Edy - Pengantar PAD M N E - AAI SKK Migas Zoom - 24 Nop 2023

PENGANTAR PAD
(MANUAL & ELEKTRONIK)
oleh
Dr. Ir. Setyo Edy Susanto, S.Th.I., M.Pd.
081218114781 (WA standby), 0817194619 (WA)
AAI – SKK Migas

Zoom, 24 Nop 2023
March 14, 2024 setyosu@ipb.ac.id

RIWAYAT NARASUMBER
BIODATA Workshop Pembentukan Record Center di IPB
Workshop pengembangan SDM Kearsipan
Bimtek Finalisasi JRA di Universitas Brawijaya,
2013
2014
2015
Nama : Dr. Ir. Setyo Edy Susanto, S.Th.I., Bimtek di PT Migas 2015
M.Pd. Bimtek Pengelolaan Arsip Vital di ANRI 2015
Pelatihan Kearsipan di IAIN Rd Intan Lampung 2016
NIP, pang : 196711221993031003, Pemb Ut Md, Bimbingan Penyusunan NSPK di UPI Bandung
Fasilitasi Mitra Kerja Bidang Kearsipan di BPAD Yogya
2016
2016
IV/c Bimtek Pengelola Kearsipan di DAPD Kab. Bogor 2017
Workshop Kearsipan di Universitas Negeri Lampung 2017
Jabatan : Arsiparis Ahli Madya / Waka LMITD Workshop Kearsipan di Unikom Bandung 2017
Bimtek Kearsipan di UPI Bandung 2017
TTL : Lebak, 22 Nopember 1967 Penguatan Tenaga Arsiparis di Unimed Medan 2017
Pelatihan Kearsipan di PT Angkasa Pura I di Jkt (AAI) 2017
RIWAYAT PENDIDIKAN Sosialisasi sistem SKP di Dinas Arsip Kab Sukabumi 2018
Bimtek penggunaan JRA di UNILA 2018
S1 FATETA IPB, Jur. Mekanisasi Pertanian Workshop Pemberkasah di Poltekneg Jakarta 2018
1991 Bimtek Pemberkasan di OJK Jakarta (AAI) 2018
Diklat Pengelolaan Arsip Aktif di GSSI Bogor 2018
AKTA IV IAIN Syarif Hidayatullah Sosialisasi Perka 4 dan 23 2017 di Pemda Kab Smi 2018
Sosialisasi penggunaan JRA di BEKRAF Jakarta 2018
1999 Penguatan kapasitas arsiparis Badiklit Kemsos 2018
Bimtek arsip inaktif YPPK – AAI Jakarta 2018
S1 STAI Al Hidayah, Jur Tafsir dan Hadits 2004 Bimtek Pengisian SKP (AAI – Kemdikbud) Jakarta 2019
Bimtek Arsip Aktif di Perusahaan Gas Negara, Bdg 2019
Magang digitalisasi 1 bln, Gottingen, Jerman Pelatihan Kearsipan di Unsyiah Aceh 2019
Pelatihan Kearsipan Kemenkes di Padang 2019
2012 Bimtek Kearsipan di BBKK Kemperin Jakarta 2019
Bimtek Kearsipan di Dinas Kesehatan Kab Bogor 2019
S2 UNPAK Bogor, Administrasi Pendidikan Bimtek SIKD di Unila Lampung 2019
2016 Bimtek Kearsipan di UIKA Bogor 2019
Workshop Penilaian Kinerja Arsiparis – AAI DKI Jakarta 2019
S3 UNPAK Bogor, Manajemen Pendidikan FGD pembentukan Lembaga Kearsipan di IAIN Surakarta 2019
Pelatihan Kearsipan di SMAN 73 Jakarta 2020
2023 Diklat Alih Jenjang di AAI Kab Sukabumi 2020
Konsolidasi Arsiparis di Lingkungan Kemenkes di Bandung 2020
RIWAYAT PEKERJAAN DAN ORGANISASI Webinar Jadwal Retensi Arsip di PAPTI 2020
Webinar pengelolaan arsip digital autentik di BIG 2020
Kepala Unit Arsip (LKPT) IPB 2021 – 2023 Webinar Pemberkasan dan Penyimpanan – AAI – YPPK 2020
Bimtek Virtual Batch 4 – Jaya Resky Foundation 2020
Waka LMITD bid Arsip & Perpus Dig 2023 - Bimtek Virtual – Dinas Pend Prov Banten - JR Foundation 2020
Bimkos Daring – SKP – LAN 2021
sekarang Bimtek Virtual Tata Naskah Dinas – Untirta 2021
Kepala SMPIT An Naba 2017 – 2020 Bimtek SKP – STIA LAN Jakarta 2021
Bimtek Virtual – Perencanaan dan Penilaian SKP – Pemda Kepri 2021
Ketua HIMATETA 1988 - 1990 Pelatihan kearsipan – Arsip elektronik – Insight Cosulting 2021
Webinar - Best Practice Pengelolaan Arsip LKPT IPB - PAPTI 2021
Wakil Sekjen AAI 2016 – 2021 Webinar dan Workshop SKP Model Baru – Univ Andalas – 24 Juli 2021 2021
Webinar Penyusunan TND di Univ Mulawarman – 3 Sept 2021 2021
Direktur LPPKarin – AAI 2017 – Webinar nasional hasil penelitian kearsipan – FPA IPB – 21 Sept 2021
Webinar Pemberkasan Arsip Vital – YPPK – AAI – 23 Sep 2021
sekarang Webinar PAD Kemenkeu – 11 Okt 2021 2021
Webinar Penyelamatan Arsip – UNMUL – 28 Okt 2021 2021
Ketua Forum Pengelola Arsip IPB 2018 – Webinar Perhitungan Angka Kredit JFA – IAHN Palangkaraya – 6 Nov 2021
Pelatihan Online Manajeman Arsip Aktif – Kemenpora – 9-10 Nov 2021
sekarang Webinar Penyusunan SKP Model Baru – Unsoed – 11 Nov 2021
Ketua Paguyuban Karyawan Perp 2018 – 2022 Webinar Penyusunan dan Penlaian SKP Baru – Birum KemESDM - 12 Nov 2021
Webinar Penyusunan dan Penlaian SKP Baru – Prov Kepri – 7 Des 2021
Ketua Fortendik IPB 2021 – 2023 Workshop offline – SKP model baru – AAI Sukabumi – 8 Jan 2022
Workshop offline – SKP model baru – Kemkominfo – 20 Jan 2022
RIWAYAT PRESTASI Pelatihan offline – SKP model baru – UNJ - 26 Jan 2022
Bimtek Virtual – Batch 20 JRF – Arsip Elektronik – 26 Feb 2022
Pegawai Administrasi Umum ke 1 tingkat IPB, Workshop SKP Terbaru (Permenpan 6 2022) – Birum Kemenag – 31 Mar
setyosu@ipb.ac.id 2022
Peraturan Terkait PAD (Manual & Elektronik)
• UU 43 2009 tentang Kearsipan
• PP 28 2012 tentang pelaksanaan UU 43 2009
• Perka ANRI 37 2016 tentang Peduman Penyusutan Arsip
• Perka ANRI 4 2017 tentang Pelaksanaan Tugas JFA
• Per ANRI 23 2017 tentang SKHK JFA
• Perpres 95 2018 tentang SPBE
• Perka ANRI 9 2018 tentang Pedoman Pemeliharaan Arsip Dinamis
• KepmenpanRB 679 2020 tentang Aplikasi Umum Bidang KD
• Per ANRI 6 2021 tentang Pengelolaan Arsip Elektronik

