PENYUSUNAN KEBUTUHAN

PEGAWAI NEGERI
SIPIL
POKOK MATERI PEDOMAN UMUM

ANALISIS KEBUTUHAN PEGAWAI

Tahapan Analisis Kebutuhan PNS

Faktor-Faktor Yang Dipertimbangkan

TATA CARA PENGHITUNGAN KEBUTUHAN

Analisis Persediaan PNS

Penghitungan Kebutuhan PNS

LATAR BELAKANG

1 2 3
Jumlah, Kualitas,
Perencanaan Komposisi, dan
Kepegawaian Distribusi PNS Penyusunan
Secara Nasional Yang TEPAT Sesuai Kebutuhan Pegawai
(UU No. 43/1999 dengan Beban Kerja Secara Riil
Pasal 15, dan Tanggung
PP No.54/2003) Jawab pada Satuan
Organisasi Negara
TUJUAN

Pedoman Umum
Penyusunan Kebutuhan
Pegawai Negeri Sipil

Pedoman Bagi PPK Pusat

dan Daerah dalam
Pedoman Bagi Menyusun Kebutuhan Riil
Pejabat di PNS di Lingkungannya
Lingkungan BKN Berdasarkan Beban Kerja
Untuk Menyusun dan Tanggung Jawab
Kebutuhan PNS serta Memperhatikan
Profil Daerah dan Kondisi
Secara Nasional
Geografis
PENGERTIAN

Analisis Kebutuhan Pegawai adalah

Suatu Metode untuk Mengetahui Jumlah
Pegawai di Suatu Unit Organisasi yang
Dilakukan Secara Sistematis dengan
Menggunakan Metode Analisis Beban
Kerja dan/atau Metode Lainnya serta
Membandingkan Kebutuhan PNS dengan
Persediaan Yang Ada Sehingga Dapat
Diketahui Kebutuhan Riil Pegawai.
 RUANG LINGKUP

JABATAN
STRUKTURAL

JABATAN JABATAN
FUNGSIONAL FUNGSIONAL
UMUM TERTENTU
 ANALISIS
KEBUTUHAN
PEGAWAI NEGERI
SIPIL
TAHAPAN ANALISIS KEBUTUHAN PNS

1
Pengumpulan Data dan Informasi

2
Evaluasi Kebutuhan Pegawai

3
Penyusunan Rencana Realokasi Pegawai

Penyusunan Rencana Tambahan Formasi Pegawai Baru

4
Data dan Informasi Yang Dibutuhkan

STRUKTURAL
JFU
JFT
Guru
Tenaga
Kesehatan

1. Jumlah Pegawai
Per Satuan Unit Jumlah Sekolah
Instansi Pusat
dan Daerah. Dan Rombongan Jumlah PNS
2. Informasi Jabatan Belajar pada : Pada Sarana
(Uraian dan Syar 1.TK Negeri
at Jabatan). Pelayanan
2.SD Negeri Kesehatan
3. Peta Jabatan.
4. Renstra Instansi 3.SMP Negeri Pemerintah :
5. Profil, Kondisi 4.SMA Negeri 1.RSUD
Geografis, dan 5.SMK Negeri 2.Puskesmas
Potensi Daerah
FAKTOR-FAKTOR YANG DIPERTIMBANGKAN

Penghitungan
Penghitungan Kebutuhan
Kebutuhan PNS
PNS

Standar Waktu Faktor

Beban Kemampuan
Kerja Kerja Lain
Rata2
Contoh Beban Kerja

Waktu Waktu Pegawai

Satuan Penyeles Beban
No Uraian Tugas Kerja Yang
Hasil aian kerja
Efektif Dibutuhkan
Menelaah peraturan perundang
1 Kegiatan 120 300 1 0.4
undangan
2 Mempelajari literatur akademis,
pedoman dan prosedur kerja sesuai Kegiatan 120 300 1 0.4
bidang tugas yang ditangani

3 Menyiapkan bahan koordinasi terhadap

pelaksanaan pertimbangan naskah Kegiatan 60 300 1 0.2

4 Menyiapkan bahan untuk pemrosesan

pertimbangan naskah perjanjian dalam Kegiatan 60 300 1 0.2
kontrak

5 Menyiapkan konsep dan proses surat

pertimbangan naskah perjanjian dalam Kegiatan 60 1500 1 0.04
kontrak

6
Menganalisis dan mengevaluasi hasil
persiapan terhadap pertimbangan Kegiatan 120 300 1 0.4
naskah perjanjian dalam kontrak
7
Melaksanakan tugas lain yang diberikan
atasan sesuai garis kewenangan untuk Kegiatan 120 6000 4 0.08
kelancaran tugas

1,72
 Standar Kemampuan Rata-rata

Norma Waktu
Norma waktu adalah standar kemampuan rata-rata pegawai dalam
menyelesaikan tugas yang diukur berdasarkan satuan waktu. Dalam
penghitungannya digunakan rumus:

  Orang x Waktu
NORMA WAKTU =
Hasil
 
Contoh:
Operator Komputer dalam waktu 60 menit dapat menghasilkan beberapa
lembar ketikan, misalnya 6 lembar ketikan.
   
