PERENCANAAN KEGIATAN

PUBLIC RELATIONS

MENYUSUN PROGRAM
PUBLIC RELATIONS

-10-
 Mengapa perlu menyusun
program PR ?
 Untuk menetapkan target-target operasi PR yang
nantinya akan menjadi tolok ukur atas segenap hasil
yang diperoleh
 Untuk memperhitungkan jumlah jam kerja dan berbagai
biaya yang diperlukan
 Untuk memilih prioritas-prioritas yang paling penting guna
menentukan: jumlah program dan waktu yang diperlukan
guna melaksanakan segenap program PR yang telah
diprioritaskan tersebut.
 Untuk menentukan kesiapan atau kelayakan pelaksanaan
berbagai upaya dalam rangka mencapai tujuan-tujuan
tertentu sesuai jumlah dan kualitas: personel yang ada,
daya dukung dari berbagai peralatan fisik seperti alat-alat
kantor mesin cetak, kamera, kendaraan serta anggaran
dana yang tersedia.
Model Perencanaan PR
PENGENALAN SITUASI
 Dimana posisi kita sekarang
 Apa yang sudah diketahui dan yang
tidak diketahui oleh masyarakat tentang
organisasi
 Apakah ada kesalahan dalam
pandangan atau sikap mereka
 Apakah ada kesalahpahaman antara
organisasi dengan khalayaknya
 Model Perencanaan PR
Cara mengenali situasi :

 Survey-survey khusus yang diadakan untuk mengungkapkan

pendapat masyarakat, respon/tanggapan atau citra organisasi
di mata khalayaknya
 Pemantauan berita di media massa
 Tinjauan terhadap grafik penjualan serta menelaah berbagai
indikasi yang terkandung di dalam laporan-laporan tahunan.
 Tinjauan terhadap kondisi persaingan
 Tinjauan fluktuasi harga-harga saham
 Situasi hubungan industri
 Kondisi dan pengaruh cuaca jika itu relevan
 Frekuensi keluhan masyarakat Diskusi dengan petugas
penjualan dan distributor
 Kajian terhadap berbagai kekuatan pasar (ekonomi, sosial,
politik)
 Sikap tokoh masyarakat yang merupakan pencipta atau
pemimpin pendapat umum
Model Perencanaan PR
PENETAPAN TUJUAN
 Agar berhasil mencapai tujuan yakni dengan
memperbaiki bobot para calon pegawai baru;
• dibutuhkan kerjasama yang erat antara manager PR
dengan manager personalia---------Personalia:
keterangan rinci mengenai kualifikasi pegawai yang
cocok dan dibutuhkan-------PR;
• merancang iklan lowongan kerja sedemikian rupa
agar dapat memancing para tenaga terbaik di
bursa tenaga kerja untuk melamar. (pola huruf,
komposisi tulisan, letak logo perusahaan,
rangkaian kalimat menarik, dll)
Model Perencanaan PR
DEFINISI KHALAYAK

 Penting untuk membatasi khalayak

 Menentukan khalayak yang paling
sesuai
 Khalayak PR lebih bervariasi dari
khalayak iklan
 Model Perencanaan PR
PEMILIHAN MEDIA DAN TEKNIK-TEKNIK PR

 Perbandingan media Periklanan dengan media PR

 Kampanye periklanan dan kampanye PR sama-sama dapat
menggunakan berbagai macam media.
 Praktisi PR berhubungan dengan editor, jurnalis, produser TV dan
radio, sedangkan praktisi periklanan lebih banyak berhubungan
dengan manager iklan
 Iklan lebih komersial dibandingkan PR
 Kampanye periklanan terbatas menggunakan media yang
diharapkan membuahkan hasil maksimal, kampanye PR dapat
menggunakan apa saja asal menjangkau banyak khalayak.
 Program-program PR memang secara umum tidak terlalu pilih-pilih
media seperti iklan, sehingga pemililihan mediapun harus dilakukan
secara cermat.
 Dunia kePRan dapat menggunakan berbagai media khusus,
peranan media khusus itu menjadi sangat penting seandainya
organisasi yang bersangkutan tidak menyediakan anggaran untuk
biaya pemakaian media komersil seperti koran atau majalah.
Model Perencanaan PR
PENGATURAN ANGGARAN
 Perlunya menyusun anggaran
• Program PR harus disesuaikan dengan anggaran yang
tersedia
• Untuk mengetahui berapa besar anggaran yang diperlukan
• Anggaran memaksakan disiplin pengeluaran dana sehingga
mencegah terjadinya pemborosan.
 Unsur-unsur anggaran
• Tenaga kerja
• Biaya tetap
• Materi atau peralatan
• Kas kecil
Model Perencanaan PR
PENGATURAN ANGGARAN
 Kalkulasi anggaran untuk departemen PR
• Gaji (manager, asisten, editor, jurnal internal, potografer,
sekretaris dsb.
• Biaya tetap (sewa gedung, bunga pinjaman, ongkos listrik,
jasa kebersihan, dll)
• Depresiasi (penyusutan) : alat-alat inventaris seperti mesin
ketik, komputer, mesin fotocopi, kendaraan, dll
• Asuransi (mobil, perjalanan dinas, pensiun dan
pengobatan)
• Resepsi pers (aneka rupa materi, katering, ongkos tenaga
ekstra)
• Jurnal staf dan jurnal eksternal(editing, desain, fotografi,
percetakan, distribusi)
• Presentasi slide (biaya pemeliharaan, naskah, ilustrasi,
ongkos produksi, pengadaan)
• Video (pembuatan, penyimpanan, pemeliharaan)
Model Perencanaan PR
PENGATURAN ANGGARAN
 Kalkulasi anggaran untuk departemen PR
• News release (riset, penulisan, produksi, pengarsipan, distribusi)
• Artikel-artikel feature
• Klipping
• Jasa informasi
• Rekaman radio (wawancara)
• Properti TV
• Literatur cetak
• Sponsorship
• Konferensi dan seminar (pembicara)
• Kunjungan pihak luar (transportasi, akomodasi, katering, informasi
pers)
• Pameran
• Kendaraan
• ATK
Model Perencanaan PR
 MENGEVALUASI HASIL PR
• Exposure
• Kesadaran/pemahaman/perubahan sikap
• Kontribusi penjualan/laba

 PENGUKURAN HASIL KERJA PR

• Evaluasi
• Monitoring
MENGIMPLEMENTASIKAN
RENCANA PR
 Perlu kehati-hatian dalam menempatkan
cerita dalam media.
 Publisitas membutuhkan perhatian
ekstra bila melibatkan tahapan peristiwa
spesial : makan malam penghormatan
atau kontes nasional.
 PR membutuhkan otak cemerlang untuk
hal-hal rinci dan solusi yang tapat jika
ada kesalahan.