PERENCANAAN

Sumber: MANAJEMEN
(T. HANI HANDOKO, 2007)

TIM DOSEN
DASAR-DASAR MANAJEMEN

Sabtu 28 November 2020

 PENGERTIAN PERENCANAAN
Perencanaan adalah pemilihan sekumpulan
kegiatan dan pemutusan selanjutnya apa yang
harus dilakukan, kapan, bagaimana, dan oleh
siapa (Hani Handoko, 2007)

Kebutuhan akan perencanaan ada di semua

tingkatan dan pada kenyataannya meningkat di
mana tingkatan tersebut mempunyai dampak
potensial terbesar terhadap sukses organisasi
atau tingkatan manajemen atas
Sabtu 28 November 2020
 Perencanaan harus mempertimbangkan
kebutuhan fleksibilitas, agar mampu
menyesuaikan diri dengan situasi dan kondisi
baru secepat mungkin.

Salah satu aspek penting perencanaan adalah

pembuatan keputusan (decision making), proses
pengembangan dan penyeleksian sekumpulan
kegiatan untuk memecahkan suatu masalah
tertentu. Keputusan-keputusan harus dibuat pada
berbagai tahap dalam proses perencanaan.

Sabtu 28 November 2020

 TAHAP PERENCANAAN

Tahap 1 : Menetapkan tujuan atau

serangkaian tujuan. Perencanaan dimulai
dengan keputusan-keputusan tentang
keinginan atau kebutuhan organisasi atau
kelompok kerja. Tanpa merumuskan tujuan
yang jelas, organisasi akan menggunakan
sumber daya-sumber dayanya secara tidak
efektif.

Sabtu 28 November 2020

 Tahap 2 : Merumuskan keadaan saat ini.
Pemahaman akan posisi perusahaan sekarang
dari tujuan yang hendak dicapai atau sumber
daya-sumber daya yang tersedia untuk
pencapaian tujuan, adalah sangat penting,
karena tujuan dan rencana menyangkut waktu
yang akan datang. Hanya setelah keadaan
perusahaan saat ini dianalisa, rencana dapat
dirumuskan untuk menggambarkan rencana
kegiatan lebih lanjut. Tahap kedua ini
memerlukan informasi terutama keuangan dan
data statistik – yang didapatkan melalui
komunikasi dalam organisasi.

Sabtu 28 November 2020

 Tahap 3 : Mengidentifikasi segala kemudahan
dan hambatan. Segala kekuatan dan kelemahan
serta kemudahan dan hambatan perlu
diidentifikasi untuk mengukur kemampuan
organisasi dalam mencapai tujuan. Oleh karena
itu perlu diketahui faktor-faktor lingkungan intern
dan ekstern yang dapat membantu organisasi
mencapai tujuannya, atau yang mungkin
menimbulkan masalah. Walaupun sulit
dilakukan, antisipasi keadaan, masalah, dan
kesempatan serta ancaman yang mungkin
terjadi di waktu mendatang adalah bagian
esensi dari proses perencanaan.

Sabtu 28 November 2020

 Tahap 4 : Mengembangkan rencana atau
serangkaian kegiatan untuk pencapaian
tujuan. Tahap terakhir dalam proses
perencanaan meliputi pengembangan
berbagai alternatif kegiatan untuk
pencapaian tujuan, penilaian alternatif-
alternatif tersebut dan pemilihan alternatif
terbaik (paling memuaskan) diantara
berbagai alternatif yang ada.

Sabtu 28 November 2020

 ALASAN PERLU PERENCANAAN

 Para perencana tidak akan dapat

mengendalikan waktu yang akan datang,
tetapi mereka seharusnya berusaha untuk
mengidentifikasikan dan menghindarkan
kegiatan-kegiatan sekarang dan hasil-
hasilnya yang dapat diperkirakan akan
mempengaruhi waktu yang akan datang.

Sabtu 28 November 2020

 Salah satu maksud utama perencanaan
adalah melihat bahwa program-program
dan penemuan-penemuan sekarang dapat
dipergunakan untuk meningkatkan
kemungkinan pencapaian tujuan-tujuan di
waktu yang akan datang – yaitu
meningkatkan pembuatan keputusan yang
lebih baik.

