MODUL MATERI INTI 4

PENCATATAN, PELAPORAN
DAN PEMANTAUAN
PROGRAM KERJA SAMA

Oleh:
dr. Ernawati Octavia, MKM
 TUJUAN
A. Tujuan Pembelajaran Umum
Setelah mengikuti pelatihan, peserta mampu
melakukan pencatatan, pelaporan dan pemantauan
Program Kerja Sama.

B. Tujuan Pembelajaran Khusus

Setelah mengikuti materi ini, peserta mampu:
1. Melakukan pencatatan dan pelaporan Program
Kerja Sama
2. Melakukan pemantauan Program Kerja Sama
 POKOK BAHASAN

A. Pokok Bahasan 1: Pencatatan dan Pelaporan

Program Kerja Sama

B. Pokok Bahasan 2: Pemantauan Program

Kerja Sama
 PENCATATAN DAN PELAPORAN DI
BIDANG KESEHATAN
 Menurut Kron dan Gray
Pencatatan dan pelaporan adalah
mengkomunikasikan secara tertulis kepada tim
kesehatan lain yang memerlukan data kesehatan
atau data epidemiologi secara teratur.

 Menurut Kozier dan Glenora ERB

Pencatatan dan pelaporan adalah dokumen formal
dan legal yang dibuat secara tertulis tentang data-
data kesehatan
 TUJUAN
PENCATATAN DAN PELAPORAN
1. Komunikasi
2. Pendidikan
3. Pengalokasian dana
4. Evaluasi
5. Dokumen yang sah
6. Jaminan mutu
7. Penelitian
8. Analisis
9. Feed back
 PENCATATAN DATA KESEHATAN
YANG BAIK
 Pelaporan yang baik dan terukur tergantung
pencatatannya
 Kriteria pencatatan data kesehatan yang baik:
1. Sistematis, jelas, ringkas dan mengacu pada respon
pasien/ masyarakat terhadap kejadian penyakit atau
intervensi yang diberikan.
2. Ditulis dengan baik dan menghindari kesalahan.
3. Tepat waktu
4. Ditulis terperinci (5W + 1 H)
5. Menghindari kata-kata yang sulit diukur.
6. Mencantumkan nama jelas dan tanda tangan pencatat
 PENCATATAN DAN PELAPORAN
PROGRAM KERJA SAMA
Puskesmas
Unit Transfusi Darah
Rumah Sakit
Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota
Dinas Kesehatan Provinsi

 Setiap instansi menunjuk Penanggung

Jawab Pengelola Program Kerja Sama
 PUSKESMAS
Kegiatan Program Kerja Sama di
Puskesmas:
1. Rekrutmen calon pendonor darah:
• Dalam gedung puskesmas
• Luar gedung puskesmas
2. Seleksi calon pendonor darah di
Puskesmas.
 PUSKESMAS
Indikator Puskesmas terkait Program
Kerja Sama:
"Ada program kerja sama antara
Puskesmas, UTD dan rumah sakit
dalam pelayanan darah"
(Data Dasar Puskesmas, SIP)
bukti : Salinan MoU Program Kerja Sama
 PUSKESMAS
 Bentuk pencatatan dan pelaporan:
1. Form pencatatan kegiatan rekrutmen calon
pendonor darah di wilayah kerja puskesmas
2. Form register data kegiatan rekrutmen dan
seleksi calon pendonor darah di puskesmas
3. Form laporan bulanan calon pendonor darah
pendamping ibu hamil yang dilakukan seleksi di
puskesmas
4. Form laporan bulanan puskesmas tentang ibu
yang mendapat transfusi darah dan ibu yang
meninggal
Puskesmas-1
Puskesmas-2
Pencatatan Nama Calon Pendonor Darah
Pendamping Ibu Hamil di Buku KIA
Puskesmas-3
Puskesmas-4
Data Ibu yang Mendapat Transfusi Darah
di Buku KIA
 Alur Pelaporan Program Kerja Sama 1
PUSKESMAS

Puskesmas

Puskesmas
Dinkes UTD PMI/
Kab/Kota UTD RS
Puskesmas
UTD
 Alur Pelaporan Program Kerja Sama 2
UNIT TRANSFUSI DARAH

