PENGELOLAAN

ARSIP DINAMIS

oleh
Ir. Setyo Edy Susanto, S.Th.I., M.Pd.
081218114781, 0817194619 (WA)

November 30, 2023 setyosu@ipb.ac.id

 BIODATA RIWAYAT NARASUMBER
Workshop Pembentukan Record Center di IPB 2013
Workshop pengembangan SDM Kearsipan 2014
NIP : 196711221993031003, Pembina,
Workshop Penyusunan POB Kearsipan 2014
IV/a
Diklat Tata Persuratan dan Kearsipan di IPB 2015
Jabatan : Arsiparis Madya / Kasubbag Layanan Bimtek Finalisasi JRA di Universitas Brawijaya, 2015
Arsip & Pembinaan Kearsipan Bimtek di PT Migas 2015
TTL : Lebak, 22 Nopember 1967 Bimtek Pengelolaan Arsip Vital di ANRI 2015
RIWAYAT PENDIDIKAN Pelatihan Kearsipan di IAIN Rd Intan Lampung 2016
S1 FATETA IPB, Jur. Mekanisasi Pertanian 1991 Bimbingan Penyusunan NSPK di UPI Bandung 2016
S2 UNPAK Bogor, Administrasi Pendidikan 2016 Fasilitasi Mitra Kerja Bidang Kearsipan di BPAD Yogya
2016
S3 UNPAK Bogor, Manajemen Pendidikan (Sem 4)
Bimtek Pengelola Kearsipan di DAPD Kab. Bogor 2017
RIWAYAT PEKERJAAN Workshop Pedoman PAD di STIE Kesatuan Bogor 2017
Kabid LAPK 2014 – sekarang Workshop Kearsipan di Universitas Negeri Lampung 2017
Wakil Sekjen AAI 2016 – Workshop Kearsipan di Unikom Bandung 2017
sekarang Bimtek PAD Unsyiah Aceh di IPB Bogor 2017
Direktur LDP – AAI 2017 – Bimtek Kearsipan di UPI Bandung 2017
sekarang Workshop Pengisian SKP di IPB 2017
Kepala SMPIT An Naba 2017 – sekarang Penguatan Tenaga Arsiparis di Unimed Medan 2017
Pelatihan Kearsipan di PT Angkasa Pura I di Jkt (AAI) 2017
Ketua Forum Pengelola Arsip IPB 2017 -
Seminar Nasional Jabatan Fungsional 2018
sekarang
Seminar Kearsipan untuk guru SMK Kab Bogor 2018
RIWAYAT PRESTASI Bimtek penyusutan arsip di Dept Biokim FMIPA IPB 2018
Pegawai Administrasi Umum ke 1 tingkat IPB, Sosialisasi sistem SKP di Dinas Arsip Kab Sukabumi 2018
2011 Bimtek penggunaan JRA di UNILA 2018
Arsiparis Berprestasi ke 1 tingkat IPB, 2014, Workshop Pemberkasah di Poltekneg Jakarta 2018
2015 Bimtek Pemberkasan di OJK Jakarta (AAI) 2018
Arsiparis Teladan ke 3 tingkat nasional Diklat Pengelolaan Arsip Aktif di GSSI Bogor 2018
2016 Sosialisasi Perka 4 dan 23 2017 di Pemda Kab Smi 2018
Arsiparis Teladan ke 1 tingkat nasional Sosialisasi penggunaan JRA di BEKRAF Jakarta 2018
November 30, 2023 Penguatan kapasitas arsiparis Badiklit Kemsos
setyosu@ipb.ac.id 2018
 Peraturan Kearsipan
• UU 43 2009 tentang Kearsipan
• PP 28 2012 tentang pelaksanaan UU 43 2009
• Perka ANRI 24 2011 tentang Pedoman
Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan PT
• Permenristekdikti 51 2015 tentang Tata Naskah Dinas
di Lingkungan Kemristekdikti
• Permenristekdikti 23 2018 tentang Klasifikasi Arsip,
Jadwal Retensi Arsip, serta Sistem Klasifikasi
Keamanan dan Akses Arsip di Lingkungan
Kemristekdikti

November 30, 2023 setyosu@ipb.ac.id

 Peraturan Rektor IPB

• 13/IT3/PK/2012 tentang Kebijakan Kearsipan

• 14/IT3/PK/2012 tentang Pedoman Penyusutan
Arsip
• 4/IT3/TU/2017 tentang Pedoman Tata Naskah
Dinas
• 10/IT3/TU/2017 tentang Pedoman Program
ArsipVital
• 13/IT3/TU/2017 tentang Jadwal Retensi Arsip

