BAB 8

 
PERENCANAAN DAN PENGAWASAN PRODUKSI DAN PERSEDIAAN

Bidang perencanaan dan pengawasan produksi dan persediaan

( production and inventory and control ) disingkat PIPC dalam
organisasi manufaktur dan jasa memberikan suatu kesempatan
karier yang menarik dan menantang bagi orang-orang yang
mempelajari bisnis dan teknik. Para spesialis PIPC adalah inti
system sisi suplay atau penawaran organisasi. Mereka
berpartisipasi dalam peramalan permintaan; perencanaan
kapasitas keseluruhan organisasi; penentuan berapa banyak
persediaan bahan dan komponen-komponen diproduksi secara
internal, mereka bertanggung jawab atas kapan dibuat dan pada
mesin-mesin mana sehingga master production schedules atau
skedul perakitan akhir dipenuhi untuk memuaskan permintaan
organisasi
Kegiatan-kegiatan PIPC dirumuskan dengan banyak istilah
secara tidak Konsisten,sehingga sulit untuk menetapkan
defenisi yang tepat.sebagai contoh,nama departemen utama
yang melaksanakan kegiatan PPIC mungkin “departemen
produksi”departemen pengawasan produksi” departemen
perencanaan pengawasan produksi dan persedian (PIPC ).
Para penulis menggunakan istilah ini karena sangat
pentingnya penginteraksian produksi dan persediaan dalam
kegiatan – kegiatan perencanaan dan pengawasan produksi.
Dalam banyak industry manufactur atau perusahan mungkin
lebih banyak menggunakan departemen produksi daripada
istilah lainnya. Ini berarti bahwa departemen produksi
bukan berarti departemen pabrik yang mengerjakan produk,
tetapi departemen yang mengembangkan dan memberikan
arah kepada pabrik serta mengendalikan produksi.
PENGERTIAN PIPC
Walaupun kegiatan – kegiatan PIPC berbeda dalam dalam
setiap situasi, ada paling tidak fungsi – fungsi tertentu yang
umum. Berbagai kegiatan yang dilakukan para spesialis PIPC
pada umumnya dapat diperinci sbb:
1. Berpartisipasi dalam penyusunan skedul-skedul produksi
induk yang realistis atas dasar kapasitas yang tersedia.
Melaporkan kedeprtemen-departemen pemasaran tentang hari
penyelesaian bagi pesanan-pesanan langganan.
2. Berpartisipasi dalam perencanaan kebutuhan tenaga kerja
untuk memenuhi skedul produksi induk.
3. Menerima pesanan-pesanan untuk memproduksi
produk- produk.
4. “Menguraikan” Pesanan- pesanan bagi produk- produk
yang di rakit dari bills of material, atau berarti menentukan
kuantitas, komponen- komponen dan operasi – operasi
yang dibutuhkan. Memberikan daftar permintaan kepada
departemen pembelian untuk komponen – komponen yang
akan dibeli.
5. Menentukan kebutuhan – kebutuhan bahan mentah
untuk komponen – komponen yang di produksi.
6. Menentukan Peralatan – peralatan yang diperlukan untuk
produksi. Memberikan daftar permintaan untuk peralatan-
peralatan yang akan dibeli atau dibuat secara internal .
7. Mengoperasikan gudang persediaan bahan mentah dan
mengelolah persediaan serta menyusun laporan – laporan
penerimaan dan pemakaian bahan secara akurat.
Memberikan daftar permintaan pembelian untuk bahan –
bahan yang diperlukan.
8. Menentukan produk yang dibuat pertama kali, Operasi –
operasi dan mesin – mesin yang diperlukan untuk membuat
produk – produk dan komponen – komponen.
9. Mempersiapkan perintah – perintah produksi yang
mengarahkan pelaksanaan operasi – operasi.
10.Menyusun skedul – skedul untuk pelaksanaan operasi –
operasi pada mesin – mesin tertentu.
11.Menjamin bahwa segala sesuatu yang dibutuhkan untuk
produksi akan tersedia dalam jumlah yang tepat pada waktu
yang tepat ketika perintah – perintah “diumumkan”.
