 Kelanjutan dari proses perencanaan pesan bisnis

yaitu menulis pesan dan menyelesaikan pesan.

 Menulis pesan berkaitan dengan upaya
untuk mengorganisir pesan dan
memformulasikan pesan.
 Menyelesaikan pesan meliputi kegiatan
menyunting, memproduksi dan mencetak
pesan.
 Pengorganisasian Pesan
 Pengorganisasian pesan erat kaitannya dengan penyusunan
kata, kalimat, dan paragraf.
 Pesan diorganisasikan dengan baik, bila kata, kalimat, dan
paragraf yang digunakan adalah sederhana, mudah
dimengerti, dan dapat dilaksanakan.
 Sebaliknya bila pesan tidak diorganisir dengan baik maka
pesan tidak dapat mencapai sasaran dan respon audien
tidak seperti yang diharapkan
 LATIHAN
Yang Harus Diubah

Untuk membantu kami memproses Kami membutuhkan salinan surat

pesanan ini, kami harus meminta satu permintaan agar pesanan Bapak dapat
lagi salinan surat permintaan diproses ini lebih cepat.

Kami menawarkan MP3 player dengan MP3 player dapat dipilih dengan
kapasitas 50, 75 dan 100 gigabyte kapasitas 50, 75 dan 100 gigabyte

Anda harus selesai mengkoreksi kelima Saya harap kelima salinan ini selesai
salinan ini sebelum makan siang dikoreksi sebelum makan siang

Anda mendiamkan pesanan kami selama kami membutuhkannya, mengapa

2 minggu, padahal kami membutuhkannya pesanan kami selama 2 minggu belum
sampai ?

Tidak mungkin menyelesaikan laptop Kami pasti memperbaikinya, dan

anda hari ini menelepon kalau sudah selesai.

Masalah dalam departemen ini adalah Pengendalian biaya menjadi fokus

gagal mengendalikan biaya kita semua.
 Pesan-pesan yang Tidak
Terorganisasi dengan Baik
 Menurut Purwanto (2006:81) , Bovee & Thill (2007:144). Dewi (2007:65)
ada beberapa hal yang dapat menyebabkan pesan-pesan tidak
terorganisasi dengan baik.

1. Bagian awal terlalu panjang (bertele-tele), sehingga akan mempersulit

penerima dalam memahami maksud pesan

2. Memasukan informasi yang tidak relevan, sehingga mengkaburkan

pesan pokok dan membuang waktu untuk membacanya.

3. Menyajikan ide-ide secara tidak logis, sehingga subtansi pesan sulit

dipahami.

4. Informasi penting sering terlupakan, karena perhatian terpusat pada

penyajian ide pendukung dan pelengkap
Cara pengorganisasian pesan
Untuk mencapai pengorganisasian yg baik
diperlukan tiga langkah yaitu:
1. Menetapkan ide/gagasan pokok.
2. Mengelompokkan ide/gagasan
3. Memutuskan pola/pendekatan urutan
gagasan. (Dewi, 2007:66)
 Menetapkan Ide Pokok
 Semua pesan bisnis memiliki tujuan umum dan tujuan
khusus.
 Subyek yang luas atau topik dari setiap pesan bisnis
dipadatkan menjadi satu ide pokok – yaitu pernyataan
spesifik mengenai topik pesan. (lihat gambar 4.1)
 Bila pesannya panjang dan kompleks maka perlu dibuat
outline yang berfungsi:
 Membayangkan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian
lainnya.
 Menuntun penyampaian ide-ide secara lebih sistematis, efisien dan
efektif.
 Susunan suatu outline digolongkan menjadi.
 Ide pokok yaitu yang menjadi inti/tema sentral pesan
 Poin pendukung, sebagai ide pendukung ide pokok
 Ilustrasi yang berupa bukti-bukti yang berhasil dikumpulkan.
 Tabel 4.1. Mendefinisikan Topik dan Ide Pokok

Tujuan Umum Tujuan Khusus Topik Ide Pokok

Memberi Memberitahu cara Klaim Penyimpanan berkas yang
informasi membuat berkas asuransi tepat dpt menghemat
klaim asuransi waktu dan uang perusahaan
Membujuk Meminta me- Anggaran Para pesaing membelanja-
nyetujui kenaikan litbang kan dana yang lebih banyak
anggara litbang untuk litbang daripada
perusahaan kita
Kolaborasi Menghimpun ide- Pembayar Mengkaitkan gaji dengan
ide untuk sistem an laba, memotivasi karyawan
insentif yang meng- insentif dan mengurangi kompen-
kaitkan gaji dengan sasi di tahun-tahun sulit.
laba.

