BAB 2

PROSES DAN KENDALA

KOMUNIKASI

1. Proses Komunikasi
2. Kendala/Hambatan Komunikasi
3. Kegiatan Pertukaran Informasi
4. Pola Komunikasi (Formal dan Informal)
5. Kendala Komunikasi Organisasi
 GAMBAR: 1.2 PROSES KOMUNIKASI

Langkah 1 Umpan balik juga perlu disan- Langkah 6

Pengirim dikan, dikirim, dan diartikan
Penerima
mempunyai ide
mengirim
atau informasi
umpan balik
untuk dibagi

Langkah 2 Langkah 3 Langkah 4 Langkah 5

Pengirim Pengirim Penerima Penerima
menyandikan mengirim memahami mengartikan
ide pesan pesan pesan

Sumber: Bovee & Thill ,2007, Komunikasi Bisnis, Jilid I. P T Indeks, Jakarta,
hal. 12
Gambar 8.1 Proses Komunikasi

Pengirim Penerima

Pesan yang Penyandian SALURAN Pesan Pesan

akan dikirim pesan diterima disandikan

Gangguan

Umpan
balik

Sumber: Robbins, Perilaku Organisasi, Buku 2 Salemba Empat, Jakarta, 2008, h.7
1. Pengirim (komunikator) mengirimkan pesan dengan cara menyandikan
pemikirannya
 Pesan adalah produk fisik aktual dari penyandian oleh komunikator;
pembicaraan, tulisan, gerakan, ekspresi wajah adalah pesan.
2. Saluran merupakan perantara yang dipakai pesan dalam menempuh perjalanan
 Saluran formal disediakan oleh organisasi, dan mengikuti rantai otoritas
dalam organisasi
 Saluran informal, diciptakan secara spontan dan muncul sebagai tanggapan
terhadap pilihan-pilihan individual.
3. Penerima (komunikan) adalah obyek yg menjadi sasaran pesan.
 Sebelum pesan diterima, dilakukan penerjemahan sandi sehingga simbol-
simbol pesan dapat dipahami oleh komunikan
4. Gangguan, mewakili berbagai hambatan komunikasi yang mengacaukan
kejelasan pesan
 Baik datang dari pengirim, saluran, penerima maupun umpan balik.
5. Umpan balik, adalah sarana pengecekan apakah pesan telah
diterima seperti yang dimaksudkan pada awalnya.
 2. KENDALA/HAMBATAN KOMUNIKASI

1. Gangguan teknis
2. Gangguan Semantik
3. Gangguan Psikologis
4. Rintangan fisik
5. Rintangan Status
6. Rintangan Kerangka Berfikir
7. Rintangan Budaya
 1. GANGGUAN TEKNIS

Gangguan yang bersifat teknis, seperti

gangguan pada alat komunikasi,
media, teknologi dan sebagainya.
 2.GANGGUAN SEMANTIK
 Gangguan yang berasal dari penggunaan
bahasa, dapat karena :
1. Perbedaan bahasa
2. Perbedaan persepsi
3. Penggunaan istilah yang berlebihan
4. Ketidakmampuan dalam memilih kata
atupun kalimat
 3. GANGGUAN PSIKOLOGIS
 Gangguan psikologis adalah situasi dan kondisi psikis
yang terdapat/dimiliki oleh komunikan dan
komunikator. Misalnya nervous, malu takut dan
sebagainya.
 4. RINTANGAN FISIK

 Rintangan fisik dapat berupa hambatan jarak

komunikasi yang seringkali mengganggu
proses komunikasi. Ataupun ketidakadaan
fasilitas yang mampu meminimalisir hambatan
jarak tersebut.
 5. RINTANGAN STATUS
 Perbedaan Status antara komunikator dengan
khalayak seringkali menjadi hambatan yang dapat
mengurangi pencapaian tujuan komunikasi. Misalnya,
ketika seorang dosen muda harus memberi kuliah
didepan mahasiswa pasca sarjana yang ternyata
sebagian besar adalah atasannya di departemen
tertentu.
 6. RINTANGAN BUDAYA
 Perbedaan Budaya (nilai, Norma, kebiasaan, adat
istiadat) merupakan faktor yang sering membuat
tujuan komunikasi terhambat. Karena Budaya yang
dianut oleh sebuah masyarakat merupakan hasil
internalisasi individu terhadap nilai, norma, kebiasaan
dan adat dimana ia tinggal selama bertahun-tahun.
Maka kita mengenal ada yang namanya : Akluturisasi,
asimilasi.
 7. RINTANGAN KERANGKA BERFIKIR
 Komunikasi yang efektif dapat terjadi ketika terjadi
himpitan kepentingan (overlapping of
interest)/kesamaan persepsi antara komunikator
dengan komunikan. Kesamaan ini dapat terwujud jita
tida ada perbedaan yang mencolok dalam kerangka
berfikir komunikan
 3. KEGIATAN PERTUKARAN INFORMASI