Sabtu 28 November 2020

 Perencanaan dilakukan untuk mencapai:

1) “protective benefits” yang dihasilkan dari

pengurangan kemungkinan terjadinya
kesalahan dalam pembuatan keputusan,
dan
2) “positive benefits” dalam bentuk
meningkatnya sukses pencapaian tujuan
organisasi.

Sabtu 28 November 2020

 MANFAAT PERENCANAAN
 1) membantu manajemen untuk menyesuaikan
diri dengan perubahan-perubahan lingkungan;
 2) membantu dalam kristalisasi persesuaian
pada masalah-masalah utama;
 3) memungkinkan manajer memahami
keseluruhan gambaran operasi lebih kelas;
 4) membantu penempatan tanggung jawab lebih
tepat;

Sabtu 28 November 2020

 5) memberikan cara pemberian perintah
untuk beroperasi;
 6) memudahkan dalam melakukan
koordinasi diantara berbagai bagian
organisasi;
 7) membuat tujuan lebih khusus,
terperinci, dan lebih mudah dipahami;
 8) meminimumkan pekerjaan yang tidak
pasti;
 9) menghemat waktu, usaha, dan dana.

Sabtu 28 November 2020

 KELEMAHAN PERENCANAAN
 1) pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan
mungkin berlebihan pada kontribusi nyata;
 2) perencanaan cenderung menunda kegiatan;
 3) perencanaan mungkin terlalu membatasi
manajemen untuk berinisiatif dan berinovasi;
 4) kadang-kadang hasil yang paling baik
didapatkan oleh penyelesaian situasi individual
dan penanganan setiap masalah pada saat
masalah tersebut terjadi;
 5) ada rencana-rencana yang di ikuti cara-cara
yang tidak konsisten.
Sabtu 28 November 2020
 TIPE-TIPE
PERENCANAAN DAN RENCANA
 Bidang Fungsional, mencakup rencana
produksi, pemasaran, keuangan, dan
personalia. Setiap faktor memerlukan tipe
perencanaan yang berbeda. Misal, rencana
produksi akan meliputi perencanaan kebutuhan
bahan, scheduling produksi, jadwal
pemeliharaan mesin, dan sebagainya. Sedang
rencana pemasaran berisi target penjualan,
program promosi, dan sebagainya.

Sabtu 28 November 2020

 Tingkat Organisasional, termasuk keseluruhan
organisasi atau satuan-satuan kerja organisasi.
Teknik-teknik dan isi perencanaan berbeda untuk
tingkatan yang berbeda pula. Perencanaan
organisasi keseluruhan akan lebih kompleks
daripada perencanaan suatu satuan kerja
organisasi.
 Karakteristik-karakteristik (sifat) rencana, meliputi
faktor-faktor kompleksitas, fleksibilitas,
keformalan, kerahasiaan, biaya, rasionalitas,
kuantitatif, dan kualitatif. Misal rencana
pengembangan produk biasanya bersifat rahasia;
rencana produksi lebih bersifat kuantitatif
dibanding rencana personalia.
Sabtu 28 November 2020
 Waktu, menyangkut rencana jangka pendek, menengah,
dan jangka panjang. Semakin lama rentangan waktu
antara prediksi dan kejadian nyata, kemungkinan
terjainya kesalahan semakin besar. Sebagai contoh,
tingkat kepastian rencana pembangunan pabrik baru
sepuluh tahun yang akan datang, lebih rendah dibanding
rencana untuk pindah kantor dua minggu lagi.
 Unsur-unsur rencana, dalam wujud anggaran, program,
prosedur, kebijaksanaan, dan sebagainya. Perencanaan
meliputi berbagai tingkatan dan setiap tingkatan
merupakan bagian dari tingkatan yang lebih tinggi.
Perencana ini berhubungan dengan kegiatan-kegiatan
yang dilaksanakan, seperti program pengiklanan,
prosedur seleksi personalia, anggaran penelitian dan
pengembangan, dan seterusnya.

