Penyusutan Arsip

PENYUSUTAN ARSIP
oleh
Ir. Setyo Edy Susanto, S.Th.I., M.Pd.
081218114781 (WA standby), 0817194619 (WA)
Biro Umum dan PBJ KKP

Zoom, 14 Pebruari 2023
Friday, May 26, 2023 setyosu@ipb.ac.id

RIWAYAT NARASUMBER
BIODATA Workshop Pembentukan Record Center di IPB
Workshop pengembangan SDM Kearsipan
Bimtek Finalisasi JRA di Universitas Brawijaya,
2013
2014
2015
Nama : Ir. Setyo Edy Susanto, S.Th.I., M.Pd. Bimtek di PT Migas 2015
NIP : 196711221993031003, Pemb Tk1, IV/b Bimtek Pengelolaan Arsip Vital di ANRI 2015
Pelatihan Kearsipan di IAIN Rd Intan Lampung 2016
Jabatan : Arsiparis Ahli Madya / Kepala Unit Arsip Bimbingan Penyusunan NSPK di UPI Bandung 2016
Fasilitasi Mitra Kerja Bidang Kearsipan di BPAD Yogya 2016
TTL : Lebak, 22 Nopember 1967 Bimtek Pengelola Kearsipan di DAPD Kab. Bogor 2017
Workshop Kearsipan di Universitas Negeri Lampung 2017
RIWAYAT PENDIDIKAN Workshop Kearsipan di Unikom Bandung 2017
Bimtek Kearsipan di UPI Bandung 2017
S1 FATETA IPB, Jur. Mekanisasi Pertanian 1991 Penguatan Tenaga Arsiparis di Unimed Medan 2017
Pelatihan Kearsipan di PT Angkasa Pura I di Jkt (AAI) 2017
AKTA IV IAIN Syarif Hidayatullah 1999 Sosialisasi sistem SKP di Dinas Arsip Kab Sukabumi 2018
Bimtek penggunaan JRA di UNILA 2018
S1 STAI Al Hidayah, Jur Tafsir dan Hadits 2004 Workshop Pemberkasah di Poltekneg Jakarta 2018
Magang digitalisasi 1 bln, Gottingen, Jerman 2012 Bimtek Pemberkasan di OJK Jakarta (AAI) 2018
Diklat Pengelolaan Arsip Aktif di GSSI Bogor 2018
S2 UNPAK Bogor, Administrasi Pendidikan 2016 Sosialisasi Perka 4 dan 23 2017 di Pemda Kab Smi 2018
Sosialisasi penggunaan JRA di BEKRAF Jakarta 2018
S3 UNPAK Bogor, Manajemen Pendidikan (Sem 7) Penguatan kapasitas arsiparis Badiklit Kemsos 2018
Bimtek arsip inaktif YPPK – AAI Jakarta 2018
RIWAYAT PEKERJAAN DAN ORGANISASI Bimtek Pengisian SKP (AAI – Kemdikbud) Jakarta 2019
Bimtek Arsip Aktif di Perusahaan Gas Negara, Bdg 2019
Kasubbag LAPK – Unit Arsip IPB 2014 – 2021 Pelatihan Kearsipan di Unsyiah Aceh 2019
Pelatihan Kearsipan Kemenkes di Padang 2019
Kepala Unit Arsip (LKPT) IPB 2021 – sekarang Bimtek Kearsipan di BBKK Kemperin Jakarta 2019
Bimtek Kearsipan di Dinas Kesehatan Kab Bogor 2019
Kepala SMPIT An Naba 2017 – 2020 Bimtek SIKD di Unila Lampung 2019
Ketua HIMATETA 1988 - 1990 Bimtek Kearsipan di UIKA Bogor 2019
Workshop Penilaian Kinerja Arsiparis – AAI DKI Jakarta 2019
Wakil Sekjen AAI 2016 – 2021 FGD pembentukan Lembaga Kearsipan di IAIN Surakarta 2019
Pelatihan Kearsipan di SMAN 73 Jakarta 2020
Direktur LPPKarin – AAI 2017 – sekarang Diklat Alih Jenjang di AAI Kab Sukabumi 2020
Konsolidasi Arsiparis di Lingkungan Kemenkes di Bandung 2020
Ketua Forum Pengelola Arsip IPB 2018 – sekarang Webinar Jadwal Retensi Arsip di PAPTI 2020
Webinar pengelolaan arsip digital autentik di BIG 2020
Ketua Paguyuban Karyawan Perp 2018 – 2022 Webinar Pemberkasan dan Penyimpanan – AAI – YPPK 2020
Bimtek Virtual Batch 4 – Jaya Resky Foundation 2020
Ketua Fortendik IPB 2021 – sekarang Bimtek Virtual – Dinas Pend Prov Banten - JR Foundation 2020
Bimkos Daring – SKP – LAN 2021
RIWAYAT PRESTASI Bimtek Virtual Tata Naskah Dinas – Untirta 2021
Pegawai Administrasi Umum ke 1 tingkat IPB, 2011 Bimtek SKP – STIA LAN Jakarta 2021
Bimtek Virtual – Perencanaan dan Penilaian SKP – Pemda Kepri 2021
Arsiparis Berprestasi ke 1 tingkat IPB, 2014, 2015 Pelatihan kearsipan – Arsip elektronik – Insight Cosulting
Webinar - Best Practice Pengelolaan Arsip LKPT IPB - PAPTI
2021
2021
Arsiparis Teladan ke 3 tingkat nasional 2016 Webinar dan Workshop SKP Model Baru – Univ Andalas – 24 Juli 2021 2021
Webinar Penyusunan TND di Univ Mulawarman – 3 Sept 2021 2021
Arsiparis Teladan ke 1 tingkat nasional 2017 Webinar nasional hasil penelitian kearsipan – FPA IPB – 21 Sept 2021
Webinar Pemberkasan Arsip Vital – YPPK – AAI – 23 Sep 2021
RIWAYAT SERTIFIKASI Webinar PAD Kemenkeu – 11 Okt 2021 2021
Webinar Penyelamatan Arsip – UNMUL – 28 Okt 2021 2021
Sertifikasi Pengelolaan Arsip Dinamis - ANRI 2015 Webinar Perhitungan Angka Kredit JFA – IAHN Palangkaraya – 6 Nov 2021
Pelatihan Online Manajeman Arsip Aktif – Kemenpora – 9-10 Nov 2021
Sertifikasi Pengelolaan Arsip Statis - ANRI 2015 Webinar Penyusunan SKP Model Baru – Unsoed – 11 Nov 2021
Sertifikasi Jabatan Arsiparis Madya - ANRI 2016 Webinar Penyusunan dan Penlaian SKP Baru – Birum KemESDM - 12 Nov 2021
Webinar Penyusunan dan Penlaian SKP Baru – Prov Kepri – 7 Des 2021
Sertifikasi Tim Penilai Arsiparis - ANRI 2016 Workshop offline – SKP model baru – AAI Sukabumi – 8 Jan 2022
Workshop offline – SKP model baru – Kemkominfo – 20 Jan 2022
Sert Instruktur Pelatihan Tatap Muka – BNSP 2017 Pelatihan offline – SKP model baru – UNJ - 26 Jan 2022
Bimtek Virtual – Batch 20 JRF – Arsip Elektronik – 26 Feb 2022
Sertifikasi Penyusunan JRA – ANRI 2021 Workshop SKP Terbaru (Permenpan 6 2022) – Birum Kemenag – 31 Mar
setyosu@ipb.ac.id 2022
Peraturan Terkait Penyusutan Arsip
• UU 43 2009 tentang Kearsipan