1 Orang Operator Komputer x 60 menit
NORMA WAKTU =
6 lembar ketikan
 
Dari contoh tersebut dapat ditetapkan bahwa rata-rata standar kemampuan
seorang Operator Komputer adalah 60 menit menghasilkan 6 lembar
ketikan, atau 1 lembar ketikan diselesaikan dalam waktu 10 menit.
Standar Kemampuan Rata-rata (Lanjutan)

 Norma Hasil
Norma hasil adalah standar kemampuan rata-rata pegawai dalam menyelesaikan
tugas yang diukur berdasarkan satu satuan hasil dapat diperoleh dalam waktu
berapa lama. Dalam penghitungannya digunakan rumus:
  
Hasil
NORMA HASIL =
Orang x Waktu
 
Contoh:
Penganalisis Formasi Pegawai untuk menghasilkan pertimbangan teknis atas usul
tambahan formasi CPNS dari satu instansi diperlukan waktu berapa lama untuk
menyelesaikannya (misalnya 60 menit)
 
1 Pertimbangan teknis
NORMA HASIL =
1 Penganalisis Formasi Pegawai x 60 menit
 
Dari contoh tersebut dapat ditetapkan bahwa rata-rata standar kemampuan seorang
Penganalisis Formasi Pegawai untuk menghasilkan pertimbangan teknis atas usul
tambahan formasi CPNS dari satu instansi diperlukan waktu 60 menit.
Waktu Kerja

Jam Kerja Efektif (JKE) terdiri dari jumlah jam kerja formal
dikurangi dengan waktu kerja yang hilang karena tidak
bekerja seperti melepas lelah, istirahat makan dan sebagainya.
Dalam menghitung jam kerja efektif digunakan ukuran sebagai
berikut:
a. JKE per hari = 1 hari x 5 jam = 300 mnt
b. JKE per minggu = 5 hari x 5 jam = 25 jam = 1.500
mnt
c. JKE per bulan = 20 hari x 5 jam = 100 jam = 6.000 mnt
d. JKE per tahun = 240 hari x 5 jam = 1.200 jam = 72.000
mnt
Faktor Lain

APBN/D

Potensi
Daerah

Kondisi Profil Daerah

Geografis
Jumlah
Penduduk
 TATA CARA
PENGHITUNGAN
KEBUTUHAN
PEGAWAI
 ANALISIS PERSEDIAAN PNS

1. Data Jumlah Pegawai Yang Dimiliki Oleh Suatu Unit

Organisasi Yang Terkini.
2. Menyusun Perencanaan Persediaan Pegawai Untuk Kurun
Waktu 2 – 5 Tahun Ke Depan Sesuai Dengan Kebutuhan
dan Perubahan Organisasi Selanjutnya Disampaikan
Kepada Kepala BKN.
3. Perkiraan persediaan pegawai tahun berikutnya dihitung
atas dasar jumlah pegawai yang ada dikurangi dengan
jumlah pegawai yang mencapai BUP dalam tahun
bersangkutan.
4. Pengurangan pegawai di luar BUP seperti mutasi,
berhenti, dan meninggal dunia sulit diramalkan kecuali
direncanakan dengan pasti.
5. Persediaan pegawai disusun dalam daftar susunan
jabatan berdasarkan kualifikasi.
 Tahapan Analisis Persediaan Pegawai

Daftar Daftar Perkiraan Perkiraan

Susunan Susunan Perubahan Persediaan
Jabatan Pegawai Komposisi Pegawai

Nama Jabatan Nama Jabatan

Ikhtisar Jabatan Data Pegawai :

•Nama Pegawai Pensiun Persediaan
Syarat Jabatan : •Tahun Pengangkatan
• Pendidikan •Tahun Pensiun Promosi Pegawai
• Diklat •Pendidikan
• Pengalaman •Diklat
•Pengalaman
Mutasi 2-5 Tahun
• Keahlian
•Keahlian
• Keterampilan
•Keterampilan
PENGHITUNGAN KEBUTUHAN PNS

Metode Analisis Beban Kerja

Contoh : Uraian Tugas Jabatan Pemroses Naskah Perjanjian Kerjasama dan
Kontrak Pada Sub Bagian Bantuan Hukum
Waktu Waktu Pegawai
Satuan Beban
No Uraian Tugas Penyele Kerja Yang
Hasil kerja
saian Efektif Dibutuhkan

