunjukan
10.
penasihat hukum (bila ada)
Surat Kuasa Penasihat Hukum/Penetapan
11.
Penunjukan Penasihat Hukum (bila ada)
Surat pelimpahan berkas perkara dari Jaksa Penuntut
12.
Umum

49
 Penetapan/Perintah Penahanan/Jaksa Penuntut
13.
Umum
Berkas Perkara Penyidik (Penetapan/Perintah
14. Penahanan Penetapan Ijin Penyitaan (bila ada), dan
Penetapan Ijin Penggeledahan (bila ada)
15. Surat-surat lainnya (bila ada)
16. Soft Copy (Putusan dan Berita Acara sidang)
Tabel 4 Berkas Perkara Pidana dari Panitera Pengganti
4.6.2 Penerimaan Arsip

Arsip yang terdapat di Pengadilan Negeri Kepanjen diciptakan oleh pihak

penyidik yang kemudian dikirim ke kejaksaan yang selanjutnya akan dikirimkan ke
pengadilan untuk proses persidangan seperti halnya pada kutipan [23].

[25] ” .... Arsip itu dari pidana sama perdata jadi satu, tapi yang
membedakan itu nanti antara raknya dipisah. Tapi kalau pidana
sekitaran kurang lebih ada 1000 dalam setahun ...”
W/C/ATA/1.2/2023

[26] ” ... Penginputan pake aplikasi local house yang terkoneksi sama
server pusat Mahkamah Agung. Jadi Mahkamah Agung bisa
ngecek perkara se Indonesia, suma local house ini gabisa diakses
dari luar. Nama aplikasinya SIPP, kepanjangannya itu sistem
informasi penelusuran perkara. ” W/C/ATA/1.2/2023

Berdasarkan pada kutipan [23] meskipun Pengadilan Negeri Kepanjen tidak

ikut andil dalam melakukan penciptaan arsip, namun jumlah arsip yang diterima
dalam waktu satu tahun ialah sebanyak 1000 berkas seperti pada kutipan [25].
Setelah berkas di cek kelengkapan datanya seperti pada kutipan [24], berkas akan
diinput ke dalam aplikasi Sistem Informasi Penelusuran Perkara (SIPP) sesuai
dengan kutipan [26]. Pada kutipan [26] didukung pula dengan hasil observasi yang
diperoleh ketika melakukan pengamatan

50
 Gambar 6 SIPP (Sistem Informasi Penelusuran Perkara) PN Kepanjen

4.7 Pendistribusian Arsip di Pengadilan Negeri Malang Kelas 1A

4.7.1 Distribusi Arsip dari Pihak Eksternal

Sama halnya dengan Pengadilan Negeri Malang, Pengadilan Negeri Kepanjen

juga menerima berkas perkara dari pihak eksternal mulai dari penyidik hingga
kejaksaan. Pada konteks ini, penciptaan arsip dilakukan oleh pihak eksternal yang
kemudian dikirimkan ke pengadilan sebagai pihak internal.

[27] ” ... Dari penyidik, nanti dikirimkan ke kejaksaan, lalu ke pengadilan

...” W/D/RAF/2.1/2023

[28] ” ... Iya sama, bagian penuntut umum juga yang langsung mengirim
kesini.” W/D/ATA/2.1/2023

Pada kutipan [27] dijelaskan bahwa Pengadilan Negeri Kepanjen menerima

berkas melalui kejaksaan, dimana tangan pertama berkas diciptakan oleh penyidik.
Pada kutipan [28] dijelaskan pula sama halnya dengan pendistribusian pihak
eksternal di Pengadilan Negeri Malang, JPU atau Jaksa Penuntut Umum
mengirimkan berkas yang telah diproses oleh kejaksaan yang selanjutnya
dikirimkan ke pengadilan untuk dilakukan persidangan keputusan perkara.

51
 4.7.2 Distribusi Arsip ke Pihak Eksternal

Semua orang pada dasarnya berhak untuk memperoleh informasi dengan

kutipan informasi tersebut memang dapat terbuka secara umum. Informasi dapat
diperoleh dan dilakukan oleh pihak internal maupun eksternal.

[29] ” Tidak ada, kalau sudah selesai putusan oleh hakim berkas tadi
akan langsung kita arsipkan ... ” W/D/ATA/2.2/2023

Pada kutipan [29] dijelaskan bahwa tuntutan yang telah memiliki hasil
keputusan oleh hakim tidak didistribusikan ke pihak luar, melainkan akan
langsung diarsipkan oleh pihak lembaga dalam kata lain dapat disimpulkan bahwa
lembaga peradilan merupakan lembaga terakhir dari berjalannya suatu peradilan.

4.8 Penggunaan Arsip di Pengadilan Negeri Kepanjen Kelas 1B

Penggunaan arsip yang ada di Pengadilan Negeri Malang telah melalui proses
penciptaan dan pendistribusian yang selanjutnya disimpan di ruang arsip. Tahap
penggunaan arsip ini merupakan fungsi dari adanya arsip yang telah disimpan dan
dikelola dengan baik untuk digunakan sebagai pendukung kegiatan operasional sesuai
dengan kebutuhan. Pada Pengadilan Negeri Malang sendiri penggunaan arsip hanya
dikhususkan bagi pihak internal.

[30] ” Peminjamnya itu bisa dari pihak internal atau eksternal ... ”
W/U/ATA/3.1/2023

[31] ” ... Kalau ke masyarakat umum tidak bisa, tapi bisa dipinjamkan ke
keluarga terdakwa maupun penuntut. ” W/U/ATA/3.1/2023

Pada kutipan [30] disampaikan bahwa peminjam berkas dapat dilakukan oleh
pihak internal dan eksternal. Pihak internal diantaranya ialah Hakim, Panitera,
Panitera Muda, Panitera Pengganti, Jurusita/Jurusita Pengganti, dan Staf
Kepaniteraan. Sedangkan untuk pihak eksternal hanya dapat dipinjamkan kepada
keluarga terdakwa maupun penuntut seperti pada kutipan [31]. Namun, pada kedua

52
penggunaan tersebut harus melalui persetujuan dari ketua pengadilan seperti hasil dari
observasi yang telah diperoleh peneliti.

Gambar 7 Surat Ijin Peminjaman dari Ketua PN Kepanjen

Adapun hasil dari observasi terkait dengan prosedur peminjaman berkas ialah
sebagai berikut:

a. Peminjam merupakan Hakim, Panitera, Panitera Muda, Panitera Pengganti,

Jurusita/Jurusita Pengganti, dan Staf Kepaniteraan.
b. Setiap peminjam mengajukan permohonan pinjam berkas kepada petugas
c. Peminjam mengisi dan menanda tangani pada Buku Pinjaman yang telah
disediakan
d. Setelah berkas perkara yang dimohonkan ditentukan, pemohon dipersilahkan
membaca berkas tersebut pada meja yang disediakan pada ruang arsip
e. Peminjam hanya diperbolehkan di ruang arsip dan tidak boleh dibawa keluar
ruang arsip terkecuali adanya alasan penting dan mendapatkan ijin dari atasan
(Keperluan Eksekusi Putusan Perdata)
f. Jangka waktu peminjaman untuk kepentingan eksekusi yakni selama tiga hari,
apabila dibutuhkan kembali dapat dilakukan perpanjangan dan melaporkannya
kepada petugas kearsipan.

53
 Pada pernyataan diatas, sesuai dengan teori yang dikemukakan oleh Sulistyo
Basuki (1996), arsip dinamis dapat digunakan untuk berbagai macam keperluan,
antara lain untuk pengambilan keputusan, dokumentasi, referensi, dan pendukung
litigasi. Arsip pidana di Pengadilan Negeri Malang digunakan oleh para hakim dan
pegawai pengadilan untuk mengambil keputusan dalam menangani perkara.

4.9 Pemeliharaan Arsip di Pengadilan Negeri Kepanjen Kelas 1B

4.9.1 Pedoman Penyimpanan Arsip

Penyimpanan arsip merupakan kegiatan yang mengatur, menata, serta

menyimpan arsip guna memudahkan temu kembali arsip apabila sewaktu-waktu
dibutuhkan kembali. Standar penyimpanan arsip dimana pengaruh lingkungan
sangat bereran dalam menjamin keselamatan dan kelestarian arsip serta
memberikan rasa aman dan nyaman dalam melakukan pengelolaan arsip
(Hendrawan & Ulum, 2017). Maka dari itu, penyimpanan arsip yang baik dan
benar akan membantu Pengadilan Negeri Kepanjen dalam melakukan pengelolaan
arsip serta dapat menjaga arsip dari berbagai kerusakan yang disebabkan oleh
berbagai faktor.

[32] ” Arsip tadi yang sudah di cek kelengkapannya dimasukkan dulu ke

aplikasi, baru dimasukkan ke ordner yang selanjutnya ditata di rak
besi.” W/M/ATA/4.1/2023

[33] ”... Ada aplikasi penginputan yaitu aplikasi local house yang
terkoneksi sama server pusat Mahkamah Agung, namanya SIPP ...”
W/M/RAF/4.2/2023

[34] ”... Aplikasi pengingat namanya MIS atau Monitoring Implementasi

SIPP. Jadi misalkan berkas perkara yang sudah berkekuatan
hukum tetapi itu seharusnya disetor tapi tidak disetor pengingat itu
nanti akan keluar notifikasi ...” W/M/ATA/4.2/2023

54
 Berdasarkan kutipan [32] dikatakan bahwa proses penyimpanan yang
dilakukan ialah dengan menginput berkas perkara yang telah memiliki hasil
putusan ke dalam aplikasi, lalu dimasukkan ke dalam ordner, yang selanjutnya
ditata ke rak besi. Pada kutipan [33] dan [34] menyatakan bahwa Pengadilan
Negeri Kepanjen memiliki dua sistem yang berguna untuk menunjang sistem
penyimpanan berkas arsip. SIPP atau Sistem Informasi Penelusuran Perkara
berfungsi untuk membantu petugas guna menemukan fisik arsip, sedangakan MIS
atau Monitoring Implementasi SIPP digunakan sebagai pengingat oleh petugas
pidana untuk melakukan penyetoran berkas yang sudah memiliki kekuatan hukum
untuk dilakukan proses hukum selanjutnya.

