Oleh:

Dona Muhammad Syukur

 HAKIKAT
SURAT
Surat: sarana untuk menyampaikan informasi secara
tertulis

Surat tetap dibutuhkan meskipun sudah ada alat

komunikasi yang canggih, seperti telepon dan radio.

Peran surat sebagai sarana komunikasi tertulis tidak

tergantikan oleh munculnya peralatan yang canggih.
 SURAT ORGANISASI

ALAT UNTUK MENYAMPAIKAN ATAU MEMINTA

INFORMASI TERTULIS KEPADA PIHAK LAIN BERKAITAN
DENGAN URUSAN KEORGANISASIAN
 KELEBIHAN SURAT

• Sebagai bukti autentik; penyampaian

informasi lebih formal;
• Jangkauannya lebih luas dan fleksibel
karena dapat dikirimkan ke berbagai
pelosok
 FUNGSI SURAT :

• sebagai tanda bukti tertulis;

• sebagai alat pengikat;
• sebagai alat untuk mewakili perseorangan
atau organisasi;
• sebagai pedoman dasar untuk bertindak;
• sebagai keterangan yang dapat memberi rasa
aman dalam melakukan aktivitas;
• sebagai bukti historis
 KODE SURAT DI HMI

A.Internal
B.Eksternal
• Berdasarkan isinya, jenis surat yang ada di HMI
adalah:

1.Surat Keterangan
2.Surat Permohonan
3.Surat Mandat
4.Surat Rekomendasi
5.Surat Pemberitahuan
6.Surat Undangan
7.Dll.
 TEKNIK PENYUSUNAN SURAT

• Menetapkan dahulu maksud surat: apa yang akan diberitahukan,

ditanyakan, diminta, atau disampaikan kepada pihak penerima surat;
• Menyelesaikan pokok-pokok persoalan satu per satu secara teratur dan
hanya mengungkapkan satu gagasan pokok untuk setiap alinea;
• Menghindari penggunaan singkatan dan akronim, kecuali yang sudah
lazim;
• Memperhatikan bentuk surat dan cara penulisannya sesuai dengan
ketentuan tata usaha HMI;
• Memperhatikan penulisan ejaan dan penggunaan tanda baca pada kalimat
sesuai dengan kaidah.
 SYARAT SURAT YANG BAIK
Ditulis dalam bentuk dan isi yang menarik
Disusun secara sistematis sesuai dengan aturan yang berlaku
dalam penyusunan surat.
Disusun secara sederhana dan tidak terlalu panjang karena
surat yang panjang dan bertele-tele dapat menjemukan
pembacanya.
Disusun secara jelas, lugas, dan komunikatif agar dapat
dipahami secara tepat sesuai dengan maksud yang
dikehendaki oleh penulis.
Mencerminkan sikap yang adab dan sopan.
Bersih dan rapi.
 KRITERIA SURAT YANG EFEKTIF DAN
EFISIEN
1. Jelas: tidak terdapat kata-kata yang terselubung atau
meragukan.
2. Tepat: yang dikemukakan adalah fakta yang benar dan
disampaikan secara objektif.
3. Singkat dan lugas: tidak berbelit-belit sehingga
mengaburkan permasalahan
4. Tuntas: informasi disampaikan secara lengkap
5. Sopan: memilih kata-kata yang baik dan tidak
menyinggung pihak lain
6. Estetis: menggunakan bentuk kertas, tulisan, dan tata letak
yang diserasikan dengan surat.
 BAHASA SURAT
1. Agar pesan atau informasi yang disampaikan mudah
dipahami, surat hendaknya ditulis dengan menggunakan
bahasa efektif, yaitu jelas, lugas, dan komunikatif dapat
mengungkapkan pesan secara tepat sesuai dengan maksud
yang ingin dikemukakan oleh penulis.
2. Jelas  jika isi atau informasi yang disampaikan mudah
dipahami dan unsur-unsurnya pun dinyatakan secara tegas
dan eksplisit.
3. Lugas jika kata-kata yang digunakan langsung
mengungkapkan pokok persoalan yang akan disampaikan,
tidak berbunga-bunga atau berbasa-basi
4. Komunikatif jika mudah dipahami dan mampu
menimbulkan pemahaman yang sama pada pikiran
pembacanya.
 BAGIAN-BAGIAN SURAT
1. Kepala surat/kop surat 9. Paragraf isi
2. Tanggal surat 10. Paragraf
penutup
3. Nomor surat 11. Salam penutup
4. Lampiran 12. Tanda tangan
5. Hal/pokok surat 13. Nama jelas
6. Alamat yang dituju 14. Nama jabatan
7. Salam pembuka 15. Tembusan
8. Paragraf pembuka 16. Inisial
 KEPALA SURAT/KOP SURAT

