Oleh

Agus MB, APP, S.Pd, M.Kes

Yogyakarta, 06-04-2021
 Era Global
 Kemajuan Iptekdokkes
 Kesadaran Masyarakat
 Penjaminan BPJS
 LSM/LBH Kesehatan
 Tuntutan Profesional
“Sistem FIFO”
Peserta Memahami :
1. Definisi dan proses manajemen Linen
2. Peran dan fungsi perencanaan Linen
3. Peran dan fungsi pengorganisasian
Instalasi
4. Peran dan fungsi staffing Instalasi
5. Peran dan fungsi pengarahan/directing
6. Peran dan fungsi pengendalian.
 DEFINISI
Manaj : adl aktivitas/ tindakan bersama dlm suatu org utk
mencapai tuj dan sasaran yang diinginkan.
( Wikipedia )

Manaj : adl proses koordns & integrs sumber2

melalui perenc, pengorg, pengarhn, & kontroling dlm
rangka mencapai tuj dan sasaran yang spesifik dari
institusi. ( Huber, 1996 ).

Manaj kep : adl proses koords dan integrasi sumber2

kepwtan dg menerapkan proses manaj dlm rangka
mencapai tuj dan sasaran pelayanan keperawatan.
( Huber, 1996 ).
 Planning

Controlling Organizing

Directing Staffing
 Philosophy: Visi, Misi, Falsafah
 Tujuan dan sasaran
 Kebijakan, prosedur, peraturan
 Projeksi jangka panjang & pendek
 Perencanaan keuangan
1. Menetapkan struktur untuk
melaksanakan rencana
2. Menetapkan metode asuhan
keperawatan yang paling sesuai
3. Mengelompokan setiap aktivitas
untuk mencapai sasaran unit
 Rekruitmen
 Interview
 Penempatan
 Orientasi
 Penjadwalan
 Pengembangan staf
 Motivasi
 Manajemen konflik
 Pendelegasian
 Komunikasi
 Memfasilitasi kolaborasi
 Performance Appraisal
 Pertanggungjawaban keuangan
 Pengendalian mutu
 Pengawasan hukum & etika
 Pengawasan profesi dan

profesionalisme
 Perencanaan merupakan tahapan kritis dari
proses manajemen dan tahap awal dari fungsi
manajemen yang lain.
 Tanpa perencanaan yang adekuat, kegagalan
pada proses manajemen lainnya.
 Tahapan proaktif, dibutuhkan oleh semua unsur,
menentukan pencapaian tujuan pribadi maupun
organisasi
 Spesifik, sederhana, realistik, fleksibel
 Sebagai pedoman dalam menetapkan rencana
tindakan
 Apa yang akan dilakukan, siapa PJ, bagaimana
melakukan, kapan dan dimana dilakukan.
TUJUAN PERENCANAAN
1. Mengatasi masalah
2. Memudahkan pencapaian tujuan organisasi
3. Memudahkan penyusunan kembali perencanaan baru

KEUNTUNGAN
1. Memandu aktivitas
2. Jelas, objektif, dan sasaran yang rasional
3. Efisiensi dan efektivitas sumber daya
4. Mengurangi resiko
5. Kekuatan untuk pengendalian
6. Memudahkan evaluasi dan peningkatan
 LANGKAH – LANGKAH PERENCANAAN

1. Menentukan dan memahami visi, misi, falsafah

dan tujuan .
2. Pengumupulan data yang dibutuhkan
3. Analisis data ( SWOT )
4. Menetapkan tujuan dan sasaran ( SMART ).
5. Menetapkan rencana tindakan:
- Rincian tindakan/ aktivitas
- Prioritas
- Timeliness
- Penanggung jawab
- Biaya/ Peralatan/ metode
 Bagian lain dari proses perencanaan jangka
pendek/ perencanaan operasional.
 Merupakan aspek yang sangat penting dan

berharga dari seorang manager

 Fokus pada pencapaian tugas-tugas yang spesifik.
 Periode 1 jam – 3 tahun.
 Tidak lebih kompleks dibandingkan perencanaan

jangka panjang atau perencanaan strategik

 Dapat disusun tahunan, bulanan, mingguan, harian,

bahkan per jam.

