HUBUNGAN

TATA PERSURATAN
DAN TATA KEARSIPAN
Oleh:
Drs.H. Ashril Syamsu
Widyaiswara Madya
Balai Diklat Keagamaan Padang
 PENGERTIAN
TATA PERSURATAN

“Tata” dlm bahasa Indonesia berarti:

aturan, kaedah, susunan atau sistem
“ Persuratan”
Berarti segala sesuatu yg terkait dg.
surat, seperti: jenis dan bentuk surat,
bagian surat, macam surat dinas, dll.
Tata Persuratan:
Suatu sistem yang mengatur tentang segala
sesuatu yang terkait dengan surat.
 RUANG LINGKUP
1. penggolongan dan jenis surat dinas
2. bagian surat
3. cara pembuatan surat
4. penanda tanganan surat dan cap dinas
5. Jalur surat
6. penggunaan kertas, amplop dan mesin tik
7. pengiriman surat dan kode indeks surat dinas
 LATAR BELAKANG
1. Tata persuratan mendukung kelancaran
pelaksanaan tugas-tugas umum peme-
rintahan dan pembangunan
2. Tata persuratan dinas mempunyai kaitan
erat dalam tata kearsipan
3. Munculnya teknologi informasi dapat me
nunjang pelaksanaan tata persuratan
4. Keragaman satuan organisasi di lingkungan
Dep.Agama memerlukan tata persuratan
 MAKSUD
Tata persuratan ini dimaksudkan sebagai
pedoman dalam pembuatan surat dinas,
agar dapat diselaraskan dengan tata ke
arsipan di lingkungan Dep.Agama
TUJUAN TATA PERSURATAN
a. Terwujudnya pedoman dalam pembuat
an surat
b. Terciptanya kelancaran dan ketertiban
komunikasi kedinasan
c. Meningkatnya dayaguna dan hasilguna
pengelolaan surat dan pengolahan
arsip
ASAS TATA PERSURATAN
a. Asas keamanan
b. Asas pertanggungjawaban
c. asas keterkaitan
d. Asas kecepatan
e. Asas efisiensi
f. Asas efektif
 PENGERTIAN SURAT

