ADMINISTRASI PKK

1. Surat
Surat adalah satu alat komunikasi atau
alat penyampaian berita secara tertulis
yang berisikan pemberitahuan,
pernyataan, permintaan dan lain-lain
dari si pengirim surat kepada pihak lain.

2. Macam-Macam Surat
Ada beberapa macam/jenis surat yaitu :
a). Keputusan
b). Surat Kuasa
c). Surat Keterangan
d). Surat Biasa
e). Surat Edaran
f). Surat Pengumuman
g). Surat Undangan
h). Surat Pengantar
i). Surat Tugas
j). Piagam/Penghargaan
k). Lembar Diposisi

Buku Administrasi
a.Enam Buku Wajib PKK
1. Buku Daftar Anggota TP PKK dan
Kader PKK
2. Buku Agenda Surat Masuk/Keluar
3. Buku Keuangan
4. Buku Notulen
5. Buku Inventaris
6. Buku Kegiatan

1). Buku Daftar Anggota TP PKK dan

Kader PKK
Digunakan untuk mencatat daftar nama
Anggota TP PKK di tingkat desa/
kelurahan.
2). Buku Agenda Surat Masuk/Keluar
Untuk mencatat surat-surat yang masuk
( diterima ) dan surat-surat yang keluar
( dikirim ).

3). Buku Keuangan

Untuk mencatat jumlah penerimaan dan
jumlah pengeluaran anggaran untuk
kegiatan TP PKK.
4). Buku Notulen
Untuk mencatat jalannya rapat/
pertemuan serta hasil-hasilnya pada
setiap rapat/pertemuan yang
diselenggarakan/diikuti oleh TP PKK.

Setiap notulen harus ditandatangani oleh

pembuat notulen dan disahkan dengan
ditandatangani oleh pimpinan rapat
meliputi :
1) Tanggal rapat/pertemuan.
2) Waktu/Jam mulainya rapt/pertemuan.
3) Tempat rapat/pertemuan.
4) Jenis rapat/pertemuan misalnya rapat
pleno.

5) Isi Notulen rapat/pertemuan

mencakup :
- Pimpinan rapat
- Jumlah yang diundang
- Jumlah yang hadir
- Jumlah yang tidak hadir
- Susunan acara
- Uraian jalannya
rapat/pertemuan
- Kesimpulan rapat
- Penutup

5). Buku Inventasi

Untuk mencatat daftar barang yang
dimiliki oleh Kantor TP PKK, di
setiap
jenjang.
6). Buku Kegiatan
Untuk mencatat setiap kegiatan
yang
diadakan/diikuti oleh TP PKK.

b. Buku Catatan yang ada di Kelompok PKK

Dusun/Lingkungan, RW, RT dan
Kelompok Dasawisma meliputi :
1) Buku/Catatan Kelompok PKK Dusun/
Lingkungan :
a) Rekapitulasi data warga dari
kelompok Rukun Warga ( RW )
b) Rekapitulasi data keluarga dari
kelompok RW

c) Rekapitulasi ibu hamil,

melahirkan,
nifas, ibu meninggal, kelahiran
bayi,
bayi meninggal dan kematian
balita
dari kelompok RW.

2) Buku/Catatan Kelompok PKK Rukun

Warga :
a) Rekapitulasi data warga dari
kelompok Rukun Tetangga ( RT )
b) Rekapitulasi data keluarga dari
kelompok RT
c) Rekapitulasi ibu hamil, melahirkan,
ibu meninggal, kelahiran bayi, bayi
meninggal dan kematian balita dari
kelompok RT

3) Catatan Kelompok PKK Rukun

Tetangga :
a) Rekapitulasi data warga dari
kelompok Dasawisma
b) Rekapitulasi data Keluarga dari
kelompok Dasawisma
c) Rekapitulasi ibu hamil, melahirkan,
nifas, ibu meninggal, kelahiran bayi,
bayi meninggal dan kematian balita
dari kelompok Dasawisma

4) Catatan Kelompok Dasawisma

a) Data Warga TP-PKK ( Data
Primer )
b) Data Keluarga
c) Data Rekapitulasi ibu hamil,
melahirkan, nifas, ibu
meninggal,
kelahiran bayi, bayi meninggal
dan
kematian balita

KEUANGAN PKK

PERANAN BENDAHARA PKK

Melaksanakan prosedur pengelolaan

tertib administrasi keuangan sesuai
dengan program serta kegiatan
pembinaan dan pengembangan PKK
Menerima, menyimpan,
membukukan dan mengeluarkan
keuangan sesuai dengan prosedur
serta ketentuan perbendaharaan

. Melakukan kerjasama keuangan antar

bendahara dengan membagi tugas
pengeolaan keuangan, laporan
keuangan setiap bulan dan
dikoordinasikan oleh bendahara serta
bertanggung jawab langsung pada
Ketua.
. Menginformasikan secara reguler
keadaan keuangan dalam rapat pleno

TUGAS DAN FUNGSI

BENDAHARA

Menyelenggarakan admistrasi keuangan

TP PKK sesuai ketentuan yang ada dan
admnistrasi keuangan yang berlaku
Mengerjakan pembukuan dengan rapi dan
benar sesuai ketentuan yang berlaku
Menyimpan dan menyusun bukti
pengeluran dn penerimaan keuangan
serta surat berharga.

