Tugas: Laporan bacaan, Basic Challenges of Organization Design" KELOMPOK I: Angela Dianne Putri Betharia Ra agu!gu! In"ria #urha!

urha!i$ Melati #ur Ilha$i

%urusan: Il$u A"$inistrasi #egara &'(( )Paralel*

I+ Po!o!,po!o! Pi!iran o Differentiation o Balancing Differentiation and Integration o Balancing Centralization and Decentralization o Balancing Standardization and Mutual Adjustment o Coordinating the Formal and Informal Organizations o Mechanistic and Organic Organizational Structure

II+ Pe$bahasan (+ Differentiation )Di-erensiasi* Differentiation atau pengelompokkan dapat diartikan sebagai suatu proses dimana organisasi mengalokasikan orang dan sumber daya untuk tugas-tugas organisasi dan menetapkan hubungan tugas dan wewenang yang memungkinkan

organisasi untuk mencapai tujuannya (proses pembentukan dan mengendalikan pembagian kerja atau tingkat spesialisasi). o Diperlukan organisasi. untuk meningkatkan kompleksitas dan pertumbuhan

Organization roles )peran organisasi* Peran organisasi merupakan kumpulan dari tugas-tugas yang diberikan kepada karyawan sesuai dengan posisinya masing-masing. Semakin tingginya bagian-bagian (divisi) kerja dalam organisasi maka manajer berperan untuk mengkhususkan peran-peran dari setiap karyawan dan mempekerjakan karyawankaryawan baru yang sesuai dengan klasifikasi yang ada. o Struktur organisasi didasarkan pada hubungan keterkaitan antara satu divisi dengan divisi lainnya. Authority )otoritas atau !e.enangan* !toritas atau kewenangan adalah kekuatan untuk membuat karyawan bertanggung jawab pada setiap pekerjaannya dan untuk membuat tujuan dari penggunaan atau pemanfaatan sumber daya yang dimiliki oleh organisasi. Setelah karyawan mengerti dan menjalankan tugas-tugasnya perlu adanya kontrol dari atasan atas pekerjaan mereka. "ontrol dalam hal ini merupakan kemampuan untuk mengkoordinasikan dan memotivasi karyawan untuk bekerja dalam memenuhi keinginan organisasi. Subunits: Functions and Divisions A Function (departemen) adalah sub unit yang mana karyawan melakukan suatu proses yang sama atau menggunakan sumber daya yang sama.

A Division adalah subunit yang terdiri dua atau lebih departemen yang berbagi tanggung jawab untuk memproduksi barang dan jasa tertentu.

#ima departemen yang menjadi dasar dari organisasi$ a. Support functions. %emfasilitasi kontrol organisasi dalam hubungannya dengan lingkungan dan stakeholders. b. Productions functions. &erfungsi untuk memgelola dan meningkatkan efisiensi dari proses perubahan organisasi sehingga dapat meningkatkan keuntungan. c. Maintenance functions. &ertugas untuk memungkinkan setiap departemen dalam organisasi dapat beroperasi. d. Adaptive functions. %engi'inkan organisasi untuk melakukan penyesuaian dari perubahan yang ada di lingkungan. e. Managerial functions. &erfungsi untuk melakukan kontrol dan koordinasi dari setiap aktivitas yang dilakukan oleh semua departemen dalam organisasi. Vertical and Horizontal Differentiation (ingkat organisasi secara vertikal membedakan peran dalam organisasi dalam lingkup kewenangan yang didapatkan dari setiap peran. "lasifikasi karyawan berdasarkan kewenangandan tingkatan disebut dengan hirarki. Semakin tinggi hirarki seseorang maka semakin banyak pula tanggung jawab yang dipegangnya. %aksud dari pembedaan secara hori'ontal adalah cara organisasi mendesain hirarki kewenangan dan membuat hubungan antar setiap peran dan subunit. (ingkat organisasi secara hori'ontal membedakan peranan berdasarkan tugas utama yang dimiliki. %aksud dari pembedaan secara hori'ontal adalah cara organisasi mengelompokkan tugas-tugas organisasi ke dalam peran dan peran ke dalam subunit.(departemen dan divisi).