 1. Menyediakan waktu
untuk perencanaan dan
menetapkan prioritas

2. Menyelesaikan tugas dengan

prioritas tertinggi, dan
menyelesaikan satu tugas
sebelum memulai yang lain

3. Memprioritaskan ulang
berdasarkan sisa tugas
yang lain dan informasi baru
yang diterima.
 3 Kategori:
 Tidak dikerjakan
 Dapat dikerjakan oleh orang lain
 Tidak perlu lagi dikerjakan
 Dikerjakan nanti
 Masalah sederhana/ sepele
 Tidak membutuhkan deadline segera
 Dapat ditangguhkan
 Dikerjakan sekarang
 Kebutuhan operasional unit harian ( staffing harian,
masalah kurangnya peralatan, jadwal rapat, melaksanakan
interview, penilaian kinerja staf )
 TUJUAN UTAMA

Membuat aktivitas lebih bermanfaat

Kendalikan waktu kita

Dengan waktu yang sedikit menghasilkan

sesuatu yang besar
Usaha : Hasil = 1 : 4
 TERMASUK MANAGEMENT WAKTU

a) Mengurangi aktivitas yang tidak

penting

b)Mengatur aktivitas

c) Pendelegasian

“ Work smarter, not harder “

 PENTINGNYA TENGGANG WAKTU ( DEADLINE )

1. Deadline memberi ketegasan waktu penyelesaian

2. Deadline mendorong kita bertindak
3. Deadline membuat kita lebih menghargai waktu

MENETAPKAN TENGGAT WAKTU ( DEADLINE )

1. Atasan atau lembaga

2. Anda sendiri meminta
3. Anda sendiri membuat untuk diri sendiri
 Konsep efisien atau lebih waspada thd
pembiayaan
 Pemberian pelayanan efektif dan efisien dengan

tetap meningkatkan revenue untuk melanjutkan

produktivitas institusi.
 Manager unit harus memiliki keahlian dalam

mengelola pembiayaan operasional unitnya.

 Keperawatan harus berkontribusi memberikan

masukan dalam perencanaan keuangan RS.

 Perencanaan yang menggunakan data numerik
untuk meramalkan aktivitas-aktivitas suatu
organisasi sepanjang periode yang ditentukan.
 Hasil yang diharapkan dari anggaran belanja

merupakan penggunaan yang maksimal dari

sumber-sumber yang ada untuk memenuhi
kebutuhan organisasi jangka pendek dan
panjang.
1. Nilai apakah kebutuhan yang akan dicakup
dalam anggaran
2. Susun perencanaan: 12 bulan,
3. Implementasi. Monitoring dan analisis untuk
menghindari ketidak sesuaian atau kelebihan dana
pada akhir tahun.
4. Evaluasi: review secara periodik dan
modifikasi jika diperlukan sepanjang tahun
fiskal berjalan.
 Budget SDM
 Formula standar untuk menghitung kebutuhan staf
 Cegah kekurangan atau kelebihan tenaga
 Pertimbangkan waktu produktif dan non produktif.
 Budget Operasional
 Pengeluaran harian: biaya listrik, perbaikan,
pemeliharaan alat, alkes.
 Budget Capital ( Capex )
 Pembelian gedung, alat medik yang mempunyai umur
panjang ( > 5 – 7 thn ).
 Renovasi gedung
1. Mengkaji kebijakan internal dan eksternal Rumah
Sakit dalam berbagai aspek yang terkait dengan
ruang keperawatan.
2. Menyusun dan menetapkan Falsafah dan tujuan
yang mengacu pada Visi Misi Rumah Sakit.
3. Menetapkan kebijakan dan prosedur yang terkait
dengan lingkup pelayanan keperawatan.
4. Menyusun Renstra berdasarkan analisis situasi dan
menetapkan sasaran kerja tahunan.
5. Merencanakan budget dan volume pelayanan dalam
setiap tahun.
6. Menetapkan standar ketenagaan dan pola
ketenagaan yang dibutuhkan berdasarkan jumlah,
kualifikasi, dan distribusinya.
 Menyusun dan merencanakan standar peralatan,
budget kebutuhan peralatan dan penggantian
 Menyusun dan merevisi uraian tugas seluruh staf
 Menjadi bagian dalam tim rekrutmen dan seleksi
penerimaan staf
 Menyusun dan menetapkan program orientasi, program
pengembangan dan peningkatan karir staf, program
pendidikan dan pelatihan dalam pelayanan, dan
pendidikan berkelanjutan untuk seluruh staf.
 Merekomendasikan dan menetapkan staf yang
kompeten dan memenuhi persyaratan untuk
memberikan pelayanan
 Berperan serta menyusun perencanaan strategik
rumah sakit dan pengembangan pelayanan rumah sakit.
• Merupakan variabel penting
• menggambarkan pekerjaan, kekuatan, dan elemen –
elemen kontrol dalam suatu organisasi.

