PROCUREMENT

(PENGADAAN)
DEPT. FARMASI KLINIS DAN KOMUNITAS
STIKES Rumah Sakit Anwar Medika
Outline

 PERENCANAAN OBAT
 PENGADAAN OBAT
 METODE PENGADAAN OBAT
PERENCANAAN OBAT

 Perencanaan obat menurut SK MENKES RI No. 1197 thn 2004 :

Merupakan proses kegiatan pemilihan jenis, jumlah dan harga
perbekalan farmasi yang sesuai dengan KEBUTUHAN dan
ANGGARAN, untuk menghindari kokosongan obat dengan
menggunakan metode yang dapat dipertanggungjawabkan dan dasar-
dasar perencanaan yang telah ditentukan antara lain, Konsumsi,
Epidemiologi, Kombinasi konsumsi yang disesuaikan dengan
anggaran yang tersedia.
 Lanjutan…
 Pedoman perencanaan meliputi :
1. DOEN
2. FORNAS
3. FORKIT
4. Standar terapi RS
5. Ketentuan setempat yang berlaku
6. Data catatan medik
7. Anggaran yang tersedia
8. Penetapan prioritas
9. Siklus penyakit
10. Sisa Persediaan
11. Data pemakaian periodic yang lalu
12. Rencana Pengembangan
Tujuan Perencanaan Obat

 Mendapatkan Jenis dan Jumlah obat yang tepat sesuai kebutuhan

 Menghindari kekosongan obat
 Meningkatkan penggunaan obat secara rasional
 Meningkatkan efisiensi penggunaan obat
 Metode-metode Perencanaan Obat

 Metode Morbiditas/epidemiologi
Ditetapkan berdasarkan jumlah kebuthan perbekalan farmasi yang digunakan untuk
beban kesakitan (morbidity load), yang didasarkan pada POLA PENYAKIT,
PERKIRAAN KENAIKAN KUNJUNGAN DAN WAKTU TUNGGU (LEAD
TIME)
 Metode Konsumsi
Ditetapkan berdasarkan data riil konsumsi perbekalan farmasi periode lalu, dengan
berbagai penyesuaian dan koreksi.
 Metode Kombinasi/Gabungan
Merupakan gabungan dari morbiditas dan konsumsi
 Metode Morbiditas

 Hal-hal yang perlu dipertimbangkan :

1. Jumlah pasien yang akan dilayani
2. Jumlah kunjungan kasus berdasarkan prevalensi penyakit
3. Menyediakan formularium /standar/pedoman perbekalan farmasi
4. Menghitung perkiraan kebutuhan perbekalan farmasi
5. Penyesuaian dengan alokasi dana yang tersedia

 Syarat utama metode ini adalah Harus memiliki standar pengobatan

 Langkah-Langkah metode
morbiditas
1. Menetapkan Pola morbiditas penyakit berdasarkan kelompok umur
penyakit
2. Menyiapkan data populasi penduduk
3. Menyediakan data masing2 penyakit per tahun untuk seluruh populasi
pada kelompok umur yang ada
4. Menghitung frekuensi kejadian masing2 penyakit per tahun untuk
seluruh populasi pada kelompok umur yang ada
5. Menghitung jenis, jumlah, dosis, frekuensi dan lama pemberian obat
menggunakan pedoman pengobatan yang ada
6. Menghitung jumlah yang harus diadakan untuk tahun anggaran yang
akan datang
Keunggulan dan Kelemahan

KEUNGGULAN : KELEMAHAN :
 Perkiraan Kebutuhan  Membutuhkan waktu dan
mendekati kebenaran tenaga terampil
 Standar pengobatan  Data penyakit sulit
mendukung usaha diperoleh secara pasti
memperbaiki pola  Perlu pencatatan dan
penggunaan obat pelaporan yang baik
 Metode Konsumsi

 Hal hal yang harus diperhatikan dengan menghitung jumlah perbekalan

farmasi yang dibutuhkan yaitu :
1. Melakukan pengumpulan dan pengolahan data
2. Analisis data untuk informasi dan evaluasi
3. Perhitungan perkiraan kebutuhan perbekalan farmasi
4. Penyesuaian jumlah kebutuhan perbekalan farmasi dengan alokasi
dana