• PP 28 2012 tentang pelaksanaan UU 43 2009
• Perka ANRI 37 2016 tentang Peduman Penyusutan
Arsip
• Perka ANRI 23 2017 tentang SKHK PFA

Penyusutan
• Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan
jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip
inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan,
pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai
guna, dan penyerahan arsip statis kepada
lembaga kearsipan.
• Urutan ke 4 dari PAD
setyosu@ipb.ac.id
Friday, May 26, 2023
Jadwal Retensi Arsip (JRA)
Pedoman Pemindahan,
Penyusutan di Pemusnahan,
Pencipta Arsip Penyerahan
Wajib dimiliki LN,

Persetujuan dari
Pemda, PTN,
Kepala ANRI
BUMN/D
JRA
Harus dimiliki
PTS, Pers Pertimbangan
Swasta, Orpol, dari Kepala ANRI
Ormas
Berdasar ANRI bersama

pedoman retensi lembaga teknis
arsip terkait
Contoh Gabungan KA, JRA, SKKAA

Penyusutan Arsip
Lembaga
Unit Pengolah Unit Kearsipan
Kearsipan
Musnah
Musnah
1. Arsip
Non Arsip
2 2. Non
4 2 Arsip
2
Arsip Aktif 1 Arsip Inaktif < 10 3 Arsip Statis

