Pengadaan Secara

E-Purchasing

Emin Adhy Muhaemin

Direktur Pengembangan Sistem Katalog
Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
 TREND PERKEMBANGAN
PEMENUHAN KEBUTUHAN
BARANG/JASA
Trend Bisnis e-Commerce Dunia
Bisnis e-Commerce Indonesia
TREND PERKEMBANGAN
E-CATALOGUE DI
PEMERINTAHAN
 PENGEMBANGAN E-KATALOG DI PEMERINTAHAN
Negara/Sistem Fungsionalitas Pengelolaan Tahun Tahun
Pencapaian
Dimulai Pencapaian
Inggris • eCatalogue • Sistem ini untuk • 2.400.000
eMarketplace • eFramework pemerintah produk
Contracts pusat. • 32.000
• eRFQ • Tiap negara penyedia
n/a 2014
bagian (Irlandia,
Skotlandia) • 17.000 pembeli
memiliki sistem
terpisah
Singapura • Catalogue Buy Terdapat kontrak  50.000
GeBiz • eRFQ lintas lembaga, penyedia
• eITT pendelegasian  9.000 pembeli
• Framework kepada K/L/D/I tetap
1998 2006
Contract mengikuti kebijakan
• ePayment & & pedoman
eInvoicing pengadaan
pemerintah pusat
Brazil • eRFQ Sistem berlaku untuk  177.000 produk
Comprasnet • Reverse Auction semua negara  2.500 jenis jasa
• Document bagian. Telah dipakai
Sharing di 1000 unit  287.000
2001 2010 penyedia
pembelian
pemerintah  1.000 unit
pengadaan
pemerintah
 PENGEMBANGAN E-KATALOG DI PEMERINTAHAN
Negara/Sistem Fungsionalitas Pengelolaan Tahun Tahun
Pencapaian
Dimulai Pencapaian
Korea Selatan • eBidding Center-Led:  305.000 produk
KONEPS • eContract pemerintah pusat  244.000 penyedia
• ePayment membuat kontrak
• eShopping untuk produk umum  45.000 pembeli di
• eOrdering dan mengelola sektor publik
pemerintah daerah  66% dari
untuk kontrak lokal. pembelanjaan
1997 2012 pemerintah
dilakukan melalui
e-Procurement
 17.2%
pembelanjaanpe
merintah melalui
on-line shopping
mall (2010)
 Isu Pokok Dari Contoh Terbaik Transformasi
Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

TRANSFORMASI DAN
ISU POKOK
PENDEKATAN
Jumlah paket Sedikit
Pengadaan (Kontrak) (consolidated/group/shared)

Harga beli Harga pasar atau lebih murah

(market driven)
Pelaksanaan Kebijakan, Sistem Strategik
Proses dan Prosedur
Sederhana
serta
Kontrak
Operasionalisasi Jangka Panjang
Biaya administrasi Rendah

Metoda Memakai alat bantu elektonik

(e-procurement)
Procure to Pay
Lingkup (Procurement+contract
management + Payment)
Payung Hukum e-Katalog
ARAHAN PRESIDEN JOKOWI DALAM KAITAN
E-KATALOG

Inpres 1 Tahun 2015 Tentang

Percepatan Pelaksanaan Pengadaan
Barang/Jasa Pemerintah
 Amanat Inpres 1 Tahun 2015
Menteri/Pimpinan Lembaga/Pimpinan Kesekretariatan Lembaga Negara:

1. Menyelesaikan Rencana Umum Pengadaan ....;

2. Menyelesaikan proses pengadaan paling lambat akhir bulan Maret, ....
3. Melaksanakan seluruh Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah melalui
Sistem Pengadaan Secara Elektronik (e-procurement)

Gubernur, Bupati, dan Walikota, untuk :

1. Bersinergi secara aktif dengan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah ....

2. Menyelesaikan Rencana Umum Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
Daerah ...;
3. Menyelesaikan proses pengadaan barang/jasa Pemerintah Daerah
paling lambat akhir bulan Maret Tahun Anggaran berjalan, ...;
4. Melaksanakan seluruh Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Daerah
melalui Sistem Pengadaan Secara Elektronik (e-procurement);\
 Pelaksanaan Pengadaan Melalui E-Procurement

