Monitoring Proyek Revisi
Monitoring Proyek Revisi
M+E proyek 1
Sumengen Sutomo
Tujuan pembelajaran
•Memahami kerangka kegiatan monitoring proyek
•Meningkatkan pengetahuan tentang langkah-
langkah mengadakan monitoring proyek
•Mampu merencanakan monitoring proyek
•Memahami kerangka kegiatan monitoring project
•Meningkatkan pengetahuan tahap megnadakan m
•Mampu merencanakan m proyek
•Monitoring kinerja dan membandingkan dengan
plan , korfeksi penyimpangan
M+E proyek 2
Sumengen Sutomo
Outline
• Apa monitoring?
• Mengapa monitoring?
• Apa indikator monitoring?
• Merencanakan rencana monitoring?
• Contoh monitoring?
M+E proyek 3
Sumengen Sutomo
Apa monitoring proyek?
• Proses pengumpulan + analisis data rutin terus
menerus, sepanjang siklus proyek.
• Mengukur kemajuan proyek mencapai tujuan
(perubahan kinerja)
• Evaluasi proses
Indikator
Monitoring
Mulai Akhir
M+E proyek 4
Sumengen Sutomo
Lanjutan
• Menyediakan informasi pelaksanaan proyek dan
pelayanan sesuai dengan rencana
• Menjamin efektifitas + efisiensi penggunaan sumber daya
• Memberi informasi manfaat program bagi penduduk
• Memperbaiki dampak/outcome karena program
• Informasi kekuatan dan kelemahan program, pengambilan
keputusan dan koreksi (Pietrzale 19990)
• Monitoring informasi kinerja proyek, membandingkan
dengan rencana dan koreksi penyimpangan (Dale 2004)
M+E proyek 5
Sumengen Sutomo
Tujuan Monitoring
– Menilai kinerja proyek;
– Analisis kinerja proyek;
– Memperbaiki pelaksanaan kegiatan proyek sesuai
dengan rencana (Pietzale 1990)
M+E proyek 6
Sumengen Sutomo
Mengapa M penting?
• Menyediakan informasi kemajuan tentang
pelaksanaan kegiatan, hasil kegiatan
(output), penggunaan sumber daya, (input)
proyek;
• Memberikan informasi penyimpangan kinerja
proyek serta umpan balik teratur kepada
pengambil keputusan;
• Meningkatkan akuntabilitas pada donor dan
stakeholder lain
M+E proyek 7
Sumengen Sutomo
Lanjutan
• Menyediakan peluang memilih hasil
positif/negatif;
• Mengecek kondisi /situasi target group
M+E proyek 8
Sumengen Sutomo
Sistem Monitoring
• Merupakan proses yang teratur
• Analisis sekumpulan indikator
• Memberikan data untuk menilai masalah
• Membuat keputusan memperbaiki situasi
• Monitori kemajuan
M+E proyek 9
Sumengen Sutomo
Lanjutan
• Kriteria sistem M yang efektif
– Data berguna untuk identifikasi adanya masalah
+ sebab
– Data dikumpulkan teratur untuk monitor trend
indikator
– Data dipakai pedoman keputusan
– Data dikumpulkan rutin, terintegrasi kegiatan
rutin dan
– Monitoring terfokus
– Data bermanfaat untuk pengambilan keputusan
M+E proyek 10
Sumengen Sutomo
Lanjutan
• Data bermanfaat untuk decision making
• Monitoring kualitas pelayanan
• Monitoring sumber daya, termasuk inputs
(structure), proses, outcome
• Memenuhi standard?
M+E proyek 11
Sumengen Sutomo
Indikator
• Alat untuk mengukur perubahan dan pencapaian tujuan
proyek (input, proses, output, outcome, impak,
sustainability).
• Pengukuran indikator membantu mengetahui kinerja
proyek menggunan kriteria kuantitatif dan kualitatif.
