PENCATATAN & PELAPORAN

POKOK BAHASAN

• Pengertian
• Tahapan Pencatatan
• Alur pengiriman
• Jenis pelaporan
• Aplikasi software
• Pelaporan berbasis web
 Pencatatan dan Pelaporan merupakan
instrumen vital dalam sistem kesehatan

Tanpa ada pencatatan dan pelaporan, kegiatan

atau program apapun yang dilaksanakan tidak
akan terlihat wujudnya
 PENGERTIAN
• Mengkomunikasikan secara tertulis
kepada Tim Kesehatan lain yang
memerlukan data kesehatan atau
data Epidemiologi secara teratur
(Kron & Grey)
• Dokumen Formal dan Legal yang
dibuat secara tertulis tentang data –
data kesehatan (Kozier & Reb)
 Pengertian

• Suatu kegiatan mencatat dengan berbagai

alat/media tentang data kesehatan yang
diperlukan sehingga terwujud tulisan yang bisa
dibaca dan dapahami isinya.
• Salah satu kegiatan administrasi kesehatan yang
harus dikerjakan dan dipertanggungjawabkan
oleh petugas kesehatan (khususnya
Epidemiolog).
• Kumpulan Informasi kegiatan upaya pelayanan
kesehatan yang berfungsi sebagai alat/sarana
komunikasi yang penting antar petugas
kesehatan.
TUJUAN

• Menyediakan informasi tentang situasi

dan besarnya masalah program
• Mendapatkan data tentang kemajuan
program
• Mendapatkan bahan untuk evaluasi
• Mendapatkan bahan perencanaan
kegiatan selanjutnya
• Identifikasi Masalah
 MANFAAT
Potter & Perry

• Komunikasi
• Pendidikan
• Pengalokasian Kegiatan/Anggaran
• Evaluasi
• Dokumen yg sah
• Jaminan Mutu
• Penelitian
• Analisis
• Feed Back
• Komunikasi
– sebagai alat komunikasi yang efektif antar
petugas kesehatan sehingga
kesinambungan informasi dan upaya
pelayanan kesehatan dapat tercapai.
• Pendidikan
• Pengalokasian Kegiatan/Anggaran
• Evaluasi
• Dokumen yg sah
• Jaminan Mutu
• Penelitian
• Analisis
• Feed Back
• Komunikasi

• Pendidikan
– sebagai informasi tentang gambaran
penyakit atau masalah kesehatan dan
pemecahannya
• Pengalokasian Kegiatan/Anggaran
• Evaluasi
• Dokumen yg sah
• Jaminan Mutu
• Penelitian
• Analisis
• Feed Back
• Komunikasi
• Pendidikan

• Pengalokasian
Kegiatan/Anggaran
– dapat digunakan untuk merencanakan tindakan dan
kegiatan yang tepat dengan dana yang tersedia
• Evaluasi
• Dokumen yg sah
• Jaminan Mutu
• Penelitian
• Analisis
• Feed Back
• Komunikasi
• Pendidikan
• Pengalokasian Kegiatan/Anggaran

• Evaluasi
– sebagai dasar ntuk melakukan evaluasi terhadap
hasil intervensi yang diberikan.
• Dokumen yg sah
• Jaminan Mutu
• Penelitian
• Analisis
• Feed Back
• Komunikasi
• Pendidikan
• Pengalokasian Kegiatan/Anggaran
• Evaluasi

• Dokumen yg Sah
– sebagai bukti nyata dan legal yang dapat digunakan
bila didapatkan adanya penyimpangan serta bila
diperlukan untuk keperluan pengadilan.
• Jaminan Mutu
• Penelitian
• Analisis
• Feed Back
• Komunikasi
• Pendidikan
• Pengalokasian Kegiatan/Anggaran
• Evaluasi
• Dokumen yg Sah

• Jaminan Mutu
– dapat memberikan jaminan kepada masyarakat
terhadap mutu layanan kesehatan yang diberikan.
• Penelitian
• Analisis
• Feed Back
• Komunikasi
• Pendidikan
• Pengalokasian Kegiatan/Anggaran
• Evaluasi
• Dokumen yg Sah
• Jaminan Mutu

• Penelitian
– merupakan sumber data yang sangat bemanfaat
untuk kepentingan penelitian atau riset.
• Analisis
• Feed Back
• Komunikasi
• Pendidikan
• Pengalokasian Kegiatan/Anggaran
• Evaluasi
• Dokumen yg Sah
• Jaminan Mutu
• Penelitian

