2023/2024

Sign in Join

Pengertian Email dan Manfaatnya,

Fungsi, Cara Kerja, dan Jenis-Jenis
Email
Pengertian Email Secara Umum
Apa itu Email? Pengertian Email atau surat elektronik adalah suatu sarana
untuk mengirim dan menerima surat atau pesan dengan format digital
melalui jalur jaringan komputer dan internet.

Pesan digital atau surat elektronik tersebut dapat dibuat dan dikirim ke
alamat email lainnya dengan menggunakan komputer/ laptop dan gadget
lainnya, seperti smartphone dan tablet yang terhubung dengan internet.

Bila jaman dulu mengirim surat menggunakan kertas dan tinta dimana
proses pengirimannya bisa berhari-hari, saat ini mengirim pesan via email
hanya butuh waktu beberapa detik saja.

Saat ini, mengirim pesan via email merupakan salah satu cara yang paling
efisien, cepat, dan murah.

Cara Kerja Email

Sebenarnya cara kerja email ini cukup sederhana. Sama seperti ketika kita
menulis surat kepada orang lain. Bedanya, dengan email kita bisa mengirim
pesan lebih cepat dan dapat disertai dengan file tertentu yang ingin kita
kirim juga.

Berikut ini adalah proses cara kerja email secara singkat:

Ilustrasi cara kerja email
1. Pemilik email membuka emailnya dan kemudian menuliskan isi
pesan yang akan dikirim.
2. Selanjutnya, pengguna email tersebut memberikan instruksi pada
aplikasi email untuk mengirimkan pesan pada alamat email lainnya.
3. Email server akan mengidentifikasi alamat email tujuan, lalu
mengirimkan pesan tersebut ke email server lain yang lokasinya
dekat dengan alamat tujuan. Terkadang sebuah email dikirim
melalui beberapa email server, tergantung rute yang dilaluinya.
4. Ketika pesan email terkirim ke alamat email penerima, maka isi
pesan tersebut tersimpan di email server hingga si penerima
membukanya.
5. Saat penerima membuka pesan di kotak pos/ inbox, maka aplikasi
email penerima akan meminta email baru yang ada pada email
server lalu mengunduhnya ke dalam komputer si penerima email.
6. Selanjutnya, penerima email dapat melihat dan membaca isi pesan
yang telah diunduh tadi.

Fungsi dan Manfaat Email

Mengacu pada pengertian email di atas, maka fungsi dan manfaat email
secara umum adalah untuk mengirimkan pesan atau surat kepada orang
lain. Lebih lanjut, berikut ini adalah beberapa fungsi email selengkapnya:
1. Mengirim dan Menerima Pesan

Ilustrasi
Mengirim dan Menerima Pesan
Kegunaan email yang paling umum adalah untuk mengirim dan menerima
email dari orang lain di manapun mereka berada.

Pesan tersebut dapat terkirim ke tujuan dalam waktu yang sangat cepat,
bahkan dalam hitungan detik saja. Namun, tentu saja kecepatan tersebut
dipengaruhi oleh kecepatan internet, baik si pengirim atau si penerima
email.

2. Mengirim dan Menerima File

Ilustrasi attachment
Email juga dapat mengirimkan berbagai jenis file dan dokumen digital
dengan ukuran tertentu, baik itu foto, video, teks, dan lain-lain. Biasanya
file tersebut ditambahkan di dalam lampiran (attachment) pada email.

3. Sebagai Identitas Diri

Email juga berfungsi sebagai identitas diri di internet dimana orang lain
dapat menghubungi pengguna email melalui alamat email miliknya.

Dalam berbagai aspek, penggunaan email bagi seseorang sudah menjadi

kewajiban. Email seringkali menjadi syarat mutlak untuk proses aktivasi
berbagai layanan digital, misalnya untuk aktivasi smartphone, untuk aktivasi
layanan berlangganan surat, dan lain-lain.

