Manajemen Farmasi dan Akuntansi

Manajemen Farmasi Apotek dan Toko Obat

Dosen Pengampu : apt. Erniza Pratiwi.M,Farm

Kelompok 5
Devi Septiani 1900007
Janatul Ulpa Sinta 1900018
Nurmalaika Ayuni Putri 1900023
Rizsari Ningsih 1900040
Vaylia Antasya 1900046
Yoli Yundri 1900049
Sub Pokok Pembahasan
● Definisi Manajemen
● Manajemen farmasi di apotek dan toko obat
● Pengelolaan sumber daya
● Desain dan tata ruang apotek
● Fungsi fungsi logistik dan fungsi pengadaan
● Kebijaksanaan dalam pengedalian persediaan
● Fungsi penyimpanan,penyaluran,pengawasan barang
 Definisi Manajemen
• Mary Parker Follet, manajemen adalah seni dalam menyelesaikan tugas melalui perantara.
manajemen dapat diartikan sebagai suatu kegiatan yang dilakukan oleh seorang manager untuk
mengarahkan bawahan atau orang lain dalam menyelesaikan pekerjaan demi tercapainya sebuah
tujuan.
• George Robert Terry, yang mengartikan manajemen sebagai proses khas dari beberapa tindakan,
seperti perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan. Seluruh tindakan tersebut
bertujuan mencapai target dengan memanfaatkan semua sumber daya yang tersedia.
• Hilman berpendapat bahwa manajemen merupakan fungsi untuk mencapai suatu target melalui
perantara, serta melakukan pengawasan
• Defenisi Manajemen adalah sebuah proses untuk mengatur sesuatu yang dilakukan oleh
sekelompok orang atau organisasi untuk mencapai tujuan organisasi tersebut dengan cara
bekerja sama memanfaatkan sumber daya yang dimiliki.
• Manajemen Farmasi :Suatu proses atau kegiatan yang dilaksanakan di Bidang farmasi untuk
tercapainya tujuan yang telah ditetapkan
Manajemen farmasi di apotek dan toko obat
MANAJEMEN APOTEK MANAJEMEN TOKO OBAT
adalah manajemen farmasi yang diterapkan di apotek. Orang atau Badan hukum yang memiliki izin untuk
Sekecil apapun suatu apotek, sistem manajemennya akan menyimpan obat-obat bebas dan obat-obat bebas
terdiri atas setidak nya beberapa tipe manajemen, yaitu: terbatas untuk dijual secara eceran di tempat tertentu
1. Manajemen keuangan sebagaimana tercantum dalam surat izin.
2. Manajemen pembelian
3. Manajemen penjualan Bedanya toko obat dengan apotek ialah kalau toko obat
4. Manajemen Persediaan barang tidak menerima peresepan ,sedangkan apotek menerima
5. Manajemen pemasaran peresepan dari dokter
6. Manajemen khusus
7. Manajemen keuangan
 Pengelolaan sumber daya