November 30, 2023 setyosu@ipb.ac.id

 ASN

Kategori
Jabatan Pimpinan
Keahlian Utama
Tinggi
Kategori
Madya
Keterampila
Penyelia
Jabatan
n
Fungsional
Mahir Muda

Jabatan
Administrasi Terampil Pertama

Pemula

November 30, 2023 setyosu@ipb.ac.id

  Kearsipan: hal-hal yang berkaitan dengan arsip
 Arsip: rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan TIK, yang dibuat atau
diterima.
 Non Arsip : Amplop, copy (aslinya ada), rangkap arsip
 Arsip terbagi 2 tahap/jenis : Arsip Dinamis dan Arsip Statis
 Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam
kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu
 Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena
memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan
berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi oleh lembaga
kearsipan
 Arsip dinamis terbagi 2 tahap/jenis: arsip aktif dan arsip inaktif
 Arsip aktif : arsip yang frekuensi penggunaannya masih tinggi
 Arsip inaktif : arsip yang frekuensi penggunaannya mulai berkurang
 Retensi : lamanya waktu simpan minimal dari tiap jenis arsip
(retensi aktif, retensi inaktif, retensi total, retensi kuantitatif, retensi
kualitatif)

setyosu@ipb.ac.id
November 30, 2023
 Retensi

Arsip Dinamis

Arsip Aktif

Arsip Inaktif

Waktu Minimal

Waktu Kumulatif

Arsip Elektronik
 Penentuan retensi arsip dilakukan berdasarkan
pertimbangan nilai guna arsip.
 Minimal 2 (dua) tahun untuk arsip yang memiliki nilai
guna administrasi;
 Minimal 5 (lima) tahun untuk arsip yang memiliki nilai
guna hukum, pendidikan, ilmiah dan teknologi;
 Minimal 10 (sepuluh) tahun untuk arsip yang memiliki
nilai pertanggungjawaban keuangan, catatan keuangan,
bukti pembukuan dan data pendukung administrasi
keuangan yang merupakan bagian dari bukti
pembukuan.
 Retensi atau jangka waktu simpan minimal merupakan
akumulasi dari retensi aktif dan inaktif.
 KAIDAH KEARSIPAN

• Tertib dan rapi

• Mudah ditemukan
• Aman
• Autentik, utuh, dan terpercaya
• Disimpan sesuai dengan jenis, berkas, dan klasifikasinya
• Lama simpan sesuai retensinya
• Mudah disusutkan –> mengalir –> sisa : arsip statis (5-10%)
• Disusutkan sesuai waktu/retensinya
• Mudah diolah dan disajikan dalam bentuk informasi

November 30, 2023 setyosu@ipb.ac.id

 Kompetensi Kearsipan
•Pengelolaan Arsip Dinamis (PAD)  ?

•Pengelolaan Arsip Statis (PAS)  ?

•Pembinaan Kearsipan (PK)  ?

•Pengolahan dan Penyajian Arsip Menjadi Informasi (PPAMI)  ?

November 30, 2023 setyosu@ipb.ac.id

 Pengelolaan arsip dinamis (PAD)

Pemeliharaa
Penciptaan Penggunaan Penyusutan
n

November 30, 2023 setyosu@ipb.ac.id

 Pengelolaan arsip statis (PAS)
•Akuisisi

•Pengolahan

•Preservasi

•Akses (pemanfaatan, pendayagunaan, pelayanan publik)

November 30, 2023 setyosu@ipb.ac.id

 Pembinaan Kearsipan (PK)

•Pengarahan

•Penguatan

•Pemberdayaan

November 30, 2023 setyosu@ipb.ac.id

 Pengelolaan dan Penyajian Arsip
Menjadi Informasi (PPAMI)
•Arsip aktif ke SIKN/JIKN

•Arsip inaktif ke SIKN/JIKN

•Arsip vital ke SIKN/JIKN

•Arsip terjaga ke SIKN/JIKN

•Arsip statis ke SIKN/JIKN

November 30, 2023 setyosu@ipb.ac.id

 Organisasi Kearsipan

• Unit Pengolah (setiap unit, termasuk organisasi

kemahasiswaan)
• Unit Kearsipan (Fakultas, rektorat)
• Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi / LKPT
(Unit Arsip)

Musnah

Lembaga
Unit Pengolah Unit Kearsipan Kearsipan

November 30, 2023 setyosu@ipb.ac.id

 Pedoman Dasar Pengelolaan Arsip Dinamis

HARUS
SINKRON !!!
Sistem
Klasifikasi
Tata Naskah
Keamanan
dan Akses Pedoman dasar Dinas
Arsip yang harus
dibuat untuk
pengelolaan
arsip dinamis