! Balancing Differentiation and "ntegration Integrasi adalah proses mengkoordinasi bermacam tugas fungsi dan agar bisa bekerja sama dan bukan untuk tujuan yang sebaliknya. &erikut adalah tujuh mekanisme integrasi yang dapat diterapkan di dalam organisasi$ o Otoritas hirar!i adalah perangkat integrasi sederhana yang membedakan seseorang dengan seberapa banyak orang tersebut memiliki otoritas. o Konta! langsung. "ontak langsung antar para pegawai di subunit berbeda adalah mekanisme integrasi yang lebih kompleks dari pada otoritas hirarki. o Peran penghubung. %anajer khusus yang diberikan tanggung jawab untuk berkoordinasi dengan manajer lainnya. o /ugusan !elo$po!. "omite sementara yang dibentuk untuk menangani masalah-masalah tertentu. %anajer dari berbagai fungsi bertemu di komite sementara untuk mengintegrasikan kegiatan lintas fungsional (biasa dipimpin oleh manajer independen yang senior). o Ti$+ %anajer yang bertemu secara teratur dalam komite permanen untuk mengkoordinasikan kegiatan. o Mengintegrasi!an peran "an "eparte$en. Departemen baru didirikan khusus untuk meningkatkan komunikasi antara divisi atau fungsi (tujuannya adalah untuk mempromosikan berbagai informasi dan pengetahuan ) orang yang mengintegrasikan biasanya manajer senior). Di--erensiasi 01 integrasi Di-erensiasi 2 Integrasi
Organsisasi yang level differensi nya sama dengan level

Di-erensiasi 3 Integrasi
Organsisasi yang kompleks dan tinggi differensiasi, tapi

Di-erensiasi 4 Integrasi
Organsisasi ini cukup simpel dengan differensiasi kecil

integrasinya. Design ini memungkinkan organisasi mengontrol aktivitas dengan efektif.

mekanisme integrasinya nya simpel. Organisasi ini tidak bisa mengontrol aktivitas dngan efektif. Desain ini memberikan cukup koordinasi antar subunit.

dsecara vertical atau horizontal, tapi mekanisme integrasinya cukup kompleks. Organisasi punya kontrol terlalu banyak, yang malah menghambat pembuatan keputusan dan bahkan meningkatan biaya operasi.

#! Balancing Centralization and Decentralization "eberadaan hirarki kewenangan kadang menyebabkan penurunan pengambilan tanggung jawab dan resiko yang memperlambat pengambilan keputusan dan menghasilkan sentralisasi yang kaku atau pertanyaan mengenai desentralisasi (masalah berapa banyak kewenangan yang didelegasikan kepada setiap tingkat). 1entralisasi 5ersus Desentralisasi Ke.enangan Pelaksanaan otoritas sentralisasi dalam organisasi adalah suatu kondisi dimana wewenang untuk membuat keputusan penting dimiliki oleh manajer bagian atas hirarki.

Kelebihan

Ke!urangan

Men a"i!an !oor"inasi lebih bai! *kan menjadi masalah ketika top "an -o!us pa"a tu uan organisasi manajer menjadi overload dan terlalu terlibat dalam pengambilan keputusan operasional tentang keseharian masalah sumber daya (seperti mempekerjakan orang dan memperoleh input) sehingga mereka tidak memiliki waktu dalam menyusun strategi jangka panjang tentang aktivitas organisasi (seperti menentukan strategi terbaik untuk bersaing secara global).

