PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN

UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA

No. Rujukan

: PK.UiTM.(P).01

KAWALAN DOKUMEN

Muka Surat

: 1 /10

PROSEDUR KAWALAN DOKUMEN PK.UiTM.(P).01

DISEDIAKAN OLEH Penolong Pendaftar Kanan Pejabat Pendaftar DILULUSKAN OLEH

DISEMAK OLEH Wakil Pengurusan UiTM

(Dato Prof. Ir. Dr. Sahol Hamid Abu Bakar, FASc) Naib Canselor UiTM TARIKH KUATKUASA 1 Ogos 2010 No. Keluaran No. Pindaan : 03 : 02

SALINAN DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN

UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA

No. Rujukan

: PK.UiTM.(P).01

KAWALAN DOKUMEN

Muka Surat

: 2 /10

REKOD PINDAAN Adalah menjadi tanggungjawab Wakil Pengurusan atau Pengurus Dokumen untuk mengemaskini halaman ini. Pemegang Dokumen Terkawal ini hendaklah pula memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini seperti yang dinyatakan dalam halaman pindaan.

HALAMAN DIPINDA Tarikh 1 Julai 2009 1 Ogos 2010 1.0 Objektif 2.0 Skop 3.0 Dokumen Rujukan 4.0 Definisi 5.0 Singkatan 6.0 Tanggungjawab dan Tindakan 7.0 Rekod Kualiti 8.0 Lampiran SALINAN DOKUMEN TIDAK TERKAWAL No. Pindaan 01 02 KANDUNGAN No. Para Muka Surat Bentuk Pindaan Rujuk kepada daftar pindaan Kelulusan dan canselor baru Tarikh Diluluskan 1 Julai 2009

1 MUKASURAT Ogos 2010 4 4 4 4 7 7 11 11

tandatangan oleh naib

PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN

UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA

No. Rujukan

: PK.UiTM.(P).01

KAWALAN DOKUMEN

Muka Surat

: 3 /10

1.0

OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan untuk memberi garis panduan bagi memastikan dokumen yang diperlukan dalam sistem pengurusan kualiti UiTM adalah terkawal.

2.0

SKOP Prosedur ini digunapakai oleh Naib Canselor, Wakil Pengurusan dan Pengurus Dokumen UiTM untuk melaksanakan aktiviti kawalan dokumen kualiti dari peringkat penyediaan hingga peringkat pelupusan. Prosedur ini juga menjelaskan kaedah kawalan Dokumen Sokongan.

3.0

DOKUMEN RUJUKAN

JENIS DOKUMEN Manual Kualiti UiTM Seksyen 4.2.3 Kawalan Dokumen DEFINISI 4.1 Dokumen Kualiti

LOKASI InQKA

RUJUKAN MK.UiTM.01

Dokumen yang dikawal dalam Pengurusan Sistem Kualiti UiTM adalah Manual Kualiti UiTM, Prosedur Kualiti UiTM, Dokumen Sokongan UiTM dan Dokumen SPK Jabatan. SALINAN DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN

UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA

No. Rujukan

: PK.UiTM.(P).01

KAWALAN DOKUMEN

Muka Surat

: 4 /10

DOKUMEN PENYEDIA PENYEMAK MELULUS PENYELENGGARA KUALITI Manual Kualiti UiTM Prosedur Kualiti UiTM Dokumen Sokongan UiTM SPK Jabatan PD Jabatan WP Jabatan KJ PD Jabatan PD PD PD/KJ WP NC WP WP/PD NC WP

a) Manual Kualiti UiTM adalah dokumen yang menjelaskan asas perlaksanaan SPK dalam skop pensijilan ISO 9001:2008 di UiTM. b) Prosedur Kualiti UiTM adalah terdiri daripada Prosedur Kualiti Pengurusan dan Prosedur Kualiti Operasi, iaitu yang

SALINAN DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN

UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA

No. Rujukan

: PK.UiTM.(P).01

KAWALAN DOKUMEN

Muka Surat

: 5 /10

menjelaskan perlaksanaan proses-proses utama SPK dalam skop pensijilan ISO 9001:2008 di UiTM. c) Dokumen Sokongan UiTM adalah dokumen-dokumen

perundangan, dasar dan peraturan yang diterimapakai dan berkuatkuasa sebagai rujukan SPK dalam skop pensijilan ISO 9001:2008 di UiTM. d) SPK Jabatan adalah dokumen-dokumen Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan Dokumen Sokongan yang digunakan oleh Jabatan dalam pengoperasian SPK skop pensijilan ISO 9001:2008 di Jabatan. 4.2 Wakil Pengurusan