Jadwal
Program Klasifikasi
Retensi
Arsip Arsip Arsip
Vital

November 30, 2023 setyosu@ipb.ac.id

 Lingkup PAD
PP No. 28 Tahun 2012 : Kearsipan
- Tata Naskah Dinas
- Klasifikasi Arsip
- Sistem Klasifikasi
Keamanan dan Akses Arsip

Pembuatan Regsitrasi – Distribusi – Pengendalian

Penciptaan
Penerimaan Regsitrasi – Distribusi – Pengendalian
Dokumentasi
Sistem Klasifikasi
Keamanan dan
Akses Arsip
Penyediaan Alih media

Penggunaan
Pemanfaatan Kepentingan pemerintah dan masyarakat

Klasifikasi Arsip, JRA, SKKAA

PENGELOLAAN
ARSIP DINAMIS Pemberkasan Arsip Aktif Fisik Tertata - Informasi Arsip - Daftar Arsip Aktif

Penataan Arsip Inaktif Fisik Tertata - Informasi Arsip - Daftar Arsip Inaktif
Pemeliharaan
Terjaga dan Umum
Penyimpanan Arsip

Alih Media Arsip

Identifikasi - Pelindungan & Pengamanan -
Program Arsip Vital Penyelamatan & Pemulihan
Jadwal Retensi
Arsip (JRA)
Pemindahan Arsip Inaktif Seleksi – Pembuatan Daftar - Penataan

Penyusutan Pemusnahan Arsip Prosedur - Dokumentasi

Penyerahan Arsip Statis Prosedur - Dokumentasi

November 30, 2023
 Contoh Tata Naskah Dinas (TND)

November 30, 2023 setyosu@ipb.ac.id

November 30, 2023 setyosu@ipb.ac.id
November 30, 2023 setyosu@ipb.ac.id
November 30, 2023 setyosu@ipb.ac.id
November 30, 2023 setyosu@ipb.ac.id
 Contoh JRA

November 30, 2023 setyosu@ipb.ac.id

Contoh Jadual Retensi Arsip (JRA)
 Contoh SKKAA

November 30, 2023 setyosu@ipb.ac.id

 Pengguna yang berhak akses

No. Tingkat Penentu Pelaksana Pengawas Pu- Penegak

Klasifikasi Kebijakan Kebijakan Internal/ blik Hukum
Keamanan dan Eksternal
Akses
1. Biasa/ Terbuka √ √ √ √ √
2. Terbatas √ - √ - √
3. Rahasia √ - √ - √
4. Sangat Rahasia √ - √ - √

November 30, 2023 setyosu@ipb.ac.id

JENIS NASKAH DINAS

Naskah Dinas ada beberapa jenis, yaitu :

a. Peraturan
b. Keputusan
c. Instruksi
d. Standar Operasional Prosedur
e. Surat Edaran
f. Surat Dinas
g. Nota Dinas
h. Memo
i. Surat Undangan
j. Surat Tugas
k. Surat Pengantar
l. Nota Kesepahaman
m. Surat Perjanjian
n. Surat Kuasa
o. Surat Keterangan
p. Surat Pernyataan
q. Pengumuman
r. Berita Acara
s. Laporan
t. Notula rapat
u. Telaahan Staf.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam
pembuatan surat dinas :
• Nomor Surat Dinas terdiri dari : nomor urut, kode surat (kode
organisasi, kode hal), tahun pembuatan surat
• Dalam penulisan nomor urut surat, tidak boleh dikombinasikan dengan
huruf.
• Dalam lampiran, jumlah lampiran dengan satu atau dua kata dapat
diketik dengan huruf dan diawali dengan huruf kapital, tidak didahului
atau diikuti dengan angka.
Contoh : satu lembar; dua puluh lembar.
• Sedangkan yang tiga angka atau lebih, diketik dengan menggunakan
angka arab.
Contoh : 33 lembar
• Kata lampiran tdak perlu diketik, apabila tidak ada yang dilampirkan.
• Lampiran tidak harus diberikan kepada semua tembusan.
• “Hal” surat dinas berisikan inti keseluruhan, diketik
dengan huruf kapital pada setiap awal kata, tanpa
diakhiri dengan tanda baca.
• Kata hal (bukan perihal) diketik dibawah lampiran, dan
apabila lampiran tidak ada, maka diketik dibawah kata
nomor.
• Tanggal diketik disebelah kanan sebaris dengan
nomor surat.
• Tanggal surat dinas tidak disertai nama tempat
pembuatannya.
• Pengetikan alamat surat dinas, pada alamat yang
dituju tidak didahului dengan kata depan di.
• Awal kalimat isi surat dinas diketik dibawah dan sejajar
dengan alamat tujuan surat.
• Nama jabatan dan nama pejabat yang
menandatangani surat dinas diketik disebelah kanan
bawah dengan huruf kapital pada setiap awal kata.
• Singkatan NIP diketik dibawah dan sejajar dengan
nama pejabat yang menandatangani serta
menggunakan huruf kapital tanpa diakhiri dengan titik
dan diikuti dengan nomor tanpa jarak.
• Setiap surat dinas sebelum ditandatangani oleh
pejabat yang berwenang, dibubuhi paraf terlebih
dahulu oleh pejabat yang bertugas menyiapkan
konsep surat dinas tersebut. Paraf dibubuhkan
disebelah kiri/ sebelum nama pejabat yang
menandatangani surat dinas.
Tembusan