Pelaksanaan otoritas desentralisasi adalah suatu kondisi dimana wewenang untuk membuat keputusan penting tentang sumber daya organisasi dan untuk memulai proyek-proyek baru didelegasikan kepada manajer pada semua tingkatan dalam hirarki. Kelebihan Me$pro$osi!an -le!sibilitas "an responsi- sehingga $ane er le5el ren"ah "ii6in!an untu! $e$buat !eputusan sen"iri+ $ana er tetap bertanggung a.ab atas tin"a!an $ere!a, tetapi $e$ili!i !ese$patan untu! $e$i!ul tanggung a.ab 7ang lebih besar "an $enga$bil risi!o Ke!urangan !toritas yang begitu banyak didelegasikan di semua tingkatan sehingga dalam membuat keputusan perencanaan dan koordinasi menjadi sangat sulit dan perusahaan dapat kehilangan kendali atas proses pengambilan keputusan tersebut.

(antangan bagi manager adalah untuk menentukan keseimbangan yang tepat antara desentralisasi dan sentralisasi dalam membuat keputusan di organisasi.

$! Balancing Standarization and %utual Ad&ust'ent (antangannya adalah untuk menemukan campuran yang tepat antara standarisasi (aturan dan standar komunikasi) dan penyesuaian yang saling menguntungkan ) maka beberapa tindakan yang dapat diprediksi dan tujuan dasar dapat dicapai sementara inovasi dan kreativitas menjadi tidak terbatas. Standarisasi adalah kesesuaian dengan model tertentu atau contoh biasanya didefinisikan melalui aturan dan norma yang dianggap tepat dalam situasi tertentu (terlalu banyak menghambat inovasi kreativitas dan menyebabkan kekakuan) dan juga tindakannya mudah diprediksi. o +ormalisasi$ penggunaan aturan dan prosedur tertulis (karyawan bertanggung jawab untuk mengikuti aturan)

o Sosialisasi$ Proses dimana anggota organisasi dapat mempelajari normanorma organisasi dan internalisasi aturan tidak tertulis dari perilaku. Penyesuaian yang saling menguntungkan muncul bersamaan ketika pengambilan keputusan dan koordinasi yang evolusioner (proses dan orang menggunakan penilaian mereka daripada aturan standar untuk mengatasi masalah terdapat caracara baru yang terkadang lebih baik dari pencapaian tujuan organisasi yang diharapkan).

(! Coordinating the For'al and "nfor'al Organizations Struktur formal seperti yang digambarkan oleh bagan organisasi bukanlah satu-satunya yang harus diperhatikan oleh seorang manajer akan tetapi struktur informal juga mutlak diperlukan karena banyak aturan dan norma baru yang muncul dari interaksi informal yang perlu manajer pahami.

)! %echanistic and Organic Organizational Structures "onsep untuk mengatasi cara tanggapan manajemen terhadap tantangan kolektif mempengaruhi bagaimana sebuah struktur organisasi bekerja. Struktur mekanistik dirancang untuk mendorong organisasi untuk berperilaku dengan cara memprediksim yaitu$ a. Spesialisasi individu b. %ekanisme mengintegrasikan sederhana menggunakan hirarki c. Sentralisasi komunikasi yang terpenting adalah vertikal d. Standardisasi tinggi e. Status organisasi informal paling cocok untuk lingkunganyang stabil tidak berubah

Struktur organik mempromosikan fleksibilitas sehingga orang memulai perubahan dan dapat beradaptasi dengan cepat terhadap pilihan kondisi yang menyebabkan struktur mekanistik yaitu$ a. &ersama spesialisasi peran didefinisikan longgar b. %ekanisme mengitegrasikan kompleks c. Desentralisasi d. Penyesuaian yang saling menguntungkan e. !rganisasi keahlian- paling cocok untuk mengubah lingkungan baik struktur formal maupun informal karena otoritas perubahan cepat dalam menanggapi perubahan kondisi internal. "ontingensi pendekatan desain organisasi adalah pendekatan manajemen dimana desain suatu struktur organisasi harus sesuai dengan sumber ketidakpastian yang dihadapi organisasi organik dan organisasi mekanistik merupakan ujung spektrumnya. ,deal dalam sebuah pandangan mengatakan bahwa pada dasarnya organisasi yang paling sukses adalah mereka yang mencapai keseimbangan antara dua yaitu menjadi mekanistik dan organistik pada saat yang sama.