CARA PENGADAAN OBAT YANG BAIK

DISUSUN OLEH : KELOMPOK II

1. ANGGA AFRI ANDI (18340014)
2. NURUL ARIYANI (18340028)
3. ANGGIE HENNY MATASIK (18340029)
4. AYU APRILIA TIKUPADANG (18340030)
SISTEM PENGADAAN SEDIAAN FARMASI

Sistem pengadaan sediaan farmasi merupakan penentu

utama dari ketersediaan obat dan biaya kesehatan total.
Dalam sebagian besar negara berkembang, pembelian obat
mewakili pengeluaran kesehatan terbesar tunggal setelah
biaya personil. Obat juga mengkonsumsi bagian terbesar
dari devisa yang berhubungan dengan kesehatan.
PROSES PENGADAAN YANG EFEKTIF HARUS :

1. Mendapatkan obat yang tepat dalam jumlah yang tepat

2. Memperoleh harga pembelian terendah
3. Memastikan bahwa semua obat yang dibeli diakui standar kualitasnya
4. Mengatur pengiriman untuk menghindari kekurangan dan kehabisan stok
5. Menjamin kehandalan pemasok sehubungan dengan layanan dan kualitas
6. Mengatur jadwal pembelian, formula untuk jumlah pesanan, dan tingkat keamanan
persediaan untuk mencapai biaya total terendah pada setiap tingkat dari sistem
7. Mencapai tujuan dengan cara yang paling efisien.
 SIKLUS PENGADAAN

Siklus pengadaan mencakup sebagian besar keputusan dan tindakan yang

menentukan jumlah obat tertentu yang diperoleh, harga yang dibayar dan kualitas obat
yang diterima. Pengadaan didefinisikan di sini sebagai proses perolehan persediaan dari
pemasok swasta atau publik atau melalui pembelian dari produsen, distributor, atau lembaga
seperti Dana Anak-anak PBB (UNICEF), Organisasi Kesehatan Dunia (WHO), atau program
bantuan bilateral. Sumber-sumber ini dapat digunakan secara individual atau dalam kombinasi
untuk memenuhi seluruh rentang kebutuhan obat.
 SIKLUS
PENGADAAAN
FAKTOR YANG MEMPENGARUHI HARGA
OBAT DAN TOTAL BIAYA

1. Harga satuan
2. Model pembelian dan total biaya
3. Biaya terlihat dan tersembunyi
 FAKTOR YANG MEMPENGARUHI HARGA
OBAT DAN TOTAL BIAYA
1. Harga Satuan
Prinsip mendasar bahwa peningkatan persaingan diantara pemasok biasanya menurunkan harga obat. Beberapa
faktor yang mempengaruhi persaingan dan harga di setiap pasar/market farmasi. Salah satu masalah utama
adalah berapabanyak produk obat yang berbeda, dan versi generik yang berbeda dari produk yang sama, ada di
pasar.
2. Model Pembelian dan Total Biaya
- Variabel total pembelian :
1. Harga pembelian obat
2. Biaya yang berkaitan dengan persediaan
3. Biaya operasi sistem pembelian, dan
4. Biaya tambahan yang timbul ketika stockouts terjadi (biaya kekurangan)
- Cara meminimalkan total biaya pembelian :
1. Selang waktu antar pesanan
2. Target keamanan persediaan
3. Rumus yang digunakan untuk menghitung jumlah pesanan yang kemungkinan merupakan jumlah tetap atau variabel
LANJUTAN .....
3. Biaya terlihat dan tersembunyi
Biaya terlihat : beberapa biaya ini dengan mudah terlihat oleh manager dalam hal total
pengeluaran untuk penerimaan obat atau gaji pegawai pengadaan.
Biaya tersembunyi yang terkait dengan kinerja yang buruk oleh pemasok (atau kantor
pengadaan) meliputi :
1. Peningkatan biaya akuisisi karena pengadaan darurat, seperti ketika obat penting yang
dipesan terlambat atau pemasok gagal mengirim tepat waktu
2. Biaya penggantian saat barang hilang atau harus dibuang karena kemasan yang buruk,
kondisi pengiriman yang tidak benar, pembusukan yang cepat
3. Biaya penggantian untuk pengiriman singkat, obat cair diencerkan, formulir sediaan yang
salah, dan sebagainya
4. Penyimpanan, biaya pelabuhan, dan biaya administrasi karena prosedur yang tidak efisien
atau kurangnya dana atau dokumentasi yang tepat
5. Biaya kesehatan dan ekonomi dari kehabisan stok karena keterlambatan atau kegagalan
pengiriman
BIAYA TERLIHAT DAN TERSEMBUNYI
 METODE PENGADAAN

