SISTEM ADMINISTRASI UJIAN EPT

(ENGLISH PROFECIENCY TEST)

PUSDIKLAT UTY #
Proses Utama :

1. Proses Pendaftaran (2 Lokasi : kampus 1 Pusdiklat,

kampus 2 skretaris Dekanat)
a. Calon peserta membawa bukti bayar dan kartu identitas yang disampaikan ke Admin
Pendaftaran
b. Admin pendaftaran melakukan validasi pembayaran : Identitas dengan biaya yang
dibayarkan
- Identitas : calon peserta internal UTY (Mahasiswa, Karyawan, Dosen, dan
Alumni) atau eksternal UTY
(Umum) - Tarif : melihat daftar tarif
TARIF IDENTITAS
30.000 Mahasiswa S1 dan D3
50.000 Mahasiswa S2 / S3, Karyawan,
Dosen, Alumni
75.000 Umum

c. Apabila data yang divalidasi sudah sesuai, maka Admin Pendaftaran akan mencatat data
calon peserta pada spreadsheet online sesuai dengan jadwal yang tersedia (termasuk
kuota minimal 15, maksimal 40). Setelah dilakukan pencatatan Admin Pendaftaran akan
menyampaikan jadwal ujian kepada calon peserta. Apabila data yang divalidasi tidak
sesuai, maka proses pendaftaran tidak dapat dilakukan.
d. Data pada spreadsheet online akan diunduh oleh Admin Pelaksana ujian sebagai dasar
membuat presensi kehadiran.

Masalah dan dampak yang muncul :

a. Tidak efisiensi waktu yang dikeluarkan oleh calon peserta, dimana calon peserta harus
datang ke lokasi pendaftaran untuk menyerahkan berkas2 untuk pendaftaran
pemborosan waktu. Tidak efisiensi Apabila bukti pembayaran hilang maka calon peserta
tidak dapat menunjukkan bukti yang sah
b. Yang dibayarkan calon peserta kurang biaya yang ditetapkan maka calon peserta diminta
untuk membayar kekurangannya. Kelebihan bayar akan dialokasikan ke peserta lain
dengan proses pengembalian dari peserta tersebut. Admin Pendaftaran salah memvalidasi
mempengaruhi tingkat akurasi data peserta.
 c. Masalah dan dampak :
• Kemungkinan Admin Pendaftaran salah dalam mencatat data peserta (loss data,
inkonsistensi atau redundancy) Daftar Presensi sampai dengan Bukti Hasil Ujian akan
menampilkan data yang salah.
• Apabila koneksi admin pendaftaran bermasalah maka proses pencatatan akan gagal.
• Kesalahan penyampaian jadwal ujian dari Admin Pendaftaran ke Calon Peserta
peserta akan salah mengikuti jadwal ujian.
• Salah melihat sisa kuota peserta pada proses pencatatan pada penyelenggaraan akan
ada peserta yang tidak mendepatkan kursi
• Koneksi Admin Pelaksana Ujian bermasalah tidak dapat mengunduh
• Admin Pelaksana Ujian gagal unduh data pendaftaran data corrupt,rusak sehingga
data daftar presensi tidak akurat

2. Proses Administrasi pelaksanaan Ujian

a. Peserta mengikuti ujian sesuai dengan jadwal yang sudah tertulis di kartu pembayaran yang
sudah di validasi
b. Petugas mengedarkan daftar hadir, data tersebut bersumber dari bagian pendaftaran, peserta
melakukan ujian dan melakukan persensi pada daftarhadir.
c. lembar jawaban akan dilakukan koreksi oleh petugas korektor secara manual. Setelah hasil
korekasi keluar dari bagian korektor hasil tersebut akan didata di exel.
d. pihak pelaksana tidak ikut membagikan sertifikat masalah dan danpak yang muncul:

a. admin pendaftar sangat mungkin salah mencatat tanggal pelaksana maka peserta tidak
dapat mengikuti ujian/ akan di daftarkan di ujian yang akan datang
b. proses absensi sangat tidak efisien, dimana peserta harus membagi konsentrasinya
dengan tandatangan sehingga dapat memperlambat penyelesaian soal
c. proses penilaian atau pengkoreksian ini sangat tidak efektif jika masih manual dampaknya
dapat salah pencatatan atau salah hitung maka proses ini dapat menghambat proses
penilaian dan dapat memakan waktu yang sangat lama
d. belum ada system secara digital untuk menghindari masalah rendudancy atau
inkonsistensi maka proses pembagian sertifikat dapat memakan waktu yang lama.

Masalah dan dampak yang muncul :

• Kemungkinan admin atau peserta ujian miskomunikasi dalam pelaksanaan ujian

sehingga dapat menghambat ujian
 • Korektor kemungkinan dapat salah mengkoreksi atau salah data saat memberikan nilai
sehingga nilai bias saja tidak sesuai dengan hasil uji
• System digital sangat di butuhkan agar mempercepat hasil ujian sehingga tidak
memakan waktu yang lama.
3. proses penerbitan sertifikat/hasil ujian

a. hasil ujian akan di kirim ke pusdiklat pada bagian penomoran sertifikat akan mengeluarkan
nomor sertifikat sesuai jumlah data yang di kirim.
b. Hasil ujian akan di kirim kembali pada rektor untuk di cetak hasil ujian dalam bentuk sertifikat
kemudian akan di tandatangani oleh koordinator penyelenggara ujian.
c. sertifikat didistribusi ke bagian pendaftaran sesuai dengan lokasi daftar.
d. Sertifikat dapat di ambil 7hari setelah ujian

Masalah dan dampak yang muncul :

a. Sertifikat bias saja tidak terdata atau tidak terinputkan sehingga dapat memperlambat hasil
sertifikat.
b. Pengambilan sertifikat di ambil secara dating ke lokasi yang dapat membuat antrian begitu
panjang proses pengambilan setifikat secara manual pun dapat membuat peserta ketinggalan
inforasi bahwa sertifikat sudah jadi atau belum jadi maka prosess ini sangat tidak efektif.
c. Proses pembagian sertifikat sangat lama yaitu 7 hari sehingga peserta tidak dapat
menggunakan sertifikat tersebut untuk hal yang mendadak.