• Analisis
– merupakan dasar analisis masalah kesehatan pada
individu, keluarga maupun masyarakat.
• Feed Back
• Komunikasi
• Pendidikan
• Pengalokasian Kegiatan/Anggaran
• Evaluasi
• Dokumen yg Sah
• Jaminan Mutu
• Penelitian
• Analisis

• Feed Back
– dapat digunakan sebagai umpan balik dalam rangka
meningkatkan kesehatan kepada masyarakat.
 Kreiteria Pencatatan
• Pencatatan Harus Sistematis, Jelas, dan Ringkas
• Ditulis dengan Baik dan menghindari kesalahan.
• Tepat Waktu, ditulis segera setelah
tindakan/kegiatan dilakukan.
• Ditulis secara Terperinci dan Lengkap mencakup
What, Why, When, Where, Who, and How
• Menghindari kata-kata yang sulit diukur
• Mencantumkan nama jelas dan tanda tangan
setelah melakukan pencatatan.
 Pelaporan
• Cara komunikasi petugas kesehatan
yang dapat dilakukan baik secara
tertulis maupun lisan tentang
hasil dari suatu kegiatan atau
intervensi yang telah dilaksanakan
 Pelaporan Lisan

• Kelemahan : yang dilaporkan hanya yang

baik-baik saja dan bersifat subyektif.

• Keuntungan : Hasil dari kegiatan/intervensi

yang telah dilakukan dan data yang telah
terkumpul dapat segera ditindaklanjuti
dalam waktu yang lebih cepat.
 Pelaporan Tertulis

• Kelemahan : memakan waktu dan

biaya yang lebih.

• Keuntungan : bisa lebih bersifat

Objektif dan lebih terperinci serta
pelaporan dapat bersifat positif
maupun negative.
 KEGIATAN
 Pengumpulan data dari sarana
kesehatan tingkat pertama seperti
Puskesmas, Pustu, RS-Unit Rawat
Jalan serta Pelayanan Swasta

 Pengolahan data dan analisis

 Penyajian data dan umpan balik

 ALUR PENCATATAN DAN PELAPORAN
PENDERITA ISPA DI PUSKESMAS

LAP. RUTIN
BULANAN
STEMPEL P2 ISPA:
P2 ISPA
•BBP
KARTU REGISTER •P
PENDERITA/ HARIAN •PB
FORM PENDERITA
PENCATATAN ISPA
MTBS • LAP. SENTINEL
di PUSKESMAS SURV.PNEU SEMUA
UMUR

TATALAKSANA STANDAR Catatan:

& 2013  Surv ISPA Berat berbasis Lab.
KLASIFIKASI P2 ISPA di 6 RS di 6 prov
 PENCATATAN & PELAPORAN
• Tingkat Puskesmas
1. Stempel
2. Register Harian
3. Laporan Bulanan
4. PWS Cakupan Pneumonia Balita Per Bulan
Per Desa
 STEMPEL P2 ISPA
UNTUK
SETIAP
KUNJUNGAN
BALITA ISPA
PUSKESMAS
YANG TIDAK
MELAKSANA
KAN MTBS
DISTEMPEL
PADA KARTU
BEROBAT
 REGISTER HARIAN PENDERITA ISPA
DI PUSKESMAS :
KABUPATEN :
PROPINSI :
TAHUN :
TINDAK KONDISI SAAT KUNJUNGAN
ISPA ≥ 5 TAHUN)
KUNJUNGAN UMUR (bln) Frekuensi KLASIFIKASI LANJUT ANTIBIOTIKA ULANG KET
NO NAMA NO. REG ALAMAT
Napas Ruju (MENINGGAL) BUKAN
L P BP P PB R.Jalan PNEUMONIA
Baru Ulang k Ya Tidak Membaik Tetap Memburuk PNEUMONIA
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

Keterangan: Kolom 5 : Pilih salah satu kolom,beri tanda (V) Kolom 9 : diisi tanda (V) sesuai tindakan

