SURAT DINAS

Disusun Oleh :
Safana Aura Dewani (31/XII AKL 2)
 Pengertian
Surat Dinas
Pengertian Surat Dinas adalah surat resmi
yang dikeluarkan oleh sebuah instansi
atau lembaga tertentu untuk keperluan
dinas. Surat dinas juga dapat didefinisikan
sebagai surat resmi yang berisi hal-hal
yang berhubungan dengan kedinasan dari
lembaga atau instansi tertentu. Surat dinas
umumnya dikeluarkan oleh instansi
pemerintah atau swasta untuk berbagai
keperluan.
 Tujuan Surat Dinas
Tujuan surat dinas dikeluarkan adalah untuk
keperluan menyampaikan pemberitahuan suatu izin,
pengumuman, penugasan dan lain-lain, kepada staff
di instansi/lembaga terkait. Surat dinas termasuk
dalam kategori surat resmi karena penulisannya
menggunakan format khusus dimana bentuknya
formal dan menggunakan bahasa baku atau resmi.
 Fungsi Surat Dinas

Sebagai pedoman pekerjaan, seperti surat intruksi,

surat pemberian izin ataupun surat pengambilan
keputusan
Sebagai alat pengingat, karena surat ini dapat
dijadikan arsip bagi instansi.

Sebagai bukti perkembangan suatu instansi atau

lembaga.

Sebagai alat bukti, terutama surat perjanjian

 Ciri-Ciri Surat Dinas

Adanya kop surat dan nama

instansi ataupun lembaga.
Menggunakan bahasa
resmi, karena surat dinas
Adanya nomor merupakan surat resmi.
surat dan lampiran.

Adanya stempel instansi

Adanya salam atau lembaga pada surat
pembuka maupun
salam penutup
 Jenis-Jenis Surat Dinas

Surat Permohonan
Memo dan Nota Dinas

Surat Panggilan Kerja

Surat Pemberitahuan

Surat Perintah Perjalanan

Dinas

Surat Keterangan

Surat Perjanjian Kerja

 Surat Permohonan
Surat permohonan berisi permohonan atau permintaan sesuatu
kepada pihak lain. Misalnya permohonan kepadaseseorang untuk
menjadi pembicara dalam suatu seminar,  permohonan izin,
permohonan mutasi/pindah tugas, dan permohonan peminjaman
sesuatu.

Surat permohonan lazimnya dikirimkan kepada instansi yang secara

structural organisasi lebih tinggi. Sementara, untuk instansi atau
pejabat yang lebih rendah, lebih tepat disebut surat permintaan atau
penugasan. Dalam surat permohonan harus disebutkan pokok-
pokok berikut :
• Identitas pemohon
• Isi permohonan
• Tujuan dan alasan pemohon
• Batas waktu maksimal untuk menjawab permohonan
• Pernyataan kesungguhan dalam memohon
 Surat Pemberitahuan
Surat pemberitahuan berisi suatu pengumuman atau
sosialisasi informasi baru yang  perlu diketahui oleh
pihak lain yang terkait. Surat ini sifatnya hanya
mengabarkan suatu  berita sehingga tidak perlu untuk
ditanggapi dalam bentuk surat. Secara umum,
sistematika surat pemberitahuan adalah sebagai berikut :
• Bagian pembuka, berisi masalah pokok surat
• Bagian isi, berisi rincian, uraian, keterangan, atau
penjelasan dari masalah pokok yang akan
diberitahukan.
• Bagian penutup, berisi harapan agar pihak yang
dituju
memaklumi hal yang disampaikan
 Surat Keterangan
Surat keterangan berisi keterangan resmi tentang
status/kondisi sesorang/barang yang dikeluarkan oleh pejabat
yang berwenang. Misalnya, surat berkelakuan baik, surat
keterangan sehat terbebas dari narkoba, surat keterangan
tidak mampu dan surat keterangan pengalaman kerja. Surat
ini biasanya dibuat oleh pimpinan atau pejabat tinggi dalam
suatu institusi atas  permintaan seseorang yang
berkepentingan dengan isi keterangannya. Dalam surat
keterangan ini, harus disebutkan :
• Data pribadi dan jabatan pihak yang membuat keterangan.
• Data pribadi pihak yang diterangkan.
• Isi keterangan.
• Keterangan tanggal berlakunya surat.
• Pernyataan bahwa keterangan yang dibuat adalah benar.
 Memo dan Nota Dinas
Memo merupakan singkatan dari kata memorandum yang
berasal dari kata memory yang berarti ingatan. Istilah
nota bersal dari kata note yang berarti catatan. Memo atau
nota dinas adalah surat khusus yang dipakai antarpejabat
di lingkungan suatu lembaga. Pemakaian memo tersebut
berbeda dengan memo pribadi. Memo pribadi dipakai
oleh perseorangan dan dapat dikirim kepada siapa saja
asal orang yang dituju sudah kenal baik dengan pengirim
memo pribadi itu.
Surat Panggilan Kerja
Surat resmi yang bertujuan untuk
memanggil seorang calon pegawai untuk
melakukan wawancara, pengujian dan
keperluan lainnya terkait panggilan kerja
Surat Perintah
Perjalanan Dinas
Surat resmi yang dikeluarkan oleh suatu
instansi/lembaga kepada pejabat tertentu
untuk melakukan perjalanan dinas. Umumnya
perjalanan dinas dilengkapi dengan fasilitas
pembiayaan perjalanan dan fasilitas lainnya.
Surat Perjanjian Kerja
Surat resmi yang berisi kesepakatan untuk bekerja
pada suatu perusahaan yang dilakukan dan
ditandatangani oleh calon pekerja dan pihak
perusahaan. Surat ini umumnya dilengkapi dengan
ketentuan yang mengatur hubungan kerja antara
perusahaan dan karyawan
 Struktur Surat Dinas 