• Apabila ada tembusan, kata tembusan diketik

dengan menggunakan huruf kapital pada awal
kata tanpa garis bawah, diikuti tanda baca titik
dua sejajar dengan pembuka surat dan sebaris
dengan nama pejabat yang menandatangani
surat dinas.
• Pihak yang diberi tembusan, diketik dibawah kata
tembusan, apabila lebih dari satu diberi nomor
urut dengan angka arab.
• Pihak yang diberi tembusan tidak didahului
dengan Yth atau diikuti frasa sebagai laporan.
Untuk keserasian dan estetika surat dinas
(fleksibel):
a. Ruang tepi atas 2 spasi dibawah kop surat,
apabila tidak pakai kop 2 cm dari tepi atas.
b. Ruang tepi bawah sekurang-kurangnya 2,5 cm
dari bawah kertas.
c. Ruang tepi kiri : sekurang-kurangnya 3 cm dari
tepi kertas.
d. Ruang tepi kanan : sekurang-kurangnya 2 cm
dari tepi kanan kertas.
 Daftar Berkas
Nomor Kurun
Kode Klasifikasi Uraian Informasi Berkas Jumlah Ket.
Berkas Waktu

Daftar Isi Berkas

Nomor
Nomor Kode
Item Uraian Informasi Arsip Tanggal Jumlah Ket.
Berkas Klasifikasi
Arsip

November 30, 2023 setyosu@ipb.ac.id

 Daftar Arsip Aktif
1. Nomor 16. Sifat Arsip
2. Nomor Berkas 17. Tingkat Perkembangan
3. Nomor Item Arsip 18. Lokasi File pdf
4. Kode Klasifikasi 19. Tunjuk Silang
5. Uraian Informasi Berkas20. Vital/tidak
6. Uraian Informasi Arsip/Item
7. Tanggal
8. Kurun Waktu
9. Jumlah
10. Lokasi Simpan
11. Retensi Aktif
12. Musnah/Permanen
13. Tanggal Lengkap/Close
14. Tangal Mulai Aktif
15. Tanggal Mulai Pindah
setyosu@ipb.ac.id
November 30, 2023
 DaftarArsip Aktif

November 30, 2023 setyosu@ipb.ac.id

 Pemberkasan file digital
• DL
DL.00
DL.00.00
file 1
file 2
file 3
file 4
• PP
PP.07
PP.07.01
file 1
file 2
file 3
file 4
• PN
PN.00
PN.00.00
PN.00.00.00
file 1
file 2
November 30, 2023 setyosu@ipb.ac.id
 Pemberkasan arsip
dengan KLASIFIKASI

40
ARSIP DI UNIT KERJA (setelah ditata)
November 30, 2023 setyosu@ipb.ac.id
 FOLDER
8 cm
2 cm
TAB

35,5 cm

24 cm

Folder dengan tab di atas

 GUIDE ATAU SEKAT

FOLDER

TERTIER

SEKUNDER

PRIMER
 Budiyanto

Abdullah, Wahab

KP.02 KP.02.00 KENAIKAN

PROMOSI PANGKAT

KP
KEPEGAWIAN
November 30, 2023 setyosu@ipb.ac.id
November 30, 2023 setyosu@ipb.ac.id
ARSIP DI RECORD CENTRE
(setelah ditata)
PENOMORAN

Contoh:
05: gedung/ ruang
09: rak
05.09.02.11 02: baris
11: boks
 PENATAAN BOKS DLM RAK