• Dua elemen dasar dari struktur organisasi adalah:

- Membagi staf kedalam tugas – tugas khusus untuk
dilaksanakan.
- Mengkoordinasikan tugas – tugas tersebut untuk
menyelesaikan aktivitas atau sasaran kerja.

• Struktur menetapkan pola hubungan diantara komponen/

bagian – bagian
organisasi.
 Struktur Organisasi Bagan Organisasi

- Menggambarkan suatu organisasi

- Manager yang memiliki banyak pengetahuan
dapat memperoleh informasi sebanyak mungkin
dengan membaca bagan organisasi.
-Dapat membantu mengidentifikasi harapan dan
peran staf.
- Menetapkan hubungan formal didalam organisasi

Komunikasi antar orang

dgn tg jwb & kekuasaan
Hubungan formal Horizontal pada bidang yang sama ttp
Garis komunikasi Garis tegas fungsi berbeda.
wewenang
Vertikal Menunjukkan rantai komando
yg resmi, jalur formal
komunikasi dan wewenang
Kesatuan komando
Garis putus – putus/ dotted lines Menggambarkan posisi staf

- Staf penasehat
- Penyedia informasi
- Membantu manager tetapi memiliki
wewenang organisasi yang terbatas.
 Elemen – elemen
dalam struktur organisasi

1.Pembagian tugas
2.Hirarki wewenang
3.Kaidah2 dan peraturan yang
mempengaruhi perilaku.
4.Rentang Kendali
5.Garis komunikasi
 BUDAYA ORGANISASI
- Adalah suatu sistem dari simbol2 dan
interaksi2 yang unik untuk tiap organisasi.

- Adalah cara berfikir, bertindak, dan mempercayai

bahwa anggota suatu unit memiliki kebiasaan.