12.Menentukan berapa banyak perintah pengerjaan yang harus
disampaikan ke pabrik untuk menyeimbangkan pesanan –
pesanan yang belum dipenuhi dengan kapasitas yang
tersedia.
13.Mengeluarkan perintah – perintah dan instruksi – instruksi
produksi untuk orang – orang dan mesin – mesin tertentu.
14.Mengatur transportasi barang dalam proses, dan mengawasi
lokasi pemrosesannya, dan menjamin akurasi laporan –
laporan penyimpanan persediaan dalam proses.
15.Menerima laporan – laporan tentang pekerjaan yang telah
diselesaikan dan membandingkannya dengan apa yang telah
diskedulkan. Memeperbaharui catatan – catatan kemajuan
pekerjaan – pekerjaan yang berpindah – pindah dalam
pabrik.
16.Membantu dalam memecahkan masalah – masalah yng
mengakibatkan penundaan – penundaan produksi.
17.Merevisi rencana – rencana bila rencana – rencana semula
tidak dapat dilaksanakan dan bila ada perubahan – perubahan
ukuran suatu pesanan atau hari penyelesaian yang
disyaratkannya.
18.Mengoperasikan gudang penyimpanan komponen –
komponen yang telah selesai dikerjakan dan mengawasi
persediaan komponen – komponen tersebut serta akurasi
catatan – catatannya.
19.Mengoperasikan gudang penyimpanan produk – produk
akhir dan mengawasi persediaan produk akhir serta akurasi
catatan catatannya.
20.Menjawab pemeriksaan – pemeriksaan sehubungan dengan
dengan kemajuan pesanan dalam proses.
21.Membantu dalam penyusunan estimasi – estimasi biaya
untuk pesanan – pesanan baru.
Sistem PIPC Terpadu
System-sistem PIPC yang berkembang sekarang merupakan system yang
menyerupai suatu siklus atau sering disebut system closed loop. Bagian –
bagian system dipadukan dalam susunan yang tepat. System PIPC mulai
dengan membuat rencana-rencana, mengimplementasikan rencana-rencana,
mengawasi kegiatan-kegiatan atas dasar rencana-rencana dan kemudian
memberikan informasi umpan balik kepada orang-orang PIPC sehingga
rencana-rencana baru atau yang telah direvisi dapat diimplementasikan dan
diawasi, dan seterusnya, sesuai periode waktu yang disyaratkan.
Sistem-sistem PIPC membantu pengelolaan kapasitas, tingkat persediaan
dan tenaga kerja, pembebanan mesin dan perpindahan pesanan-pesanan
melalui fasilitas produksi. Disamping itu, system memonitor pesanan-
pesanan yang disampaikan kepada pihak luar untuk komponen-komponen
dan bahan – bahan yang dibeli. Gambar 8 – 1 menunjukkan suatu gambaran
ringkas system PIPC terpadu ( inteqrad ).
PERENCANAAN AGREGAT DAN SCEDULING INDUK
Kegiatan perencanaan produksi dimulai dengan
melakukan peramalan-peramalan (forecasts) untuk
mengetahui terlebih dahulu apa dan berapa yang perlu
diproduksikan pada waktu yang akan datang. Peramalan
produksi bermaksud untuk memperkirakan permintaan akan
barang-barang atau jasa-jasa perusahaan. Tetapi hampir
semua perusahaan tidak dapat selalu menyesuaikan tingkat
produksi mereka dengan perubahan permintaan nyata. Oleh
karena itu, perusahaan mengembangkan rencana-rencana
rasional yang menunjukkan bagaimana mereka akan
memberikan tanggapan terhadap pasar. Ini merupakan tugas
perencanaan agregat dan scheduling induk ( master
scheduling )
Perencanaan agregat bersangkutan dengan cara kapasitas
organisasi digunakan untuk memberikan tanggapan terhadap
permintaan yang diperkirakan. Perencanaan agregat adalah
proses perencanaan kuantitas dan pengaturan waktu keluaran
selama periode tertntu ( biasanya antara 3 bulan sampai 1
tahun ) melalui penyesuaian variable-variabel tingkat produksi,
karyawan, persediaan dan variable lain yang dapa pt
dikendalikan. Digunakannya istilah agregat karena ramalan-
ramalan permintaan akan berbagai barang dan jasa individual
digabungkan menjadi unit-unit yang homogen. Perencanaan
agregat mencerminkan strategi perusahaan dalam hal pelayan
kepada langganan, tingkat persedian, tingkat produksi, jumlah
karyawan, dan lain-lain.
