MATA DIKLAT

MERANCANG PROYEK PERUBAHAN

DALAM
AGENDA PROYEK PERUBAHAN

BADAN PENGEMBANGAN SDM

PROVINSI MALUKU
 A. LATAR BELAKANG
Menjelaskan isu atau situasi problematik dan inti permasalahan
yang ada pada pelaksanaan tugas instansi peserta serta mengapa
diperlukan suatu perubahan terobosan atau inovasi dalam organisasi

Menguraikan beberapa identifikasi pemasalahan yang dihadapi dalam

organisasi yang masih belum/tidak maksimal dalam menjalankan kinerja.

Beberapa identifikasi permasalahan dicari akar masalahnya dan

merumuskan permasalahan untuk diselesaikan dalam rancangan proyek
perubahan.

Menjelaskan alasan rasional pentingnya proyek perubahan sebagai solusi

penyelesaian akar masalah dimaksud.

24/10/2017 2
C. TUJUAN DAN MANFAAT
PROYEK PERUBAHAN

Mendeskripsikan tujuan yang hendak dicapai untuk masa Tujuan

jangka pendek (60 hari) , jangka menengah (.........?) dan jangka
panjang (.............?)
Manfaat proyek perubahan bisa disajikan dalam tiga manfaat yang
bisa dirasakan oleh masyarakat, pemerintah daerah , instansi dll,

Catatan :
Tujuan adalah sesuatu yang hendak dicapai
Manfaat adalah sesuatu yang hendak dirasakan.
 JANGKA WAKTU PROYEK

JANGKA PENDEK: Jangka waktu proyek

perubahan sama dengan jangka waktu
pembelajaran(60 hari BT2)

JANGKA MENENGAH: Jangka waktu proyek

perubahan selama Satu Tahun Anggaran
Berjalan

JANGKA PANJANG: Jangka waktu proyek

perubahan melebihi satu tahun anggaran
Ruang lingkup

Penjelasan ruang lingkup ini merupakan dasar

membuat rencana pentahapan (milestone)
proyek perubahan. Oleh sebab itu ruang lingkup
harus bisa menjelaskan sejauh mana cakupan
terobosan/inovasi yang akan ditangani sesuai
waktu yang direncanakan.
Ruang Lingkup berisi kegiatan kegiatan utama
atau inti dari proyek perubahan.
 BAGAIMANA MENENTUKAN JANGKA
WAKTU PROYEK PERUBAHAN.

1. Pastikan atau estimasikan kapan waktu untuk

mewujudkan kondisi yang diinginkan dapat dicapai
2. Tentukan Proses atau tahapan menuju kondisi yang
diinginkan terwujud
3. Tentukan kontribusi proyek perubahan tersebut sampai
pada tahapan proses yang mana. Hal ini akan menjadi
ruang lingkup proyek perubahan
4. Estimasikan waktu yang diperlukan untuk mencapai
tahapan proses yang telah dipilih tersebut
Deskripsi Proyek
Perubahan

Penjelasan terobosan/inovasi yang jelas

dan konkrit. Penjelasan deskripsi Proyek
Perubahan ini merupakan anatomi dari
terobosan atau inovasi yang berperan
sebagai alat atau sarana untuk
melakukan perubahan menuju kondisi
yang diinginkan.
 Milestone/
Tahapan

Roadmap atau langkah tahapan menuju

kondisi yang diinginkan tercapai. Penjelasan
milestone (rencana pentahapan beserta
capaian antara) tersebut perlu dijabarkan
terutama sampai pada titik waktu selesainya
masa diklat serta bagaimana tahapan
selanjutnya sampai kondisi yang diinginkan
terwujud.
 Identifikasi
stakeholder

Memetakan siapa saja yang akan terkait (terkena

dampak) dan terlibat dengan adanya proyek
perubahan ini, baik berupa instansi atau
perorangan. Disamping itu maksud lain dari
identifikasi stakeholder ini adalah untuk
mengetahui sejauh mana dukungan para
stakeholder terkait dalam pelaksanaan proyek
perubahan. Keberhasilan menggalang dukungan
stakeholder ini menjadi bagian dari penilaian
BAGAIMANA MENENTUKAN
STAKEHOLDERS?
DASAR PERTIMBANGAN: Penilaian terhadap
kemampuan membangun Tim Efektif dan
kepemimpinan kolaboratif

Tim tidak hanya staf bawahan, diharapkan

bisa beranggotakan pejabat setingkat dan
atau lebih tinggi baik dari lingkungan internal
organisasi maupun eksternal organisasi