E-Procurement*

E-Tendering E-Purchasing

Katalog Elektronik

E-Lelang Cepat & E-

E-Lelang & E-Seleksi
Seleksi Cepat

* Pasal 106 ayat (2) Perpres 54/2010

 Pengertian E-Katalog dan e-Purchasing
1. E-Catalogue adalah sistem informasi elektronik yang memuat daftar,
jenis, spesifikasi teknis dan harga barang/jasa tertentu serta
penyedia yang menjual produk tersebut.
2. E-Catalogue Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dibuat dan di kelola
oleh LKPP (e-Catalog LKPP).
3. Pencantuman harga dan spesifikasi teknis suatu barang/jasa
berdasarkan pada “perjanjian” antara Pemerintah dan Penyedia
Barang/Jasa
4. Harga Pemerintah harus lebih baik atau minimal sama dengan harga
non Pemerintah
5. E-Catalogue sebagai dasar bagi K/L/D/I melakukan pemesanan
barang/jasa melalui e-Purchasing.
6. Aplikasi E-Purchasing merupakan aplikasi perangkat lunak Sistem
Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) yang berbasis web, dapat
diakses melalui website LPSE
 Maksud dan Tujuan E-Katalog dan e-Purchasing

1. Memberikan kepastian spesifikasi teknis dan

harga
2. Memudahkan proses pengadaan barang/jasa
pemerintah
3. Mengurangi biaya transaksi proses
pengadaan
4. Memperoleh cost reduction
5. Terstandarisasinya proses pengadaan dan spesifikasi
barang/jasa yang dicantumkan dalam e-catalogue
6. Mendukung pelaksanaan kebijakan Pemerintah
7. Meningkatkan kemampuan industri dalam menyediakan
kebutuhan Pemerintah
 Dibutuhkan oleh beberapa K/L/D/I

Kebutuhan bersifat berulang

Tinggi

Bottleneck Critical
Resiko Pasokan thd
Operasional

Routine Leverage

Rendah
80 % items=20 % of value 20 % items=80 % of value
Rendah Tinggi
Spesifikasi Teknis Jelas dan terstandardisasi

 Diprioritas untuk barang

 Jasa dapat masuk e-katalog jika sdh ada standar layanan/produk
Contoh : Internet Service Provider, Sewa Kendaraan/Pesawat
 Material konstruksi sebagian sudah masuk e-katalog
 Pekerjaan konstruksi  Besaran dan koefisien
tenaga/upah, material dan alat pembentukan
pekerjaan konstruksi sangat bervariasi tergantung tidak cocok
jenis pekerjaan, lokasi, karakteristik lahan yang masuk e-
akan dibangun, dan pekerjaan pendukung lainnya katalog

 Jasa pemasangan yang belum ada standardnya

 STRATEGI PENGEMBANGAN E-KATALOG
Produk diusulkan Penyedia:
Alkes, Alat berat, dll Bhinneka.com, dll

Aggregasi Online
Supply Driven Hasil riset, Produksi
Shop
Produk sektor yang (3) Dalam Negeri, Green
(4)
diusulkan K/L/D/I Product

Kebijakan
Demand Driven Khusus/Program
(2) Strategis
(5)

Ditetapkan LKPP
untuk barang/jasa
E-
Katalog Lokal
yang umum
digunakan K/L/D/I
Katalog (6)
(1)
Nasional
Kendaraan, ISP, dll UKM, AMP, Industri Lokal,
dll
 Alur Proses e-Katalog

1.
Pre- Katalog

2.
4.
Framework
E-Purchasing
Contract

3.
e-Katalog
 Alur Proses Pra-Katalog (1)
• Pertemuan dgn • Studi kebutuhan,
Pengusul • Supply chain & logistic
• Pertemuan Tripartite management,
(Pengusul, Pengguna/ • Spesifikasi teknis,
K/L/D/I
Penyedia, LKPP) • Syarat penyedia,
• Proses bisnis penyedia

(2) Klarifikasi dan

(1) Usulan (3) Melakukan
Barang/Jasa Seleksi Item Analisis Pasar
Barang/Jasa

Penyedia
Barang/Jasa
 LEVEL PENYEDIA

+Nilai Tambah +Nilai Tambah +Nilai Tambah

SUB
PABRIKAN DISTRIBUTOR DISTRIBUTOR/ PPK
PENGECER

+ Keuntungan + Keuntungan

Jika menurut regulasi atau kebijakan

perusahan tidak memungkinkan pabrikan
menjual langsung kepada end user
 Alur Proses Pra-Katalog (2)

