RETNO PUSPITOSARI

SOLO, 5 JANUARI 1965

E-mail : puspitosarisayuto@gmail.com
Kantor : Jl. Setiabudi Srondol Semarang
Telp. : (024) 7473746
Fax. : (024) 7473800
Rumah : Gedawang Permai II Blok BB No 9 Semarang
Telp. : (024) 76484396
HP. : 08122523179
WA : 0878 32777170

Pendidikan :
Magister Sejarah UNDIP Semarang 2016
Sarjana S1 Sejarah Fak Sastra UNS Surakarta ,1990
SD s/d SMA di Surakarta
Pengalaman Kerja :
PNS di ANRI sejak tahun 1992,
Dinas Arsip Daerah Prop Jateng Tahun 2001-Juni 2008,
Dinas Kearsipan & Perpustakaan Prov. Jateng Juni 2008 – skr.
Kepala Seksi Layanan,
Pengalaman Mengajar di berbagai Instansi Pemerintah baik Pusat Maupun
Daerah, BUMN dan Swasta, UGM Yogyakarta, Univ Diponegoro
Semarang, IAIN Salatiga dan Tutor Universitas Terbuka
 LAYANAN KEARSIPAN
YANG IDEAL DI LEMBAGA KEARSIPAN

OLEH : Retno Puspitosari

Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah
2018
 PRODUK HUKUM
 INPRES NO. 1/1995 TTG PERBAIKAN DAN PENINGKATAN MUTU
PELAYANAN APARATAUR PEMERINTAH KEPADA MASYARAKAT.

 UU NO. 14/2008 TENTANG KETERBUKAAN INFORMASI PUBLIK

 UU NO. 43/2009 TENTANG KEARSIPAN

 UU NO. 25/2009 TENTANG PELAYANAN PUBLIK

 PP NO. 61 TAHUN 2010 TTG PELAKSANAAN UU NO. 14/2008

TENTANG KETERBUKAAN INFORMASI PUBLIK
 Lanjutan...

 PERATURAN KOMISI INFORMASI NO. 1/2010 TTG

STANDAR LAYANAN INFORMASI PUBLIK

 PERATURAN KOMISI INFORMASI NO. 1/2013 TTG

PROSEDUR PENYELESAIAN SENGKETA INFORMASI
PUBLIK

 PERATURAN MENTERI DALAM NEGERI NO. 35/2010

TTG PEDOMAN PENGELOLAAN PELAYANAN INFORMASI
DAN DOKUMENTASI DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN
DALAM NEGERI DAN PEMERINTAH DAERAH

 PERDA PROVINSI JAWA TENGAH NOMOR 1 TAHUN

2015 TENTANG PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DI
PROV. JATENG
Peraturan Daerah
Provinsi Jawa Tengah
No. 9 Tahun 2016
tentang Pembentukan
dan Susunan Perangkat
Daerah Provinsi Jawa
Tengah
Peraturan Gubernur Jawa Tengah
Nomor 36 Tahun 2018 tentang
Perubahan Peraturan Gubernur
Jawa Tengah Nomor 74 Tahun
2016 tentang Organisasi dan Tata
Kerja Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Provinsi Jawa
Tengah
 KEPALA
DINAS

SEKRETARIS

SUB SUB SUB BAGIAN

BAGIAN BAGIAN UMUM DAN
PROGRA KEUANGA KEPEGAWAIA
M N N

BIDANG
BIDANG BIDANG BIDANG
KELOMPOK PEMBINAAN, BIDANG
PENGELOLAA PENGELOLAA PENGEMBANG
JABATAN PENGEMBANG LAYANAN DAN
N DAN N AN
FUNGSIONAL AN DAN PEMANFAATA
PELESTARIAN PERPUSTAKA PERPUSTAKA
PENGAWASAN N ARSIP
ARSIP AN AN
KEARSIPAN
SEKSI SEKSI
PEMBINAAN DEPOSIT DAN SEKSI
SEKSI SEKSI
DAN PELESTARIAN PEMBINAAN
AKUISISI LAYANAN
PENGEMBAN BAHAN PERPUSTAK
ARSIP ARSIP PERPUSTAKA
GAN AAN
SEKSI
AN SEKSI
KEARSIPAN AKUISISI
SEKSI PENGEMBA
SEKSI SEKSI DAN
PENGAWASA NGAN DAN
PENGOLAHA PEMANFAAT PENGOLAHAN
N BAHAN KERJASAMA
N ARSIP AN ARSIP
KEARSIPAN PERPUSTAKA PERPUSTAK
SEKSI
AN AAN
SEKSI
LAYANAN
SEKSI DAN PEMBUDAYA
PELESTARIA OTOMASI AN
N ARSIP KEGEMARA
PERPUSTAK N MEMBACA
AAN
PROGRAM
UNGGULAN
Khazanah ARSIP TEKSTUAL