Pencapaian tujuan suatu organisasi memerlukan

proses komunikasi. Proses komunikasi
memungkinkan anggota organisasi bertukar
informasi dengan menggunakan bahasa, simbol-
simbol.
 LANJUTAN
a) Menetapkan Tujuan
b) Membuat dan Melaksanakan Keputusan
c) Mengukur Prestasi Kerja
d) Merekrut dan Mengembangkan Staf
e) Pelayanan Pelanggan
f) Negoisasi dengan Pemasok
g) Memproduksi Produk
h) Berinteraksi dengan Peraturan yang Ada
a. Menetapkan Tujuan
Organisasi mempunyai berbagai macam
tujuan, baik yang bersifat formal maupun
informal. Untuk menetapkan suatu tujuan
mereka yang terlibat dalam organisasi baik
staf puncak, manajemen menengah ,
manajemen bawah, maupun karyawan perlu
melakukan pembahasan yang serius dan
cukup matang.
b. Membuat dan menetapkan tujuan
Tujuan yang telah ditetapkan dalam suatu
organisasi dpt tercapai bila orang-orang dalam
organisasi tsb membuat keputusan-keputusan
yang mendukung terlaksananya tujuan, serta
mematuhi keputusan yang telah disepakati.
c. Mengukur prestasi kerja
Saat keputusan telah dilaksanakan, manajemen perlu
melakukan pengukuran untuk mengetahui apakah
hasil yang diharapkan telah tercapai.
Pengukuran prestasi kerja mencakup beberapa faktor :
biaya, penjualan, pangsa pasar, produktivitas, tingkat
pertukaran karyawan dan tingkat persediaan yang ada.
d. Merekrut dan mengembangkan staf
Jika suatu perusahaan ingin merekrut
seseorang pegawai, ia harus mengumumkan
secara terbuka, meneliti resume, dan
mewawancara pelamar sehingga dapat
ditentukan orang yang benar-benar cocok
untuk menduduki jabatan yang tersedia.
e. Pelayanan Pelanggan
Semua organisasi akan berhubungan dengan
para customer (internal dan eksternal) atau
pelanggannya dengan menggunakan
komunikasi, baik formal maupun informal
f. Negosiasi dengan pemasok
Untuk mendapatkan harga produk yang baik,
manajemen dalam suatu perusahaan perlu
mengadakan negosiasi dengan pemasok maupun
pemberi pinjaman. Setelah mendapatkan bantuan dana
yang diperlukan, mereka harus secara rutin
memberikan laporan perkembangan perusahaan
kepada pihak-pihak terkait.
g. Membuat produk
Untuk menuangkan ide atau gagasan mengenai produk baru,
kemudian menempatkan dalam proses produksi, sampai
akhirnya menjadi suatu produk yang siap dipasarkan. Misalnya
: Seorang perancang merancang produk, pemasar melakuka
peneliti pasar dan manajer penjualan melakukan kampanye
penjualan
h. Berinteraksi dengan peraturan yang ada
Komunikasi bukan saja terjadi dalam tubuh
perusahaan, tetapi juga antara perusahaan dengan
pemerintah. Sebagai wakil masyarakat pemerintah
sudah seharusnya melindungi masyarakat.
Untuk itulah pemerintah menyusun peraturan yang
bertujuan memberikan perlindungan kpd masyarakat
luas dari tindakan sewenang-wenang perusahaan.
Misalnya : Perlindungan keselamatan kerja, jaminan
hari tua, penetuan upah minimum regional (UMR),
penentuan waktu (jam kerja)
 4. Pola komunikasi (formal dan informal)
a. Saluran komunikasi formal
Dalam struktur garis, fungsional maupun
matriks, akan nampak berbagai macam posisi
atau kedudukan masing-masing sesuai
dengan tanggung jawab dan wewenangnya.
 KOMUNIKASI DARI ATAS KE
BAWAH

MANAJER UMUM

MANAJER MANAJER MANAJER

PEMASARAN PRODUKSI KEUANGAN

BAGIAN BAGIAN BAGIAN BAGIAN BAGIAN

Bagian PABRIK PENELITIAN AKUNTANSI KEUANGAN
PENJUALAN
promosi
 Komunikasi dari atas ke bawah