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 19

II 30 29
39 20

40 III 49
50 59
79 IV 69 60
70
November 30, 2023 setyosu@ipb.ac.id
 Tampilan form input SIKD

November 30, 2023 setyosu@ipb.ac.id

 PRAKTEK: Isikan dalam Daftar Arsip Aktif
1. Peminjaman ruangan untuk diklat teknis pemberkasan arsip --- Surat dari Kadep
TIN ke Kepala Perpus --- 12/10/15
2. Rencana evaluasi mahasiswa terhadap dosen --- Surat dari Kadep TIN ke seluruh
dosen TIN --- 8/10/15
3. Undangan peserta diklat teknis pemberkasan arsip --- Surat dari Kadep TIN
keseluruh kepala unit kerja di IPB --- 14/10/15
4. Undangan pertemuan di Auditorium Fateta untuk sosialisasi evaluasi dosen tgl 20
Oktober 2015 --- Surat dari Kadep TIN ke seluruh mahasiswa semester 5 ---
13/10/15
5. Contoh Sertifikat diklat teknis pemberkasan arsip --- 20/10/15
6. Daftar Hadir sosialisasi evaluasi dosen --- 21/10/15
7. Proposal Penelitian (proposal skripsi) --- Surat dari Agus Handoko (mhs TIN) ke
dosen pembimbing (tembusan kepada Kadep TIN) – 16/10/15
8. Daftar Hadir diklat teknis pemberkasan arsip --- 20/10/15
9. Laporan hasil evaluasi dari mahasiswa terhadap dosen Departemen TIN --- Surat
dari Kadep TIN ke Dekan Fateta --- 23/10/15
10. Persetujuan proposal penelitian --- Surat dari Kadep TIN ke Agus Handoko ---
21/10/15

setyosu@ipb.ac.id
November 30, 2023
 Daftar Arsip Aktif (kolom pilihan)
No No No Kode Re- Musnah/ Uraian Uraian Informasi Tgl Tgl Tgl
Ber Item Klasifikasi tensi Perma- Informasi Arsip Close Mulai Mulai
kas Ar- Arsip nen Berkas Aktif Pindah
sip
1 1 1 DL.00.00 Diklat Surat peminjaman 15/11/
Pemberkasan ruangan untuk diklat 15

2 1 2 DL.00.00 Diklat Surat undangan peserta 15/11/

Pemberkasan diklat 15

3 1 3 DL.00.00 Diklat Contoh sertifikat diklat 15/11/

Pemberjkasan pemberkasan 15

4 1 4 DL.00.00 Diklat Daftar hadir diklat teknis 15/11/

Pemberkasan pemberkasan 15

5 2 1 PP.07.01 Evaluasi terhadap Surat rencana evalluasi 05/11/

dosen terhadap dosen 15

6 2 2 PP.07.01 Evaluasi terhadap Undangan kepada mhs 05/11/

dosen untuk evaluasi dosen 15

7 2 3 PP.07.01 Evaluasi terhadap Daftar hadir sosialisasi 05/11/

dosen evaluasi dosen 15

8 2 4 PP.07.01 Evaluasi terhadap Laporan hasil evaluasi 05/11/

dosen mhs terhadap dosen 15

9 ? ? PN.00.00.00 Proposal Surat penganta ptoposal 27/10/

Penelitian penelitian / skripsi 15

10 ? ? PN.00.00.00 Proposal Surat persetujuan 27/10/

Penelitian proposal penelitian 15

November 30, 2023 setyosu@ipb.ac.id

 Daftar Arsip Aktif (kolom pilihan)
No No No Kode Re- Musnah/ Uraian Uraian Informasi Tgl Tgl Tgl
Ber Item Klasifikasi tensi Perma- Informasi Arsip Close Mulai Mulai
kas Ar- Arsip nen Berkas Aktif Pindah
sip
1 1 1 DL.00.00 1 Musnah Diklat Surat peminjaman 15/11/
Pemberkasan ruangan untuk diklat 15

2 1 2 DL.00.00 1 Musnah Diklat Surat undangan peserta 15/11/

Pemberkasan diklat 15

3 1 3 DL.00.00 1 Musnah Diklat Contoh sertifikat diklat 15/11/

Pemberjkasan pemberkasan 15

4 1 4 DL.00.00 1 Musnah Diklat Daftar hadir diklat teknis 15/11/

Pemberkasan pemberkasan 15

5 2 1 PP.07.01 2 Permanen Evaluasi terhadap Surat rencana evalluasi 05/11/

dosen terhadap dosen 15

6 2 2 PP.07.01 2 Permanen Evaluasi terhadap Undangan kepada mhs 05/11/

dosen untuk evaluasi dosen 15

7 2 3 PP.07.01 2 Permanen Evaluasi terhadap Daftar hadir sosialisasi 05/11/

dosen evaluasi dosen 15

8 2 4 PP.07.01 2 Permanen Evaluasi terhadap Laporan hasil evaluasi 05/11/

dosen mhs terhadap dosen 15

9 ? ? PN.00.00.00 2 Musnah Proposal Surat penganta ptoposal 27/10/

Penelitian penelitian / skripsi 15

10 ? ? PN.00.00.00 2 Musnah Proposal Surat persetujuan 27/10/

Penelitian proposal penelitian 15

November 30, 2023 setyosu@ipb.ac.id

 Daftar Arsip Aktif (kolom pilihan)
No No No Kode Re- Musnah/ Uraian Uraian Informasi Tgl Tgl Tgl
Ber Item Klasifikasi tensi Perma- Informasi Arsip Close Mulai Mulai
kas Ar- Arsip nen Berkas Aktif Pindah
sip
1 1 1 DL.00.00 1 Musnah Diklat Surat peminjaman 15/11/ 01/01/ 01/01/
Pemberkasan ruangan untuk diklat 15 16 17