Sabtu 28 November 2020

 Dalam suatu organisasi rencana diperinci
melalui tingkatan-tingkatan yang membentuk
hirarki dan paralel dengan struktur organisasi.
Pada setiap tingkatan, rencana mempunyai dua
fungsi : menyediakan peralatan untuk
pencapaian serangkaian sasaran dari rencana
tingkatan di atasnya, dan sebaliknya
menunjukkan sasaran yang harus dipenuhi
rencana tingkatan dibawahnya. Rencana dari
manajemen puncak akan dibuat menjadi
rencana-rencana yang lebih terperinci oleh
satuan-satuan manajemen menengah dan lini
pertama.

Sabtu 28 November 2020

 Ada dua tipe utama rencana :
 (1) rencana-rencana strategik (strategic
plans), yang dirancang memenuhi tujuan-
tujuan organisasi yang lebih luas –
mengimplementasikan misi yang
memberikan alasan khas keberadaan
organisasi;
 (2) rencana-rencana operasional
(operational plans), penguraian lebih
terperinci bagaimana rencana-rencana
strategik akan dicapai.

Sabtu 28 November 2020

 FAKTOR WAKTU DAN
PERENCANAAN
 Pertama, waktu sangat diperlukan untuk
melaksanakan perencanaan efektif. Kedua,
waktu sering diperlukan untuk melanjutkan
setiap langkah perencanaan tanpa informasi
lengkap tentang variabel-variabel dan alternatif-
alternatif, karena waktu diperlukan untuk
mendapatkan data dan memperhitungkan
semua kemungkinan. Ketiga, jumlah (atau
rentangan) waktu yang akan dicakup dalam
rencana harus dipertimbangkan

Sabtu 28 November 2020

 PERENCANAAN STRATEGIK

Perencanaan strategik (strategic planning)

adalah proses pemilihan tujuan-tujuan
organisasi; penentuan strategi,
kebijaksanaan dan program-program
strategik yang diperlukan untuk tujuan-
tujuan tersebut; dan penetapan metoda-
metoda yang diperlukan untuk menjamin
bahwa strategi dan kebijaksanaan telah
diimplementasikan
Sabtu 28 November 2020
 Ada tiga alasan betapa penting perencanaan
strategik:
 Pertama, perencanaan strategik memberikan
kerangka dasar dalam mana semua bentuk-
bentuk perencanaan lainnya harus diambil.
 Kedua, pemahaman terhadap perencanaan
strategik akan mempermudah pemahaman
bentuk-bentuk perencanaan lainnya.
 Ketiga, perencanaan strategik sering merupakan
titik permulaan bagi pemahaman dan penilaian
kegiatan-kegiatan manajer dan organisasi.

Sabtu 28 November 2020

 PERENCANAAN OPERASIONAL VS
PERENCANAAN STRATEGIK
Aspek P. Operasional P. Strategik
Pusat Bahasan Masalah-masalah Kelangsungan dan
pengoperasian pengembangan
jangka panjang
Sasaran Laba sekarang Laba di waktu yang
akan datang
Batasan Lingkungan Lingkungan sumber
sumber daya daya waktu yang
sekarang akan datang
Hasil yang Efisiensi dan Pengembangan
diperoleh stabilitas potensi mendatang
Sabtu 28 November 2020
 PERENCANAAN OPERASIONAL VS
PERENCANAAN STRATEGIK
Aspek P. P. Strategik
Operasional
Informasi Dunia bisnis Kesempatan di waktu
sekarang yang akan datang
Organisasi Birokrasi/stabil Kewiraswastaan/
Kepemimpinan konserfatif fleksibel,
Mengilhami
perubahan radikal
Pemecahan Berdasarkan Antisipasi,
masalah pengalaman menemukan
masa lalu pendekatan- baru.

Sabtu 28 November 2020

 Perencanaan Strategik dan
Perubahan Lingkungan
Perkembangan lingkungan yang pesat
menambah penting perencanaan strategik:
(1)kenaikan tingkat perubahan teknologi,
(2)pertumbuhan kompleksitas pekerjaan
manajerial,
(3)peningkatan kompleksitas lingkungan eksternal
(4)semakin panjangnya tenggang waktu antara
keputusan-keputusan sekarang dan hasil-hasil
di waktu yang akan datang.

