Human Resource Management (HRM)

Tujuan Instruksional Khusus

Memahami hubungan antara Job
Requirement dan kinerja fungsi-fungsi
Human Resource Management (HRM),
serta memprediksi kebutuhan tenaga kerja.
 Pertemuan 3
1. Hubungan antara Job Requirement dan kinerja
fungsi-fungsi HRM
2. Metoda melakukan Job Analysis
3. Mengidentifikasi dan menjelaskan berbagai hal
tentang Deskripsi Pekerjaan
4. Hal-hal yang harus diperhatikan pada Job Design
5. Menjelaskan tentang Jobs dan memotivasi pekerja
6. Pengembangan grup-grup untuk memaksimumkan
kontribusi pekerja
7. Penyesuaian pada Jadwal Kerja
Task (tugas): unit terkecil dari analisis, yang
merupakan pernyataan spesifik tentang apa yang
harus dilakukan oleh seorang pekerja.

Job : suatu kelompok aktivitas dan tugas/kewajiban

yang dilakukan oleh beberapa orang

Position : sekelompok tugas dan tanggungjawab

yang berbeda yang dilakukan oleh seorang
tenaga kerja (employee)

Occupation (Jabatan) : sekelompok pekerjaan

yang sejenis (manajerial, teknisi, operasional)
 Hubungan antara Job Requirement dan
kinerja fungsi-fungsi Human Resource
Management (HRM)
Job Family : Suatu kelompok jabatan individual
dengan karakteristik yang sama
RECRUITMENT  Job Specification : Pernyataan
tentang Knowledge, Skill, dan Abilities personalia
yang akan menjalankan suatu jabatan/pekerjaan
SELECTION  Job Description : Pernyataan tentang
tugas, fungsi dan tanggungjawab dari suatu jabatan
TRAINING and DEVELOPMENT  muncul ‘’Gap’’
kemampuan  Training Need And Assessment
PERFORMANCE EVALUATION/APPRAISAL 
Adanya Kriteria Penilaian  Job-Related
COMPENSATION MANAGEMENT  Job Related
 Metoda melakukan Job Analysis
Job Analysis : Proses untuk mendapatkan informasi tentang suatu
jabatan/pekerjaan, penetapan fungsi, tugas, aktivitas-aktivitas yang
terkait
Job Description :
Sources of Data :
Task. Duties,
Job Analyst, Responsibilities
Employee,
Job Data :
Supervisor
Task, Performance Human Resources
standard, Functions :
Responsibilities, Recruitment, Selection,
Knowledge required, Training and Development,
Skill required, Performance Appraisal,
Experience needed, Compensation management
Job context, Duties,
Equipment used
Methods of Collecting
Data :
Job Specification :
Interview, Questionaires,
Observations, Records, Skill requirement,
Dictinary of Occupational Physical demand,
Title (DOT) with O*NET Knowledge requirements
database Abilities needed
 Pendekatan pada Job Analysis
(1) Functional Job Analysis (FJA) :
Pendekatan kuantitatif pada analisis jabatan / pekerjaan atas
dasar tiga fungsi :
- Data
- Orang/Pekerja (people)
- Sesuatu yang dikerjakan (things)
Data : Synthesizing, Coordinating, Analyzing, Compiling,
Computing, Copying, Comparing

People : Mentoring, Negotiating, Instructing, Supervising,

Diverting, Persuading, Speaking-signaling, Serving, Taking
instructions – helping

Things : Setting up, precission working, operating-controlling,

Driving- operating, Manipulating, Tending, Feeding-offbearing,
Handling
Pendekatan pada Job Analysis (lanjutan)
(2) Position Analysis Questionnaire (PAQ)
Kuesioner dengan 194 jenis tugas, dan dengan lima titik
skala (Likert) - melihat tingkat kinerja pada pekerjaan yang
berbeda.