2 1 2 DL.00.00 1 Musnah Diklat Surat undangan peserta 15/11/ 01/01/ 01/01/

Pemberkasan diklat 15 16 17

3 1 3 DL.00.00 1 Musnah Diklat Contoh sertifikat diklat 15/11/ 01/01/ 01/01/

Pemberjkasan pemberkasan 15 16 17

4 1 4 DL.00.00 1 Musnah Diklat Daftar hadir diklat teknis 15/11/ 01/01/ 01/01/
Pemberkasan pemberkasan 15 16 17

5 2 1 PP.07.01 2 Permanen Evaluasi terhadap Surat rencana evalluasi 05/11/ 01/01/ 01/01/
dosen terhadap dosen 15 16 18

6 2 2 PP.07.01 2 Permanen Evaluasi terhadap Undangan kepada mhs 05/11/ 01/01/ 01/01/
dosen untuk evaluasi dosen 15 16 18

7 2 3 PP.07.01 2 Permanen Evaluasi terhadap Daftar hadir sosialisasi 05/11/ 01/01/ 01/01/
dosen evaluasi dosen 15 16 18

8 2 4 PP.07.01 2 Permanen Evaluasi terhadap Laporan hasil evaluasi 05/11/ 01/01/ 01/01/
dosen mhs terhadap dosen 15 16 18

9 ? ? PN.00.00.00 2 Musnah Proposal Surat penganta ptoposal 27/10/ 01/01/ 01/01/

Penelitian penelitian / skripsi 15 16 18

10 ? ? PN.00.00.00 2 Musnah Proposal Surat persetujuan 27/10/ 01/01/ 01/01/

Penelitian proposal penelitian 15 16 18

November 30, 2023 setyosu@ipb.ac.id

 Penyusutan
• Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan
jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip
inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan,
pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai
guna, dan penyerahan arsip statis kepada
lembaga kearsipan.
• Urutan ke 4 dari PAD

setyosu@ipb.ac.id
November 30, 2023
KONSEP PENGELOLAAN ARSIP DI IPB
Lembaga
Unit Pengolah Unit Kearsipan Kearsipan

Musnah
Musnah 1. Arsip
Non Arsip 2 2. Non
4 2 Arsip
2

Arsip Aktif 1 Arsip Inaktif < 10

3 Arsip Statis
1 3
6
5
Arsip Inaktif
>=10
7
Musnah
1. Arsip
2. Non Arsip
November 30, 2023 setyosu@ipb.ac.id
 • Pemberkasan
• Layanan
•Unit Pengolah
Alih media Unit Kearsipan - L
Record Center 2 R
• Berita File
- Central
Acara (BA)
• Scanning BA
• Daftar Arsip Aktif Foto Pemindahan

Pemindahan
• Fakulta
• Depart
s
emen • Rektor
• Unit
at
Jenis Arsip Retensi Aktif Retensi Inaktif Keterangan
Arsip A 2 tahun 3 tahun Musnah
Arsip B 4 tahun 8 tahun Permanen
Arsip C 1 tahun 2 tahun Dinilai Kembali
November 30, 2023 setyosu@ipb.ac.id
 REVIEW PENYUSUTAN ARSIP
Musnah
2

Arsip Aktif Arsip Inaktif <10 Arsip Statis

1 3

Arsip Inaktif
>= 10
1. Masing-masing harus tahu posisi unit kerjanya (didata)
2. Masing-masing harus tahu kemana akan memindahkan arsip inaktifnya,
dan siapa yang menerima
3. Harus ada Unit Kearsipan
4. Unit Kearsipan yang menerima arsip inaktif harus memeriksa kesesuaian
fisik dengan daftarnya, dan mensortir asip yang dobel
5. Unit kearsipan menggabungkan file daftar arsip inaktif dari beberapa unit