 Arsip: rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan TIK, yang dibuat atau diterima.
 Non Arsip : Amplop, copy (aslinya ada), rangkap arsip
 Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam
kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu
 Arsip aktif : arsip yang frekuensi penggunaannya masih tinggi
 Arsip inaktif : arsip yang frekuensi penggunaannya mulai berkurang
 Retensi : lamanya waktu simpan minimal dari tiap jenis arsip (retensi
aktif, retensi inaktif, retensi total, retensi kuantitatif, retensi kualitatif,
retensi gabungan)
 Unit pengolah : satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai
tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan
dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.
 Unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang
mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan
kearsipan.
 Lembaga kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan
tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan
kearsipan.
setyosu@ipb.ac.id
March 14, 2024
Fase dan Jenis Arsip Manual &
Elektronik
Vital Daftar AV
Umum
Tidak
Daftar AA
Aktif Vital
Terjaga Daftar AT
Dinamis
Arsip Vital
Statis Umum
Tidak
Inaktif
Vital
Terjaga
Leveling/tingkatan arsip
Fond
Sub Fond
Seri
berkas
item
Fond = Kumpulan sub fond yg setopik  Arsip PT

Sub Fond = Kumpulan seri yg setopik  Tridharma PT & Penunjang Akademik
Seri adalah Kumpulan berkas yang setopik  Dosen, Akademik,
Kemahasiswaan, Laporan , Hukum, Kepegawaian, Aset, Alumni, TIK, dll
Berkas adalah Kumpulan item yang setopik  Data dosen, kurikulum, personal
file, Peraturan, Keputusan, Organisasi, dll
Item adalah satuan arsip terkecil yang merupakan bukti kinerja  bio data,
ijazah, transkrip, peraturan, SK, dll.
Umumnya klasifikasi arsip dan retensi arsip berada pada level berkas
GNSTA Tertib Kebijakan Berkesinambungan,
Kearsipan 4 Pilar PAD
Tertib Organisasi Tusi Efektif dan

Kearsipan Efisien
Tertib SDM Optimal sesuai

Kearsipan kebutuhan
Tertib Arsip
Tertib Prasarana dan Sesuai Standar

Sarana Kearsipan Kearsipan
Tertib Pengelolaan Komprehensif dan

Arsip Terpadu
Tertib Pembinaan Kearsipan
Tertib Sistem Informasi Kearsipan
Tertib Pendanaan
Efektif dan Efisien
Kearsipan
Penciptaan
Pemeliharaan
Pengelolaan
Arsip Dinamis
Penggunaan
Penyusutan
Pengelolaan
Arsip (E/K)
Akuisisi
Pengolahan
Pengelolaan
Arsip Statis
Preservasi
Akses
Arsip Dinamis : Mengalir dan menyusut
Perlu SDM dan Organisasi
• ARSIPARIS: Seseorang yang memiliki
kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh
melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan
dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi,
tugas, dan tanggung jawab melaksanakan
kegiatan kearsipan.
PAD
PK PPAMI
PAS
TT

Ayat (3) UU 43 2009
Penyelenggaraan Kearsipan
Nasional LKN, ANRI
LKD, DKP, DPK,

Provinsi Dispusip,
Disarpus
Lembaga Dengan SK
Kearsipan Pimpinan
LKD, DKP, DPK,
Kabupaten /
Dispusip,
Kota
Disarpus
LKPT, Unit
Perguruan
Arsip, Arsip
Tinggi Negeri
Univ, Kantor
Pasal 16 Ayat (1) UU 43 2009
Organisasi
Kearsipan
Unit Unit Lembaga

