Anda di halaman 1dari 28

MODUL

MENGELOLA ADMINISTRASI PEMBELIAN


D
I
S
U
S
U
N
OLEH
PESERTA DIKLAT AKUNTANSI ANGKATAN 1
2005
DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL
DIREKTORAT JENDRAL PENDIDIKAN DASAR DAN MENENGAH
PUSAT PENGEMBANGAN PENATARAN GURU KEJURUAN
BIDANG BISNIS DAN PARIWISATA
JLN.RAYA PARUNG Km 22-23 BOJONG SARI SAWANGAN
DEPOK-JAWA BARAT
KATA PENGANTAR
Tantangan kebutuhan dunia kerja pada era globalisasi saat ini menuntut dunia
pendidikan agar terdapat relevansi antara dunia pendidikan dengan dunia kerja yang
mengharuskan peserta diklat kompeten dalam bidang masing-masing sehingga mampu
untuk terjun ke lapangan kerja.
Kurikulum 2004 yang berbasis kompetensi agar peserta didik mampu atau terampil
dalam melaksanakn diklat yang sesuai dengan tuntutan dunia kerja.Pada modul ini
peserta diklat diharapkan mampu dan teranpil dalam masalah administrasi pembelian
yang diterapkan pada perusahaa-perusahaan dagang maupun industri.
Dalam modul ini penulis yakin banyak kekurangan dan kelemahannya,maka
diharapkan ada kritikan atau perbaikan dari rekan-rekan guru.emoga modul ini dapat
berman!aat bagi peserta diklat maupun rekan-rekan guru.
a"angan,akhir juli 200#
Tim Penyusun
iii
D$%T$& ''
($)$*$+ ,-D-).......................
K$T$ P/+0$+T$&......................
D$%T$& ''...........................
0)1$&'-*...........................
P/T$ K/D-D-K$+ *1D-)...................
2$2 '. P/+D$(-)-K$+.
$. Deskripsi........................
2. Prasyarat......................
3. Petunjuk Penggunaan modul...............
D. Tujuan........................
/. Kompetensi......................
%. 3ek Kemampuan....................

2$2 ''. P/*/)$,$&$+
$. &en4ana 2elajar sis"a.................
2. Kegiatan 2elajar...................
2$2 '''. /5$)-$'.....................
2$2 '5 P/+-T-P...................
D$%T$& P-T$K$ ....................
PETA KEDUDUKAN MODUL
C.2
C.3
D.2
D.4 D.3
D.1
D.5
D.
D.!
D." D.10
D.11 D.13
D.15
D.9
D.12
D.14
D.1!
D.1"
D.1
E.1
A.1 A.2
B.1
A.3
B.2
C.1
I
II
III
M
O
D
U
L
0)1$&'-*
$dministrasi 6 -saha dan kegiatan yang meliputi
penetapan tujuan serta penetapan
4ara-4ara penelenggaraan
pembinaan organisasi.
Distribusi 6 Penyaluran kepada beberapa orang
atau ke beberapa tempat.
&epetiti! 6 2ersi!at pengulangan
7 pengulangan se4ara masal 8.
2$2 '
P/+D$(-)-$+
$. D/K&'P'
*odul pengelolaan administrasi pembelian terkait dengan sub kompetensi 6
9. *enerima dan memveri!ikasi permintaan pembelian
2. *eminta surat pena"aran harga kepada Pemasok
:. *embuat rekap da!tar pena"aran harga dari para Pemasok
4. *embuat dan mengirim order pembelian
2. P&$;$&$T

$gar dapat men4apai tujuan diatas, Peserta diklat hendaknya memahami 6
9. tandart operasi prosedur 7 1P 8 untuk pengelolaan a!dministrasi pembelian
yang disusun oleh perusahaan
2. *engoperassikan peralatan manual atau 4omputer
:. *emahami lembar-lembar !ormulir pada administrasi pembelian
3. P/T-+,-K P/+00-+$$+ *1D-).
9. *odul ini terdiri dari 4 sub kompetensi kegiatan belajar selama <0 jam
pelajaran
2. *emahami tujuan yang hendak di4apai.
:. *emahami in!ormasi yang terdapat pada modul
D. T-,-$+ $K('&
Diharapkan setelah mempelajari modul ini Peserta diklat dapat 6
9. *emveri!ikasi pembelian.