Fungsi:
a)Memberikan informasi kepada penerima surat
mengenai nama, alamat, nomor telepon, faksimile, dan
keterangan lain yang berkaitan dengan instansi pengirim
surat.
b)Sebagai sarana untuk memperkenalkan atau
mempromosikan instansi pengirim surat.
 CONTOH KEPALA SURAT

PENGURUS
HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM
(THE ASSOCIATION OF ISLAMIC UNIVERSITY STUDENTS)
C A B A N G S A L A T I G A
PERIODE 2017/2018
Jl. Merdeka Selatan No. 03 Soka, Sidorejo, Salatiga, 50714, CP: 085725430702
 TANGGAL SURAT

 Tanggal surat perlu dicantumkan pada setiap surat dinas.

 Fungsinya adalah untuk memberitahukan kepada penerima
surat tentang waktu penulisan surat itu.

Contoh (yang tidak tepat):

Tanggal 25 Bulan Juni Tahun 2009

Contoh (yang tepat):

Salatiga, 22 Muharam 1439 H
14 Oktober 2017 M
 LAMPIRAN

Digunakan untuk memberitahukan kepada

penerima surat bahwa ada sesuatu yang
disertakan bersama surat.
Jika tidak ada sesuatu yang disertakan, kata
lampiran tidak perlu dicantumkan.
Contoh penulisan yang tidak tepat:
Lampiran: 5 (lima) lembar
Lampiran: Satu (1) berkas

Contoh penulisan yang tepat:

Lampiran: Lima lembar
Lampiran: Satu berkas
 HAL SURAT/POKOK SURAT

Fungsi:
1)Memberitahukan kepada penerima surat
tentang pokok masalah yang ditulis di
dalam surat.

2)Agar efektif, hal surat sebaiknya tidak

ditulis terlalu panjang, tetapi jelas dan
dapat mencakup seluruh isi surat.
 ALAMAT YANG DITUJU

 Berfungsi sebagai petunjuk langsung

mengenai pihak yang harus menerima
surat.
 Unsur alamat hendaknya ditulis
lengkap, tidak disingkat.
Contoh penulisan:
Yth.
Ketua Umum HMI Cabang Salatiga Komisariat Ganesha
 SALAM PEMBUKA

Sebagai tanda hormat penulis surat kepada penerima surat

Penanda surat yang sopan dan beradab
Dapat diibaratkan sebagai “ketukan pintu” atau ucapan
salam ketika seseorang akan bertamu ke rumah orang lain.
Pencantuman salam pembuka itu dianjurkan pada sebelah
kiri sejajar dengan margin kiri.
Misalnya:
Dengan hormat,
Bapak … yang terhormat
Salam sejahtera,
Assalamualaikum wr.wb.
 PARAGRAF PEMBUKA