 Syarat utama : Penggunaan obat periode sebelumnya harus dipastikan

RASIONAL
Hal ini dikarenakan hanya berdasarkan data konsumsi yang tidak
mempertimbangkan epidemiologi penyakit
 Data-data yg diperlukan
 Berdasarkan pada penggunaan obat sebelumnya (UNTUK RS
yang SUDAH BERDIRI)
DASAR : Analisis data dan Konsumsi obat tahuns sebelumnya
SUMBER DATA :
 Pencatatan dan pelaporan (Kartu stok)
 Pencatatan dan pelaporan beberapa fasilitas Kesehatan
 Hasil pertemuan beberapa tenaga medis
JENIS DATA :
Alokasi dana, daffar obat, stok awal, penerimaan, pengeluaran, sisa
stok, kadaluarsa, obat kosong, stok pengaman
Kelebihan dan Kekurangan
Kelebihan :
 Datanya akurat dan Metode
paling mudah
 Tidak Perlu data penyalit
dan standar pengobatan
 Kekurangan dan kelebihan
obat sangat kecil
 Tidak perlu catatan
morbiditas yang baik
Kekurangan :
 Data Konsumsi, obat dan
jumlah kontak pasien sulit
 Tidak dapat untuk dasar
penggunaan obat dan
perbaikan pola peresepan
 Kekurangan, kelebihan dan
kehilangan obat sulit
diandalkan
Rumus yang di gunakan

RUMUS :
A = (B+C+D) – E
Keterangan :
A = Rencana Pengadaan
B = Pemakaian rata-rata x 12 bulan
C = Stop pengaman 10-20% atau sesuai kebijakan
D = Waktu tunggu (lead time)
E = Sisa Stok
Metode Gabungan

 Kelebihan : Menutupi kelemahan dari metode morbiditas dan

konsumsi

 METODE LAIN :
FORECASTING (PERAMALAN)
Suatu usaha yang dilakukan perusahaan untuk bisa meramal,
memprediksi keadaan masa yang akan datang tentang produknya
dengan mencari tahu limit ketidakpastian masa depan terhadap
perusahaan.
Dapat dilakukan secara kualitatif dan kuantitatif
PENGADAAN OBAT

 Pengadaan barang/jasa adalah Kegiatan untuk memperoleh

barang dan jasa oleh kementrian /Lembaga/satuan kerja
perangkat daerah/institusi yang prosesnya dimulai dari
perencanaan kebutuhan sampai diselesaikannya seluruh
kegiatan untuk memperoleh barang/jasa
 Merupakan Kegiatan MEREALISASIKAN kebutuhan
yang telah direncanakan dan disetujui metode nya.
Tujuan pengadaan

Untuk mendapatkan perbekalan farmasi dengan , :

 Harga layak
 Mutu baik
 Pengiriman barang tepat waktu
 Proses berjalan lancar dan tidak memerlukan yenaga serta waktu
yang berlebihan
Waktu pengadaan

 Tahunan
 Triwulan
 Mingguan
 Harian
Data yang dibutuhkan dalam
menentukan jumlah pengadaan :

 Stok Minimum dan Stok Maksimum

 Stok rata-rata
 Safety stock
 Reordering level
 Economic order quantity
 Waktu tunggu (lead time)
 Batas kadaluarsa
Beberapa jenis obat yang memiliki kadaluarsa relative pendek harus
diperhatikan pengadaannya, untuk itu harus dihindari pengadaan
dalam jumlah BESAR
 KRITERIA/PERSYARATAN
PEMASOK
 Memilih izin pedagang besar farmasi atau industry farmasi
 Bagi PBF harus mendapat dukungan dari Industri farmasi yang
bersetifikat CPOB / c-GMP
 Bagi PBF harus memiliki sertifikat CDOB dan izin
mendistribusikan
 Bagi industry farmasi harus yang telah memiliki CPOB
 PBF dan Industri farmasi harus memiliki reputasi yang baik
dalam bidang pengadaan obat
 Pemilik dan/atau apoteker PJ PBF, apoteker PJ Produksi dan QC
industry farmasi tidak dalam proses peradilan atau Tindakan yang
berkaitan dengan profesi kefarmasian
Penentuan Waktu Pengadaan dan
Kedatangan Obat
Waktu pengadaan dan waktu kedatangan obat dari berbagai anggaran
perlu ditetapkan atau diusulkan oleh UNIT PENGELOLA OBAT/
GUDANG FARMASI, berdasarkan hasil analisis data :
 Sisa Stok
 Jumlah obat yang akan diterima sampai akhir tahun anggaran
 Frekuensi pemakaian
 Waktu tunggu/ lead time
Dari data tsb makan dapat kita tetapkan waktu pesan dan waktu
kedatangan obat
METODE PENGADAAN OBAT

Dalam Proses Pengadaan obat perlu memperhatikan 3 hal :

1. Pengadaan yang dipilih, bila tidak teliti dapat menjadi “biaya
tinggi”
2. Penyusunan dan Persyaratkan kontrak kerja sangat penting untuk
menjaga agar pelaksanaan pengadaan terjamin mutunya
3. Waktu dan kelancaran bagi semua pihak dan lain-lain.
Tahapan kegiatan pengadaan :