2. *embuat dokumen permintaan pembelian.
:. *ernguraikan prosedur pembelian=barang
4. *embuat surat permintaan pena"ara>n harga kepada Pemasok.
#. *eringkas data Pemasaok.
<. *embuat rekap da!tar Pemasok.
?. *engindenti!ikasi Pemasok.
@. *embuat order pembelian.
A. *elengkapi bukti-bukti pendukung order pembelian.
90. *enguraikan prosedur Pengiriman order pembelian.
3/K K/*$*P-$+
'silah pernyataan-pernyataan diba"ah ini dengan memberi tanda 4ek 75 8 pada
kolom ja"aban yang sesuai 6

+o. Pernyataan ,a"aban
;a Tidak

9. Dapat memveri!ikasi permintaan pembelian
2. Dapat membuat dokumen permintaan pembelian
:. Dapat menguraikan prosedur administrasi pembe-
)ian
4. Dapat membuat surat permintaan pena"aran harga
Kepada Pemasok
#. Dapat membuat data-data Pemasok
<. Dapat membuat da!tar pemasok
?. Dapat mengidenti!ikasi Pemasok
@. Dapat membuat order pembelian
A. Dapat membuat bukti-bukti pendukung order pembelian
90. Dapat menguraikan prosedur order pembelian

2$2 ''
P/*2/)$,$&$+
$. &en4ana belajar peserta diklat.
Kompetensi B Pengelolaan $dministrasi Pembelian.
ub Kompetensi B
9. menerima dan memveri!ikasi permintaan pembelian barang=
supplies.
2. *eminta surat ppena"aran harga pada para pemasok.
:. *embuat rekap da!tar pena"aran dari para pemasok.
4. *embuat dan mengirim order pembelian.
+o ,enis Kegiatan Tanggal Caktu Tempat
belajar
$lasan
Perubahan
Tanda
Tangan
0uru
9 *enerima dan
memveri!ikasi permintaan
pembelian barang
2 *eminta surat pena"aran
harga kpd para pemasok
: *embuat rekap da!tar
pena"aran dari para
pemasok
4 *embuat dan mengirim
order pembelian
2 Kegiatan 2elajar6
Kegiatan belajar '
MENGELOLA ADMINISTRASI PEMBELIAN
a Tujuan kegiatan belajar6
9. *emveri!ikasi dokumen permintaan pembelian barang dari gudang
2. *enguraikan prosedur pembelian barang
:. *embuat surat permintaan pena"aran harga kepada para pemasok
4. *emveri!ikasi da!tar pemasok beserta da!tar pen"aran harga
#. *engidenti!ikasi pemasok yang layak
<. *embuat rekap da!tar pena"aran harga dari para pemasok.
?. *embuat order pembelian
@. *elengkapi bukti-bukti pendukung order pembelian
A. *enguraikan prosedur pengiriman order pembelian
b. -rain *ateri
Pembelian merupakan kegiatan dalam perusahaan untuk memperoleh barang yang
akan dijual atau dipakai untuk memproduksi barang.kegiatan pembelian akan
berpengaruh terhadap keadaan barang yang ada di gudang kurang 4ukup atau lebih
(arga pokok barang yang dipakai=dijual harganya lebih tinggi akan mengakibatkan
biaya makin besar apabila harga beli naik,tetapi apabila harga pembelian rendah maka
harga pokoknya juga menge4il.Dalam melakukan pembelian harus
mempertimbangkan6
9. *emperhatikan barang yang ada di gudang sesuai dgn surat permintaan
pembelian barang.
2. *empertimbangkan harga yg dita"arkan para pemasok .
#ERI$IKASI PERMINTAAN PEMBELIAN BARANG%SUPLLIES
9. Prosedur permintaan Pembelian
Dalam prosedur permintaan pembelian,bagian gudang mengsjukan permintaan
pembelian kpd bgn pembelian.,ika barang tdk disimpan di gudang,misalnya utk
barang-barang yang langsung dipakai,bagian yang memakai barang mengajukan
permintaan pembelian langsung ke bagian pembelian dengan menggunakan
urat Permintaan Pembelian.Permintaan dan pembelian barang dibuat dalam
!ormulir PP barang oleh bgn gudang yg diterima bgn pemb.
-&$T P/&*'+T$$+ P/*2/)'$+ +o PP 4#<?@A
0unakan !ormulir yg berbeda untuk setiap barang yang saudara minta.