01 02 03
Sumber daya manusia Administrasi Sediaan farmasi
 Sumber Daya Manusia

Apotek harus dikelola oleh Apoteker PENGELOLAAN SDM

yang Profesional
Pahami susunan organisasi di Apotek kita
 Sumber Daya Manusia di apotek
Job description → harus jelas
• Tenaga kesehatan Penempatan → the right man on the right place
a. Apoterker Pengelola Apotek Human relation → komunikasi 2 arah
b. Apoteker Pendamping
Pembinaan
c. Asisten Apoteker
Kesejahteraan → reward and punishment
• Tenaga teknis
a. Tenaga Administrasi
Hal yang perlu diperhatikan dalam mencari karyawan:
b. Kasir/Keuangan
Intelligence, Achievement, Attitude , Interest, Personalit
c. Reseptir
d. Pembantu Umum
 Pengelolaan Administrasi
1. Kesekretariatan
• Surat menyurat
 buku agenda→mencatat keluar masuknya surat
 buku ekspedisi →mencatat pengiriman sutar dan obat
 blanko surat (SP/surat pesanan)
 barang cetakan → kuitansi, nota,kopi resep dll
• Pembuatan/pengiriman laporan
 Laporan penjualan harian (laporan ke dalam) → penjualan OWA,OTC, resep
 Laporan narkotika, psikotropka, statistika resep (laporan keluar)
 Laporan tenaga kesehatan
2. Kepegawaian
• Mencatat:
 biodata pegawai → nama, tempat tinggal dan tanggal lahir, alamat, pendidikan, tahun lulus, besarnya gaji
 absensi pegawai → mencatat cuti yang telah diambil
3. Keuangan
• Buku kas
 uang masuk → penjualan tunai, kredit
 uang keluar → pembelian harian tunai, kredit (administrasi pembelian. Pembelian kredit biasanya dilakukan dengan
PBF dengan perjanjian tertentu. Tapi untuk apotek yang baru berdiri, 3 bulan pertama pembelian dengan PBF harus
tunai.
• Buku pembelian/buku hutang
• Biaya operasional
 biaya operasional harian → fotocopy, pembelian bahan bakar, dll
 pengeluaran bulanan → ekening listrik, air, telefon, gaji pegawai,dll
 pengeluaran tahunan → sewa bangunan, pajak, dll
4. Penyimpanan/pergudangan
 Kartu stock : kartu yang mencatat stock obat atau bahan obat. Sebaiknya warna berbeda-beda untuk berbagai jenis
obat (missal: merah untuk narkotik, kuning untuk psikotropika, hijau untuk obat bebas)
 Kartu selling: kartu yang berfungsi untuk melacak berkurang atau bertam bahnya barang. Diletakkan di dekat bahan
masing-masing, di dalamnya memuat tanggal, nomor resep, sisa obat, dan paraf.
 Buku bon → ambil barang di gudang
 Buku ED → mencatat tanggal ED setiap obat, obat yang rusak
 Buku defecta → untuk mencatat berang/persediaan obat yang sudah menipis
 Faktur → sebaiknya tiap PBF, mapnya tersendiri
 Berita acara pemusnahan → misalnya pemusnahan resep, obat yang sudah rusak/ED
Pengelolaan sediaan farmasi

seleksi

penggunaan pengadaan

distribusi
 Desain dan tata ruang apotek
DESAIN EKSTERIOR APOTEK

1. Lokasi
Lokasi yang disarankan dalam mendesain suatu apotek adalah lokasi yang strategis. Arti strategis berkaitan dengan beberapa hal
yang menjadi suatu pertimbangan dalam mendesain suatu apotek, meliputi :
• Jarak lokasi dengan supplier diharapkan relative dekat, mudah dicapai dan tidak memakan waktu yang lama
• Jarak lokasi dengan domisili konsumen diharapkan relative dekat, mudah dicapai dengan berbagai macam alat transportasi
• Bentuk dan luas bahan bangunan, diharapkan dapat mengembangkan usaha, sepenti mendirikan tempat praktek dokter,
laboraturium klinik dan sebagainya
• Nyaman dan aman, tidak jorok, tidak sempit, tidak macet dan angka kriminalitasnya rendah
• Prospek pertumbuhan pasarnya relative cepat dan besar, memiliki jumlah konsumen dan daya beli yang relative tinggi.
2. Bangunan apotek
Menurut Surat Keputusan MENKES RI No. 278/MENKES/SK/V/1981 tentang persyaratan apotek, tertulis bahwa:
A. Luas apotek minimal 50 m, terdiri dari:
• Ruang tunggu
• Ruang peracikan
• Ruang administrasi
• Ruang laboraturium
• Ruang penyimpanan obat
• Ruang pencucian alat
• Jamban (wc)
B. Bangunan apotek harus memenuhi syarat :
• Atap dari genteng atau bahan lain yang tidak boleh bocor
• Dinding harus kuat dan tahan air, permukaan harus rata, tidak boleh mengelupas dan mudah dibersihkan
• Langit-langit atau flapon terbuat dari bahan yang tidak mudah rusak dan berwarna terang
• Lantai dari ubin/semen atau bahan lain yang tidak boleh lembab.
• Harus berventilasi dan mempunyai system sanitasi yang baik
 