November 30, 2023 setyosu@ipb.ac.id

 ALUR PENYUSUTAN ARSIP vs NON ARSIP

Musnah
Musnah 1. Arsip
Non Arsip 2 2. Non
4 2 Arsip
2

Aktif 1 Inaktif < 10 3 Statis

1 3
5

Inaktif >=10 6
Musnah
7 1. Arsip
2. Non
Arsip

November 30, 2023 setyosu@ipb.ac.id

 Ketentuan
• Penyusutan arsip dilaksanakan oleh pencipta
arsip.
• Penyusutan arsip yang dilaksanakan oleh
lembaga negara, pemerintahan daerah,
perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau
BUMD dilaksanakan berdasarkan JRA dengan
memperhatikan kepentingan pencipta arsip
serta kepentingan masyarakat, bangsa dan
negara.
• Lembaga negara, pemerintahan daerah,
perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau
BUMD wajib memiliki JRA.
setyosu@ipb.ac.id
November 30, 2023
 • Pemindahan arsip inaktif dilaksanakan dengan
memperhatikan bentuk dan media arsip, melalui
kegiatan:
a. penyeleksian arsip inaktif;
b. penandatanganan berita acara dan dilampiri
daftar arsip inaktif yang akan dipindahkan;
c. penataan arsip inaktif yang akan dipindahkan.

• Pemindahan arsip inaktif yang memiliki retensi

sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun
dilakukan dari unit kearsipan (PT) atau dari unit
pencipta (kab/prov) ke lembaga kearsipan.

setyosu@ipb.ac.id
November 30, 2023
 • Pasal 62 PP 28 2012
• Pemindahan arsip inaktif di lingkungan perguruan
tinggi negeri dilakukan sebagai berikut:
• a. pemindahan arsip inaktif yang memiliki retensi
di bawah 10 (sepuluh) tahun dilakukan dari unit
pengolah ke unit kearsipan di lingkungan satuan
kerja rektorat, fakultas, atau satuan kerja dengan
sebutan lain; dan
• b. pemindahan arsip inaktif yang memiliki retensi
sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun
dilakukan dari unit kearsipan di lingkungan satuan
kerja rektorat, fakultas, atau satuan kerja dengan
sebutan lain ke lembaga kearsipan perguruan
tinggi.

November 30, 2023 setyosu@ipb.ac.id

 • Pemusnahan arsip dilakukan terhadap arsip
yang:
a. tidak memiliki nilai guna;
b. telah habis retensinya dan berketerangan
dimusnahkan berdasarkan JRA;
c. tidak ada peraturan perundang-undangan
yang melarang; dan
d. tidak berkaitan dengan penyelesaian
proses suatu perkara.

setyosu@ipb.ac.id
November 30, 2023
 • Arsip yang tercipta dalam pelaksanaan
pemusnahan arsip wajib disimpan oleh pencipta
arsip meliputi:
a. keputusan pembentukan panitia penilai arsip;
b. notulen rapat panitia penilai arsip pada saat
melakukan penilaian;
• c. surat pertimbangan dari panitia penilai arsip
kepada pimpinan pencipta arsip yang
menyatakan bahwa arsip yang diusulkan
musnah dan telah memenuhi syarat untuk
dimusnahkan;

setyosu@ipb.ac.id
November 30, 2023
 d. surat persetujuan dari pimpinan pencipta arsip;
e. surat persetujuan dari Kepala ANRI untuk
pemusnahan arsip yang memiliki retensi
sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun;
f. keputusan pimpinan pencipta arsip tentang
penetapan pelaksanaan pemusnahan arsip;
g. berita acara pemusnahan arsip, tembusan ke
ANRI
h. daftar arsip yang dimusnahkan, tembusan ke
ANRI

setyosu@ipb.ac.id
November 30, 2023
 Pemusnahan Arsip ( UU P.51; PP P.65 - 78)
Pemusnahan Arsip
Syarat Prosedur Arsip yang lahir
1. Tidak bernilaiguna 1. Panita penilai arsip keputusan pembentukan panitia
pemusnahan arsip;
2. JRA keterangan 2. Seleksi arsip notulen rapat panitia pemusnahan
musnah arsip pada saat melakukan
penilaian;
3. Tidak ada peraturan 3. Pembuatan Daftar usulan dari panitia =>pimpinan
UU yang melarang arsip usul musnah pencipta=>arsip usul musnah &
=>arsiparis layak musnah
*)Surat Persetujuan Ka. ANRI >10 th
4. Tidak tersangkut 4. Penilaian=>panitia keputusan pimpinan pencipta
suatu perkara penilai arsip=>pelaksanaan
5. Persetujuan berita acara pemusnahan arsip;
pimpinan pencipta arsip dan
6. Penetapan arsip daftar arsip yang dimusnahkan
musnah
Pemusnahan Arsip (PP 28 2012, P:68-76)
Pemusnahan Arsip
Lingkup Persetujuan Tanggung Jawab
< 10 thn ≥ 10 thn <10 thn ≥10 thn
Nasional Ka. ANRI Ka. ANRI Unit Kearsipan Unit
(lembaga (masing2) Kearsipan
negara) (masing2)
Provinsi Gubernur Ka. ANRI Unit kearsipan LK Provinsi
(Pemda SKPD Provinsi
provinsi)
Kab/Kota Bupati/ Ka. ANRI Unit Kearsipan LKD Kab/Kota
(Pemda Walikota SKPD Kab/Kota
Kab/Kota)
Perguruan Rektor Ka. ANRI Unit kearsipan LK PT
Tinggi (sejenisnya) (rektorat,fak,jur)