1. Tender terbuka
2. Tender terbatas
3. Kompetisi negosiasi
4. Pengadaan langsung
 METODE PENGADAAN

1. Tender terbuka
Prosedur formal dimana produsen diundang melalui pengumuman di media cetak ataupun
elektronik, produsen harus mematuhi pada syarat dan kondisi yangditentukan dalam
undangan tender.
Keuntungan :
Stabilitas harga terjamin dan harga lebih murah
Persediaan /stok barang untuk jangka waktu tertentu terjaga (aman)
Kerugian :
Proses lama (problem kekosongan obat)
Membutuhkan tempat penyimpanan yang luas
Resiko obat macet
LANJUTAN...
2. Tender terbatas
Disebut tawaran tertutup atau tender selektif. Pemasok/produsen dipilih oleh panitia pengadaan dan
diundang untuk melakukan tender.
Keuntungan :
Harga dapat dikendalikan
Kerugian :
Berlaku untuk rekanan tertentu/terbatas

3. Kompetisi negosiasi
Pembeli mendatangi sejumlah pemasok yang dipilih (biasanya minimal tiga) untuk penawaran harga.
Keuntungan :
Bisa negosiasi harga
Pelayanan dalam pengantaran ditetapkan
Kerugian :
Prosesnya lama dalam negosiasi
4. Pengadaan Langsung
Pengadaan metode pembelian langsung dari pemasok tunggal, baik
dengan harga yang dikutip atau pada harga yang dinegosiasikan.
Keuntungan :
Prosenya lebih cepat
Kerugian :
Stabilitas harga tidak terjamin
Adminisrasi banyak dan boros
 PRAKTEK PENGADAAN FARMASI YANG BAIK
1. Pengadaan dengan nama generik
2. Pengadaan terbatas untuk daftar obat esensial atau daftar formularium
3. Pengadaan dalam jumlah besar
4. Monitoring dan kualifikasi distributor resmi
5. Pengadaan yang bersaing
6. Komitmen sumber tunggal
7. Jumlah pesanan sesuai perkiraan kebutuhan sebenarnya
8. Pembayaran dan manajemen keuangan yang baik
9. Prosedur yang transparan dan tertulis
10. Pemisahan harus ditangani secara terpisah
11. Program jaminan mutu obat
12. Audit tahunan
13. Pelaporan rutin
PRAKTIK PENGADAAN FARMASI
YANG BAIK
Gunakan nama generik (nama generik
internasional) untuk kompetisi. Tentukan standar
1. Pengadaan dengan
kualitas, bukan merek tertentuuntuk obat dengan
Nama Generik
masalah bioavailabilitas

2. Pengadaan Terbatas untuk • Memilih obat yang aman dan efektif serta
Daftar Obat Esensial atau hemat biaya
Daftar Formularium • Menggunakan prosedur persetujuan formal
untuk pengadaan obat tidak terdaftar

• Berkonsentrasi pembelian dalam daftar terbatas

3. Pengadaan dalam Jumlah
untuk meningkatkan jumlah, mengurangi harga.
Besar • Tentukan pengiriman yang dibagi
 • Menggunakan kualifikasi pemasok resmi berdasarkan kualitas obat,
kehandalan layanan dan kelayakan keuangan
4. Monitoring dan Kualifikasi
• Menyetujui pemasok sebelum melakukan tender (prakualifikasi) atau
Distributor Resmi
setelah (pasca kualifikasi)
• Menggunakan sistem pemantauan resmi untuk memastikan kualifikasi
pemasok yang berkelanjutan

• Menggunakan penawaran yang kompetitif untuk semua pembelian

5. Pengadaan yang bersaing
yang sangat kecil atau darurat untuk mendapatkan harga terbaik
• Dalam tender terbatas, hanya pemasok yang memenuhi syarat
yang berkompetisi
• Dalam tender terbuka, pemasok harus dievaluasi setelah
mengajukan penawaran

