KEPUTUSAN

KETUA KWARTIR NASIONAL GERAKAN PRAMUKA

NOMOR: 051 TAHUN 2003
TENTANG
SISTEM REGISTRASI GUGUSDEPAN
GERAKAN PRAMUKA

Ketua Kwartir Nasional Gerakan Pramuka,

Menimbang:1. Sistem Registrasi Gudep (Gudep) merupakan kelengkapan mutlak
suatu organisasi kepramukaan. Selain sebagai kelengkapan
administratif, sistem ini merupakan sarana penyediaan data dan
informasi yang sangat diperlukan guna mendukung pengambilan
keputusan dan perumusan kebijakan.
2. Gerakan Pramuka telah menyelenggarakan registrasi gugusdepannya
sejak saat didirikan, tetapi dalam proses pengembangannya yang begitu
cepat dan melonjak, sistem registrasi tidak lagi berfungsi sebagaimana
mestinya karena berbagai sebab.
3. Dalam rangka menerapkan kembali sistem ini, perlu ditetapkan
ketentuan-ketentuan Sistem Registrasi Gudep dan langkah-langkah
penyempurnaan sistem dan penerapannya.
Mengingat: 1. Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Gerakan Pramuka
2. Surat Keputusan Ka Kwarnas Nomor 072 Tahun 1999 tanggal 31 Mei
1999 tentang Rencana Strategik Gerakan Pramuka Tahun 1999-2004
3. Surat Keputusan Ka Kwarnas Nomor 121 Tahun 2001 tenggal 18
Oktober 2001 tentang Rencana Kerja Gerakan Pramuka Tahun 1999-
2004

MEMUTUSKAN
Menetapkan
Pertama: Mengesahkan Sistem Registrasi Gugusdepan, sebagaimana tercantum
dalam lampiran Keputusan ini.
Kedua: Keputusan ini mulai berlaku sejak ditetapkan.
Apabila terdapat kekeliruan dalam Keputusan ini, akan diadakan pembetulan
sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di: Jakarta

Pada tanggal: 19 Mei 2003
Ketua Kwartir Nasional Gerakan
Pramuka,

H.A. Rivai Harahap

www.pramukanet.org
 LAMPIRAN KEPUTUSAN
KETUA KWARTIR NASIONAL GERAKAN PRAMUKA
NOMOR: 051 TAHUN 2003
TENTANG
SISTEM REGISTRASI GUDEP
GERAKAN PRAMUKA
BAB I
KETENTUAN POKOK
1. Registrasi Gugusdepan
Setiap Gudep Gerakan Pramuka harus diregistrasi di Kwartir Cabang (Kwarcab)
dan hanya akan diakui sebagai satuan Gerakan Pramuka apabila registrasi ini telah
dilaksanakan.
Registrasi Gudep dilakukan setiap tahun dan sekaligus merupakan pelaporan data
Gudep pada keadaan 1 Oktober tahun itu.
2. Tanda Registrasi
Kepada setiap Gudep yang telah menyerahkan Formulir Registrasi (Formulir B),
diberikan Tanda Registrasi.
Tanda Registrasi Gudep ditandatangani oleh Ka Kwarcab atas nama Ka Kwarnas
dan berlaku dari tanggal 1 Januari sampai dengan tanggal 31 Desember tahun
diterbitkan.
3. Tanda Keabsahan Gugusdepan Gerakan Pramuka
Kepada setiap Gudep Gerakan Pramuka diberikan paigam tanda keabsahan sebagai
Gugusdepan Gerakan Pramuka, yang diterbitkan oleh Kwarnas.
Piagam ini berlaku untuk 3 (tiga) tahun dan akan diperbaharui secara otomatis
selama Gudep itu masih terdaftar.
4. Kwarcab sebagai Satuan Administrasi Pangkal
Kwarcab adalah Satuan Administrasi Pangkal bagi Gudep dalam wilayahnya.
Satuan Administrasi Pangkal menentukan pengalokasian Nomor Gudep
berdasarkan Keputusan Ka Kwarnas Nomor: 050 Tahun 2003 tentang Sistem
Penomoran Kwartir dan Gudep, dan menangani semua masalah administratif
mengenai Registrasi Gudep.
Untuk Gudep Gerakan Pramuka yang berpangkalan di luar negeri, yang bertindak
sebagai Satuan Administrasi Pangkal adalah Kwartir Nasional.