1 3
6
5
Arsip Inaktif Arsip Inaktif

>=10 >=10
7
Musnah
1. Arsip
2. Non Arsip
Pengelolaan Arsip
Pemusnahan
• Pemberkasan • Berita Acara
• Layanan • Scanning (BA)
• Alih media • Berita Acara (BA) • Daftar Arsip Statis
• Berita Acara (BA) • Scanning BA • Foto Penyerahan
• Scanning BA • Daftar Arsip Inaktif • Preservasi
• Daftar Arsip Aktif • Daftar Arsip Musnah • Layanan
• Foto Pemindahan • Foto Pemusnahan
• Penataan & Layanan
Pemindahan Penyerahan
Unit Pengolah - Unit Kearsipan LKPT - Depot

Central File -Record Center + Record
2 Center 1
• Departemen • Fakultas/Rekt • LNK
• Unit • Unit • LKD
• OPD • LKPT
Jenis Arsip Retensi Aktif Retensi Inaktif Keterangan

Arsip A 2 tahun 3 tahun Musnah
Arsip B 4 tahun 8 tahun Permanen
Arsip C 1 tahun 2 tahun Dinilai Kembali
1. Pekerjaan pengelolaan arsip
inaktif sesuai jenjang
Menyeleksi dan membuat daftar arsip inaktif yang dipindahkan
• Oleh Arsiparis Mahir
Melaksanakan pemindahan arsip inaktif

• Oleh: Arsiparis Mahir
Melakukan penataan dan penyimpanan arsip inaktif

• Oleh: Arsiparis Penyelia
Memberikan layanan arsip inaktif

Mengolah dan menyajikan arsip inaktif menjadi informasi

Melakukan identifikasi dan pengolahan data arsip inaktif

• Oleh Arsiparis Ahli Pertama

• Pemindahan arsip inaktif dilaksanakan dengan
memperhatikan bentuk dan media arsip, melalui
kegiatan:
a. penyeleksian arsip inaktif;
b. penandatanganan berita acara dan dilampiri
daftar arsip inaktif yang akan dipindahkan;
c. penataan arsip inaktif yang akan dipindahkan.
• Pemindahan arsip inaktif yang memiliki retensi

sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun
dilakukan dari unit kearsipan (PT) atau dari unit
pencipta (kab/prov) ke lembaga kearsipan.
setyosu@ipb.ac.id
• Pasal 62 PP 28 2012
• Pemindahan arsip inaktif di lingkungan perguruan
tinggi negeri dilakukan sebagai berikut:
• a. pemindahan arsip inaktif yang memiliki retensi
di bawah 10 (sepuluh) tahun dilakukan dari unit
pengolah ke unit kearsipan di lingkungan satuan
kerja rektorat, fakultas, atau satuan kerja dengan
sebutan lain; dan
• b. pemindahan arsip inaktif yang memiliki retensi
sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun
dilakukan dari unit kearsipan di lingkungan satuan
kerja rektorat, fakultas, atau satuan kerja dengan
sebutan lain ke lembaga kearsipan perguruan
tinggi.

Pekerjaan dan Bukti Kerja Arsiparis
Mahir
No Jenis Pekerjaan Bukti Kerja Tempat
1 Menyeleksi arsip inaktif yang akan dipindahkan Daftar Arsip Inaktif UP
2 Melaksanakan pemindahan arsip inaktif Laporan dan BA UP
3 Pemberkasan arsip terjaga Daftar Arsip Terjaga UP
4 Verifikasi dan menata Salinan autentik arsip terjaga Daftar Salinan Auten ANRI
5 Layanan penggunaan arsip dinamis (aktif) Form/Buku Layanan UP
6 Penataan dan penyimpanan arsip statis Laporan, Daftar LK
7 Identifikasi fisik arsip statis  Daftar Arsip Statis/Inventaris Laporan, Daftar UK, LK
8 Menyusun Daftar Deskripsi Arsip Statis atau Invent Arsip Daftar Deskripsi LK
9 Melakukan preservasi (Restorasi arsip non kertas) Daftar, BA LK
10 Melakukan reprodusi/alih media arsip statis Daftar, BA LK
11 Penelusuran referensi dan arsip untuk naskah sumber Laporan, Daftar LK