[35] ” Yang jelas koneksi laptop untuk aplikasi, internet yang

menyambung ke server. ” W/M/RAF/4.3/2023

Berdasarkan hasil wawancara seperti pada kutipan [35] dan hasil observasi oleh
peneliti, perlengkapan serta perlatan yang dibutuhkan dalam menunjang
pengelolaan arsip ialah internet yang dapat terkoneksi ke server SIPP. Dokumen
yang akan ditata oleh divisi arsip nantinya akan di input terlebih dahulu ke dalam
SIPP meliputi meliputi nomor ruang, nomor rak atau lemari, nomor tingkat atau
laci, nomor boks, nomor arsip, nomor perkara, tanggal masuk, staf yang
menyerahkan berkas, petugas yang menerima berkas, status, E-doc arsip, serta
keterangan berkas. Adapun hasil observasi yang diperoleh menunjukkan bahwa
fisik arsip yang telah di input ke dalam SIPP selanjutnya dimasukkan ke dalam
ordner yang kemudian ditata di rak besi.

[36] ” ... untuk staf yang ada ini kurang, jadinya staf yang ada sekarang
ini dibagian kepaniteraan ngerangkep-ngerangkep gitu tugasnya
...” W/M/ATA/4.4/2023

Pada kutipan [36] dijelaskan bahwa kendala yang dihadapi oleh Pengadilan
Negeri Kepanjen ialah kurangnya tenaga kerja arsiparis yang menaungi proses

55
 pengarsipan. Dikatakan pula bahwa pekerja yang seharusnya bukan dalam bidang
melakukan pengarsipan ikut andil dalam proses pengelolaan arsip.

4.9.2 Perawatan Arsip

Kerusakan arsip dapat disebabkan oleh beberapa faktor diantaranya ialah

kerusakan yang disebabkan oleh arsip itu sendiri seperti kualitas kertas, pengaruh
tinta, pengaruh lem perekat dan sebagainya, maupun dari proses kimiawi. Selain
itu, faktor lainnya berasal dari lingkungan dan manusia diantaranya kelembapan
udara, sinar matahari, debu, bencana, percikan bara rokok, percikan air, dan
sebagainya (Hendrawan & Ulum, 2017).

[37] ” ... Suhu, apalagi di ruang arsip sebelumnya itu tidak ada ventilasi,
trus arsip itu langsung kena matahari. Tapi juga serangga itu
penyebabnya ... ” W/M/ATA/4.5/2023

[38] ” ... Sementara ini rusak masih tergolong ringan dan masih bisa
dibaca. Rusak itu juga mungkin cuma sampulnya sobek dikit, kan
yang penting masih bisa dicopy dan datanya masih bisa dibaca ...”
W/M/ATA/4.6/2023

[39] ” ... Kebetulan tiap minggu ada monitoring mulai checklist

kebersihan, ada juga ngasih semprotan buat serangga, terus kapur
barus, dan lain-lainnya ...” W/M/RAF/4.6/2023

Pada kutipan [37] dijelaskan bahwa penyebab kerusakan arsip ialah disebabkan
karena suhu, sinar matahari, serta serangga. Pengadilan Negeri Kepanjen juga
tidak melakukan perbaikan terhadap arsip yang rusak karena kerusakan yang
masih tergolong kerusakan ringan seperti yang dijelaskan pada kutipan [38].
Pengadilan Negeri Kepanjen turut melakukan perawatan terhadap ruang arsip
seperti pada kutipan [39] serta hasil observasi yakni dengan dilakukannya
penggantian kapur barus dan penyemprotan obat serangga setiap bulannya secara
bergantian, selain itu dilakukan juga pengecekan seluruh kondisi fasilitas arsip
termasuk apar setiap akhir tahunnya.

56
 Gambar 8 Checklist Kebersihan PN Kepanjen
4.10 Penyusutan dan Pemusnahan Arsip di Pengadilan Negeri Kepanjen

Penyusutan arsip atau retensi merupakan kegiatan pengurangan jumlah arsip

dengan cara pemindahan arsip dinamis inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan,
pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis
kepada lembaga kearsipan atau depo arsip dari sebuah lembaga induk (Hendrawan
& Ulum, 2017).

[40] ” ... kalau tidak salah 30 tahun ... ” W/D/ATA/5.1/2023

[41] ” ... SK yang terbaru sekitar 10 tahun sudah bisa dihancurkan tapi
harus ada ijinnya ...” W/D/RAF/5.1/2023

[42] ” ... Pengadilan Kabupaten Malang ini berdirinya kan baru 2002,
jadi kebetulan sampai sekarang belum pernah dilakukan
penghapusan arsip. ” W/D/ATA/5.2/2023

Pada kutipan [40] dan [41] dijelaskan bahwa penyimpanan arsip mulanya
dilakukan setiap 30 tahun, namun dengan adanya syarat ketentuan yang terbaru arsip
dapat dimusnahkan setelah masa penyimpanan 10 tahun dengan ijin dari kepala
pengadilan. Pengadilan Negeri Kepanjen juga belum pernah melaksanakan kegiatan

57
penyusutan dan pemusnahan arsip karena masa penyimpanan belum 30 tahun
seperti yang disampaikan oleh informan pada kutipan [42].

58
 BAB V

PEMBAHASAN

Berdasarkan hasil dari penelitian yang diperoleh melalui teknik observasi dan
wawancara secara langsung di Pengadilan Negeri Malang Kelas 1A dan Pengadilan
Negeri Kepanjen Kelas 1B dapat diketahui pembahasannya sebagai berikut.

5.1 Penciptaan Arsip

Penciptaan arsip merupakan tahapan awal dalam melakukan pengelolaan arsip

dinamis inaktif oleh Pengadilan Negeri Malang Kelas 1A dan Pengadilan Negeri
Kepanjen Kelas 1B. Dalam penelitian ini ditemukan bahwa terdapat dua proses yang
dilakukan oleh Pengadilan Negeri Malang Kelas 1A dan Pengadilan Negeri Kepanjen
Kelas 1B dalam kegiatan penciptaan arsip dinamis inaktif perkara pidana, yaitu proses
penciptaan arsip dan proses penerimaan arsip.

Pada temuan data yang pertama ialah pencipaan arsip. Berjalannya proses
penciptaan arsip pada kedua instansi ialah ditemukan bahwa arsip perkara pidana
yang terdapat di Pengadilan Negeri Malang dan Pengadilan Negeri Kepanjen
mulanya diciptakan oleh pihak penyidik yang kemudian data ditransfer ke pihak
kejaksaan yang selanjutnya dikirimkan ke pengadilan untuk dilakukan persidangan
guna memperoleh putusan akhir oleh hakim. Meskipun Pengadilan Negeri Malang
dan Kepanjen tidak ikut serta secara langsung dalam penciptaan arsip, namun arsip
yang diciptakan sesuai dengan kutipan milik Hendrawan dan Ulum (2017:21) yakni:

Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam proses penciptaan arsip, yakni:
arsip yang diciptakan harus mempunyai isi, struktur, dan konteks, arsip yang
dibuat berdasarkan instrument baku kearsipan, pembuatan arsip dilakukan
dengan berdasarkan pada klasifikasi keamanan dan akses arsip, pembuatan
arsip harus didokumentasikan dengan cara dicatat di buku agenda
keluar/registrasi yang dilakukan oleh pihak yang berwenang.

Berdasarkan UU No. 2 Tahun 1986 Pasal 50, menjelaskan bahwa pengadilan

negeri bertugas dan berwenang dalam memeriksa, mengadili, memutuskan serta
menyelesaikan perkara pidana dan perkara perdata di tingkat pertama. Hal tersebut

59
 mengacu pada sistem penciptaan arsip di Pengadilan Negeri Malang dan Kepanjen
dimana kedua lembaga tersebut tidak melakukan proses penciptaan berkas perkara
melainkan hanya bertugas dalam melakukan pemeriksaan, mengadili, memutuskan,
serta menyelesaikan perkara yang telah diserahkan oleh divisi penyidik dan
kejaksaan.

Temuan kedua yaitu prosedur penerimaan arsip. Pada tahapan ini, arsip dinamis
perkara pidana diterima oleh Pengadilan Negeri Malang kelas 1A dan Pengadilan
negeri Kepanjen melalui lembaga kejaksaan. Berkas yang diterima oleh kedua
lembaga peradilan tersebut mulanya diterima dalam bentuk hardfile yang selanjutnya
akan di cek kelengkapan berkasnya oleh divisi kepaniteraan hukum. Jika kelengkapan
tersebut sudah memenuhi maka tahap selanjutnya akan dilakukan proses persidangan
untuk memperoleh hasil keputusan. Berkas perkara yang telah meperoleh hasil
keputusan selanjutnya akan diinput oleh divisi kepaniteraan hukum ke dalam Sistem
Informasi Penelusuran Perkara (SIPP).

Berdasarkan penjelasan tersebut, prosedur penerimaan arsip dapat dikatakan

sudah sesuai dengan penjelasan oleh Hendrawan dan Ulum (2017:22) yaitu:

Hal yang harus diperhatikan ketika penerimaan arsip, yang mana hal ini terdiri
dari: arsip yang diterima harus dalam kondisi aman, tepat, dan lengkap. Arsip
dianggap sah jika diterima oleh pihak berwenang, arsip dianggap sah jika sudah
diterima oleh penerima surat dan harus didokumentasikan dengan cara di
registrasi.

Pada pendapat yang telah disampaikan tersebut sudah sesuai dengan apa yang
dilakukan oleh Pengadilan Negeri Malang dan Pengadilan Negeri Kepanjen dimana
berkas yang diterima oleh kedua lembaga tersebut telah melalui proses seperti yang
telah disampaikan. Pengadilan Negeri Malang dan Kepanjen juga melakukan
pengecekan terhadap isi berkas yang diterima sebelum dilakukan ke tahapan
selanjutnya yaitu dilakukan proses persidangan.

5.2 Pendistribusian Arsip

60
 Tahapan kedua dalam proses pengelolaan arsip dinamis inaktif perkara pidana
yang dilakukan oleh Pengadilan Negeri Malang dan Kepanjen ialah tahap
pendistribusian arsip. Pada tahapan ini, peneliti menemukan dua hal terkait dengan
kegiatan distribusi arsip ini yaitu tahapan pendistribusian arsip dari pihak eksternal
dan pendistribusian ke pihak eksternal.