• Indikator kuantitatif untuk mengukur perubahan. Contoh,
persentase, rate, ratio
• Indikator kualitatif: menggunakan kata-kata untuk
menggambarkan perubahan contoh, persepsi tenaga
kesejahteraan, kualitas hidup, dan kualitas diet.
• Indikator tidak banyak cukup beberapa saja tetapi baik
sehingga tidak perlu menggunakan banyak indikator
M+E proyek 12
Sumengen Sutomo
Macam indikator
Indikator Tujuan
M+E proyek 14
Sumengen Sutomo
Lanjutan
M+E proyek 15
Sumengen Sutomo
Dimensi Indikator
SMART QQTTL
Spesifik , terfokus, dan berdasarkan isu Jumlah, berapa banyak
Terukur dalam batas sumber daya dan Kualitas, bagaimana
waktu gambaran nya
Dapat dan setuju dicapai menurut batas Kapan akan waktu
waktu dan SD pencapaian
Target group siapan
Relevansi dan relatif menurut sek
M+E proyek 16
Sumengen Sutomo
Sistem Monitoring
~ proses teratur
~ analisis sekumpulan indikator
~ memberi data untuk menilai masalah
~ membuat keputusan memperbaiki situasi
~ monitor kemajuan
M+E proyek 17
Sumengen Sutomo
Lanjutan
• Jenis monitoring fokus pada
– Fasilitas
– Data demografi
– Penderita baru
– Jumlah kunjungan
– Daftar penderita
– Pasien baru/lama
– Cakupan immunisasi
• Data seharusnya untuk decision making
M+E proyek 18
Sumengen Sutomo
Lanjutan
Monitoring kualitas pelayanan
Tidak hanya
~ inputs (structure)
~ outcome
~ process
(memenuhi standard?)
M+E proyek 19
Sumengen Sutomo
Rencana M+E
• Rencana M merupakan pedoman sejalan
dan mengikuti tahapan yang ada pada:
• Dokumen kegiatan proyek
• Menjawab pertanyaan M+E
• Mengukur kemajuan proyek mencapai
tujuan
M+E proyek 20
Sumengen Sutomo
Lanjutan
• Kegiatan monitoring yang ada dalam
rencana M+E agar ada dalam overall
workplan/ perencanaan secara
keseluruhan
M+E proyek 21
Sumengen Sutomo
Menyusun M+E plan
Tahapan/Langkah-langkah menyusun rencana M+E:
• Identifikasi dan kesepakatan indikator kunci
• Memutuskan kebutuhan informasi untuk monitoring
• Mengidentifikasi indikator (alat) dan cara mengumpulkan
data
• Menganalisis, mengkomunikasikan, dan menggunakan
hasil
• Menenetukan sumber daya: tenaga, alat, waktu, dana, dan
stakeholder dan menjadi satu budget.
M+E proyek 22
Sumengen Sutomo
Lanjutan
• Lembaga menganjurkan dana M+E 5% dari
biaya total proyek.
• Memberikan peran dan tanggung jawab jelas
untuk melakukan M+E
• Rencanakan analisis data dan mengunakan
hasil. Siapa yang akan melakukan analisis data,
kapan , dan siapa, bagaimana melaporkan dan
pada siapa.
• Contoh, indickator untuk baseline survey
M+E proyek 23
Sumengen Sutomo
Lanjutan slide 21
• Memberikan peran dan tanggung jawab
yang jelas untuk melakukan M+E
• Rencanakan untuk melakukan analisis
data dan mengunakan hasil. Siapa yang
akan melakukan analisis data, kapan , dan
siapa, bagaimana melaporkan dan pada
siapa.