Pekerjaan dan Bukti Kerja Arsiparis
Penyelia
No Jenis Pekerjaan Bukti Kerja Tempat
1 Verifikasi autentisitas arsip yang tercipta Daftar Verifikasi UP
2 Melakukan penataan dan penyimpanan arsip inaktif Daftar Arsip Inatif UK
3 Identifikasi arsip dinamis untuk autentikasi  alih media Laporan, Daftar UP, UK
4 Identifikasi dan alih media arsip dinamis Laporan/Daftar, BA UP, UK
5 Identifikasi arsip vital Laporan, Daftar UP, UK
6 Pengelolaan arsip vital Daftar Arsip Vital UP, UK
7 Identifikasi arsip terjaga Laporan, Daftar UP
8 Layanan penggunaan arsip dinamis (inaktif) Form/Buku Layanan UK
9 Verifikasi fisik arsip statis  penyusunan Daftar arsip statis Laporan, Daftar LK
10 Melakukan bimtek kearsipan  Pengeloaan arsip Laporan, Jadwal UK, LK
11 Penilaian prestasi kerja arsiparis Form Verifikasi UK, LK
12 Mengolah dan menyajikan arsip aktif menjadi informasi Daftar UP
13 Mengolah dan menyajikan arsip inaktif menjadi informasi Daftar UK
Pemusnahan Arsip
Tidak memiliki nilai
guna
Telah habis
retensinya dan
berketerangan
Oleh Unit
musnah dalam JRA
Kearsipan
Terhadap
Tidak ada peraturan
arsip yang
perundang-
undangan yang
melarang
Tidak berkaitan
dengan proses
penyelesaian suatu
perkara
• Arsip yang tercipta dalam pelaksanaan
pemusnahan arsip wajib disimpan oleh pencipta
arsip meliputi:
a. keputusan pembentukan panitia penilai arsip;
b. notulen rapat panitia penilai arsip pada saat
melakukan penilaian;
• c. surat pertimbangan dari panitia penilai arsip
kepada pimpinan pencipta arsip yang
menyatakan bahwa arsip yang diusulkan
musnah dan telah memenuhi syarat untuk
dimusnahkan;
setyosu@ipb.ac.id
d. surat persetujuan dari pimpinan pencipta arsip;
e. surat persetujuan dari Kepala ANRI untuk
pemusnahan arsip yang memiliki retensi
sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun;
f. keputusan pimpinan pencipta arsip tentang
penetapan pelaksanaan pemusnahan arsip;
g. berita acara pemusnahan arsip, tembusan ke
ANRI
h. daftar arsip yang dimusnahkan, tembusan ke
ANRI
setyosu@ipb.ac.id
Pemusnahan Arsip ( UU P.51; PP P.65 - 78)
Pemusnahan Arsip
Syarat Prosedur Arsip yang lahir
1. Tidak bernilaiguna 1. Panita penilai arsip keputusan pembentukan panitia
pemusnahan arsip;
2. JRA keterangan 2. Seleksi arsip notulen rapat panitia pemusnahan
musnah arsip pada saat melakukan
penilaian;
3. Tidak ada peraturan 3. Pembuatan Daftar usulan dari panitia =>pimpinan
UU yang melarang arsip usul musnah pencipta=>arsip usul musnah &
=>arsiparis layak musnah
*)Surat Persetujuan Ka. ANRI >10 th
4. Tidak tersangkut 4. Penilaian=>panitia keputusan pimpinan pencipta
suatu perkara penilai arsip=>pelaksanaan
5. Persetujuan berita acara pemusnahan arsip;
pimpinan pencipta arsip dan
6. Penetapan arsip daftar arsip yang dimusnahkan
musnah
Pemusnahan Arsip (PP 28 2012, P:68-76)
Pemusnahan Arsip
Lingkup Persetujuan Tanggung Jawab
< 10 thn ≥ 10 thn <10 thn ≥10 thn
Nasional Ka. ANRI Ka. ANRI Unit Kearsipan Unit
(lembaga (masing2) Kearsipan
negara) (masing2)
Provinsi Gubernur Ka. ANRI Unit kearsipan LK Provinsi
(Pemda SKPD Provinsi
provinsi)
Kab/Kota Bupati/ Ka. ANRI Unit Kearsipan LKD Kab/Kota
(Pemda Walikota SKPD Kab/Kota
Kab/Kota)
Perguruan Rektor Ka. ANRI Unit kearsipan LK PT
Tinggi (sejenisnya) (rektorat,fak,jur)
BUMN/BUMD Pimpinan Ka. ANRI Unit Kearsipan Unit

BUMN/BUMD BUMN/BUMD Kearsipan
BUMN/BUMD
2. Pekerjaan pemusnahan sesuai jenjang
Menyeleksi arsip inaktif yang akan dimusnahkan

• Oleh : Arsiparis Ahli Pertama
• Hasil : Laporan dan Daftar Arsip Inaktif Usul Musnah
Menilai arsip inaktif yang akan dimusnahkan

• Oleh : Arsiparis Ahli Muda
• Hasil : Laporan dan Daftar Arsip Usul Musnah yang telah dinilai
Melaksanakan pemusnahan arsip

