Pelaksanaan exhibition

pariwisata
 Songket
&
culinary fest

Created by : Selvy Merryna

3 B P . A
 Bulan ke-1 (H-12 setahun sebelum
pelaksanaan, survey awal)

Persiapan seluruh acara

Membahas masalah konsep yang akan di angkat,
tema, judul, tanggal pelaksanaan, tempat yang akan
digunakan,
Study kasus tentang acara sebelumnya
Menjadikan acara sebelumnya sebagai acuan acara
yang akan dilaksankan, melihat apa saja kekurangan
dan kebihan yang pada acara sebelumnya, dan
Penunjukan kesekertariatan
Membuat susunan kepanitiaan
 Bulan ke-2 (H-11)

Inspeksi venue dan penentuan lokasi

Survei lokasi yang akan digunakan untuk
pelaksaan even (contoh: Benteng Kuto
Besak Palembang)

Draf buku pemberitahuan

Ini di gunakan untuk acuan para panitia
pelaksana dalam melaksanakan tugasnya.
 Bulan ke-3 (H-10)

Perencanaan program dan pemasaran

Target atau sasaran yang ingin dicapai dalam
kegiatan tersebut, sebagai contoh acara tersebut di
buat dengan sasaran umum

Negosiasi, reservasi dan kontrak dengan

penyelenggara
Tentunya dalam penyelenggaraan ini banyak pihak-
pihak yang terkait dalam mensukseskan acara
tersebut maka hal yang harus dilakukan adalah
melakukan kontrak dengan penyelenggara. Dan
para tamu undangan yang akan menghadiri
opening acara tersebut.
 Bulan ke-4 (H-9)

Analisis tanggapan pasar

Analisis tanggapan pasar terhadap even yang
dilaksanakan apakah even ini mendapat respon
yang baik atau sebaliknya.

Pembuatan daftar calon peserta/pengisi

tenant
Membuat list yang dianggap bersedia mengisi
tenand dalam acara tersebut seperti tenant-
tenant makanan, oleh-oleh khas, souvenir dsb.

Perizinan
Melakukan perizinan ke bergabai pihak, mulai
dari perizinan tempat dan hal-hal yang berkaitan
dengan kegiatan.
 Bulan ke-5 (H-8)

Pembuatan jadwal pameran

daftar atau tabel kegiatan atau rencana
kegiatan dengan pembagian waktu
pelaksanaan yang terperinci berdasarkan
pengaturan urutan kerja.
Tidak lanjut tamu dan fasilitas
Memastikan tamu yang diundang bersedia
datang dan fasilitas apa saja yang dibutuhkan
oleh tamu undangan.
Anggaran pemeran dan exibisi tuntas
Setelah mengetahui kebutuhan dan fasilitas
yang harus disipakan maka yang harus
dilakukan selanjutnya adalah menyusun
anggaran pameran.
Laporan perkembangan kegiatan
 Bulan ke-6 (H-7)
Planning dan diskusi proposal
Perencanaan kegiatan dan menyusun
segala sesuatu yang telah di-list kan
menjadi satu kedalam suatu dokumen
yang kemudian disusun sebagai
proposal.
Pendaftaran peserta tenant
Siapa saja yang bersedia mengisi tenant
yang kita sediakan dengan budget yang
telah ditentukan
Pemilihan lokasi stan
Penempatan stan yang dianggap
strategis, sesuai denga layout yang telah
dan ditentukan dan dispekati bersama.
Hubungan dengan sponsor
Melakuan kontak dengan para sponsor,
apakah akan menjadi sponsor utama,
sponsor pendukung atau sponsor biasa.
Bulan ke-7 (H-6)

Tinjauan kegiatan
Tinjauan yang dimakud disini adalah pemeriksaan
yang teliti terhadap segala sesuatu kebutuhan
kegiatan.
Pemasangan iklan
Penentuan tempat pemasangan iklan dan target
pemasaran
Pembuatan roaming list
Rencana tranportasi
Dalam hal ini transportasi yang perlu direncanakan
adalah transportasi yang akan digunakan oleh
panitia atau penjemputan tamu undangan.
Laporan perkembangan
Laporan ini dibuat dan diajukan kepada ketua
pelaksana
 Bulan ke-8 (H-5)
Penyusunan daftar acara
Hal ini hamper sama dengan penyusunan jadwal
kegiatan, akan tetapi ini lebih terperinci terhadap acara
yang akan dilakukan.
Pengiriman surat undangan
Pengiriman surat kepada semua pihak yang terlibat
dalam acara ini mulai dari tamu undangan, sampai
dengan pihak-pihak yang terkait lainnya.
Perjanjian dengan sponsor
Melakukan kontrak perjanjian dengan sponsor bahwa
perusahaan tersebut sudah dipastikan mau menjadi
sponsor dalam acara tersebut dan benefit apa yang
diperoleh dari manjadi sponsor acara.
Tindak lanjut fasilitas
Fasilitas yang diperlukan dari kegiatan tersebut mulai dari
panggung, tenda, kursi dll.
.
Bulan ke-9 (H-4)

Jadwal acara tuntas

 Bulan ke-10 (H-3)

Batas waktu pendaftran

Pembukuan fasilitas

Laporan perkembangan
Bulan ke 11 (H-2)

Tindak lanjut fasilitas dan

undangan
Persiapan (acara sosial dan
penyambutan)
Protokoler
Laporan perkembangan
 Bulan ke 12 (H-1)

Pengaturan stan
Pemasangan tenda stan disusuaikan
dengan layout yang ada.

Technical meeting
TM para peserta pengisi tenant dan
ketentuan-ketentuan yang harus ditaati

Evaluasi umum
Bulan ke 13 (Hari H)

Pelaksanaan kegiatan

Monitoring kegiatan
Melaukan pengawasan terhadap
jalannya acara.
 Bulan ke-14 (H+1)

Pelaporan hasil kegiatan

Temu kenal masalah dan solusi

Evaluasi kegiatan
THANK
YOU
S E L V Y