1 Menelaah peraturan perundang undangan Kegiatan 120 300 1 0.4

2 Mempelajari literatur akademis, pedoman dan prosedur

kerja sesuai bidang tugas yang ditangani Kegiatan 120 300 1 0.4

3 Menyiapkan bahan koordinasi terhadap pelaksanaan

pertimbangan naskah Kegiatan 60 300 1 0.2

4 Menyiapkan bahan untuk pemrosesan pertimbangan

naskah perjanjian dalam kontrak Kegiatan 60 300 1 0.2

5 Menyiapkan konsep dan proses surat pertimbangan

naskah perjanjian dalam kontrak Kegiatan 60 1500 1 0.04

6
Menganalisis dan mengevaluasi hasil persiapan terhadap Kegiatan 120 300 1 0.4
pertimbangan naskah perjanjian dalam kontrak
7
Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai Kegiatan 120 6000 4 0.08
garis kewenangan untuk kelancaran tugas

1,72
CATATAN

 Berdasarkan contoh tersebut di atas maka pegawai yang

dibutuhkan untuk jabatan Pemroses Naskah Perjanjian Kerjasama
dan Kontrak adalah sebanyak 1,72 dibulatkan ke atas menjadi 2
(dua) orang pegawai.
 Apabila kebutuhan pegawai untuk jabatan tersebut juga dianalisis
berdasarkan sifat pekerjaan yaitu rutin, segera, penting,
dan/atau rahasia serta dilakukan analisis terhadap
peralatan/teknologi yang digunakan, maka kebutuhan pegawai
untuk jabatan tersebut adalah 1 atau 2 orang.
 Maksudnya apabila peralatan yang tersedia di unit tersebut
lengkap dengan teknologi yang modern maka pegawai yang
dibutuhkan cukup 1 orang.
Penghitungan Kebutuhan Jabatan Struktural

KEBUTUHAN PEJABAT
STRUKTURAL DILAKUKAN
BERDASARKAN JUMLAH JABATAN
STRUKTURAL YANG TERDAPAT
DALAM STRUKTUR ORGANISASI
DAN TATA KERJA YANG TELAH
DITETAPKAN.
 Penghitungan Kebutuhan Jabatan Fungsional
Pada Instansi Pusat

Jenis Jabatan Indeks Kebutuhan Pegawai

1. Tidak memberikan pelayanan langsung

pada masyarakat:

a. Eselon IV atau Eselon V teknis paling banyak 2 (dua) orang

b. Eselon III teknis terendah paling banyak 4 (empat) orang

c. Kesekretariatan Eselon IV atau Eselon V paling banyak 3 (tiga) orang

d.Kesekretariatan Eselon III terendah paling banyak 5 (lima) orang

2. Memberikan pelayanan langsung pada

masyarakat yang bersifat teknis paling banyak 5 (lima) orang
administratif

3. Jabatan fungsional tertentu Ditetapkan Instansi Pembina

Kebutuhan jabatan fungsional bagi organisasi yang memiliki

karakteristik pekerjaan yang spesifik ditentukan oleh
Instansi yang bersangkutan.
Penghitungan Kebutuhan Jabatan Fungsional
Pada Instansi Daerah

Jenis Jabatan Indeks Kebutuhan Pegawai

1. Tidak memberikan pelayanan langsung

pada masyarakat:

a. Eselon IV atau Eselon V teknis paling banyak 2 (dua) orang

b. Eselon III teknis terendah paling banyak 5 (lima) orang

c. Kesekretariatan Eselon IV / Eselon V paling banyak 5 (lima) orang

d.Kesekretariatan Eselon III terendah paling banyak 7 (tujuh) orang

2. Memberikan pelayanan langsung pada

masyarakat yang bersifat teknis paling banyak 7 (tujuh) orang
administratif

3. Jabatan fungsional tertentu Ditetapkan Instansi Pembina

Penghitungan Kebutuhan Guru TK, SD, dan BK

GURU TK GURU BK
KG = ∑K + 1 KTK ∑S
KG =
Keterangan :
KG = Kebutuhan Guru 150
∑K = Jumlah Rombel/Kelas Keterangan :
KTK = Kepala TK KG = Kebutuhan Guru
∑S = Jumlah siswa
150 = Jumlah siswa wajib
dibimbing
GURU SD

KG = ∑K + 1 KS + 1 GA + 1 GP
Keterangan :
KG = Kebutuhan Guru
∑K = Jumlah rombel/kelas
KS = Kepala Sekolah
GA = Guru Agama
GP = Guru Penjaskes
Penghitungan Kebutuhan Guru SLB

1) Tuna Netra (A) Keterangan :