- Adalah nilai2 organisasi, bahasa, sejarah,

jaringan komunikasi informal dan formal, ritual
keagamaan, benda2 keramat, dan lain-lain
yang ada dalam suatu institusi yang tidak pernah
disikusikan atau dirubah.( Hein, 1998 ).
 TIPE STRUKTUR ORGANISASI
1. Birokratis atau line structure/ line
organizations
2. Ad hoc : modifikasi dari birokratis, kurang
menguntungkan
3. Matriks: fokus pada pekerjaan dan produk.
Seluruh tugas yang dibutuhkan untuk
menghasilkan produk dan produk merupakan
hasil akhir dari pekerjaan.Ex: kepuasaan
pelanggan.
4. Flat/ datar: membuang lapisan hirarki dengan
mendatarkan rantai skalar dan desentralisasi
organisasi.
5. Kombinasi
 Integrasi peran kepemimpinan dan fungsi
manajemen terkait dengan struktur organisasi
1. Struktur organisasi sebagai peta yang mengambarkan dengan
siapa leader/ manager bicara, siapa yang memiliki wewenang
2. Tanpa struktur organisasi, orang akan bekerja dalam lingkungan
yang kacau.
3. Struktur menjadi alat yang penting untuk memfasilitasi
perintah dan meningkatkan produktivitas.
4. Leader/ manajer bertanggung jawab untuk memastikan
bawahannya memahami keseluruhan struktur organisasi dan
struktur pada tingkat unit.
5. Struktur unit secara periodik dievaluasi.
6. Memfasilitasi struktur informal.
7. Memiliki pengetahuan yang lebih tentang budaya organisasi .
8. Meningkatkan pengembangan budaya konstruktif, menjelaskan,
dan mengkomunikasikan budaya tersebut kepada bawahan.
9.
1. Tetapkan jumlah dan jenis ketenagaan yang
dibutuhkan.
2. Rekrut, interview, seleksi, dan tempatkan staf sesuai
dengan standar job desc.
3. Gunakan sumber-sumber yang ada dalam institusi untuk
program induksi dan orientasi.
4. Pastikan setiap staf disosialisasikan terhadap nilai-
nilai dan peraturan.
5. Kembangkan program edukasi staf yang akan membantu
staf memenuhi tujuan dan sasaran organisasi.
6. Gunakan penjadwalan yang kreatif dan fleksibel sesuai
dengan kebutuhan pasien terhadap askep untuk
meningkatkan produktivitas.
 Perencanaan staffing
 Perencanaan staffing merupakan peran
penting dari pemimpin dan bagian yang sering
dilupakan dari proses staffing.
 Prediksi kebutuhan staffing merupakan

ketrampilan manajemen yang berharga karena

memungkinkan manajer menghindari krisis
staffing.
 Analisis pola staffing yang lama merupakan

contoh perencanaan staffing yang proaktif.

 Merujuk pada proses mengkoordinir dan
menggerakan.
 Merupakan “ fase melakukan” dari proses

