Manajemen Kontrak

Setyawan Hardan
 Manajemen Kontrak

Identifikasi KPI untuk pengadaan barang & jasa yang

berkesinambungan
Memastikan bahwa setiap orang memenuhi komitmen
mereka secara terus menerus
Outline

 Pengantar Manajemen Kontrak

 Kondisi kontrak dan kebijakan pengadaan barang
 Kontrak sosial dan lingkungan
 Pengembangan Key Performance Indikcator (KPI)
 Anggaran & Akunting
 Kesimpulan
Proses Pengadaan Barang & Jasa

Kualifikasi
Identifikasi supplier dan
Specifikasi
kebutuhan penilaian

Akunting:
“whole life costing”

Manajemen
kontrak Tendering &
& review evaluasi tender
 Pengantar Manajemen Kontrak
Berkelanjutan
• Sering diabaikan sebagai bagian dari proses
manajemen pengadaan barang dan rantai
pasokan
• ‘Silahkan & Lupakan’ adalah praktek yang buruk
• Kontrak perlu dikelola
– Mereka memiliki konsekuensi hukum
• Terkait assessment resiko
Pengantar Manajemen Kontrak Berkelanjutan

• Review kinerja sebagai bagian dari sistem pengadaan barang & jasa
yang bagus
• Demonstrasikan delivery terhadap hasil yang berkelanjutan
– Target perbaikan yang tepat
• Fokus pada pengukuran dan hasil
• Edukasi dan dukungan– internal & external
• Pastikan semua pihak memenuhi kewajiban dengan seefisien dan
seefektif mungkin
 Manajemen Kontrak & Review

2. Spesifikasi teknis
1. Relevan pada kontrak , kriteria seleksi dan
Pastikan bahwa penunjukan
kinerja dan pencapaian
kondisi kontrak
adalah….. tujuan organisasi pemenang yang
jelas

Bila tepat lolos 3. Kompatible

kewajiban 4. Termasuk dengan peraturan
sebagai supplier dalam catatan organisasi dan
kontrak dan pemerintah bila bisa
dokumentasi dilakukan
tender

Bila memungkinkan bekerja dengan

supplier untuk perbaikan berkelanjutan
 Pertimbangan Untuk Panitia
Pengadaan
• Manajemen kontrak mirip manajemen proyek
• Supplier harus dipertimbangkan sebagai anggota team proyek
• Langkah yang dilakukan termasuk:

– Pengawasan & monitoring kinerja kontrak

– Manajemen perubahan
– Manajemen konflik dan penyelesaian
– Manajemen finansial/pembayaran
– Penyelesaian kontrak dan penutupan
 Manajemen Kontrak & Review
 Kondisi kontrak terkait kinerja kontrak

 Mereka memerinci bagaimana kontrak harus dijalankan

 Mereka menyediakan scope yang luas untuk menghadapi dampak lingkungan

dan sosial

 Bekerja dengan supplier selama kinerja kontrak yang krucial untuk pencapaian
tujuan yang berkelanjutan
 Kewajiban Kinerja Kontrak

• Pembuat permintaan barang dan petugas pengadaan barang harus

mencapai kesepakatan pada sasaran kinerja menengah berdasarkan
kewajiban kinerja kontrak
• Sasaran menengah akan memungkinkan organisasi untuk:
– Mengukur kemajuan, deteksi variance kinerja
– Mengambil langkah perbaikan dan
– Menindak lanjuti
Contract Management and Review
• Diskusi:
• Siapa yang melakukan manajemen kontrak
dalam organisasi?
• Siapa yang bertanggungjawab untuk apa?
 Contract Conditions and
procurement policy

1. Kondisi kontrak seharusnya

 Relevan dengan subyek yamg dikontrak
 Jangan menambahkan persyaratan yang tidak
memberikan manfaat yang proporsional
 Jelaskan didepan (catatan tender, dll)
 Jangan disamarkan spesifikasi teknis, kriteria
pemberian kontrak, kriteria seleksi, dll

2. Supplier harus menerima persyaratan kontrak untuk bisa ditunjuk sebagai

pemenang kontrak
 Contoh Klausul Kontrak Berbasis Lingkungan

Transpor produk &  Delivery produk dalam bentuk konsentrat dan kemudian
alat ke site diencerkan di site

 Gunakan kemasan yang reusable untuk mengangkut

produk ke site

 Delivery produk dalam bentuk bulk dan pada saat non

peak traffic time
Bagaimana pelayanan  Gunakan indikator dosis untuk memastikan kuantitas
dilakukan performed yang tepat dari produk cleaning yang digunakan
Pembuangan produk  Produk atau kemasan diambil untuk reuse, didaur ulang
setelah dipakai dan atau dibuang ditempat yang tepat oleh kontraktor
kemasan produk