Keterangan :
1. Kop surat
2. Tanggal surat
3. Nomor, lampiran, dan perihal
4. Alamat tujuan surat
5. Salam pembuka
6. Isi surat
7. Salam penutup
8. Jabatan, nama, dan tanda tangan pengirim surat
9. Tembusan

Ilustrasi gambar
 Kaidah Kebahasaan Surat Dinas 

Beberapa kaidah kebahasaan dalam membuat sebuah surat dinas,

diantaranya sebagai berikut :
1. Format dari surat harus teratur sesuai dengan format surat dinas.
2. Isi dari surat tidak terlalu panjang harus langsung pada inti yang ingin
disampaikan.
3. Bahasa yang digunakan harus bahasa resmi, sopan dan mudah untuk
dipahami pembaca.
4. Dan surat harus menggambarkan citra dari instansi atau lembaga yang
membuatnya.
Untuk lebih lengkap penjelasan kaidah kebahasaan surat dinas berdasarkan
strukturnya akan dijelaskan di slide selanjutnya.
Penjelasan

Memuat informasi tentang :

01 Kop Surat atau Kepala Surat - Nama lembaga/instansi
- alamat lengkap
- logo/lambang (jika ada)

Contoh :

ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH

SMP ISLAM BATANG
Jalan Jenderal Ahmad Yani 114, Kauman, Batang 51215, Telepon 7988075
Penjelasan

02
Pada bagian ini tidak perlu
Tanggal Surat menuliskan nama kota karena di
bagian kop surat sudah tertera
Contoh : nama kota.

7 September 2009
Penjelasan

03
Nomor
Nomor, lampiran, dan perihal Terdiri dari kode, nomor urut surat yang
dikeluarkan, identitas instansi atau lembaga dan
tahun dibuatnya surat tersebut.
Penulisan tanda titik dua [ : ] setelah nomor,
Lampiran
lampiran, dan perihal diusahakan sejajar.
Lampiran yaitu lembaran tambahan yang akan
dilampirkan, dapat berupa lembaran kertas lain
Contoh : atau dokumen lain. Jika tidak ada lampiran
Nomor : 01/OSIS/IX/2009 biasanaya diisi dengan tanda strip.
Perihal atau hal
Lampiran : Satu lembar
Perihal merupakan isi pokok dari surat dinas,
Perihal : Undangan seperti misalnya ditujukan kepada siapa atau
untuk apa surat tersebut.
Penjelasan
Aturan penulisan alamat tujuan :

04 Alamat tujuan surat 1. Tidak perlu menggunakan kata ‘kepada’ tetapi langsung
menggunakan kata ‘Yang Terhormat’ (penulisannya
boleh disingkat [Yth.]
Contoh : 2. Tidak perlu menggunakan kata sapaan ‘Bapak atau Ibu’
jika yang dituju adalah nama jabatan seperti Bupati,
01 Yth. Bupati Batang Camat, Direktur, Kepala Desa, dsb.
Jalan Kartini 1 3. Tetapi jika yang dituju adalah nama individunya maka
Batang boleh ditambahi dengan kata sapaan ‘Bapak’ atau ‘Ibu’
atau ‘Saudara’
4. Kata jalan tidak boleh disingkat. Jika setelah nama jalan
02 Yth. Ibu Puji Astuti ada nomor maka tidak perlu diberi tulisan ‘nomor’.
Jalan Delima 10 5. Sebelum nama kota tidak perlu diberi kata ‘di’.
Pekalongan
Penjelasan

05 Salam Pembuka

Salam pembuka dipakai untuk menunjukan

sopan santun maupun rasa hormat. Gunakan
salam pembuka yang netral. Penulisan salam
pembuka diakhir dengan tanda koma.

Contoh :

Dengan hormat,
Penjelasan
Isi surat tergantung dari keperluan surat tersebut dibuat
06 Isi surat dinas bisa berupa surat undangan, surat pemberitahuan, surat
permohonan bantuan, surat izin, dsb. Tetapi secara
umum, isi surat dinas adalah bagian pembukaan, bagian
Contoh : inti, & bagian penutup.

Mengharap dengan hormat atas kehadiran Bapak/Ibu pada rapat yang akan
diselenggarakan pada,
hari : Senin
tanggal : 14 September 2009
waktu : pukul 20.00 WIB
tempat : Balai Desa Kalipucang
Demikian undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian Bapak/Ibu, kami
mengucapkan terima kasih.
Penjelasan

07 Salam Penutup 08 Jabatan, nama, dan

tanda tangan pengirim
surat
Gunakan salam penutup yang
netral. Penulisan salam penutup Contoh :
diakhiri dengan tanda koma.
Namun, salam penutup tidak
wajib ada dalam surat dinas. Kepala Desa,

Contoh :
ttd
Hormat kami,

Joko Susilo Mangkubuwono

Penjelasan

09 Tembusan

Tembusan adalah seseorang yang dianggap

perlu mengetahui tentang isi surat tersebut.
Contoh :

Tembusan :
1. Yth. Ketua LKMD Desa Kalipucang Kulon
2. Yth. Ketua BPD Desa Kalipucang Kulon
 Contoh
Surat Dinas 
THANK YOU