Soalan 1 (a) 1a .

Berdasarkan pernyataan di atas, bandingkan antara Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja Pengurusan sesebuah organisasi merupakan satu kewajipan bagi memastikan organisasi tersebut beroperasi dengan lebih efisen. Oleh kerana itu wujudnya pengurusan fail meja dan manual prosedur kerja. Secara ringkas fail meja adalah berperanan untuk meningkatkan tahap kecekapan dan keberkesanan tiap-tiap individu dalam sesebuah organisasi. Ini kerana fail meja dirangka khusus untuk memberikan garis panduan yang terperinci mengenai semua tugas yang dijalankan oleh seseorang individu setiap hari. Perkara asas yang terkandung di dalam fail meja adalah senarai tugas dan tanggungjawab seseorang individu itu dalam bidang atau jabatan yang mereka sertai.

Selain itu rangkaian prosedur dan senarai semak (checklist) yang terdapat dalam fail meja ini juga dijadikan sebagai garis panduan untuk menjalankan tugas, dimana fail meja ini menunjukan langkah demi langkah yang dapat memandu setiap individu menjalankan tugas mereka dengan lebih efisien. Peruntukan kuasa dan undang-undang yang terlibat dengan tanggungjawab seseorang individu juga dimasukkan dalam fail meja ini juga. Objektif Jabatan, objektif bahagian dan unit serta carta yang menunjukkan kedudukan individu dalam bahagian atau unit masing-masing juga diserta dalam fail meja ini bertujuan untuk membantu individu-individu memahami peranan mereka dalam sesebuah organisasi.

Oleh itu setiap pegawai yang menjalankan tugasnya setiap hari hendaklah menjadikan fail meja ini sebagai dokumen rujukannya dan harus ditempatkan di mejanya peribadi masing-masing. Berbeza dengan manual prosedur kerja (MPK) dimana ia merupakan dokumen rujukan peringkat Jabatan atau pejabat. Ia mengandungi maklumat yang memberi gambaran menyeluruh mengenai Jabatan/pejabat seperti sejarah dan rasional

penubuhan Jabatan/pejabat, objektif, fungsi, prosedur dan pegawai atau kakitangan yang bertanggungjawab melaksanakan prosedur tersebut.

Maklumat mengenai sejarah dan rasional penubuhan Jabatan atau pejabat akan membolehkan individu dalam Jabatan atau pejabat mengetahui mengapa organisasi itu ditubuhkan dan apakah harapan-harapan terhadap organisasi tersebut kepada mereka. Maklumat mengenai objektif dan fungsi utama Jabatan atau pejabat pula akan membolehkan individu dalam Jabatan atau pejabat itu mengetahui tuju arah yang perlu diikuti dalam melaksanakan tanggungjawab masing-masing. Penetapan fungsi jabatan atau pejabat serta pembahagian aktiviti yang jelas antara bahagian dan unit dibawah jabatan atau pejabat membolehkan setiap individu didalamnya jelas mengenai parameter tugas masing-masing dengan tepat disamping mengetahui tugastugas bahagian, unit atau individu lain dalam organisasi.

Rangkaian prosedur dan pegawai atau kakitangan bertanggungjawab yang ditunjukkan pula akan memberi gambaraan yang jelas kepada individu mengenai langkah-langkah yang terlibat dalam semua aktiviti jabatan atau pejabat. MPK mendokumentasikan secara sistematik susunan cara bekerja.

Tiap-tiap kerja mempunyai proses dan peraturan yang tertentu. Kerja yang dijalankan dengan tidak mengikut proses dan peraturan yang ditetapkan boleh menimbulkan kelewatan, pembaziran masa dan ketidak cekapan. Oleh itu bagi membolehkan kerja dibuat dengan tepat dan cekap, satu cara yang sistematik perlu diwujudkan. Adalah penting proses, peraturan, pegawai yang bertanggungjawab dan hubungan kerja diantara pegawai dikenalpasti, disusun dan dibukukan dengan jelas supaya ia dapat dijadikan sebagai bahan rujukan.