Pada tahap pendistribusian arsip dari pihak eksternal ditemukan bahwa berkas
arsip yang diterima oleh pihak pengadilan dari lembaga kejaksaan yang sebelumnya
telah melalui proses penciptaan dari pihak penyidik. Laporan yang diterima oleh
penyidik nantinya akan dilakukan peyelidikan lebih lanjut dan selanjutnya dipilah
menjadi perkara pidana atau perkara perdata, serta selanjutnya dikirimkan ke pihak
kejaksaan untuk dilakukan proses penuntutan. Berkas perkara yang telah memiliki
kekuatan hukum nantinya akan dilakukan persidangan untuk memperoleh putusan
akhir.

Berdasarkan penjelasan diatas, berkas perkara yang diterima oleh pengadilan

dari Jaksa Penuntut Umum diantaranya berisi terkait berkas perkara penyidik, surat
pelimpahan perkara, surat dakwaan, penahanan penyidik, perpanjangan penuntut
umum, perpanjangan KPN, penahanan penuntut umum, dan lain sebagainya. Setelah
diakukan pengecekan terhadap isi berkas, langkah selanjutnya dilakukan
pemberkasan arsip perkara dari Panitera Pengganti sesuai dengan Keputusan Direktur
Jenderal Badan Peradilan Umum Nomor 1939 Tahun 2018 tentang Pedoman
Pemberkasan Arsip Perkara yang telah Diminutasi pada Pengadilan Tingkat Pertama
yang berisi terkait dengan putusan, petikan putusan, penetapan hakim/majelis hakim,
penunjukan panitera pengganti, penunjukan jurusita/jurusita pengganti, penetapan
hari sidang, court calender, berita acara sidang (surat dakwaan, eksepsi, putusan sela,
surat tuntutan, pembelaan, replik, dan duplik), surat-surat bukti yang diajukan di
persidangan (bila ada), akta menerima/pikir-pikir terhadap putusan oleh terdakwa dan
jaksa penuntut umum, surat kuasa penasihat hukum/penetapan penunjukan penasihat
hukum (bila ada), surat pelimpahan berkas perkara dari JPU, penetapan/perintah
penahanan (hakim/JPU), berkas perkara penyidik (bila ada), penetapan

61
 ijin/persetujuan penggeledahan (bila ada), surat-surat lainnya (bila ada), serta soft
copy dari putusan dan berita acara sidang.

Pada tahap arsip selanjutnya ialah pendistribusian arsip ke pihak eksternal. Jika
pada biasanya arsip yang terdapat pada suatu instansi didistribusikan ke pihak
eksternal, pada lembaga peradilan yaitu Pengadilan Negeri Malang dan Pengadilan
Negeri Kepanjen tidak dilaksanakan kegiatan tersebut. Arsip yang telah diterima oleh
lembaga peradilan kemudian akan dilakukan persidangan dimana nantinya akan
membuahkan hasil. Lembaga pengadilan sendiri merupakan lembaga terakhir dari
berjalannya proses peradilan, berkas perkara yang telah memperoleh hasil keputusan
selanjutnya akan tetap disimpan oleh lembaga dan tidak didistribusikan ke pihak
eksternal lainnya.

Berdasarkan penjelasan diatas, sesuai dengan pernyataan Zulkarnain (2023)

yang menyatakan bahwa pemberkasaan atau proses minutasi pada lembaga
pengadilan merupakan kegiatan adminstrasi yudisial dan merupakan kegiatan akhir
dari administrasi persidangan. Hal tersebut sesuai dengan apa yang telah disampaikan
oleh Pengadilan Negeri Malang dan Pengadilan Negeri Kepanjen yang menyatakan
bahwa pengadilan merupakan lembaga terakhir dari berjalannya proses suatu perkara.

5.3 Penggunaan Arsip

Tahapan ketiga pada proses pengelolaan arsip dinamis inaktif perkara pidana di
Pengadilan Negeri Malang dan Pengadilan Negeri Kepanjen ialah penggunaan arsip.
Pada tahapan ini, peneliti menemukan perbedaan terhadap pengguna arsip namun
terdapat kesamaan terhadap fungsi dari penggunaan arsip antara Pengadilan Negeri
Malang dengan Pengadilan Negeri Kepanjen.

Pada Pengadilan Negeri Malang, penggunaan arsip hanya dapat diakses oleh
pihak internal diantaranya ialah Hakim, Panitera, Panitera Muda, Panitera Pengganti,
Jurusita/Jurusita Pengganti, serta Staf Kepaniteraan. Penggunaan arsip tersebut
digunakan oleh pihak pengadilan diantaranya sebagai penunjang kebutuhan dalam
menangani kasus yang ada. Pada Pengadilan Negeri Kepanjen, arsip dapat diakses

62
 oleh pihak internal dan eksternal. Pihak internal diantaranya ialah Hakim, Panitera,
Panitera Muda, Panitera Pengganti, Jurusita/Jurusita Pengganti, serta Staf
Kepaniteraan. Pihak eksternal yaitu keluarga korban maupun terdakwa, sedangkan
pihak eksternal yaitu pihak keluarga korban maupun terdakwa. Pengadilan Negeri
Malang dan Pengadilan Negeri Kepanjen menggunakan arsip sebagai referensi untuk
mengambil keputusan dalam menangani perkara.

Pada penjelasan tersebut sesuai dengan pendapat yang dikemukakan oleh

Hendrawan dan Ulum (2017) yang menyatakan bahwa penggunaan arsip dinamis
aktif maupun inaktif digunakan untuk mendukung kegiatan operasional instansi serta
untuk menunjang kepentingan internal lembaga maupun masyarakat luas. Adapun
Sulistyo Basuki (1996) yang mengemukakan bahwa arsip dinamis dapat digunakan
untuk berbagai macam keperluan, antara lain untuk pengambilan keputusan,
dokumentasi, referensi, dan pendukung litigasi.

5.4 Pemeliharaan Arsip

Tahapan keempat ialah pemeliharaan arsip yang dilakukan oleh Pengadilan

Negeri Malang dan Pengadilan Negeri Kepanjen. Pada tahapan ini, peneliti
menemukan bahwa proses pemeliharaan arsip pada kedua lembaga ini dilakukan
secara berbeda. Peneliti juga menemukan tiga unsur penting dalam melakukan
pemeliharaan arsip, diantaranya ialah dari penyimpanan arsip, hambatan yang dilalui
dalam melakukan pengelolaan arsip dan perawatan arsip.

Pada proses penyimpanan arsip di Pengadilan Negeri Malang dilakukan dengan

dua metode, yaitu penyimpanan arsip yang dilakukan secara manual dengan
menyimpan fisik arsip di ordner yang selanjutnya disusun ke dalam rak besi, serta
penyimpanan arsip secara digital. Penyimpanan arsip secara digital yang
dimaksudkan ialah menyimpan data atau poin penting yang terdapat dalam fisik arsip
ke dalam Sistem Informasi Penelusuran Perkara (SIPP) dimana hal tersebut bertujuan
untuk mempermudah temu kembali arsip jika sewaktu-waktu dibutuhkan. Sama
halnya dengan Pengadilan Negeri Malang, Pengadilan Negeri Kepanjen juga

63
melakukan penyimpanan arsip dengan dua metode yaitu penyimpanan arsip secara
manual dengan menata arsip yang telah dimasukkan ke dalam ordner ke rak besi dan
penyimpanan arsip secara digital yaitu menggunakan SIPP.

Berdasarkan penjelasan di atas, dapat diatakan cukup selaras dengan Perka

ANRI Nomor 26 Tahun 2011 yang menyatakan bahwa penataan arsip terkait dengan
pemeriksaan kondisi fisik arsip, pendeskripsian dengan cara memilah arsip
berdasarkan kelompok yang serupa, penataan ke dalam boks, penomoran boks,
penataan ke dalam rak, serta penyusunan daftar arsip dinamis inaktif. Namun pada
Pengadilan Negeri Malang dan Pengadilan Negeri Kepanjen, penataan dan
penomoran boks dilakukan ke dalam ordner yang selanjutnya dilakukan penataan ke
dalam rak besi. Meskipun sistem penyimpanan arsip di Pengadilan Negeri Malang
dan Pengadilan Negeri Kepanjen dapat dikatakan masih sederhana, namun hal
tersebut juga selaras dengan pernyataan Sedarmayanti (2003) yang menyatakan
bahwa peralatan dan perlengkapan arsip diantaranya meliputi filing cabinet, ordner,
rak buku (lemari terbuka), serta komputer atau laptop.

Unsur kedua yaitu hambatan atau kendala yang dihadapi oleh Pengadilan
Negeri Malang dan Pengadilan Negeri Kepanjen. Pengadilan Negeri Malang
mengalami kendala terkait dengan minimnya ruangan penyimpanan arsip, tenaga
kerja kearsipan, serta terhalangnya anggaran untuk menunjang sarana dan prasarana.
Sedangkan pada Pengadilan Negeri Kepanjen, kendala yang dihadapi ialah minimnya
sumber daya manusia tenaga kerja kearsipan yang menyebabkan divisi kepaniteraan
dan jurusita ikut andil dalam proses pengelolaan arsip.

Berdasarkan penjelasan tersebut, selaras dengan apa yang disampaikan oleh

Muhidin dan Winata (2018: 439), yaitu:

(1) Sumber Daya Manusia (SDM) diperlukan untuk menyelesaikan berbagai

tanggung jawab guna memenuhi tujuan program-program kearsipan
diantaranya melakukan pengelolaan arsip dan pembinaan arsip, (2) sarana dan
prasarana yang dapat menunjang dan mendukung kegiatan guna mencapai
kegiatan pengelolaan arsip, (3) pendanaan atau anggaran yang memadai untuk
menunjang perumusan dan penetapan kebijakan, pembinaan kearsipan,

64
 pengelolaan arsip, pengembangan SDM, penyediaan sarana dan prasarana,
perlindungan dan penyelamatan arsip, serta sosialisasi.