SUMBER DANA

Berasal dari swadaya masyarakat,

bantuan pemerintah, dan bantuan
yang lain yang sah dan tidak
mengikat.

PENGGUNAAN DANA, untuk :

Kegiatan pelaksanaan 10 Program PKK
Monitoring, supervisi, evaluasi dan
pelaporan
Pengembangan kegiatan2 TP PKK
Rakerda, rapat2 dan pertemuan2 lainnya
Pemberian penghargaan dan hadiah-hadiah
lomba
Keperluan rutin kantor

PENERIMAAN UANG

Yang berhak menerima uang untuk

dan atas nama TP PKK adalah
Ketua
Uang dieruskan kepada Bendahara
disertai bukti penerimaan sesuai
peraturan yang berlaku.

PENGELUARAN UANG

Dilakukan oleh bendahara dan disetujui

oleh Ketua
Tanda bukti pengeluaran ditanda tangani
oleh yang menerima dan bendahara
yang mengeluarkan serta diketahui dan
disetujui oleh ketua, dibuat rangkap 3
Tulisan kitansi harus jelas. Tulisan
menerima agar disebut menerima dari :
Ketua TP PKK Kab/Desa/Kelurahan

Pembukuan
Keuangan
Setiap bendahara menyelenggarakan
pembukuan yang dicatat dalam buku
Keuangan TP PKK.
Buku yang digunakan oleh Bendahara
berupa :
a) Buku Kas Umum
b) Buku Kas Harian, jika diperlukan
c) Buku Bank, jika diperlukan
d) Buku Bantu lainnya sesuai kebutuhan

LANGKAH MENYAMPAIKAN
PERTANGGUNG JAWABAN :

Berdasarkan BKU dan buku pembantu

lainnya, bendahara membuat SPJ atas
pengelolaan uang yang menjadi
tanggung jawabnya
SPJ ditanda tangani oleh Bendahara
dan diketahui Ketua atau yang ditunjuk.
Ketentuan mengenai SPJ agar
dilaksanakan sesuai dengan peraturan
yang berlaku antara lain :

Setiap melaksanakan kegiatan agar dibuat SK

kepanitiaan.
Pembayaran honorarium/uang saku/uang
sidang sesuai dengan aturan yang berlaku
(misalnya non PNS dan PNS gol III =pajak 5%,
PNS gol IV = 15%)
Pembelian atk, photocopy,pengadaan
barang/alat lebih dari Rp. 250.000 s/d 1 jt diberi
materai Rp.3000 dan diatas 1 jt materai rp.6000
dan dipungut pajak sesuai dengan aturan yang
berlaku

Pembelian snack /makanan utk

rapat/kegiatan pengSPJan harus
dilampiri notulen hasil rapat (pajak
sesuai dengan aturan misalnya dari
catering semua nilainya kena pajak
4%, bl warung makan dibawah 1 jt
tdk kena pajak dan bl lebih 1 jt kena
pajak 4%)

Pengeluaran untuk perjalanan dinas luar

kota/study banding/monitoring kelokasi
pembinaan dilampiri hasil pelaksanaannya.(surat
tugas, SPPD, kwitansi dan laporan)
Pengadaan barang dan jasa lebih dari Rp. 10 jt
melalui penunjukan langsung / panitia
pengadaan barang dan jasa (antara 5 jt s/d 10 jt
SPJ ;kwitansi, SPMK, BA Penerimaan barang)

 Pertanggung jawaban keuangan

tahunan dan pada waktu serah
terima ketua perlu didahului
dengan verifikasi.

LARANGAN BAGI
BENDAHARA

Mendepositokan uang anggaran

Negara dan daerah pada suatu
bank

Dalam hal bendahara

berhalangan maka
1. Apabila bendahara berhalangan
melebihi 3 hari s/d paling lama 1 bln,
bendahara tersebut wajib
memberikan Surat Kuasa kepada
orang lain yang ditunjuk untuk
melakukan penyetoran/pembayaran
dan tugas-tugas bendahara dengan
diketahui oleh Ketua TP PKK

2. Apabila melebihi 1 bulan sampai 3 bulan,

harus ditunjuk bendahara baru dan
diadakan berita acara serah terima.
3. Apabila bendahara sesudah 3 bulan
belum juga dapat melaksanakan tugas
maka yang bersangkutan dianggap
mengunduran diri atau berhenti sebagai
bendahara.