• Semua obat kontrak diperoleh dari pemasok yang menang

6. Komitmen Sumber Tunggal • Masuk ke dalam kesepakatan terpisah dengan pemasok
tidak terkontrak
7. Jumlah pesanan sesuai
perkiraan kebutuhan
sebenarnya
8. Pembayaran dan Manajemen
Keuangan yang Baik
9. Prosedur yang transparan
dan tertulis
• Mengembangkan catatan konsumsi handal dan data morbiditas
• Sistematis menyesuaikan surplus masa lalu, kekurangan, kehabisan
stok
• Sesuaikan untuk pertumbuhan program yang diharapkan dan
perubahan pola penyakit
• Mengembangkan mekanisme untuk pembayaran yang cepat dan
andal
• Pembayaran yang cepat dapat menurunkan harga obat sebanyak
potongan harga dalam jumlah besar
• Mekanisme keuangan yang membentuk akun obat terpisah
(contohnya dana obat bergulir) memungkinkan siklus pengadaan
beroperasi pada jadwal terpisah dari siklus perbendaharaan
• Mengembangkan dan mengikuti prosedur tertulis untuk
semua tindakan pengadaan
• Semaksimal mungkin membuat informasi tentang proses
tender dan hasil publik
10. PEMISAHAN HARUS DITANGANI SECARA TERPISAH

Ada beberapa fungsi penting yang harus ditangani secara terpisah, yang membutuhkan keahlian
berbeda.
Secara umum, fungsi-fungsi ini harus ditangani oleh individu yang berbeda, unit, komite, atau
subkomite. Fungsi tersebut meliputi:
1. Pemilihan obat
2. Kantifikasi persyaratan obat
3. Penyusunan spesifikasi produk
4. Persetujuan pemasok (prakualifikasi atau pascakualifikasi)
5. Penyelesaian dan penghargaan tender
 Program pengadaan yang efektif harus memastikan bahwa obat yang
dibeli dan didistribusikan berkualitas tinggi dan sesuai dengan standar
internasional. Ada 4 komponen dari sistem jaminan mutuproduk yang
efektif :
11. Program jaminan mutu 1. Memilih pemasok obat berkualitas yang terpercaya
produk 2. Menggunakan mekanisme yang ada seperti skema sertifikasi WHO
3. Melaporkanmasalah produk dan melakukan pengawasan pasca
pemasaran
4. Melakukan target kualitas pengujian jaminan

• Melakukan audit tahunan untuk menilai kepatuhan

terhadap prosedur pengadaan, ketepatan
12. Audit Tahunan pembayaran dan faktor-faktor terkait
• Mengyajikan hasil sesuai pengawasan publik yang
tepat

• Melaporkan indikator kinerja pengadaan utama terhadap

target setidaknya setiap tahun
• Gunakan indikator penting sebagai perbandingan harga
13. Pelaporan Rutin
terhadap harga pasar dunia, waktu tunggu pemasok,
persen pembelian dilakukan melalui persaingan, dan
merencanakan perlawanan pembelian aktual
 SISTEM PENGADAAN

1. Sistem perbekalan pusat : pendekatan toko perbekalan kesehatan pusat, dimana obat dibeli dan
didistribusikan oleh unit pemerintah pusat
2. Sistem agen pasokan otonom : pengadaan besar, penyimpanan, dan distribusi dikelola oleh agen pasokan
otonom atau semi-otonom yang tidak dikelola langsung oleh pemerintah
3. Sistem pengiriman langsung : dimana tender menetapkan harga danpemasok untuk setiap obat esensial,
yang disampaikan langsung oleh pemasok ke masing-masing bagian dan fasilitas utama
4. Sistem distrbusi utama : kontrak harga obat dinegosiasikan dengan pemasok sebelum mendistribusikan
obat-obatanke fasilitas kesehatan.
5. Pasokan pribadi sepenuhnya : pasien mendapatkan layanan farmasi dari apotek swasta. Pemerintah
tidak mengganti atau mungkin mengganti biaya layanan tersebut.
 ORGANISASI MANAJEMEN PENGADAAN
1.PENGAWASAN OLEH MANAJEMEN SENIOR

Tanggung jawab manajemen pengadaan :