Pengolah Kearsipan Kearsipan
(UP) (UK) (LK)
Ayat (2): Unit kearsipan wajib dibentuk oleh setiap

lembaga
negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi
negeri, badan usaha milik negara (BUMN), dan badan
usaha milik daerah (BUMD).
Unit Kearsipan wajib dibentuk pada seiap pencipta
arsip. PP 28 2012 Pasal 127 Ayat (1)
Pengelolaan Arsip
Penciptaan
Elektronik Arsip
Elektronik
TND
Pemeliharaan
Arsip KA
Pengelolaan Elektronik
Arsip Dinamis
Elektronik Penggunaan
Arsip SKKAA
Elekrronik
Penyusustan
JRA
Pengelolaan Arsi Elektronik
Arsip
Elektronik Akuisisi Arsip
Elektronik
Pengolahan
Arsip
Pengelolaan Elektronik
Arsip Statis
Elektronik Preservasi
Arsip
Elektronik
Akses Arsip
Elektronik
Contoh Gabungan KA, JRA, SKKAA

Kompetensi Kearsipan Penerimaan
Penciptaan
Pembuatan
Pemeliharaan
Penyediaan
Penggunaan
PAD
Pemanfaatan
PAS
Pemindahan
Kompetensi
PK
Penyusutan Pemusnahan
PPAMI
Penyerahan
Kompetensi Kearsipan
Pemberkasan
Penciptaan Penyimpanan
Pemeliharaan Penataan
PAD
Penggunaan Alih Media
PAS
Kompetensi Penyusutan Program AV
PK
PPAMI
Pengelolaan Arsip Dinamis (PAD)
• Penciptaan  TND, KA, JRA, SKKAA
1. Pembuatan Arsip (berkas kerja)
2. Penerimaan Arsip (berkas kerja)
• Pemeliharaan  KA, JRA, SKKAA
3. Pemberkasan Arsip Aktif
4. Penyimpanan Arsip Aktif
5. Penataan Arsip Inaktif
6. Penyimpanan Arsip Inaktif
7. Alih Media Arsip Aktif Dinamis
8. Program Arsip Vital (Dinamis)
• Penggunaan  SKKAA
9. Penyediaan Arsip Dinamis
10 Pemanfaatan Arsip Dinamis
• Penyusutan  JRA
11. Pemindahan Arsip Inaktif
12. Pemusnahan Arsip
13. Penyerahan Arsip Statis
Pemeliharaan Arsip
Elektronik
Pemberkasan
Arsip Aktif Konvensional
Penyimpanan
Pemeliharaan
Penataan
Arsip Inaktif
Penyimpanan

Pemeliharaan Arsip
Fisik Berkas Klasifikasi
Manual Filling
Cabinet
Tempat
Berkas
Aliran Berkas
Pemberkasan
File & Folder
Non Aplikasi
Aliran File
Elektronik
File
Aplikasi
Status Fase
Central File (Tempat menyimpan arsip aktif)
Penyimpanan Arsip Aktif
dengan KLASIFIKASI
22
Record Center: Tempat menyimpan arsip inaktif
Depot : Tempat menyimpan arsip statis

Pemberkasan Arsip
Manual dan Elektronik
Daftar Arsip
Aktif
Pemberkasan Daftar Berkas

Daftar Arsip
Arsip Aktif dan Daftar Isi
Vital
(E/K) Berkas
Daftar Arsip
Terjaga

Pemenuhan Organisasi Kearsipan
UP UK LK
• Perwakilan • Unit Baru • Unit Baru

• Atau Tiap • Atau • Atau
Unit Hanya Hanya
• Mengelola Fungsi Fungsi
Arsip Aktif • Mengelola • Mengelola
Arsip Arsip
Inaktif Statis

Penyusutan Arsip Elektronik
Jenis Arsip Retensi Aktif Retensi Inaktif Keterangan
Arsip A 2 tahun 3 tahun Musnah
Arsip B 4 tahun 2 tahun Permanen
Arsip C 1 tahun 2 tahun Dinilai Kembali
Pemusnahan Arsip Musnah

80 – 90 %
Fase Arsip: Pemindahan Penyerahan
Arsip
Berkas Arsip Arsip
Statis (10
Kerja Aktif Inaktif
-20%)
Arsip Dinamis
Close File
UP: Kelurahan, UK: Kecamatan, LK: Nas, Prov,
Sekolah, prodi Disdik, Fakultas Kab/Kot, PTN
Pada penyusutan arsip elektronik, tidak terjadi pemindahan file antar

komputer, tapi hanya berganti status saja, dari status aktif menjadi
inaktif, kemudian menjadi musnah atau statis. Bila musnah maka
akan dihapus dgn metadata nya, dan otomatis dibuat berita acara
pemusnahan dan daftarnya, baik untuk pemindahan maupun
March 14, 2024 penyerahan
setyosu@ipb.ac.id
Perka ANRI No 14 2015

• Arsip Elektronik adalah arsip yang diciptakan (dibuat atau diterima
dan disimpan) dalam format elektronik atau hasil alih media.
• Pengelolaan Arsip Elektronik adalah proses pengendalian Arsip
Elektronik secara efisien, efektif, dan sistematis yang meliputi
pembuatan, penerimaan, penggunaan, penyimpanan,
pemeliharaan, alih media, penyusutan, akuisisi, deskripsi,
pengolahan, preservasi, akses dan pemanfaatan.
• Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah daftar yang berisi sekurang-
kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip,
danketerangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu
jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang
dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan
arsip.
• Autentikasi merupakan proses pemberian tanda dan/atau
pernyataan tertulis atau tanda lainnya sesuai dengan
perkembangan teknologi yang menunjukan bahwa arsip yang
diautentikasi adalah asli atau sesuai dengan aslinya.