• Hasil : Daftar Arsip yang dimusnahkan dan Berita Acaranya
Melakukan identifikasi, penilaian, verifikasi

persetujuan/pertimbangan pemusnahan arsip
• Oleh : Arsiparis Ahli Madya
• Hasil : Telaah Persetujuan/Pertimbangan Pemusnahan Arsip

3. Pekerjaan penyerahan sesuai jenjang
Menyeleksi arsip inaktif yang akan diserahkan

• Hasil : Laporan dan Daftar Arsip Inaktif Usul Serah
Menilai arsip inaktif yang akan diserahkan

• Oleh : Arsiparis Ahli Muda
• Hasil : Laporan dan Daftar Arsip Usul Serah yang telah dinilai
Melaksanakan penyerahan arsip

• Hasil : Daftar Arsip yang diserahkan dan Berita Acaranya
Melakukan identifikasi, penilaian, verifikasi

persetujuan/pertimbangan penyerahan arsip
• Oleh : Arsiparis Ahli Madya
• Hasil : Telaah Persetujuan/Pertimbangan penyerahan Arsip

• Penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip
kepada lembaga kearsipan dilakukan terhadap
arsip yang:
a. memiliki nilai guna kesejarahan;
b. telah habis retensinya; dan/atau
c. berketerangan dipermanenkan sesuai JRA
pencipta arsip.
• Arsip yang diserahkan harus: autentik,

terpercaya, utuh, dan dapat digunakan.
setyosu@ipb.ac.id
• Prosedur penyerahan arsip statis dilaksanakan
sebagai berikut:
a. penyeleksian dan pembuatan daftar arsip
usul serah oleh arsiparis di unit kearsipan;
b. penilaian oleh panitia penilai arsip terhadap
arsip usul serah;
c. pemberitahuan akan menyerahkan arsip
statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada
kepala lembaga kearsipan sesuai wilayah
kewenangannya disertai dengan pernyataan
dari pimpinan pencipta arsip bahwa arsip
yang diserahkan autentik, terpercaya, utuh,
dan dapat digunakan;
setyosu@ipb.ac.id
d. verifikasi dan persetujuan dari kepala lembaga
kearsipan sesuai wilayah kewenangannya;
e. penetapan arsip yang akan diserahkan oleh
pimpinan pencipta arsip; dan
f. pelaksanaaan serah terima arsip statis oleh
pimpinan pencipta arsip kepada kepala
lembaga kearsipan dengan disertai berita acara
dan daftar arsip yang akan diserahkan.
setyosu@ipb.ac.id
Mari kita manfaatkan!
Terima Kasih

Penyusutan Arsip - Edy

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Penyusutan Arsip - Edy

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Biro Umum dan PBJ KKP

Friday, May 26, 2023 setyosu@ipb.ac.id

• UU 43 2009 tentang Kearsipan

Friday, May 26, 2023 setyosu@ipb.ac.id

Wajib dimiliki LN,

Berdasar ANRI bersama

Friday, May 26, 2023 setyosu@ipb.ac.id

Arsip Aktif 1 Arsip Inaktif < 10 3 Arsip Statis

Arsip Inaktif Arsip Inaktif

Unit Pengolah - Unit Kearsipan LKPT - Depot

Jenis Arsip Retensi Aktif Retensi Inaktif Keterangan

Melaksanakan pemindahan arsip inaktif

Melakukan penataan dan penyimpanan arsip inaktif

Memberikan layanan arsip inaktif

Mengolah dan menyajikan arsip inaktif menjadi informasi

Melakukan identifikasi dan pengolahan data arsip inaktif

Friday, May 26, 2023 setyosu@ipb.ac.id

• Pemindahan arsip inaktif yang memiliki retensi

Friday, May 26, 2023 setyosu@ipb.ac.id

Friday, May 26, 2023 setyosu@ipb.ac.id

BUMN/BUMD Pimpinan Ka. ANRI Unit Kearsipan Unit

Menyeleksi arsip inaktif yang akan dimusnahkan

Menilai arsip inaktif yang akan dimusnahkan

Melaksanakan pemusnahan arsip

Melakukan identifikasi, penilaian, verifikasi

Friday, May 26, 2023 setyosu@ipb.ac.id

Menyeleksi arsip inaktif yang akan diserahkan

Menilai arsip inaktif yang akan diserahkan

Melaksanakan penyerahan arsip

Melakukan identifikasi, penilaian, verifikasi

Friday, May 26, 2023 setyosu@ipb.ac.id

• Arsip yang diserahkan harus: autentik,

Anda mungkin juga menyukai