Puskesmas
Dinkes UTD PMI/
Puskesmas
Kab/Kota UTD RS
Puskesmas
DINKES KAB/KOTA
HAL 1
DINKES KAB/KOTA
HAL 2
DINKES KAB/KOTA
HAL 3
DINKES PROVINSI
HAL 1
DINKES PROVINSI
HAL 2
DINKES PROVINSI
HAL 3
 Alur Pelaporan Program Kerja Sama 2
DINAS KESEHATAN

Kemenkes RI

Dinkes Provinsi Dinkes Provinsi

Dinkes Kab/Kota Dinkes Kab/Kota

Dinkes Kab/Kota Dinkes Kab/Kota
Dinkes Kab/Kota Dinkes Kab/Kota
 PEMANTAUAN
 Suatu proses pengumpulan dan analisis
informasi dari penerapan suatu program
termasuk mengecek secara reguler untuk
melihat apakah kegiatan/program itu berjalan
sesuai rencana sehingga masalah yang
dilihat /ditemui dapat diatasi.
(WHO)
 TUJUAN PEMANTAUAN
1. Mengkaji apakah kegiatan-kegiatan yang
dilaksanakan telah sesuai dengan rencana.
2. Mengidentifikasi masalah yang timbul agar
langsung dapat diatasi.
3. Melakukan penilaian apakah pola kerja dan
manajemen yang digunakan sudah tepat untuk
mencapai tujuan kegiatan.
4. Mengetahui kaitan antara kegiatan dengan tujuan
untuk memperoleh ukuran kemajuan.
5. Menyesuaikan kegiatan dengan lingkungan yang
berubah tanpa menyimpang dari tujuan.
 PEMANTAUAN
PROGRAM KERJA SAMA
A. Metode:
1. Metode Langsung
2. Metode Tidak Langsung

B. Tim Pemantau:
1. Kementerian Kesehatan dan/ atau
2. Dinas Kesehatan Provinsi
(Permenkes RI Nomor 92 Tahun 2015 )
 TUJUAN PEMANTAUAN
PROGRAM KERJA SAMA

1. Menjamin terpenuhinya kebutuhan darah

yang aman bagi ibu melahirkan di suatu
wilayah.
2. Meningkatkan peran serta masyarakat
untuk menjadi pendonor darah sukarela.
3. Meningkatkan dukungan dari pemerintah
provinsi dan kabupaten/kota.
PEMANTAUAN PROGRAM KERJA SAMA
DENGAN METODE LANGSUNG

Metode pelaksanaan kegiatan pemantauan :

1. Observasi lapangan
2. Wawancara dengan Kepala/Penanggung
Jawab instansi yang terlibat dalam
Program Kerja Sama
3. Studi dokumentasi melalui laporan yang
ada
PEMANTAUAN PROGRAM KERJA
SAMA OLEH KEMENKES
PEMANTAUAN PROGRAM KERJA
SAMA OLEH KEMENKES
PEMANTAUAN PROGRAM KERJA
SAMA OLEH KEMENKES
PEMANTAUAN PROGRAM KERJA
SAMA OLEH KEMENKES
 PEMANTAUAN PROGRAM KERJA
SAMA OLEH DINKES PROVINSI

 Kegiatan pemantauan yang dilakukan oleh

Dinas Kesehatan Provinsi ke Dinas Kesehatan
Kabupaten/Kota, Puskesmas dan UTD/RS tidak
berbeda dengan Kementerian Kesehatan.
PEMANTAUAN PROGRAM KERJA SAMA
DENGAN METODE TIDAK LANGSUNG

Metode pelaksanaan kegiatan pemantauan:

Pengiriman laporan
1. Via Pos
2. Via e-mail
 PASCA PEMANTAUAN
PROGRAM KERJA SAMA
 Tim Pemantau bertanggung jawab melaporkan hasil
pemantauan kepada pejabat terkait, lintas program
dan lintas sektor agar diketahui sejauh mana proses
penerapan Program Kerja Sama dijalankan di pihak-
pihak yang terkait.