Setiap penyelenggara sistem kearsipan elektronik,
mengoperasikan sistem kearsipan elektronik yang memenuhi
persyaratan minimum sebagai berikut: (Penjelasan Pasal 49
ayat 1 PP 28 2012)
• dapat menampilkan kembali informasi elektronik dan/atau dokumen
elektronik secara utuh sesuai dengan masa retensi yang ditetapkan
dengan peraturan perundang-undangan;
• dapat melindungi ketersediaan, keutuhan, keautentikan,
kerahasiaan, dan keteraksesan informasi elektronik dalam
penyelenggaraan sistem elektronik tersebut;
• dapat beroperasi sesuai dengan prosedur atau petunjuk dalam
penyelenggaraan sistem elektronik tersebut;
• dilengkapi dengan prosedur atau petunjuk yang diumumkan
dengan bahasa, informasi, atau simbol yang dapat dipahami oleh
pihak yang bersangkutan dengan penyelenggaraan sistem
elektronik tersebut; dan
• memiliki mekanisme yang berkelanjutan untuk menjaga kebaruan,
kejelasan, dan kebertanggungjawaban prosedur atau petunjuk

Pasal 43 Perpres 95 2018
• Layanan administrasi pemerintahan berbasis

elektronik meliputi layanan yang mendukung kegiatan
di bidang perencanaan, penganggaran, keuangan,
pengadaan barang dan jasa, kepegawaian, kearsipan,
pengelolaan barang milik negara, pengawasan,
akuntabilitas kinerja, dan layanan lain sesuai dengan
kebutuhan internal birokrasi pemerintahan.

Pasal 65 Perpres 95 2018
• Untuk efisiensi penyelenggaraan administrasi

pemerintahan dan penyelenggaraan kearsipan yang
terpadu, dilakukan penerapan kearsipan berbasis
elektronik bagi Instansi Pusat dan Pemerintah
Daerah.
• Penyusunan keterpaduan Proses Bisnis pengelolaan
kearsipan dilaksanakan sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan.
• Keterpaduan Proses Bisnis pengelolaan kearsipan
diterapkan melalui integrasi layanan kearsipan antar
Instansi Pusat dan Pemerintah Daerah.

Integrasi layanan kearsipan dilakukan
melalui:
• bagi pakai arsip dan informasi kearsipan dalam

Instansi Pusat, dalam Pemerintah Daerah,
dan/atau antar Instansi Fusat dan Pemerintah
Daerah;
• penyelenggaraan basis data terintegrasi untuk
bagi pakai data dan informasi kearsipan; dan
• penyelenggaraan sistem aplikasi kearsipan yang
terintegrasi.
• dikoordinasikan oleh menteri yang
menyelenggarakan urusan pemerintahan di
bidang aparatur negara.

KepmenpanRB 679 2020
• Menetapkan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis
Terintegrasi (SRIKANDI) sebagai Aplikasi Umum Bidang
Kearsipan Dinamis.
• Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis berlaku secara
nasional
• Proses bisnis dan data dilaksanakan oleh lembaga
pemerintah nonkementerian yang menyelenggarakan
tugas pemerintahan di bidang kearsipan;
• teknologi informasi dan komunikasi dilaksanakan oleh
kementerian yang menyelenggarakan urusan
pemerintahan di bidang komunikasi dan informatika;
• keamanan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik
(SPBE) dilaksanakan oleh lembaga pemerintah
nonkementerian yang menyelenggarakan tugas
pemerintahan di bidang keamanan siber
March 14, 2024 • setyosu@ipb.ac.id
Ruang lingkup Persyaratan Aplikasi
Umum Bidang Kearsipan Dinamis
dibatasi pada:
• Persyaratan Proses Bisnis;

• Persyaratan Data;
• Persyaratan Teknologi Informasi dan Komunikasi; dan
• Persyaratan Keamanan SPBE.

Arsip pita
Arsip analog
magnetik
Arsip
elektronik Hasil
digitalisasi
Arsip Digital
Terlahir
secara digital
Digitalisasi adalah alihmedia tapi tidak semua alih media

adalah digitalisasi
Kompetensi Kearsipan Elektronik
• Pengelolaan Arsip Dinamis (PAD)
Elektronik  PAA + PAI + PAV + PAT
• Pengelolaan Arsip Statis (PAS) Elektronik

?
• Pembinaan Kearsipan (PK) Elektronik

?
• Pengolahan dan Penyajian Arsip

Elektronik Menjadi Informasi (PPAMI)  ?

Kompetensi ASN  PNS & PPPK
• Manajerial
Integritas
Kerjasama
Komunikasi
Orientasi pada hasil
Pelayanan publik
Pengembangan diri dan orang lain
Mengelola Perubahan
Pengambilan Keputusan
• Sosial Kultural
Perekat bangsa
• Teknis

Penciptaan Arsip Elektronik Autentik
Pengelola
Pengelola Alih media Autentika-
Autentika- an arsip
an fisik (Digitalisa si arsip
si arsip elektronik
arsip si) elektronik
autentik
Tercipta secara elektronik

Jenis Arsip Elektronik
• Arsip kedinasan (word, excel, ppt, pdf, jpg, dll);

• Arsip yang dihasilkan dari sistem informasi bisnis
(basis data, sistem data, sistem keuangan, dll) ;
• Arsip yang berada lingkungan dalam jaringan
atau berbasis web; dan
• Pesan elektronik dari sistem komunikasi.