C. Perlengkapan yang harus ada pada bangunan sebuah apotek yaitu:
• Sumber air yang memenuhi persyaratan kesehatan
• Penerangan yang cukup
• Alat pemadam kebakaran minimal 2 buah dan berfungsi baik
• Papan nama dari seng papan/bahan lain pada bagian muka apotek (minimal 60 cm x 40 cm dengan tinggi huruf 5 cm dan tebal
5 mm) dan harus memuat: Nama apotek, Nama APA, Nomor SIA , dan Alamat apotek
3. Faktor lingkunagan
Lingkungan memainkan peranan penting dalam menentukan rancangan, baik interior maupun eksterior apotek. Kelompok
umur, kelamin dan tingkat pendapatan dari masyarakat yang akan dilayani sangat mempengaruhi produk apa yang akan
mereka perlukan.
Sebagai contoh : apotek dengan jumlah populasi orang tua atau lansia yang banyak tentunya memerlukan obat atau perbekalan
farmasi dan pelayanan yang sesuai dengan kebutuhan lansi, maka di perlukan yang tidak menyulitkan untuk bergerak, tempat
duduk yang mudah bagi orang tua dan sebagainya.
 
 DESAIN INTERIOR APOTEK
Yang dimaksud dengan interior disini adalah ruangan dalam apotek, terutama di ruang tunggu. Untuk memperoleh
pendapatan yang baik, pemilik dan pengelola harus sedemikian rupa mengelola produk. Cara penyusuan dipakai
system FIFO yang artinya obat-obatan yang duluan masuk ditempatkan di depan. Penataan layout yang baik
menghasilkan lingkungan yang menarik dan sekaligus memberikan dampak terhadap kepuasan pelanggan. Yang
dimaksud dengan layout adalah letak susunan tata ruang di sebuah apotek.
Desain interior apotek dibagi menjadi 5 ruangan:
1. Ruang tunggu
2. Ruang racik
3. Ruang apoteker
4. Ruang penyimpanan
5. Ruan administrasi
a. Ruang tunggu
Dalam ruang tunggu umumya terdapat kursi tamu untuk para pasien yang datang menebus obat atau membeli obat, maka alangkah
baiknya ruangan dibuat senyaman mungkin sehingga mereka merasa betah dan tidak lelah menunggu.
b. Ruang racik
Ruang paresepan harus diatur sedemikian mungkin. Ruang kerja farmasis harus menghadap ke depan dari interior ruangan. Setiap
tempat dianjurkan untuk memiliki kemudahan-kemudahan seperti adanya kemudahan mengakses ke dalam gudang peresepan, label
peresepan, data peresepan, pasien record, telepon dan data-data mengenai barang- barang yang bersifat fast moving, ruang kerja ini
harus setinggi pinggang.
Tata ruang peracikan sebaiknya dibuat dimana pasien dan apoteker dapat berkomunikasi secara langsung sehingga pasien mendapat
nasehat dari apoteker, keuntungan bagi apoteker adalah dapat memperbaharui profil penyakit yang diderita pasien. Ruang peraciakan
sebaiknya harus terang dan nyaman, sebisa mungkin dipisahkan dari orang lalu lalang agar salesman'tamu-tamu tidak melewati ruang
peracikan. Ruang peracikan harus mempunyai tempat untuk menimbang, meracik dan menggerus serta membagi di atas kertas puyer,
tempat penulis untuk menempel etiket, lemari obat dan wastafel.
c. Ruang Apoteker
Di ruang kerja APA ditempatkan meja dan kursi kantor, rak-rak, perangkat computer selain meja dan juga kursi tamu, seta lemari besi
tempat menyimpan uang. Lemari besi itu sebaiknya ditanam, alasnya di semen atau di beton.
d. Ruang Penyimpanan
Faktor-faktor yang harus dipertimbangkan dalam desain gudang adalah:
a. Kebebasan dan efisiensi gerakan manusia atau barang termasuk FIFO
b. Sistematika pennyusunan barang dan kapasitas gudang
c. Kebutuhan area dan volume ruangan
d. Penyimpanan khusus
e. Sirkulasi udara atau cahaya
f. Pemeliharaan dan keamanan
Penyimpanan barang di apotek dilakukan oleh petugas gudang, barang yang datang harus dicocokkan dengan faktur surat pesanan dari bagian
pembelian. Setiap barang yang mutasi menjadi tanggung jawab petugas gulang, Obat cair, generic, obat suntik alat kesehatan, obat luar (krim,
salep, obat tetes) bahan baku yang disusun alfabetis dengan system First In First Out.
e. Ruang administarsi
Ruang administrasi terletak di belakang ruang apoteker dengan alasan agar transaksi dengan sales dapat dilakuka n. Pada ruang administrasi
juga ada akses pintu keluar un tuk jalan bagi sales dalam melakukan order dan pembaya ran obat atau alat kesehatan. Peralatan yang terdapat
dal am ruangan ini adalah meja dan kursi kantor, lemari, rak-r ak dan dilengkapi dengan perangkat komputer
Desain apotek bagian luar tunggu obat Desain apotek bagian luar