Wakil Pengurusan (WP) adalah staf yang dilantik oleh Naib Canselor UiTM untuk membangun, melaksana dan menyelenggara dan memastikan penambahbaikan berterusan Sistem Pengurusan Kualiti UiTM selaras dengan skop pensijilan serta keperluan ISO 9001:2008. 4.3 Pegawai Dokumen

Pegawai Dokumen (PD) adalah staf yang dilantik oleh Naib Canselor UiTM untuk membantu Wakil Pengurusan UiTM untuk mengurus dan menyenggara Dokumen Kualiti Sistem Pengurusan Kualiti ISO 9001 : 2008 di UiTM. 4.4 Governans UiTM

SALINAN DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN

UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA

No. Rujukan

: PK.UiTM.(P).01

KAWALAN DOKUMEN

Muka Surat

: 6 /10

Tadbirurus korporat UiTM iaitu Lembaga Pengarah UiTM, Jawatankuasa Hal Ehwal Kakitangan, Jawatankuasa Kewangan dan Pembangunan, Jawatankuasa Audit, Jawatankuasa Pelaburan, Senat dan Jawatankuasa Eksekutif. 4.5 Jabatan

Semua bahagian, fakulti, akademi, pusat, institut, unit dan kampus cawangan UiTM.

5.0 SINGKATAN UiTM GuiTM MK PK SPKJ DS WP PD PDT KJ Universiti Teknologi MARA Governans UiTM Manual Kualiti Prosedur Kualiti Sistem Pengurusan Kualiti Jabatan Dokumen Sokongan Wakil Pengurusan Pengawai Dokumen Pemegang Dokumen Terkawal Ketua Jabatan

6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN TANGGUNGJAWAB 1. WP Penyedia TINDAKAN Sedia format Dokumen Kualiti.

2. Edar format tersebut kepada PD. A. Penyediaan Dokumen Kualiti 3. Sedia draf Dokumen Kualiti.

SALINAN DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN

UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA

No. Rujukan

: PK.UiTM.(P).01

KAWALAN DOKUMEN

Muka Surat

: 7 /10

TANGGUNGJAWAB 4. WP 5. 6. 7. 8. 9.

TINDAKAN Serah draf Dokumen Kualiti kepada Penyemak Semak draf Dokumen Kualiti yang disediakan. Pastikan kandungannya jelas, tepat dan teratur. Rujuk dengan Penyedia yang terlibat bagi memastikan pembetulan atau pindaan yang dibuat. Buat pembetulan yang perlu. Beri nombor dan tajuk Dokumen Kualiti

10. Serah draf Dokumen Kualiti kepada Melulus. B. Kelulusan Dokumen Kualiti NC 11. Terima draf Dokumen Kualiti yang disediakan. 12. Bincang dengan Penyedia atau Penyemak yang berkaitan. 13. Dapatkan maklumat tambahan, jika perlu. 14. Buat pembetulan yang perlu. 15. Lulus Dokumen Kualiti. 16. Serah Dokumen Kualiti yang telah diluluskan kepada Penyelenggara. 17. Jika tidak lulus, serah kepada Penyelenggara untuk fail. C. Pengedaran Dokumen Kualiti PD 18. Terima Dokumen Kualiti yang telah diluluskan. 19. Cetak Dokumen Kualiti mengikut jumlah PDT. 20. Cop dokumen asal Dokumen Kualiti dengan cop DOKUMEN INDUK dan failkan dalam Folder Dokumen Induk. 21. Cop dokumen salinan Dokumen Kualiti dengan cop SALINAN DOKUMEN TERKAWAL. 22. Edar salinan Dokumen kepada PDT menggunakan SALINAN DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN

UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA

No. Rujukan

: PK.UiTM.(P).01

KAWALAN DOKUMEN

Muka Surat

: 8 /10

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN Borang DL.UiTM.KD02. 23. Pastikan Borang DL.UiTM.KD02 yang lengkap diisi difailkan. 23. Aku terima Dokumen Kualiti. 24. Kawal dan selenggara Dokumen Kualiti mengikut arahan WP. D. Cadangan Pindaan Dokumen Kualiti

