PROPOSAL

PENAWARAN
Pengembangan Sistem
Informasi Manajemen Kursus

DITUNJUKKAN UNTUK :

Bapak/Ibu Pimpinan

AYRUS EDUCATION GRESIK

Perum BRAI Blok H19, Setingi, Randuagung,

Kec. Kebomas, Kabupaten Gresik, Jawa Timur
61121
 Yogyakarta, 03 Juli 2023

Nomor : B.0115/P/ARM/VII/2023
Lampiran : Terlampir
Perihal : Penawaran Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Kursus

Kepada Yth,
Bapak/Ibu Pimpinan Ayrus Education Gresik
Di tempat

Dengan hormat,

Bersama dengan surat penawaran ini kami bermaksud memperkenalkan perusahaan kami
ARM Yogyakarta yang berlokasi di Kabupaten Sleman. Kami adalah perusahaan yang
bergerak dibidang Pengembangan Perangkat Lunak dan Konsultan TI.

Sehubungan dengan ini, kami bermaksud mengajukan penawaran untuk pengembangan

aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kursus di kantor yang Bapak/Ibu pimpin.

Dengan pengalaman dan keahlian kami pada bidang ini, kami berharap bisa memberikan
layanan terbaik untuk anda. Dan semoga dapat terjalin kerja sama yang baik di kemudian
hari. Demikian penawaran ini kami sampaikan, atas segala perhatian dengan memberikan
skala prioritas pada penawaran ini kami ucapkan terima kasih.

Hormat Kami,

Team ARM Development

Ringkasan Eksekutif
Sistem Informasi Manajemen Kursus sebuah aplikasi yang digunakan untuk membantu
pengelolaan manajemen data yang masih manual menjadi digital yang meliputi :
Monitoring jadwal kursus, absensi dan keuangan
Pencatatan data administrasi siswa
Pengelolaan data akademik
Manajemen penjadwalan kursus
Rekam absensi untuk semua bagian dalam kursus
Pencatatan pemasukan dan pengeluaran
Penggajian pegawai

Beberapa manfaat SIMK diantaranya :

Seluruh data dan informasi dapat ditangani oleh aplikasi ini dan saling terintegrasi satu
sama lain.
Memudahkan mengelola data administrasi akademik.
Proses penjadwalan menjadi lebih mudah.
Perekaman absensi lebih cepat.
Manajemen data terstruktur dan efektif.
Pencarian data mudah dan cepat.
Memberikan kemudahan dalam pembuatan laporan secara cepat dan akurat.
Meminimalisir penggunaan kertas yang tidak diperlukan dan mempercepat arus informasi.

Keunggulan Sistem Kursus

Modul terlengkap dan terkini.
Satu sistem untuk semua pengguna.
Penyajian data realtime.
Keamanan data terjamin.
Aplikasi berbasis web dan terpusat, sehingga memudahkan dalam perawatan sistem.
Aplikasi tidak perlu diinstall di komputer client cukup dengan koneksi jaringan lokal ke
server dan web browser aplikasi sudah dapat digunakan.
Aplikasi dapat digunakan hampir semua perangkat yang memiliki web browser.
Hewat waktu, biaya dan tenaga.

Aplikasi ini sangat sesuai diterapkan di lingkungan kerja yang masih melakukan kegiatan
operasional manual sehingga membutuhkan waktu yang lebih lama.
Fitur Sistem

PENDAFTARAN JADWAL

Pencatatan pendaftaran siswa, Jadwal kursus

ujian dan kegiatan Jadwal harian siswa dan tentor
Akun login absensi Jadwal ujian
Cetak bukti pendaftaran

ADMINISTRASI AKADEMIK

Pembayaran biaya akademik Penilaian hasil ujian

Biaya kegiatan event Peserta dan jadwal ujian
Cetak dan history pembayaran Daftar jadwal kursus