4. Email Untuk Mendaftar di Berbagai Situs

Sebagian besar layanan website (baca: pengertian website) saat ini

membutuhkan email penggunanya agar bisa melakukan aktivitas di website
tersebut. Mulai dari situs media sosia, situs e-commerce, game online, situs
forum, dan berbagai layanan lainnya, mengharuskan pengguna
mendaftarkan email.

Berbagai layanan website tersebut membutuhkan verifikasi dari

penggunanya, dan ini hanya bisa dilakukan bila penggunanya memiliki
alamat email yang valid.

5. Email untuk Media Pemasaran

 Ilustrasi email
untuk pemasaran
Pemasaran online saat ini banyak dilakukan dengan memanfaatkan email.
Dan sebagian besar pebisnis online melakukan pemasaran melalui email
untuk meningkatkan penjualan.

Pemasaran melalui email merupakan salah satu pemasaran online yang

paling tua. Dan hingga saat ini email marketing masih termasuk jenis
pemasaran online yang sangat efektif.

Jenis-Jenis Email
Dalam pengertian email itu sendiri ada tiga jenis e-mail, yang masih digunakan pada sekarang ini,
antara lain adalah POP Mail, email yang berbasis dengan web. Serta email forwading. Diantara
jenis-jenis email diatas, pasti memiliki kelebihan dan kekurang masing-masing, diantaranya adalah
sebagai berikut :

1. POP Mail (Email berbasis POP)

POP Mail sendiri merupakan singkatan dari Post Office Protocol, yang merupakan e-mail yang
menggunakan server pop. Pada komputer yang mengirim e-mail menggunakan alamat e-mail yang
dituju masih menggunakan server pop itu sendiri, semua e-mail pengguna yang telah mempunyai
akun server akan disimpan secara langsung ke tempat direktori penyimpanan.

Kemudian pada saat pengguna menghubungi server, sehingga pada saat email yang ditunjukan
kepadanya, akan dikirim secara otomatis secara bersamaan ke email computer client. Sabaliknya
ketika pengguna hendak mengirim email ke suatu alamat e-mail, maka email tersebut akan terkirim
kepada server pop terlebih dahulu, baru selanjutnya akan diteruskan kepada alamat email yang dituju.

Kelebihan dan Kelemahan POP Mail

Adapun kelebihan dan kelemahan dari POP Mail adalah sebagai berikut:

a. Kelebihan POP Mail :

Email berbasis POP adalah pengguna dapat membaca email lama, meski dalam keadaan offline atau
tidak harus tersambung dengan koneksi jaringan internet. Tetapi jika ingin mengecek email yang
baru, harus tersambung dengan internet terlebih dahulu, kemudian baru kita download e-mail dari
alamat server tersebut kemudian memutuskan koneksi internet untuk membaca e-mail.

Setelah e-mail telah kita baca dan kemudian kita sudah memberi balasan kepada e-mail tersebut, baru
kita koneksikan komputer ke jaringan internet lagi. Baru setelah itu balasan yang kita kirim akan
terkirim kepada server POP terlebih dahulu untuk dikirim lagi kepada komputer client yang kita
kirimi pesan e-mail tersebut, dengan cara seperti ini kita dapat menghemat waktu, tanpa harus
berlama-lama menyambung ke internet, sehingga dalam biaya akses internet yang digunakan tidak
terlalu mahal.

b. Kelemahan POP Mail :

Email berbasis pop adalah seorang pengguna e-mail pop tidak bisa membuka e-mail disembarangan
tempat, karena dalam penggunaan untuk mengecek email ke komputer lain. Berarti kita harus
melakukan mengatur ulang settingan awal, supaya e-mail bisa dicek ke komputer lain.

