MPU 3031

R A N K O K UR I KU LU M
AN D AN PE NT A D B I
PENGUR U S
 PENGURUSAN MASA

• Pengurusan masa ialah merancang,mengatur dan memperuntukkan

masa bagi melaksanakan sesuatu tugas agar membuahkan hasil yang
berkualiti

• Proses penyesuaian peruntukan masa dengan pelaksanaan tugasan

agar hasil tugasan lebih berkualiti disamping dapat meningkatkan
produktiviti
 STRATEGI PENGURUSAN MASA
YANG EFEKTIF

1. Prioritizing (dahulukan yang dahulu)

• Berdasarkan senarai tugas (dalam fail meja),tugasan/aktiviti mingguan &

bulanan dirangka dan disusun

• Agihkan peruntukan masa yang sesuai bagi membolehkan setiap

tugasan/aktiviti berkenaan dilaksanakan dengan lancar

Contoh : membuat jadual aktiviti

kokurikulum bulanan . P.O.S.
E.C
 P.O.S.E.C
2. ORGANIZING

• Bina standard operation procedure (sop) bagi setiap tugasan/aktiviti agar dapat dijadikan
rujukan
• Sop dapat dijadikan panduan dan pada masa yang sama ia menjimatkan masa dengan
pemendekan lengkuk pembelajaran (learning curve).
• Pelaksanaan tugasan dapat dilaksanakan dengan segera kerana persiapan awal dapat dibuat.
• Pastikan diri anda sentiasa "well organized"-bersedia awal untuk sesi pembentangan dan
taklimat,datang awal untuk mensyuarat dan pastikan susunan fail dan dokumen diatas meja
kerja sentiasa kemas,tersusun dan mudah dicapai.
 CONTOH SOP

Semasa Aktiviti Kokurikulum

• Sukan dan permainan

• Pelajar hendaklah melaporkan taraf kesihatan yang terkini sebelum menjalankan
aktiviti
• Memakai pakaian yang sesuai sewaktu aktiviti dijalankan
• Bergerak ke kawasan sukan setelah menerima arahan daripada guru
• Mesti mengikut arahan guru semasa melakukan kemahiran asas pergerakan dan
permainan
• Lapor segala kerosakan alat kepada guru yang bertugas jika alat yang rosak selepas
digunakan.Jika terdapat alatan yang rosak jangan digunakan dan laporkan kepada guru
• Melaporkan kemalangan yang berlaku kepada guru bertugas.
P.O.S.E.C
 STREAMLINING
• Disiplinkan diri anda untuk
merancang dan susun tugasan
rutin,tugasan harian dan tugasan ad-
hoc-samada anda dipejabat atau di
rumah
• Dalam merancang dan menyusun
tugasan tersebut,elakkan dari
menggugurkan tugasan yang anda tidak
suka lakukan
• Peruntukkan masa yang bersesuaian
secara tetap untuk menyelesaikan
tugasan rutin di pejabat seperti
menyemak dan mengemaskini
kehadiran pelajar,semak surat dan
membaca e-mel.
• Contoh : to -do-list
this one!
 ECONOMIZING

• Beri imbuhan kepada diri anda sendiri-peruntukan waktu bonus untuk

anda melaksanakan perkara-perkara yang anda suka.
• Peruntukan waktu bonus ini juga boleh dilaksanakan disekolah-seperti
waktu yang anda khususkan sekali seminggu untuk mengemaskini data
kokurikulum
 CONTRIBUTING
• Anda disarankan menyusun satu rancangan bagi membolehkan anda
sebagai pelaksana memberikan tumpuan untuk menyelesaikan perkara-
perkara ad-hoc / isu-isu yang diluar dugaan

• Pada masa yang sama,kaedah contributing juga adalah tindakan awal atau langkah
pencegahan yang sekiranya diambil ia dapat mengelakkan anda membazirkan masa
menangani masalah yang timbul dikemudian waktu
PENGURUSAN
WANG
 PERATURAN
Mengutip wang

• Kadar bayaran yuran telah ditentukan

• Semua pungutan kewangan dilakukan oleh bendahari peraturan
• Semua kutipan yuran perlu dicata (jumlah pungutan,tarikh kutipan)dalam ruangan penyata kutipan yuran
persatuan
• Bendahari membentangkan maklumat kutipan yuran (mesyuarat jawatankuasa persatuan) dan membuat
penyata kira-kira serta perlu memasukkan penyata kutipan wang (akhir tahun/sebelum mesyuarat agung
tahunan persatuan)
• Aktiviti kutipan derma boleh dilakukan kepda pihak-pihak tertentu walaubagaimanapun surfat
permohonan yang telah dipersetujui pengetua atau guru besar perlu dikemukakan semasa pengutipan
derma.
• Surat permohonan yang lengkap serta kertas kerja yng perlu dihantar kepada pihak polis daerah untuk
mengadakan pungutan derma dan setiap derma atau kutipan perlu dikeluarkan resit rasmi.
Tujuan penyediaan Penyata menunjukkan:
• Kedudukan sebenar kewangan
• Menunjukkan jumlah modal
sesebuah persatuan
persatuan • Semua harta dan hutang
• Jumlah nilai aset persatuan sebenar kewangan sesebuah
• Jumlah nilai liabiliti persatuan dalam satu-satu
masa
• Aset
Apakah Yang Perlu Anda Tahu • Liabiliti/tanggungan
• Jangka panajang
Tentang Penyata Kira-kira ? • Jangka semasa