Kolom 1 : No Urut atau tanggal & bulan Kolom 6 : Umur sesuai kolom jenis kelamin Kolom 10 : Pilih salah satu kolom, beri tanda (V)
Kolom 2 : Nama Penderita Kolom 7 : Jumlah napas/menit Kolom 11 : Pilih salah satu kolom, beri tanda (V)
Kolom 3 : No register (sesuai kartu status) Kolom 8 : Kolom diisi (V) sesuai klasifikasi Pneumonia Kolom 12 : Beri tanda (V) bila meninggal
Kolom 4 : Alamat penderita BP= Bukan Pneumonia, P=Pneumonia, PB=Pneumonia Berat Kolom 13 : Beri tanda (V) sesuai klasifikasi
 LAP. BULANAN P2 ISPA
PUSKESMAS -KAB/KOTA-PROP -PUSAT

NO. DESA JML. JML. PNDDK. SASARAN REALISASI PENEMUAN

PNDDK. USIA BALITA (10% BALITA) PNEUMONIA BERAT PNEUMONIA
(10% JML.PNDDK.)
<1TH 1-4TH <1TH 1-4TH
1 2 3 4 5 6 7 8 9

PENDERITA JML. KEMATIAN ISPA ≥5 TAHUN

JUMLAH (PNEUMONIA BATUK BUKAN BALITA KARENA PNEU- BUKAN
%
+ PNEUMONIA BERAT) PNEUMONIA PNEUMONIA MONIA PNEUMONIA
<1TH 1-4TH TOTAL <1TH 1-4TH TOTAL <1TH 1-4TH TOTAL

10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21
 PENENTUAN PERKIRAAN KASUS

Perkiraan Kasus (Sasaran):

Semua anak Balita yang diperkirakan
menderita Pneumonia yang berada dalam
satu wilayah tertentu dalam kurun waktu
setahun
 Perkiraan Kasus Pneumonia

Berdasarkan Perkiraan WHO:

Perkiraan Kasus Pneumonia :10 – 20 % jml
Balita
Di INA ~ 10% Jml Balita (adopsi WHO,
blm ada data insiden)
Jumlah Balita = 10 % x Jumlah
Penduduk (Sensus = 9,2 – 9,6%)
(Pusdatin = 9,54%)
 Perhitungan Cakupan
Penemuan Pneumonia Balita
Numerator (a)
Jumlah kasus Pneumonia Balita yang
ditemukan di suatu wilker pkm utk suatu
periode waktu tertentu
Denominator (b)
Perkiraan kasus penemuan Pneumonia
Balita wilker pkm tsb dalam 1 tahun

Cara penghitungan : _ a_
X 100%
b
• Jumlah penduduk di wilayah kerja
Puskesmas XXX pada tahun 2012 di
ketahui jumlah penduduk : 55.000 jiwa.
– Berapakah Perkiraan kasus pneumonia di
Puskesmas XXX pada tahun tersebut.
– Berapakah target yang harus di temukan tiap
bulan ?
– Jumlah kasus pneumonia yang ditemukan
pada tahun 2012 sebanyak 150 kasus berapa
cakupan pneumonia di puskesmas tersebut?
 TARGET
• Batas ketentuan yang telah di tetapkan untuk di
capai
• Penetapan Target :
 Keterbatasan sumber daya (SDM, Log,
Obat2an & biaya operasional)
 Bila sumber daya yang ada tersedia maka
seharusnya target adalah semua sasaran atau
100%
 Penentuan Target di daerah mengacu kepada
Target NASIONAL (harapannya tidak lebih
rendah dari target Nasional)
 TARGET NASIONAL

(PENGENDALIAN ISPA)
• TAHUN 2010: 60%
• TAHUN 2011: 70%
• TAHUN 2012: 80%
• TAHUN 2013: 90%
• TAHUN 2014: 100%
 Alur Pelaporan

SENTINEL RUTIN
Ditjen PP-PL Ditjen PP-PL
Subdit ISPA Ket: Subdit ISPA

Laporan
Dinkes Prop Dinkes Prop

Subdin P2M (ISPA) Umpan Subdin P2M (ISPA)

Balik

Dinkes Kab/Kota Dinkes Kab/Kota

Subdin P2M (ISPA) Subdin P2M (ISPA)

Puskesmas/RS
Sentinel Puskesmas
 WAKTU PELAPORAN

- Pusk  Kab/Kota (selambat2nya tgl 5

tiap bulan)
- Kab/Kota  Provinsi (selambat2nya tgl 10 tiap
bln)
- Provinsi  Pusat (selambat2nya tgl 15
tiap bln)
MARI KITA BEKERJA SAMA
MENJADI TEAM YG SOLID

KARENA SETIAP KITA

PASTI MEMILIKI PERAN
OKE