ABSENSI PENGGAJIAN

Rekam absensi siswa, tentor dan Penggajian pegawai dan tentor

pegawai Perhitungan absensi, denda,
Absensi ujian siswa dan tentor bonus dan kasbon
Absensi dalam kegiatan Export data ke excel

KEUANGAN LAIN-LAIN
Jadwal trial class dan absensi
Pemasukan dan pengeluaran Bonus sesi dan promo kursus
Transfer internal Daftar today birthday (siswa,
Laporan arus kas tentor dan pegawai)
Export data ke excel Pemberian gift
Komplain dan tindakan
Absensi manual

NOTE :

1. Garansi diberikan selama 3 bulan.

2. Instalasi, Pelatihan dan Pendampingan selama 2-3 hari.
Modul Sistem
Modul Manajemen
1. Modul Front Office
FO memiliki fungsi sebagai pengelola pendaftaran siswa, pengelola jadwal kursus,
pengelola absensi pengajar, dan pengelola keluhan/komplain.

2. Modul Manager
Manager memiliki hak akses ke semua modul. Manager memiliki fungsi mengatur
program kursus dan bonus untuk pengajar, dan menghitung penggajian pegawai.

3. Modul HRD
HRD memiliki fungsi sebagai pengelola pegawai dan pengajar.

4. Modul Akademik
Akademik memiliki fungsi sebagai pengelola jadwal kursus, pengelola ujian dan nilai
hasil ujian.

5. Modul Keuangan
Keuangan memiliki fungsi sebagai pengelola pembayaran siswa dari siswa baru, ujian,
kenaikan grade dan event/kegiatan, pengelola kasbon pegawai, dan pengelola
pengeluaran kantor.

6. Modul Marketing
Marketing memiliki fungsi memberikan promo biaya kursus dengan ketentuan tertentu.

Modul Absensi
1. Modul Absensi
Absensi memiliki fungsi sebagai pengelola absensi dari siswa, pengajar dan pegawai.
User siswa memiliki detail deksripsi absensi harian, absensi kegiatan dan absensi
ujian, profil data diri, absensi kursus, program yang diikuti, daftar ujian, history
pembayaran dan informasi kegiatan.
User pengajar memiliki detail deksripsi absensi harian, absensi kegiatan dan absensi
trial class, profil data diri, jadwal kursus, history absensi, jadwal ujian, history
pembayaran dan informasi kegiatan.
User pegawai memiliki detail deskripsi mengenai absensi harian dan absensi
event/kegiatan, profil data diri, history absensi, history pembayaran dan informasi
kegiatan.
Penawaran Harga
Kami memberikan beberapa metode penawaran harga kepada pihak lembaga kursus agar dapat
menggunakan sistem manajemen sesuai kemampuan lembaga kursus. Pendekatan beberapa metode yang
kami tawarkan dilihat dari kompleksitas aliran kerja atau SOP dan kemampuan investasi di bidang IT dari
lembaga kursus.

1. Paket A (Metode beli putus) Rp 20.000.000,-

Berisi semua modul dan dapat menggunakan semua fasilitas dalam satu sistem.
Lembaga kursus melakukan pembayaran 1 kali saja
Aplikasi langsung menjadi hak milik
Aplikasi berbentuk web
Termasuk maintenance sistem selama 3 bulan
Pendampingan online

2. Paket A (Metode sewa) Rp 550.000,-/bulan/15 user

Berisi semua modul dan dapat menggunakan semua fasilitas dalam satu sistem.
Aplikasi berbentuk web
Jika terjadi perubahan kebutuhan sistem maka sistem akan diperbarui sesuai dengan
kebutuhan dan teknologi terbaru
Pendampingan online
Pembayaran minimal 6 bulan