Pernyataan tertulis dalam bentuk dan co-

rak yg diatur, yg digunakan sbg sarana
komunikasi utk menyampaikan informasi
dari satu pihak kepada pihak lain sesuai
dgn ketentuan yg berlaku.
 PENGGOLONGAN
SURAT DINAS
1. Surat statuter
Alat komunikasi surat tertulis yg sifatnya
mengatur kebijakan satuan organisasi/ kerja
yang mengikat dan wajib dilaksa nakan oleh
aparat/unit terkait
2. Surat nonstatuter
Alat komunikasi surat tertulis yg sifatnya tdk
mengatur kebijakan satuan organisasi/ kerja ,
meliputi: surat eksternal dan internal
 JENIS SURAT
1.Surat statuter
a. Keputusan Menteri Agama (Keputusan
pelaksanaan peraturan/UU )
b. Instruksi Menteri Agama (Perintah pelak
sanaan peraturan/ UU)
c. Keputusan Pimpinan Satuan Oragnisasi
(Keputusan pelaksanaan kebijakan pokok
Menteri )
d. Instruksi Pimpinan Satuan Organisasi
(Perintah Pimpinan pelaksanaan kebijakan
Pimpinan)
 (1)
2.Surat Nonstatuter.
a.Surat dinas: surat kedinasan yg. berisi
pemberitahuan, pernyataan, anjuran,
saran, permintaan, tanggapan atau
jawaban atas
pertanyaan/permintaan/permohonan
b.Nota Dinas: surat formal yg ringkas dan
jelas antar pe jabat dalam satuan
organisasi.
 (2)
c.Edaran: surat kepada pejabat yang
memberikan penjelasan/petunjuk dalam
keputusan atau instruksi
d.Laporan: surat pertanggung-jawaban
kepada atasan tentang pelaksanaan tugas
yg diberikan kepadanya.
 (3)
e.Telegram: surat singkat dan padat yg.
perlu segera dgn. cepat melalui kantor
telegraf.
f.Surat kawat : surat singkat utk.
diselesaikan dengan cepat melalui pos.
g.Memo: surat informal/ tidak resmi, isinya
ringkas, jelas antar pejabat dlm satuan
organisasi.
 (4)
h.Pengumuman : surat pemberitahuan tentang suatu
hal kpd. karyawan atau masyarakat umum.
i.Undangan : surat utk.mengundang
penerima/alamat da tang pada tempat, waktu dan
acara yang ditentukan.
j. Surat Pengantar :
surat utk. mengantar/mengirim sesuatu baik
berupa surat, barang dan lain, disertai penjelasan
singkat.
 (5)
k.Telepon Nota:
informasi yg diterima/disampaikan me lalui
telepon dan dicatat menjadi surat utk
disampaikan pada yg dituju.
l. Teleks,
Informasi yg dikomunikasikan melalui
pesawat teleks yg pada dasarnya mem
punyai ciri yg sama dgn telegram
 (6)
m. Facsimili (faks):
copi surat yg disampaikan dgn. facsimil dari
jarak jauh, dan surat asli hrs dikirim.
n.Electronic Mail:
informasi melalui internet yg bisa dicetak
komputer dgn printer
 MACAM SURAT
MENURUT SIFATNYA
1.Surat Dinas Terbuka (dapat dibuka/diketahui oleh
pengelola surat dan arsip)
a.Surat Dinas Penting (perlu tindak lanjut,
informasinya lama diperlukan, dan bisa
menimbulkan kerugian kalau hilang).
b.Surat Dinas Biasa (tidak perlu tindak lanjut,
informasinya bersifat umum dan bernilai pendek).
2.Surat Dinas Tertutup/Rahasia (hanya dibuka oleh
pejabat yang berwenang).
BAGIAN SURAT KEPUTUSAN
1.Judul, terdiri dari:
a. Kata Keputusan
b. Nomor dan tahun
c. Judul Keputusan (tentang).
2.Pembukaan, terdiri dari:
a. Nama jabatan pimpinan
b. Konsiderans: membaca, menimbang,
mengingat, dan memperhatikan
 (2)
3. Batang tubuh :
a. Kata “memutuskan”
b. Menetapkan (SK tentang judul)
c. Diktum pertama, kedua atau pasal-pasal, dst.
4. Penutup, terdiri dari:
1). Tempat penetapan
2). Tanggal, bulan dan tahun penetapan
3). Nama Jabatan
4). Tanda tangan pejabat
5). Nama terang dan NIP pejabat
6). Cap jabatan/ dinas
7). Tembusan
BAGIAN SURAT INSTRUKSI
1.Judul, terdiri:
 a. Kata Instruksi
 b. Nomor dan tahun
 c. Judul Instruksi (tentang).
 2. Pembukaan, terdiri dari:
 a. Nama jabatan pimpinan
 b. Konsiderans:
 1). Membaca (apabila perlu)
 2). Menimbang
 3). Mengingat
 4). Memperhatikan (apabila perlu)

(2)
3. Batang Tubuh :
 a. Kata menginstruksikan
 b. Pejabat yang dituju (kepada siapa diinstruksikan).
 c. Isi yang harus dilaksanakan.
 4. Penutup, terdiri dari:
 a. Tempat penetapan
 b. Tanggal, bulan dan tahun penetapan
 c. Nama jabatan
 d. Tanda tangan pejabat
 e. Nama dan NIP pejabat
 f. Cap jabatan/dinas
 g. Tembusan.

BAGIAN SURAT NON
STATUTER
1. Kepala (kop) surat
 2. Nomor surat
 3. Lampiran surat
 4. Sifat surat
 5. Hal atau prihal (pokok surat)
 6. Tanggal surat
7. Alamat surat
 8. Kalimat pembuka
 9. Isi surat
 10. Kalimat penutup
 11. Nama jabatan
 12. Nama dan NIP penanda tangan (pejabat),
 13. Tembusan
 14. Inisial

contoh:
DEPARTEMEN AGAMA
KANTOR URUSAN AGAMA KECAMATAN HARAU
Jalan Tanjungpati No.120 Telepon (0752) 92152
Tanjungpati
________________________________________________________________

Nomor : ................................... Tanjungpati, ....................

Sifat : ...................................
Lampiran : ...................................
Hal : ....................................