Extent of use (U) of information :

NA ; tidak diterapkan
1 : sangat jarang
2 : jarang
3 : cukup sering
4 : sering
5 : sangat sering
(3) Critical Incident Method
Metoda analisis pekerjaan dimana tugas-tugas
pekerjaan yang penting diidentifikasi untuk mencapai
sukses

Job Description :
- Job Title – identifikasi pekerjaan (divisi, analis
pekerjaan, tanggal, dll)
- Job Statement – Daftar singkat kewajiban pekerjaan
utama
- Fungsi-fungsi pokok dan tanggungjawab

Manfaat : untuk menghindari tumpang tindih, tugas,

kewjiban, dan tanggungjawab

Kekurangan : sering tidak tertulis; harus sering dievaluasi

kembali – karena perubahan kondisi kerja; organisasi
kurang luwes (flexible)
 JOB DESIGN
Penyederhanaan pekerjaan (Job simplification)
Rotasi Pekerjaan (Job rotation)
Pemekaran Pekerjaan (Job enlargement)
Pengkayaan Pekerjaan (Job enrichment)

Penyederhanaan pekerjaan (Job simplification)

= Penentuan standar prosedur kerja dan
mempekerjakan karyawan pada tugas-tugas yang
sangat jelas dan spesifik.
Rotasi Pekerjaan (Job rotation)
= Memindahkan pekerjaan seseorang agar
memperkaya pengalaman pekerja dan menghindari
kebosanan
 JOB DESIGN Lanjutan..
Pemekaran Pekerjaan (Job enlargement) ini mengarahkan ke
samping (horizontal).
= Peningkatan variasi tugas dengan cara
mengkombinasikan tugas-tugas untuk dikerjakan pada
seorang pekerja saja, yang tadinya dilaksanakan oleh
beberapa orang pekerja. Tugasnya masih dalam satu
level dengan pekerjaan pokoknya. Misal : Teller bank
sewaktu-waktu diminta menjadi costumer service

Pengkayaan Pekerjaan (Job enrichment) ini mengarahkan

ke atas (vertikal)
= Menata kembali pekerjaan dengan menambah tugas dan
kewajiban secara berarti agar membuat pekerjaan lebih
berharga dan memuaskan pekerja. Tugasnya diatas level
pekerjaan pokoknya saat ini. Hal ini berfungsi sebagai
mediator untuk promosi. Misal : seorang mahasiswa menjadi
asisten dosen.
 JOB CHARACTERISTIC
Skill Variety: tingkat keterampilanyang diperlukan untuk
menyelesaikan pekerjaan

Task Identity: jelas awal dan akhirnya

Task Significance: tingkat dampak pekerjaan bagi organisasi atau

pihak lain

Autonomy: tingkat kebebasan/keleluasaan dalam menetapkan jadwal

& prosedur kerja

Feedback: umpan balik terhadap kinerja atau hasil dari pekerjaannya

 Motivating Potential Scores (MPS) bisa digunakan untuk mengukur

seberapa besar suatu pekerjaan (job) bisa membangkitkan motivasi
(job characteristic sebagai kriteria)
 Basis dalam Job Design

Tujuan organisasi pada

pekerjaan, terdiri atas
tugas, kewajiban, dan
tanggung jawab

Perhatian Teknik industri Perhatian ergonomika terdiri

dipusatkan pada efisiensi Pekerjaan atas kemampuan orang dan
proses produksi dan keterbatasannya
perbaikan cara kerja

Perhatian pada Perilaku

tercermin pada bakat,
kemampuan, dan
keterampilan pekerja
 EMPLOYEE EMPOWERMENT

Untuk menjamin pekerja ikut serta dalam

melakukan perubahan, mendorong mereka
untuk melakukan yang terbaik bagi organisasi
Perlu diciptakan kondisi :
Participation
Innovation
Access to information
Accountability
 Merancang Kontribusi Kelompok Kerja
(Work Group/Team)
Step1 : Anggota Grup
Brainstorming

Alasan Pelibatan Pekerja:

Step 2 : Grup
Step 4 : Saran -Pekerja lebih tahu
menyiapkan solusi
diterapkan dan anggota
-Keahlian dan kemampuan dan saran perbaikan
grup diberi kehormatan
khusus pekerja
untuk memberi kontribusi
-Perubahan teknikal
-Tuntutan konsumen

