Anda di halaman 1dari 2

PANITIA SIDANG XV JEMAAT GKI IMMANUEL HAMADI TAHUN 2014

Sekretariat : Balai Serbaguna Wijk VII Hamadi Gunung Jayapura Papua http://panitia-sidangxv.blogspot.com

Notulen Rapat

1. 2. 3. 4.

Rapat dilaksananakan pada hari selasa, tanggal 02 Juli 2013 Agenda Rapat : Pembahasan Tugas Pokok dan Rincian Anggaran Belanja Seksi Tempat pelaksanaan : Balai Serba Guna Wijk VII Hamadi Gunung Pemimpin Rapat : Bapak. M. S. Kabuare (Ketua Panitia), Bapak M. Hamadi (Wakil Ketua) dan Bapak I. Wairo (Sekretaris) 5. Rapat dimulai pukul 18.30 WP dan diawali dengan doa bersama yang dipimpin oleh Bpk. J. Rumbrawer 6. Rapat dihadiri oleh 23 (dua puluh tiga) orang (daftar hadir terlampir). 7. Arahan ketua, wakil ketua dan sekretaris panitia: a. Masa Kerja Panitia adalah 5 (lima) bulan, karena sidang XV dilaksanakan pada akhir tahun 2013 yaitu akhir bulan November atau awal bulan desember 2013. b. Panitia akan melakukan Survey melalui Kuisioner sebagai bahan evaluasi pelaksanaan hasil sidang XIV tahun 2013 c. Rencana anggaran belanja setiap seksi harus benar-benar diperoleh dari harga pasti dilapangan sehingga tidak terjadi pembengkakan belanja pada saat pelaksanaan kegiatan. d. Jumlah panitia adalah 31 (tiga puluh satu) orang dan tiap seksi dapat menambah tenaga bantuan operasional sebanyak 2 (dua) orang. e. Tambahan dua seksi lagi yaitu seksi kesehatan dan seksi keamanan, dimana seksi kesehatan berada dibawah tanggung jawab seksi kesekretariatan dan seksi kemanan dibawah tanggung jawab seksi perlengkapan dekorasi dan dokumentasi. f. Tugas Pokok Seksi Secara umum 1. Seksi Persidangan Bertugas pada masa pra sidang, rapat-rapat komisi, pelaksanaan sidang termasuk mempersiapkan kuisioner. Mempersiapkan Notulensi dan tata ruang sidang dan sound system bekerja sama dengan seksi perlengkapan. 2. Seksi Kesekretariatan Mempersiapkan Data Sidang Jemaat pada 2 (dua) masa sidang sebelumnya (Sidang XIII dan XIV) Mempersiapkan undangan. Mempersiapkan tenaga kesehatan. 3. Seksi Konsumsi Bertugas pada saat pelaksanaan sidang yaitu 2 (dua) kali Makan dan 2 (dua) Kali Snack. 4. Seksi Perlengkapan, Dekorasi dan Dokumentasi Mempersiapkan perlengkapan saat sidang dan bekerja sama dengan seksi persidangan Menentukan penanggung jawab keamanan Publikasi lewat media cetak. Dekorasi disesuaikan dengan denah sidang Sewa Handycam dan camera photo untuk dokumentasi. Menetukan seorang anggota seksi sebagai penanggungjawab keamanan.

5. Seksi Usaha Dana Bertugas mencari dana yang besarannya ditentukan dari jumlah rincian anggaran belanja setiap seksi. g. Metode dan Form Survey akan dibahas bersama dengan Steering Comitee kemudian diusulkan ke BPH Majelis Jemaat dan dilaksanakan oleh seksi kesekretariatan. h. Dua metode survey melalui kuisioner yaitu melalui pengambilan sampel dan secara keseluruhan terhadap setiap anggota sidi jemaat. 8. Bapak J. Sugiare dan Bapak J. Rumbrawer mengusulkan agar digunakan cara kedua yaitu kuisioner dibagikan ke tiap anggota sidi jemaat. 9. Bapak V. Wanda menanyakan tanggal pelaksanaan sidang dan dijelaskan oleh ketua panitia bahwa tanggal pelaksanaan akan ditentukan kemudian bersama pelayan harian majelis jemaat GKI Immanuel Hamadi. 10. Rincian anggaran belanja tiap seksi belum dibuat, hanya disebutkan alat dan bahan kebutuhan tiap seksi. a. Kebutuhan Seksi Persidangan : Recorder, note book dan pulpen, papan nama meja, dua unit proyektor, buku tamu, battery, honor bagi penerima tamu dan pelayan Firman, serta konsumsi petugas notulensi saat pembuatan notulensi sidang. b. Kebutuhan Seksi Kesekretariatan ATK, Pengolah Data dan Printer, Biaya Penggandaan dan Penjilidan dan Konsumsi. c. Seksi Konsumsi Mempersiapkan makan siang dan makan malam serta snack bagi 300 orang, menyiapkan makan dan snack tamu (VIP), permen, snack pada rapat-rapat komisi dan menentukan sewa peralatan catering. d. Seksi Perlengkapan, Dekorasi, Publikasi dan dokumentasi . Sewa Sound system, 5 buah spanduk sesuai lokasi yang ditentukan, sewa handycam dan camera serta publikasi melalui media massa. e. Seksi Usaha Dana Dana awal yang diusulkan sebesar 3.000.000,- (Tiga juta rupiah) 11. Ketua panitia membacakan notulen rapat dan mengingatkan agar pada hari senin tanggal 08 juli 2013, rincian anggaran belanja yang lengkap dari setiap seksi sudah harus dimasukkan. 12. Rapat ditutup pukul 21.20. 13. Doa penutup dipimpin oleh Ibu. N. Wanma/Rumbewas.

PANITIA SIDANG XV JEMAAT GKI IMMANUEL HAMADI TAHUN 2014

M. S. KABUARE KETUA / NOTULA

I. WAIRO SEKRETARIS