Dari bagian6...............Digunakan untuk6
i!at permintaan 6 2iasa egera *endesak
Kuantitas +o part atau no katalog -kuran Penjelasan )engkap
Diisi 1leh 2agian pembelian
Kirim ke...
2ebankan ke dep.no rek
Tgl diperlukan..=..=200..
Diperlukan oleh... (arga ;ang )alu...
Disetujui oleh...... Pemasok yg )alu....
;a utk dibeli.....
0ambar D.?.9 urat permintaan pembelian
pmsk (arga=unit Total
(arga
+o
1P
urat Permintaan Pembelian Dibuat rangkap 2,lembar 9 diserahkan untuk bagian
pembelian dan lembar 2 disimpan di bagian yang mengeluarkannya sebagai
arsip.$pabila pemesanan barang dilakukan se4ara rutin dan berulangkali,dapat
menggunakan !ormulirDTreveling Pur4hase &e!uisitionDatauDurat Permintaan
2erulangkaliD. urat Permintaan Pembelian 2erulangkali dibuat dan disimpan oleh
bagian gudang sebanyak 9 lembar.
urat Permintaan Pembelian 2erulangkali akan diserahkan bgn gudang kepada
bagian pembelian sebagai 2ukti Permintaan Pembelian.2agian pembelian mengisi
!ormulir urat Permintaan Pembelian 2erulangkali ttg 6 +ama Pemasok,(arga dan
+omor urat 1rder Pembelian dan mengirim kembali dokumen tsb ke bagian gudang
utk disimpan sbg lampiran utk kartu gudang.
-&$T P/&*'+T$$+ P/*2/)'$+
Kode 2arang Keterangan Titik
Pemesanan
Kembali
Kuantit Pemesanan
Tgl +o
kontrak
+o
1P
Pemasok Ditangan
dan
dipesan
Permintaan aldo Kuantitas
dipesan
(arga Tgl
diperlu
kan
urat Permintaan Pembelian atau urat Permintaan Pembelian 2erulangkali akan
ditinjaklanjuti apabila sudah sah dan jelas.
Dokumen dinyatakan6ah apabila ada otorisasi dari pihak yang ber"enang.,elas
apabila dokumen berisi ttg si!at,kuantitas,jenis dan ukuran,dikirim kemana,dibebankan
ke bgn mana,kapan diperlukan.
*/*'+T$ -&$T P/+$C$&$+ ($&0$ K/P$D$ P$&$ P/*$1K
9. Pengertian urat Permintaan Pena"aran (arga
urat Permintaan Pena"aran (arga adalah dokumen yang digunakan
untuk meminta pena"aran harga bagi barang yang pengadaannya tdk
bersi!at repetiti,yg menyangkut jumlah rupiah yang besar.
2. Prosedur Permintaan Pena"aran (arga.
etelah urat Permintaan Pembelian di!erivikasi,bagian pembelian
membuat urat Permintaan Pena"aran (arga utk dikirim kpd para
pemasok.Permintaan Pena"aran (arga dpt dilakukan melalui !aEimile
atau tlpn apabila sdh ada hubungan dgn pemasok.urat permintaan
Pena"aran (arga dikirim kpd 4alon pemasok bertujuan untuk
mengetahui in!ormasi ttg harga,syarat pembelian dan syarat
pembayaran.
2erikut bentuk !ormulir urat Permintaan Pena"aran (arga6
PT HORAS
JL Merdeka No. 472
Yogyakarta
LAPORAN PERMINTAAN PENAWARAN HARGA
Catatan:
Kepada Yth.
Kepada Yth.
Kepada Yth.
Silakan menawarkan keada kami !arang"!arang !erik#t ini$ kami !er%edia
memertim!angkan !arang %#!%it#%i&
'#antita% No. Port 'eterangan Harga Per (nit Potongan Harga )er%i*
Kami mena"arkan barang tersebut diatas dengan syarat pengiriman %12....
Dan syarat pembayaran.... dengan jangka "aktu pengiriman.... hari
etelah order pembelian kami terima
+ama Perusahaan Tanda Tangan
....... ........