Sabtu 28 November 2020

 Proses Perencanaan Strategik

Pendekatan perencanaan strategik (atau

dapat disebut “manajemen strategik”)
merupakan penetapan serangkaian
keputusan dan kegiatan dalam perumusan
dan implementasi strategi-strategi yang
dirancang untuk mencapai tujuan-tujuan
organisasi. Proses penyusunannya
meliputi tidak kurang dari 9 langkah

Sabtu 28 November 2020

 Langkah 1 : Penentuan misi dan tujuan, yang
mencakup pernyataan-pernyataan umum
tentang misi, falsafah maksud, dan tujuan
organisasi. Perumusan misi dan tujuan
merupakan tanggung jawab kunci bagi manajer
puncak. Perumusan ini dipengaruhi oleh nilai-
nilai yang dibawakan manajer. Nilai-nilai ini
dapat mencakup masalah-masalah sosial dan
etika, atau masalah-masalah umum seperti luas
perusahaan, macam produk atau jasa yang
akan diproduksi atau cara pengoperasian
perusahaan.

Sabtu 28 November 2020

 Langkah 2 : Pengembangan profil perusahaan, yang
mencaerminkan kondisi internal dan kemampuan
perusahaan. Langkah ini dilakukan dengan
mengidentifikasi tujuan-tujuan dan strategi-strategi yang
ada sekarang (existing). Suatu profil perusahaan adalah
hasil analisa internal perusahaan untuk mengidentifikasi
tujuan dan strategi sekarang, serta memerinci kuantitas
dan kualitas sumber daya-sumber daya perusahaan
yang tersedia. Profil perusahaan menunjukkan
kesuksesan perusahaan waktu duludan kemampuannya
untuk mendukung pelaksanaan kegiatan sebagai
implementasi strategi dalam penyampaian tujuan di
waktu yang akan datang.

Sabtu 28 November 2020

 Langkah 3 : Analisa lingkungan eksternal,
dengan maksud untuk mengidentifikasi cara-
cara dalam mana perubahan-perubahan
lingkungan ekonomi, teknologi, sosial/budaya,
dan politik dapat secara tidak langsung
mempengaruhi organisasi. Di samping itu
perusahaan perlu mengidentifikasi lingkungan
lebih khusus, yang terdiri dari para penyedia,
pasar organisasi, para pesaing , pasar tenaga
kerja, dan lembaga-lembaga keuangan, dimana
kekuatan-kekuatan ini akan mempengaruhi
secara langsung operasi perusahaan.

Sabtu 28 November 2020

 Langkah 4 : Analisa internal perusahaan – kekuatan dan
kelemahan organisasi. Analisa ini dilakukan dengan
membandingkan profil perusahaan dan lingkungan
eksternal.
 Langkah 5 : identifikasi kesempatan dan ancaman
strategik. Identifikasi tujuan dan strategi, analisa
lingkungan, serta analisa kekuatan dan kelemahan
organisasi dipadukan dalam langkah ke lima : penentuan
berbagai kesempatan yang tersedia bagi organisasi dan
ancaman-ancaman yang harus dihadapinya. Berbagai
kesempatan dan ancaman ini dapat ditimbulkan banyak
faktor, antara lain perkembangan teknologi, perubahan
kondisi pasar, perubahan politik, atau perilaku
konsumen/langganan.

Sabtu 28 November 2020

 Langkah 6 : pembuatan keputusan strategik. Langkah
selanjutnya mencakup identifikasi, penilaian dan
pemilihan berbagai alternatif strategik. Proses ini disebut
proses pembuatan keputusan strategik, yang secara
terperinci akan di bahas nannti.

 Langkah 7 : pengembangan strategi perusahaan.

Setelah tujuan jangka panjang dan strategi dipilih dan
ditetapkan, organisasi perlu menjabarkannya kedalam
sasaran-sasaran jangka pendek (tahunan) dan strategi-
strategi operasional. Tujuan dan strategi umum
diterjemahkan dan diperinci menjadi berbagai strategi,
kebijaksanaan dan taktik (rencana, program dan
anggaran) operasional pada masing-masing bidang
fungsional organisasi.