Cara bekerja yang jelas dan teratur akan meningatkan produktiviti sesebuah organisasi. Bagi menyenangkan rujukan, tiap-tiap Ketua Bahagian perlu dibekalkan dengan MPK. Selain daripada sebagai alat pengurusan untuk meningkatkan kecekapan dan keberkesanan individu dan jabatan atau pejabat, MPK juga berguna sebagai alat latihan terutama kepada pegawai baru dilantik atau pegawai yang baru ditukarkan ke sesuatu jabatan atau pejabat. Biasanya pegawai-pegawai ini sukar memahami kerja baru mereka dan kerapkali mengambil masa yang panjang untuk mempelajari cara-cara menjalankan tugas.

Di dapati mereka banyak bergantung kepada pengalaman rakan-rakan yang terdahulu dan tiada satu dokumen rasmi yang menyenaraikan susunan kerja yang tertib untuk dirujuk. Oleh itu fail meja dan manual prosedur kerja merupakan satu dokumen yang wajib ada di setiap organisasi.

1.1

Perbezaan di antara Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja. Manual Prosedur Kerja dan Fail meja mempunyai tujuan dan fokus yang berbeza. Oleh yang demikian jabatan atau pejabat perlu mempunyai kedua-dua dokumen ini. Manual Prosedur Kerja adalah untuk rujukan semua pegawai atau staf. Hanya satu Manual Prosedur Kerja akan disediakan bagi satu jabatan atau pejabat. Fokus utama dokumen ini adalah untuk tujuan penyediaan dan penggunaanya bagi meningkatkan kecekapan dan

keberkesanan jabatan atau pejabat secara keseluruhannya. Sementara fokus utama fail meja pula adalah untuk individu mengetahui penyediaan dan penggunaanya adalah untuk meningkatkan kecekapan dan keberkesanan tugas yang dilaksanakan oleh individu tersebut. Fail Meja perlu disediakan untuk semua individu atau jawatan dalam jabatan atau pejabat.

Jadual 1: Perbezaan Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja Fail Meja Merupakan dokumen rujukan yang Manual Prosedur Kerja Merupakan dokumen rujukan peringkat jabatan / pejabat yang mengandungi fungsi dan objektif jabatan, prosedur-prosedur kerja yang menerangkan proses kerja serta carta alir serta pegawai / staf yang dipertanggungjawab tugas. Dokumen berasaskan dan maklumat dan disediakan tugas bagi menjalankan

digunakan oleh individu / jawatan yang mengandungi carta organisasi, objektif jabatan / pejabat, bahagian penempatan bagi menjalankan tugas mengikut

individu dan prosedur kerja yang perlu diikuti. Dokumen dan maklumat yang terdapat dalam FM merupakan individu tugas dan dalam

fungsi

bidang

tanggungjawab

jabatan / pejabat.

melaksanakan tugasan harian.

Satu FM disediakan bagi satu individu / jawatan bagi memperjelaskan lagi

Satu MPK disediakan bagi satu jabatan sebagai rujukan untuk mempertingkatkan kecekapan dan kecemerlangan jabatan secara keseluruhannya. Mengandungi maklumat mengenai semua aktiviti dalam jabatan, di mana di dalamnya terdapat maklumat berkaitan sejarah

tugasan mengikut senarai tugas yang dikeluarkan oleh jabatan Mengandungi maklumat / panduan untuk mengendalikan tugas yang ditetapkan bagi satu-satu jawatan, di mana ianya diperjelaskan melalui prosedur kerja

penubuhan, objektif, fungsi, prosedur dan pegawai dan staf yang bertanggungjawab dalam melaksanakan tugas tersebut.

yang menerangkan proses kerja serta carta alir tugasan.

Secara kesimpulannya setiap organisasi wajib mempunyai fail meja dan manual prosedur kerja ini. Selain melicinkan pentadbiran ia juga dapat mengurang kecelaruan dalm bidang kerja jabatan atau individu itu sendiri. Ini kerana setiap prosedur, bidang tugas dan peraturan semasa menjalankan tugas telah terkandung dalam kedua-dua fail ini. Jadi sebagai bakal guru seharusnya telah mengetahui tentang kepentingan dan kegunaan fail meja dan manual prosedur kerja ini, untuk menjadikan profesion keguruan ini lebih maju dan efisen pada masa akan datang.