Selain itu pula, jika dalam penggunaan biaya akses internet berdasarkan besar akses file yang di
download, bukan berdasarkan dengan lama koneksi internet. Maka biaya yang akan kita keluarkan
menjadi sama saja, serta supaya computer kita bisa mendownload e-mail dari server dan juga
mengirim balasannya, kita harus memiliki program client mail. serta banyak sekali kelebihan dan
kekurangan jenis-jenis email yang lainnya.

Contoh Email Berbasis POP (POP Mail)

1. Eudoro
2. Pegasus
3. Netscape Communicator
4. MS Outlook Express
5. Dan masih banyak yang lainnya

2. Web based mail ( e-mail berbasis web)

Web based email adalah sebuah layanan e-mail yang masih basis aksesnya dalam bentuk halaman
web penyedia layanan e-mail secara gratis. Dan juga ingin mengakses harus masuk pada web
penyedia tersebut. memeriksa atau mengirim e-mail, maka harus masuk ke situs web penyedia
layanan e-mail yang kita buat tadi. Tidak ada jalan lain dalam mengakses e-mail kecuali hanya
dengan cara tersebut.

Kelebihan dan Kelemahan Based Mail

Adapun kelebihan dan kelemahan dari Based Mail adalah sebagai berikut:

a. Kelebihan Based Mail :

Email web based mail adalah memiliki akses pembuatan dan fitur diberikan secara gratis. Oleh
website yang bersangkutan tersebut. Selain itu kita juga bisa mengecek e-mail dimana dan kapanpun.

b. Kelemahan Based Mail :

Email dari jenis based mail, adalah untuk membaca e-mail pengguna harus dalam keadaan online,
atau harus terkoneksi internet untuk dapat mengaksesnya. Sehingga membutuhkan biaya dalam
koneksi ke internet yang lebih besar, meski demikian, tetapi jangan salah karena jasa layanan e-mail
seperti ini sudah dilengkapi dengan fasilitas pop3.

Contoh Based Mail atau Email Berbasis Web :

1. Gmail (gmail.com)
2. Yahoo (mail.yahoo.com)
3. Hotmail (hotmail.com)
4. Microsoft (outlook.com)

3. Email Forwarding
E-mail forwarding adalah sebuah layanan yang bertugas untuk meneruskan e-mail yang diterima,
untuk diteruskan lagi kepada alamat e-mail tujuan. Jenis e-mail semacam ini sangat bermanfaat
sekali untuk kalangan orang yang mempunyai hobi, berganti-ganti e-mail.

Kelebihan dan Kelemahan Email Forwarding

Adapun kelebihan dan kelemahan Email Forwarding adalah sebagai berikut:

a. Kelebihan Email Forwarding :

Email Forwading adalah kita bisa dengan mudah untuk menyembunyikan alamat e-mail yang kita
gunakan atau asli, selain kelebihan diatas, kita tidak perlu lagi melaporkan kepada alamat e-mail
yang lama, Bahwa kita telah membuat e-mail yang baru, cukup hanya kita mencantumkan alamat e-
mail forwading yang lama saja.

b. Kelemahan Email Forwarding :

Jenis email forwading adalah karena e-mail tersebut hanya bersifat sebentar atau sementara, dan
harus mengulang e-mail yang diterima kepada alamat e-mail yang lain. Sehingga e-mail tersebut
membutuhkan waktu agar pesan e-mai sampai kealamat e-mail tujuan.

Macam-macam Email
Ada beberapa penyedia layanan email yang bisa digunakan secara gratis yang
sudah banyak digunakan pada masyarakat umum didunia.

Gmail

Google memang tidak main-main dalam bidangnya, hampir disemua sektor ia

ambil andil untuk produknya. Di sektor ini Google mempunyai layanan yaitu
Gmail. Gmail merupakan penyedia layanan email gratis yang sudah sangat
mendunia, jika kita ingin menggunakan smartphone berbasis Android layanan
email yang kita pakai haruslah Gmail. Perlu diketahui Gmail memberikan
batasan penyimpanan email hanya 15GB saja.