Penyata pendapatan
• Resit dokumen
• Jurnal buku pertama urusniaga direkodkan
• Lejer buku yang banyak dengan akaun dengan tajuk tajuk kecil dan satu daripadanya ialah akaun tunai
• Akaun tunai (akaun nyata)akaun yang digunakan bagi merekodkan tunai ditangan (debit dan kredit)
• Debit : nilai yang masuk
• Kredit : nilai yang keluar
CARTA GANT
PENGGUNAAN TMK DALAM
PENGURUSAN

KOKURIKULUM
CA
RT
AR
AJ
AH
PENGGUNAAN TMK DALAM 1 2 3

PENGURUSAN MICROSOFT MICROSOFT MICROSOFT

KOKURIKULUM EXCEL POWER WORD
POINT

MEMUDAHKAN URUSAN PENYIMPANAN DATA (MURID DAN GURU)

• TEKNOLOGI KOMPUTER

• DILENGKAPI DENGAN INTEGRASI (MICROSOFT OFFICE)

 PENGGUNAAN TMK DALAM PENGURUSAN
KOKURIKULM
DILENGKAPI DENGAN TEKNOLOGI ICT (WORLD WIDE WEB)

• Penyediaan laporan
• Penulisan memo,surat pemberitahuan,kertas kerja
• Kemaskini data murid(kehadiran,jawatan disandang,penglibatan dan pencapaian)
• Produktiviti laporan (graf,carta bar)
• Sistem maklumat murid
• Sistem e-learning
• Sistem kokurikulum
• Sistem disiplin
 PENGGUNAAN TMK DALAM
PENGURUSAN KOKURIKULM

DILENGKAPI DENGAN TEKNOLOGI ICT

(WORLD WIDE WEB)
 SISTEM KOKURIKULUM
KONVENSIONAL

• Penggunaan banyak barang (manual)

• Masalah dalam proses penyimpanan dan dokumentasi
• Pentadbir sekolah dan ibubapa tidak dapat mengakses laporan kokurikulum
murid secara terus atau atas talian
• Laporan kokurikulum murid hilang: faktor pertukaran guru yang terlibat
dan fail yang bergerak-gerak
P E N G U R U S A N
ME S Y U A R A T
KONSEP

• Perundingan untuk membincangkan sesuatu dalam mencapai keputusan dan

membolehkan urusan lain berjalan lancar

• Satu perhimpunan kumpulan bagi sesebuah pertubuhan yang menggabungkan

idea untuk mencapai sesuatu matlamat
TUJUAN MENGADAKAKN MESYUARAT

• Menjimatkan masa dan mempercepatkan persiapan kerja

• Menyelaraskan pembahagian tugas dengan lebih sistematik
• Menyampaikan informasi terkini kepada kakitangan
• Menggalakkan percambahan idea
• Menyelesaikan konflik dalam sesebuahorganisasi
PROSES MENGENDALIKAN MESYUARAT
• Pra mesyuarat
• Pelaksanaan mesyuarat
• Pasca mesyuarat
PRA MESYUARAT
• Menetapkan agenda mesyuarat
• Menentukan tarikh, masa, tempat berlangsungnya mesyuarat
• Memastikan persediaan kemudahan yang akan digunakan dalam mesyuarat
• Mengedarkan surat kepada ahli yang terlibat
PELAKSANAAN MESYUARAT

• Setiap individu menghadiri sesuatu mesyuarat terlibat sepenuhnya

dalam prosespelaksanaan mesyuarat

• Individu yang terlibat dalam pelaksanaan mesyuarat ialah pengerusi,

setiausaha, dan ahli mesyuarat.
PASCA MESYUARAT
• Setiausaha bertugas menyediakan draf minit mesyuarat untuk kelulusan pengerusi
(perlu dikemukakan 3 hari selepas mesyuarat)

• Minit mesyuarat yang telah diluluskan hendaklah diedarkan kepada ahli mesyuarat
dalam tempoh 1 minggu selepas mesyuarat

• Ahli mesyuarat dikehendaki melaksanakan tugas sebagaimana tercatat dalam minit

mesyuarat
PENGENDALIAN MESYUARAT
• Reaksi spontan dibenarkan untuk mengembangkan idea
• Menentukan had waktu perbincangan sesuatu idea jika terlalu banyak
• Maklumat perlu dibentangkan satu persatu oleh pengerusi
• Dapatkan persetujuan dan komitmen ahli
• Reaksi atau maklum balas diperdengarkan daripada ahli mesyuarat yang hadir
• Penjelasan diperlukan sekiranya ada kemusykilan
• Kenal pasti dan sahkan kewujudan masalah terlebih dahulu
• Rumuskan pandangan dan buat keputusan
MERUMUSKAN MESYUARAT