KG = ∑K + 1GOM + 1GA + 1GP + 1GK + 1GBPBI KG = Kebutuhan Guru
∑K = Jumlah kelas
2) Tuna Rungu (B) GOM = Guru Orientasi dan
KG = ∑K + 1 GBikom + 1GBPBI + 1 GA + 1GP + GK Mobilitas
GA = Guru Agama
3) Tunagrahita Ringan (C), Sedang (C1) dan berat GP = Guru Penjasorkes
GK = Guru Ketrampilan
KG = ∑K + 1 GKMD + 1GA + 1 GP + 1 GK + 1 GBM
GBPBI = Guru Bina Persepsi
4) Tunadaksa Ringan (D) dan Tunadaksa Sedang (D1) Bunyi dan Irama
Gbikom = Guru Bina
KG = ∑K + 1GKMD + 1GBG + 1GA + 1 GP + 1GK Komunikasi
5) Tunalaras (E) GKMD = Guru Kemampuan
Merawat Diri
KG = ∑K + 1GBPS + 1GA + 1 GP + 1GK + 1GKON
GBM = Guru Bina Mental
GKON = Guru Konseling
6) Tunawicara (Psikologi)
KG = ∑K + 1GBKOM + 1GA + 1GP + 1GK + 1GBPBI GBG = Guru Bina Gerak

7) Tunaganda (G)

KG = ∑K + 1GKMD + 1 GBG + 1GA + 1 GP

8) Autis (M)
KG = ∑K + 1GKMD + 1GA + 1GP + 1GK + 1GKON
 Penghitungan Kebutuhan Guru SMP, SMA, dan SMK

Penghitungan kebutuhan Guru SMP, SMA, dan SMK

dilakukan dengan melihat tabel yang dilampirkan.
Seperti contoh :
Standar Maksimal Kebutuhan Formasi Guru SMP Untuk Semua
Tingkat di Kabupaten/Kota.
Mata Pelajaran : Pendidikan Agama/PPKN/Seni Budaya/Pendidikan
Jasmani, Orkes/Ketrampilan Teknologi dan Komunikasi

JUMLAH
NO FORMASI GURU
ROMBEL/KELAS
1. 7 – 19 1
2. 20 – 31 2
3. 32 – 43 3
4. 44 – 55 4
5. 56 – 67 5
Dst. Dst. Dst.
Penghitungan Kebutuhan PNS Pada RSUD

RS RS Kelas RS Kelas RS Kelas RS

NO JENIS TENAGA
Kelas A B (P) B (NP) C Kelas D

1 Dokter Spesialis 304 102 36 7 -

2 Dokter Umum - 11 11 11 3
3 Dokter Gigi 6 3 3 2 1
4 Keperawatan 1240 464 200 80 16
5 Kefarmasian 24 12 12 3 1
6 Kesehatan Masyarakat 6 3 3 2 1
7 Gizi 24 12 12 3 1
8 Keterapian Fisik 34 15 15 5 1
9 Keteknisan Medis 52 23 23 7 2
10 Non Tenaga Kesehatan : 348 282 282 87 28
- Pengadministrasi
ruang rawat inap
- Pramusaji
- Juru masak
- Juru cuci
- Pemulasaraan
jenazah
- Sopir

Jumlah 2038 927 597 207 54

Penghitungan Kebutuhan PNS Pada RSKD

RS RS RS RS
NO JENIS TENAGA Kelas A Kelas B Kelas C Kelas
D

1 Dokter Spesialis 15 10 5 3
2 Dokter Umum 1 2 2 1
3 Dokter Gigi 2 2 1 1
4 Keperawatan 72 56 32 20
5 Kefarmasian 4 2 1 1
6 Kesehatan Masyarakat 2 1 1 1
7 Gizi 8 6 4 2
8 Keterapian Fisik 8 7 4 3
9 Keteknisan Medis 8 7 4 3
10 Non Tenaga Kesehatan 38 25 15 10
Jumlah 158 118 69 45
Penghitungan Kebutuhan PNS Pada PUSKESMAS

Tenaga
Tenaga
No Jenis Puskesmas Non Jumlah
Kesehatan
Kesehatan
Perawatan Daerah Strategis
1 28 9 37

Perawatan Daerah Terpencil

2 19 8 27

Perawatan Daerah
3 29 9 38
Kepulauan

4 Perkotaan 30 10 40
5 Pedesaan 18 5 23
Daerah Terpencil/
6 12 5 17
Tertinggal/Perbatasan

7 Puskesmas Pembantu 8*) 1 9

8 Poliklinik Desa 1 1 2
Keterangan: *) 1 Dokter Gigi melayani 3 Puskesmas Pembantu
HASIL PENGHITUNGAN

• Data Kelembagaan Lebih/

• Jumlah Persediaan Kebutuhan Kurang (
Pegawai (Bezetting) Pusat,
Daerah,
Guru,
Nakes)