Tgl PP( Tgl Penyerahan 2arang
Permintaan Pena"aran (arga
'ni 2ukan *erupakan 1rder
Permbelian
Kirimkan kembali !ormulir ini ke
2agian Pembelian Pada $lamat diatas
*/*2-$T &/K$P D$%T$& P/+$C$&$+ ($&0$ D$&' P$&$ P/*$1K
Da!tar Pena"aran (arga yang didterima dari para pemasok direkap dalam
da!tar.Dari rekap da!tar pena"aran harga,bagian pembelian memutuskan utk
memasok dari pemasok yang mena"arkan sesuai dgn keinginan perusahaan.
2erikut 4ontoh Da!tar Pena"aran (arga dari beberapa pemasok
+o +ama
Pemasok
2arang yg
dita"arkan
pesi!ikasi (arga
persatuan
yarat
Penye
rahan
yarat
Pembayaran
9 PT *$,- +1K'$
+1K'$
+1K'$
:900
:<00
<@20
&p 9.200.000
&p 2.200.000
&p 2.?00.00-
%12 +=:0
2 PT ,$;$ +1K'$
+1K'$
+1K'$
:900
:<00
<@20
&p 9.900.000
&p 2.:00.000
&p 2.?00.000
%12 +=:0
: PT
/,$(T/&$
+1K'$
+1K'$
+1K'$
:900
:<00
<@20
&p 9.900.000
&p2.:00.000
&p 2.<00.000
%12 +=:0
Dari rekap da!tar pena"aran harga yang diterima dari beberapa pemasok maka
bagian pembelian memutuskan 6
- *embeli +1K'$ :900 dari PT ,$;$
- *embeli +1K'$ :<00 dari PT *$,-
- *embeli +1K'$ <@20 dari PT /,$(T/&$.
*/*2-$T D$+ */+0'&'* 1&D/& P/*2/)'$+
9. Pengertian surat order pembelian
urat 1rder pembelian merupakan dokumen yang digunakan untuk memesan
barang kpd pemasok yang telah dipilih.urat order pembelian dibuat rangkap ?
oleh bagian pembelian.
2. Prosedur 1rder Pembelian
Dlm prosedur ini bagian pembelian mengirim surat order pembelian
yaitu lembar 9 dan 2 kpd pemasok,di mana lembar 9 sbg order resmi yg
dikeluarkan oleh perushaan.edangkan lembar 2 utk ditandatangani oleh
pemasok dan dikirim kembali ke perusahaan pembeli sbg bukti telah diterima
dan disetujui order pembelian,serta kesanggupan pemasok memenuhi janji
pengiriman barang spt dlm dokumen tersebut.
)embar ke : diserahkan kpd bagian penerimaan barang sgb otorisasi utk
menerima barang yg mutu dan kuantitas dari pemasok spt yang ter4antum dlm
dok tsb.
)embar ke 4 diserhkan ke bagian utang sbg salah satu dasar utk
men4atat ke"ajibn yg timbul dari transaksi pembelian.
)embar ke # diserahkan kpd bagian gudang 7bagian yg meminta
pembelian barang8bh" barang yg diminta utk dibeli telah dipesan.
)embar < F ? diarsip oleh bagian pembelian dimana lembar < diarsip
berdasarkan tgl penerimaan barang yg diharapkan sbg dasar utk mengadakan
tindakan penyelidikan jika barang tdk datang pd "kt yg telah ditetapkan.)embar
ke ? diarsip bagian pembelian berdasarkan nama pemasok sbg dasr utk men4ari
in!ormasi mengenai pemasok.