Step 3. : Manajer
mengevaluasi saran dan
mengambil keputusan
FLEXIBLE WORK SCHEDULES
Memadatkan Hari Kerja per minggu
Flexitime : Jam kerja yang fleksibel yang
memungkinkan pekerja memilih waktu
untuk memulai dan mengakhiri  tetapi
harus ada target
Telecomunicating : memanfaatkan jaringan
komputer, telekomunikasi, sehingga
pekerja dapat melaksanakan tugasnya
kapanpun dan dimanapun
 Responsi Pertemuan 3
1. Presentasi kelompok mahasiswa mengenai Contoh :
Job Description : Pernyataan tentang tugas, fungsi dan
tanggungjawab dari suatu jabatan
Job Specification : Pernyataan tentang Knowledge, Skill, dan
Abilities personalia yang akan menjalankan suatu
jabatan/pekerjaan
Penyederhanaan pekerjaan (Job simplification)
Rotasi Pekerjaan (Job rotation)
Pemekaran Pekerjaan (Job enlargement)
Pengkayaan Pekerjaan (Job enrichment)
Berbagai job characteristics yang memotivasi pekerja
Mekanisme rekrutmen dan seleksi
2. Dosen memberikan tugas kepada mahasiswa untuk responsi
pertemuan ke-4
HUMAN RESOURCES PLANNING (HRP) AND
RECRUITMENT
Tujuan Instruksional Khusus
Memahami Human Resource Planning
(HRP) dan rekrutmen
 Pertemuan 4
HUMAN RESOURCES PLANNING (HRP)
AND RECRUITMENT
FAKTOR LINGKUNGAN DALAM HRP
RAMALAN PASOKAN TENAGA KERJA
REKRUTMEN INTERNAL DAN
EKTERNAL
ISU KHUSUS DALAM HRM
 HUMAN RESOURCES PLANNING
(HRP) AND RECRUITMENT
HRP : Proses untuk mengantisipasi dan penataan pergerakan orang kedalam,
diantara, dan keluar dari suatu organisasi

HRP harus sinkron dengan Perencanaan Stratejik

Analysis : identifikasi isu hubungan bisnis dengan orang,
Formulasi : definisikan strategi HR dengan menetapkan tujuan dan rencana
aksi,
Implementasi : laksanakan proses dan kebijakan HR

Pemetaan Human Capital :

- Core knowledge workers (kelompok keahlian pekerja yang spesifik dan sangat
diperlukan untuk mendukung implementasi strategi organisasi – contoh :
pekerja utama
- Traditional Job-based employees (kelompok keahlian pekerja yang dibutuhkan
namun tidak unik) – contoh : pekerja biasa
- Contract Labor (kelompok keahlian yang tidak stratejik bagi organisasi) –
contoh : satpam, cleaning service dll
- Alliance/partners (kelompok individu dengan keahlian spesifik tetapi tidak terkait
langsung dengan core strategy)- contoh : konsultan
Faktor Lingkungan dalam HRP
Economic factors ; Produk Domestik Regionel
Bruto (PDRB), inflasi, pengangguran dll
Competitive trends; proses, pelayanan, inovasi
Technological changes ; robotics, automation
Political and legislatives issues ; hukum dan
peraturan administratif
Social concern: peduli anak dan prioritas
pendidikan
Demographic trends : usia, komposisi,
kemampuan baca tulis
Cultural audit ; audit mengenai budaya dan kualitas bekerja dalam
organisasi (pemanfaatan waktu, hubungan antar individu,
pemberdayaan pekerja, kepemimpinan dll)

Benchmarking ; Studi banding ke perusahaan lain

Peramalan Permintaan Tenaga Kerja

Quantitative Approach – Trend Analysis (statistik)
Qualitative Approach – Management forecast (judgements dari
supervisor, manajer, ahli SDM)

Peramalan Pasokan Tenaga Kerja

Internal Labor supply – Tabel staffing, Analisis Markov, Skill
Inventories, Replacement Charts, Succession planning

Penyeimbangan Permintaan dan Pasokan

Shortage (kekurangan)-recruitment : full-time, part-time, recalls
Surplus-reductions : PHK, akhiri kontrak, pensiun dini
 Ramalan Pasokan Tenaga Kerja
Dari sumber internal
Staffing tables : tampilan grafik dari semua pekerjaan yang
telah terisi dan kondisinya dimasa yang akan datang