BAB II
REGISTRASI GUDEP BARU
5. Pengajuan Permohonan Registrasi
Gudep Gerakan Pramuka, yang dinamakan Gudep Lengkap, pada hakikatnya
terdiri atas satuan siaga, penggalang, penegak dan pandega.
Permohonan registrasi suatu Gudep baru, dapat diajukan oleh (calon) Pembina
Gudepnya, setelah salah satuan Gudep terbentuk.
Surat permohonan diajukan kepada Ka Kwarcab, baik secara langsung atau melalui
Ka Kwarran, yang akan meneruskannya kepada Ka Kwarcab.

www.pramukanet.org
 Untuk itu Pembina Gudep mengisi data dasar Gudep dengan menggunakan
Formulir A (terlampir), dalam dalam rangkap 4 (empat). Formulir A harus pula
turut ditandatangani oleh pimpinan lembaga yang memrakarsai pembentukan
Gudep, seperti instansi, sekolah dan sebagaimya.
Lembar nomor 1,2 dan 3 dilampirkan pada Surat Permohononan Registrasi yang
dikirimkan ke Kwarcab. Lembar ke-4 tetap di Gudep sebagai arsip.
6. Penelitian Kelayakan dan Evaluasi
Ka Kwarcab harus menentukan apakah permohonan itu dapat dikabulkan. Untuk
itu Ka Kwarcab dibantu oleh Ka Kwarran melakukan penelitian terhadap Gudep
tersebut, untuk menilai kelayakan Gudep itu didaftar sebagai Gudep Gerakan
Pramuka.
Gudep yang layak didaftar sebagai Gudep Gerakan Pramuka yang sah, adalah
Gudep yang memenuhi kriteria:
a. Telah terbentuk sekurang-kurangnya satu satuan Pramuka, baik itu Perindukan
Siaga, Pasukan Penggalang ataupun Ambalan Penegak atau Racana Pandega.
b. Adanya jaminan bahwa Gudep akan dipimpin dengan baik dan sudah atau akan
tersedia pembina-pembina yang cocok, yang akan membina Gudep sesuai
dengan Tujuan, Prinsip Dasar dan Metode Kepramukaan.
c. Menerima dan mematuhi Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga
Gerakan Pramuka.
d. Adanya Majelis Pembimbing Gudep (Mabigus), atau bila belum ada, akan
selekasnya membentuk Mabigus sebagaimana ditentukan dalam AD dan ART
Gerakan Pramuka.
7. Keputusan Kwarcab
Apabila Kwarcab berkesimpulan bahwa Gudep itu memenuhi persyaratan, maka
Kwarcab akan merekomendasikan Gudep tersebut ke Kwarnas, untuk disahkan
sebagai Gugusdepan Gerakan Pramuka.
Keputusan Kwarcab diberitahukan kepada Gudep tersebut. Gudep mendapatkan
status “Gudep Persiapan”, dan dapat melanjutkan kegiatan Gudep sementara
menunggu peresmiannya sebagai Gudep Gerakan Pramuka.
8. Rekomendasi ke Kwarnas
Kwarcab mengajukan surat rekomendasi kepada Kwarnas dengan tembusan kepada
Kwarda, dengan melampirkan Formulir A yang diterimanya dari Kwarcab.
9. Piagam Keabsahan Gudep Gerakan Pramuka
Berdasarkan rekomendasi Kwarcab, Kwarnas menerbitkan tanda keabsahan Gudep
itu dalam bentuk Piagam untuk disampaikan kepada Gudep yang bersangkutan,
melalui Kwarcabnya.
Data Gudep direkam dalam File Induk Kwarnas.
10. Pengukuhan sebagai Gudep Gerakan Pramuka
Segera setelah menerima Piagam Keabsahan untuk Gudep, Ka Kwarcab atas nama
Ka Kwarnas, melakukan pelantikan/pengukuhan Gudep itu sebagai Gudep Gerakan
Pramuka.
(Periksa Lampiran I Prosedur Registrasi Gudep Baru).

www.pramukanet.org
 BAB III
REGISTRASI ULANG

11. Registrasi Ulang

Setiap tahun Gudep Gerakan Pramuka harus melaksanakan registrasi ulang dan
sekaligus melaporkan status jumlah anggotanya pada tanggal 1 Oktober tahun
itu.
12. Pengiriman Pendaftaran Gudep ke Kwarcab
Gudep mengisi data Gudep status 1 Oktober tahun berjalan, pada Formulir B
(Lampiran II) dalam rangkap 4: Lembar pertama, kedua dan ketiga dikirim ke
Kwartir Cabang sebelum tanggal 15 Oktober. Lembar keempat ditahan di Gudep
sebagai arsip.
13. Tanda Bukti Registrasi
Seterimanya Formulir Registrasi Gudep, Kwarcab memberikan Tanda Bukti
Registrasi kepada Gudep yang bersangkutan.
14. Pengiriman Berkas ke Kwarnas
Kwartir Cabang menghimpun semua Formulir Registrasi (Formulir B) yang
diterimanya dari Gudep-Gudep, dalam 3 (tiga) berkas, yaitu Berkas pertama untuk
dikirimkan ke Kwarnas, Berkas ke-2 untuk Kwarda, dan Berkas ke-3 untuk arsip
Kwarcab.
Tanggal 15 November Kwarcab mengirimkan berkas-berkas tersebut kepada
Kwarnas dan Kwarda masing-masing, dengan surat pengantar sebagai kontrol
jumlah formulir yang dikirim.
15. Perekaman Data
Buku register untuk Berkas formulir B yang berisi data registrasi Gudep, yang
diterima Kwarnas dari Kwarcab-Kwarcab, di rekam dalam File Induk Kwarnas.
Setiap bulan Januari hasil rekaman akan dicetak sebagai print-out File Induk
menjadi masing-masing Kwarda.
(Periksa Lampiran II Prosedur Registrasi Ulang)
16. Sanksi
Apabila Gudep tidak melaksanakan registrasi ulang, kepadanya diberikan
peringatan pertama, kedua dan ketiga, dan pada bulan keempat Gudep itu
dibekukan untuk sementara, apabila tidak ada registrasi ulang dari Gudep tersebut.
Gudep yang tidak melakukan registrasi ulang, dianggap tidak aktif lagi dan
berhenti sebagai Gudep Gerakan Pramuka dan kehilangan semua haknya.
Pemberhentian Gudep ini diratifikasi oleh Musyawarah Cabang (Muscab) dan
dilaporkan Ka Kwarcab kepada Kwarnas dan Kwarda.