PD

Penyedia

25. Isi Borang DL.UiTM.KD03, jika ada cadangan pindaan. 26. Serah borang yang lengkap dan draf dokumen kualiti kepada WP. 27. Ambil tindakan mengikut Tindakan 05 hingga 10 untuk semakan dokumen. 28. Ambil tindakan mengikut Tindakan 11 hingga 17 untuk meluluskan dokumen. E. Pindaan DOKUMEN INDUK Dokumen Kualiti

WP NC

PD

29. Pinda Dokumen Kualiti asal mengikut cadangan yang diluluskan. 30. Kemaskini nombor kawalan Dokumen Kualiti. 31. Catat pindaan Dokumen Kualiti dalam Daftar Pindaan Dokumen Kualiti. (Borang DL.UiTM.KD05). 32. Catat pindaan dalam Halaman Pindaan Dokumen Kualiti asal berkenaan. 33. Cop Dokumen Kualiti INDUK yang terdahulu dan cop BATAL pada setiap mukasurat dokumen berkenaan. 35. Cetak Dokumen Kualiti yang dipinda dan Halaman Pindaan mengikut jumlah PDT. 36. Failkan Dokumen Kualiti 35 asal dalam Folder SALINAN DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN

UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA

No. Rujukan

: PK.UiTM.(P).01

KAWALAN DOKUMEN

Muka Surat

: 9 /10

TANGGUNGJAWAB Dokumen Induk.

TINDAKAN 37. Cop SALINAN DOKUMEN TERKAWAL pada 36. 38. Edar salinan Dokumen 36 kepada PDT menggunakan Borang DL.UiTM.KD02. F. Pelupusan Dokumen Kualiti

PDT

39. Terima Dokumen Kualiti baru. 40. Gantikan Dokumen Kualiti lama dengan Dokumen Kualiti yang baru. 41. Musnahkan Dokumen Kualiti lama.

Kawalan Dokumen Sokongan TANGGUNGJAWAB KJ TINDAKAN 1. Terima Pekeliling Kerajaan atau stakeholder. 2. Tentukan sama ada Pekeliling itu merubah dasar dan peraturan di UiTM. 3. Jika ya, kemukakan cadangan pemakaian kepada GUiTM KJ governans UiTM (GUiTM). 4. Pertimbangkan pemakaian Pekeliling berkenaan. 5. Maklumkan keputusan kepada pencadang. 6. Jika cadangan diluluskan, sediakan Pekeliling dan edar ke seluruh UiTM. 7. Sediakan dokumen panduan pemakaian, jika perlu. 8. Serah DS kepada WP/PD.

SALINAN DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN

UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA

No. Rujukan

: PK.UiTM.(P).01

KAWALAN DOKUMEN

Muka Surat

: 10 /10

WP/PD

9. Terima DS (Pekeliling Asal, Pekeliling KJ dan Panduan Pemakaian DS, jika ada). 10. Daftarkan DS dalam Borang DL.UiTM.KD04. 11. Edar DS kepada staf yang terlibat dalam tugas berkenaan. 12. Kemaskini Daftar, jika berlaku sebarang pindaan atau pembatalan DS.

7.0 REKOD KUALITI

BIL. 1.

JENIS/ REKOD Fail Kawalan Dokumen

RUJUKAN DRK.UiTM.KD.01

LOKASI InQKA

TEMPOH SIMPANAN 5 tahun

8.0 8.0 8.1 8.2 8.3 8.4 8.5

LAMPIRAN Carta Alir Kawalan Dokumen Contoh Daftar Edaran Dokumen Kualiti. Contoh Cadangan Baru/Pindaan Dokumen Kualiti. Contoh Daftar Dokumen Sokongan. Contoh Daftar Pindaan Dokumen Kualiti. Contoh Senarai Induk Dokumen Kualiti. DL.UiTM.KD01 DL.UiTM.KD02 DL.UiTM.KD03 DL.UiTM.KD04 DL.UiTM.KD05 DL.UiTM.KD06

SALINAN DOKUMEN TIDAK TERKAWAL