Yahoo

Sebenarnya sebelum Google muncul, Yahoo sudah terlebih dulu dipakai orang
banyak, dialah yang menjadi perintis layanan email yang ada saat ini. Selain
layanan email Yahoo juga memiliki layanan untuk chatting yaitu Yahoo
Messenger. Jika Gmail memiliki batasan penyimpanan hanya 15 GB, tidak
dengan Yahoo yang kabarnya bisa memberikan penyimpanan hingga 1000GB
atau 1 TB.

Hotmail
Hotmail merupakan jasa layanan email gratis berbasis web, kelebihan yang
dimiliki Hotmail sama seperti Yahoo yakni penyimpanan yang lebih besar
dibandingkan dengan Gmail sebesar 23GB. Namun user kebanyakan memakai
Gmail karena bisa terintegrasi di semua produk Google yang bisa membantu
mobilitasnya sehari-hari.

AOL Mail

AOL Mail juga merupakan salah satu penyedia layanan email gratis berbasis
web yang memiliki ruang penyimpanan unlimited alias tidak terbatas. Tidak
hanya itu, ia juga memiliki perlindungan spam yang luar biasa dengan UI (User
Interface) sederhana yang dapat memudahkan user untuk memakainya.

GMX Mail

GMX Mail juga salah satu penyedia layanan email gratis dengan kapasitas
penyimpanan sebesar 5GB yang memakai fitur POP.
Mail.com

Mail.com mempunyai fungsi sama seperti yang lain dengan kapasitas file
penyimpanan hanya 2GB saja.

Telkom Mail

Indonesia mempunyai penyedia layanan email gratis juga yang disebut Telkom
Mail, dengan kapasitas penyimpanan yang kecil hanya 10MB namun
mempunyai kecepatan yang baik karena servernya berada di Indonesia.

Zoho Mail

Yang satu ini sepertinya diperuntukkan ke orang-orang yang lebih profesional.

Disini kita bisa menemukan kalender, task manager, note (catatan) dan beberapa
aplikasi bisnis yang yang biasanya kita temukan di Google untuk berbisnis.
Kesimpulan

Dari penjelasan diatas mengenai Email, intinya kita sebagai pengguna internet
dengan mobilitas yang tinggi sepertinya wajib memiliki email. Karena dengan
email kita dapat mengakses segala sesuatu diinternet tanpa kecuali, hampir
semua kegiatan yang ada diinternet mulai dari registrasi, pengiriman pesan,
pengiriman berkas dll harus menggunakan email untuk jalur akses
pengirimannya.
Mungkin sekian dulu penjelasan kita tentang Pengertian Email, Jenis, Fungsi,
dan Macamnya Terlengkap, semoga dapat bermanfaat. Silakan
cek Galerinfo.com untuk melihat artikel-artikel lain yang bisa menambah
pengetahuan kita. Salam Teknologi. Tag: Pengertian Email

Ketika mengirim ataupun menerima email, pasti kamu pernah melihat tulisan Cc dan

Bcc di kolom alamat penerima email. Pernahkah kamu bertanya-tanya apa itu Cc dan

Bcc serta fungsi yang dimilikinya? Bagaimana menggunakannya?

Apa Itu Cc dan Bcc?

1. Carbon copy (Cc)

Cc adalah singkatan dari “carbon copy“.
Istilah ini digunakan sejak sebelum internet dan email diciptakan.

Pada waktu surat menyurat masih merupakan cara orang berkomunikasi jarak

jauh, carbon copy digunakan untuk membuat salinan surat yang ditulis.

Cara membuat salinan ini adalah dengan menggunakan kertas karbon di antara dua

kertas.

Ketika tulisan dibubuhkan di kertas surat paling atas, tulisan tersebut akan langsung

tersalin di kertas surat kosong paling bawah sebagai salinan.

Nah, dalam email, Cc memiliki fungsi untuk mengirim salinan email ke orang lain.