Metadata merupakan informasi tentang asal, struktur, karakteristik
dari seperangkat data dalam penciptaan, pengelolaan dan
penggunaan Arsip sepanjang waktu secara lintas domain. Berisi
informasi yang merekam
• deskripsi isi Arsip Elektronik;
• struktur Arsip Elektronik yang meliputi bentuk, format dan
hubungan antara komponen yang membentuk Arsip;
• konteks pekerjaan ketika Arsip Elektronik diciptakan atau
diterima dan digunakan;
• hubungan dengan Arsip Elektronik lain dan metadata lain;
• informasi lain yang diperlukan untuk menemukan dan
menyajikan Arsip Elektronik; dan f
• tindakan pekerjaan dan kejadian yang melibatkan Arsip
Elektronik, termasuk tanggal dan waktu tindakan atau
perubahan pada metadata.

Metadata arsip elektronik minimal memuat:
• kode unik;
• Unit Pengolah;
• nomor berkas;
• nomor Arsip;
• kode klasifikasi;
• uraian informasi Arsip;
• kurun waktu;
• jumlah; dan
• keterangan.

PAE dilakukan dengan tahapan sebagai berikut:
• pembuatan dan penerimaan Arsip Elektronik 

ttd elektronik;
• penggunaan Arsip Elektronik;
• penyimpanan Arsip Elektronik  input & unggah
• pemeliharaan dan alih media Arsip Elektronik 
keautentikan, keutuhan, keamanan, keselamatan
• penyusutan Arsip Elektronik  penilaian,
pemusnahan, transfer ke LK
• akuisisi Arsip Elektronik;
• deskripsi dan pengolahan Arsip Elektronik;
• Preservasi Digital; dan
• akses dan pemanfaatan Arsip Elektronik.
Arsip: Mengalir dan menyusut
Organisasi Kearsipan di Pemda
Organisasi Organisasi Ruang
Reguler Kearsipan Simpan
LKD LK dan Depot,
(Dinas Arsip) UK1 RC 1
Kecamatan UK2 UK2 RC 2
Kelurahan UP UP UP CF

Pengelolaan Arsip Aktif
di Unit Pengolah
Pembe Penyi Pengg Pemin

Seleksi
Pencip rkasan mpana Alih unaan dahan
Arsip
-taan Arsip n Arsip Media Arsip Arsip
inaktif
Aktif Aktif Aktif Inaktif

Pekerjaan pengelolaan arsip inaktif
di Unit Kearsipan
Menerima dan membuat daftar arsip inaktif yang dipindahkan

• Oleh Arsiparis Mahir
Melakukan penataan dan penyimpanan arsip inaktif

• Oleh: Arsiparis Penyelia
Memberikan layanan arsip inaktif

Mengolah dan menyajikan arsip inaktif menjadi informasi

Melakukan identifikasi dan pengolahan data arsip inaktif

• Oleh Arsiparis Ahli Pertama

Arsip Dinamis : Mengalir dan menyusut
• ARSIPARIS: Seseorang yang memiliki
kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh
melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan
dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi,
tugas, dan tanggung jawab melaksanakan
kegiatan kearsipan.
PAD
PK PPAMI
PAS
TT

SDM Kearsipan
Kategori
ASN = PNS + PPPK Keahlian
(4 jenjang)
Kategori
Jabatan Keterampilan Ahli Utama, 4d-4e
Pimpinan Tinggi
(3 jenjang)
Penyelia, 3c – 3d Ahli Madya, 4a-4c
Jabatan
Fungsional
Ahli Muda, 3c–3d
Jabatan Mahir, 3a – 3b
Administrasi Ahli Pertama, 3a–
3b, IX - X
Terampil, 2c – 2d,
VI - VII
JPT : JPT Utama, JPT Madya, JPT Pratama

JA : Jabatan Administrator, Jabatan Pengawas, Jabatan Pelaksana

Organisasi Kearsipan
Di Pemerintahan
UP, UK, LK
Daerah
Di Perguruan
UP, UK, LK
Tinggi
Dengan SK
Organisasi Pimpinan
Kearsipan (LK UK UP)
Di Lembaga
UP, UK
Negara
Di BUMN dan
UP, UK
BUMD
Distribusi JFA  dasar anjab
Perka ANRI 4 2017
Arsiparis Arsiparis
Keterampilan Keahlian
• UP • UK
• UK • LK
• LK
Perka ANRI 7 2017

Minimal 1 Arsiparis pada setiap eselon 2 lembaga negara
Minimal 1 Arsiparis pada setiap eselon 3 pemda