(4) Menentukan (5)

Strategi
Kompetisi/Lelang
Pemilihan
Penyedia atau Klarifikasi/
(Sourcing) Negosiasi

KOMPETISI/ SUPPLY VS KLARIFIKASI/ Proses

DEMAND
LELANG Negosiasi
POSISI TAWAR NEGOSIASI
menghasilkan
efisiensi yang
signifikan
KONTRAK
Alur Proses Framework Contract dan E-Katalog
(7) Input Data
(6) Finalisasi dan Jenis, Spesifikasi (8)
Tanda-tangan Teknis, dan Produk tayang di E-
Kontrak Harga dan Katalog (Portal
Payung/Katalog Review serta Pengadaan
oleh Kepala LKPP Approval Nasional)

Mata uang dalam

bentuk
Rp US$/EURO Update harga
tergantung
E-Katalog :
L I pada kategori https://e-
o m barang/jasa, katalog.lkpp.go.id/
p periodisasi,
k
asumsi nilai
a o
tukar, dll
l r
E-KATALOG LOKAL
 Bagaimana Katalog Lokal ?

 Produk lokal, dan/atau layanan lokal, cocok untuk UKM

 Pengembangan e-katalog melalui pendekatan
“ center-led ” yang mengkombinasikan lembaga
pusat yang melakukan pengaturan dan koordinasi
dengan lembaga daerah dan entitas lainnya yang
bertanggung jawab atas kategori barang/jasa atau
wilayah tertentu
 Proses pra-katalog dilakukan Tim Katalog yang
ditetapkan Kepala Daerah atau Pejabat yang ditunjuk
Kepala Daerah
 Kontrak payung (kontrak katalog lokal) ditanda-tangani
Kepala Daerah atau Pejabat yang ditunjuk Kepala
Daerah
 Penayangan barang/jasa di e-Katalog Nasional
TUJUAN KATALOG LOKAL
a. Menumbuhkembangkan produk lokal
b. Meningkatkan peran UKM dalam e-
Katalog
c. Memperluas jaringan informasi produk
lokal ketingkat nasional
d. Penetrasi layanan dapat sampai titik
terjauh/terpencil dari daerah tersebut
e. Mempersingkat waktu layanan
f. Kemudahan purna jual
TAHAPAN PENGEMBANGAN
KATALOG LOKAL

Tahapan 3 ( Pemantapan )

Tahapan 2 ( Proyek
Percontohan)

Tahapan 1 (Pengenalan /
Sosialisasi )
 RENCANA KERJA PILOTTING E-KATALOG
LOKAL

No Uraian Output Jadwal Penanggung Keterangan

Jawab
1. Pembentukan Tim SK Tim
2 Training Pengelola Orang-
Pokja, dan IT, termasuk Terlatih
Review dan Approval
Data yang Diinput
Penyedia
3. Penyusunan SOP SOP
4. Pengumpulan Usulan Dokumen
Barang/Jasa dari SKPD Usulan
Barang/Jasa
5. Seleksi Item Dokumen
Barang/Jasa Barang/Jasa
Terseleksi
 RENCANA KERJA PILOTTING E-KATALOG
LOKAL

No Uraian Output Jadwal Penanggung Keterangan

Jawab
6. Pra-Katalog (Studi • Dokumen
kebutuhan, hasil analisis
Supply chain & logistic pasar dan
management, penyedia
Spesifikasi teknis, • Dokumen
Syarat penyedia, pengadaan
Proses bisnis penyedia termasuk
Lelang atau non lelang spesifikasi
(negosiasi) teknis
• Dokumen
Hasil
Negosiasi/
Lelang
7. Pra dan Dokumen
Penandatanganan Kontrak
Kontrak Payung Payung
 RENCANA KERJA PILOTTING E-KATALOG
LOKAL

No Uraian Output Jadwal Penanggung Keterangan

Jawab
8. Training Input Data dan Penyedia-
Operrasionalisasi E- Terlatih
Purchasing
9. Training Operasionalisasi PPK/Pejabat
E-Purchasing Pengadaan/
Pejabat yang
ditetapkan oleh
Pimpinan
Instansi/
Institusi terlatih
 PERKEMBANGAN
PRODUK DAN NILAI
TRANSAKSI E-
PURCHASING
Perkembangan Jumlah Komoditas & Produk
e-Katalog 1.000.000.000