Temuan keiga yaitu terkait dengan perawatan arsip yang dilakukan oleh
Pengadilan Negeri Malang dan Pengadilan Negeri Kepanjen. Dalam hal perawatan,
peneliti menemukan bahwa perawatan yang dilakukan oleh kedua instansi tersebut
dilaksanakan secara berbeda. Pada Pengadilan Negeri Malang, perawatan dilakukan
dengan cara memberikan plastik pembungkus ke arsip yang akan ditata ke dalam rak,
hal tersebut dilakukan guna melindungi arsip dari kerusakan yang diakibatkan oleh
air dan debu. Selain itu, ruangan arsip juga menyediakan kapur barus guna
melindungi arsip dari kerusakan yang disebabkan oleh serangga. Sedangkan pada
Pengadilan Negeri Kepanjen, perawatan yang dilakukan terhadap arsip diantaranya
ialah dengan melaksanakan monitoring kebersihan terkait dengan penggantian kapur
barus dan penyemprotan obat serangga setiap bulannya secara bergantian, selain itu
dilakukan juga pengecekan seluruh kondisi fasilitas arsip termasuk apar setiap akhir
tahunnya.

Selain itu, dalam pelaksanaan perawatan arsip di Pengadilan Negeri Malang

dan Pengadilan Negeri Kepanjen ditemukan bahwa kedua lembaga tersebut tidak
melakukan perbaikan terhadap arsip yang mengalami kerusakan. Hal tersebut
dikarenakan kerusakan terhadap arsip masih tergolong dalam kerusakan ringan dan
masih dapat terbaca dengan baik.

Berdasarkan penjelasan tersebut, kedua lembaga telah berusaha melaksanakan

perawatan meskipun masih tergolong sederhana. Namun hal tersebut sudah selaras
dengan apa yang disampaikan oleh Mulyono, dkk (2011: 59) yang menyatakan bahwa

Pemeliharaan arsip perlu direncanakan dan dilaksanakan dengan sungguh-

sungguh dengan melakukan pemeriksaan secara rutin dalam periode tertentu
harus dijalankan tidak perlu menunggu adanya tanda-tanda kerusakan arsip.
Adapun proses perawatan arsip yang dilakukan oleh Pengadilan Negeri Malang dan
Pengadilan Negeri Kepanjen selaras dengan apa yang telah disampaikan oleh Abrori,
dkk (2023) bahwa upaya perawatan terhadap arsip diantaranya dengan melakukan

65
 kamperisasi yaitu dengan memberikan kapur barus atau kamper, serta membersihkan
arsip dari debu dan kotoran.

5.5 Penyusutan Arsip

Tahap terakhir dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif perkara pidana di

Pengadilan Negeri Malang dan Pengadilan Negeri Kepanjen ialah penyusutan dan
pemusnahan arsip. Pada tahap ini, ditemukan bahwa Pengadilan Negeri Malang dan
Kepanjen tidak melaksanakan kegiatan pemusnahan.

Pengadilan Negeri Malang melakukan penyusutan arsip dengan cara

memindahkan arsip yang sudah tersimpan selama 10 tahun ke Kantor Pengadilan
Negeri Malang lama yang berlokasi di Jalan Cipto Nomor 1 Malang. Sedangkan pada
Pengadilan Negeri Kepanjen sendiri belum pernah dilaksanakan pemusnahan, karena
menurut SK Pengadilan Negeri Kepanjen terkait dengan pemusnahan arsip
dilaksanakan setiap 30 tahun namun hal tersebut belum pernah terjadi dikarenakan
Pengadilan Negeri Kepanjen yang berdiri pada tahun 2002. Dijelaskan lebih lanjut
bahwa SK terbaru yang dikeluarkan oleh Pengadilan Negeri Kepanjen telah
memutuskan bahwa pemusnahan arsip dapat dilaksanakan setelah 10 tahun masa
penyimpanan dengan persetujuan kepala pengadilan.

Berdasarkan penjelasan diatas tidak selaras dengan apa yang telah diatur oleh
Perka ANRI Nomor 25 Tahun 2012 tentang Pedoman Pemusnahan Arsip dimana
arsip yang dimusnahkan merupakan arsip yang tidak memiliki nilai guna, telah habis
masa retensinya, tidak ada peraturan undang-undang yang melarang, serta tidak
berkaitan dengan penyelesaian suatu perkara. Meskipun arsip dinamis yang dikelola
oleh Pengadilan Negeri Malang dan Pengadilan Negeri Kepanjen berisi tentang suatu
perkara, namun perkara yang ada telah diproses dan memiliki keputusan akhir hingga
mencapai proses terakhir. Arsip yang disimpan oleh kedua lembaga peradilan tersebut
masih terus disimpan karena dapat menjadi acuan dalam menangani kasus-kasus yang
serupa dimasa yang akan datang. Adapun pernyataan oleh Fajir & Syahyuman (2012)
yang mengatakan bahwa pemusnahan arsip dilakukan dengan cara pencacahan,

66
pembakaran, pemusnahan kimiawi, serta pembuburan. Namun dijelaskan pula pada
Perka ANRI Nomor 8 Tahun 2022 tentang Jadwal Retensi Arsip dikatakan bahwa
berkas yang berisikan tentang MOU, kontrak internasional/kontrak
nasional/perjanjian kerjasama, pengujian peraturan perundang-undangan, akta, berita
acara, dan kasus/sengketa hukum pidana/perdata/tata usaha negara/arbitrase tidak
memiliki jadwal waktu penyimpanan (retensi) serta tidak memiliki nasib akhir.

67
 BAB VI

PENUTUP

6.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan yang telah diuraikan terkait

dengan pengelolaan arsip dinamis inaktif perkara pidana di Pengadilan Negeri
Malang Kelas 1A dan Pengadilan Negeri Kepanjen menggunakan teori life cycle of a
records, maka dapat disimpulkan bahwa:
1. Penciptaan arsip. Pada tahap ini, Pengadilan Negeri Malang dan Pengadilan
Negeri Kepanjen sama-sama tidak menciptakan arsip perkara pidana secara
langsung. Penciptaan arsip dilakukan oleh penyidik yang kemudian dikirim ke
kejaksaan dan terakhir dikirim ke pengadilan untuk memperoleh hasil keputusan
akhir oleh hakim.
2. Pendistribusian arsip. Pada tahap ini, Pengadilan Negeri Malang dan Pengadilan
Negeri Kepanjen sama-sama tidak mendistribusikan arsip ke pihak eksternal
karena pengadilan merupakan lembaga terakhir dari berjalannya proses suatu
peradilan. Pendistribusian arsip dilakukan oleh pihak eksternal yaitu pihak
kejaksaan.
3. Penggunaan arsip. Pada tahap ini, penggunaan arsip di Pengadilan Negeri
Malang hanya dapat diakses oleh pihak internal. Sedangkan pada Pengadilan
Negeri Kepanjen, penggunaan arsip dapat diakses oleh pihak internal maupun
eksternal dengan tanda kutip pihak eksternal yang dimaksud ialah keluarga
korban maupun keluarga terdakwa. Penggunaan arsip pada kedua lembaga
tersebut sama-sama digunakan sebagai kebutuhan referensi untuk mengambil
keputusan dalam menangani perkara.
4. Pemeliharaan arsip. Pada tahap ini, terdapat tiga unsur yaitu penyimpanan,
hambatan, dan perawatan arsip dimana Pengadilan Negeri Malang dan
Pengadilan Negeri Kepanjen melaksanakan proses penyimpanan yang sama
namun ditemukan bahwa pada unsur hambatan dan perawatan dilaksanakan
secara berbeda. Pada tahap penyimpanan arsip, Pengadilan Negeri Malang dan

68
 Pengadilan Negeri Kepanjen sama-sama menggunakan ordner sebagai tempat
penyimpanan arsip yang selanjutnya disusun kedalam rak besi, serta
menggunakan Sistem Informasi Penelusuran Perkara (SIPP) guna mempermudah
temu kembali arsip. Pada unsur hambatan dalam pengelolaan arsip ditemukan
bahwa Pengadilan Negeri Malang melalui hambatan berupa kurang luasnya
ruangan penyimpanan arsip, terhalangnya anggaran guna menunjang sarana dan
prasarana, serta minimnya tenaga kerja kearsipan. Sedangkan pada Pengadilan
Negeri Kepanjen, hambatan yang dihadapi ialah kurangnya tenaga kerja
kearsipan yang menyebabkan pekerja dari divisi lain harus menggandakan
tugasnya. Unsur ketiga yaitu tahap perawatan arsip yang ditemukan pada
Pengadilan Negeri Malang dan Pengadilan Negeri Kepanjen sama-sama belum
pernah melakukan perbaikan terhadap arsip yang rusak karena kerusakan masih
tergolong ringan. Pada tahap ini pula ditemukan bahwa proses perlindungan
terhadap arsip dilakukan secara berbeda. Pengadilan Negeri Malang melakukan
perlindungan arsip dengan cara memberikan plastik pembungkus ke berkas arsip
yang akan ditata, serta memberikan kapur barus agar arsip terlindungi dari
kerusakan akibat serangga. Sedangkan Pengadilan Negeri Kepanjen melakukan
perlindungan arsip dengan cara melaksanakan monitoring kebersihan dengan
penggantian kapur barus dan penyemprotan obat serangga setiap bulannya secara
bergantian, selain itu dilakukan juga pengecekan seluruh kondisi fasilitas arsip
termasuk apar setiap akhir tahunnya.
5. Penyusutan dan pemusnahan arsip. Pada tahap ini, kedua lembaga peradilan
sama-sama belum pernah melaksanakan kegiatan penyusutan dan pemusnahan
arsip. Pengadilan Negeri Malang hanya memindahkan arsip yang sudah memiliki
masa penyimpanan 10 tahun ke kantor pengadilan lama, sedangkan Pengadilan
Negeri Kepanjen belum pernah melaksanakan kegiatan penyusutan dan
pemusnahan karena masa penyimpanan belum 30 tahun.

6.2 Saran

69
 Berdasarkan kesimpulan yang telah dipaparkan diatas, maka peneliti
menyarankan beberapa hal bagi Pengadilan Negeri Malang dan Kepanjen diantaranya
sebagai berikut:

1. Sistem pengelolaan arsip pada Pengadilan Negeri Malang dan Pengadilan Negeri
Kepanjen dapat dikatakan sudah sistematis, namun alangkah baiknya
pengelolaan tersebut diikuti dengan dilakukannya penyusutan serta pemusnahan
arsip dengan dibuatkan jadwal retensi arsip (JRA) agar tidak terjadi penumpukan
sesuai dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 37
Tahun 2016 tentang Pedoman Penyusutan Arsip.
2. Peralatan yang digunakan oleh kedua lembaga masih tergolong sederhana dapat
ditambahkan peralatan lainnya seperti boks arsip guna menjamin arsip dari
kerusakan akibat debu, serta dapat ditambahkan pula sistem keamanan seperti
sprinkler system, alarm pencurian maupun CCTV.