Bagian ini berfungsi untuk mengantarkan pembaca pada

permasalahan utama yang ditulis.
Fungsi utama paragraf pembuka adalah untuk menghubungkan
pikiran pembaca dengan pokok masalah yang disampaikan.
Misalnya:
(1)Sehubungan dengan surat Saudara No.05/1180/I/Bangda,
tanggal 25 Juni 2008, kami beri tahukan hal-hal berikut.
(2)Kami beritahukan bahwa…
(3)Surat Saudara No. 005/1180/I/Bangda, tanggal 25 Juni 2008,
sudah kami terima dengan baik. Sehubungan dengan itu, kami beri
tahukan bahwa…
4) Sehubungan dengan surat Saudara tanggal 12 Desember
2009, Nomor 1415/K2/2009, tentang syarat-syarat
sayembara, kami beritahukan hal-hal berikut.
5) Sesuai dengan pembicaraan kita minggu yang lalu,
bersama ini kami sampaikan kepada Saudara daftar buku
terbitan kami tahun 2009.
6) Berkenaan dengan surat Saudara tanggal 10 Agustus
2009, Nomor 162/TU/K/2009, tentang penyuluhan
kesehatan, kami beritahukan bahwa ….
7) Sehubungan dengan pertanyaan Anda tentang arti kata
bina graha melalui surat tanggal 9 Desember 2009, kami
berikan jawaban sebagai berikut.
Perhatikan kalimat berikut ini (salah)
1.Menurut rencana, dalam pertemuan itu akan dihadiri oleh
para Kepala Bagian.
2.Membalas surat Bapak Nomor …, tanggal …, tentang …,
kami menaggapinya sebagai berikut.
3.Menunjuk surat Anda Nomor …, tanggal …, tentang …,
kami beritahukan bahwa ….
4.Menjawab surat Anda Nomor …, tanggal …, tentang ...,
penjelasan kami adalah sebagai berikut.
5.Bersama ini kami mengundang Saudara dalam rapat yang
akan dilaksanakan ….
 PARAGRAF ISI
• Merupakan bagian inti dari sebuah surat.
• Berisi pokok persoalan yang ingin disampaikan.
• Pokok persoalan itu diharapkan memperoleh
tanggapan, jawaban, atau reaksi yang positif sesuai
dengan harapan penulis surat.
• Paragraf isi hendaknya hanya mengungkapkan
satu masalah.
• Jika ada dua masalah atau lebih, masing-masing
hendaknya diungkapkan dalam paragraf yang
berbeda.
 PARAGRAF PENUTUP

Merupakan bagian akhir dari sebuah surat.

Berfungsi untuk menyatakan bahwa pembicaraan sudah selesai.
Biasanya mengungkapkan harapan dan ucapan terima kasih.
Misalnya:
(1) Atas permintaan Saudara, kami ucapkan terima kasih.
(2) Atas kesediaan Saudara, kami ucapkan terima kasih.
(3) Atas perhatian dan kerja sama Bapak, kami sampaikan
terima kasih.
(4) Mudah-mudahan jawaban kami bermanfaat bagi Saudara.
 CONTOH YANG TIDAK TEPAT
(1) Kami ucapkan terima kasih.
(2) Demikianlah harap menjadikan periksa.
(3) Demikian kami haturkan dan terima kasih.
 SALAM PENUTUP

Dicantumkan di pojok kanan bawah, tepatnya di antara

paragraf penutup dan tanda tangan pengirim surat.
Salam ini dapat diibaratkan sebagai “ucapan permisi”
atau “pamitan” setelah seseorang bertemu atau
berkomunikasi dengan baik.
Fungsinya antara lain: menunjukkan rasa hormatdan
keakraban pengirim dan penerima surat.
Misalnya:
Salam kami,
Hormat kami,
Salam takzim,
Wasalam,
 TANDA TANGAN

Merupakan pelengkap surat organisasi yang bersifat wajib

karena sebuah surat belum dapat dianggap sah jika
belum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.

Untuk surat-surat organisasi di Indonesia, tanda tangan

penulis surat lazimnya juga dilengkapi dengan cap
atau stempel instansinya sebagai penanda keresmian.

Mengetahui,

DODY USMAN TOMAGOLA

KETUA UMUM
 TEMBUSAN
 Berfungsi untuk memberitahukan kpd penerima bahwa surat yg sama juga
dikirimkan kpd pihak lain yg dipandang perlu mengetahui isi surat tsb.
 Jika tdak ada yg diberi tembusan, kata “tembusan” tdk perlu dicantumkan.
 Jika yg diberi tembusan lebih dari satu, pencantumannya disertai dgn
nomor urut.
 Jika yang ditembusi hanya satu, nomor urut itu tidak perlu dicantumkan.

Misalnya:
Tembusan:
1.Direktur Jederal Pembangunan Daerah
2.Kepala Biro Organisasi
3.Kepala Biro Keuangan

Contoh yang tidak tepat:

Tembusan
1.Kepada Yth. Direktur Jenderal Pembangunan daerah (sebagai laporan)
2.Kepada Yth. Kepala Biro Organisasi
3.Kepada Yth. Kepala Biro Keuangan
4.Arsip
CONTOH SURAT