Sumber: Bovee & Thill. (2007:148) Komunikasi Bisnis

Mengelompokkan ide
 Ide pokok umumnya didukung oleh beberapa ide
pendukung.
 Dalam menyiapkan pesan yang panjang dan kompleks
maka perlu dibuat outline yang berfungsi:
 Membayangkan hubungan antara bagian yang satu dengan
bagian lainnya.
 Menuntun penyampaian ide-ide secara lebih sistematis, efisien
dan efektif.
 Susunan suatu outline digolongkan menjadi.
 Ide pokok yaitu yang menjadi inti/tema sentral pesan
 Poin pendukung, sebagai ide pendukung ide pokok
 Ilustrasi yang berupa bukti-bukti yang berhasil dikumpulkan.
 Memilih Pendekatan
 Setelah mendefinisan ide, langkah berikutnya adalah
menentukan urutan yang akan digunakan dalam penyajian ide.
 Terdapat dua pendekatan yang dapat digunakan yaitu:
1. Pendekatan langsung atau deduktif
 Dimana ide pokok ditempatkan di bagian awal diikuti ide-
ide pendukung berupa argumentasi atau bukti-bukti.
 Pendekatan ini digunakan bila audiens diperkirakan akan
bereaksi positip atau menyenangkan saat menerima pesan.
2. Pendekatan tak langsung atau induktif
 Argumentasi atau bukti-bukti pendukung disajikan di awal
lalu diikuti ide pokok
 Pendekatan ini digunakan bila audiens diperkirakan
bereaksi negatif atau tidak menyenangkan saat menerima
pesan
 Gambar 4.2. Memilih Antara Pendekatan Langsung dan Tidak Langsung.

Pendekatan langsung Pendekatan tidak langsung

Reaksi Ingin sekali/terta- Tidak senang Tidak tertarik/
penerima rik/senang/netral tidak mau
Pembukaan Memulai dengan ide Mulai dg pernyataan Mulai dg pernyata-
pesan pokok, permintaan, atau netral sbg transisi an atau pertanyaan yg
berita baik ke alasan untuk dapat menarik
berita buruk perhatian
Isi pesan Berikan detail-detail yang Berikan alasan untuk Bangkitkan minat
perlu menjelaskan jawaban penerima . Bangun
negatif. Sampaikan keinginan utk
berita buruk dan mengikuti
berikan saran positif
Penutupan Tutup komentar yang Tutup dengan Mintalah utk me-
pesan menyenangkan ramah lakukan tindakan
Berdasarkan kemungkinan reaksi audiens, terdapat empat
bentuk organisasi pesan
1. Permintaan Langsung (Direct request)
 Yaitu pesan bisnis dalam bentuk surat atau memo yang penyampaian
nya langsung pada poin yang dituju.
 Tipe ini lebih cocok bila audien diperkirakan tertarik (msl penawaran
produk baru) dan sebaiknya menggunakan pendekatan langsung
2. Pesan rutin, good news atau good will
 Pesan rutin adalah pesan yang disampaikan secara rutin
 Good news atau good will adalah berita baik (msl penurunan harga) yang
menimbulkan reaksi menyenangkan dari penerima. Cocok menggunakan
pendekatan langsung
3. Pesan bad news
 Yaitu pesan-pesan yang tidak menyenangkan dan berpotensi
menimbulkan kekecewaan (msl penolakan lamaran kerja, penolakan
kredit). Sebaiknya pakai pendekatan tidak langsung
4. Pesan persuasif
 Yaitu pesan yang bertujuan membujuk, karena penerima diperkirakan
tidak tertarik pada pesan tersebut. Cocok pakai pendekatan tidak
langsung
Memformulasikan pesan
 Memformulasikan pesan adalah proses penyusunan
naskah bisnis.
 Dalam penyusunan naskah untuk pertama kali, yang
perlu mendapat perhatian adalah menentukan gaya
dan nada.
 Gaya adalah cara menggunakan kata-kata, kalimat dan
paragrap untuk mencapai nada atau kesan secara
keseluruhan.
 Gaya dapat diubah-ubah untuk menciptakan nada yang
sesuai dengan peristiwa.
PEMILIHAN KATA YANG TEPAT
 Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis baik
secara lisan maupun tertulis perlu memperhatikan
hal-hal yang berikut;
a. Gunakan kata yang familier/dikenal, dan lazim
digunakan dan sesuai dengan pendidikan dan
pengalaman audiens
b. Pilih kata-kata yang singkat dalam menyampaikan
pesan bisnis
c. Hindari kata-kata yang bermakna ganda dan
multitafsir.
MEMBUAT KALIMAT YANG EFEKTIF