70
REFERENCES

Abrori, H., Sukaesih, S., & Sujana, L. R. (2023). Preservasi preventif arsip dinamis
inaktif di Record Center Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas
Padjadjaran. IJAL (Indonesian Journal of Academic Librarianship), 6(3), 1-8.
Amin, R. (2020). Hukum Pembuktian dalam Perkara Pidana dan Perdata. Deepublish.
Arsip Nasional Republik Indonesia. (2000). Keputusan Kepala Arsip Nasional
Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2000 Tentang Standar Boks Arsip:
Jakarta.
_______. (2000). Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 3
Tahun 2000 Tentang Standar Minimal Gedung dan Ruang Penyimpanan Arsip
Inaktif: Jakarta.
_______. (2009). Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 43
Tahun 2009 Tentang Kearsipan: Jakarta.
_______. (2011). Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 26
Tahun 2011 Tentang Tata Cara Penyediaan Arsip Dinamis Sebagai Informasi
Publik: Jakarta.
_______. (2012). Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 25
Tahun 2012 Tentang Pedoman Pemusnahan Arsip: Jakarta.
. (2022). Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 8
Tahun 2022 Tentang Jadwal Retensi Arsip: Jakarta.
Barthos, B. (2013). Manajemen Kearsipan: Untuk Lembaga Negara, Swasta dan
Perguruan Tinggi. Bumi Aksara.
Basuki, S. (2003). Manajemen Arsip DInamis: Pengantar Memahami dan Mengelola
Informasi dan Dokumen. Gramedia Pustaka.
________. (1996). Pengantar Kearsipan. Jakarta: Universitas Terbuka.
Bodgan, R. & Tailor, S.J. (1992). Pengantar Metode Penelitian Kualitatif. Terjemahan
Arief Furchan. Surabaya: Usaha Nasional.
Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia. (1986). Undang-undang Peradilan
Umum Nomor 2 Pasal 50 Tahun 1986 Tentang Kekuasaan Pengadilan: Jakarta.
Diamond, Susan. Z. (1991). Records Management: Policies, Practices, Technologies.
Amacom Books.
Direktur Pembinaan Administrasi Peradilan Umum. (2018). Keputusan Direktur
jenderal badan peradilan Umum Nomor 1939 Tahun 2018 Tentang Pedoman
Pemberkasan Arsip Perkara yang telah Diminutasi pada Pengadilan Tingkat
Pertama: Jakarta.
Fajri, H., & Syahyuman, S. (2012). Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di Kantor
Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Pesisir Selatan. Ilmu Informasi
Perpustakaan dan Kearsipan, 1(1), 409-417.
Gie, T. L. (2000). Administrasi Perkantoran Modern (4th ed.).
Hapsari, Y. A., & Suharso, P. (2021). Analisis Pengelolaan Arsip Dinamis di Kantor
Kelurahan Pojoksari Kecamatan Ambarawa. Anuva: Jurnal Kajian Budaya,
Perpustakaan, Dan Informasi, 5(4), 555–568.
Hendrawan, M. R., & Ulum, M. C. (2017). Pengantar Kearsipan: Dari isu kebijakan ke
manajemen. Universitas Brawijaya Press.
Hiariej, E. O. (2009). Definisi Hukum Pidana, Pembagian Hukum Pidana & Definisi,
Objek, Dan Tujuan Ilmu Hukum Pidana. Modul, 1, 1-48.
Hubermen, M. (2014). Model Analisis Interaktif Miles and Huberman. Jurnal
Metodologi Riset Universitas Bina Palembang. 1-27.
Irawan, Mustari. (2001). Manajemen Arsip Dinamis: Suatu Pendekatan Kearsipan”.
Suara Bandar.
Krihanta, M. S. (2014). Pengantar Pengelolaan Arsip Vital.
Lexy, J. Moleong. (2007). Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: Remaja
Rosdakarya.
Luyombya, D., & Ndagire, S. (2020). Records Management Procedures and Service
Delivery in Private Universities. Journal of the South African Society of
Archivists, 53, 1-19.
Maher, William J. (1992). The Management of College and University Records.
Metuchen, NJ: The Society of American Archivists and Scarecrow Press.
Menteri Kesehatan Republik Indonesia. (2018). Peraturan Menteri Kesehatan
Republik Indonesia Nomor 21 Tahun 2018 Tentang Pedoman Tata Kearsipan
Dinamis di Lingkungan Kementerian Kesehatan: Jakarta.
Miles, Mattew B., & Huberman, A. M. (1984). Drawing Valid Meaning from
Qualitative Data: Toward a Shared Craft. Educational Researcher, 13(5), 20–30.
doi:10.3102/0013189x013005020
Muhidin, Sambas Ali & Winata, Henri. (2017). Manajemen Kearsipan untuk
Organisasi Publik, Bisnis, Sosial, Politik dan Kemasyarakatan. Bandung: Pustaka
Setia.
Muhidin, Sambas Ali & Winata, Henri. (2018). Manajemen Kearsipan. Bandung: CV
Pustaka Setia.
Mulyapradana, A. et al. (2021). Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif di Lembaga
Pendidikan Sekolah Menengah Kejuruan. Sekretaris Dan Manajemen

72
 Pengelolaan Arsip, 5(Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif di Lembaga Pendidikan
Sekolah Menengah Kejuruan), 60–68.
Mulyono, S., Partono, & Kuswanotoro, A. (2011). Manajemen Kearsipan. Semarang:
Unnes Press.
Mustafa, Z. (2013). Mengurai Variabel Hingga Instrumentasi. Yogyakarta: Graha
Ilmu.
Nasution, S. (2003). Metode Penelitian Naturalistik Kualitatif. Bandung: Tarsito.
Nawaffela, R. (2016). Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif Perkara Pidana (Studi Kasus
Pengadilan Negeri Jakarta Selatan). Repository.Uinjkt.Ac.Id.
Pengadilan Negeri Malang. “Profil Pengadilan Negeri Malang”. Diakses pada 12 Juni
2023 dari https://pn-malang.go.id
Pengadilan Negeri Kepanjen. “Profil Pengadilan Negeri Kepanjen”. Diakses pada 16
Juni 2023 dari https://pn-kepanjen.go.id
Purwoleksono, D. E. (2014). Hukum Pidana. Airlangga University Press (AUP).
Rahardjo, M. (2010). Triangulasi dalam penelitian kualitatif.
Rahardjo, M. (2011). Metode pengumpulan data penelitian kualitatif.
Ramdhan, M. (2021). Metode Penelitian (A. A. Effendy (ed.)). Cipta Media Nusantara
(CMN).
Read, J. & Ginn, M.L. 2016. Records management. 10th ed. Cincinnati: South-
Western Cengage Learning.
Rijali, A. (2019). Analisis data kualitatif. Alhadharah: Jurnal Ilmu Dakwah, 17(33), 81-
95.
Sanjuli, R. F., & Ranu, M. E. (2015). Sistem Pengelolaan Arsip di Dinas Pekerjaan
Umum Bina Marga dan Pematusan Kota Surabaya. Administrasi Perkantoran, 8.
Sarosa, S. (2012). PENELITIAN KUALITATIF: DASAR-DASAR. Jakarta: PT Indeks.
Sattar. (2019). Manajemen Arsip Dinamis. Yogyakarta: Deepublish.
Satori, D. dan Aan Komariah. (2013). Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung:
Alfabeta.
Sedarmayanti. (2003). Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern.
Bandung: Mandar Maju.
Sergi, A. (2015). Organised crime in English criminal law. Journal of Money
Laundering Control, 18(2), 182–201.
Soendari, T. (2012). Pengujian keabsahan data penelitian kualitatif. Bandung: Jurusan
PLB Fakulitas Ilmu PendidikanUniversitas Pendidikan Indonesia.

73
Sukoco, B. M. (2007). Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Erlangga.
Sugiarto, Agus dan Wahyono, Teguh. (2014). Manajemen Kearsipan Elektronik
Panduan Pengembangan Aplikasi Kearsipan Elektronik. Yogyakarta: Gava
Media.
Tajuddin, R., & Susanto, H. (2020). Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif Pada Stasiun
Karantina Ikan, Pengendalian Mutu Dan Keamanan Hasil Perikanan Pontianak.
Jurnal Pari, 5(1), 27.
Wardah, M. (2016). Pengelolaan arsip dinamis. Libria, 8(1), 51–68.
Wursanto, Ig. (1991). Kearsipan. Yogyakarta: Kanisius.
Zulkarnain, H. (2023). Teknik Minutasi berkas Perkara. Sulawesi Tengah.

74
LAMPIRAN

Lampiran 1. Pedoman Observasi

No. Aspek yang Diamati Indikator

1.1 Kebijakan penciptaan arsip dinamis inaktif perkara
pidana di Pengadilan Negeri Malang Kelas 1A dan
Pengadilan Negeri Kepanjen Kelas 1B
1. Penciptaan (Creation)
1.2 Prosedur penerimaan arsip dinamis inaktif perkara
pidana di Pengadilan Negeri Malang Kelas 1A dan
Pengadilan Negeri Kepanjen Kelas 1B
2.1 Prosedur distribusi arsip dari pihak eksternal ke
Pengadilan Negeri Malang Kelas 1A dan
Pengadilan Negeri Kepanjen Kelas 1B
2. Distribusi (Distribution)
2.2 Prosedur distribusi arsip ke pihak eksternal oleh
Pengadilan Negeri Malang Kelas 1A dan
Pengadilan Negeri Kepanjen Kelas 1B
3.1 Kebijakan peminjaman arsip dinamis inaktif
perkara pidana di Pengadilan Negeri Malang Kelas
1A dan Pengadilan Negeri Kepanjen Kelas 1B
3.2 Prosedur peminjaman arsip dinamis inaktif perkara
3. Penggunaan (Use) pidana di Pengadilan Negeri Malang Kelas 1A dan
Pengadilan Negeri Kepanjen Kelas 1B
3.3 Sarana guna menunjang temu kembali arsip di
Pengadilan Negeri Malang Kelas 1A dan
Pengadilan Negeri Kepanjen Kelas 1B
4.1 Prosedur penyimpanan arsip dinamis inaktif
Pemeliharaan
4. perkara pidana di Pengadilan Negeri Malang Kelas
(Maintenance)
1A dan Pengadilan Negeri Kepanjen Kelas 1B
 4.2 Prosedur pemeliharaan arsip dinamis inaktif
perkara pidana di Pengadilan Negeri Malang Kelas
1A dan Pengadilan Negeri Kepanjen Kelas 1B
4.3 Sistem penyimpanan yang dilakukan oleh
Pengadilan Negeri Malang Kelas 1A dan
Pengadilan Negeri Kepanjen Kelas 1B
4.4 Sarana dan prasarana yang digunakan dalam
menunjang sistem penyimpanan oleh Pengadilan
Negeri Malang Kelas 1A dan Pengadilan Negeri
Kepanjen Kelas 1B
4.5 Ruangan penyimpanan arsip dinamis inaktif perkara
pidana di Pengadilan Negeri Malang Kelas 1A dan
Pengadilan Negeri Kepanjen Kelas 1B
4.6 Pengamanan arsip dinamis inaktif perkara pidana
yang dilaksanakan oleh Pengadilan Negeri Malang
Kelas 1A dan Pengadilan Negeri Kepanjen Kelas
1B
5.1 Prosedur pemilahan disposisi arsip dinamis inaktif
perkara pidanan di Pengadilan Negeri Malang
Kelas 1A dan Pengadilan Negeri Kepanjen Kelas
5. Pemusnahan (Disposition) 1B
5.2 Kebijakan tentang pemusnahan yang dilakukan
oleh Pengadilan Negeri Malang Kelas 1A dan
Pengadilan Negeri Kepanjen Kelas 1B