Tim tidak terbatas dari kalangan pemerintah

tapi bisa juga dari kalangan swasta,perguruan
tinggi,LSM dll
 Tim Efektif dan Tata Kelola
Proyek Perubahan

Menjelaskan siapa saja yang terlibat dalam proyek

perubahan dari stakeholder yang terkait dengan
syarat bahwa yang terlibat tersebut mempunyai
komitmen yang kuat dan mempunyai kompetensi
sesuai peran tugasnya dalam melaksanakan proyek
perubahan.
Tatakelola proyek perubahan merupakan struktur
organisasi tim efektif dalam pelaksanaan proyek
perubahan. Struktur organisasi tim ini menjelaskan
siapa bertanggung jawab apa dari bagian kegiatan
pelaksanaan proyek perubahan.
SUMBER
DAYA

SDM, ANGGARAN,
SARPRAS YANG
MENUNJANG PROPER
 IDENTIFIKASI
MASALAH/KENDALA

Membuat antisipasi kendala dan masalah yang

kemungkinan terjadi selama pelaksanaan seluruh
tahapan proyek perubahan serta menyusun usaha
usaha preventif guna kelancaran pelaksanaan
proyek perubahan. Penyususnan usaha-usaha
preventif yang merupakan strategi mengatasi
kendala ini merupakan bagian dari rencana
kegiatan proyek perubahan.
Deskripsi tentang kendala-kendala dalam
mengimplementasikan proyek perubahan.

Untuk mempermudah mengurai bisa mendasarka

pada Tata Kelola Proyek Perubahan , Identifikasi
stakeholders dan Tahapan Penjadwalan yang
disajikan apakah sudah menjalankan sesuai dengan
posisi, peran dan Jadwal.

Deskripsi narasikan kendala personal, internal,

eksternal. Maksud utama dari penyajian ini adalah
untuk menunjukan KETANGGUHAN Anda sebagai
Project Leader dalam mengimplementasikan
perubahan.
lanjutan

Deskripsi langkah taktis, siasat, kepiawaian

membangun Tim efektif, mempengaruhi
stakeholder sehingga mampu mengatasi
(menghadapi, menghindar) kendala-kendala dalam
sub bab sebelumnya.

Tujuan utamanya adalah menarasikan kemampuan

Anda sebagai pemimpin perubahan yang adaptif,
memiliki ragam jalan keluar untuk mengatasi
kendala Proper.
 Faktor kunci
keberhasilan
Panduan bagi peserta untuk lebih fokus
memperhatikan faktor-faktor ini dalam manajemen
pelaksanaan proyek perubahan. Dengan
memberikan fokus perhatian kepada faktor-faktor ini
maka akan mempermudah peserta memanage
pelaksanaan proyek perubahan.
Penyebab keberhasilan Proper :
contoh
1. Komitmen,
2. kekompakan .
3. Motivasi,
4. Insentif,
5. Penghargaan.
Uraikan secara narasi argumentatif mengapa point-
point tersebut menjadi faktor kunci keberhasilan
 Rencana
Kegiatan/Schedule

Rencana Kegiatan dan schedule Pelaksanaan adalah

penjabaran tahapan (milestone) kedalam daftar kegiatan
yang lebih detail untuk mencapai tujuan setiap tahapan
beserta pengaturan waktu yang diperlukan untuk
melaksanakan kegiatan tersebut. Penyususnan Rencana
Kegiatan dan schedule pelaksanakan sangat berguna untuk
memanage penggunaan sumber daya baik sumberdaya
manusia, dana dan alat karena dengan schedule yang jelas
kita mengetahui kapan sumberdaya itu akan digunakan
sehingga peserta dapat mempersiapkan ketersediaan
sumberdayanya.
ON OFF ON OFF ON
CLAS CLAS CLAS CLAS CLAS
S S S S S

PERSIAPAN s/d SEMINAR

PROYEK PERUBAHAN
 SEMINAR I (PROYEK PERUBAHAN):
Mendiskusikan, memberi masukan, dan
mengkonfirmasi judul, area dan scope
proposal proyek perubahan yang
dipresentasikan oleh peserta diklat
EMPAT HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN
MENJELANG SEMINAR DAN SESUDAH SEMINAR
proyek perubahan

Persiapan peserta untuk presentasi/penyajian

seminar Proyek Perubahan
Persiapan dan pelaksanaan seminar oleh
Penyelenggara
Perbaikan atau Penyempurnaan Proposal
Proyek Perubahan setelah diseminarkan
Tindak lanjut Proposal Proyek Perubahan
 FORMAT RANCANGAN
PROYEK PERUBAHAN