Keterangan :
1. Harga belum termasuk hardware dan pemasangan jaringan
2. Harga belum termasuk biaya transportasi/akomodasi*
3. Harga dapat berubah sesuai berat/ringannya sistem informasi yang dibuat
4. Harga dapat ditawar sesuai kemampuan keuangan lembaga kursus
5. Aplikasi dapat dikustomisasi sesuai kebutuhan

Timeline Waktu Pengerjaan

Minggu 1 Minggu 2 Minggu 3 Minggu 4

Analisa dan Pengembangan Testing dan Implementasi

perencanaan dan quality control dan training
penyelesaian
aplikasi
Syarat dan Ketentuan
Adapun syarat dan ketentuan pengembangan aplikasi SIMK yaitu:
Bisa diagendakan presentasi / demo aplikasi di tempat.
Waktu dapat berubah jika ada kustomisasi fitur.
Perangkat pendukung meliputi (Komputer Server, Scanner, Komputer Operator)
disediakan pihak client.

Kebutuhan Minimal Hardware

1. Satu (1) unit server
2. Dua (2) unit personal komputer (pc)
3. Satu (1) paket perangkat jaringan
4. Koneki internet (opsional)

Kontak
ARM Yogyakarta
Perum Bumi Mulia, Sidokarto, Godean, Sleman, Daerah Istimewa Yogyakarta
Kontak : +6289604210105
armjogja
Lampiran
Detail Spesifik

Detail spesifik sistem ini terdiri atas beberapa fungsi utama yang saling berhubungan dan
mendukung satu sama lain, yang meliputi fungsi-fungsi sebagai berikut :
1. Monitoring harian mulai dari pendaftaran siswa, jadwal kurus dan absensi mulai dari
kursus, ujian, status ijin di front office, manager, hrd, akademik dan marketing
2. Input pendaftaran siswa baru, siswa ujian, siswa extend dan reaktifasi dari front office
3. Absensi dari user individu di attendance dan front office
4. Bonus voucher absensi untuk siswa yang memberikan rekomendasi ke siswa baru
5. Pemberian bonus pengajar untuk kelas pengganti
6. Input program kursus dari manager
7. Monitoring harian dari kas masuk dan kas keluar (tunai/non tunai) di keuangan
8. Pembayaran pendaftaran siswa (siswa baru, siswa ujian, siswa perpanjangan dan siswa
reaktifasi) dari front office
9. Perhitungan gaji dari manager dan keuangan
10. Input data pegawai dan pengajar oleh hrd
11. Input hasil ujian dari akademik

Untuk masing-masing fungsi diatas akan dijelaskan secara detail sebagai berikut :
1. Monitoring harian : memberikan detail input yang telah dilakukan oleh sistem pada
tanggal login
2. Input pendaftaran siswa : sistem menerima input data pendaftaran siswa dari front office
lengkap dengan kode voucher untuk melakukan pembayaran di keuangan
3. Absensi dari user individu : sistem mencatat absensi user individu melalui login user
absensi, di attendance dan melalui front office untuk absensi manual
4. Bonus kelas : sistem memberikan tambahan kelas untuk siswa yang telah memberikan
rekomendasi kepada siswa baru dari input pendaftaran di front office
5. Pemberian bonus pengajar : sistem mencatat absensi pengajar dengan status pengganti
dan menambahkan bonus kepada id pengajar
6. Input program kelas : sistem menerima input data program kelas dari nama program dan
biaya grade oleh manager
7. Monitoring harian keuangan : detail input yang telah dilakukan oleh sistem di modul
keuangan
8. Pembayaran pendaftaran dari front office : sistem melakukan input pembayaran siswa dari
front office menggunakan kode bayar
9. Perhitungan gaji (pegawai dan pengajar) : sistem mencatat semua absensi, perhitungan
bonus, perhitungan kasbon dan perhitungan gaji individu.
10. Input data pegawai dan pengajar : sistem menerima input data diri dan login user pegawai
dan pengajar
11. Input hasil ujian : sistem menerima input hasil ujian siswa