G2erikut 4ontoh bentuk dokumen urat 1rder Pembelian dan 4ontoh urat
Permintaan Pembelian yg diterima dari bagian gudang.D
1rder Pembelian +o. <?@A09
PT. (1&$
,ln. *erdeka +o. 400
,akarta
Dijual Kepada6
Tanggal 6
yarat 6
Tgl Diperlukan6
Dikirim Ke6
+o.H-rut +ama
2arang
pesipikasi
barang
satuan kuantitas (arga
satuan
,umlah
harga
,umlah
Penting6
Penerimaan barang ditutup jam 9<.00
Ke4uali dengan janji khusus
*anajer Pembelian
0ambar D ?.4 urat order pembelian
3ontoh 6 urat permintaan Pembelian yang diterima dari bagian gudang
urat Permintaan Pembelian +o.PP 4?#<@A
Tanggal6 9=?=200#
+omor ini hrs di4antumkan
Dalm !aktur,slip pembungkus dan
korespondensi
0unakan !ormulir yang berbeda untuk setiap barang yang saudara minta
Dari 2agian 6 0udang Digunakan -ntuk 6 *engisi 0udang
i!at permintaan 6 biasa I segera I mendesak I
Kuantitas +o. Port atau +ama Katalog -kuran Penjelasan )engkap
900 :920
@0 :900
Kirim ke 6 2agian 0udang
2ebankan Ke Dep. +o. &ek Disi 1leh 2agian Pembelian
Tanggal diperlukan 6 9#=?=200#
Pemasok (arga Per
-nit
Total
(arga
+omor
1P
(arga ,ual 6
Pemasok yang lalu 6
;a untuk dibeli 6
urat permintaan pembelian di atas membuktikan bh" persediaan barang
digudang sdh berkurang.1leh bagian pembelian menindaklanjuti dgn membuat
surat permintaan pena"aran harga dan dikirim kpd para pemasok tujuannya adl
utk menentukan dari mana brg tsb akan dibeli.3ontoh dlm hal ini ada : pemasok
yg mena"arkan brg yg diminta bgn gudang kemudian bgn pembelian membuat
surat permintaan pena"aran harga 7 PP( 8 dan mengirimkannya kpd masing-
masing pemasok.PP( tsb dpt dilihat pada gambar di ba"ah ini6
7 0ambar D. ?.< 8 .
Diperlukan 1leh 6 2agian 0udang
Disetujui 1leh 6 Kepala 0udang
etelah menerima kembali da!tar harga dari para pemasok,bagian pembelian
menentukan dari pemasok mana,barang tsb akan dibeliBKemudian bgn
pembelian membuat surat order pembelian rangkap ? spt pada gambar di ba"ah
ini6
&angkuman 6
2agian yg terkait dlm pembelian adalah 6
- 2agian gudang
- 2gn Pembelian
- 2gn Penerimaan
- 2gn $kuntansi
- 2gn Kartu Persediaan F Kartu 2iaya
- 2gn -tang
Dokumen yang digunakan dlm sistem pembelian adl 6
- urat Permintaan Pembelian
- urat Permintaan Pena"aran (arga
- urat 1rder Pembelian
- )aporan Penerimaan 2arang
- urat Perubahan 1rder
- 2ukti Kas Keluar
d. Tugas 6
9. 2agian manakah yg membuat dokumen di ba"ah ani 6
a. urat Permintaan Pembelian barang
b. urat Permintaan Pena"aran (arga
4. urat 1rder Pembelian
2. urat oeder Pembelian dibuat rangkap ?.2agaimana
distribusi ke ? lembat 1P di atas.
:. $pa kegunaan urat Permintaan Pembelian bagi bgn
Pembelian
4. $pa kegunaan urat Permintaan Pena"aran (arga
#. *engapa salah satu lembar 1P diserahkan kpd bgn
Penerimaan 2arang.
e. Tes %ormati! 6
9. ebutkan apa yg perlu diveri!ikasi dari urat Permintaan
Pembelian 2arang.
2. iapakah ;g mengotorisasi urat Permintaan Pembelian.
:. 2agaimana jangka "kt se4ara umum utk barang yg diminta
pembeliannya yg bersi!at 6
a. *endesak
b. egera
4. 2iasa
4. $pa yg dimaksud dgn urat 1rder Pembelian
#. *engapa 1P utk bagian penerimaan barang,kolom kuantitas
tdk diisi oleh bgn pembelian.
!. Kun4i ,a"aban
9. ;ang perlu diveri!ikasi dari urat Permintaan Pembelian
adalah6
a. (rs jelas nama bagian dari sumber tsb
b. (arus jelas tujuan dokumen
4. (arus jelas kuantitas nama barang dan spesi!ikasi dlm
dokumen
d. (rs jelas kemana nantinya barang dibeli akan dikirim
e. (rs jelas ke bgn mana nantinya dibebankan pembelian
brg tsb.
!. (rs jelas tgl diperlukan.
g. (rs jelas diperlukan oleh siapa
h. (rs diotorisasi yg ber"enang
2. 2agian 0udang
:. 2iasa apabila barang tiba di gudang pembeli dlm "kt 2 J 4
minggu setelah tgl PP2.
egera apabila barang tiba di gudang pembeli dalam jangka
"kt 9 J 2 minggu setelah tgl PP2.