Penambahan kolom pada Daftar Arsip Aktif
1. Nomor 17. Sifat Arsip
2. Nomor Berkas 18. Tingkat Perkembangan
3. Kode Klasifikasi 19. Lokasi File pdf
4. Uraian Informasi Berkas 20. Tunjuk Silang
5. Uraian Informasi Arsip/Item 21. Vital/tidak
6. Jumlah
7. KKAA
8. Lokasi Simpan
9. Tanggal
10. Kurun Waktu
11. Nomor Item Arsip
12. Retensi Aktif
13. Musnah/Permanen
14. Tanggal Lengkap/Close
15. Tangal Mulai Aktif
16. Tanggal Mulai Pindah
setyosu@ipb.ac.id
March 14, 2024
Pemberkasan file digital/elektronik
• DL
DL.00
DL.00.00
file 1
file 2
file 3
file 4
• PP
PP.07
PP.07.01
file 1
file 2
file 3
file
Atau berdasarkan folder pertahun dan media arsip, kemudian file disimpan
dengan nama nomor berkas
Contoh :
2019/kertas/nomor berkas
2019/foto/nomor berkas

5. Penataan Arsip Inaktif Penerimaan
Pemindahan
Penataan arsip
dalam boks
Pengaturan
FisikArsip
Nomor boks
dan label
Penempatan
boks (asal usul)
Daftar Informasi
Yang sudah Tematik
ada daftarnya Pengolahan
Informasi Arsip
Untuk internal
dan publik
Berdasar Daftar
Penataan Pemindahan
Penyusunan Nomor
Daftar Arsip definitive folder
Inaktif dan boks
Yang Belum Pembaharuan

8 kegiatan
ada daftarnya daftar
Penataan Arsip Inaktif yang belum
ada daftarnya - Arsip Kacau
Tupoksi pencipta arsip, jumlah, media,
Survei Proposal kurun waktu, kondisi fisik arsip, sistem
pemberkasan, kebutuhan sumberdaya
Acuan
Daftar Ke Tempat
Pemindahan/
Ikhtisar Arsip Penataan
Evakuasi
Skema Pengelompokan fisik dan
Berdasa Klasifikasi Arsip,
Pengaturan informasi untuk kartu
Struktur Organisasi, tupoksi
Arsip deskripsi
Pemilahan
Pemberkasan sesuai
Rekonstruksi tahun, arsip,
Penataan tema: berkas, series
dan non arsip Unit Pencipta, Bentuk
yang belum Redaksi, Isi Informasi, Kurun
ada daftarnya Pendeskripsi Perekaman Kartu Waktu, Tingkat
an Isi Informasi Deskripsi Perkembangan, Jumlah,
Nomor Sementara dan
Manuver Penggabungan yang Manuver fisik Definitif
berdasar
data/kartu mempunyai kesamaan nomer definitive dan
dan fisik masalah dan nomor definitive skema
Penataan Kedalam folder,
Label pada
Arsip dan kode masalah,
boks
Boks nomor urut arsip
Berdasar
Daftar Arsip Sarana temu
deskripsi
Inaktif kembali
arsip
Pekerjaan pengelolaan arsip inaktif
sesuai jenjang
Menyeleksi dan membuat daftar arsip inaktif yang dipindahkan
• Oleh Arsiparis Mahir
Melaksanakan pemindahan arsip inaktif

• Oleh: Arsiparis Mahir
Melakukan penataan dan penyimpanan arsip inaktif

Memberikan layanan arsip inaktif

Mengolah dan menyajikan arsip inaktif menjadi informasi

Melakukan identifikasi dan pengolahan data arsip inaktif

• Oleh Arsiparis Ahli Pertama

ARSIP INAKTIF TERATUR
• Penerimaan : Berita Acara, daftar, fisik arsip di boks

• Pemeriksaan : daftar arsip vs fisik arsip, JRA
• Pemeriksaan antar unit pengolah : daftar arsip
• Penyimpanan : labeling (RA.01.01) , nomor baru
berkas, nomor boks, penataan
• Pembuatan Daftar Arsip Inaktif
Selanjutnya:
• Pemeliharaan
• Pelayanan
• Pemantauan penyusutan : musnah, serah
• Penyerahan
ARSIP INAKTIF TIDAK TERATUR
• Identifikasi : jenis, volume
• Pemilahan : arsip, non arsip
• Pemeriksaan : asal usul, aturan asli
• Penataan : Pemberkasan : arsip aktif, arsip inaktif
• Pendeskripsian : berkas arsip, kartu deskripsi
• Kartu deskripsi : Unit kerja, inisial, nomer deskripsi, Bentuk redaksi,
Isi ringkas, tahun, tingkat perkembangan, jumlah, keterangan
• Pembuatan skema pengelompokkan arsip : pola klasifikasi / struktur
organisasi / tupoksi
• Pengelompokkan / manufer kartu deskripsi : sesuai skema,
kesamaan masalah, kronologis
• Penomoran definitif
• Manufer berkas : kesamaan berkas
• Penomoran berkas
• Penyimpanan : folfder/sampul, masuk boks, labeling, penataan, asal
usul
• Pembuatan Daftar Arsip Inaktif : Nomor berkas, jenis arsip/seri,
tahun, jumlah, tingkat perkembangan, nomor boks, keterangan
Selanjutnya: sama dengan yg teratur
Pengelolaan Arsip Elektronik
Autentik
Pengelola
Pengelola Alih media Autentika-
Autentika- an arsip
an fisik (Digitalisa si arsip
si arsip digital
arsip si) digital
autentik
Tercipta secara elektronik