• Contoh, indickator untuk baseline survey
M+E proyek 24
Sumengen Sutomo
Monitoring proses Monitoring hasil
Gambaran masalah/situasi Baseline data gambaran
sebelum intervensi masalah/situasi sebelum intervensi
Bensmark/standart kegiatan
dan output yang diperoleh Indikator outcome
Pengumpulan data input, Pengumpulan data output kontribusi
kegiatan, output ke outcome
Laporan sistematis penyediaan Laporan sistematik kuantitatif dan
input-output kualitatif terhadap pencapaian tujuan
Langsung terkait dengan Dilakukan berkaitan dengan partners
intervensi /serentetatan strategis
Menyediakan informasi Menyediakan informasi tentang
administrasi, pelaksanaan, dan sukses/gagal terhadap isu efektiveness
isu manajemen
M+E proyek 25
Sumengen Sutomo
Tahapan Monitoring
1. Cek rencana operasional (PPM):
– Review dan revisi Logframe/pencatatan
kerangkanya
– Identifikasi gol=dampak
– Identifikasi tujuan=outcome
– Identifikasi kegiatan =output
– Kejelasan indikator: kuantitas, kualitas, waktu
M+E proyek 26
Sumengen Sutomo
Lanjutan
2. Cek kapasitas M+E
– Identifikasi SD yang tersedia
– Menilai kebutuhan training M+E
– Spesifikasi training yang dibutuhkan
3. Tentukan informasi yang dibutuhkan:
– pilih kegiatan yang akan di monitor
– gambarkan proses
– identifikasi sistem monitoring
– buat indikator penting
– kembangkan indikator kinerja
M+E proyek 27
Sumengen Sutomo
Lanjutan
4. Rencanakan pengumpulan dan analisis data
– Cek sumber, reliability, akurasi data yang sudah ada
– Identifikasi data yang masih diperlukan untuk baseline, M+E
– Tentukan jadwal waktu pengumpulan, proses, analisis, dan
penanggung jawab
5. Mengumpulkan data
– pilih cara yang sesuai
– rencanakan alat /kuesioner
– test kuesioner
– pilih strategy monitoring
– kumpulkan data
M+E proyek 28
Sumengen Sutomo
Lanjutan
6. Menyiapkan M+E plan dan budget
– Simpulkan kebutuhan informasi, data collection,
penggunaan informasi, laporan dalam bentuk M+E
plan
– Simpulkan capacity building dan bantuan lain
– Tentukan bias dan bantu M+E
M+E proyek 29
Sumengen Sutomo
Lanjutan
7. Manfaatkan informasi + hasil
~ tabulasi
~ analisis informasi
~ interpretasi + gunakan hasil
~ rencanakan sistem penyimpanan data +
pencarian kembali (retrive)
~ diseminasi informasi
M+E proyek 30
Sumengen Sutomo
Sistem Monitoring
~ walaupun terbatas map bagi pengelola,
karena menunjukkan tujuan dan lama
perjalanan
~ memberikan kontrol
~ harus dibangun dalam sistem informasi (RR)
yang ada sehingga tidak duplikasi dan
sederhana tidak komplikated
~ bila dalam sistem yang ada tidak ada informasi
dibuat baru tambahkan
M+E proyek 31
Sumengen Sutomo
Lanjutan
~ dikumpulkan hanya yang penting saja (untuk
decision making)
~ alat penting utk pengambilan keputusan +
kualitas pelayanan
~ membantu beri prioritas, monitor kemajuan,
dokumentasi untuk justifikasi keputusan
M+E proyek 33
Sumengen Sutomo
Kesimpulan
•Monitoring mengidentifikasi pelaksanaan proyek sesuai
dengan rencana. Apabila tidak sesuai mengadakan
koreksi.
•Tujuan M ases kinerja program/proyek, analisis kinerja,
dan memperbaiki sesuai dengan rencana.
M+E proyek 34
Sumengen Sutomo
Lanjutan slide 16
Tahapan monitoring:
1. Cek rencana proyek,
2. Cek kemampuan M+E,
3. Identifikasi indikator pengukuran ,
4. Rencanakan pengumpulan dan analisis data,
5. Pengumpulan data,
6. Menyiapkan sistem monitoring
7. Menyiapkan dana
8. Menggunakan hasil, dan
9. Memberikan umpan balik
M+E proyek 35
Sumengen Sutomo
LATIHAN
• CONTOH
• GFATAM
• PATFINDER INTERNATIONAL
M+E proyek 36
Sumengen Sutomo