Sabtu 28 November 2020

 Langkah 8 : Implementasi strategi, yang menyangkut
kegiatan manajemen untuk mengoperasikan strategi.
Implementasi berarti peletakan strategi menjadi
kegiatan. Implementasi melibatkan penugasan tanggung
jawab atas sukses semua atau sebagai strategi kepada
karyawan yang sesuai, diikuti dengan alokasi sumber
daya-sumber daya yang dibutuhkan.

 Langkah 9 : Peninjauan kembali dan evaluasi. Proses ini

sering disebut “strategic control”. Setelah strategi
diimplementasikan, manajer perlu senantiasa memonitor
secara periodik, atau pada tahap-tahap kritis untuk
menilai apakah organisasi berjalan kearah tujuan yang
telah ditetapkan atau tidak.

Sabtu 28 November 2020

 Kebaikan dan Kelemahan
Perencanaan Strategik
Proses perencanaan strategik akan bervariasi
dengan organisasi dan situasi. Ini akan
bervariasi dalam derajat pengalaman, biaya dan
penyelesaian, penggunaan metoda-metoda
kuantitatif dan dalam formalitas. Perbedaan-
perbedaan tersebut juga membedakan berbagai
kelemahan dan kebaikan perencanaan strategik
yang dihadapi dan dialami bermacam-macam
organisasi.

Sabtu 28 November 2020

 Kelebihan
1. Memberikan pedoman yang konsisten bagi
kegiatan organisasi
2. Membantu para manajer dalam membuat
keputusan
3. Meminimalkan kemungkinan kesalahan
 Kekurangan
1. Memerlukan biaya, waktu dan tenaga
lebih
2. Membatasi beberapa alternatif

Sabtu 28 November 2020

 HAMBATAN-HAMBATAN
PERENCANAAN EFEKTIF
 Kurang pengetahuan tentang organisasi. Para manajer
tidak dapat menetapkan tujuan-tujuan yang berarti bagi
satu-satuan kerja mereka tanpa mempunyai
pengetahuan tentang pekerjaan satuan kerja dan
organisasi secara keseluruhan.
 Kurang pengetahuan tentang lingkungan. Para manajer
sering kurang memahami lingkungan eksternal
organisasi, seperti pesaing, penyedia, lembaga-lembaga
pemerintah, langganan dan sebagainya, sehingga
menjadi bingung tentang arah yang diambil dan enggan
menetapkan tujuan yang pasti.

Sabtu 28 November 2020

 Ketidakmampuan melakukan peramalan
secara efektif. Rencana-rencana dibuat
tidak hanya didasarkan “pengalaman
masa lalu” tetapi juga peramalan kondisi-
kondisi di masa yang akan datang.
 Kesulitan perencanaan operasi-operasi
yang tidak berulang.
 Biaya. Perencanaan memerlukan banyak
biaya penggunaan sumber daya-sumber
daya keuangan, phisik dan manusia.

Sabtu 28 November 2020

 Takut gagal. Para manajer sering memandang
kegagalan sebagai ancaman terhadap
keamanan jabatannya, perhargaan dan respek
orang lain terhadap dirinya. Hal ini membuat
para manajer enggan mengambil resiko da
menetapkan tujuan tertentu.
 Kurang percaya diri. Bila para manajer kurang
percaya diri mereka akan ragu-ragu menetapkan
tujuan yang menantang. Manajer harus merasa
bahwa mereka dan kelompok kerjanya atau
organisasi mempunyai kemampuan untuk
mencapai tujuan-tujuan tersebut.

Sabtu 28 November 2020

 Ketidaksediaan untuk menyingkirkan
tujuan-tujuan alternatif. Para manajer
sering sulit untuk menerima kenyataan
bahwa mereka tidak dapat mencapai
semua hal yang penting baginya. Sebagai
hasilnya, mereka mungkin menjadi
enggan untuk membuat perusahaan
terikat pada satu tujuan karena terlalu
“menyakitkan” untuk menyingkirkan
berbagai alternatif lainnya.

Sabtu 28 November 2020