• Komunikasi ke bawah adalah komunikasi yang mengalir dari

satu tingkatan ke suatu tingkatan yang lebih rendah, mengikuti
garis perintah dalam organisasi.
• Tujuan proses komunikasi ke bawah (Katz dan Kahn :1978)
1. Memberikan pengarahan atau instruksi kerja tertentu
2. Memberikan informasi tentang prosedur dan praktik organisasional
3. Menyediakan informasi mengapa suatu pekerjaan harus dilakukan
4. Memberitahu karyawan mengenai kinerja karyawan
5. Menyajikan informasi ideologi dalam membantu menanamkan
pengertian tentang tujuan-tujuan yang akan dicapai.
• Media yang digunakan
– Media cetak, seperti buku panduan, papan pengumuman, diskripsi
prosedur, laporan standar, memo
– Media oral, seperti; rapat, instruksi langsung, pidato, telepon.
 KOMUNIKASI DARI BAWAH KE ATAS

MANAJER UMUM

MANAJER MANAJER
PEMASARAN MANAJER KEUANGAN
PRODUKSI

BAGIAN BAGIAN BAGIAN BAGIAN BAGIAN BAGIAN

PENJUALAN PROMOSI PABRIK PENELITIAN AKUNTANSI KEUANGAN
 Komunikasi bawah ke atas adalah komunikasi yang
mengalir ke suatu tingkatan yang lebih tinggi mengikuti
garis pelaporan dalam suatu organisasi.
 Tujuan utamanya adalah;
 Memberikan umpan balik kepada atasan mengenai
pelaksanaan kerja
 Menginformasikan kemajuan pencapaian tujuan,
 Meneruskan masalah-masalah yang timbul.
 Bentuknya dapat berupa, laporan kerja, prosedur
keluhan, kotak saran, konsultasi, angket jaring aspirasi,
dls.
 KOMUNIKASI LATERAL/HORIZONTAL
MANAJER
UMUM

MANAJER MANAJER MANAJER

PEMASARAN PRODUKSI KEUANGAN

BAGIAN
BAGIAN BAGIAN BAGIAN BAGIAN BAGIAN KEUANGAN
PENJUALAN PROMOSI PABRIK PENELITIAN AKUNTANSI
 KOMUNIKASI LATERAL

• Komunikasi lateral adalah komunikasi yang terjadi di

antara individu-individu yang setara secara horizontal.
• Tujuan utamanya adalah;
1. Koordinasi tugas
2. Pemecahan masalah lintas unit kerja.
3. Saling tukar informasi, dan
4. Memecahkan konflik antar kelompok.
• Media yang digunakan dapat;
– Media cetak, seperti buku panduan, diskripsi
prosedur, laporan standar, memo, surat resmi
– Media oral, seperti; rapat, telepon.
b. Saluran komunikasi informal
Dalam jaringan komunikasi informal yang
ada dalam suatu organisasi tanpa
memperdulikan jenjang hirerarki
 KOMUNIKASI INFORMAL
MANAJER
PEMASARAN

MANAJER MANAJER MANAJER

PEMASARAN PRODUKSI KEUANGAN

BAGIAN BAGIAN BAGIAN BAGIAN BAGIAN BAGIAN

PENJUALAN PROMOSI PABRIK PENELITIAN AKUNTANSI KEUANGAN
 5. KENDALA KOMUNIKASI ORGANISASI

1. Hubungan Antar Pesona

Hubungan antar pesona cenderung menjadi lebih baik bila kedua
belah pihak melakukan hal-hal yaitu, menyampaikan perasaan
secara langsung dan dengan cara yang hangat dan ekspresif,
menyampaikan apa yang terjadi dalam lingkungan pribadi mereka
melalui penying-kapan diri, menyampaikan pemahaman yang
positif, hangat kepada satu sama lainnya dengan memberikan
respons-respons yang relevan dan penuh pengertian, bersikap tulus
kepada satu sama lain dengan menunjukan sikap menerima secara
verbal maupun non verbal.
2. Hubungan Posisional
1) Merencanakan penempatan/pengaturan jabatan secara
benar.
2) Berusaha menjernihkan hubungan. Kegagalan untuk
menjernihkan hubungan organisasi menimbulkan
kecemburuan, percekcokan, ketidakamanan,
ketidakefisienan,dan pelepasan tanggung jawab lebih
banyak dari kesalahan lainnya dalam pengorganisasian.
3. Hubungan Berurutan.
Informasi disampaikan keseluruh organisasi
formal oleh suatu proses; dalam proses ini
orang dipuncakhierarki mengirimkan pesan ;
kepada orang kedua yang kemudian
mengirimkannya lagi kepadaorang ketiga.