Struktur TND
Autentikasi Daftar
Konten
Arsip Arsip
Daftar
Konteks
Arsip
Masa simpan media
Kerjakan sesuai perintah berikut !
1. Kelompokkan item arsip berdasarkan kegiatan yang sama. Ada
berapa kegiatan (berkas) ? Dan apa kode klasifikasi serta
klasifikasi keamanannya ?
2. Urutkan kelompok kegiatan tersebut (berkas) berdasarkan
kronologis selesainya kegiatan.
3. Beri nomor berkas sesuai urutan kronologis, yang paling awal
diberi nomor 1, dst.
4. Isikan kedalam Daftar Berkas
5. Urutkan item arsip dalam setiap kegiatan berdasarkan
kronologis
6. Beri nomor item sesuai sesuai urutan kronologis, yang paling
awal diberi nomor a, dst.
7. Isikan kedalam Daftar Isi Berkas
8. Isikan kedalam Daftar Arsip Aktif dan Daftar Arsip Vital
9. Buat tulisan pada label untuk folder, sekat primer, sekat
sekunder, sekat tersier
10. Masukkan masing-masing berkas arsip kedalam foldernya
Simulasi Pemberkasan Arsip Elektronik
1. Notulen rapat persiapan MoU dengan Pemda Kab Bogor --- 12/10/15
2. Rencana evaluasi mahasiswa terhadap dosen --- Surat dari Kadep TIN ke
seluruh dosen TIN --- 8/10/15
3. Daftar Hadir rapat persiapan MoU dengan Pemda Kab Bogor --- 12/10/15
4. Undangan pertemuan di Auditorium Fateta untuk sosialisasi evaluasi
dosen tgl 20 Oktober 2015 --- Surat dari Kadep TIN ke seluruh mahasiswa
semester 5 --- 13/10/15
5. Berkas MoU dengan Pemda Kab Bogor --- 20/10/15
6. Daftar Hadir sosialisasi evaluasi dosen --- 21/10/15
7. Daftar Arsip yang dimusnahkan – 16/10/15
8. Foto penandatanganan MoU dengan Pemda Kab Bogor --- 20/10/15
9. Laporan hasil evaluasi dari mahasiswa terhadap dosen Departemen TIN
--- Surat dari Kadep TIN ke Dekan Fateta --- 23/10/15
10. Berita Acara Pemusnahan Arsip --- 21/10/15
setyosu@ipb.ac.id
March 14, 2024
Pengelompokan Berkas Elektronik
semester 5 --- 13/10/15
5. Berkas MoU dengan Pemda Kab Bogor --- 20/10/15
--- Surat dari Kadep TIN ke Dekan Fateta --- 23/10/15
10. Berita Acara Pemusnahan Arsip --- 21/10/15
setyosu@ipb.ac.id
March 14, 2024
Penomoran Berkas Elektronik
semester 5 --- 13/10/15
5. Berkas MoU dengan Pemda Kab Bogor --- 20/10/15  No 1
--- Surat dari Kadep TIN ke Dekan Fateta --- 23/10/15  No 3
10. Berita Acara Pemusnahan Arsip --- 21/10/15  No 2
setyosu@ipb.ac.id
March 14, 2024
Daftar Berkas Elektronik
Unit Kerja : Departemen TIN
Nomor Kurun Ket.
Kode Klasifikasi Uraian Informasi Berkas Jumlah
Berkas Waktu KKAA
1 MoU dengan Pemda Kab Bogor 2015-10-20 4 item
2 Pemusnahan Arsip 2015-10-21 2 item
3 Evaluasi mahasiswa terhadap 2015-10-23 4 item
dosen

Daftar Berkas Elektronik
Nomor Kurun Ket.
Kode Klasifikasi Uraian Informasi Berkas Jumlah
Berkas Waktu KKAA.
1 HK.07.00 MoU dengan Pemda Kab Bogor 2015-10-20 4 item Terbuka
2 KA.03.01 Pemusnahan Arsip 2015-10-21 2 item Terbuka
3 PP.07.01 Evaluasi mahasiswa terhadap 2015-10-23 4 item Terbatas
dosen

Daftar Isi Berkas Elektronik
Nomor Kode
Nomor Ket.
Item Klasifika Uraian Informasi Arsip Tanggal Jumlah
Berkas KKAA
Arsip si
1 1 HK.07.00 1 lembar Terbuka
2 HK.07.00 1 lembar Terbuka
2 1 KA.03.01 1 lembar Terbuka
2 KA.03.01 1 lembar Terbuka
3 1 PP.07.01 1 lembar Terbuka
2 PP.07.01 1 lembar Terbuka
3 PP.07.01 1 lembar Terbuka
4 PP.07.01 1 lembar Terbatas

Daftar Isi Berkas Elektronik
Nomor Kode
Nomor Ket.
Item Klasifika Uraian Informasi Arsip Tanggal Jumlah
Berkas KKAA
Arsip si
1 1 HK.07.00 Notulen Rapat persiapan MoU 2015-10-12 1 lembar Terbuka
2 HK.07.00 Daftar Hadir rapat persiapan MoU 2015-10-14 1 lembar Terbuka
3 HK.07.00 Berkas MoU dengan Pemda Kab Bogor 2015-10-20 1 lembar Terbuka
4 HK.07.00 Foto penandatanganan MoU 2015-10-20 1 lembar Terbuka
2 1 KA.03.01 Daftar Arsip yang dimusnahkan 2015-10-16 1 lembar Terbuka
2 KA.03.01 Berita Acara Pemusnahan Arsip 2015-10-23 1 lembar Terbuka
3 1 PP.07.01 Surat rencana evalluasi terhadap dosen 2015-10-08 1 lembar Terbuka
2 PP.07.01 Undangan kepada mhs untuk evaluasi dosen 2015-10-13 1 lembar Terbuka
3 PP.07.01 Daftar hadir sosialisasi evaluasi dosen 2015-10-21 1 lembar Terbuka
4 PP.07.01 Laporan hasil evaluasi mhs terhadap dosen 2015-10-23 1 lembar Terbatas