www.pramukanet.org
 BAB IV
PENERAPAN SISTEM

17. Penerapan Bertahap

Sistem Registrasi Gudep ini mulai diberlakukan pada akhir tahun 2003 dan sudah
harus dapat diterapkan pada tahun 2004 dan mapan beroperasi selambatnya pada
tahun 2005.
Mengingat besarnya jumlah Gudep yang ada serta terdapatnya kendala dan kondisi
komunikasi fisik di daerah, penerapan awal dilakukan secara bertahap dalam
tenggang waktu tahun 2004-2005. Penerapan bertahap dikoordinasikan oleh
Kwarda dengan menyesuaikan pada kondisi Kwarcab masing-masing.
Untuk Gudep yang sekarang telah ada (bukan Gudep baru), diberlakukan prosedur
registrasi ulang, yaitu: Gudep harus mengajukan Formulir B dengan mengisikan
data anggotanya dengan status 1 Oktober.
18. Piagam untuk Gudep yang sudah ada
Berdasarkan laporan dan rekomendasi Kwarcab mengenai Gudep yang telah
diregistrasi, Kwarnas akan menerbitkan Piagam Pengesahan bagi Gudep tersebut.
Piagam ini disampaikan kepada Gudep melalui Kwarcab. Untuk Gudep yang lama
(bukan Gudep yang baru dibentuk), Piagam disampaikan langsung melalui
Kwarcab dan tidak perlu ada pengukuhan atau pelantikan Gudep.
Piagam Keabsahan Gudep Gerakan Pramuka berlaku untuk 3 (tiga) tahun. Selama
Gudep masih teregistrasi setiap tahunnya, Piagam akan diperbaharui secara
otomatis oleh Kwarnas.
19. Pemanfaatan Sarana Teknologi yang Tersedia
Perlu dipertimbangkan pemanfaatan teknologi komunikasi yang tersedia, seperti e-
mail dan faksimili dimana hal itu dimungkinkan.

BAB V
PENUTUP
Hal-hal yang belum tercantum dalam petunjuk ini akan diatur kemudian, dengan tidak
menyimpang dari ketentuan yang berlaku.

Jakarta, 19 Mei 2003

Ketua Kwartir Nasional Gerakan
Pramuka

H.A. Rivai Harahap

LAMPIRAN: I Prosedur Registrasi Gudep Baru

II Prosedur Registrasi Ulang
III Formulir A - Data Dasar Gudep
IV Formulir B - Registrasi Gudep

www.pramukanet.org
 Lampiran III

Formulir A

DATA DASAR GUGUSDEPAN

Nama Gudep: ........................................................No Gudep: ............. (diisi oleh Kwarcab)

Alamat Gudep: ................................................................................................................

........................................................................... Kode Pos: ................
Tel: ........................................................................... Fax: ..........................

Nama Pembina Gudep: ....................................................................................................

Pekerjaan: ........................................................................................................................
Alamat Pembina Gudep: ..................................................................................................
.............................................................. Kode Pos: ..............
Tel: ................................................................................. Fax: ........................

Lain-lain Keterangan :
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
=============================================================
Mengetahui: Diisi di:
Tanggal: Tanggal:
Instansi: Permbina Gudep:

Nama Jelas: Nama Jelas:

www.pramukanet.org
 Lampiran III

Formulir A

REGISTRASI GUDEP TAHUN 200..

KWARCAB: ....................................................................... Nomor Kwarcab: .............

Nama Gudep: .......................................................................Nomor Gudep: ................
Alamat Gudep: ................................................................................................................
...............................................................................Kode Pos: ................
Tel: ....................................................................................... Fax: ...................

Nama Pembina Gudep: ...................................................................................................

Alamat Pembina Gudep: ..................................................................................................
.................................................................................... Kode Pos: ..........
Tel: ....................................................................................... Fax: ...................

Lain-lain Keterangan
……………………..........................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
=============================================================
Diisi di:
Tanggal:
Permbina Gudep:

Nama Jelas:

www.pramukanet.org