manajemen.
 Membutuhkan ketrampilan kepemimpinan dan

manajamen yang baik dalam rangka mencapai

tujuan dan sasaran
 Komponen yang termasuk dalam proses ini adalah

menciptakan iklim motivasi, menciptakan

komunikasi yang efektif dalam organisasi,
mengelola konflik, memfasilitasi kolaborasi,
negosiasi, kesepakatan masalah hukum yang
mempengaruhi manajemen
 Teori motivasi yang bervariasi ( Maslow,Skinner, Herzberg,
McClelland, Douglas McGregor, dll ).
 Motivasi intrinsik dan ekstrinsik.
 Reinforcement positif merupakan motivator terbaik yang
dapat digunakan manajer.
 Motivasi personal dari supervisor atau manajer merupakan
faktor penting yang dapat mempengaruhi komitmen dan
moral staf untuk bekerja.
 Manajer/ supervisor sebagai role model, juga mentor bagi
staf untuk menjadi manajer ( mentorship program )
 Keberhasilan strategi motivasi diukur oleh adanya
peningkatan produktivitas dan keuntungan RS, pertumbuhan
SDM, yang akan terus memotivasi staf.
 Memandang seseorang sebagai individu yang unik
dan penerimaan terhadap seseorang secara total
membuat orang lain merasa aman.
 Memiliki harapan yang jelas dan mengkomunikan
harapan-harapan ini secara efektif.
 Adil dan konsisten pada saat menghadapi staf
 Pengambil keputusan yang tangguh dengan cara dan
gaya yang tepat.
 Mengembangkan konsep kerja tim. Kembangkan
sasaran kelompok yg bs membangun semangat tim.
 Integrasikan kebutuhan dan keinginan staf dengan
kepentingan dan tujuan organisasi.
 Memahami keunikan tiap staf dan biarkan staf
mengetahuinya.
 Sediakan kesempatan-kesempatan yang menantang staf
dan biarkan mereka tumbuh.
 Jika memungkinkan, minta partisipasi dan masukan dari
staf dalam pengambilan keputusan.
 Berikan pengakuan dan penghargaan
 Pastikan staf memahami setiap keputusan & tindakan
 Penghargaan untuk perilaku yang diharapkan dan
konsisten dlm menangani perilaku yg tidak diharapkan.
 Berikan staf kesempatan memberikan pendapat atau
keputusan pribadinya.
 Ciptakan rasa saling percaya dan menjalin hubungan
dengan staf.
 Role model bagi staf
 Komunikasi dlm organisasi merupakan fungsi manajemen.
 Harus sistematik, kontinyu, terintegrasi ke dalam
struktur organisasi, mendorong pertukaran pandangan
dan ide-ide
 Lebih dari 80% waktu manajerial digunakan komunikasi,
16% untuk membaca, 9% menulis, 30% berbicara, 45%
mendengarkan ( Swanburg, 1990 ).
 Mengembangkan keahlian di semua aspek komunikasi
merupakan hal yang kritis untuk keberhasilan manajerial.
 Karena 75% waktu komunikasi manajerial digunakan untuk
berbicara dan mendengarkan, maka ketrampilan
komunikasi interpersonal memegang peran penting dan
kritis dalam kepemimpinan.
1. Manajer memiliki wewenang dan tanggungjawab dalam
komunikasi dengan semua orang yang ada dalam organisasi
2. Perbedaan buday dan majunya teknologi komunikasi manambah
kompleksitas komunikasi dalam organisasi, oleh karena itu
sebagai manajer harus memahami dengan baik setiap situasi,
sehingga mampu memilih jaringan atau saluran komunikasi
internal yang tepat.
3. Mengkomunikasikan setiap pesan denga jelas, baik verbal
maupun tulisan dengan bahasa yang mudah dimengerti.
4. Komunikkasi interpersonal lebih merefleksikan peran
kepemimpinan
5. Kepekaan terhadap komunikasi verbal dan nonverbal,
pengakuan terhadap status, kekuasaan, dan wewenang dapat
menjadi hambatan komunikasi antara atasan dan bawahan
6. Fungsi manajemen dalam komunikasi memastikan produktivitas
dan kontinuitas melalui sharing informasi yang tepat.
7. Ketrampilan kepemimpinan dalam komunikasi memberikan
manajer klarifikasi tujuan organisasi langsung kepda bawahan.
Memastikan apakah semua yang ada sesuai dengan rencana
yang telah diambil, instruksi yang diberikan serta prinsip-
prinsip yang telah ditetapkan.

Bertujuan untuk mengetahui kelemahan dan kesalahan

dalam instruksi dan untuk memperbaiki serta mencegah
agar tidak terulang.

Menetapkan standar, mengukur penampilan kinerja,

mengambil
tindakan untuk memperbaiki perbedaan antara standar dan
penampilan yang aktual
Evaluasi secara berkala dari misi, falsafah, tujuan dan sasaran,
mengukur penampilan individu dan kelompok terhadap standar,
pengeluaran dan penggunaan barang, audit mutu asuhan
keperawatan
 10 CIRI SISTEM PENGENDALIAN
YANG BAIK
1. Harus mencerminkan kegiatan yang
sebenarnya
2. Kesalahan harus disampaikan secara tepat
3. Selalu melihat kedepan
4. Harus ada pengecualian pada situasi tertentu
5. Obyektiv
6. Fleksibel
7. Harus seirama dengan pola organisasi
8. Ekonomis
9. Dapat dipahami
10.Ada indikasi tindakan perbaikan
 TEKNIK PENGENDALIAN
1. Evaluasi perencanaan operasional
2. Membuat grafik Gantt sebagai
kontrol
3. Membuat master rencana
pengontrolan serta pokok2
pengontrolan yang kritis
4. Membuat program evaluasi dan
teknik pemeriksaan ulang
 Agus Marwoto Bady

E-Mail :agusbady@yahoo.com, HP 08122752971