Desain apotek bagian dalam Contoh denah apotek

 Fungsi fungsi logistik dan fungsi pengadaan

• Manajemen logistik adalah suatu ilmu pengetahuan dan atau seniserta proses mengenai perencanaan dan
penentuan kebutuhanpengadaan, penyimpanan, penyaluran dan pemeliharaan sertapenghapusan
material/alat-alat
Fungsi manajemen logistik mampu menjawab tujuan danbagaimana cara mencapai tujuan dengan
ketersediaan bahanlogistik setiap saat bila dibutuhkan dan dipergunakan secara efisien dan efektif.
Fungsi pengadaan merupakan kegiatan untuk mewujudkan kebutuhan yang telah direncanakan atau
telah disetujui sebelumnya. Pengadaan tidak selalu harus dilaksanakan dengan pembelian tetapi
didasarkan dengan pilihan berbagai alternatif yang paling tepatdanefisienuntuk kepentinganorganisasi
 KEBIJAKAN DALAM PENGENDALIAN PERSEDIAAN
Pengendalian adalah sistem pengawasan dari hasil laporan, penilaian, pemantauan dan pemeriksaan terhadap
langkah-langkah manajemen logistik yang sedang atau telah berlangsung. Bentuk kegiatan pengendalian antara
lain

1 2
Merumuskan tatalaksana
dalam bentuk manual,
standar, kriteria, norma,
instruksi dan prosedur lain
3
Melaksanakan pengamatan
Melakukan kunjungan staf guna
(Monitoring), evaluasi dan laporan,
mengidentifikasi cara cara
guna mendapatkan gambaran dan
pelaksanaan daam rangka
informasi tentang penyimpangan
mencapai tujuan
dan jalannya pelaksanaan dari
rencana

4 5 6

Melakukan suvervisi Siklus Logistik Perencanaan merupakan proses

menetapkan sasaran, pedoman dan
dasar ukuran untukpenyelenggaraan
pengelolaan perlengkapan
Fungsi penyimpanan, penyaluran dan pengawasan barang
A. Fungsi penyimpanan
Penyimpanan berfungsi untuk menjamin penjadwalan yang telah ditetapkan dalam fungsi-fungsi sebelumya dengan
pemenuhan setepat-tepatnya dan biaya serendah-rendahnya. Fungsiini mencakup semua kegiatan mengenai
pengurusan, pengelolaan dan penyimpanan barang. Fungsi yang lain adalah: Kualitas barang dapat dipertahankan,
barang terhindar dari kerusakan, pencarian barang yang lebih mudah dan barang yang aman dari pencuri
B. Fungsi penyaluran
Penyaluran atau distribusi merupakan kegiatan atau usaha untuk mengelola pemindahan barang dari satu tempat ke
tempat lainnya. Faktor yang mempengaruhi penyaluran barang antara lain:
1. Proses Administrasi
2. Proses penyampaian berita (data-data informasi)
3. Proses pengeluaran fisik barang
4. Proses angkutan
5. Proses pembongkaran dan pemuatan
6. Pelaksanaan rencana-rencana yang telah ditentukanKetelitian dan disiplin yang ketat dalam menangani masalah
penyaluran merupakan unsur yang sangat penting untuk mencapai tujuan yang diharapkan
 Fungsi pengawasan barang

Tujuan pengawasan sediaan barang farmasi adalah:

1. Melindungi masyarakat dari sediaan farmasi yang tidak
memenuhi syarat ( TMS ).
2. Melindungi masyarakat dari penyalahgunaan dan
salahpenggunaan sediaan farmasi dan alat kesehatan.
3. Mencegah persaingan tidak sehat antar perusahaan
farmasi.Sediaan farmasi yang tidak memenuhi syarat
mungkin banyakterdapat pada obat tradisional, obat , atau
makanan baik yang terdaftar atau tidak terdaftar
THANK YOU

Any Question?