N

A
D
L
A
N
IO
S

N
A
R

A
E
P

ID
O
R
A

AS
D
N
A
T

R
S

T
N
A

I S N N
G

IN G A
A
B
M
E

D M N N
G

A
E
P

A U R

KE
A
T
N UR
A
G ED
N S
E
P RO
P
Komentar Terhadap
Gambar
Mengapa sering terjadi ?
Masih saja ada?
Resiko besar tapi aman & nyaman ?
Mengapa mendunia ?
Coba Bandingkan ?
Ternyata kuncinya ?

SOP
Standar Operasional dan Prosedur
 Gambaran Besar

Kesiswaan

KURIKULUM

O P
S
Ketenagaan

Sarpras

Keuangan
 Definisi dari
Standar Operasi dan Prosedur (SOP)
adalah adalah serangkaian instruksi tertulis yang
dibakukan guna mencapai suatu tujuan yang
terstandar. Berisi rangkaian / langkah proses
kegiatan, bagaimana dan kapan harus
dilakukan, di mana dan oleh siapa dilakukan.
 Manfaat dari penyusunan SOP
• Memberikan pegangan atau rujukan baku bagi masing-masing
pihak mengenai fungsi dan tugas yang harus dilakukan.
• Memberikan jaminan pelaksanaan secara akuntabel dan
transparan bagi seluruh aktivitas / pelaksanaan kegiatan.
• Dapat digunakan sebagai alat ukur capaian kinerja yang
disepakati bersama, sehingga memungkinkan dilakukannya
pemantauan secara partisipatif bagi seluruh pihak yang terkait.
• Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin
dilakukan
• Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas
• Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan
tanggung jawab individual dan organisasi secara keseluruhan.
 Prinsip dari penyusunan SOP
• Kemudahan / Kejelasan.
• Efisiensi dan Efektivitas.
• Keselarasan.
• Keterukuran.
• Berorientasi pada Pengguna (mereka yang dilayani)
• Dinamis.
Siklus Pengembangan SOP
Persiapan
1

2
Review
Kebutuhan
SOP

Monitoring Pengembangan
Evaluasi 5 SOP3
SOP

4
Implementasi
SOP
 Peningkatan Kualitas
(Deming – PDCA)

A P
(Act) (Plan)

C D
Kualitas
(Check) (Do)

Waktu
 Format SOP
• Langkah sederhana (Simple Steps)
• Tahapan berurutan (Hierarchical Steps)
• Grafik (Graphic)
• Diagram Alir (Flowcharts)
 Langkah sederhana (Simple Steps)
SOP (Simple Step) Nomor KT002
Pengajuan cuti tahunan guru Tgl validasi 12 Juni 2012

1. Guru mengisi formulir rencana cuti dan menyerahkan ke staf TU

2. Petugas TU mengecek jumlah sisa cuti dan meneruskan formulir dan data sisa cuti ke
Kepala Madrasah
3. Kepala madrasah mempertimbangkan pengajuan rencana cuti (berdasar kondisi dan
jadwal) bila diterima maka langsung tanda tangan dan meneruskan ke petugas TU
kembali, bila tidak Kepala Madrasah bisa memanggil guru tersebut untuk mendiskusikan
masalahnya dan bila memungkinkan diubah sesuai dengan kesepakatan
4. Petugas TU meminta tanda tangan pegawai untuk memberikan status penerimaan
rencana izin cuti
5. Petugas TU mengupdate jumlah sisa cuti, mencatat jadwal rencana cuti dan membuat
pengumuman pada guru jaga pengganti
6. Guru melaksanakan cuti dan melaporkan ke TU bila telah kembali bertugas
7. Petugas TU mengupdate jumlah cuti sesungguhnya.
 1. Guru mengisi formulir cuti tahunan:
 Guru mengambil Formulir yang tersedia di TU
 Guru mengisi formulir dan serahkan ke TU
 Petugas TU melihat jumlah sisa hak cuti yang dimiliki guru
 Petugas TU memberikan berkas formulir dan rangkuman sisa hak cuti kepada Kepala
Madrasah
2. Persetujuan Kepala Madrasah / pihak yang berwenang memberikan cuti:
Tahapan berurutan  Kepala Madrasah mempertimbangkan pengajuan cuti berdasarkan kondisi dan jadwal
(Hierarchical Steps) madrasah
 Bila kepala madrasah merasa keberatan maka memanggil guru yang bersangkutan
untuk berdialog dan kemungkinan untuk mengatur jadwal sesuai kesepakatan
 Kepala madrasah yang menyetujui maka memberikan tanda tangan dan
mengembalikan formulir tersebut ke petugas TU
3. Proses pencatatan rencana cuti
 Petugas TU mencatat rencana cuti yang diterima
 Petugas memberikan formulir permohonan dan memberitahukan penerimaan
rencana pengajuan cuti kepada guru yang bersangkutan
 Atas penerimaan tersebut guru memberikan tanda tangannya
4. Petugas TU menyusun jadwal guru jaga pengganti
 Petugas TU menyusun jadwal guru jaga pengganti
 Memberitahukan jadwal tersebut kepada guru jaga pengganti
5. Guru melaksanakan cuti
 Guru melaksanakan cuti
 Guru melaporkan telah bertugas kembali
6. Petugas TU mencatatkan realisasi cuti guru
 Guru melaporkan realisasi jumlah cuti yang diambil sesungguhnya kepada petugas
TU
 Bila ada perbedaan antara rencana dan realisasi maka petugas melaporkan
perbedaan tersebut kepada Kepala madrasah dan meminta pengesahan perbedaan
tersebut
 Petugas TU mencatatkan hasil / jumlah realisasi cuti yang sesungguhnya
 • Guru mengisi form
Grafik Isi
For • Petugas TU melihat sisa cuti
(Graphic) muli
r

Pers • Kamad mempertimbangkan dg kondisi & jadwal

etuj
uan • Kamad Menyetujui dan Tanda tangan
Kam
ad

• Guru Menandatangani penerimaan rencana cuti

Men
catat • Petugas TU mencatat rencana cuti
Renc
ana

• Menyusun jadwal guru jaga

Jadw
al • Memberitahukan kepada guru jaga
Guru
Jaga

• Guru melakukan cuti

Mela
kuka • Guru melaporkan selesai cuti
n
Cuti

• Petugas TU mencatat realisasi akhir cuti yang

Reali
sasi diambil
Cuti
Flowchart 1
Mulai

Guru mengisi Formulir

cuti

TU melihat sisa cuti A

yang ada

Usulan cuti Kamad berdiskusi dg guru

diterima ? & mengatur kesepakatan
Tidak
baru
Ya

Kamad tanda tangan Tidak

persetujuan Kesepakatan
baru ?

TU mencatat : Ya
- rencana cuti guru
- jadwal guru jaga Guru mengubah
Formulir cuti

Guru selesai cuti melapor

ke TU A

TU mencatat :
- Realisasi cuti guru

Selesai
Flowchart 2
Simbol Flowchart
 Kerja Kelompok
• Menyusun contoh SOP sederhana
– Penerimaan Murid Baru
– Pemgggunaan Perpustakaan
– Rekruitmen Guru
– Penyusunan RKM
 Pajangan
• Menukar pajangan dengan kelompok lain yang
sama
• Yang mempresentasikan dari kelompok yang
bukan kelompoknya
• Komentar kalau ada
• Kembali ke kelompoknya berdiskusi dan
membuat perubahan seperlunya