Penagihan

Penagihan Faktur

Aktivitas ini memerlukan informasi dari departemen pengiriman yang

mengidentifikasi barang dan kuantitas yang dikirim dan informasi mengenai
harga dan setiap persyaratan penjualan khusus dari departemen penjualan.

Dokumen dasar yang dibuat dalam proses penagihan adalah faktur penjualan
(sales invoice), yang memberitahu pelanggan mengenai jumlah yang harus
dibayar dan ke mana harus mengirimkan pembayaran.

Para pelanggan yang lebih besar menerima faktur

EDI. EDI tidak hanya mengeliminasi biaya cetak
dan kirim, tetapi juga tenaga kerja yang terlibat.
Yang seharusnya dapat digunakan untuk
meningkatkan kepuasan dan loyalti.
Sebuah sistem ERP terintegrasi juga menyediakan
peluang untuk menggabungkan proses penagihan
dengan fungsi penjualan dan pemasaran dengan
menggunakan data mengenai sejarah pembelian
pelanggan masa lalu untuk mengirimkan informasi
mengenai produk dan jasa transaksi.
 Ancaman dan Pengendalian
• Ancaman
Kegagalan untuk menagih pelanggan, yang menyebabkan kerugian aset dan data yang salah mengenai penjualan,
persediaan, dan piutang.
• Pengendalian
1. Pemisahan fungsi pengiriman dan penagihan mengurangi risiko ini terjadi dengan sengaja.
2. Untuk mengurangi risiko dari kegagalan yang tidak disengaja untuk menagih, sistem ERP perlu dikonfigurasikan
secara teratur untuk membandingkan pesanan penjualan, kartu pengambilan, dan dokumen pengiriman dengan
faktur penjualan untuk menghasilkan laporan pengiriman yang fakturnya belum dibuat.

Untuk sistem tanpa faktur, pengendalian melibatkan pencocokan pesanan penjualan dengan dokumen pengiriman.

• Ancaman
1. Penagihan yang berlebihan (overbilling) dapat menyebabkan ketidakpuasan pelanggan.
2. Penagihan yang kurang (underbilling) menyebabkan kerugian aset.
3. Kalkulasi yang tidak tepat atas pajak penjualan dapat menyebabkan denda dan penalti.
• Pengendalian
Kesalahan memberikan data dapat dihindari dengan memiliki sistem yang memuat data yang tepat dari file induk
harga dan dengan membatasi kemampuan dari pegawai untuk membuat perubahan data tersebut. Jika pegawai
harus memasukkan data penagihan secara manual, penggunaan atas pengendalian entri data dapat meminimalkan
kesalahan.

Kesalahan yang melibatkan kuantitas yang dikirimkan dapat diketahui dengan merekonsiliasi kuantitas yang
tercantum dalam slip pengepakan dengan kuantitas dalam pesanan penjualan.
Pemeliharaan Piutang
Fungsi bagian piutang yang melapor kepada kontrolir, menjalankan dua tugas
utama: menggunakan informasi dalam faktur penjualan untuk mendebit
rekening pelanggan dan berikutnya mengkredit rekening tersebut ketika
pembayaran diterima.

Dua cara dasar untuk memelihara piutang adalah metode faktur terbuka dan
saldo maju.

Dalam metode faktur terbuka (open-invoice

method), pelanggan membayar berdasarkan setiap
faktur. Dua salinan faktur dikirim ke pelanggan,
yang diminta untuk mengembalikan satu salinan
dengan pembayaran.

Salinan ini adalah dokumen yang dapat

dikembalikan kembali (turnaround document) yang
disebut sebagai nota pengiriman uang (remittance
advice).
 Dalam metode saldo maju (balance-forward method), pelanggan membayar
berdasarkan jumlah yang ditunjukkan dalam laporan bulanan.

Laporan bulanan (monthly statement) mencantumkan seluruh transaksi,

termasuk penjualan dan pembayaran, yang terjadi selama sebulan yang lalu dan
informasi atas saldo piutang terakhir pelanggan.

Laporan bulanan memiliki sebuah bagian yang dapat disobek berisi informasi
tercetak sebelumnya, yang berlaku sebagai nota pengiriman uang, dikembalikan
bersama dengan pembayaran.
Keuntungan Metode Faktur Terbuka (Open-invoiced
method)
• Metode ini kondusif dalam menawarkan diskon untuk pembayaran awal karena
masing-masing faktur akan dapat ditelusuri dan dihitung umurnya.
• Menghasilkan arus penagihan kas yang lebih seragam di sepanjang bulan
tersebut.

Kelemahan Metode Faktur Terbuka

• Adanya tambahan kerumitan yang diperlukan untuk memelihara informasi
mengenai status dari masing-masing faktur bagi setiap pelanggan.

Akibatnya, metode ini biasanya digunakan oleh bisnis yang pelanggannya

memiliki bisnis utama lainnya karena jumlah dari tiap transaksi relatif kecil dan
nilai dolar dari transaksi tersebut memiliki nilai yang tinggi.
Keuntungan Metode Saldo Maju (Balance-forward method)

Perusahaan dengan jumlah pelanggan yang besar membuat pembiayaan kecil setiap bulan, seperti
perusahaan utilitas, penerbit kartu kredit, atau jaringan eceran nasional biasanya menggunakan metode
saldo maju.

• Metode ini lebih efisien dan mengurangi biaya dengan menghindari kebutuhan untuk memproses
penerimaan kas bagi tiap-tiap penjualan individu.
• Metode ini lebih nyaman bagi pelanggan untuk melakukan pengiriman uang hanya satu kali sebulan.

Banyak perusahaan menggunakan metode ini dalam suatu proses yang disebut penagihan siklus (cycle
billing), dalam penagihan siklus ini laporan bulanan dipersiapkan bagi subset pelanggan pada waktu yang
berbeda.
Penyesuaian rekening pelanggan diperlukan untuk
merefleksikan baik retur barang atau potongan yang diberikan
untuk barang rusak.

Dengan adanya pemberitahuan dari departemen penerimaan

bahwa barang telah diretur, manajer kredit menerbitkan
sebuah memo kredit (credit memo) yang mengotorisasi
kredit atas rekening pelanggan.
Ancaman dan Pengendalian

Kesalahan dalam memelihara rekening pelanggan dapat mengarah pada

kerugian penjualan di masa depan dan juga dapat mengindikasikan
kemungkinan pencurian kas. Kesalahan tersebut dapat diminimalisir dengan
pengecekan edit entri data.

Pegawai mungkin menerbitkan memo kredit untuk menghapus saldo rekening

untuk seorang teman atau menutupi pencurian kas atau persediaan. Pemisahan
tugas yang tepat dapat mengurangi risiko ancaman tersebut.

Sistem ERP harus dikonfigurasi sehingga orang yang dapat menerbitkan memo
kredit tidak memiliki hak untuk memasukkan pesanan penjualan atau untuk
memelihara piutang pelanggan.
Sistem juga dikonfigurasi untuk menyesuaikan semua memo kredit dengan
faktur penjualannya dan memblokir memo kredit yang tidak ada di dokumen
tervalidasi yang barang tersebut telah diretur oleh pelanggan.

Pemblokiran memaksa tinjauan manajerial spesifik dan persetujuan kasus yang

mana perusahaan setuju untuk membiarkan pelanggan untuk menyimpan
barang dan menerima kredit.