Markov Analysis : Metoda penelusuran pergerakan tenaga

kerja antar berbagai jenis pekerjaan

Skill Inventories : Menggunakan file pekerja; pendidikan,

keterampilan, pelatihan yang telah diikuti dll

Replacement Charts : Mendaftar pemegang jabatan dan

pekerja yang potensial untuk dipindahkan jika diperlukan

Succession Planning : Proses identifikasi orang berkinerja

baik untuk mengisi jabatan eksekutif
Dari sumber luar organisasi (eksternal)- Recruitment :
Iklan
Internet
Aplikasi khusus untuk ornga tertentu
Referensi dari tenaga kerja yang ada
Perusahaan Pencari Eksekutif
Lembaga Pendidikan
Organisasi Profesional
Serikat Pekerja/Buruh
Agen Tenaga Kerja Umum (non profit orgz).
Sewa-pakai (leasing) Tenaga Kerja
Efektivitas dari Rekruitmen dari Luar
Yield Ratio (Nisbah Hasil) - persentase dari pelamar
yang akan masuk ke tahap seleksi

Biaya Rekruitmen
(Biaya Total : jumlah yang akan diterima) -> (SC/H)
SC/H = (AC+AF+RB+NC) / H
Keterangan :
SC : Biaya iklan
AF : Fee untuk agen
RB : Bonus untuk pemberi rekomendasi
NC : Biaya tidak langsung (komunikasi ke non profit
orgz. Dll)
H : Total Hires
 Isu Khusus dalam HRM
Rekruitmen Pekerja Wanita
Rekruitmen Pekerja Minoritas
Rekruitmen Pekerja Lokal
Rekruitmen Pekerja Cacat
 Responsi Pertemuan 4
Dosen menentukan contoh lowongan pekerjaan sesuai
Program Keahlian
Dosen menjelaskan membuat surat lamaran dan Curriculum
Vitae (CV) / Resume Profesional (up date dengan
perkembangan kondisi rekrutmen saat ini)
Mahasiswa membuat surat lamaran pekerjaan dan CV sesuai
dengan contoh lowongan pekerjaan yang disepakati oleh kelas
responsi dan latihannya dikerjakan di kelas
print out nya, lengkap dengan foto, amplop, dll. Dikumpulkan
dan dinilai oleh dosen pada pertemuan selanjutnya (ke-5)
Mahasiswa diskusi membuat lembar seleksi wawancara
(dikelas)
Dosen menugaskan mahasiswa berpakaian resmi untuk
simulasi wawancara kerja pada pertemuan ke-5
 Bahan Tambahan Responsi