Jumlah Komoditas Jumlah Produk

40000

35000

30000

25000

20000

15000

10000

5000

2012 2013 2014 2015 2015**...2022

*status s/d 4 Mei 2015

Perkembangan Nilai Transaksi E-Purchasing
(dalam jutaan)

15.705.176

16,000,000
14,000,000
12,000,000 9.572.474
NILAI (JUTAAN RUPIAH)

10,000,000
8,000,000
5.402.537
6,000,000
4,000,000
634.392
2,000,000
-
2012 2013 2014 2015*

*status s/d 20 April 2015

 PARA PELAKU DAN
SKEMA E-PURCHASING

Kepala Kontrak Payung Penyedia Barang/Jasa e-

LKPP Katalog

pesanan pesanan

Spesifikasi
teknis dan pesanan Pejabat yang pesanan
harga di E- Pejabat ditetapkan oleh
katalog Pengadaan Pimpinan Instansi

Kontrak Pembelian

Pejabat Pejabat yang

HPS dan
Pembuat ditetapkan oleh
Spesifikasi Teknis Komitmen Pimpinan Institusi
Untuk bisa melakukan e-Purchasing maka
Pejabat Pembuat Komitmen, Pejabat Pengadaan
atau Pejabat yang ditetapkan oleh Pimpinan
Instansi/Institusi harus memiliki user id dan
password yang diperoleh melalui resgistrasi ke
Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE)
Kementerian/Lembaga/Pemda/Institusi setempat
dengan membawa surat pengantar dan SK
pengangkatan dari instansi/institusi ybs
 Alur e-Purchasing

Tanpa Negosiasi
Harga
E-Purchasing
Dengan
Negosiasi Harga

Produk E-Katalog dari proses hasil lelang, harganya bersifat tetap dan tidak
bisa dinegosiasi. Contoh : Buku Kurikulum 2013, Kartu Indonesia, Obat-
obatan
Produk E-Katalog dari proses hasil negosiasi, harganya merupakan batas
atas dan bisa dinegosiasi. Contoh : Alat berat, ISP, kendaraan, Bhinneka dll
Katalog dengan harga dalam US$ atau Euro, dikalikan dengan nilia kurs
setengah (Jual dan Beli) Bank Indonesia
 e-Purchasing tanpa Negosiasi Harga
PPK PP Penyedia Distributor
Lihat e-Katalog Login pada SPSE;
Email notifikasi
Buat rencana Klik aplikasi e-
pembelian;
pelaksanaan pengadaan Procurement lainnya;
Login pada e-Catalogue
(offline) Pilih aplikasi e-Purchasing

Login pada SPSE;

Buat Paket; Lihat permintaan
Klik aplikasi e-
Input & Kirim data pembelian;
Procurement lainnya;
permintaan pembelian Pilih distributor
Pilih aplikasi e-Purchasing

Persetujuan Permintaan Persetujuan Permintaan Persetujuan Permintaan

pembelian pembelian pembelian

Download template Download/Cetak Surat

perjanjian pembelian Pesanan Pembelian
Lihat notifikasi email;
Login pada e-Catalogue

Input status penerimaan

Input/update status
Input riwayat
pengiriman
pembayaran
 e-Purchasing dengan Negosiasi Harga
PPK PP Penyedia Distributor
Lihat e-Katalog Login pada SPSE;
Email notifikasi
Buat rencana Klik aplikasi e-
pembelian;
pelaksanaan pengadaan Procurement lainnya;
Login pada e-Catalogue
(offline) Pilih aplikasi e-Purchasing

Buat Paket;
Lihat permintaan
Input data permintaan
Login pada SPSE; pembelian
pembelian
Klik aplikasi e- Input & kirim data
Procurement lainnya; negosiasi harga
Pilih aplikasi e-Purchasing Negosiasi
Harga

Persetujuan Permintaan Persetujuan Permintaan

pembelian pembelian
Pilih distributor

Download template Download/Cetak Surat

Pesanan Pembelian Persetujuan Permintaan
perjanjian pembelian pembelian
Lihat notifikasi email;
Login pada e-Catalogue

Input status penerimaan

Input/update status
Input riwayat
pengiriman
pembayaran