Misalnya kamu menulis email untuk bosmu dan memasukkan alamat emailnya di

kolom alamat email utama.

Kemudian, jika kamu ingin mengirimkan email itu pada rekan kerjamu, masukkanlah

alamat emailnya di kolom Cc.

Secara otomatis, email itu akan terkirim pada dua orang sekaligus.

2. Blind carbon copy (Bcc)

Apa itu Bcc? Sedikit berbeda dengan Cc, Bcc merupakan singkatan dari “blind

carbon copy“.

Sehingga, fungsi dari Bcc adalah untuk mengirimkan salinan email pada orang lain

tanpa terlihat oleh penerima lainnya.

Penerima emailmu hanya akan dapat melihat penerima lainnya di kolom Cc.
Contohnya, kamu mengirim email pada bos dan menggunakan Cc untuk menyalin dan

mengirimnya ke rekan kerjamu.

Nah, kamu juga mengirimkan email tersebut dengan Bcc pada teman kuliahmu.

Bos dan rekan kerjamu tidak akan tahu bahwa kamu mengirimkan email tersebut pada

saat yang bersamaan pada teman kuliahmu juga, karena Bcc tidak akan tercantum di

email yang terkirim.

Perbedaan Cc dan Bcc

© Pexels.com

Cc dan Bcc tidak terlalu berbeda, pada dasarnya fungsi dari keduanya adalah untuk

mengirim satu email pada beberapa orang sekaligus.

Hanya saja, apa yang menjadi perbedaan antara Cc dan Bcc adalah privasinya.
Dengan Cc, penerima email utama dapat melihat siapa saja yang menerima salinan

email tersebut.

Akan tetapi, jika menggunakan Bcc, penerima email utama tidak akan tahu pada siapa

saja email tersebut dikirimkan selain dirinya dan yang tercantum di kolom Cc jika

ada.

Baca Juga: Pentingnya Menulis Subject Email Lamaran Kerja dan Cara Menulisnya

Kapan Harus Menggunakan Cc?

Memang, penggunaan Cc agak membingungkan.

Pasalnya, kamu bisa saja langsung memasukkan beberapa alamat penerima di kolom

alamat penerima email utama.

Namun, kenapa orang-orang masih menggunakan Cc?

Menurut Campaign Monitor, kolom alamat penerima email sepantasnya diisi oleh

alamat penerima email utama saja. Ini adalah perkara etika.

Oleh karena itu, kolom Cc tersedia dan bisa digunakan untuk para penerima email

lainnya.

Kapan Harus Menggunakan Bcc?

© Pixabay.com

Kamu disarankan untuk menggunakan Bcc ketika tidak ingin penerima email utama

mengetahui bahwa email tersebut juga dikirim kepada orang lain.

Selain itu, kamu juga bisa menggunakan Bcc apabila email tersebut dikirimkan pada

banyak orang.

Jika kamu mencantumkan semuanya pada kolom alamat email utama maupun Cc,

penerima email akan mendapatkan daftar panjang alamat email orang-orang penerima

lainnya.

Sementara, jika kamu menggunakan Bcc untuk daftar penerima yang panjang, alamat

email lainnya tidak akan dapat terlihat.

Penerima utama email darimu akan merasa seperti email tersebut secara khusus

dikirimkan untuk mereka saja.

Dikutip dari LinkedIn, Bcc hanya boleh digunakan untuk email yang tidak bersifat

personal.

Kamu bisa mengirim salinan email dengan Bcc kalau tidak ingin penerima lainnya

dapat dilihat oleh penerima email utama maupun yang dikirim dengan Cc.

Sebaiknya, jangan menggunakan Bcc untuk keperluan pekerjaan karena memberikan

kesan sembunyi-sembunyi saat mengirimkan salinan email.

Sudahkah kamu memahami lebih baik tentang apa itu Cc dan Bcc serta fungsi yang

dimilikinya?