*endesak apabila barang tiba di gudang pembeli dlm jangka
"kt tdk lebih dari 9 minggu
:. urat 1rder Pembelian yaitu 6 dokumen yang digunakan utk
memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih.
4. 1P utk bagian penerimaan barang,kolom kuantitas tdk diisi
oleh bgn pembelian,dimaksudkan agar bgn penerimaan dpt
benar-benar melakukan perhitungan dan penge4ekan barg yg
diterima dari pemasok.
g. )embar Kerja
PT 0/)1&$ yang beralamat di jln etia 2udi +o 49 *edan
Dari urat Permintaan Pembelian di ba"ah ini buatlah urat
Permintaan Pena"aran (arga atas 6
- T5 %-,' 20 in4i
- T5 P1)'T&1+ 20 in4i
- &$D'1=T$P/ P1)'T&1+
- &$D'1=T$P/ +$'1+$)
Kepada Pemasok 6
9. PT $23 ,ln.%lamboyan +o 4< a"angan
2. PT K;L ,ln.2ogenvil +o #@ Tangerang
:. PT K)* ,ln.D.'.Panjaitan +o 900 ,akarta
+o.PP 4?#<@A
Tanggal 9=?=200#
-&$T P/&*'+T$$+ P/*2/)'$+
0unakan !ormulir yg berbeda utk setiap barang yg saudara minta
Permintaan 6 2iasa egera v
esuai dengan da!tar harga yang doterimadari ketigapemasok di
atas , pada tgl : ,uli 200# dipilih PT $23. Data yang dikirim PT
$23 sebagai berikut 6
+1 +$*$ 2$&$+0
($&0$ P/&
$T-$+ ;$&$T %12 P/+0'&'*$+
9 Televisi %uji 20 in4i &p 9.#00.000 2=90,n=:0 destination
Paling lambat 90
hari setelah 1P
2 Televisi Politron 20 in4i &p 9.:00.000 2=90,n=:0 destination
: &adio Tape Politron &p #00.000 2=90,n=:0 destination
4 &adio Tape +ational &p 400.000 2=90,n=:0 destination
2erdasarkan da!tar harga yang diterima dari PT $23 buatkan 1P


2$2 '''
/5$)-$'
9. Pilih salah satu di Perusahaan yang ada diba"ah ini yang masing-masing
mena"arkan harganya
+o +ama Perusahaan $lamat
9. PT. -K/ ,l. )angto, 9# *ataram +T2
2. PT. C$/P$)1 ,l. Pelita, < &uteng +TT
:. PT. K/+3$+$ ,l. *uara, 90 *edan umut
4. PT. $$ ,l. *erdeka , 99 Denpasar 2ali
#. PT. K1)/0$ ,l. *erah Putih, 99 ,akarta

Da!tar harga dan spesi!ikasi barang yang dita"arkan 6
+o. +ama Perusahaan +ama barang pesi!ikasi (arga= unit
9. PT. -K/ +1K'$ :900 &p 9.200.000
2. PT. C$/P$)1 +1K'$ :900 &p 9.900.000
:. PT. K/+3$+$ +1K'$ :900 &p 9.9#0.000
4. PT. $$ +1K'$ :900 &p 9.:00.000
#. PT. K1)/0$ +1K'$ :900 &p 9.:#0.000

+o. +ama Perusahaan +ama barang pesi!ikasi (arga=unit
9. PT. -K/ +1K'$ <@20 &p 2.?00.000
2. PT. C$/P$)1 +1K'$ <@20 &p. 2.<#0.000
:. PT. K/+3$+$ +1K'$ <@20 &p. 2.?20.000
4. PT. $$ +1K'$ <@20 &p 2.?:0.000
#. PT. K1)/0$ +1K'$ <@20 &p. 2.?40.000
+o +ama Perusahaan +ama barang pesi!ikasi (arga = unit
9. PT. -K/ +1K'$ :<<0 &p. 2.200.000
2. PT. C$/P$)1 +1K'$ :<<0 &p 2.9#0.000
:. PT. K/+3$+$ +1K'$ :<<0 &p 2.2#0.000
4. PT. $$ +1K'$ :<<0 &p. 2.:00.000
#. PT. K1)/0$ +1K'$ :<<0 &p. 2.:#0.000
+o. +ama Perusahaan +ama barang pesi!ikasi (arga=unit

9. PT. -K/ +1K'$ 2900 &p. A00.000
2. PT. C$/P$1 +1K'$ 2900 &p. A90.000
:. PT. K/+3$+$ +1K'$ 2900 &p A20.000
4. PT. $$ +1K'$ 2900 &p @#0.000
#. PT. K1)/0$ +1K'$ 2900 &p @A0.000
+o. +ama Perusahaan +ama barang pesi!ikasi (arga = unit
9. PT. -K/ +1K'$ <<90 &p 2.:00.000
2. PT. C$/P$)1 +1K'$ <<90 &p 2.:90.000
:. PT. K/+3$+$ +1K'$ <<90 &p 2.:00.000
4. PT. $$ +1K'$ <<90 &p 2.:20.000
#. PT. K1)/0$ +1K'$ <<90 &p 2.2#0.000
2. Dari data-data yang sudah tersedia diatas anda diminta untuk mengindeti!ikasi
perusahaan mana yang paling tepat untuk dipilih jadi pemasok barang yang
dibeli.