Lampiran 2: Pedoman Wawancara

Tahapan
No. Pengelolaan Arsip Indikator Pertanyaan
Dinamis

76
 1.1 Bagaimana proses dari penciptaan
arsip perkara pidana di Pengadilan
Proses Penciptaan
Negeri Malang Kelas 1A dan
Arsip
Pengadilan Negeri Kepanjen Kelas
Penciptaan 1B?
1.
(Creation) 1.2 Berapa banyak arsip yang diterima
oleh Pengadilan Negeri Malang
Penerimaan Arsip Kelas 1A dan Pengadilan Negeri
Kepanjen Kelas 1B dalam waktu
satu tahun?
2.1 Bagaimana proses distribusi arsip
yang terjadi di Pengadilan Negeri
Malang Kelas 1A dan Pengadilan
Distribusi Prosedur Distribusi Negeri Kepanjen Kelas 1B?
2.
(Distribution) Arsip 2.2 Apakah berkas yang telah
memperoleh hasil keputusan akhir
oleh hakim didistribusikan ke
lembaga lainnya?
3.1 Apakah arsip perkara pidana dapat
diakses oleh masyarakat umum?
3.2 Bagaimana prosedur peminjaman
3. Penggunaan (Use) Peminjaman Arsip arsip perkara yang diterapkan oleh
Pengadilan Negeri Malang Kelas 1A
dan Pengadilan Negeri Kepanjen
Kelas 1B?
4.1 Bagaimana proses penyimpanan
Pemeliharaan arsip di Pengadilan Negeri Malang
4. Penyimpanan Arsip
(Maintenance) Kelas 1A dan Pengadilan Negeri
Kepanjen Kelas 1B?

77
 4.2 Pedoman apa yang digunakan untuk
menemukan kembali arsip perkara
pidana di Pengadilan Negeri Malang
Kelas 1A dan Pengadilan Negeri
Kepanjen Kelas 1B?
4.3 Perlengkapan dan peralatan apa saja
yang dibutuhkan untuk menunjang
pengelolaan arsip perkara pidana di
Pengadilan Negeri Malang Kelas 1A
dan Pengadilan Negeri Kepanjen
Kelas 1B?
4.4 Kendala apa yang dilalui pada saat
melakukan pengelolaan arsip
Hambatan dalam
perkara pidana di Pengadilan Negeri
Pengelolaan Arsip
Malang Kelas 1A dan Pengadilan
Negeri Kepanjen Kelas 1B?
4.5 Apa yang menyebabkan arsip
perkara pidana di Pengadilan Negeri
Malang Kelas 1A dan Pengadilan
Negeri Kepanjen Kelas 1B rusak?
Perawatan terhadap
4.6 Perbaikan atau perawatan apa yang
Arsip
dilakukan oleh Pengadilan Negeri
Malang Kelas 1A dan Pengadilan
Negeri Kepanjen Kelas 1B dalam
menangani arsip?
5.1 Berapa lama jangka waktu
Pemusnahan Penyusutan dan
5. penyimpanan arsip perkara pidana di
(Disposition) Pemusnahan Arsip
Pengadilan Negeri Malang Kelas 1A

78
 dan Pengadilan Negeri Kepanjen
Kelas 1B?
5.2 Apakah pemusnahan arsip perkara
pidana dilakukan sendiri oleh
Pengadilan Negeri Malang Kelas 1A
dan Pengadilan Negeri Kepanjen
Kelas 1B?

Lampiran 3. Kodefikasi Informan

Kode Instrumen
W : Wawancara
O : Observasi
Kode Aspek Pertanyaan
C : Creation
D : Distribution
U : Use
M : Maintenance
D : Disposition

Informan
No. Kode Informan Identitas
1. ALP Ary Lancana Puspita
2. M Munadi
3. ATA Adi teguh Arifianto
4. RAF Rozin Achrorul Fikri

Format Kode
(Kode Instrumen/ Kode Aspek Pertanyaan/ Kode Informan/ Nomor Urut Transkip/
Tahun)

79
Lampiran 4. Transkip Wawancara

Hasil Wawancara
No. Wawancara : 1
Informan : Ary Lancana Puspita (ALP)
Penanya : Nur Anisa Amalia Kusyu (NAAK)
Tanggal : 29 Mei 2023
Ruangan Kepaniteraan Hukum Pengadilan
Lokasi :
Negeri Malang Kelas 1A

No. Inisial Transkip

Bagaimana proses dari penciptaan arsip perkara pidana di
1.1 NAAK : Pengadilan Negeri Malang Kelas 1A dan Pengadilan Negeri
Kepanjen Kelas 1B?
Jadi begini, yang pertama dari penyidik mbak lalu dikirim ke jaksa
lalu dijadikan satu berkas. Berkas itu nanti ada waktu maksimal 7
hari itu nanti dikirim ke pengadilan untuk persidangan. Setelah
sidang sampai ada keputusan lau dikirim ke bagian pidana dan
ALP :
dicek lalu diceklis juga. Isinya itu banyak mulai dari dakwaan,
tuntutan, selanjutnya di tanda tangani oleh hakim. Setelah ceklis itu
tadi lengkap barulah dibuat berita acara yang selanjutnya dikirim ke
bagian kearsipan.
Berapa banyak arsip yang diterima oleh Pengadilan Negeri Malang
1.2 NAAK : Kelas 1A dan Pengadilan Negeri Kepanjen Kelas 1B dalam waktu
satu tahun?
ALP : Banyak mbak, lebih kurang 1000 dalam satu tahun.
Bagaimana proses distribusi arsip yang terjadi di Pengadilan Negeri
2.1 NAAK :
Malang Kelas 1A dan Pengadilan Negeri Kepanjen Kelas 1B?
Kalau disini itu kan ada dua jenis perkara, ada perkara pidana dama
perdata. Berkas perkara yang diterima sama pengadilan itu dari
ALP : penyidik, nah penyidik nanti yang memutuskan perkara yang ada itu
nanti masuk ke pidana atau perdata, baru nanti dari penyidik dikirim
ke kejaksaan lalu jaksa yang mengirim langsung kesini.
Apakah berkas yang telah memperoleh hasil keputusan akhir oleh
2.2 NAAK :
hakim didistribusikan ke lembaga lainnya?

80
 Oh tidak mbak, karena kita ini kan lembaga yang bertugas dalam
memutuskan ya jadi kita sebagai lembaga peradilan itu kita adalah
ALP : pihak terakhir dan menjadi putusan terakhir. Jadi berkas perkara
pidana maupun perdata yang sudah punya hasil keputusan akhir
langsung kita masukkan ke ruang arsip.
3.1 NAAK : Apakah arsip perkara pidana dapat diakses oleh masyarakat umum?
Disini yang bisa mengakses arsip Cuma pegawai yang bekerja disini
saja, seperti hakimnya, penitera muda, pengganti, jurusita, sama staf
kepaniteraan, jadi kalau untuk masyarakat umum tidak bisa mbak
ALP :
apalagi berkas pidana itu kan sifatnya rahasia, yang boleh tau juga
hanya orang-orang yang berhak menangani kasusnya. Staf juga
yang mau pinjam atau baca ada prosedurnya seperti apa.
Bagaimana prosedur peminjaman arsip perkara yang diterapkan
3.2 NAAK : oleh Pengadilan Negeri Malang Kelas 1A dan Pengadilan Negeri
Kepanjen Kelas 1B?
ALP : Prosedurnya ada di ruang arsip nanti bisa mbaknya cek sendiri.
Bagaimana proses penyimpanan arsip di Pengadilan Negeri Malang
4.1 NAAK :
Kelas 1A dan Pengadilan Negeri Kepanjen Kelas 1B?
Kita sudah pakai komputer untuk membantu penyimpanan arsip.
ALP : Jadi nanti berkas yang sudah punya hasil keputusan di input dulu ke
komputer, baru nanti ditata di rak.
Pedoman apa yang digunakan untuk menemukan kembali arsip
4.2 NAAK : perkara pidana di Pengadilan Negeri Malang Kelas 1A dan
Pengadilan Negeri Kepanjen Kelas 1B?
Sekarang sistemnya pakai SIPP (Sistem Informasi Penelusuran
ALP : Perkara), nanti lebih lengkapnya coba mbak cek sendiri di ruang
arsip ya.
Perlengkapan dan peralatan apa saja yang dibutuhkan untuk
4.3 NAAK : menunjang pengelolaan arsip perkara pidana di Pengadilan Negeri
Malang Kelas 1A dan Pengadilan Negeri Kepanjen Kelas 1B?
Tadi arsip yang sudah diinput nanti dikasih plastik lalu dimasukkan
ALP : ke dalam banner (ordner) jadi kalau misalkan ketetesan itu ada
tutupannya dikasih plastik biar tidak berdebu juga.
Kendala apa yang dilalui pada saat melakukan pengelolaan arsip
4.4 NAAK : perkara pidana di Pengadilan Negeri Malang Kelas 1A dan
Pengadilan Negeri Kepanjen Kelas 1B?