 Memilih metode pengadaan yang paling menguntungkan

 Melakukan negoisasi atas dasar kualitas, jaminan ketersediaan,
pelayanan dan harga yang wajar
 Membuat kontrak yang spesifik FAKTA INTEGRITAS
 Memonitor surat pesanan yang dibuat
 Memastikan kesesuain antara surata pesanan, spesifikasi barang
dan dokumen pendukng yang menyertai
 Melakukan pembayaran sesuai waktu yang telah disepakati
Lanjutan..
Pengadaan dapat dilakukan dengan beberapa cara :
Secar garis besar ada 3 cara :
1. Pembelian
2. Produksi/pembuatan sediaan farmasi
3. Sumbangan/hibah
 Metode pengadaan dengan
PEMBELIAN
 OPEN TENDER (TENDER SECARA TERBUKA)
 RESTRICTED TENDER (TENDER TERBATAS)
 COMPETITIVE NEGOTIATION (KONTRAK)
 DIRECT PROCUREMENT (PEMBELIAN LANGSUNG)
 OPEN TENDER

Metode Deskripsi Biaya Lead Time Beban Evaluasi Kondisi memilih

singkat Kerja Supplier

Tender Melibatkan Umum nya Sedang - Tinggi Tinggi - Ketika pemasok

Terbuka semua RENDAH Panjang yang ber
supplier yang partisipasi
tertarik mempunyai
reputasi baik
- Jika per syaratan
yang diajukan
tidak terpenuhi
 RESTRICTED TENDER

Metode Deskripsi Biaya Lead Time Beban Evaluasi Kondisi memilih

singkat Kerja Supplier

Tender Partisipasi Favorable Sedang - Tinggi Tinggi - Ketika daftar

Ter - supplier ter Panjang pemasok yang
Batas batas, yaitu memenuhi syarat
yang sudah sudah diketahui
terdaftar di - Ketika ada
pemerintahan pengaturan pre
atau yang kualifikasi dan
telah monitoring
memenuhi supplier
syarat
 COMPETITIVE NEGOTIATION

Metode Deskripsi Biaya Lead Time Beban Evaluasi Kondisi memilih

singkat Kerja Supplier

Negoisasi Pembeli Dapat Pendek - Sedang Tinggi - Pengalaman

Kompetitif melakukan Favorable Panjang pembelian dengan
pendekatan akses yang baik
terhadap sejumlah terhadap pasar
kecil dari supplier - Harga barang
yang potensial rendah, jumlah
dan menawarkan pembelian sedikit
harga yang - Saat spesifikasi
spesifik atau yang dibutuhkan
penataan pembeli tidak
pelayanan tersedia secara luas
 DIRECT PROCUREMENT

Metode Deskripsi Biaya Lead Time Beban Evaluasi Kondisi memilih

singkat Kerja Supplier

LANSUNG Dapat membeli Umumnya Pendek - Rendah Tinggi - Barang2

langsung ke mahal Panjang emergency, item
supplier tunggal obat sedikit, dan
pada quoted price jika tidak mungkin
dilakukan negoisasi
- Pembelian sumber
obat tunggal
- Barang murah atau
jumlahnya sedikit
 PRODUKSI

 Produksi sediaan farmasi merupakan kegiatan membuat, mengubah bentuk, dan

pengemasan Kembali sediaan farmasi streril atau non steril untuk memenuhi
kebutuhan pelayanan Kesehatan
 Kriteria Perbekalan farmasi yang diproduksi :
1. Sediaan farmasi dengan formula khusus
2. Sediaan farmasi dengan mutu sesuai standar dengan harga lebih murah
3. Sediaan dengan kemasan yang lebih kecil
4. Sediaan farmasi yang tidak tersedia di pasaran
5. Sediaan farmasi untuk penelitian
6. Sediaan nutrisi parenteral
7. Rekonstruksi sediaan obat kanker
8. Sediaan farmasi yang harus selalu di buat baru
Produksi steril

 Sterililasi terhadap alat Kesehatan dengan membuat aquadest utk

membuat larutan NaCl 0,9%
 Dibutuhkan autoklaf utk strerilisasi
 Aquadest butuh alat destilasi
 Persyaratan teknis utk produksi steril :
1. Ruangan aseptis
2. Alat : LAF, Autoclav, oven, APD
3. SDM : Terlatih dan bersertifikat
Produksi non steril

 Pembuatan puyer
 Pembuatan sirup
 Pengemasan Kembali (cth : alcohol, H2O2)
 Pengenceran (cth : Antiseptik, desinfektan)
 Persyataran teknis produksi nonsteril :
1. Ruangan khusus untuk pembuatan
2. Peralatan : Peracikan dan pengemasan
3. SDM : Terlatih dan bersertifikat
SUMBANGAN/ DROPPING /
HIBAH
 Dapat berasal dari Pemerintah , Lembaga, atau instansi Kesehatan
atau industry farmasi
 Dana dari pemerintah atau APBN atau APBD
 Contoh : ???
THANKS