• Rakamkan pendapat-pendapat utama bagi sesuatu perkara yang dibangkitkan

• Jelaskan kesan baik dan buruk yang dijangkakan atas sesuatu tindakan
• Tetapkan idea yang dominan untuk jadi rumusan
• Pastikan maklumat yang diberi adalah lengkap
• Data atau maklumat yang tidak diberi semasa mesyuarat perlu diminta kemudian
 PERANAN & TANGGUNGJAWAB AHLI
JAWATANKUASA MESYUARAT
• Pengerusi
- Memperusi, dan mengendali mesyuarat
- Mempunyai kebolehan membuat perubahan dan bertanggungjawab dalam
menyelesaikan masalah

- Memastikan kesempurnaan, tatatertib dan perjalanan mesyuarat

- Mempunyai kuasa undi pemutus jika tidak mencapai kata sepakat
• SETIAUSAHA

- BERBINCANG DENGAN PENGERUSI TENTANG AGENDA MESYUARAT

- BERTANGGUNGJAWAB MENGEDAR DAN MENYIMPAN SURAT, MENGENDALI,
SISTEM FAIL

- BERKEMAHIRAN DAN PEKA TERHADAP PERSEKITARAN, MAHIR MENCATAT, DAN

CEPAT BERTINDAK

- MENYIAPKAN MINIT MESYUARAT

A LD R I A N
KATA SEPAKAT

• Kata sepakat/ persetujuan setiap ahli mesyuarat sangat penting

• Sekiranya terdapat percanggahan idea, keputusan boleh dilakukan dengan cara
undian (demokratik)

• Undian majoriti adalah muktamad

JENIS-JENIS MESYUARAT

1. MESYUARAT AGUNG
2. MESYUARAT TERGEMPAR
3. MESYUARAT JAWATANKUASA
MESYUARAT AGUNG TAHUNAN
• Agenda :
Aluan pengerusi
Membentangkan dan mengesahkan minit mesyuarat agung lalu
Membubarkan ahli jawatankuasa lama
Memilih dan melantik ahli jawatankuasa baru
Membincangkan usul dan cadangan
Ucapan penangguhan
Hal-hal lain
MESYUARAT TERGEMPAR

• Diadakan secara tergempar apabila sesuatu isu timbul dan tidak dapat
diselesaikan di peringkat jawatankuasa

• Kadangkala ia dikenali sebagai mesyuarat agung khas

MESYUARAT JAWATANKUASA KERJA/INDUK

• Segala perbincangan dan strategi pelaksanaan setiap

projek dibincangkan, diperinci untuk dilaksanakan
SIS T E M F A IL & S U R A T
ME N Y U R A T
APAKAH SISTEM FAIL?

• Satu proses klasifikasi, penyusunan dan penyimpanan rekod supaya ianya dapat
diperolehi dengan segera apabila dikehendaki

• Seorang pegawai/pengurus perlu mengetahui teknik penyimpanan, rekod rekod

pentadbiran dan penyelenggaraan fail
CIRI UMUM SISTEM FAIL
• Sesuatu dokumen itu mudah dicari dan diperolehi dengan cepat apabila diperlukan
• Sistem fail itu tidak kompleks, mudah dikendalikan dan difahami serta tidak
mengelirukan

• Sistem fail perlu disesuaikan dengan keperluan organisasi

• Perlu mendapat perlindungan keselamatan daripada kebakaran, kekotoran, bencana
alam dan kebocoran rahsia organisasi
PENGKELASAN FAIL

• Fail boleh dikelaskan berdasarkan

• Tempat dan kawasan
• Perkara
• Abjad
• Angka
PENGKELASAN FAIL
NOMBOR PERKARA

02/01 JK KOKURIKULUM
• Tahap pertama
02/02 SUKAN DAN

TAHAP KEDUA
• 01. Kurikulum PERMAINAN
• 02. Kokurikulum
02/03 UNIT BERUNIFORM
• 03. Hal ehwal pelajar
• 04. Kewangan 02/04 KELAB DAN
PERSATUAN
• 05. Asrama

KOKURIKULUM/UNIT BERUNIFORM
• Cth: SRKBT/02
SRKBT/02/03/
PENGKELASAN FAIL
KATEGORI PENGKODAN FAIL
URUSAN AM 100 -Pentadbiran
200 -Bangunan Dan Harta
300 -Kelengkapan Dan Bekalan
400 -Kewangan
500 -Personel
URUSAN FUNGSIAN 600- Pengurusan kurikulum
700- Pengurusan kokurikulum
Thank you!