Daftar Arsip Aktif Elektronik
No Kode Nomor Uraian Informasi Uraian Informasi Arsip Jumlah KKAA Lokasi
Klasifikasi Berkas Berkas Simpan
1 HK.07.00 1 MoU dengan Notulen Rapat persiapan 1 lembar Terbuka R1-FC3-A2

Pemda Kab MoU
Bogor
2 Daftar Hadir rapat persiapan 1 lembar Terbuka
MoU
3 Berkas MoU dengan 1 lembar Terbuka

Pemda Kab Bogor
4 Foto penandatanganan MoU 1 lembar Terbuka
5 KA.03.01 2 Pemusnahan Daftar Arsip yang 1 lembar Terbuka R1-FC3-A2

Arsip dimusnahkan
6 Berita Acara Pemusnahan 1 lembar Terbuka

Arsip
7 PP.07.01 3 Evaluasi Surat rencana evalluasi 1 lembar Terbuka R1-FC3-A2

mahasiswa terhadap dosen
terhadap dosen
8 Undangan kepada mhs 1 lembar Terbuka
untuk evaluasi dosen
9 Daftar hadir sosialisasi 1 lembar Terbuka

evaluasi dosen
10 Laporan hasil evaluasi mhs 1 lembar Terbatas

terhadap dosen
Daftar Arsip Vital Elektronik
No Asal Arsip Kode Jenis/ Series Nomor Retensi Lokasi Metode
Klasi- Arsip Arsip Arsip Simpan Pelin-
fikasi Vital dungan
1 Direktorat HK.07.00 MoU dengan 1 1 tahun R1-FC3-A2 Vaulting

Kerjasama Pemda Kab setelah
Bogor berakhir
2 Unit Kearsipan KA.03.01 Pemusnahan 2 2 tahun R1-FC3-A2 Vaulting
2 Arsip

Mari kita manfaatkan!
Terima Kasih

Edy - Pengantar PAD M N E - AAI SKK Migas Zoom - 24 Nop 2023

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Edy - Pengantar PAD M N E - AAI SKK Migas Zoom - 24 Nop 2023

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

PENGANTAR PAD

(MANUAL & ELEKTRONIK)

AAI – SKK Migas

March 14, 2024 setyosu@ipb.ac.id

March 14, 2024 setyosu@ipb.ac.id

Fond = Kumpulan sub fond yg setopik  Arsip PT

Tertib Organisasi Tusi Efektif dan

Tertib SDM Optimal sesuai

Tertib Prasarana dan Sesuai Standar

Tertib Pengelolaan Komprehensif dan

March 14, 2024 setyosu@ipb.ac.id

Nasional LKN, ANRI

LKD, DKP, DPK,

Unit Unit Lembaga

Ayat (2): Unit kearsipan wajib dibentuk oleh setiap

March 14, 2024 setyosu@ipb.ac.id

March 14, 2024 setyosu@ipb.ac.id

March 14, 2024 setyosu@ipb.ac.id

Pemberkasan Daftar Berkas

March 14, 2024 setyosu@ipb.ac.id

• Perwakilan • Unit Baru • Unit Baru

March 14, 2024 setyosu@ipb.ac.id

Pemusnahan Arsip Musnah

Pada penyusutan arsip elektronik, tidak terjadi pemindahan file antar

March 14, 2024 setyosu@ipb.ac.id

March 14, 2024 setyosu@ipb.ac.id

March 14, 2024 setyosu@ipb.ac.id

• Layanan administrasi pemerintahan berbasis

March 14, 2024 setyosu@ipb.ac.id

• Untuk efisiensi penyelenggaraan administrasi

March 14, 2024 setyosu@ipb.ac.id

• bagi pakai arsip dan informasi kearsipan dalam

March 14, 2024 setyosu@ipb.ac.id

• Persyaratan Proses Bisnis;

March 14, 2024 setyosu@ipb.ac.id

Digitalisasi adalah alihmedia tapi tidak semua alih media

• Pengelolaan Arsip Statis (PAS) Elektronik

• Pembinaan Kearsipan (PK) Elektronik

• Pengolahan dan Penyajian Arsip

March 14, 2024 setyosu@ipb.ac.id

March 14, 2024 setyosu@ipb.ac.id

Tercipta secara elektronik

March 14, 2024 setyosu@ipb.ac.id

• Arsip kedinasan (word, excel, ppt, pdf, jpg, dll);

March 14, 2024 setyosu@ipb.ac.id

March 14, 2024 setyosu@ipb.ac.id

March 14, 2024 setyosu@ipb.ac.id

• pembuatan dan penerimaan Arsip Elektronik 

Kecamatan UK2 UK2 RC 2

March 14, 2024 setyosu@ipb.ac.id

Pembe Penyi Pengg Pemin

March 14, 2024 setyosu@ipb.ac.id

Menerima dan membuat daftar arsip inaktif yang dipindahkan

Melakukan penataan dan penyimpanan arsip inaktif

Memberikan layanan arsip inaktif

Mengolah dan menyajikan arsip inaktif menjadi informasi

Melakukan identifikasi dan pengolahan data arsip inaktif

March 14, 2024 setyosu@ipb.ac.id

March 14, 2024 setyosu@ipb.ac.id

JPT : JPT Utama, JPT Madya, JPT Pratama

March 14, 2024 setyosu@ipb.ac.id

Perka ANRI 7 2017

March 14, 2024 setyosu@ipb.ac.id