• 1. Depot Selatan Lt. II : 12.740

boks.
• 2. Depot Barat Lt. II : 20.522
boks
• 3. Depot Barat Lt. III : 19.160
boks
• 4. Depot Barat Lt. IV : 15.000
boks
• 5. Depot Barat Lt. V : 6.500
boks
Jumlah : 73.922
boks
Khazanah Arsip
Audio Visual
• FILM :
140 ROLL
• FOTO POSITIF :
30.000 LEMBAR
• FOTO NEGATIF :
6.000 EKPOSE
• SLIDE :
13.500 EKSPOSE
• PIRINGAN HITAM : 40
KEPING
• REEL TO REEL TAPE :
30 ROLL
• VIDEO VHS/BETA : 628
BUAH
• VIDEO UMATIC : 25
 Asal Khazanah Arsip
• SKPD Provinsi • LP. Solo
• Kabupaten/Kota Se Jateng • LP. Semarang
• Rehabilitasi Centrum Prof. • LP. Ambarawa
Suharso Solo • LP. Purwokerto
• Kandeppen Kab. Blora • LP. Nusakambangan
• Kandeppen Kab. Rembang • LP. se ex karesidenan Pati
• PW Nahdatul Ulama Jateng • LP. Rembang
• PW Muhammadiyah Jateng • LP. Batu
• GP Ansor • LP. Besi
• PN Magelang • LP. Magelang
• PN Semarang • LP. Tegal
• PG Banjaratma • Kanwil Trans. Prop. Jateng
• PG Jati Barang • Kandep Trans.Kab. Wonogiri
• PG Sragi • Kandep Trans. Kab. Grobogan
• PG Cipiring • Kandep Trans. Kab. Jepara
• P.O. Esto • Kandep Trans. Kab. Boyolali
• Karesidenan Semarang • Kandep Trans. Kab. Purworejo
• Kanwil Dep. Perhubungan • Kandep Trans.
• Kanwil Transmigrasi Prov. Jateng Kab.Temanggung
• Pabrik Rokok Kretek I Nitisemito • Kandep Trans. Kab.Magelang
• Kanwil Deppen Prov. Jateng • Kandep Trans. Kab.
• BHP. Tegal Banjarnegara
• BHP. Pekalongan • Kandep Trans. Kab.
• BHP. Yogyakarta Purbalingga
• BHP. Surakarta • Arsip para tokoh Jateng
• Tweede Water Staat • PRSBG Kartini Temanggung
• Hoofd Provinciale Water Staat • Tim Penggerak PKK Prov.
Midden Java 16 Jateng
 VISI TERCAPAINYA PELAYANAN
SESUAI DENGAN KEINGINAN
PELAYANAN PELANGGAN

MISI CEPAT, TEPAT, AKURAT,

MURAH DAN RAMAH
PELAYANAN
 LAYANAN PRIMA

SUATU BENTUK LAYANAN YANG MEMBERIKAN KEPUASAN BAGI

PELANGGANNYA, SELALU DEKAT DENGAN PELANGGANNYA,
SEHINGGA KESAN YANG MENYENANGKAN SENANTIASA DIINGAT
OLEH PARA PELANGGAN, DAPAT MEMBANGUN KESAN YANG
MEMBERIKAN CITRA POSITIF DENGAN BIAYA YG TERJANGKAU
DAN PELANGGAN MERASAKAN NILAI LEBIH DARI YANG DI
HARAPKAN
 UNSUR YANG HARUS DIPENUHI DALAM
PEMBERIAN LAYANAN PRIMA

1. KELENGKAPAN INFORMASI
2. KEMUDAHAN UTK MEMPEROLEH INFORMASI (AKSES, BIROKRASI)
3. KETEPATAN LAYANAN (TIDAK BERBELIT)
4. LOKASI YANG MUDAH DIJANGKAU
5. KECEPATAN LAYANAN (WAKTU)
6. KENYAMANAN/FASILITAS
7. SDM YANG PROFESIONAL DI BIDNGNYA
8. BIAYA JASA YANG TERJANGKAU DAN TRANSPARAN
9. KERAGAMAN LAYANAN YANG DIBERIKAN
10. KERJASAMA JARINGAN DENGAN LEMBAGA LAIN YANG SEJENIS.
 LAYANAN
INFORMASI

PEMBERIAN LAYANAN ARSIP BERUPA

PEMINJAMAN ATAU PEMBERIAN SERVIS
INFORMASI YANG TERKANDUNG DI DALAM
ARSIP YANG TERSIMPAN
 ARSIP DINAMIS

LAYANAN INFORMASI

ARSIP STATIS
FUNGSI ARSIP DINAMIS

1. Mendukung pengambilan keputusan

2. Mendukung perencanaan
3. Mendukung pengawasan
4. Bahan referensi
SIFAT ARSIP DINAMIS

TERTUTUP

?
 PROSEDUR LAYANAN
ARSIP DINAMIS
► PERMINTAAN
► PENCARIAN
► PENGAMBILAN ARSIP
► PENCATATAN
► PENGENDALIAN
► PENYIMPANAN KEMBALI
 LISAN