81
 Kalau kendalanya ada di rak sama lemari, kita kekurangan disitu
ALP :
karena berkas yang masuk itu kan banyak sekali ya mbak.
Apa yang menyebabkan arsip perkara pidana di Pengadilan Negeri
4.5 NAAK :
Malang Kelas 1A dan Pengadilan Negeri Kepanjen Kelas 1B rusak?
ALP : Biasanya rusak karena rayap sama debu.
Perbaikan atau perawatan apa yang dilakukan oleh Pengadilan
4.6 NAAK : Negeri Malang Kelas 1A dan Pengadilan Negeri Kepanjen Kelas 1B
dalam menangani arsip?
Sejauh ini belum pernah dilakukan perbaikan jadi arsip yang rusak
dibiarkan saja, karena ya tidak berani dan tidak boleh juga
ALP :
diperbaiki karena itu isinya juga udah valid. Rusaknya itu juga
masih bisa terbaca isinya.
Berapa lama jangka waktu penyimpanan arsip perkara pidana di
5.1 NAAK : Pengadilan Negeri Malang Kelas 1A dan Pengadilan Negeri
Kepanjen Kelas 1B?
ALP : Penyimpanan arsip disini sampai 10 tahun
Apakah pemusnahan arsip perkara pidana dilakukan sendiri oleh
5.2 NAAK : Pengadilan Negeri Malang Kelas 1A dan Pengadilan Negeri
Kepanjen Kelas 1B?
Disini tidak ada pemusnahan, karena itu tadi informasi yang ada
itukan sifatnya valid tidak boleh di ubah-ubah, jadi arsip yang sudah
ALP :
melewati masa penyimpanan itu nanti kita pindahkan ke kantor
pengadilan yang lama, yang ada di Jalan Cipto.

82
Hasil Wawancara
No. Wawancara : 2
Informan : Munadi (M)
Penanya : Nur Anisa Amalia Kusyu (NAAK)
Tanggal : 29 Mei 2023
Ruangan Arsip Pengadilan Negeri Malang Kelas
Lokasi :
1A

No. Inisial Transkip

Bagaimana proses dari penciptaan arsip perkara pidana di
1.1 NAAK : Pengadilan Negeri Malang Kelas 1A dan Pengadilan Negeri
Kepanjen Kelas 1B?
Kalau soal penciptaan gitu mbak tanya ke Pak Ary saja, karena
M : beliau yang lebih tau soal keseluruhan arsip. Disini saya tugasnya
cuma melakukan penataannya saja mbak.
Berapa banyak arsip yang diterima oleh Pengadilan Negeri Malang
1.2 NAAK : Kelas 1A dan Pengadilan Negeri Kepanjen Kelas 1B dalam waktu
satu tahun?
Kalau arsip pidana disini sepertinya ada 1000 yang diterima setiap
M : tahun, nanti arsip itu dari pidana lalu dikirim kesini lalu dimasukkan
ke aplikasi.
Bagaimana proses distribusi arsip yang terjadi di Pengadilan Negeri
2.1 NAAK :
Malang Kelas 1A dan Pengadilan Negeri Kepanjen Kelas 1B?
Ini saya tidak begitu tau tentang prosesnya, tapi yang pasti dari
M :
kejaksaan nanti dikirim kesini.
Apakah berkas yang telah memperoleh hasil keputusan akhir oleh
2.2 NAAK :
hakim didistribusikan ke lembaga lainnya?
Kurang tau saya mbak, tapi sepertinya kalau sudah masuk sini
M :
yasudah tidak dikirim kemana-mana lagi.
3.1 NAAK : Apakah arsip perkara pidana dapat diakses oleh masyarakat umum?

M : Tidak bisa mbak.

Bagaimana prosedur peminjaman arsip perkara yang diterapkan
3.2 NAAK : oleh Pengadilan Negeri Malang Kelas 1A dan Pengadilan Negeri
Kepanjen Kelas 1B?
M : Ini ada prosedurnya disini.

83
 Bagaimana proses penyimpanan arsip di Pengadilan Negeri Malang
4.1 NAAK :
Kelas 1A dan Pengadilan Negeri Kepanjen Kelas 1B?
Penyimpanannya sekarang pakai komputer mbak, jadi arsip itu dari
M : pidana dikirim kesini lalu dimasukkan ke aplikasi ini namanya
SIPP.
Pedoman apa yang digunakan untuk menemukan kembali arsip
4.2 NAAK : perkara pidana di Pengadilan Negeri Malang Kelas 1A dan
Pengadilan Negeri Kepanjen Kelas 1B?
Arsip yang ada itu nanti kan dimasukkan kesini, ini kita pake SIPP
untuk menginput arsip perkara, kalau sudah diinput baru
dimasukkan ke rak besi. Jadi biar mempermudah pengelolaan yang
M :
ada disini. Berkas ini kan banyak disini ya, jadi nanti kalau ada
berkas yang dibutuhkan saya cari dulu lewat aplikasi ini, baru kalau
sudah ketemu nomor raknya baru dicari fisiknya di rak itu.
Perlengkapan dan peralatan apa saja yang dibutuhkan untuk
4.3 NAAK : menunjang pengelolaan arsip perkara pidana di Pengadilan Negeri
Malang Kelas 1A dan Pengadilan Negeri Kepanjen Kelas 1B?
Kalau perlengkapan sama peralatannya disini ada komputer, ada rak
M :
besi juga.
Kendala apa yang dilalui pada saat melakukan pengelolaan arsip
4.4 NAAK : perkara pidana di Pengadilan Negeri Malang Kelas 1A dan
Pengadilan Negeri Kepanjen Kelas 1B?
Kalau untuk perlengkapan sama peralatannya sudah memadai, ya
Cuma itu rak sama lemarinya kurang karena kan disini itu udah
banyak sekali arsip ya, jadi nunggu rak itu juga nunggu
anggarannya juga. Kalau anggarannya ngga ada kan juga ga
mungkin bisa kebeli ya mbak raknya. Terus kalau kendala penataan
M : arsip sendiri itu dari yang dulu-dulu sebelum saya, soalnya kan arsip
itu nggak tertata kayak gini jadi saya mencarinya agak sulit, sama
lama kan waktunya dan barangnya itu juga ada di kantor yang lama.
Kalau yang arsip dulu itu kan belum masuk ke SIPP, terus juga
karyawan yang sebelumnya juga sistem penataannya seperti apa
saya kan juga tidak begitu mengerti.
Apa yang menyebabkan arsip perkara pidana di Pengadilan Negeri
4.5 NAAK :
Malang Kelas 1A dan Pengadilan Negeri Kepanjen Kelas 1B rusak?
Kalau yang 90 tahun ke bawah itu biasanya rusak karena rayap, ada
M :
banyak debu juga diberkas-berkasnya itu.

84
 Perbaikan atau perawatan apa yang dilakukan oleh Pengadilan
4.6 NAAK : Negeri Malang Kelas 1A dan Pengadilan Negeri Kepanjen Kelas 1B
dalam menangani arsip?
Tidak ada sih mbak, kerusakannya juga biasanya Cuma di sampul
M :
gitu masih ringan lah.
Berapa lama jangka waktu penyimpanan arsip perkara pidana di
5.1 NAAK : Pengadilan Negeri Malang Kelas 1A dan Pengadilan Negeri
Kepanjen Kelas 1B?
M : Disini sampai 10 tahun.
Apakah pemusnahan arsip perkara pidana dilakukan sendiri oleh
5.2 NAAK : Pengadilan Negeri Malang Kelas 1A dan Pengadilan Negeri
Kepanjen Kelas 1B?
Biasanya langsung ditaruh di kantor pengadilan yang lama mbak,
M :
jadi tidak ada pemusnahan.

85
Hasil Wawancara
No. Wawancara : 3
Informan : Adi Teguh Arifianto (ATA)
Penanya : Nur Anisa Amalia Kusyu (NAAK)
Tanggal : 29 Mei 2023
Selasar Ruangan Kepaniteraan Hukum
Lokasi :
Pengadilan Negeri Kepanjen Kelas 1B

No. Inisial Transkip

Bagaimana proses dari penciptaan arsip perkara pidana di
1.1 NAAK : Pengadilan Negeri Malang Kelas 1A dan Pengadilan Negeri
Kepanjen Kelas 1B?
Jadi pertama masuk, berkas yang mau diarsipkan dicek dulu
kelengkapannya. Jadi kelengkapan berkas perkara itu ada
checklistnya, mulai bukti saksi dan lain-lain sampai hasil akhirnya
ATA : putusan, lalu sampai tanda tangan sampai materainya itu dicek
semua, kalau nggak sesuai dikembalikan lagi ke pidananya. Kalau
sudah sesuai dimasukkan dan diinput ke aplikasi, lalu berkas
dimasukkan ke boks arsip
Berapa banyak arsip yang diterima oleh Pengadilan Negeri Malang
1.2 NAAK : Kelas 1A dan Pengadilan Negeri Kepanjen Kelas 1B dalam waktu
satu tahun?
Kalau arsip itu dari pidana sama perdata jadi satu, tapi yang
membedakan itu nanti antara raknya dipisah. Tapi kalau pidana
sekitaran kurang lebih 1000 dalam setahun. Arsip tadi yang diterima
sama pengadilan dilakukan penginputan pake aplikasi local house
ATA :
yang terkoneksi samaa server pusta Mahkamah Agung. Jadi
Mahkamah Agung bisa ngecek perkara se Indonesia, sama local
house ini gabisa diakses dari luar. Nama aplikasinya SIPP,
kepanjangannya itu sistem informasi penelusuran perkara.
Bagaimana proses distribusi arsip yang terjadi di Pengadilan Negeri
2.1 NAAK :
Malang Kelas 1A dan Pengadilan Negeri Kepanjen Kelas 1B?
Jadi pertama itu dari penyidik mbak, terus dikirim ke kejaksaan,
ATA : lalu dikirim kesini. Sama seperti Pengadilan Negeri Malang, bagian
penuntut umum juga yang langsung mengirim kesini.
Apakah berkas yang telah memperoleh hasil keputusan akhir oleh
2.2 NAAK :
hakim didistribusikan ke lembaga lainnya?