Kepada
Yth. …………………..
………………………...
………………………...
(2)
Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh.
Berdasarkan surat Sdr...................................................
...............................................................................................
...............................................................................................
.......................................................................................
................................................................................................
...............................................................................................
Demikianlah , semoga dimaklumi. Terima kasih.

Tembusan: Kepala,
1. ...............................................
2. ............................................... ................................
3. ............................................... NIP. 150209689
Contoh S.Statuter:

KEPUTUSAN KEPALA MADRASAH ALIYAH NEGERI 01 JAMBI

NOMOR 14 TAHUN 2006
TENTANG
PEMBAGIAN TUGAS GURU
SEMESTER II TAHUN PELAJARAN 2005/2006

KEPALA MADRASAH ALIYAH NEGERI 01 JAMBI,

Menimbang : a. bahwa untuk kelancaran dan keberhasilan proses pembelajaran
dirpandang perlu dibentuk pembagian tugas guru semester II

b. bahwa penetapan pembagian tugas guru pada Madrasah Negeri

01 Jambi perlu dengan surat keputusan Kepala madrasah Aliyah
Negeri 01 Jambi
Mengingat : 1.Undang-Undang No.20 Tahun 2003 Tentang Sistem Pendidikan
Nasional
2.Keputusan Menteri agama RI No.370 Th.1993 Tentang Madra
sah Aliyah Negeri
Memperhatikan : Hasil keputusan rapat majelis guru Madrasah Aliyah Negeri 01 Jam
bi tanggal 24 Desember 2005
(2)
MEMUTUSKAN :

Menetapkan : KEPUTUSAN KEPALA MADRASAH ALIYAH NEGERI 01 JAMBI

TENTANG PEMBAGIAN TUGAS GURU SE MESTER II TAHUN
PELAJARAN 2005-2006
Pertama
: Pembagian tugas Guru Madrasah Aliyah semester II Tahun
pelajaran 2005/2006 sebagaimana terlampir
Kedua : Masing-masing guru bertanggung jawab melaksanakan pem
bagian tugas guru ini dengan sebaik-baiknya.
Ketiga : Keputusan ini mulai berlaku semenjak ditetapkan, dan apa
bila kemudian hari terdapat kekeliruan akan diadakan per
baikan menurut semestinya.

Ditetapkan di : Jambi
Pada tanggal : 01 Januari 2006
KEPALA,

Tembusan:
Kepala Kandep Agama DRS.H. MURSYID, MPd.
Kota Jambi NIP. 150324657
Nota Dinas:
DEPARTEMEN AGAMA
KANTOR WILAYAH PROVINSI SUMATERA BARAT
Jalan Kuini No.75 Telepon (0751) 86956
Padang
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

NOTA DINAS
Nomor.........................
Kepada : ................... Padang,.........................
Dari : ...................
Hal : ...................

..............................................................................................................................................
............................................................................................................................................................
............................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
............................................................................................................................................................

...............................................

.................................................
.................................................
Memo:
DEPARTEMEN AGAMA
KANTOR WILAYAH PROVINSI SUMATERA BARAT
Jalan Kuini No.75 Telepon (0751) 86956
Padang
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

MEMO

Kepada : ....................... Padang, ............

Dari : .......................
Hal : .......................

.....................................................................................................................
.............................................................................................................................
.....................................................................................................................
.............................................................................................................................

.....................................