Pusdiklat Spimnas Bidang Kepemimpinan

Lembaga Administrasi Negara
 FORMAT RANCANGAN E. MILESTONE/PENTAHAPAN; (Langkah-langkah
dan waktu pelaksanaan).
PROYEK PERUBAHAN
HALAMAN SAMPUL (COVER PROPER) F. IDENTIKASI STAKEHOLDER; (Stakeholder Internal
LEMBAR PERSETUJUAN dan Eksternal, Primer, Sekunder, Peran/Pengaruh,
KATA PENGANTAR Net Map, Kuadran Stakeholder).
DAFTAR ISI G. TIM EFEKTIF DAN TATA KELOLA PROPER;
DAFTAR TABEL (Mentor, Coach, Project Leader, Tim Work).
DAFTAR GAMBAR
H. SUMBER DAYA; (SDM, Anggaran, Sarpras yang
A. JUDUL;
menunjang Proper).
B. LATAR BELAKANG; (Regulasi dan Data/Fakta)
I. IDENTIFIKASI MASALAH / KENDALA DAN
C. DESKRIPSI; (Terobosan/Inovasi) STRATEGI MENGATASI KENDALA; (Kondisi yang
dihadapi pada saat Implementasi).
D. TUJUAN DAN MANFAAT;
J. FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN; (Contoh :
1. Tujuan
Komitmen)
a) Tujuan Jangka Pendek
K. SKEDULE / RENCANA KEGIATAN; (Detail dari
b) Tujuan Jangka Menengah Milestone, Tanggal Pelaksanaan, Penanggung jawab
c) Tujuan Jangka Panjang
2. Manfaat; (Bagi Organisasi, Stakholder,
Pemerintah Daerah dan Masyarakat)
D. RUANG LINGKUP; (Kegiatan utama yang akan
dilakukan)
Pusdiklat Spimnas Bidang Kepemimpinan
Lembaga Administrasi Negara
Contoh Cover Proper :

SEMINAR RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN

(JUDUL)

DISUSUN OLEH :

NAMA :
NDH :

DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT II ANGKATAN I

TAHUN 2017

BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA

PROVINSI MALUKU
TAHUN 2017
Pusdiklat Spimnas Bidang Kepemimpinan 23
Lembaga Administrasi Negara
Contoh Lembaran Persetujuan :
LEMBARAN PERSETUJUAN
SEMINAR RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN

DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT II ANGKATAN I

BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
PROVINSI MALUKU
TAHUN 2017
NAMA :
NIP :
SKPD :
JABATAN :
JUDUL PROYEK PERUBAHAN :

DISETUJUI UNTUK DISEMINARKAN PADA

SEMINAR RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN
Ambon, .. April 2017
MENYETUJUI
COACH, MENTOR,

. .
NIP..
Pusdiklat Spimnas Bidang Kepemimpinan NIP.. 24
Lembaga Administrasi Negara
Contoh Lembaran Konsultasi Coach :

NAMA COACH :
.

1. Nama Peserta .
2. Instansi .
3. Judul Proyek Perubahan .

Hari/Tanggal Topik yang Tindak Media Paraf

dikonsultasikan Lanjut Konsultasi Coach

REFORMER

Lembaga Administrasi Negara

..
Pusdiklat Spimnas Bidang Kepemimpinan 25
Contoh Lembaran Konsultasi Mentor :

NAMA MENTOR :
.

1. Nama Peserta .
2. Instansi .
3. Judul Proyek Perubahan .

Hari/Tanggal Topik yang Tindak Media Paraf

dikonsultasikan Lanjut Konsultasi Mentor

REFORMER

Lembaga Administrasi Negara

..
Pusdiklat Spimnas Bidang Kepemimpinan 26
Contoh Tabel Tahapan :

TABEL PENTAHAPAN :

No Tahap/Milestone Kegiatan Waktu

Jangka Pendek
A. Tahapan Persiapan : 1. Terwujudnya 1. Konsultasi dengan
Milestone 1 Mentor;
Kesepahaman Tetang 2. Pembentukan Tim
Proper Work;

B. Tahapan Pelaksanaan : 1. Terwujudnya 1. Sosialisasi;

Milestone 2 Peningkatan 2. Bimtek Sosialisasi;
Milestone 3 Pengetahuan dan
dst Ketrampilan..

C. Tahapan Evaluasi :
Milestone ..
Jangka Menengah

Jangka Panjang
Pusdiklat Spimnas Bidang Kepemimpinan 27
Lembaga Administrasi Negara