86
 Tidak ada, kalau sudah selesai putusan oleh hakim berkas tadi akan
ATA :
langsung kita arsipkan. Jadi tidak dikirim ke pihak luar lagi.
3.1 NAAK : Apakah arsip perkara pidana dapat diakses oleh masyarakat umum?
Peminjamnya itu bisa dari pihak internal atau eksternal. Kalau ke
ATA : masyarakat umum tidak bisa, tapi bisa dipinjamkan ke keluarga
terdakwa maupun penuntut.
Bagaimana prosedur peminjaman arsip perkara yang diterapkan
3.2 NAAK : oleh Pengadilan Negeri Malang Kelas 1A dan Pengadilan Negeri
Kepanjen Kelas 1B?
ATA : Prosedurnya bisa di cek disini
Bagaimana proses penyimpanan arsip di Pengadilan Negeri Malang
4.1 NAAK :
Kelas 1A dan Pengadilan Negeri Kepanjen Kelas 1B?
Arsip tadi yang sudah di cek kelengkapannya dimasukkan dulu ke
ATA : aplikasi, baru dimasukkan ke ordner yang selanjutnya ditata di rak
besi
Pedoman apa yang digunakan untuk menemukan kembali arsip
4.2 NAAK : perkara pidana di Pengadilan Negeri Malang Kelas 1A dan
Pengadilan Negeri Kepanjen Kelas 1B?
Untuk temu kembali pakai SIPP itu tadi mbak, nah disini ada dua
aplikasi. Pertama itu aplikasi penginputan, yang satunya aplikasi
pengingatnya. Aplikasi pengingat namanya MIS atau Monitoring
ATA : Implementasi SIPP. Jadi kalo misalkan berkas perkara yang udah
berkekuatan hukum tetap itu harusnya disetor tapi nggak disetor,
nah itu nanti dipengingatnya ini keluar notifikasi. Tapi kalau untuk
temu kembali arsip kita pakai SIPP.
Perlengkapan dan peralatan apa saja yang dibutuhkan untuk
4.3 NAAK : menunjang pengelolaan arsip perkara pidana di Pengadilan Negeri
Malang Kelas 1A dan Pengadilan Negeri Kepanjen Kelas 1B?
ATA : Yang pasti harus ada laptop, lemari, rak besi, ada cctv juga.
Kendala apa yang dilalui pada saat melakukan pengelolaan arsip
4.4 NAAK : perkara pidana di Pengadilan Negeri Malang Kelas 1A dan
Pengadilan Negeri Kepanjen Kelas 1B?
Kendalanya disini itu ada di staf. Untuk staf yang ada ini kurang,
ATA : jadinya staf yang ada sekarang ini dibagian kepaniteraan
ngerangkep-ngerangkep gitu tugasnya. Saya juga disini kan jurusita

87
 kadang juga ngerangkep ke kepaniteraan terus juga ngerangkep ke
kearsipan.
Apa yang menyebabkan arsip perkara pidana di Pengadilan Negeri
4.5 NAAK :
Malang Kelas 1A dan Pengadilan Negeri Kepanjen Kelas 1B rusak?
Rata-rata disebabkan oleh suhu, apalagi di ruang arsip yang
ATA : sebelumnya itu tidak ada ventilasinya, terus arsip itu langsung kena
matahari. Biasanya juga disebabkan sama serangga.
Perbaikan atau perawatan apa yang dilakukan oleh Pengadilan
4.6 NAAK : Negeri Malang Kelas 1A dan Pengadilan Negeri Kepanjen Kelas 1B
dalam menangani arsip?
Sementara ini rusak masih tergolong ringan dan masih bisa dibaca.
Rusak itu juga mungkin Cuma sampulnya sobek dikit, kan yang
ATA :
penting masih bisa di copy dan datanya masih bisa dibaca. Jadi
belum pernah ada dilakukan perbaikan ke arsip yang rusak.
Berapa lama jangka waktu penyimpanan arsip perkara pidana di
5.1 NAAK : Pengadilan Negeri Malang Kelas 1A dan Pengadilan Negeri
Kepanjen Kelas 1B?
ATA : Disini penyimpanannya kalau tidak salah 30 tahun.
Apakah pemusnahan arsip perkara pidana dilakukan sendiri oleh
5.2 NAAK : Pengadilan Negeri Malang Kelas 1A dan Pengadilan Negeri
Kepanjen Kelas 1B?
Pengadilan Kabupaten Malang ini berdirinya kan baru 2002, jadi
ATA : kebetulan sampai sekarang belum pernah dilakukan penghapusan
arsip.

88
Hasil Wawancara
No. Wawancara : 4
Informan : Rozin Achrorul Fikri (RAF)
Penanya : Nur Anisa Amalia Kusyu (NAAK)
Tanggal : 29 Mei 2023
Selasar Ruangan Kepaniteraan Hukum
Lokasi :
Pengadilan Negeri Kepanjen Kelas 1B

No. Inisial Transkip

Bagaimana proses dari penciptaan arsip perkara pidana di
1.1 NAAK : Pengadilan Negeri Malang Kelas 1A dan Pengadilan Negeri
Kepanjen Kelas 1B?
Dokumen yang masuk ke pengadilan awalnya didapat dari
kejaksaan yang sebelumnya dari penyidik. Berkas yang masuk nanti
ATA :
dicek kelengkapannya dulu, baru nanti dilakukan persidangan baru
dimasukkan ke ruang arsip.
Berapa banyak arsip yang diterima oleh Pengadilan Negeri Malang
1.2 NAAK : Kelas 1A dan Pengadilan Negeri Kepanjen Kelas 1B dalam waktu
satu tahun?
Kalau perdata pidana itu banyak sekali bisa sampai 5000 berkas,
ATA :
tapi kalau pidana kurang lebih ada 1000 berkas dalam setahun.
Bagaimana proses distribusi arsip yang terjadi di Pengadilan Negeri
2.1 NAAK :
Malang Kelas 1A dan Pengadilan Negeri Kepanjen Kelas 1B?
Awalnya dari penyidik, nanti dikirimkan ke kejaksaan, lalu ke
ATA :
pengadilan untuk dapat hasil keputusan oleh hakim.
Apakah berkas yang telah memperoleh hasil keputusan akhir oleh
2.2 NAAK :
hakim didistribusikan ke lembaga lainnya?
ATA : Tidak ada mbak, karena kita kan lembaga peradilan terakhir.

3.1 NAAK : Apakah arsip perkara pidana dapat diakses oleh masyarakat umum?
Kalau masyarakat umum tidak bisa, tapi bisa dipinjamkan ke pihak
ATA :
eksternal itu cuma pihak keluarga saja.
Bagaimana prosedur peminjaman arsip perkara yang diterapkan
3.2 NAAK : oleh Pengadilan Negeri Malang Kelas 1A dan Pengadilan Negeri
Kepanjen Kelas 1B?

89
 Yang terpenting itu yang pinjam hanya boleh di ruang arsip, itu juga
ATA : harus ada ijinnya juga dari ketua pengadilan. Lebih lengkapnya bisa
dicek disini mbak.
Bagaimana proses penyimpanan arsip di Pengadilan Negeri Malang
4.1 NAAK :
Kelas 1A dan Pengadilan Negeri Kepanjen Kelas 1B?
Arsip tadi yang sudah di cek kelengkapannya dimasukkan dulu ke
ATA : aplikasi, baru dimasukkan ke ordner yang selanjutnya ditata di rak
besi
Pedoman apa yang digunakan untuk menemukan kembali arsip
4.2 NAAK : perkara pidana di Pengadilan Negeri Malang Kelas 1A dan
Pengadilan Negeri Kepanjen Kelas 1B?
Untuk temu kembali pakai SIPP itu tadi mbak, nah disini ada dua
aplikasi. Pertama itu aplikasi penginputan, yang satunya aplikasi
pengingatnya. Aplikasi pengingat namanya MIS atau Monitoring
ATA : Implementasi SIPP. Jadi kalo misalkan berkas perkara yang udah
berkekuatan hukum tetap itu harusnya disetor tapi nggak disetor,
nah itu nanti dipengingatnya ini keluar notifikasi. Tapi kalau untuk
temu kembali arsip kita pakai SIPP.
Perlengkapan dan peralatan apa saja yang dibutuhkan untuk
4.3 NAAK : menunjang pengelolaan arsip perkara pidana di Pengadilan Negeri
Malang Kelas 1A dan Pengadilan Negeri Kepanjen Kelas 1B?
Yang jelas koneksi laptop untuk aplikasi, internet yang
ATA :
menyambung ke server.
Kendala apa yang dilalui pada saat melakukan pengelolaan arsip
4.4 NAAK : perkara pidana di Pengadilan Negeri Malang Kelas 1A dan
Pengadilan Negeri Kepanjen Kelas 1B?
Tidak ada sih mbak, mungkin cuma kekurangan staf ya sepertinya
ATA : yang dibilang Pak Adi jadi disini pekerjanya punya tugas double-
double.
Apa yang menyebabkan arsip perkara pidana di Pengadilan Negeri
4.5 NAAK :
Malang Kelas 1A dan Pengadilan Negeri Kepanjen Kelas 1B rusak?
ATA : Biasanya serangga sama debu.
Perbaikan atau perawatan apa yang dilakukan oleh Pengadilan
4.6 NAAK : Negeri Malang Kelas 1A dan Pengadilan Negeri Kepanjen Kelas 1B
dalam menangani arsip?
Kebetulan setiap minggu ada monitoring mulai checklist
ATA : kebersihan, ada juga ngasih semprotan untuk serangga, terus kapur
barus, dan lain-lainnya.

90
 Berapa lama jangka waktu penyimpanan arsip perkara pidana di
5.1 NAAK : Pengadilan Negeri Malang Kelas 1A dan Pengadilan Negeri
Kepanjen Kelas 1B?
Dulu itu penyimpanannya 30 tahun, tapi untuk SK yang terbaru
ATA : sekitar 10 tahun sudah bisa dihancurkan tapi harus ada ijinnya dari
ketua pengadilan.
Apakah pemusnahan arsip perkara pidana dilakukan sendiri oleh
5.2 NAAK : Pengadilan Negeri Malang Kelas 1A dan Pengadilan Negeri
Kepanjen Kelas 1B?
ATA : Belum pernah dilaksanakan pemusnahan sebelumnya disini.

91
Lampiran 5. Surat Izin Penelitian

Pengadilan Negeri Malang Kelas 1A

92
Pengadilan Negeri Kepanjen Kelas 1B

93