......................................
 PEMBUATAN SURAT
1. Penyiapan konsep
2. Pengajuan konsep
3. Pengesahan konsep
4. Pengetikan surat
5. Penenda tanaganan surat
6. Penomoran surat
 INDEKS SURAT
Unsur Kode indeks surat di lingkungan
Dep.Agama:
1. Kode Unit pengolah/ konseptor
2. Kode simpanan
3. Nomor urut
4. Tahun pembuatan
Surat dari Kepala Bidang
Nomor : Kw.11.1/1/Kp.00/635/2006
Keterangan:
Kw.11 : Kode indeks Kanwil Depag
Prov.Jawa Tengah
1 : Kode Kabag TU pd Kanwil
1 : Kode Subag Kepegawaian
Kp.00 : Kode klasifikasi surat
635 : Kode nomor urut dlm kartu kendali
2006 : Tahun pembuatan surat
 Surat dari Kandepag
Kab.Kampar
Nomor : Kd.04.07/1/ KP.00/635/2006
Ket.
Kd : Kode Indeks Kandepag Kab Kampar
04 : Nomor urut Kanwil Riau
07 : Kode Nomor Urut Kandepag
Kab.Kampar
1 : Kode Subag Tata Usaha
KP : Kode klasifikasi
635 : Kode Nomor Urut surat dlm kartu
kendali
2006 : Tahun pembuatan surat
 Surat dari KUA
Nomor: Kk.11.9.1/PW.00/66/ 2006
Ket.
Kk : Kode Indeks KUA Kec
11 : Nomor Urut Kanwil Jawa Tengah
9 : Kode Nomor Urut Kandepag Kab
Boyolali
1 : KUA Kec.Boyolali
PW.00: Kode klasifikasi
66 : Nomor urut surat dlm kartu kendali
2006 : Tahun pembuatan surat
 JALUR SURAT
1.Jalur Vertikal
a. Ke bawah – satu tingkat kebawah
b. Ke atas - satu tingkat keatas
2. Ke samping - ditujukan pada Pimpinan Unit ybs. up
pejabat yg dituju
3. Khusus - 1. Irjen ttg pengawasan boleh
ke unit manapun
- 2. MIN/MTsN/ MAN ke Kanwil hrs
melalui Kakandepag
4. Tembusan - hrs benar-benar sangat diperlukan
(satu tk keatas)
PENANDATANGANAN SURAT
1. Surat ditandatangani oleh Pimpinan Unit
organisasi
2. Surat-surat tertentu sesuai dengan pelim
pahan wewenang yg diberikan, seperti
kenaikan pangkat
3. Surat yg isinya masalah teknis (ke bawah),
boleh ditandatangani Pimpinan Satuan Kerja,
atas nama Pimpinan Unit Organisasi, dan
tembusan kepada Pimpinan Unit Org.tsb
 TATA KEARSIPAN
1. Tata Kearsipan
-Tata berarti aturan, kaedah, sistem
-Kearsipan: segala sesuatu terkait dgn arsip:
- tata penyimpanan dan penemuan arsip
- gedung atau ruangan penyimpanan
- Organisasi/ lembaga yg mengelola arsip
- alat perlengkapan arsip
-Tata Kearsipan: sistem yang mengatur
tentang sesuatu yg terkait dgn arsip
2. Tata kearsipan disebut filing atau tata berkas
 ARTI FILING
(TATA KEARSIPAN)
1. Etimologi
Filing berasal dari bhs Latin “filium” ber
arti tali atau benang
2. Terminologi
Pengaturan penyusunan dan penyimpan
an arsip secara sistematis dan logis dgn
tata cara yang telah ditentukan sehingga
sewaktu-waktu diperlukan dpt ditemukan
kembali dgn cepat dan tepat
 PENGERTIAN ARSIP
1. Etimologi:
-Arsip dari “archive” (baca arkaifz-Inggeris)
berasal dari “arche” (Yunani) berarti awal
(permulaan), kemudian jadi “tarchia” berarti
“mencatat”.
-Berkembang jadi “archieon” (gedung peme
rintahan) dlm bhs Latin “archium” artinya
Lembaga Kearsipan.
(2)
2.Terminologi:
Arsip adalah kumpulan warkat / naskah
yang disimpan secara sistematik, agar
sewaktu diperlukan dapat ditemukan
dengan cepat
Umum:
Arsip : 1. Kumpulan naskah/dokumen yg
disimpan
2. Gedung (ruang) penyimpanan naskah
3. Organisasi/lembaga mengelola arsip
(3)
3.Menurut UU Negara RI
Naskah-naskah yang dibuat dan diterima
oleh lembaga-lembaga negara dan badan
badan pemerintah, swasta ataupun
perorangan dalam bentuk corak apapun
dalam keadaan tunggal maupun kelom pok,
yang digunakan untuk kegiatan administrasi
sehari-hari (Pasal 1, UU No.7Tahun 1971)
 BEDA ARSIP DG LAINNYA
1. Warkat
Naskah tertulis yg diciptakan atau diterima
suatu organisasi
2. Arsip
Warkat/berkas yg masih dipakai dlm proses
pekerjaan sehari-hari.
3. Dokumen
Catatan-catatan yg disimpan sbg barang bukti
4. Pustaka
Catatan-catatan dlm warkah yg telah dijilid
 CONTOH:
1. Surat-surat dinas (masuk dan keluar)
2. Peraturan, SK, Instruksi, dan rencana
3. Surat perjanjian, pesanan, pembelian
4. Faktur, nota, daftar-daftar
5. Bagan, statistik
6. Surat-surat kepegawaian dan keuangan
7. Neraca keuangan, surat pajak
8. Laporan, notulen rapat, pamflet
9. CD, flashdisk, disket, piringan
10.dll.
 GUNA ARSIP
1. Pemberian pengertian/ penerangan
2. Pengungkapan sejarah
3. Pembuktian peristiwa
4. Pengembangan ilmu pengetahuan
5. Dasar pembuatan keputusan/ kebijakan
6. Penentuan proses kerja selanjutnya
 TUJUAN KEARSIPAN