Selanjutnya, dari sekedul produksi induk dapat
diperoleh keterangan tentang jumlah karyawan, mesin-
mesin dan peralatan-peralatan, bahan mantah, dan
sumber daya-sumber daya lainnya yang dibutuhkan.
Sekedul produksi induk ( master production schedule,
atau sering hanya disebut master schedule) merupakan
formalisasi rencana produksi dan mengubahnya
menjadi kebutuhan-kebutuhan kapasitas, tenaga kerja
dan material tertentu. Beberapa fungsi penting scedul
produksi induk adalah:
1. Menterjemahkan dan merinci rencana-rencana
agregat menjadi produk-produk akhir tertentu
( spesifik)
2. Mengevaluasi skedul-skedul alternative.
3. Merinci dan menentukan kebutuhan-kebutuhan
material
4. Memernci dan menetukan kebutuhan kapasitas
5. Memudahkan pemrosesan informasi
6. Menjaga validasi perioritas-perioritas
7. Menggunakan kapasitas secara efektif.
• Gambar 8 – 2 menunjukkan hubungan rencana
produksi agregat dan skedul produksi induk yang
telah diuraikan diatas. Gambar ini dimaksudkan
untuk melengkapi dan memperjelas gambar 8 – 1,
yang menjelaskan system perencanaan dan
pengawasan produksi dan persediaan sebagai
suatu system integrative. Seperti dapat kita lihat
dalam gambar 8 – 2, peramalan memberikan
pedoman dasar bagi rencana produksi. Masukan –
masukan lainnya berasal dari penilaian terhadap
sumber daya perusahaan yang tersedia dan
kemampuan teknologikal
Proses Scheduling Induk
Walaupun scheduling induk tergantung pada tipe permintaan
(forecasts versus pesanan) dan horizon perencanaan, beberapa
pedoman scheduling perlu diperhatikan. Hal – hal pokok yang
perlu diperhatikan dalam scheduling induk adalah :
1. Scheduling induk dikerjakan atas dasar rencana produksi
agregat.
2. Menyusun skedul dengan modul – modul umum bila mungkin
3. Melakukan pembebanan pada fasilitas – fasilitas secara
realistic.
4. Menyampaikan order – order atas dasar satuan waktu.
5. Memonitor tingkat persediaan dengan cermat.
6. Melakukuan rescheduling sesuai keperluan.
Disamping itu, penyusun skedul induk juga harus mengintegrasikan
informasi permintaan dan persediaan ke dalam perencanaan atau
proses scheduling induk. Proses ini, secara umum, mengikuti langkah
– langkah sebagai berikut :
1. Menggabungkan kebutuhan – kebutuhan produk kotor per
periode.
2. Menetukan kebutuhan – kebutuhan produk bersih ( yaitu,
kebutuhan kotor dikurangi persediaan ).
3. Membagi kumpulan - kumpulan kebutuhan produk bersih kedalam
order – order yang direncanakan menurut tahapan waktu skedul.
4. Mengubah order – order yang direncanakan menjadi laporan –
laporan pembebanan pada pusat – pusat kerja kunci.
5. Merevisi order – order yang di rencanakan untuk memenuhi
prioritas dan menyesuaikan dengan kebutuhan – kebutuhan
kapasitas.
Contoh 8 – 1. Suatu perusahaan memproduksi dua
macam produk, X dan Y. Permintaan akan X dan Y
yang diperkirakan ditunjukkan dalam table 8-1
dibawah. Persediaan awal kedua produk adalah 60
unit dan 40 unit. Kombinasi produksi yang paling
ekonomis atas dasar perhitungan linear
programming adalah X sebesar 90 unit, dan untuk Y
sebesar 50 unit. Produk Y mempunyai deviasi
penggunaan standar sebesar 15 unit, dan
perusahaan menentukan persediaan pengaman
sebesar dua kali deviasi standar untuk memberikan
pelayanan sebaik mungkin.