Training untuk staf  Staffdi training tentang dampak lingkungan dari kerja
kontraktor mereka dan kebijakan lingkungan dari otoritas ditempat
dimana mereka akan bekerja
Source: EC “Buying Green” 2004
 Example of Social Contract Clauses
Keterlibatan staf &  Penyiapan keterlibatan semua staf, tenaga kerja,
tenaga kerja penggajian, kudapan, transport, perumahan

 Pemakaian tenaga kerja lokal dengan ketrampilan dan

pengalaman yang tepat
Nilai upah dan  Skala gaji dan kondisi yang memadai
kondisi tenaga kerja
 Information personnel kontraktor tentang
penggajian dan
pembayaran pajak mereka sesuai peraturan perundang
undangan negara

Persons dalam  Tanpa rekrut, atau rencana untuk rekrut , staf pemberi
pelayanan dari kerja
pemberi kerja
Hukum  Penundaan sementara peraturan terhadap personnel
Ketenagakerjaan kontraktor
Example of Social Contract Clauses

Jam kerja  Dilarang bekerja diluar jam kerja yang sudah dinyatakan dalam kontrak

 Statemen eksepsi dalam kontrak dan ijin dari engineer

Fasilitas untuk staf  Perlengkapan akomodasi dan fasilitas kesejahteraan untuk personnel
dan tenaga kerja kontraktor

Health & Safety  Prerhatian untuk maintenance personnel kontraktor Health & safety

 Penunjukan petugas pencegahan insiden di site dan laporan ke kondisi H&S

 Pencegahan HIV-AIDS

Superintendence  Penyediaan superintendence untuk perencanaan, penyiapan, mengatur,

Kontraktor mengelola, inspeksi dan test pekerjaan.

Personnel  Ketrampilan, kualifikasi dan pengalaman memenuhi syarat personnel

Kontraktor kontraktor
 Example of Social Contract Clauses
Senjata & Amunisi  Dilarang memberi, barter, membuang senjata apapun dan
amunisi dalam segala bentuknya
Perayaan, adat,  Menghargai pereayaan negara, keagamaan dan adat lainnya
keagamaan
 Bertanggungjawab penyiapan dan penyelenggaraan
Pemakaman pemakaman pekerja yang meninggal dalam kerja
Larangan Kerja  Dilarang mempekerjakan tenaga kerja dengan paksaan atau
paksa Dan Wajib wajib kerja
Kerja
Larangan  Dilarang mempekerjakan anak anak dibawah umur
mempekerjakan
anak anak
Record Tenaga  Ketrampilan, pengalaman dan kualifikasi yang dibutuhkan oleh
Kerja personnel kontraktor

 Laporan penggunaan tenaga kerja dan peralatan oleh

kontraktor
Monitor and Control

 Memonitor kinerja supplier dan kesesuaiannya dengan kondisi

kontrak terkait tujuan sosial dan lingkungan

 Mengakses dampak tindakan pengadaan pada target area pada

periode waktu yang ditentukan sebelumnya

 Melakukan review sasaran/tujuan dan menjadi catatan untuk

pelajaran

 Berbagi informasi dalam pencapaian dan target kedepan dalam

organisasi dan dengan komunitas bisnis dan stakeholder
 Key Performance Indicators

1. KPIs untuk suppliers membantu mempertahankan fokus pada perbaikan sasaran

2. Sasaran perbaikan lingkungan meliputi:

 Berat dan volume kemasan, isi material berbahaya, kemasan reusable dan
returnable, frekuensi PO dan delivery, schedulling delivery

3. Sasaran perbaikan sosial meliputi:

 Jam bekerja, Health & safety, training dan pendidikan, peluang persamaan dan
perbedaan, tenaga kerja anak anak, pencegahan kerja paklsa dan wajib kerja,
kebebasan berserikat.
Exercise and Discussion:

 Dalam kelompok –terkait kategori pembelanjaan

 Menentukan pendekatan manajemen kontrak dan
pengukuran yang relevan

 Feedback/Umpan balik
The procurement process

Appraisal &
Identifikasi kualifikasi supplier
Spesifikasi
kebutuhan

Akunting &
whole life costing

Manajemen
Kontrak & review Tender &
evaluasi tender
 Accounting

Bagaimana akunting mengatur

pembiayaan lingkungan dan sosial?

 Constraints
 Long-term cost effectiveness vs short-term payback
 Tidak ada manfaat langsung pada oreganisasi membayar
penuh biaya mereka
 Issue Kapital & Pendapatan
Kesimpulan

 Manajemen kontrak mendukung delivery

berkelanjutan
 Menyediakan indikator sukses
 Tantangan
 Melibatkan supplier
 Membina hubungan kerjasama
 Mendemonstrasikan aplikasi pengukuran yang
relevan
 Berbagi sukses