1. Menyediakan arsip kapan diperlukan

2. Menghindari pemborosan waktu dlm
mencari kembali
3. Memfaatkan tempat penyimpanan dan
sarananya
4. Mengamankan arsip penting dari segala
bahaya yg merusak
5. Menjaga kerahasiaan informasi
 TUJUAN KEARSIPAN
NASIONAL

Menyelamatkan bahan pertanggung

jawaban nasional tentang perencanaan
pelaksanaan dan penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan
 SIKLUS HIDUP ARSIP

a. Tahap penciptaan
b. Tahap pemamfaatan
c. Tahap penyimpanan dan penemuan
d. Tahap pemindahan
e. Tahap pemusnahan
 PENYIMANAN ARSIP

 1. Pemeriksaan arsip
 2. Mengindek (nama,subyek,geografi, kro
 nologis)
 3. Memberi tanda (Indeks)
 4. Mensortir arsip
 5. Menyimpan arsip
 SISTEM FILING

 1. Sistem Alphabet
 2. Sistem Filing Subyek/ prihal
 3. Sistem filing Nomor (numoric)
 4. Sistem Geografis
 5. Sistem Filing Kronologis
Klasifikasi Arsip
1. Arsip Fasilitatif
- Organisasi dan Tatalaksana (OT)
- Kehumasan (HM)
- Kepegawaian (KP)
- Keuangan (KU)
- Kesektariatan (KS)
- Pemeriksaan (PS)
- Penelitian (TL)
2. Arsip Subtantif
- Perkawinan (PW)
- Haji (HJ)
- Pembinaan Agama (BA)
- Pendidikan dan Pengajaran (PP)
PERALATAN FILING

 1. Filing Cabinet (almari arsip)

 2. Guide (petunjuk dan pemisah)
 3. Folder (tempat arsip/ berkas dlm file
PENEMUAN ARSIP

 1. Prosedur peminjaman arsip

 2. Menaruh kartu subtitusi
 3. Wewenang pengambil arsip
 4. Tindak lanjut bagi peminjam
PEMINDAHAN ARSIP

Cara pemindahan:
 a. Pemindahan secara kontinu
 b. Pemindahan priodik:
 1). Pemindahan tunggal /1 priode
 2). Pemindahan ganda/2 priode
PEMUSNAHAN ARSIP
 Pemusnahan arsip:
a. Arsip tidak penting (tidak berguna masa
datang)
b. Arsip yang membantu(kelacaran sementara
waktu)
c. Arsip penting( utk.kelangsungan usaha atau
menggambarkan perestasi masa lalu)
d. Arsip vital (menetukan eksistensi organisasi)
HUBUNGAN TATA PERSURATAN
DAN TATA KEARSIPAN
1. Hubungan Proses
Tata Persuratan dan tata kerasipan satu
proses
2. Hubungan materi
Tata kearsipan melindungi materi surat
dalam tata persuratan
3. Hubungan teknis
Mengindeks berkas terkait dengan materi,
indeks dan klasifikasi surat
 PROSES PENATAAN SURAT
1. Tata Persuratan
-penggolongan surat -format surat -pembuatan surat
-penandatanganan surat -penggunaan kertas -mengindeks surat
-pengiriman surat
2. Penggunaan surat
-menjawab/memenuhi maksud surat
-mengambil kebijakan
3. Tata Kearsipan (mengarsip surat)
-penciptaan surat -pemamfaatan surat
-penyimpanan dan penemuan suraT -pemindahan surat
-pemusnahan surat
AKU TAK BIASA ......