 Hasil pemantauan juga dievaluasi bertujuan melihat

tingkat keberhasilan pengelolaan kegiatan Program
Kerja Sama melalui kajian terhadap manajemen dan
output pelaksanaannya serta permasalahan yang
dihadapi.
 EVALUASI PROGRAM

Arah evaluasi bukan pada apakah informasi

yang disediakan benar atau salah, tetapi lebih
diarahkan pada perbaikan yang diperlukan
atas implementasi
kebijakan/program/kegiatan.

Evaluasi lebih bersifat menilai hasil yang

diperoleh dalam program untuk mengukur
tingkat keberhasilan program.
 EVALUASI
PROGRAM KERJA SAMA
Evaluasi Program Kerja Sama dilakukan
secara berjenjang dan berkala oleh:
 Kementerian Kesehatan
 Dinas Kesehatan Provinsi/Kabupaten/Kota

Waktu evaluasi minimal dilakukan satu

tahun sekali.
Bentuk laporan mengikuti ketentuan umum
penyusunan laporan yang ada.
VARIABEL YANG DIEVALUASI DALAM
PROGRAM KERJA SAMA
LATIHAN
 Langkah-Langkah
Latihan I
1. Peserta membentuk 6 kelompok, masing-masing
kelompok terdiri atas 5 orang.
2. Formulir untuk latihan:
a. Formulir register data kegiatan rekrutmen &
seleksi calon pendonor darah di PKM
b. Formulir laporan bulanan calon pendonor darah
pendamping ibu hamil yang dilakukan seleksi di
PKM
c. Formulir laporan bulanan pendonor darah
pendampingan ibu hamil di UTD
3. Menentukan: nama Puskesmas, nama Kepala
Puskemas, nomor kode Puskesmas, nama UTD,
nama kepala UTD, tanggal seleksi sama dengan
tanggal praktikum.
4. Kelompok 1&2 membentuk nama desa yang
sama, begitu pula dengan kelompok 3&4, serta
kelompok 5&6, shg ada ada tiga nama desa.
5. Setiap kelompok mengisi formulir register data
kegiatan rekrutmen & seleksi calon pendonor
darah di PKM (waktu 15’), rincian keg:
a. Kelompok membuat 1 identitas bumil
sesuai keinginan
b. Kelompok memilih 4 data kuesioner calon
pendonor yg diisi peserta pada latihan
materi inti 3, sbg pendamping bumil
c. Kelompok memberikan kesimpulan pada
kolom 23 atau 24 apakah memenuhi syarat
donor sbg pendamping bumil
d. Kelompok mengambil data kel. lain dalam
desa yang sama untuk diisi dalam formulir
kelompoknya
6. Setiap kelompok latihan mengisi formulir
laporan bulanan calon pendonor darah
pendamping bumil yg dilakukan seleksi di PKM
(waktu 15’), rincian kegiatan:
a. Setiap kelompok mengisi formulir lap
bulanan calon pendonor darah pendamping
bumil yg dilakukan seleksi di PKM dg
menggunakan register data keg rekrutmen
& seleksi calon pendonor darah di PKM dari
3 desa
b. Diharapkan hasil pengisian setiap kelompok
adalah sama
7. Setiap kelompok latihan mengisi formulir laporan bulanan
pendonor darah pendamping bumil di UTD (waktu 10’),
rincian kegiatan:
a. Semua calon pendonor yg lolos seleksi di PKM dianggap
telah pergi ke UTD & berhasil menyumbangkan darahnya
b. Setiap kelompok mengisi formulir laporan bulanan
pendonor darah pendamping bumil di UTD dg
menggunakan lap bulanan calon pendamping bumil yang
dilakukan seleksi di PKM (pengisian hanya 1 PKM)
c. Diharapkan hasil pengisian setiap kelompok adalah
sama.
8. Perwakilan kelompok mempresentasikan:
d. Lap bulanan calon pendonor darah pendamping bumil yg
dilakukan seleksi di PKM
e. Lap bulanan pendonor darah pendamping bumil di UTD
Latihan II
Mengisi formulir laporan PKM tentang ibu yang
mendapat tranfusi darah dan ibu yang
meninggal. Rincian kegiatan:
1. Mengisi formulir sesuai dengan data yang
terdapat di modul materi inti hal 104
2. Perwakilan kelas mempresentasikan hasil
pengisian formulir