BUMN/BUMD Pimpinan Ka. ANRI Unit Kearsipan Unit

BUMN/BUMD BUMN/BUMD Kearsipan
BUMN/BUMD
 • Penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip
kepada lembaga kearsipan dilakukan terhadap
arsip yang:
a. memiliki nilai guna kesejarahan;
b. telah habis retensinya; dan/atau
c. berketerangan dipermanenkan sesuai JRA
pencipta arsip.

• Arsip yang diserahkan harus: autentik,

terpercaya, utuh, dan dapat digunakan.

setyosu@ipb.ac.id
November 30, 2023
 • Prosedur penyerahan arsip statis dilaksanakan
sebagai berikut:
a. penyeleksian dan pembuatan daftar arsip
usul serah oleh arsiparis di unit kearsipan;
b. penilaian oleh panitia penilai arsip terhadap
arsip usul serah;
c. pemberitahuan akan menyerahkan arsip
statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada
kepala lembaga kearsipan sesuai wilayah
kewenangannya disertai dengan pernyataan
dari pimpinan pencipta arsip bahwa arsip
yang diserahkan autentik, terpercaya, utuh,
dan dapat digunakan;
setyosu@ipb.ac.id
November 30, 2023
 d. verifikasi dan persetujuan dari kepala lembaga
kearsipan sesuai wilayah kewenangannya;
e. penetapan arsip yang akan diserahkan oleh
pimpinan pencipta arsip; dan
f. pelaksanaaan serah terima arsip statis oleh
pimpinan pencipta arsip kepada kepala
lembaga kearsipan dengan disertai berita acara
dan daftar arsip yang akan diserahkan.

setyosu@ipb.ac.id
November 30, 2023
 Aliran arsip dari aktif s.d. statis/musnah
• Penciptaan (pembuatan dan penerimaan)
• Arsip aktif diciptakan pada Unit Pengolah
• Diolah dan diberkaskan oleh Unit Pengolah
• Disimpan sesuai JRA di Central File + pelayanan
• Arsip inaktif dipindahkan ke Unit Kearsipan + file
• Diolah dan ditata oleh Unit Kearsipan
• Disimpan sesuai JRA di Record Center + pelayanan
• Arsip inaktif >= 10 tahun di serahkan ke LK
• Setelah habis retensi inaktif : Musnah/Permanen
• Arsip musnah dimusnahkan di Unit Kearsipan
• Arsip permanen diserahkan ke LK menjadi Arsip
Statis (+file) + pelayanan
• Arsip inaktif >= 10 tahun dimusnahkan sesuai JRA
November 30, 2023 setyosu@ipb.ac.id
 Tes dasar
• Arsip : .............. atau ......... dalam berbagai bentuk dan .....
• Jenis arsip : .........., ..........,
• Jenis arsip dinamis: ..........., ............, ...........
• Kompetensi arsiparis ada ......, yaitu .........
• Pedoman dasar PAD ada ......., yaitu ........ Harus tahu bentuknya
• Kegiatan dasar PAD ada ......., yaitu ......
• Kegiatan penciptaan arsip ada ...... yaitu .......
• Pedoman penciptaan arsip ada ..... yaitu ...........
• Kegiatan penggunaan arsip ada ...... yaitu .......
• Pedoman penggunaan arsip ada ....., yaitu ........
• Kegiatan pemeliharaan arsip aktif ada ....., yaitu .....
• Pedoman pemberkasan arsip aktif ada ...., yaitu ....
• Kegiatan penyusutan arsip, ada ......, yaitu .......
• Pedoman penyusutan arsip ada ....., yaitu .....
• Jenis ruang penyimpanan ada ....... yaitu ........ untuk ......
• Retensi = ....... Ada ..... macam, yaitu .......
November 30, 2023 setyosu@ipb.ac.id
 Mari kita manfaatkan!

Terima Kasih
November 30, 2023 setyosu@ipb.ac.id