:. etelah anda mengidenti!ikasi perusahaan yang paling menguntungkan, anda
diminta untuk membuat surat order pembelian dengan syarat 9M90, nM:0 syarat
penyerahan 12 Destination point.
1$) T/1&'
2. ,elaskan laporan yang dihasilkan dari sistim pembelian
:. ebutkan unit organisasi yang terkait dalam pembelian
4. ,elaskan prosedur pembelian barang
#. ebutkan dokumen-dokumen yang diperlukan dalam sistim pembelian
uarat Permintaan Pena"aran (arga 7 di 4an 8
,$C$2$+ 1$) T/1&'
9. )aporan ;ang dihasilkan dari sistim pembelian 6
a. )aporan tentang kegiatan bagian pembelian meliputi order pembelian
yang telah dikirim kepada Pemasok, order pembelian yang telah
dipenuhi Pemasok dan order pembelian yang masih beredar.
b. )aporan distribusi pembelian meliputi berbagai jenis barang yang dibeli
dan berbagai jenis biaya yang terjadi
2. -nit organisasi yang terkait dalam pembelian meliputi bagian gudang, bagian
pembelian, bagian penerimaan barang, bagian jurnal, buku besar dan laporan,
bagian kartu persediaan dan bagian utang.
:. Prosedur pembelian barang 6
a. Prosedur permintaan pembelian yaitu bagian gudang mengajukan
permintaan pembelian kepada bagian pembelian.
b. Prosedur permintaan pena"aran harga kepada pemasok yaitu bagian
pembelian mengirim surat permintaan pena"aran harga kepada para
pemasok.
4. Prosedur order pembelian yaitu bagian pembelian mengirim surat order
pembelian kepada Pemasok yang telah ditentukan.
d. Prosedur penerimaan barang yaitu bagian penerimaan melakukan
pemeriksaan mengenai jenis, jumlah dan mutu barang dan men4o4okkan
dengan order pembelian kemudian membuat laporan penerimaan barang.
e. Prosedur pen4atan utang yaitu bagian utang memeriksa dokumen-
dokumen yang berhubungan dengan pembelian pen4atatan utang serta
mengarsipkan dokumen sumber sebagai 4atatan utang.
!. Prosedur distribusi pembelian melipti distribusi rekening dari transaksi
pembelian untuk pembuatan laporan.
4. Dokumen J dokumen yang diperlukan dalam sistim pembelian 6
a. urat permintaan pembelian
b. urat permintaan pena"aran harga.
4. urat order pembelian.
d. urat laporan penerimaan barang.
e. urat perubahan order.
!. 2ukti kas keluar.
2$2 '5
P/+-T-P
etelah mempelajari modul ini diharapkan sis"a dapat men4apai tujuan akhir
dari pengelolaan order pembelian yang telah diuraikan pada modul ini. is"a
diharapkan mampu atau kompeten dalam masalah pengelolaan administrasi pembelian
is"a yang dinyatakan kompeten akan memperoleh serti!ikat kompetensi dari
pihak penguji atau assessor berdasarkan hasil ujian yang diperoleh oleh masing-masing
pesrta diklat.
is"a atau peserta diklat yang sudah kompeten dan memperoleh serti!ikat dapat
melanjutkan ke modul berikutnya atau sub kompetensi selanjutnya dan bagi peserta
diklat yang belum dinyatakan kompeten masih mendalami modul yang belum dikuasai.