 Mendapatkan pasokan berkualitas dengan harga terbaik
 memastikan pengiriman yang cepat dan dapat diandalkan,
 mengikuti prosedur yang transparan dan tidak dipengaruhi oleh kepentingan khusus
 Mempertahankan pola pengadaan yang menghasilkan beban kerja yang merata dan pasokan konstan bagi
klien.
 mencapai efisiensi melalui penggunaan sistem dan prosedur yang tepat;
 membatasi total biaya operasi pengadaan hingga persentase tertentu dari biaya pembelian obat
 memastikan bahwa pendapatan memadai untuk mendukung kantor dan bahwa keuangan dikelola secara
efektif,
 mengisi posisi kunci dengan staf terlatih dan termotivasi
 menjaga hubungan kerja yang efektif dengan manajemen senior dan dengan klien.
 LANJUTAN...
2. TANGGUNG JAWAB DALAM
PROSES PENGADAAN
3. Panitia pemilihan
2. Dewan Tender
obat (PFT)
tender dan negosiasi
1. Kantor Pengadaan sama dengan komite 4. Panitia Tender.
dilakukan menurut
formularium atau
undang-undang oleh
panitia farmasi dan Panitia pengadaan
pemerintah, yang
Dioperasikan oleh terapi, panitia sistem kesehatan
melapor ke kementerian
pemerintah atau oleh pemilihan obat harus melakukan pemilihan
keuangan, dalam situasi
swasta. terdiri dari praktisi akhir, pemilihan
ini kantor pengadaan
mengumpulkan informasi pengetahuan yang barang, dan pemilihan
menyiapkan daftar
tentang kebutuhan obat, mengevaluasi produk pemasok dan
permintaan dan dewan
mengembangkan daftar obat yang bersaing menyetujui spesifikasi
tender yang mengelola
pengadaan yang dalam berbagai kategori yang tepat untuk
proses tender dewan
diusulkan terapeutik untuk deskripsi produk.
tender memutuskan
memilih produk yang
pemasok mana yang
paling penting untuk
mendapat kontrak
sistem kesehatan.
LANJUTAN...
3. STAF KANTOR PENGADAAN DAN SISTEM MANAJEMEN

1. Persyaratan Kepegawaian.
• Secara umum, kantor pengadaan membutuhkan direktur, asisten direktur, dan staf
yang berpengalaman, dengan setidaknya satu apoteker .
• Akuntan dan petugas keuangan diperlukan untuk mengelola akun dan (dalam
beberapa sistem) mengelola pembayaran kepada pemasok.
• Staf dalam posisi pengadaan dan distribusi utama harus terlatih dan bermotivasi
tinggi, dengan kemampuan untuk mengelola proses pengadaan secara afektif

2. Gaji untuk staf pengadaan.

• Ketika gaji di kantor terlalu rendah untuk mendukung seorang individu atau keluarga,
atau jauh lebih rendah daripada pekerjaan yang setara di sektor swasta, praktik korupsi
dan pengabaian tugas jauh lebih mungkin terjadi
LANJUTAN...
3. Komunikasi dan intelijen pasar.
Agar berhasil di pasar internasional, program pengadaan memerlukan dua jenis
informasi kunci: data harga komparatif, dan informasi tentang kapasitas
pemasok, kehandalan, dan kualitas.

4. Memeriksa Kinerja Sistem Pengadaan.

Sistem informasi manajemen yang handal (SIM) adalah salah satu elemen
terpenting dalam pengadaan. Kurangnya SIM yang berfungsi atau
ketidakmampuan untuk menggunakannya secara layak merupakan
penyebab utama kegagalan program.

5. Pengadaan Manual.
Prosedur pengadaan manual dapat memakan waktu yang lama untuk di
kembangkan tetapi memiliki manfaat jika digunakan secara aktif untuk
mengarahkan dan mengelola staf.
 JAMINAN KEUANGAN

Program pengadaan tidak dapat berfungsi secara efektif

bila dana tidak mencukupi. Secara sederhana, banyak negara telah
sepenuhnya bergantung pada anggaran publik untuk mendukung
pengadaan obat, dengan obat-obatan yang disediakan gratis untuk
pasien rawat inap dan rawat jalan
 JAMINAN KEUANGAN

1. SUMBER DANA UNTUK PENGADAAN FARMASI

Sumber dana untuk farmasi termasuk pembiayaan pemerintah, asuransi kesehatan, pembiayaan bersama
masyarakat, dan pembiayaan donor
2. AKSES KE DEVISA
Pengadaan farmasi hampir selalu membutuhkan pengeluaran devisa terbesar dalam sistem kesehatan.
3. MEKANISME PEMBAYARAN TERPERCAYA
Harga obat rendah yang berkelanjutan hanya mungkin jika program pengadaan dapat menjamin pembayaran yang
cepat sesuai dengan ketentuan program
4. DUKUNGAN KEUANGAN UNTUK KANTOR PENGADAAN
Jasa pengadaan dapat menjadi bagian dari gudang dan operasi distribusi atau dibentuk sebagai kantor pengadaan
yang terpisah
 KESIMPULAN

1. Sistem pengadaan yang baik haruslah memenuhi ketersediaan obat,

jumlah obat, waktu tiba yang tepat, harga yang terjangkau dan sesuai
dengan standar mutu agar ketersediaan obat di rumah sakit selalu ada.
2. Pengadaan yang baik harus didukung dengan adanya pengawasan oleh
Manajemen senior, Tanggung jawab dalam proses pengadaan, staf
kantor pengadaan dan sistem manajemen serta manajemen keuangan
yang baik.
TERIMA KASIH