Surat lamaran dirancang untuk memberikan

informasi yang diperlukan untuk
mengevaluasi kemampuan, keahlian,
pengetahuan, dan kualifikasi kerja lain dari
orang yang melamar pekerjaan dalam
perusahaan.
Informasi yang dapat disertakan
Nama pelamar
Alamat dan nomor telepon yang dapat
dihubungi
Jabatan yang diinginkan
Pengalaman kerja sebelumnya
Pengalaman akademis
Pelatihan, keahlian, lisensi, atau
sertifikat
Jam kerja yang tersedia
Apakah pelamar menginginkan kerja full
time, part time atau pegawai musiman.
Lanjutan..
Informasi kontak
Nomor telepon rumah, nomor telepon
kantor, alamat, nomor fax, dan email.
Pengalaman kerja
Ringkasan kronologis : tanggal mulai
bekerja, nama penyelia, tanggung jawab
yang diemban, alasan keluar. Perusahaan
sebelumnya dapat dihubungi?
Lanjutan...
Pengalaman kerja lain yang relevan :
sukarelawan, freelancer, atau kerja
kontrak
Pendidikan/pelatihan :
Riwayat pendidikan, jika perlu nilai dan
prestasi khusus yang pernah dicapai.
Pengetahuan dan keahlian yang berkaitan
dengan pekerjaan, kemampuan mengetik,
pengalaman mengajar, ketrampilan
menggunakan program komputer
tertentu, atau keahlian pengawasan
 Resume profesional
Diawali dengan orientasi / tujuan karier
yang jelas
Memperlihatkan kompetensi anda
Informasi (pengalaman kerja,
pelatihan/kursus, organisasi,dll) masih
relevan; Setiap lamaran berbeda untuk
setiap lowongan
Informasi penunjang memberi nilai tambah
: IPK, Kampus, Tugas Akhir/Skripsi/Tesis
Susunan terstruktur, mudah diserap,
menjual potensi
Acuan dasarnya adalah info lowongan
Lanjutan...
Usahakan 1 lembar, jangan dilipat,
gunakan klip dan bukan stepler
Gunakan kepala surat yang elegan, lay
out isi menonjol
Data alamat lengkap, Nomor telpon & HP
yang bisa dihubungi
Photo Copy tidak dianjurkan
Tanda khusus beri : Bold, Cetak miring
 FOTO DIRI
Berwarna, dan ukuran
standar
Tampil optimis & yang
terbaik X
Beri identitas dan
dikemas (plastik)
Menyatu dengan resume
Penampilan mempengaruhi
penilaian
√
 TABEL PENYELEKSIAN
Tabel penyeleksian adalah cara yang baik
untuk secara objektif membandingkan
kualifikasi berbagai kandidat.
Tabel tersebut harus didasarkan atas
kriteria penyeleksian yang telah
ditentukan dan lebih dari satu orang
yang memberi nilai untuk kandidat, untuk
memperkuat objektivitasnya.
 Tabel Penyeleksian
Kandidat Sarjana Pengalaman Desktop Pengalaman Pengalaman Total
Jurnalistik Newsletter Publishing Budgeting Penyeliaan

Pelamar A
3 3 1 2 *9
*
Pelamar B
1 3 4 3 11

Pelamar C
5 3 5 5 *18
*
Pelamar D
2 4 3 3 *12
*
Pelamar E
5 5 4 4 18
Menggunakan Tabel Penyeleksian untuk
Menyusun Wawancara

Tabel penyeleksian berisikan pertanyaan

wawancara berdasarkan job desc dan
job spec membantu menentukan pelamar
mana yang paling memenuhi syarat
jabatan tersebut.
Sistem tabel juga memberi cara terukur
untuk memberi nilai pada setiap pelamar
dan membandingkan sesama pelamar.
 Penggunaan Tabel Penyeleksian untuk
Penyusunan Wawancara
Pertanyaan/Respons yang diinginkan Pelamar Pelamar Pelamar Pelamar Pelamar
A B C D E
Peran dlm pembuatan newsletter 3 5 4 2 5
(minimal 2thn pengalaman sebagai
editor senior, bertanggungjawab atas isi,
pengawasan desain&produksi)
Pengalaman dlm program xyz 3 4 5 3 4
Pengalaman dlm produksi cetak 2 4 4 4 4
(minimal 2thn pengalaman dalam
pemberian tawaran pencetakan&bekerja
langsung dengan percetakan)
Pengalaman sebagai Penyelia (minimal 3 5 4 4 5
3thn pengalaman dlm pengawasan
karyawan&pekerja lepas; pengalaman
bekerja dgn penulis&desainer grafis)

Total 11 18 17 13 18
Beberapa pertanyaan khusus yang menggali lebih
dalam,dapat dibuat berdasarkan analisis terhadap
resume, catat pertanyaan yg timbul&area yg perlu
ditanyakan pada pelamar sebagai klarifikasi,contoh :
Kenapa terdapat kesenjangan waktu riwayat pendidikan /
kerja anda? Apa yg anda kerjakan dalam waktu tersebut?
Kenapa terdapat perubahan dlm kecenderungan
pendidikan anda?
Kenapa terdapat perubahan dlm kecenderungan karier
anda?
Kenapa anda terlalu sering berganti pekerjaan?
Kenapa anda membuat perubahan karier sekarang?
Kenapa ambisi karier anda sangat berbeda dari prestasi
akademis anda?
Bila anda mengamati perkembangan karier anda hingga
sekarang, kemana menurut anda diri anda akan mengarah?
 Sekian Presentasi

Human Resource Management (HRM)

dan
Human Resources Planning (HRP) and
Recruitment