PERMINTAAN
ARSIP

TERTULIS
KETENTUAN PELAYANAN
ARSIP AKTIF

1. HANYA UNTUK ORANG YG

BERWENANG (YG BERHAK MENGAKSES)
2. ADANYA BATAS WAKTU PEMINJAMAN
3. ADANYA BUKTI PEMINJAMAN
 PENGENDALIAN PEMINJAMAN
ARSIP AKTIF

1. PENGAJUAN PERMOHONAN PINJAM ARSIP

2. LEMBAR PEMINJAMAN RNGKP 2 ATAU 3 LBR
3. PEMINJAM MENGEMBALIKAN ARSIP
TEPAT WAKTU
 CONTOH FORMULIR OUT
INDIKATOR

NO ARSIP YG NAMA PERPA

DIPINJAM PEMINJAM PINJAM NJANG KEMBALI JMLH KET
AN
SARANA PENGENDALIAN

1. FORMULIR/BUKU
PEMINJAMAN
2. OUT INDIKATOR
3. TEMPAT PENYIMPANAN
FORMULIR
 PRASARANA LAYANAN
ARSIP AKTIF

RUANG RUANG
CENTRAL FILE LAYANAN
PRASARANA LAYANAN
ARSIP IN AKTIF

RUANG
RECORDS CENTRE

RUANG
LAYANAN
 1. Daftar Arsip
2. Aplikasi layanan arsip
SARANA AKSES
PRASARANA LAYANAN
ARSIP statis

DEPOT ARSIP

RUANG
LAYANAN
 1. GUIDE KHAZANAH
2. PANDUAN RINGKASAN
3. INVENTARIS
(INDEKS, DAFTAR)
SARANA AKSES 4. APLIKASI LAYANAN ARSIP
 BAGAN
ALUR LAYANAN ARSIP STATIS

•Khasanah / Sumber
•Penerima tamu Arsip
•Mengisi Buku tamu Konsultasi •Sistem
•Penitipan tas, jaket, ARSIPARIS MUDA
dll
PENGGUNA Petugas STAF
SEKSI Arsip
LAYANAN Ruang •Daftar
LAYANAN Dinamis
KEARSIPA Layana Arsip
N n Inaktif
•Identifikasi •Data Base
kepentingan Arsip MengisiForm
pengguna Peminjaman
•Inventari Arsip
•Cek Persyaratan akses ArsipStatis
ARSIPARIS s
PERTAMA/MUDA •Guide

Baca MejaBaca
Katalog/
Pustaka OPAC
(OnLine Petugas
Pinja Pencatat
Public Access
m Buku
Catalog)
Petugas Depo :
Arsip selesai dibaca • Menyiapkanarsip
Arsip diserahkan ke SEKSI Petugas
Diserahkan ke Petugas Depo • Menyerahkan
Pengguna Arsip PELESTARIAN Layanan
Oleh Petugas Layananp arsip
ke Ruang
Layanan

O
 JENIS LAYANAN JASA INFORMASI

► JASA PENELUSURAN BAHAN ARSIP YANG

MENGANDUNG HAK LEGAL (HUKUM)
► JASA PENELUSURAN ARSIP YANG BERNILAI
KEBUKTIAN
► JASA PENELUSURAN ARSIP YANG BERNILAI
INFORMASIONAL
► JASA REPRODUKSI ATAU TRANSFER (ALIH) MEDIA
ARSIP
► PENGELOLAAN REFERENSI DAN BAHAN PUSTAKA
► SIRKULASI HASIL PUBLIKASI KEARSIPAN
 1. Staf dari unit organisasi
2. Profesional user
VOCATIONAL 3. Ilmuwan
USER 4. Mahasiswa
5. Pengajar

IDENTIFIKASI
PENGGUNA 1. Genealogist
2. Sejarawan
AVOCATIONAL 3. hobbyist
USER
 INTELEKTUAL

PROSES LAYANAN INTERPERSONAL

INFORMASI

ADMINISTRASI
 SYARAT PETUGAS LAYANAN

1. Menguasai tupoksi pencipta arsip, khazanah arsip,

penyimpanan arsip dan manajemen kearsipan.

2. Memahami metodologi penelitian, memahami pekerjaan

layanan, mengetahui peraturan dan etika layanan.

3. Petugas harus ramah, peduli, sopan, rendah hati dan

selalu siap menolong.
 AKSES DAN KETERBUKAAN ARSIP

Tersedianya arsip untuk konsultasi atau

penggunaan krn adanya wewenang
Berdasarkan hukum dan tersedianya
sarana penemuan kembali
(Internasional Glosary of Archival Terminology, Katelaar,
1985:82)
SELESAI