 Kalimat harus disusun secara sadar dan sengaja untuk

mencapai daya informasi yang tepat dan baik
 Terdapat tiga jenis kalimat yaitu;
 Kalimat sederhana, yaitu kalimat yang hanya memiliki satu induk
kalimat (satu subyek dan satu predikat)
 Kalimat majemuk, yaitu berisi dua atau lebih klausa independen,
dan dihubungkan kata penghubug spt dan, atau, tetapi
 Kalimat kompleks, yaitu berisi sebuah klausa independen dan satu
atau lebih klausa dependen sbg anak kalimat.
 Jika memiliki dua ide yang memiliki tingkat kepentingan
sama gunakan kalimat majemuk atau penggabungan
kedua kalimat sederhana.
 Jika salah satu ide memiliki tingkat kepentingan yang lebih
rendah, maka gunakan kalimat kompleks.
CARA MENGEMBANGKAN PARAGRAF
 Ada dua pendekatan untuk mengembangkan suatu
paragraf yaitu;
 Pendekatan induktif, dimulai dengan berbagai alasan baru dibuat
kesimpulan
 Pendekatan deduktif, dimulai dari kesimpulan baru diikuti alasan-
alasannya
 Suatu paragraf dapat dikembangkan dengan;
 Ilustrasi, yang dapat memperjelas ide pokok
 Perbandingan, yang menguraikan persamaan dan perbedaan
 Pembahasan sebab akibat, yang memusatkan uraian pada alasan-
alasan mengenai sesuatu.
 Klasifikasi, yaitu memecah ide umum menjadi beberapa kategori
spesifik.
 Pembahasan pemecahan masalah.
 Dalam setiap paragraf pusatkan pada ide tunggal dan
harus tetap dijaga sebagai kesatuan ide yang utuh.
Gunakan kata transisi, kata ganti sebagai penghubung
antar kalimat.
 Latihan
 Buat PESAN yang isinya tentang :
a. Instruksi Hari Konsumen
b. Klaim karena pengiriman terlambat
c. Penutupan pabrik Chevrolet
MEREVISI PESAN BISNIS
 Pesan bisnis yang efektif, untuk bisa sampai di tangan penerima
pesan dan mendapat respons yang diharapkan membutuhkan
beberapa tahapan proses pembuatan, yaitu:
 Perencanaan pesan,

 Pengorganisasian pesan, dan

 revisi pesan

Revisi pesan berhubungan dengan:

• Keterampilan revisi pesan-pesan bisnis
• Membuat kalimat yang efektif
• Mengembangkan paragraf
Revisi Pesan Bisnis (Tertulis)

1. Penyuntingan Pesan (Editing)

Proses penulisan pesan bisnis tertulis diawali dengan
penulisan draf, kemudian ditelaah ulang (review) dan
diperbaiki lagi baik dari sudut isi, maupun gaya
bahasa yang digunakan, organisasi dan formatnya
 Mengevaluasi isi dan organisasi pesan, diawali dengan
membaca secara cepat (skimming) dengan memusatkan
perhatian pada isi, organisasi, dan format pesan.
 Meninjau ulang gaya dan kemudahan pembacaan
2. Menulis /membaca ulang pesan
 Hindari tanpa melakukan penulisan ulang dan mengirim
dokumen pada saat terakhir dibutuhkan
 Ketika menulis ulang perhatian pada setiap kata dan
kalimat.
 Kata/ungkapan yang tidak perlu sebaiknya dihapus
3. Memproduksi pesan yang menarik dan efektif
 Pemakaian desain yang konsisten untuk elemen desain
yang muncul berulang spt; marjin, jenis huruf, keseimbangan
ruang antara teks, gambar dsb
 Sederhana, tidak terlalu banyak elemen desain, atau terlalu
banyak sentuhan dekoratif.
4. Mencetak dan mendistribusikan pesan
 Lewat print preview di layar komputer sudah WYSWYG
(What You See is What You Get) namun pastikan margin,
nomor halaman, gambar, margin sdh benar.
 Setelah dicetak baru distribusikan.
 Memilih kata-kata yang benar dan juga efektif.
 Menggunakan kata-kata fungsional dan kata-kata isi
dengan benar.
 Kata-kata fungsional mengekspresikan hubungan dan
hanya mempunyai satu arti dalam setiap konteks
penggunaannya – melputi kata penghubung, kata
depan, kata sandang, dan kata ganti.
 Kata-kata isi, adalah kata-kata yang bersifat multi
demensi – meliputi kata benda, kata kerja, kata sifat dan
kata keterangan.